Metodologia ASAP

GESTIÓN
EMPRESARIAL
Metodología de Implementación ASAP
1
Casos de Éxito SAP
https://youtu.be/kAklSUIxavM
2
Metodología de Implementación
3
Unidad 2: Metodología de Implementación
Logro
Al finalizar, el alumno domina y critica los factores de éxito de una metodología de
implementación para un sistema empresarial.
Temario
• Metodología ASAP
• Componentes de un proyecto de implementación ERP
• Procedimientos de gestión del proyecto ERP
• Control de riesgos del proyecto ERP
• Control de cambios del proyecto ERP
• Verificación de cumplimiento de objetivos.
• Lanzamiento del proyecto
• Mantenimiento del sistema
• Planeamiento de desarrollo futuro
Hora(s) / Semana(s)
6 horas / 1 Semana
4
Implementando Localmente SAP
https://www.youtube.com/watch?v=F3zhcJ_Eq44&feature=youtu.be
5
¿Qué es
ASAP?
6
¿Qué es ASAP?
ASAP es un acrónimo para la metodología Accelerated SAP, desarrollada por SAP para la ejecución
de proyectos de implementación de sus soluciones de software. Creada para lograr una práctica
estándar en las actividades tanto de consultoría como de logística y otros aspectos necesarios para
que los proyectos de implementación del ERP de la compañía se realizaran con el menor riesgo
posible. Fue evolucionando para abarcar la implementación de las diferentes soluciones de negocios
que SAP ha ido desarrollando, como por ejemplo mySAP CRM, PLM, SCM, SRM, Enterprise Portals, y
otras.
7
¿Qué es ASAP?
8
¿Qué es ASAP?
Project Preparation Business Blueprint Realization Final Preparation Go-Live and Support
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El nombre ASAP pretende dar a entender la posibilidad de realizar implementaciones en tiempos

cortos (juego de palabras con As Soon As Possible), a diferencia de lo que había estado sucediendo
cuando las implementaciones se realizaban sin una metodología estándar, cuando se dibujaban
proyectos que abarcaban años de trabajo, sin entregables definidos, dejando sin cubrir las
expectativas de los clientes o empresas que adoptaban las soluciones, lo cual generaba un ambiente
adverso en los proyectos en cuestión.
9
No todo es éxito
https://youtu.be/Z3rWAB4GAaQ
10
Implementación SAP
SAP Competence Center Maturity Model Evaluation
Business Alignment
People Hardware
& Steering Organization ERP Landscape Software Licences
Education and Infrastructure
Strategic Partner vs Organizational Design SAP Applications License Management
Training Management
Basic Support
Strategic partner on the
Continuous training plan
same level as the Continuous optimization of Long term SAP landscape SAP Licences are actively
optimization; highly Strategic Sourcing of
business, which proactively processes, with adequate strategy is established, negotiated and set up due
Strategic challenges business
motivated, adequately
capacities and optimized accepted and roadmap to the strategic goals of the
Services for Technology
skilled employees acting Operations
processes and brings organizational structure defined organization
and feeling like „one team“
thought leadership
Comprehensive Efficient processes are in
Active management of
communication strategy in place, with adequate Continuous improvement
trainings, regular Continuous licence
place, high degree of capacities and team sizes, of landscape towards Long term technology,
teambuilding events and optimization and
Tactical proactivity regarding
focused use of externals,
organizational set-up standardization and
forecasting process is in
capacity and performance
thinking ahead and supports effective communicated view of management
ensuring knowledge place
challenging of business specialization and future architecture
transfer
processes collaboration
Institutionalized collabor- All relevant processes are Contracts and licence fees
Training plan and effective Virtualization and active
ation with business, clear in place, roles and deputies are managed by a
performance reviews in SAP landscape is centrally management of
Managed service catalog and
place to actively develop
are well defined and teams
managed
dedicated Licence
infrastructure including cost
transparent pricing is in are effectively planned and Manager and licence fees
employees management
place managed are close to benchmark
Key processes are in
Required skills are in Common rules for SAP
Services, pricing and points place, roles are generally The total SAP users and Infrastructure is formally
Defined of contact are defined
general available, externals
defined, with reasonable
landscape standardization
contracts are known standardized and known
used to cover gaps exist and are followed
team structure
People covering basic
Mainly responsive, ad-hoc
requirements, but lacking Basic processes are in
troubleshooting and Various SAP and non SAP Contracts with SAP are set Little focus on and
adequate skills, little focus place, organization is set
Basic technical support; business
on trainings and up in some kind of teams,
systems in place and up and licence cost are awareness of infrastructure
does not know full scope of independently managed transparent topics
development, dependence roles are not well defined
services
on externals
Organization = Org-Chart, Roles and Responsibilities, Processes, FTE capacities SAP Applications = Landscape, Standardization, Usage
People = SAP CC Employees, Externals vs Internals, Skills, Trainings, Performance Review Software Asset Management
Hardware = Performance, Cost; Management; Scalability 11
Implementación SAP
Cuatro pasos para medir el rendimiento
Business Demand / SAP CC Service Alignment Dimensions to look at with Measures and
1 Actions 2
People
Business Demand / Strategy / Value
SAP
Target
Steering
Under Supply
Offered Service
Lack of quality & Over Supply
=
no offering of Cost inefficiencies
Hardware
Org / Proc
Demand
desired services
SAP CC Services Software
4 KPIs and Maturity Rating Activities Matrix as Deliverable 3
Quality improvement
Net Saving1 /
5 mEUR / SAP landscape
KPI Description Current Target high quality improvement harmonisation
Internalise staff
ROI x.xx% +3%
Project portfolio redesign Service orientation

