PROCEDIMIENTO DE CONSULTA Y PARTICIPACION.

INTRODUCCIÓN:

“LA COMUNICACIÓN HACE QUE LA GENTE SEPA DÓNDE ESTÁ Y SE SIENTA PARTE DE
LA EMPRESA”

La comunicación es un proceso verbal, escrito, visual o cualquier expresión que

transmite una idea, información, pensamiento y que puede influir en las personas.

El intercambio de ideas y de información es el alimento vital de cualquier organización.

Todos los tipos de interacción en la empresa y su medio dependen de alguna forma de
comunicación.

La identidad de la empresa, su personalidad, es su activo más preciado porque es el

único elemento que le permite diferenciarse de la competencia. Lo que la empresa
comunica no es nada más ni nada menos lo que la empresa es, las competencias que
la hacen fuerte y digna de reconocimiento.

Este Procedimiento de Comunicación pretende:

 Promover una cultura y estilo de trabajo común, asumiendo de manera

colectiva e individual la estrategia de comunicación de la compañía. La política
de comunicación de la compañía debe estar alineada con la política corporativa
del Grupo, de forma que facilite el apoyo de la estructura corporativa,
permitiendo generar iniciativas distintivas de la compañía a nivel del Grupo en
la región.
 Lograr una coordinación eficaz para el uso de todos los recursos de
comunicación. Es necesario clarificar las competencias, responsabilidades y
líneas jerárquicas, y establecer procedimientos y rutinas eficaces.
 Utilizar de manera adecuada los instrumentos de comunicación definidos por el
Grupo y la Compañía.

Objetivos al interior de la compañía:

 Asegurar que toda comunicación interna llegue a todos los empleados de la

empresa de manera permanente, oportuna y confiable.
 Determinar la estrategia de comunicación.
 Definir el estilo de comunicación.
 Establecer redes internas de comunicación
 Optimizar los recursos de comunicación propios
Metas según objetivos Internos:
 La satisfacción de las necesidades de comunicación en todas las áreas de la
organización de una manera oportuna y con calidad.
 Mayor conocimiento de los mensajes directivos e institucionales en todos los
niveles de la organización.
 Mejoramiento del clima organizacional en el ámbito interno, apropiación de los
canales de comunicación y transmisión adecuada de los mensajes institucionales.
 Mejoramiento en la transmisión de los mensajes de una manera oportuna y
utilizando canales flexibles.

Objetivo al exterior de la compañía:

 Establecer canales de comunicación externa más idóneos para divulgar la

información producida por la empresa a los clientes y usuarios.
 Atender y responder oportunamente las solicitudes y los requerimientos de los
clientes y usuarios; como complemento a una estrategia de servcio definida.
 Comunicar e informar de manera oportuna y continua los hechos, los
acontecimientos, las noticias y la información producto de las actividades propias e
inherentes a la organización.
 Fortalecer la imagen institucional en el ambiente externo.

NUESTROS PÚBLICOS

La construcción de la imagen de XXXXXXXXXXXXXXX que se dedica a la ingenieria y

obras civiles, involucra una serie de relaciones con diferentes tipos de públicos
(opinión pública en general, clientes, trabajadores y accionistas) que se deben tener
presentes en la política de comunicación.

1. Medios de comunicación
Periodistas, medios de comunicación escrito y audiovisual, son el vinculo más directo
con el conjunto de públicos externos a la empresa, por lo tanto constituyen una pieza
fundamental en la proyección de la imagen de la compañía y empresas del Grupo.

2. Líderes de Opinión
La opinión de este grupo de personas, que incluye a todos los actores económicos,
políticos y sociales, es relevante en la formación de estados de opinión sobre la
empresa. Es un público que se interesa prioritariamente por el desempeño de la
compañía y la evalúa en términos de eficiencia y competitividad, pero que también
pone atención a la relación con el entorno y la defensa de los consumidores.

5. Clientes y Proveedores
Las personas –naturales ó jurídicas que compran y/ó venden servicios a la empresa, la
evalúan primordialmente por la calidad de dichos servicios, lo que se traduce en una
determinada valoración de la marca y del estilo de hacer las cosas. Una política
proactiva de comunicación debe tener en cuenta la importancia estratégica de ese
juicio.

6. Empleados de la empresa
Los trabajadores de la compañía constituyen el público interno por excelencia. La
comunicación interna tiene que jugar un papel fundamental, tanto en lo concerniente a
promover valores corporativos, como a despertar un sentimiento de orgullo y
pertenencia entre los empleados.
7. Empleados de empresas que prestan servicios a firmas del grupo (tercerizados).

La comunicación hacia los trabajadores tercerizados combina, inevitablemente,

aspectos de la comunicación con proveedores y de la comunicación con los empleados,
y debe caracterizarse por la alianza y el compromiso en torno a la proyección de una
imagen de excelencia en la prestación de servicios, lo que implica que este tipo de
público debe tener una información constante de la actividad de la empresa.

