GESTIÓN DEL TIEMPO

(Cómo organizarse bien y

optimizarlo)

Mayo 2005
Antonio Llorente Simón
1
Dos obviedades interesantes de recordar:

Cuanto mejor sepamos a dónde vamos,

más posibilidades tendremos
de llegar allí

Cuanto menos sepamos a dónde vamos,

más probabilidades tenemos
de conformarnos con llegar
a cualquier punto

2
 CARACTERÍSTICAS QUE HAN DE
REUNIR LOS OBJETIVOS

• AMBICIOSOS
• REALISTAS
• CONCRETOS
• COMPRENSIBLES
• TEMPORALES
• COHERENTES
• ESCRITOS
• VISIBLES
• ASUMIDOS
3
 CARACTERÍSTICAS DEL TIEMPO

• EL TIEMPO ES UN RECURSO

– VALIOSÍSIMO
– ATÍPICO
– EQUITATIVO
– INELÁSTICO
– INDISPENSABLE
– INSUSTITUÍBLE
– INEXORABLE
– MUY DESPERDICIADO

4
LA IMPORTANCIA DE MEJORAR LA
GESTIÓN DE NUESTRO TIEMPO

OPTIMIZANDO EL USO DE
MI TIEMPO CONSEGUIRÉ

MÁS MENOS
RENDIMIENTO
con ESFUERZO

MÁS MENOS
con
EFICACIA FATIGA

MÁS MÁS SALUD

y
ÉXITO FÍSICA Y MENTAL
5
 6
SISTEMA ORGANIZATIVO
TIEMPO

METAS
 CRONÓFAGOS O LADRONES DE TIEMPO
• Señala los malgastadores de tiempo más frecuentes en tu trabajo:

1

2

3

4

5

6

7
7
LA PARADOJA DEL TIEMPO

¡¡ NO TENGO
TIEMPO !!

• AUNQUE TENGAMOS LA
SENSACIÓN DE QUE NO
TENEMOS TIEMPO SUFICIENTE,
EN REALIDAD CADA PERSONA
DISPONE DE TODO EL TIEMPO
QUE EXISTE.
8
 LA LEY DE PARKINSON

• "TODO TRABAJO SE DILATA

INDEFINIDAMENTE HASTA OCUPAR TODO
EL TIEMPO POSIBLE PARA SU COMPLETA
REALIZACIÓN"...

• ...A MENOS QUE LO ACOTEMOS

CONVENIENTEMENTE.

9
ESQUEMA BÁSICO PARA ORGANIZARSE BIEN Y
OPTIMIZAR EL USO DEL TIEMPO
Funciones _
MI PAPEL _
(Definic ión) _

TAREAS PRIORITARIAS TAREAS SECUNDARIAS

OBJETIVOS ( ACTIVAS ) ( REACTIVAS )
_ _
_ _
_ _

PLANIFICACIÓN
DELEGAR

PROGRAMACIÓN
Mes /Semana/Día PREVER
HUECOS

ACC IÓN Y
SEGUIMIENTO

RESULTADOS 10
 DETERMINAR PRIORIDADES
10
MARCAR P1
I M P O R T A N C I A

PLAZOS
Y HACERLO YO YA
ANOTAR EN P2
LA AGENDA
P3
5
DELEGARLO
O
HACERLO YO Al menos,
PERO DEDICANDO reflexionar
POCO TIEMPO
mínimamente
antes de
0 5 10 actuar.
U R G E N C I A 11
Recuerda:

EL MEJOR AMIGO DEL

HOMBRE
DESPUÉS DEL PERRO

ES LA PAPELERA

12
LA IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACIÓN

E
J E E
J J
E E
E
C C
C
U U U
C C C
I I I
Ó Ó
Ó N
N
N
Planificación Planificación

A B C
PLANIFICA TU TRABAJO Y
TRABAJA TU PLAN PARA MEJORARLO 13
 PRINCIPIO DE PARETO
SE CONOCE TAMBIÉN COMO LA REGLA DEL 20 / 80

"APROXIMADAMENTE CON EL 20% DE LOS ELEMENTOS

DE UN CONJUNTO SE SUELE CONSEGUIR
EL 80% DE LOS RESULTADOS.