ABC
Return of unused licences
ABC
Hardware operations outsourcing
ABC 1 year 5 years Timeframe

Low risk Medium risk High risk
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¿Qué es ASAP?
1 2 3 4 5
Project Preparation
Durante esta fase, el equipo del proyecto se entrenará en los fundamentos de mySAP ERP y en el mapa de
procedimientos de ASAP, se completará el plan del proyecto de alto nivel y se revisará el esquema del hardware
necesario.
El proyecto se iniciará oficialmente con una reunión de lanzamiento. Esta reunión no es exclusiva del equipo del
proyecto y los consultores del implantador, sino que también para otros miembros clave de la empresa. Este
arranque preparará un escenario propicio para el proyecto destacando la importancia de éste con los objetivos
futuros de la compañía.
Entregables
• Organización del proyecto
• Preparación entorno de trabajo
• Instalación del ERP
• Definición de los objetivos y alcances del proyecto
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¿Qué es ASAP?
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Alcance
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¿Qué es ASAP?
1 2 3 4 5
Cronograma
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¿Qué es ASAP?
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Equipo de Trabajo
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¿Qué es ASAP?
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Equipo de Trabajo
Engagement DT or Utilization
Name Role Description Function Backup Apr-16 May-16 Jun-16 Jul-16 Aug-16 Sep-16 Oct-16
Team Stakeholder Oversight
Resource A PLCR Engagement Team Leader DT LSM-RIM Paul 50% 50% 50% 50% 50% 50% 50%
Resource B PLCR Project Manager DT LSM-RIM Paul 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
Resourec C PLCR IT PM DT IT Barb 50% 50% 50% 50% 50% 50% 50%
Resource D PLCR SME Regulatory Data DT LSM-RIM Barb 60% 60% 60% 60% 60% 60% 60%
SME Regulatory Regional (LOC/TA)
Resource E PLCR EMEA/AP/LA DT Regional-EMEA Jen 80% 80% 80% 80% 80% 80% 80%
Resource F PLCR Regulatory SME Consultant DT Contractor Barb 75% 75% 75% 75% 75% 75% 75%
Resource G PLCR SME CMC POST APPROVAL DT CMC Paul 75% 75% 75% 75% 75% 75% 75%
Resource H PLCR SME CMC POST APPROVAL DT CMC Paul 75% 75% 75% 75% 75% 75% 75%
SME Regulatory Planning &
Resource I PLCR Communication (SPS/PMO) DT LSM-RIM Jen 50% 50% 50% 50% 50% 50% 50%
Reousrce J PLCR SME Regulatory Regional NA & GRL DT TA Jen 50% 50% 50% 50% 50% 50% 50%
Resource K PLCR SME Regulatory AP/Japan/ China DT Regional-AP Barb 50% 50% 50% 50% 50% 50% 50%
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¿Qué es ASAP?
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Acta de Reunión
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¿Qué es ASAP?
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Business Blueprint
El propósito de la fase, es entender las metas del cliente y determinar los procesos de negocio para cumplirlas. En
una reunión de Revisión Ejecutiva, se definirán las metas del grupo, la estructura organizacional y los procesos de
negocio. Otros requerimientos más detallados serán discutidos durante reuniones de trabajo de revisión de cada
uno de los procesos de negocio. Las reuniones de Revisión Ejecutiva y de los procesos de negocio serán
conducidas por los consultores del implantador.
Para verificar el entendimiento de los requerimientos y que se incluyó a todos los involucrados, se prepara un
“Plano” del estado futuro que será presentado a sus ejecutivos para aprobación, incluye diagrama de la
estructura, primer borrador de la definición de los procesos de negocio; y se finalizará el alcance detallado del
proyecto.
Entregables
• Definición de Estructuras Organizativas y datos maestros.
• Definición de Procesos Funcionales.
• Documento Plano de Negocios. 19
¿Qué es ASAP?
1 2 3 4 5
20
¿Qué es ASAP?
1 2 3 4 5
Realization (1 de 3)
Durante esta fase, el equipo del proyecto de su empresa y los consultores del implantador se separarán para
terminar las actividades asignadas. El equipo del proyecto asistirá al entrenamiento de SAP de nivel 2 y 3. El
entrenamiento de SAP se ha organizado alrededor de procesos de negocios. Durante el entrenamiento de nivel 2,
