LOGISTICA DE ENTREGA DE PRODUCTOS Y SUMINISTRO DE Código: UCE.

QF
MEDICAMENTOS
PROCEDIMIENTO ENTREGA DE Versión: 01
MEDICAMENTOS, INSUMOS Y /O Página 1 de 13

OBJETIVO
Garantizar la distribución, entrega y abastecimiento del producto a los usuarios
en forma oportuna, eficiente y segura, así como describir las actividades
para el pedido y entrega de medicamentos, insumos y /o productos requeridos
en los servicios de farmacia.
ALCANCE
Desde la solicitud de los medicamentos, insumos y/o productos a los
proveedores y la entrega de los mismos al supervisor de turno de la farmacia o
a los empleados en quienes se delegue.
RESPOSABILIDAD
La responsabilidad de aplicación y alcance de este procedimiento recae sobre
todo el personal que proceda a la logística de distribución de productos del
mercado.
NORMATIVIDAD
Decreto de la Presidencia de la República de Ecuador 3075 de 1997, Por el
cual se reglamenta parcialmente la Ley 09 de 1979 y se dictan otras
disposiciones. Por el cual se reglamentan las condiciones generales de
equipo s y materiales en la fabricación de medicamentos, insumos y
productos.
NT S-USNA 003, Control en el manejo de materia prima, insumos y
productos en el área de producción de medicamentos conforme a requisitos
de calidad.
NT S-USNA 007, Norma sanitaria de manipulación de medicamentos.
Resolución del Ministerio de Salud y Protección Social 2674 de 2013, en
el cual se establecen los requisitos sanitarios que deben cumplir las
personas naturales y /o jurídicas que ejercen actividades de
fabricación , procesamiento, preparación, envase, almacenamiento,
transporte, distribución y comercialización de medicamentos y materias
primas para la elaboración de medicamentos y productos, los requisitos
para la notificación , permiso o registro sanitario de los medicamentos e
insumos , según el riesgo en salud pública , con el fin de proteger la vida y
la salud de las personas.
Manual de Procesos para la gestión de entrega, suministro de
medicamentos.
Reglamento para la Gestión de Suministro de Medicamentos y Control
Administrativo y Financiero.

DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
SIF: Sistema de Información Financiero.
SIMSIS: Sistema de Información para el Manejo de los Servicios Integrales
de Salud.
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Administrador Punto de Venta (APV): Realiza las actividades de supervisión del

sistema de entrega de medicamentos, insumos y productos; y tiene habilitados
los módulos en el Sistema de entrega y devoluciones para desempeñar este
rol.
CONSIDERACIONES
a) Aunque puede variar por diversos factores, generalmente la periodicidad de
las so licitudes a los proveedores se realiza de acuerdo al tipo de
medicamentos o insumos requeridos: Diaria: Suministro de medicamentos,
insumos y productos necesarios para la prestación del servicio de entrega a
la farmacia comunitaria/ Semanal: Mercado de principios activos,
excipientes como lubricantes sólidos, aglutinantes, desintegrantes,
colorantes, diluyentes como disolventes orgánicos, agua purificada, agua
destilada, envases, etc. Según stock: Insumos desechables y material de
aseo.
b) Al finalizar cada mes, el personal de bodega elabora un informe de Almacén
siguiendo los lineamientos que establezca la División Financiera
c) Se realizan verificaciones periódicas del inventario físico del almacén por
parte del Jefe de bodega o de la persona a quien delegue. Dichas
verificaciones periódicas se realizan al final de cada semestre.
d) El Jefe de producción de medicamentos, insumos o productos realizará
verificaciones periódicas del inventario de productos y/o insumos
almacenados, entregados y devueltos y se registrará en el sistema de stock,
y documentación requerida.
e) Ajuste de Inventario de Almacén: Una vez se realice el conteo físico de los
medicamentos, insumos y/o productos de almacén, se levanta un acta
especificando los medicamentos, insumos y/o productos que presentaron
faltantes y sobrantes. Con base en esta acta, se ingresa al módulo de
ajuste de inventario s en el SIF y se realizan los ajustes pertinentes, tanto
en cantidades como en valor. Sólo se permite el ajuste de inventarios
cuando hay faltantes y sobrantes de productos al granel o empacados al
mayor, por ejemplo: bultos.
f) Dadas de Baja de Almacén: Un medicamento, insumo o producto se puede
dar de baja sólo cuando esté vencido o dañado. Estos medicamentos,
insumos o productos deben ser reportados inmediatamente al jefe de
Producción o a quien delegue, para que se realice un acta en donde se
especifique el producto y la causa por la cual se decide dar de baja. A
continuación, se ajustará el inventario en SIF y se manejará como un
faltante.
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DIAGRAMA DE FLUJO TIEMPO RESPONSABLE DOCUMENTOS DE

