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V - 3.0 - 2012
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO CGFIN-01-09

TIPO PROCESO: Apoyo PROCESO: 11. Gestión Financiera RESPONSABLE: Vicerrectora Administrativa
COPIA NO CONTROLADA
OBJETIVO: Garantizar la administraciòn, ejecución y control de los recursos financieros de la UNIAJC, así como la consolidaciòn de ALCANCE: Inicia con la planeación, elaboración, administración y ejecución del
la informaciòn financiera para la ejecución de los planes y programas institucionales. presupuesto, hasta la elaboración y rendición de informes contables y
presupuestales, con el fin de dar claridad, trasparencia y eficiencia en el manejo de
los recursos financieros.
DOCUMENTOS DE
PHV RESPON-
PROVEEDOR ENTRADA CONTROLES ACTIVIDAD REALIZADA REFEREN. SALIDA CONTROLES CLIENTE
A SABLE
(Inter. y Exter.)

Razonabilidad de los Administración del presupuesto Constitución Acto Administrativo de Aprobado y firmado Todos los procesos
Todos los procesos Presupuestos por Dependencias. presupuestos por Política, Decreto aprobación para la por Consejo y organismos de
dependencias. - Planeación del Presupuesto P 111 de 1996, vigencia. Directivo control

- Consolidación del Presupuesto H Acuerdo de 17 de Nota contable de

1996 del Municipio registro de adiciones, Aprobado y firmado Alta Dirección y
Requerimientos para modificación o Revisión de la de Santiago de Cali,
Todos los procesos Vicerrectoría disminuciones y/o por Consejo Organismos de
adición de presupuesto Ejecución - Ejecución del Presupuesto H Ley 30 de 1992, Ley
Administrativa reclasificaciones Directivo Control
819 de 2003, Ley presupuestales.
80/93, ley 1175 de
- Verificación y presentación de
2007 y decretos
propuesta de ajuste y cierre del V Aprobado y firmado Alta Dirección y
Acuerdos de Consejo Directivo y reglamentarios y Informe de Ejecuciones
Secretaria General Firmas y Anexos Presupuesto por Consejo Organismos de
Resoluciones de Rectoría acuerdos del presupuestales
Consejo Directivo. Directivo Control
- Establecer acciones de mejora A

Liquidaciones Verificación de Estudiantes

Verificación de Recaudos
Acuerdos, Resoluciones y financieras. datos. Entes Externos
Secretaria General información - Planear recaudos de la institución
Comunicados Reporte de
Firmas autorizadas P Vigentes Todos los procesos
matriculados.
Procedimiento de
Docencia ( Oficina de Verificación de Recaudos,
Comunicados Actualizados y
Registro Académico y información - Realizar Matricula Financiera. H Reglamento Informes Todos los procesos
Exenciones de matricula Verificados
adminisiones) Firmas autorizadas estudiantil, Régimen
Verificación de de contabilidad Verificación de
- 'Cancelar Ingresos de Derechos pública y su plan Egresados
Todos los procesos Convenios información H Paz y salvos. datos
Pecuniarios general de cuentas, Graduados
Firmas autorizadas Firmados
normatividad
Verificación de
emitida por la Legalización de
Descuentos por nomina - Generar Créditos Directos H Auxiliares de documentos, Icetex
contraloría general créditos.
Certificados para descuentos tesorería y Firmas y Huellas
Relación de Transferencia Verificación de del Municipio de
cartera, Verificación de
Estudiantes Documentos de Legalización información Cali, la ley 30 de Créditos aprobados y
- Generar Créditos Icetex H Tesorero datos, Firmas y Estudiantes
Solicitudes de créditos Firmas autorizadas 1992, la ley 80 de no aprobados.
1993. El decreto Huellas
Solicitudes financieras con anexos
Formato de Solicitud de Paz y Salvo 111 de 1996 Verificación de Estudiantes
- Realizar Solicitudes Financieras H estatuto orgánico Carta respuestas.
Formato de Homologación datos y Firmas Docencia
del presupuesto. ley
819 de 2003, ley
Consignaciones 734 código único Verificación de Comunicación
- Elaborar Paz y Salvos Financieros H Recibos de caja.
Reporte de pagos disciplinario, ley 962 datos Institucional
Extractos bancarios de 2005 art. 10
Verificación de - Verificar las actividades de recaudos V
Entes Externos Resoluciones giros Icetex
información
Aprobación de Crédito Icetex Estudiantes,
Certificados Actualizados y
Informes de Rentabilidad -Establecer acciones de mejora A Egresados y
Financieros Verificados
Propuesta de Inversiones Graduados
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TIPO PROCESO: Apoyo PROCESO: 11. Gestión Financiera RESPONSABLE: Vicerrectora Administrativa
COPIA NO CONTROLADA
OBJETIVO: Garantizar la administraciòn, ejecución y control de los recursos financieros de la UNIAJC, así como la consolidaciòn de ALCANCE: Inicia con la planeación, elaboración, administración y ejecución del
la informaciòn financiera para la ejecución de los planes y programas institucionales. presupuesto, hasta la elaboración y rendición de informes contables y
presupuestales, con el fin de dar claridad, trasparencia y eficiencia en el manejo de
los recursos financieros.
DOCUMENTOS DE
PHV RESPON-
PROVEEDOR ENTRADA CONTROLES ACTIVIDAD REALIZADA REFEREN. SALIDA CONTROLES CLIENTE
A (Inter. y Exter.)
SABLE

Comprobante de Verificación de
Egresos Contratistas
egreso y cheque datos y Firmas