Y VICEVERSA:

EL 80% DE LO QUE SE MANEJA 80%

REPORTA SÓLO EL 20%
DE LOS RESULTADOS“

"El 80% de la riqueza mundial está en manos

del 20% de la población“
"El 20% de los clientes probablemente nos
14
dará el 80% de los beneficios"
 REGLA DEL 20/80

20%

80%

80%

20%

TIEMPO IMPORTANCIA
DEDICADO DE LAS TAREAS
O DE LOS CLIENTES
15
 PASOS PARA SUSTITUIR UN HÁBITO
IMPRODUCTIVO POR OTRO POSITIVO
1.- Describir el viejo hábito a eliminar
__________________________________________

2.- Definir concretamente y en términos de compromiso el

nuevo hábito que quiero implantar.No hacerlo de forma
excesiva y magnificada, pero sí que implique compromiso.
P. ej.: "Voy a___________________________________"

3.- Hacer una lista de las VENTAJAS e INCONVENIENTES

de la sustitución. Si las ventajas pesan claramente más...
seguir adelante. En caso contrario, ¿para qué?.
VENTAJAS INCONVENIENTES

16
 PASOS PARA SUSTITUIR UN HÁBITO
IMPRODUCTIVO POR OTRO POSITIVO (Cont...)
4.- ¿Cómo podré boicotear mi avance hacia el compromiso?:

5.- ¿Qué haré cuando esto surja?:

6.- Indicadores de que se produce el AVANCE hacia el

OBJETIVO (INCULCAR EL HÁBITO), e indicador
final del LOGRO:

17
 PASOS PARA SUSTITUIR UN HÁBITO
IMPRODUCTIVO POR OTRO POSITIVO (Cont...)
7.- Marcarse un tiempo más que mínimo para que
arraigue el nuevo hábito:_________________.

8.- Se recomienda contar con alguien de

confianza como apoyo para reportarle
avances y dificultades, y que me ayude a
cumplir mi compromiso. Elijo a
__________________________.

9.- Darme un PREMIO FINAL

por lograrlo.
Será___________________.

18
 OTRAS IDEAS PARA ORGANIZARSE Y
APROVECHAR MEJOR EL PROPIO TIEMPO
Y EL DE LOS QUE NOS RODEAN
• ¡Ojo con las urgencias!. Reflexionar antes de actuar.
No caer en la cultura del "todo es para ayer".
• No hacer perder el tiempo a OTROS.
Comienza por dar ejemplo tú para que respeten tu tiempo.
• Saber decir NO si ello es adecuado (venderlo bien).
• Comunicar agendas a medio y largo plazo que afecten a otros.
• Programar y dedicar tiempo para tus colaboradores / equipo.
• Agrupar ACTIVIDADES COMUNES.
• No querer hacer varias cosas al tiempo: es difícil hacerlas bien.
• Rematar los temas: no dejar cosas a medias.
• Hacer las cosas bien a la 1ª, no mal por demasiada prisa, con lo
cual luego se pierde más tiempo al tener que rehacerlas.
• Marcarse también OBJETIVOS y ACTIVIDADES
19
PERSONALES, y programarlos para cumplirlos.
 OTRAS IDEAS PARA ORGANIZARSE Y
APROVECHAR MEJOR EL PROPIO TIEMPO
Y EL DE LOS QUE NOS RODEAN (Cont...)

• Al salir del trabajo, DESCONECTAR completamente (cambiar

el CHIP).
• Tomarme algún tiempito diario para mí: para reflexionar, crear,
imaginar, soñar...
• Coger hábitos que luego suponen una ECONOMÍA DE TIEMPO:
+ Libreta siempre a mano para anotar ideas
que puedan surgir.
+ Tarjeta o minigrabadora.
+ Aprovechar esperas para leer temas de interés.
+ Buena ESCUCHA ACTIVA con REFORMULACIÓN 20
 OTRAS IDEAS PARA ORGANIZARSE Y
APROVECHAR MEJOR EL PROPIO TIEMPO
Y EL DE LOS QUE NOS RODEAN (Cont...)

