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LA ZONA DE ALMACENAJE
Al organizar el almacenaje de los materiales, debe realizarse un estudio detallado y concienzudo del espacio
disponible, en función de los artículos que se han de recibir, guardar, manipular y entregar, teniendo en cuenta ciertas
condiciones y factores que delimitan y enmarcan las operaciones a llevar a cabo con dichos artículos o materiales.
Al estudio que permite definir el espacio que se requiere para recibir, guardar, manipular y entregar los
materiales y artículos que se requieren para el funcionamiento de la entidad se denominará Zona de Almacenaje, y que
se requiere de un análisis con pautas establecidas para alcanzar los objetivos del almacenaje.
El estudio que se haga para elegir dicha zona o para distribuir una zona ya elegida, tiene que realizarse en
función de estos tres factores. Esto obliga a contemplarlos por separado y al mismo tiempo examinar las relaciones que
hay entre ellos. Vamos a revisarlos uno por uno.
Este factor tiene mucha importancia en la organización del almacén, por cuanto de acuerdo al tipo o clase de
entidad, se sabrá que mercaderías guardará el almacén, el espacio de que se va a disponer, etc. y por consiguiente, se
obtendrán conclusiones de gran provecho para la elección y distribución del área en que el almacén tendrá que
funcionar.
Segundo factor importante y que debe verse en relación a su forma y dimensiones; su situación respecto a la
empresa, la distribución que de él se puede hacer, teniendo en cuenta si se trata de una sola área, en la que se centra-
liza todo el almacén, o si son varias áreas pequeñas que obliga a distribuir depósitos para tender determinadas
dependencias; o si son áreas muy distintas entre sí, en la que una será la principal y las otras secundarias.
Al analizar el espacio deben considerarse las condiciones ambientales que tienen y que prestan las máximas
garantías, para el almacenamiento.
Hay que tener en cuenta los aspectos relacionados con la seguridad interna.
El estudio del espacio disponible debe hacerse minuciosamente y procurando considerar todos los aspectos que
en él inciden, en relación a las existencias o inventarios que se guardarán en el espacio disponible, sea este techado o
abierto.
También debe pensarse en las operaciones de descarga y carga para definir las plataformas en las que se
efectuarán estas operaciones considerando la frecuencia con que se repiten, para asegurar una manipulación eficiente y
segura.
Tercer y último factor con relación a la zona de almacenaje, por ello se deben analizar los aspectos:
2. ORGANIZACIÓN Y DISTRIBUCIÓN
Dependen del estudio que se haga al respecto y de las conclusiones que se saquen.
• Obtener los artículos por las dependencias lo más rápido posible y al menor costo.
• Poder adaptarse a los cambios que se produzcan con una mínima inversión.
• Tener en cuenta las operaciones que deben realizarse en el almacén, por ello la zonificación debe hacerse en
función de la recepción, el almacenamiento propiamente dicho, el despacho y el control.
• 3. MEDIOS DE ALMACENAJE
• Cuando se organiza o reorganiza un almacén hay necesidad de contemplar el dotarlo de todos los
medios adecuados para que el servicio que preste sea oportuno y así pueda cumplir eficientemente su función y
la finalidad que se le tiene asignada.
• Al referirse a los medios necesarios del almacén, se quiere significar todo aquello que ayuda a guardar y
conservar convenientemente las existencias, asegura su manipulación sin peligro y permita el control en forma
eficiente.
• Los medios que requiere el almacén para su funciona-miento son de dos clases:
• 1. Humanos, o sea, el personal que debe dedicarse a recibir, guardar, controlar y despachar las
existencias.
• 2. Materiales, que son los que ayudan al personal a cumplir con las funciones indicadas.
• Para los primeros, hay que tener en cuenta qué función debe desempeñar, qué conocimientos requiere,
condiciones que debe tener el que asuma la función, etc.
• Para los segundos, se debe considerar los locales, las estanterías, los medios de transporte interno y el
equipo de almacenaje.