el equipo del proyecto se hará más competente, y comenzará a modelar al sistema mySAP ERP con base en los
requerimientos de una compañía caso. El entrenamiento, también, proporcionará un entendimiento de las
herramientas y ayudas de referencia del sistema; de igual manera, se realizará la integración de sus componentes.
El entrenamiento de nivel 3 ayudará al equipo del proyecto a adquirir conocimientos en tópicos detallados dentro
de los procesos de negocio.
Mientras que el equipo del proyecto está en entrenamiento, los consultores del implantador configurarán los
procesos de negocio definidos en los “planos aprobados”. El sistema configurado reflejará la organización del
cliente y los catálogos maestros; y deberá soportar un flujo totalmente integrado de los procesos del sistema. Una
revisión de los procesos de negocio de su empresa con el equipo del proyecto y con otros usuarios clave de cada
uno de los procesos de negocio permitirá la retroalimentación y confirmación de los “planos aprobados”.
21
¿Qué es ASAP?
1 2 3 4 5
Un sistema que refleje los catálogos maestros y la organización de su empresa proporcionará un beneficio
adicional al equipo del proyecto en el refuerzo del entrenamiento tomado. La configuración de cada proceso de
negocio medular será dividida en por procesos de negocios relacionados. Los flujos de procesos de negocios son
configurados conjuntamente con el desarrollo de reportes, procedimientos de usuarios, escenarios de prueba y
perfiles de seguridad. Los ciclos no sólo proporcionan indicadores para el equipo del proyecto, sino que también
proveen puntos claves para probar y simular partes específicas del proceso global de negocios. Este enfoque
proporciona retroalimentación inmediata, así como el involucramiento de toda la organización a lo largo del ciclo
de vida del proyecto.
Durante los ciclos, el equipo del cliente trabajará estrechamente con los consultores para definir los escenarios
específicos de negocio y excepciones. Enfoque con máxima transferencia de conocimientos permitiendo al equipo
de trabajo repetir la configuración de los procesos medulares del negocio mientras pone a punto el sistema para
tomar en cuenta procesos comunes de negocios. El equipo del proyecto del cliente completará el entrenamiento
detallado de Nivel 3 durante los ciclos.
22
¿Qué es ASAP?
1 2 3 4 5
Como una actividad paralela, son desarrollados y probados los programas de interfaz y conversión, así como los
reportes especiales.
Entregables
• Parametrización del Sistema
• Sistema configurado y probado
• Verificar los prototipos
• Realización de las pruebas ERP
23
¿Qué es ASAP?
1 2 3 4 5
Coordinador Analista Funcional
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¿Qué es ASAP?
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¿Qué es ASAP?
1 2 3 4 5
Final Preparation
El propósito es terminar las pruebas del sistema, entrenar a los usuarios finales y llevar los datos y el sistema a un
ambiente productivo. Las pruebas finales al sistema consisten en probar los procedimientos y programas de
conversión y reportes especiales para fines legales y fiscales, probar los programas de interfaz a los sistemas
actuales, llevar a cabo las pruebas de volumen y estrés, así como las pruebas de aceptación del usuario final. Para
entrenar a los usuarios finales, el equipo entrenará usuarios clave utilizando un método de train to trainer.
Otro propósito es crear una estrategia para la Puesta en Marcha. Identificando la estrategia de conversión de
datos, procedimientos iniciales de auditoría y una estructura de soporte al equipo del proyecto. El último paso en
esta fase es aprobar el sistema y asegurar que el cliente esté listo para la puesta en marcha del Sistema SAP ERP.
Entregables
• Usuarios entrenados
• Sistema listo para ser utilizados por usuarios
• Pruebas de aceptación final
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¿Qué es ASAP?
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¿Qué es ASAP?
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¿Qué es ASAP?
1 2 3 4 5
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¿Qué es ASAP?
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Go-Live & Support