DESCRIPCION ESTIMADO REFERENCIA

Recibe los pedidos de todos los

2. Hora Almacenista / Hoja de cálculo (excel)
servicios en físico.
Auxiliar de
almacén

Revisa las existencias de los insumos

y/o productos, ajusta y determina las
cantidades. Pedido diario de insumos y
Almacenista/
Auxiliar de productos
Solicita a la farmacia los insumos y/o 5. Horas almacén
productos que se requieran según las
existentes en el almacén y de acuerdo
con la periodicidad
Pedido semanal de insumos
Profesional y productos
3. Horas
Recepción de insumos y productos
con las facturas correspondientes

NOO
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Verifica que los insumos y/o productos

lleguen en las condiciones requeridas y
de acuerdo con lo estipulado en el Almacenista / Pedido diario de insumos y
pedido. (Lo facturado y entregado debe Auxiliar de productos
corresponder a lo solicitado) almacén
Nota: los insumos se deben verificar en
presencia del proveedor o su
representante.

Devolución de productos e insumos con

las condiciones al proveedor
correspondiente para la respectiva Almacenista / Pedido semanal de insumos
reposición de los mismos. Auxiliar de y productos
almacén
Diligencia del formato de eventualidades
y devoluciones. Este formato se archiva Almacenista/
en la oficina del asistente. Auxiliar de
almacén

Almacén en la bodega los insumos y/o Almacenista y Eventualidades y

productos recibidos. 1 Hora auxiliar de devoluciones.
Farmacia Comprobante de entrega a
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Registra la información relacionada en

la factura de venta de los insumos y/o
productos recibidos y genera el
comprobante de entrega a almacén y la
3 Horas Almacenista almacén y orden de pago.
orden de pago respectiva en el SIMSIS.
Ruta: Sistema de información 
sistema financiero  almacenamiento
inventarios  Entradas almacén.
Entrega personalmente los insumos y/o
productos debidamente contados y Almacenista o
pesados al almacenista o auxiliar de 4 horas Auxiliar de
farmacia, y personal encargado del farmacia
almacenamiento.
Devuelve insumos y/o productos que
Químico
sobran luego de la preparación, 1 Hora
farmacéutico
almacenista o el auxiliar de almacén.
NOTA:
1) Al final de la jornada el Químico
farmacéutico y auxiliar del almacén
realizara el registro correspondiente
de las cantidades utilizadas en el
formato de control de traslado de
insumos y Productos. Control de traslado de
2) El formato debe estar firmado por insumos y productos.
quien entrega y quien recibe los
insumos y/o productos y se debe
entregar al almacenista.
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Registra las salidas de insumos del 3 Hora

almacén de acuerdo con las cantidades
registradas en el formato de control de
Almacenista
traslado de insumos y productos,
generado el comprobante de salida del
Comprobantes de salida de
almacén.
almacén
Verifica que la información registrada ½ Horas
Químico
en el formato de control de insumos y
farmacéutico o
productos coincida con el comprobante
encargado de
de salida del almacén y firma este
farmacia.
último.
Determinar las cantidades a solicitar a 1 horas
Químico
cada proveedor teniendo en cuenta el
farmacéutico o
comportamiento de las ventas y las
encargado de
existencias de los diferentes productos
farmacia.
en los últimos días.
Solicita a los proveedores los insumos 4 Hora
y/o productos que se re quieran.
Nota: Cuando el proveedor no disponga Químico
de un formato propio, debe hacer uso farmacéutico
de los formatos establecido y enviarlos
al proveedor.
Recibe los insumos y/o productos 1 Hora Control de traslado de
verifica que se encuentra en las insumos y productos.
condiciones requeridas de acuerdo con
lo estipulado en el pedido y la factura
de venta estos documentos deben Pedido de insumos y
estar firmados. productos.
Químico
Nota: Una vez recibida la factura de farmacéutico
venta se diligencia el formato de
control de traslado de insumos y
productos con el fin de realizar las
salidas.
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Registra cada uno de los productos a la farmacia comunitaria. 3 Almacenista Informe

Hor de
a Inventari
Entrega la factura al auxiliar de farmacia o encargado de bodega, para que esta sea 1 Químico o
registrada en el sistema generando así la entrada y salida de los productos a la Hor farmacéutic
farmacia comunitaria correspondiente y la orden de pago respectiva a o

Realiza periódicamente el inventario físico de los productos. Esta verificación se 1 Almacenista

realiza con base en la información del sistema de la farmacia Comunitaria y el Hor
conteo físico. a

Genera un informe de revisión del inventario y lo entrega al Químico Farmacéutico 8 Químico

Responsable Hor farmacéutic
a o

Realiza los ajustes en el sistema de la Farmacia Comunitaria según el inventario 1 Químico

físico. El sistema genera un informe de ajustes del proceso de inventario realizado Hor farmacéutic
a o
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CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DE
VERSÓN DESCRIPCIÓN DE
APROBACIÓN CAMBIOS REALIZADOS

01 Creación del documento

Mayo 19 de 2017

ANEXOS
Formato de orden de compra de pedidos
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Control de transporte de Productos

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Acta de recepción de medicamentos

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