• 3.1.1 El personal del almacén.- el almacén también requiere de personal idóneo para los
trabajos que en él se realizan, y que es necesario efectuar un análisis de las tareas que allí se desempeñan para
elegir posteriormente el personal que debe llevarlas a cabo, de manera de formar equipos homogéneos, muy
compenetrados, conocedores de la labor a desempeñar y de los cuales se pueda obtener rendimientos
satisfactorios.
• - Cualidades morales.
• - Cualidades intelectuales.
• - Cualidades físicas.
3.2.1 Locales
• Se debe llevar a cabo un estudio de los locales que se necesitan y las condiciones que cada
uno requiere, de manera de construirlos o adaptarlos a las necesidades de la entidad y de las existencias que en
ellos se van a almacenar.
• Son medios de almacenaje especiales que permiten un mejor ordenamiento y ubicación de las
existencias, asegurando la completa utilización del espacio. Estas aumentan la capacidad y flexibilidad de los
locales, debiendo construirse de acuerdo con la finalidad del local al cual pertenece, al material que en ellos se
va a poner y al movimiento que éste tenga.
• Las estanterías pueden ser metálicas, de madera o mixtas; cada una de ellas presenta sus ventajas y desventajas,
en relación con el almacenamiento de los materiales.
• Hay que determinar el tipo de estantería, teniendo en cuenta el artículo que se va a colocar en el estante
y las ventajas que presentan los diferentes tipos de estanterías.
• El estudio que se haga del material a guardar, la cantidad por invertir, el espacio que hay que ocupar con
las estanterías y las proyecciones futuras que pueda tener el local materia del estudio, determinarán el tipo de
estantería que debe escogerse.
a. Tipo de estantería
• El tipo de estante a usar, la forma que tendrán, el material de que estará hecho, las dimensiones, la
altura, el ancho que tendrá, la colocación y distribución dentro del local, etc. son determinados por los artículos
que cada estante guardará.
• No se trata de colocar estantes por ocupar todo el local, ni de armarlos todos iguales por uniformar la
presentación sino que hay necesidad de efectuar un estudio para obtener la solución más adecuada y de menor
costo.
• Las diferentes clases de estanterías que pueden construirse, sean de madera o de metal, son:
• - Estanterías desmontables, formadas por elementos que se arman y desarman fácilmente, susceptibles
de ser trasladadas sin deteriorarse y que pueden ser:
• A los tipos indicados se pueden añadir listones delanteros y así dar seguridad para el almacenamiento de
objetos irregulares y pequeños.
• - Inclinados y de rodillos.
• Considerados como medios de almacenaje, por cuanto ayudan a la manipulación o traslado de las
existencias, los medios de transporte van desde la mano del hombre, hasta la moderna y eficiente carretilla
elevadora y su utilización en las operaciones de almacenaje responde a una apreciación o estudio de los factores
siguientes:
• a. Características de los artículos.
d. Movilidad
- Fijos
* Portátiles
* Automotores.
3.3 Equipo de Almacenaje
Además de los medios indicados, existen otros que son necesarios para los depósitos o locales de almacenaje,
que ayudan al funcionamiento y desempeño del personal de almacenes en el mantenimiento, acomodo, ordenamiento y
control de los artículos, entre ellos:
1. Los Mostradores
2. Las Balanzas
3. Las escaleras
5. Equipo diverso.
MANIPULACIÓN DE MATERIALES
La función de manipular o manejar materiales, está considerada como el arte o ciencia que involucra el movimiento, la
preparación, colocación y embalaje de las existencias que ingresan o salen de los almacenes, cualquiera que sea su
estado (sólido, líquido o gaseoso) o el tipo de artículo que se trate (materia prima, semielaborados, piezas y partes,
productos terminados, etc.
Al estudiar el flujo o proceso de los materiales hay que considerar aquellos aspectos relacionados con las
acciones de levantarlos, transportarlos y posarlos, que constituyen un problema general en todo tipo de industria y a
nivel universal, que no puede eliminarse,
pero si mejorarse o simplificarse, de manera de alcanzar una mayor productividad, reducir los costos y el tiempo de
producción.