• Evitar "LADRONES DE TIEMPO" externos e internos:

+ Personas “comedoras”de tiempo.
+ Problemas... que no los son (situaciones a asumir).
+ Lamentos del pasado.
+ Temores infundados sobre el futuro.
+ El hábito de DEMORAR.

+ Manías, perfeccionismos... (IMPULSORES).

21
IMPULSORES Y PERMISOS
( TAIBI KAHLER )

22
 IMPULSORES
MENSAJES QUE TENEMOS GRABADOS EN NUESTRA
MENTE Y QUE PARECEN POSITIVOS PERO...

QUE GUARDAN UNA TRAMPA INTERIOR.

AL CONVERTIRSE EN UNA OBLIGACIÓN PERMANENTE,

LLEGARÁ UN MOMENTO, MÁS PRONTO O MÁS TARDE,
EN QUE UNO SE SENTIRÁ MAL,
YA QUE NO SE PUEDEN CUMPLIR
TODO EL TIEMPO.

23
 Según Taibi Kahler, son 5 :

•SÉ PERFECTO
•SÉ FUERTE
•APRESÚRATE
•COMPLACE
•INTÉNTALO CON TODAS TUS FUERZAS

24
CÓMO SALIRSE DE LOS IMPULSORES

IMPULSORES PERMISOS PARA SALIRSE

• Puedes cometer errores. No pasa

• SÉ PERFECTO nada. Se aprende de ellos.
• SÉ FUERTE • Puedes mostrar tus sentimientos y
ciertas debilidades. Es positivo.

• APRESÚRATE • Puedes tomarte tu tiempo para hacer

las cosas. No hay que acelerarse.
• COMPLACE • Puedes hacer lo que te apetece. Tienes
tus derechos, uno de ellos es decir
que "no".
• Puedes lograrlo, te lo mereces. Con el
• INTÉNTALO CON esfuerzo preciso, ni más ni menos.
TODAS TUS FUERZAS
25
CÓMO EVITAR EL ESTRÉS

26
 EFECTOS DEL ESTRÉS
SÍNTOMAS PSICOLÓGICOS
• Pocas ganas de estar con
gente ni de hablar con nadie.
• No tener tiempo para
divertirse.
• Sentirse infeliz.
• Comer compulsivamente para
consolarse.
• Dormir mal.
• Estar irritable.
• Estar falto de iniciativa.
• Sentirse agobiado.
SÍNTOMAS F Í S I C O S
• Dolor o problemas de
estómago.
• Opresión o dolor en el pecho.
• Palpitaciones.
• Faltarle a uno el aire.
• Sentirse mareado.
• Tensión en los músculos.
• Notar más sudor del normal.
• Tener dolor de cabeza.
27
 EL ESTRÉS PSICOLOGICO CLÍNICO ORGANIZATIVO

PROBLEMAS FALSAS
MUCHO TRABAJO
DESGRACIAS RESPUESTAS
CAUSAS CAMBIOS BRUSCOS
DESCONFIANZA INFLUENCIA
AMENAZAS
INSEGURIDAD SOMA/PSIQUE
AGRESIVIDAD TENSIÓN
DEPRESIÓN ALTA INEFICIENCIA
EFECTOS
ANGUSTIA ÚLCERAS DESORDEN
RUPTURAS INFARTO
BLOQUEOS INSOMNIO
INHIBICIÓN
PRISA COMER, BEBER,
SÍNTOMAS AISLAMIENTO
EXPLOSIÓN VERBAL FUMAR EN
CONFRONTACIÓN
EXCESO
RELAJACIÓN
MODERACIÓN ORGANIZACIÓN
AUTOCONFIANZA
TERAPEUTICA REGIMEN GESTIÓN DE TIEMPO
CONTROL MENTAL
DESCANSO PLANIFICACIÓN
TERPAUTICA
CONCIENCIACIÓN