8. Accionistas
Los accionistas – actuales o futuros – de la empresa constituyen un público privilegiado
con el cual se debe mantener una permanente y detallada información sobre los
proyectos, la marcha de los negocios y sus resultados.

III. ÁREAS DE TRABAJO

La Gerencia General junto con la direccion de operaciones, la gerencia administrativa y

financiera, realiza actividades en tres grandes áreas (Comunicación externa,
Comunicación Interna y Relaciones Institucionales) e intervienen activamente en otras
que pueden ser co-gestionadas por otras áreas de la empresa:

1. Comunicación Externa

Persigue fortalecer los vínculos de la empresa con los públicos externos, responder a
los diferentes requerimientos de dichos públicos y proyectar una imagen positiva y
consolidada de la compañía.

La comunicación externa se realiza por medio de:

 Presentaciones públicas a través de gremios, clientes de nuestros clientes

corporativos: Corresponde a la Gerencia general establecer las pautas gráficas y
contenidos básicos de las presentaciones a realizar, para mantener un mensaje
claro de la identidad de la empresa. En caso de presentaciones de carácter
técnico, la dirección de operaciones actuará como verificadora del mantenimiento
de las formas y gráficas y el contenido será responsabilidad del área respectiva.
 Cartas y Comunicados Externos: La imagen visual corporativa es toda aplicación del
logotipo y sus elementos complementarios, dentro de estos se encuentran los
logos, tipografía y colores. La responsabilidad del adecuado manejo de la imagen
visual corporativa depende de la Gerencia General, pero es labor de cada uno de
los colaboradores de la empresa conocer la correcta aplicación de ésta y hacerlo
adecuadamente.

2. Comunicación Interna

Es la gestión de la comunicación dentro de la empresa y se orienta a generar un

mayor espíritu de pertenencia y compromiso de los empleados con la compañía y
ofrecer un canal de comunicación con la Gerencia General.
La comunicación interna se realiza a través de:

 Medios Internos: La gerencia General hará su mejor esfuerzo para atender al

personal que requiera compartir sugerencias, ideas y demás que apunten a brindar
oportunidades de mejora dentro de la institución, sin embargo se recomienda
mantener en lo posible el conducto regular con el fin de brindar una rápida
respuesta a las inquietudes planteadas. El personal realizara comunicaciones
escritas en español y con lenguaje entendible, se priorizara la contestación de los
correos a la persona que vaya dirigido, es decir, a quien se dirija el correo deberá
ser quien los conteste a excepción que se encuentre ausente o solicite la
contestación de este por alguien mas.
 Eventos Internos: Fiesta de Navidad, día de la secretaria, Celebración de
aniversario y otros similares dependen, en su definición e inplementación, de la
Jefatura de area.
 Buzón de Sugerencias: Con el fin de retroalimentar los comentarios y sugerencias
de los empleados, se tienen dispuestos un buzón, que es revisado semanalmente
por la dirección de operaciones y Gerencia General.
 Comités Ejecutivo, Económico y Otros; La Gerencia General se reúne
mensualmente con los responsables de cada una de las áreas con el fin de dar
seguimiento a la operación habitual de la compañía y tomar las decisiones y
correctivos necesarios para el buen funcionamiento.
3. Relaciones institucionales y con comunidades:

Busca reforzar los vínculos con las comunidades, reguladores y autoridades en general.

Las relaciones institucionales se realizan por medio de:

 Cumplimiento de las normatividad colombiana: Referente a los organismos

gubernamentales, oficiales y privados que velan por el cumplimiento de las
normas establecidas por Ley, que involucran a toda la organización.

 Participación en Congresos y seminarios: La gerencia general evalúa y propone a

la direccion de Operaciones los congresos y seminarios en los que debe estar
presente la empresa.

4. Marketing Corporativo:

Se define como tal, la gestión de la imagen corporativa de la empresa. Tiene como

público relevante los públicos objetivo que, estratégicamente, se definan en cada
caso.

 Publicidad: La Gerencia define y gestiona los medios publicitarios en los cuales

aparecerá la empresa, con el objetivo de posicionar la compañía y difundir los
servicios que esta presta. La Gerencia ejecuta el presupuesto con el visto bueno de
los socios.

5. Comunicación Financiera:
Hace referencia a las comunicaciones que tienen por destinatarios a los accionistas y al
personal involucrado con el manejo financiero de la compañía.

 Organización de juntas de accionistas:

 Reuniones con analistas financieros
 Se realizaran reuniones semanales para revisión del flujo de caja de la compañía y
revisiones mensuales para el estado de perdidas y ganancias de la misma

IV. INSTRUMENTOS DE COMUNICACIÓN

Los siguientes son los instrumentos de comunicación con que cuenta la Compañía:

1. Carteleras
2. Correo Electrónico
3. Formato reporte tarjeta PARA

Para la implementacion del sistema de gestión integral en OSHAS 18000 se cuenta

con un formato de participación y consulta el cual es llamado formato PARA, el cual
funciona como reporte de riesgo en HSE.