En la actualidad la posibilidad de reducir los costos es vista, por empresarios y los especialistas en Logística, a
través de la utilización de sistemas, métodos y procedimientos en el manejo de materiales, por cuanto los gastos
relacionados con este aspecto constituyen, dentro de la vida económica de las empresas, uno de los factores de costo
más importantes, que son susceptibles de reducción.
1. Movimiento
Los materiales se deben trasladar de un punto de almacenaje a otro, para lo cual hay que levantarlos,
acondicionarlos, moverlos y, por último posarlos en el lugar de su utilización o almacenamiento.
2. Tiempo
Juega un papel importante desde el Abastecimiento hasta la Distribución Física, por que es necesario disponer
de los materiales en el momento oportuno.
3. Cantidad
Se hace necesario asegurar que cada puesto de trabajo dentro de la línea de producción tenga la cantidad exacta
4. Espacio
El espacio significa un costo en la posición, es decir es lo que cuesta a la empresa el tener los insumos a
su disposición dentro de los almacenes.
Los requerimientos de espacio, así como los medios de almacenaje, se ven influenciados por el sistema o
método de manipulación y por los equipos de manejo de materiales con que cuentan, o que adquieren o alquilan para
realizar este.
Estos cuatro aspectos deben tratarse en forma conjunta para solucionar los problemas relacionados con la
manipulación y darle “calidad” al sistema.
PRINCIPALES OBJETIVOS
Esta es una función de servicio que tiene efecto directo sobre los costos y utilidades de la empresa,
constituyéndose por ello en un área a la que siempre hay que revisar para obtener mejoras en el sistema, los métodos y
procedimientos que se emplean al desarrollar la actividad, a través del conjunto de sus objetivos y, también de cada
uno de ellos por separado.
Los principales objetivos de la manipulación de materiales, involucrados en los objetivos logísticos, son los
siguientes:
1. Reducir costos
Estos están referidos a los costos relacionados con la actividad, para lograrlo habrá que actuar sobre:
Se logrará sólo si aumenta la productividad por hora/hombre y si se aumenta la eficiencia de los equipos,
mediante la reducción del tiempo de proceso, si se mejora el control sobre la producción y si se suaviza y aligera el flujo
de trabajo en la planta.
Estos generalmente aparecen como consecuencia del almacenaje o de la manipulación. Entonces se puede
reducirlos mediante la mejora de métodos y procedimientos que deben emplearse. Igualmente si se mantiene un
adecuado control de existencias, si se maneja el proceso del manejo de materiales y por último, encontrando para cada
tipo de material, la manipulación específica y especial que requiera, mediante la flexibilidad del sistema que se emplee.
4. Mejorar las condiciones de trabajo
Lograrlo incrementará la productividad y reducirá los costos. Por eso es conveniente proporcionar al personal las
condiciones apropiadas de seguridad, comodidad, disminución de la fatiga y graduación del trabajo a realizar, y por lo
tanto, se logrará que los trabajadores se encuentren en mejor disposición para desarrollar las actividades con cuidado y
eficiencia.
Esta es una tarea que permite llevar los productos al último usuario; ésta actividad utiliza la manipulación de
materiales, pues en ella se recogen los artículos, se embalan, se transportan y por último se entregan, tareas todas que
hay que ejecutar eficientemente y sin causar deterioros lo que redundará en provecho de la empresa por su efecto
directo sobre las ventas.
ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
Definidos los objetivos, el paso siguiente es definir las actividades y funciones para la obtención de las metas.
1. Normas de Organización
Las normas deben entenderse conforme están escritas, pero cabe la posibilidad de que se les dé varias
interpretaciones en su aplicación, según la situación que se presente, el trabajador que la aplique. Por ello es
conveniente el control en su aplicación, para lograr la interpretación más adecuada a la situación que se presente.
Normas de Organización
1.2. La autoridad y la responsabilidad no pueden separarse, para tener éxito en las operaciones, procesos y el
funcionamiento de las dependencias, en especial en:
Normas de Organización
1.3. Los resultados que se obtengan en cualquier reorganización están en relación directa al grado de autoridad
y responsabilidad asignado a cada puesto.