28
 CURVA DE ESTIMULACIÓN /RENDIMIENTO

TENSIÓN ADECUADA
R E N D I M I E NT O

Aburrimiento ACTIVACIÓN Sobreactivación

Monotonía Calidad “burn out”
Compromiso (“quemarse”)
Creatividad
Flexibilidad
Empatía
Buen humor

E S T I M U L A C I Ó N 29
CON ESTRESANTE, QUE PREDISPONE FAVORECEDORA DE SALUD,
DUC A LA FALTA DE CONTROL Y A LA BIENESTAR Y ESTABILIDAD
TAS ENFERMEDAD EMOCIONAL

CRE
EN
CIAS

VA
LO
RES 30
CON ESTRESANTE, QUE PREDISPONE FAVORECEDORA DE SALUD,
DUC A LA FALTA DE CONTROL Y A LA BIENESTAR Y ESTABILIDAD
TAS ENFERMEDAD EMOCIONAL

CRE •Hay que controlar a toda costa el mayor nº de

cosas en el menor tiempo posible.
EN •El trabajo es lo primero y único.
CIAS •Las cosas son “blancas o negras”.
•Si no eres agresivo, no te respetan.
•No hay que perder el tiempo haciendo las cosas
con lentitud.
•No tener tiempo es signo de éxito.
•Mostrar estrés es signo de debilidad.
•Estar sin hacer nada es perder el tiempo.
•No hay que ser fantasioso.
•La autoestima se basa en la demostración de la
valía a través del trabajo.

VA
LO
RES 31
CON ESTRESANTE, QUE PREDISPONE FAVORECEDORA DE SALUD,
DUC A LA FALTA DE CONTROL Y A LA BIENESTAR Y ESTABILIDAD
TAS ENFERMEDAD EMOCIONAL

CRE •Hay que controlar a toda costa el mayor nº de
cosas en el menor tiempo posible.
EN •El trabajo es lo primero y único.
CIAS •Las cosas son “blancas o negras”.
•Si no eres agresivo, no te respetan.
•No hay que perder el tiempo haciendo las cosas
con lentitud.
•No tener tiempo es signo de éxito.
•Mostrar estrés es signo de debilidad.
•Estar sin hacer nada es perder el tiempo.
•No hay que ser fantasioso.
•La autoestima se basa en la demostración de la
valía a través del trabajo.
•Pensar “esto es lo mejor que puedo estar
haciendo en este momento”.
•Conviene equilibrar la energía dedicada
al trabajo, familia y uno mismo.
•Saborear las cosas y los momentos.
•Darse buena marcha sin triturarse.
•Saber disfrutar por el trabajo bien hecho.
•Desconectar al salir del trabajo.
•La autoestima se basa sobre todo en la
posibilidad de querer y ser querido.

VA
LO
RES 32
CON ESTRESANTE, QUE PREDISPONE FAVORECEDORA DE SALUD,
DUC A LA FALTA DE CONTROL Y A LA BIENESTAR Y ESTABILIDAD
TAS ENFERMEDAD EMOCIONAL

CRE •Hay que controlar a toda costa el mayor nº de
cosas en el menor tiempo posible.
EN •El trabajo es lo primero y único.
CIAS •Las cosas son “blancas o negras”.
•Si no eres agresivo, no te respetan.
•No hay que perder el tiempo haciendo las cosas
con lentitud.
•No tener tiempo es signo de éxito.
•Mostrar estrés es signo de debilidad.
•Estar sin hacer nada es perder el tiempo.
•No hay que ser fantasioso.
•La autoestima se basa en la demostración de la
valía a través del trabajo.
•Pensar “esto es lo mejor que puedo estar
haciendo en este momento”.
•Conviene equilibrar la energía dedicada
al trabajo, familia y uno mismo.
•Saborear las cosas y los momentos.
•Darse buena marcha sin triturarse.
•Saber disfrutar por el trabajo bien hecho.
•Desconectar al salir del trabajo.
•La autoestima se basa sobre todo en la
posibilidad de querer y ser querido.