Inmediatamente después de la puesta en marcha, el sistema deberá ser revisado y afinado para asegurar que el
entorno del negocio está completamente soportado. Este proceso involucra no solamente el verificar la precisión
de las transacciones del negocio, sino también, entrevistar informalmente a los usuarios para verificar que sus
necesidades hayan sido satisfechas.
Entregables
• Ingreso al ambiente productivo.
• Resolución de problemas internos con el ERP.
• -Dar soporte a usuarios ante cualquier duda.
30
¿Qué es ASAP?
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31
Control,
Control,
Control 32
Documentos de Gestión
Project has been finished in time with all deliverables agreed covering the planned scope
February March Apr.
05 06 07 08 09 10 11 12 13 14
31.03.2017
Results & creation of final report
Final Report Pres.
Project Management,
Steering Committee & Steering Board 02.02.2017 08.02.2017 15.02.2017 22.02.2017 01.03.2017 09.03.2017 17.03.2017 22.03.2017 29.03.2017 06.04.2017
Business Demand / SAP CC Alignment

20.02.2017 Deep Dive Service Catalog and Pricing Model
Steering / Collaboration
27.02.2017 20.03.2017
People Deep Dive Categorization of staff by importance and loyalty

23.02.2017 13.03.2017
Organization & Processes Deep Dive Organizational Chart

10.03.2017 15.03.2017
ERP Landscape
06.03.2017 27.03.2017
Software Licences
27.02.2017 13.03.2017 20.03.2017
Hardware
27.02.2017
SC Meeting OSB Meeting Milestones
33
Sample Timeline
Mar 10: Draft Major

Mar 18: Finalize Major
Feb 29: Deliverable Baseline
Deliverable Baseline for
Workshop Plan from
Engagement Team
Engagement Team
Week of 26 of 17th
Week Week of 4 Week of 11 Week of 18 Week of 25
Week of 23rd Week of 1 Week ofof
Week 8 30th Week of 15
February March March March March April April April
Mar 21: Launch all

remaining PM Mar 31: Collect first Engagement
Mar 4: PM Tools & Processes
Templates discussion Team Major Deliverable Tracking
(Change Request, Reports
with Engagement Deliverable Acceptance,
Team PM etc.)
Mar 25: Draft Apr 8: Finalize