Procedimiento de
Certificación número de cuenta Verificación de
Todos los procesos Verificación de datos - Planear los egresos de la institución. P Recaudos, Transferencias Contratistas
bancaria datos
Reglamento
estudiantil, Régimen
de contabilidad
pública y su plan
Verificación de - Realizar pagos y transferencias H
general de cuentas, Notas contables -
Estudiante Solicitud para trámites financieros datos soportes para normatividad Comprobante de Verificación de Direccionamiento
Docencia (solictud plazo, devoluciones o devoluciones y emitida por la egreso-cheuqe- datos y Firma Estratégico
Proyección Social conservación de saldo) valores saldos contraloría general Asistentes de
- Liquidar comisiones a universidades transferencias
bancarios H del municipio de tesorería y
por convenios
Cali, la ley 30 de Tesorero
1992, la ley 80 de
1993. el decreto 111
Recursos para proyectos de manejo Saldos bancarios - Elaborar Informes y Gestiones de 1996 estatuto Flujos de caja Verificación de Direccionamiento
H
exclusivo Conciliaciones bancarias orgánico del proyectados. datos y Firma Estratégico
presupuesto. ley
819 de 2003, ley
734 código único
Entes Externos - Verificar las actividades de egresos V disciplinario, ley 962
de 2005 art. 10
Formatos Pagos Verificación de
Verificación de datos
Electrónicos datos y Firma

- Establecer acciones de mejora A

Disponibilidad en el El Compromisos Gestión Humana y

Facturas y/o cuentas de cobro presupuesto, Ordenes de pago Presupuestal no Gestión de Bienes y
Gestión Humana Gestión Contable
contratistas Revisión codificación debe quedar en rojo Servicios

Régimen de
Interface de nómina y provisión contabilidad pública
- Planeación de la gestión contable de Relación de la
Disponibilidad P que comprende el Ordenes de pago Tesorería
prestaciones sociales. la institución. entrega
Gestión Humana presupuesto, revisión plan general de
Interface de salarios a cuentas de
codificación cuentas y las
presupuesto. - Contabilización H normas técnicas del
ámbito contable, Notas contables y
Revisión de - Recuperación del IVA H Auditoría de los Gestión de Bienes y
Estatuto tributario contabilización otros
Gestión de Bienes y documentación saldos Servicios
nacional, estatuto Asistentes y ingresos
Servicios Facturas y/o cuentas de cobro Disponibilidad en el
- Cierre Contable H tributario municipal, Director
contratistas presupuesto
normatividad Financiero
Gestión Humana y
Revisión de emitida por la No exceder el
Direccionamiento - Elaboración de declaraciones Gestión de Bienes y
Resoluciones de rectoría documentación y H Contraloría general Ordenes de pago presupuesto por
Estratégico tributarias y de estampillas Servicios
soportes del municipio de ejecutar
Santiago de Cali.
- Rendición de informes H decreto 111 de 1996 Estados financieros
que regula el
presupuesto
Informes a entes de
- Archivo H público.. Revisión y
control
auditorías de cifras.
- Revisión del Proceso contable V Se cierran en el Entes Externos
Declaraciones
sistema los lapsos
tributarias
- Establecer acciones de mejora A reportados
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TIPO PROCESO: Apoyo PROCESO: 11. Gestión Financiera RESPONSABLE: Vicerrectora Administrativa
COPIA NO CONTROLADA
OBJETIVO: Garantizar la administraciòn, ejecución y control de los recursos financieros de la UNIAJC, así como la consolidaciòn de ALCANCE: Inicia con la planeación, elaboración, administración y ejecución del
la informaciòn financiera para la ejecución de los planes y programas institucionales. presupuesto, hasta la elaboración y rendición de informes contables y
presupuestales, con el fin de dar claridad, trasparencia y eficiencia en el manejo de
los recursos financieros.
DOCUMENTOS DE
PHV RESPON-
PROVEEDOR ENTRADA CONTROLES ACTIVIDAD REALIZADA REFEREN. SALIDA CONTROLES CLIENTE
A (Inter. y Exter.)
SABLE

RECURSOS NECESARIOS
EQUIPOS,
SOFTWARE Y REGISTROS REQUISITOS
HERRAMIENTAS,
TALENTO HUMANO Condiciones INFRAESTRUCTURA COMUNICA-
MATERIALES Y
CIONES
SUMINISTROS
Vicerrectora Administrativa
Tesorera Muebles y enseres,
Según manual de Gestasoft, Según Documentos de Legales de tipo interno y externo.
Módulos en las oficinas de la computadores,
Director Financiero funciones y perfiles por Academusoft, Referencia Internos y Políticas institucionales, manuales de
vicerrectoría administrativa sumadoras, teléfonos,
competencias CGUNO, Externos procedimientos.
Auxiliares Contables impresoras
Auxiliares de Tesorería

INDICADORES DE GESTIÓN DEL PROCESO (Seguimiento y Medición)

Ver la Ficha Técnica de los Indicadores del Proceso Gestión Financiera

RIESGOS DEL PROCESO

Ver Mapa de Riesgos del Proceso Gestión Financiera

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre: Carlos Ardila Mercado Nombre: Sandra Patricia Barona Cardona Nombre: Mónica Leonor Gómez Nombre: Jairo Panesso Tascón
Cargo: Director Financiero Cargo: Tesorera Cargo: Vicerrectora Administrativa Cargo: Rector
Fecha: Junio 18-2012 Fecha: Junio 18-2012 Fecha: Junio 26 - 2012 Fecha: Julio 4 - 2012