VA •Rapidez, puntualidad, acción constante.

•Energía al hablar, trabajar, etc.
LO
•Alta implicación en el trabajo, logro y dinero.
RES •Signos de elevado estatus social
33
CON ESTRESANTE, QUE PREDISPONE FAVORECEDORA DE SALUD,
DUC A LA FALTA DE CONTROL Y A LA BIENESTAR Y ESTABILIDAD
TAS ENFERMEDAD EMOCIONAL
CRE •Hay que controlar a toda costa el mayor nº de
cosas en el menor tiempo posible.
EN •El trabajo es lo primero y único.
CIAS •Las cosas son “blancas o negras”.
•Si no eres agresivo, no te respetan.
•No hay que perder el tiempo haciendo las cosas
con lentitud.
•No tener tiempo es signo de éxito.
•Mostrar estrés es signo de debilidad.
•Estar sin hacer nada es perder el tiempo.
•No hay que ser fantasioso.
•La autoestima se basa en la demostración de la
valía a través del trabajo.
VA •Rapidez, puntualidad, acción constante.
•Energía al hablar, trabajar, etc.
LO
•Alta implicación en el trabajo, logro y dinero.
RES •Signos de elevado estatus social
•Pensar “esto es lo mejor que puedo estar
haciendo en este momento”.
•Conviene equilibrar la energía dedicada
al trabajo, familia y uno mismo.
•Saborear las cosas y los momentos.
•Darse buena marcha sin triturarse.
•Saber disfrutar por el trabajo bien hecho.
•Desconectar al salir del trabajo.
•La autoestima se basa sobre todo en la
posibilidad de querer y ser querido.
•Buen ambiente y disfrutar del trabajo.
•Amabilidad, amistad, empatía.
•Tiempo dedicado a familia, ocio, cultura.
34
•Sexualidad y forma física satisfactorias.
RESULTADOS

CONDUCTAS

ACTITUDES EXPERIENCIAS
DE
APRENDIZAJE
NORMAS

VALORES

CREENCIAS 35
 PRINCIPIOS GENERALES PARA
EVITAR EL INSOMNIO
VISTA
• Alcoba bien decorada. Colores pastel suaves son buenos para los ojos.
• No ver TV al menos 1 hora antes de acostarse, ya que ésta no permite
un descanso profundo.
• Imaginar animales queridos y pacíficos, como corderitos.
• Pensar en flores agradables.

OÍDO
• Sonidos suaves: música clásica tipo barroco o andina.
• Sonido de agua.
GUSTO
• Una taza de leche caliente media hora antes de acostarse produce efecto calmante.
Añadir clavo o canela. 36
 PRINCIPIOS GENERALES PARA
EVITAR EL INSOMNIO (Cont...)
OLFATO
• Aceite de lavanda.
• Distintos olores (ej.: naranja + canela + manzana). Mezclar olores agridulces.

TACTO
• Quizá la piel es el órgano más importante. Dar masaje con aceite de ajonjolí, curado
y caliente. Hervir con un poco de agua. Es muyrelajante.
• Masaje en las palmas de los pies.
• Masajear la frente con aceite de lavanda.