Resource Plans Resource Plans
34
Seguimiento Semanal
35
Tracking Report
36
Tracking Report
37
Risk / Issue Log
38
Risk / Issue Log
• Once an issue is identified, an action plan should be created by the Engagement Team so that next steps are
clearly defined and transparent
• Action plans should be summarized on the Weekly Risk/Issue Log (“Action Plan” column) and a separate
document can be created if deemed necessary
• Action plans should always include target dates by when actions will be completed
Time to create
Impact Description action plan* Escalation Path
Issue should be addressed immediately because it could significantly impact a
major deliverable and the strategic direction of the transformation. Escalate immediately to Engagement
0 – Critical 2 Working Days
Lead
“This issue is top priority and attention must be called to it immediately.”
Issue should be addressed as soon as possible or a major deliverable / milestone
will be missed and/or additional funding will be required. Escalate during weekly Engagement
1 – High 5 Working Days
Team Tracking meetings
“Unless this issue is resolved, I won’t be able to progress.”
Issue should be addressed as soon as possible or an interim milestone will be
missed and/or additional funding may be required Escalate during weekly Engagement
2 – Medium 10 Working Days
Team Tracking meetings
“I’m fine right now, but this may impact my ability to progress in the near future.”
Issue doesn’t need to be addressed immediately – no milestones will be missed Issue does not need to be escalated –
3 – Low and/or existing funding can be re-allocated 15 Working Days can be monitored within Engagement
“This issue is not impacting my ability to progress.” Team
39
Manejo del Cambio
The change request process ultimately helps controls the program by providing a means to identify and evaluate
changes according to need, resources, and benefit
What is change request?
 A disciplined, well coordinated process to manage changes

to the previously defined scope, baseline schedule or
resources for the project
Scope
 The process by which change requests are approved,
deferred, rejected and managed/integrated into the
program and project plans
Program
Manager
What types of changes need to be controlled?

Schedule Resources
 Any changes to the approved program scope
The interdependencies among scope, schedule, and  Any changes to baseline schedules for Major Deliverables /
milestones
resource changes require an effective and rigorous
change control mechanism to prevent runaway issues  Any significant changes to resources
derailing the overall success of the program
Change Request
Form
40
Manejo del Cambio
Key Components of the Change Request Form:
• Includes:
‒ Description of change
‒ Reason/justification for change
‒ Impact to Scope, Resources, Schedule and/or Budget
• Supporting material should be attached around cause for
change or justification for change request, including new
work estimates, new deliverable deadlines, alternatives
considered, etc.
• Form and supporting material should be submitted via email
to Engagement LEad, who will facilitate the review
• Note: form will contain checkbox to indicate that the change
impacts an existing vendor SOW
• Engagement Lead will be responsible for identifying

appropriate approvers (and will pull-in others for input as
needed)
Change Request
Form
41
¿Qué tan
importante son los
Partners?
42
Elección de Partners
• Comprobar qué la consultora sea un Partner SAP Certificado.

• Evaluar las capacidades con las que cuenta el partner para cada una de las diferentes soluciones
SAP.
• Si está evaluando un servicio de hosting de la aplicación, el partner deberá ser un SAP Hosting
Partner certificado. Esto implica que los procesos del Data Center del partner estén certificados
bajo nuestras estrictas normas de calidad los que le garantizará tener el nivel de servicio
adecuado para gestionar su negocio.
• Verificar que el partner tenga referencias comprobables en implementaciones SAP,
preferentemente en su industria. Ideal sería que se den ambas condiciones. En caso de que así no
lo fuera, asegurarse de que SAP tenga participación en el proyecto cumpliendo un rol de
Asegurador de Calidad (QA) y/o Revisor del Proyecto (Proyect Review).
• Verificar que el partner evalúe la utilización de herramientas SAP para optimizar sus
implantaciones como ser templates preconfigurados y/o Best Practices de soluciones ó industrias.
43
Elección de Partners
• Validar que la metodología que utiliza el partner para implementar nuestras soluciones sea
nuestra propia metodología ASAP ó compatible.
• Solicitar los Currículum Vitae tanto del Project Leader como de los consultores que van a estar
asignados al proyecto, comprobando su experiencia real en proyectos SAP.
• Verificar que el Líder Funcional por parte del partner esté certificado en la solución y versión a
implementar; y que al menos un consultor de los asignados al proyecto estén certificados
también, incluyendo aspectos de localización si correspondiese.
44
Casos de éxito SAP
Fundación Clinica Valle del Lili
https://youtu.be/uSzNW67Q9bQ
45
Con lo anterior
¿Cuáles son las claves de
éxito de una
implementación SAP? 46
Factores Críticos de Exito
• Bajo nivel de patrocinio por parte de la alta dirección