Este debe diligenciarse de la siguiente manera:

*Fecha y hora del reporte: momento en el cual se esta diligenciando el reporte. (ej.
24 de marzo de 2013 – 8:10 AM)
*Nombre y apellido: datos de quien reporta (ej. Maria Martinez)
*Cargo: de quien reporta (ej. Secretaria)
*Area/dpto.: departamento de trabajo (ej. Administracion)
*Ubicación de la observación/conversación: Lugar en donde se realizo el
hallazgo (ej. Almacen)
*Trabajo/condición observado: operación especifica (ej. Almacenamiento)
*Descripcion del caso/ situación: Explicacion del acto en particular, siendo lo mas
especifico y breve posible (ej. El almacenista se encontraba trepado en un estante a
mas de 4 mt de altura sin ningún tipo de protección)
*Si es un incidente cual pudo ser la causa? Cual pudo ser la consecuencia
mas probable?: según el conocimiento propio o la apreciación subjetiva del caso cual
fue la razón por la que ese acto se dio (ej. No existe una escalera para alcanzar los
elementos superiores de la estantería)
*Acciones correctivas inmediatas/comentarios para prevenir reincidencia:
cual son las acciones a realizar para que esta situación no se vuelva a presentar (ej.
Comprar una escalera para que el almacenista pueda llegar a las partes superiores sin
problema, inspecciones de seguridad constantes, compra de un arnes, etc)
* Si es un reconocimiento describa las acciones para animar/continar con el
buen desempeño: si la situación no es de riesgo sino que por el contrario se noto
una acción importante la cual merezca una felicitación, es importante resaltarla en este
espacio. (ej. Felicito al señor pepito perez porque sin estar obligado a hacerlo, levanto
las hojas secas del patio principal con el fin que la fachada de la compañía no se
encontrara deteriorada)
*Comentarios adicionales/observaciones: otros aspectos a tener en cuenta.

Otros instrumentos a tener en cuenta en la comunicación:

Comunicaciones verticales descendentes:

 Ordenes: Consecuencia de las etapas del proceso administrativo.

 Instrucciones: emanan de un jefe y precisa la forma de cómo se debe hacer

algo. Se incluyen las políticas, las reglas y las informaciones.

Comunicación vertical ascendente:

 Sugerencias: Que surgen de los colaboradores o empleados y se

transmiten a los jefes con el fin de mejorar una situación dada. Un sistema
de sugerencias es un procedimiento por el que los empleados pueden
exponer sus ideas o sugerencias para mejorar la eficacia de la empresa. Las
sugerencias son evaluadas después, y se llevarán a cabo las más valiosas,
El motivo del uso de sistemas de sugerencias, es que los empleados están
en la mejor posición para aportar ideas que aumenten la eficacia de su
trabajo.

 Informes de la actividad desarrollada: se incluyen los reportes, las

entrevistas de ingreso, de ajuste, de salida y encuestas de actividad y
actitud.

La información horizontal

 está constituida por los informes y diversos contactos que se establecen

entre los ejecutivos o el personal de un mismo nivel jerárquico, pero de
diferentes departamentos. Abarca juntas, comités, desayunos, juntas de
socios, etc.

Comunicación formal.

 Es la comunicación que la organización, como totalidad, ha regulado. La

comunicación formal define las reglas de comunicación estables en la
organización. Por lo tanto la comunicación formal define el modo en que
cada miembro de la organización ha de comportarse para confirmar el tipo
de relación que han de mantener los miembros de la organización entre sí.

Comunicación informal

 Se forma en torno a las relaciones sociales de los colaboradores y surge

siempre que un miembro siente la necesidad de comunicarse con otro sin
que exista ningún canal formal para ello, o si los que existen son
 inadecuados. Son las interacciones que conforman relaciones no reguladas
por la comunicación formal. Este tipo de comunicación aparece donde la
comunicación formal es insuficiente para las necesidades emocionales y de
información de los miembros de la organización.

El principal medio de comunicación empleado en la comunicación informal

es el cara a cara, la relación interpersonal directa. La empresa es
consciente de la importancia de este tipo de comunicación para conectarse
con el empleado, y podría utilizar un medio de comunicación que le permita
llegar a todos ellos, y que utilizaría con un carácter informal, son los
boletines o revistas de la empresa.

V. Plan de Comunicación

El plan de comunicación de la empresa es el documento de trabajo anual de la

Gerencia General, en el que se establecen los objetivos generales, se determinan las
labores concretas a desarrollar para alcanzar dichos objetivos, se asignan los
responsables de las acciones y las fechas de ejecución.

Se deben tener en cuenta los siguientes ejes estratégicos por lineamiento del Grupo:

1. Imagen de Negocios
2. Estilo Corporativo
3. Compromiso con el entorno
4. Imagen de servicio