1.4. Los problemas de manipulación deben preverse y separarse de acuerdo a los elementos funcionales de la
organización y a la importancia de cada actividad.
1.5. Adoptar un nuevo método o una técnica específica para manipular materiales, no es suficiente para reducir
los costos o aumentar la productividad, es necesario implementar los cambios con efectividad, empleando los métodos
o técnicas adoptadas, de manera de permitir el máximo beneficio para la empresa.
Normas de Organización
1.6. El mejoramiento de la manipulación demanda el apoyo y reconocimiento de sus actividades, en todos los
niveles administrativos y ejecutivos.
1.7. La experiencia es determinante, pero se debe dar mayor énfasis a la asignación de la autoridad y
responsabilidad en todos los puestos y niveles.
1.8. Debe emplearse una forma efectiva de medir y evaluar la actuación de cada elemento, y la evaluación debe
ser constante y funcional.
1.9. No eliminar o reducir la actividad, trabajo y responsabilidad del elemento que está logrando dichos
resultados, al contrario fomentarlo.
2. FACTORES DE IMPORTANCIA
La manipulación tendrá mayor importancia, según el tipo de actividad a la que se dedique la empresa y la
organización que adopte estará en función de la necesidad que el accionar de la empresa tenga del manejo de los
materiales. Existen factores que resaltan la importancia de la manipulación de materiales en la organización y que al
estudiarlos, ayudan a estructurar a la empresa de la mejor manera para un desempeño eficiente de la actividad que se
trata en esta parte. Dichos factores, entre otros son:
FACTORES DE IMPORTANCIA
Puede deducirse que según la industria de que se trate, el tipo de producto que elabore y la variedad de
modelos que fabrique, la actividad de manejar los materiales para lograr éxitos y eficiencia es indispensable e influirá en
la organización que se le dé.
Es otro de los factores que influyen en la organización de la manipulación de materiales, por cuanto es durante
los procesos, que los materiales deben de moverse des-de los lugares de almacenaje hacia las líneas de fabricación y
dentro de ellas.
FACTORES DE IMPORTANCIA
Hay que tener presente que en los materiales puede primar el peso de ellos o su volumen y en ambos casos,
cuando estos factores son mayores que el valor del artículo, el costo de manipulación se constituye en el elemento que
más aumenta el costo del producto. De allí la importancia de este factor y de su relación con la industria de que se trate.
2.4. Peso y tamaño de los elementos
En las industrias o entidades comerciales, este factor del peso o tamaño de los artículos que produce o
comercializa, es de gran importancia para la selección de los equipos de manipulación y de los métodos o sistemas a
emplear en el movimiento y almacenaje de ellos.
3. FUNCIONES
Definidos los objetivos, establecidas las normas y los factores que deben considerarse, a continuación se deben
especificar las funciones y actividades de cada elemento de la dependencia de manipulación, si es que existe o que
tendrán que desempeñar aquellos que tengan a su cargo el manejo de los materiales, teniendo en cuenta la
especialización necesaria.
Las funciones que corresponde desempeñar y que deben estudiarse en sí mismas, al mismo tiempo que en
relación con las necesidades del trabajo a realizar en cada caso en particular y pueden agruparse en:
Esta función comprende todas las actividades relacionadas con el planeamiento de la labor a realizar, así como el
equipamiento correspondiente para lograr que los planes se cumplan. Las actividades involucra-das son las siguientes:
- Distribución de planta.
3.2. Operaciones
Función que tiene la responsabilidad de la ejecución de los planes de manipulación preparados por ingeniería.
Para ello, lleva a cabo actividades de transporte, movimiento y control a lo largo del flujo de materiales, especialmente
en lo relacionado con Recepción, Almacenaje, Proceso y Despacho de los materiales.