• Falta de conocimiento de los procesos actuales
• Información de mala calidad (no depurada)
• Cultura Organización
• Rotación de personal, la retención es una necesidad.
• Experiencia en integración de sistemas
• Disponibilidad de recursos
• Servicio de soporte post-implantación
47
Amenazas de un proyecto ERP
• Caos en la empresa por mal manejo del proyecto.

• Sub o sobre estimar los alcances del ERP.
• Vulnerabilidad al tener datos valiosos con muy fácil acceso.
• Perder flexibilidad para asimilar nuevas olas tecnológicas.
• Interdependencia de las áreas de una empresa.
• No generar una ventaja competitiva.
48
Qué hacer?
• Establecimiento de criterios específicos para una implementación exitosa

• Desarrollo de un cronograma realista que permita presupuestar adecuadamente el proyecto
• Obtención del compromiso de la alta gerencia hacia el proyecto
• Asignar los recursos necesarios, gente y equipo
• Identificar qué hacer
• Quien debe hacerlo
• Cuándo y cómo se debe hacer
49
Riesgos de una Implementación
• Paquetes de software que no cubren las necesidades básicas.

• Mala migración de datos.
• Involucración parcial de la compañía en el proyecto.
• Salida del patrocinador del proyecto.
• Capacitación insuficiente en el sistema y en nuevos procesos.
• Uso ineficiente de los consultores.
• Administración del cambio no ejecutada o de manera insuficiente.
50
No olvidemos reconocer el problema (N=1)
https://youtu.be/QJCF4Sg_Few
51
Preguntas?
52
La innovación exitosa no es obra del
intelecto, sino de la voluntad.
(Joseph Schumpeter)
53
Takeaways
• ASAP = Accelerated SAP

• No perder el pulso desde la iniciación hasta el go-live.
• Control, control y control.
• No olvidemos el N=1.
54
55
Recursos Relevantes
https://www.slideshare.net/eddai/sap-fico-bbp-sample-document-pdf-new
http://www.isaca.org/Groups/Professional-English/sap-applications/GroupDocuments/
Template_SAPRiskManagement3.0_BusinessBlueprint_1.0.pdf
http://erpselftrainings.com/logiciel/HPBluePrint.pdf
56

Metodologia ASAP

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GESTIÓN

El nombre ASAP pretende dar a entender la posibilidad de realizar implementaciones en tiempos

SAP CC Services Software

4 KPIs and Maturity Rating Activities Matrix as Deliverable 3

Project portfolio redesign Service orientation

ABC 1 year 5 years Timeframe

Coordinador Analista Funcional

Go-Live & Support

Business Demand / SAP CC Alignment

People Deep Dive Categorization of staff by importance and loyalty

Organization & Processes Deep Dive Organizational Chart

SC Meeting OSB Meeting Milestones

Mar 10: Draft Major

Mar 21: Launch all

Mar 25: Draft Apr 8: Finalize

What is change request?

 A disciplined, well coordinated process to manage changes

What types of changes need to be controlled?

Key Components of the Change Request Form:

• Engagement Lead will be responsible for identifying

• Comprobar qué la consultora sea un Partner SAP Certificado.

• Bajo nivel de patrocinio por parte de la alta dirección

• Caos en la empresa por mal manejo del proyecto.

• Establecimiento de criterios específicos para una implementación exitosa

• Paquetes de software que no cubren las necesidades básicas.

• ASAP = Accelerated SAP

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