Especificaciones.

 Es la enumeración detallada de las características deseadas en un

producto para un uso específico y que puede definirse como una
enumeración detallada de las características deseadas en un
producto para un uso específico.
 El conjunto de especificaciones de todos los productos se
denomina lista de especificaciones.

Criterios para escribir las especificaciones.

Las especificaciones deben ser: — Claras. — Factibles. — Identificables. —

Protectoras. — Justas.

Para considerar que una especificación ha sido bien elaborada, debe tenerse en cuenta que
sea:

a) Clara, sencilla y lo suficientemente específica para que tanto el vendedor como el

comprador identifiquen con facilidad el producto que se requiere.

b) Identificable con productos o calidades actualmente existentes en el mercado.

c) Justa para el vendedor y protectora para el comprador.

d) Capaz de ser cumplida por varios de los que cotizan o licitan, para que permita la
competencia.

Información que deben tener las especificaciones.

En general, toda especificación debe tener la siguiente información:

— Nombre del producto (comercial o m arca) o estándar.

— Grado, marca u otra designación de calidad.

— Cantidad por recipiente, o número aproximado de unidades por libra o kilogramo

(número de unidades por recipiente, si es aplicable).

— Unidad en la cual se basa el precio.

— De acuerdo con el tipo de productos, se puede requerir otra información específica,

por ejemplo: • Alimentos: peso, tamaño, m arca, tamaño del empaque, calidad, grado,
color, edad. Los alimentos pueden clasificarse y organizarse por categorías. • Artículos
de papelería: calidad, tamaño, m arca, color, peso, volumen, empaque, resistencia a la
temperatura. • Artículos de plástico: calidad, tamaño, color, peso, volumen, empaque,
resistencia a la temperatura, m arca. • Artículos de limpieza: como la mayoría de estos
artículos son muy similares en composición química, el principal criterio puede ser el
servicio que brindan los proveedores. • Equipo pequeño, herramientas: material, calibre,
tamaño o medida, operación, acabado. • Vajilla: color, patrón, peso, resistencia a
astillarse, rapidez de secad o — acabado—, estilo, decoloración o m anchado. • Tela: el
uso influencia los criterios. Entre éstos, se pueden mencionar: encogimiento, duración del
color, resistencia, arrugamiento, peso.

Ventajas del uso de las listas de especificaciones.

Las especificaciones son valiosas por varias razones, entre las cuales se pueden
mencionar:

a) Proporcionan una base sólida para realizar la compra; b) todos los que cotizan lo
estarán haciendo por el mismo producto; por tanto, es fácil hacer comparaciones;
c) estandarizan la compra y evitan que se hagan cambios por decisiones personales
de quienes se encargan de dicha compra; y d) eliminan conflictos o malas
interpretaciones de las órdenes de compra y reducen el tiempo de negociación con
los proveedores.

Uso de las especificaciones: Una vez que se hayan elaborado las especificaciones, debe
guardarse una copia maestra y entregar copia a la persona o dependencia encargada de la
compra y al encargado del recibo, así como copias específicas a los diferentes
proveedores.
Permanencia de las especificaciones: Quiere decir que como continuamente hay nuevos
productos y maneras de hacer las cosas, las especificaciones deben revisarse y
actualizarse periódicamente y cada vez que sea necesario.

Políticas de compra: dónde, cómo y a quién comprar.

Una vez que se ha definido el estándar de compra representado en la especificación para

cada uno de los productos que se ajustan a las necesidades y usos del servicio de
alimentación, hay que proceder a determinar dónde, cómo y a quién comprarle, es decir,
definir las políticas de compra.

 Dónde comprar: el mercado.

La compra de productos para los servicios de alimentación se lleva a cabo en el mercado,

que es el medio en el cual se produce un cambio de propiedad del artículo, del productor
o proveedor, al comprador o consumidor.