---------------------
Dejar todo listo por la noche para levantarse, vestirse y desayunar. ...Da tranquilidad
psicológica, porque parece que ya tienes algo hecho para mañana, algo adelantado.
Acostarse y no preocuparse de dormir o no... 37
 RECOMENDACIONES Y TÉCNICAS PARA
CONTROLAR LA TENSIÓN Y NO CAER EN ESTRÉS
La respiración. Hacer al menos 3-4 veces al día unas cuantas
respiraciones conscientes y profundas, marcando las 4 fases del ciclo:
• Inhalación: unos 6 segundos. Sentir conscientemente la entrada de aire.
• Retención: puede llegarse, con práctica, a 24 segundos. Es la fase de mayor
concentración y ahondamiento en nuestra conciencia, nuestra sangre
se oxigena y purifica mejor en esta fase.
• Exhalación: unos 12 segundos. Sentir como se elimina la tensión acumulada.
• Vacío: son unos breves instantes sin aire que ayudan a obtener una mayor
comprensión de cualquier asunto, porque en este momento
descienden las defensas psicológicas y fisiológicas. El mejor
momento para entender a los demás y afinar la sensibilidad.
Aunque no se haga tan completo el ciclo, es conveniente hacer un par de respiraciones
conscientes y profundas cuando nos sintamos tensos. Coger el hábito, es utilísimo y
equilibrante. El mejor instrumento y el más sencillo.
38
 RECOMENDACIONES PARA CONTROLAR LA
TENSIÓN Y NO CAER EN ESTRÉS (Cont...)
Concentrarse bien en lo que estamos haciendo, mantener la mente en el
"aquí y ahora". La concentración en lo que se hace, la vivencia de lo que
está ocurriendo, la entrega en el hecho que acontece, lejos de tensionar
más, relaja, hace vivir la experiencia y crecer.
Esto es válido para los momentos de trabajo y también para
los de relación social, ocio y disfrute, etc. Por ejemplo:
• Mirar un árbol, una flor, algo o a alguien que nos guste.
• Tocar algo y sentir su tacto.
• Escuchar a un pajarito cantar.
• Oler algo grato.
• Gustar un sabor agradable.
39
 RECOMENDACIONES PARA CONTROLAR LA
TENSIÓN Y NO CAER EN ESTRÉS (Cont...)

En un momento de aislamiento, crear un presente imaginativo

placentero. Por ejemplo, imaginar la escena de la naturaleza que a uno
más le agrade, un cuadro ideal:

• Un amanecer o atardecer en el campo.

• Idem en la playa.
• Una escena de montaña verde y bucólica, incluso
con el tintineo de las ovejas.
• Tumbado en el prado junto a un riachuelo corriendo suave.
• Una escena esquiando o simplemente admirando las montañas nevadas,
40
etc..
 RECOMENDACIONES PARA CONTROLAR LA
TENSIÓN Y NO CAER EN ESTRÉS (Cont...)
Potenciarse y también destensarse psicológicamente:
• Sé hacer bien mi trabajo y lo hago.
• Tampoco soy perfecto, me puedo permitir fallar.
• Si sale mal algo, no pasa nada, no se hundirá el mundo.
• Estoy dispuesto a mejorar siempre, y sé que va a depender de mí.
•¿Qué es lo peor que puede pasar si fallo?. Seguramente nada importante.
• Pero sé que puedo enfrentar bien y manejar la mayoría de las situaciones sin dejarme
afectar por posibles negatividades ajenas.
• Nadie me puede herir psicológicamente porque no me dejo.
• Hoy también he aprendido algo. Sigo creciendo y mejorando.
• Dar al trabajo la importancia que tiene, o sea mucha. Pero no más.
41
• Soy estupendo.
 RECOMENDACIONES PARA CONTROLAR LA
TENSIÓN Y NO CAER EN ESTRÉS (Cont...)
• Controles mecánicos: • Otras sugerencias :
– Distender músculos. – Hábito de ejercicio físico
moderado:
– Estirarse. • tabla de gimnasia diaria de 15 a
– Bostezar. 20 minutos.
• Andar una hora al día.
– Un breve paseíto • Natación, etc..

– Dieta adecuada: verduras frutas,

• Hacer un ciclo de mucha agua (del orden de 2
litros/día).
relajación sencillo.
– Aficiones relajantes, ayudan
mucho a desconectar.
– Oír música grata.

42
Cómo definir e implantar el PAP (plan de acción personal)

OBJETIVO DE MEJORA CÓMO LO VOY A CONSEGUIR SEGUIMIENTO

(CUÁNDO)

1.

2.

3.

4.

43