El personal que actúa en Operaciones y que asume la responsabilidad de operar los medios de manipulación,
deberá conocer detalladamente el trabajo por realizar y las formas correctas de lograr eficiencia en su conjunto,
mediante la utilización de los espacios para acomodar -
los materiales; los equipos, su capacidad y características a fin de aprovecharlas al máximo; y el uso de la mano de obra,
cuando esta sea necesaria o su aplicación sea económica. El problema real está en conocer las posibilidades con que
cuentan para distribuir y utilizar los medios disponibles.
En el cumplimiento de la función deberá contar con los elementos para actuar en las operaciones siguientes:
Función que tiene por finalidad reducir los costos de manipulación y lograr operaciones más eficientes. El
entrenamiento debe estar dirigido tanto a la supervisión y control, como a la operación y manejo de los medios.
El entrenamiento continuo y planeado, es necesario para mantener las operaciones de manipulación, en un alto
grado de eficiencia dentro de la organización. Para cumplir este aspecto se deberá:
c. Presentar los temas considerados en el programa y las exposiciones, de manera de constituir una ayuda
efectiva para el personal y una solución para los problemas que diariamente se presentan en el trabajo, para así eliminar
las manipulaciones innecesarias, mantener la calidad y el estado de uso de los artículos, e introducir nuevos métodos
que permitan reducir los movimientos y los costos.
1. PLANEAMIENTO
1.2. Los conceptos de manipulación deben ser aplicados por todos los elementos de la organización.
2. EXPLOTACIÓN
3. EQUIPO
4. COSTO
Gestión de
EXISTENCIAS e INVENTARIOS
EXISTENCIAS
Conjunto de artículos que se guardan en los almacenes, en espera de ser utilizados o vendidos y que permiten el
abastecimiento en forma regular a los consumidores sin que se vean afectados por la discontinuación en la fabricación o
por la demora en la entrega por parte del proveedor.
Las existencias varían en razón de los ingresos y salidas que se efectúan, es decir del movimiento de los que adquieren
los artículos y los que utilizan. Esta variación obliga a mantener una cantidad de cada artículo, que estará acorde al
tiempo de demora.
CLASIFICACIÓN
c. Su obtención.
Esta clasificación aplicada igualmente a los almacenes industriales como a los comerciales.
1) Existencia Normal
Se refiere a artículos de uso constante que deben existir en el Almacén y cuya reposición debe ser
regulada cada cierto tiempo.
2) Existencia de Seguridad
Se denomina así a la existencia en el Almacén de ciertos artículos que sirven para remediar ciertas
eventualidades, es obligatorio contar con ellos aunque no se muevan en mucho tiempo.
3) Existencia sobrante
Son aquellos artículos que por alguna razón dejan de usarse y cuya presencia en el Almacén debe terminar, por
lo que no deben reponerse de ninguna manera.
4) Existencia de Recuperación
Agrupa a los artículos ya usados pero que pueden ser utilizados o adquiridos, aunque muchas veces no sea en su
aplicación inicial.
5) Existencia de protección
Es una cantidad determinada de cada artículo que debe existir en el Almacén, para afrontar cualquier
eventualidad
6) Existencia máxima
Se refiere a la cantidad máxima de cada artículo que debe existir en Almacén, y que si se sobrepasa resulta
antieconómica.
- Materias primas.
- Artículos semi-acabados.
- Aquellos que sirven directamente para fabricar el producto sin formar parte de él. (herramientas,
montajes, etc.)
- Artículos de mantenimiento.
En general son los artículos que resultan del proceso productivo, es decir los productos que emite una fábrica. Hay que
tener en cuenta que esta clasificación de las existencias depende del objeto de la fábrica o el negocio.
c. Según su obtención
Esta clasificación se refiere al lugar donde se puede adquirir y así tendremos los siguientes:
Locales o extranjeras.
2) Fabricadas por la entidad.
3. Importancia
De lo expuesto, se desprende que el control de las existencias, es vital para la marcha de cualquier entidad, bajo
todo punto de vista, porque significa el poder determinar cuántos artículos y que cantidad de cada uno debemos tener
en existencia para abastecer rápidamente a los consumidores sin tropiezos.