Los mercados pueden clasificarse por: a) el tipo de producto que expenden por ejemplo,
carne, productos congelados, leche ; b) el agente de mercadeo por ejemplo, procesador,
mayorista ; c) la ubicación primaria, secundaria o local, dependiendo de la ubicación
geográfica.

 Fuentes de suministros.

Determinados tipos de proveedores pueden ofrecer ciertos tipos de productos, y lo que

uno ofrece es diferente de lo que ofrecen otros. Este se verá más adelante se verá cómo
se puede hacer la evaluación y la selección de los proveedores.

 Épocas de cosecha.

Las épocas de cosecha de los diferentes alimentos son muy importantes en el momento
de definir la compra. En los países con estaciones, dichas épocas están ligadas a ellas; en
cambio, en los países tropicales, dependen del periodo del año o de la época de lluvias.

 Alimentos.

Quien vaya a comprar debe tener conocimiento de los alimentos que va a adquirir. Los
principales aspectos que se deben conocer, son:
*Calidad. Tales como: color, tamaño, forma, olor y grado de firmeza, que indican
condición y madurez y que, a su vez, afectan el sabor, la textura y la facilidad de cocción.
La presencia de defectos tales como hendiduras, cortes, daños por insectos o enfermedad,
deformidades y daños mecánicos, indican pérdida de calidad.

*Peso. El peso del producto indica la calidad del mismo; por ejemplo, las frutas que son
pesadas para su tamaño tienen mayores posibilidades de ser más jugosas que las livianas.

*Grados y estándares. Los estándares son medidas de calidad, peso, extensión y valor,
que establecen niveles para las características que constituyen la calidad de los productos.
Y grados que significa; clasificación del mercado para la calidad.

Cómo comprar: métodos de compra.

Una vez que se tienen las especificaciones, se conoce el mercado y se sabe cuánto
comprar, hay que decidir cómo se va a comprar. En general, se puede hacer una compra
informal o formal, de manera independiente u organizacional.

Compra informal: En este tipo de compra se solicitan cotizaciones y se ordenan productos

por teléfono, o personalmente con un vendedor.

Usualmente, se hace por diferentes razones, entre las cuales se encuentran: a) la cantidad
es tan pequeña que no se justifica una compra formal, b) el artículo lo posee únicamente
un vendedor, c) la necesidad del producto es urgente, d) la estabilidad de los precios es
incierta, e) el servicio de alimentación tiene una línea de crédito con uno o con varios
proveedores esto suele ocurrir en servicios de alimentación hospitalarios que tienen un
presupuesto limitado e incierto.

Compra formal: Para hacer una compra formal se recurre bien sea a la licitación pública
o privada a la cotización o a las dos, según los productos.

La licitación culmina, generalmente, en un contrato de determinada duración y

condiciones.
La licitación pública: usualmente se la exige la ley a las instituciones públicas para
comprar determinados productos, cuando su precio excede determinado monto de dinero.
En el caso de alimentos, es aplicable principalmente a productos semiperecibles, en
instituciones grandes.

La licitación privada: se hace cuando el monto de lo que se va a comprar no excede lo

exigido por la ley o en el caso de servicios de alimentación comerciales, cuando se desea
que participen únicamente determinados proveedores que han sido evaluados
previamente.

La cotización se emplea para productos perecibles, los cuales, por la fluctuación de los
precios, se adquieren a los precios corrientes del mercado. Los precios de una cotización
sólo se mantienen por unos pocos días. Las cotizaciones, al igual que la licitación privada,
se solicitan por teléfono o por escrito, y las propuestas deben enviarse por escrito. La lista
de especificaciones debe acompañar toda solicitud de cotización si se quiere tener la
certeza de que todos los proveedores cotizarán el mismo producto o tipo de producto.

El contrato. Éste consiste en un acuerdo entre dos o más partes y en él se lijan las
condiciones, deberes y derechos de los contratantes, en términos de tiempo, precios,
productos, días y forma de despacho, causales de finalización del contrato, renovación y
otros aspectos pertinentes.