SADE Fecha: 02/07/01

Doc: C.MPI.FA.09.27
Administración de Fondos Fijos en Sedes y Obras
Rev.: 1
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Emitió Revisó Aprobó

Eduardo Momenti Gerente Director

1. OBJETO

Establecer las normas para la Administración de Fondos Fijos.

2. ALCANCE

Los Fondos Fijos de Sedes, Sectores, Obras propias, UTE y

Consorcios, de SADE SKANSKA.

3. RESPONSABLES

3.1 Vicepresidencias, Direcciones, Gerencias Operativas y Gerentes de

Proyecto
Autorizan la constitución de Fondos Fijos

3.2 Administradores designados de Fondos Fijos

Administran los Fondos Fijos, según normas.

4. PROCEDIMIENTO

4.1 Constitución de Fondos Fijos

El solicitante envía al Sector Tesorería un pedido escrito, en original y copia,
debidamente autorizado, que debe contener:

- Fecha de la solicitud
- Nombre y apellido del Administrador designado
- Fecha requerida de la constitución del Fondo Fijo
- Monto

Las modificaciones en los montos solicitados originalmente requieren ser

autorizados de la misma forma.

Las Vicepresidencias, Direcciones, y Gerencias Operativas, autorizan los Fondos

Fijos dentro de sus respectivos ámbitos.

Los Gerentes de Proyecto autorizan los Fondos Fijos de Obras.

Por razones de distancia o de ejecución de un Proyecto, podrá

solicitarse la Constitución de más de un Fondo Fijo, con los
mismos requisitos y de igual forma que la solicitud original.

El Sector Tesorería recepciona el pedido, retiene el original de la solicitud y emite

un cheque a nombre del Administrador del Fondo Fijo designado, contabilizando la
operación en la cuenta “Fondo Fijo” del Centro de Costo correspondiente

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4.2 Administración
El Fondo Fijo se utiliza para atender gastos menores (que en ningún caso deben
superar la suma de $ 500.- con IVA, (ej: movilidad local, comidas, reparaciones,
franqueos, combustible, etc.)

Los fondos no deben ser utilizados para fines ajenos a la actividad de la Empresa.

Por todo ingreso de dinero o valores, ya sean provenientes

del Personal (devolución de: anticipos, gastos de viaje,
reintegros telefónicos, servicios de comidas de visitas,
etc.) o de terceros (ventas de rezagos, devoluciones de
Proveedores, alquiler de Equipos, remates, etc.) se emite un
Recibo Oficial prenumerado, Formulario F.851. La distribución
de los Recibos es la siguiente:

• Original Persona, Empresa o Entidad que efectúa el

pago.
• Duplicado Adjunto a la carpeta o legajo de la operación.
• Triplicado En el talonario.

En la registración contable de la operación se imputa

directamente el crédito a la cuenta bancaria de la Obra. El
depósito se realiza, a más tardar, el día hábil siguiente.

Los talonarios de Recibos se solicitan al Sector Cobranzas de

DAF. La numeración de los talonarios asignados (no más de 2 –
dos- por solicitante) queda registrado en el Sistema y el
envío se realiza a través del Formulario F.852 “Envío de
Documentación”, que el Receptor debe firmar y remitir al
emisor. De igual forma se devuelven, al final de Obra, los
Recibos no utilizados al Sector Cobranzas.

Los envíos de Fondos de la Sede, las acreditaciones directas

del Banco y los Jornales impagos, no requieren emisión de
Recibos.

No se deben realizar pagos a Proveedores por Fondo Fijo, salvo en

liquidaciones de Rendiciones de Gastos, en los términos del
Procedimiento C.MPI.FA.09.28 Gastos de Viaje, punto 4.3.7.

Los Fondos se guardan en una caja de seguridad o, en su defecto, en una caja

portátil, bajo llave, puesta a buen resguardo, dentro de oficinas u obradores de la
Empresa.

4.2.1 Adelantos para Gastos por Fondo Fijo:

Se otorgan adelantos para pequeños gastos, debiendo quedar en poder del
Administrador del Fondo el formulario “Recibo de Anticipos a Rendir”
(prenumerado), debidamente autorizado, con los datos siguientes:

- Fecha de emisión (no debe ser anterior a 3 días hábiles a su presentación).

- Nombre y apellido del solicitante.
- Monto requerido.

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El Administrador coloca el sello "PAGADO" sobre el formulario y lo incorpora al
Fondo Fijo, hasta la rendición del adelanto.

Los comprobantes que corresponden a Fondo Fijo, son parte

integrante de él, los recibidos contra pagos, son el elemento
que respalda el egreso o la emisión de un cheque.

Los adelantos para viajes por Comisiones laborales, se rigen

por el Procedimiento C.MPI.FA.09.28 Gastos de Viaje.

4.2.2 Rendición de Gastos:

La presentación de comprobantes de gastos se realiza en el formulario "Rendición
de Gastos por Comisiones", dentro de los 3 días hábiles siguientes a la finalización
de la Comisión, debidamente autorizado, donde debe constar:

- Fecha de la Rendición
- Apellido y nombre del beneficiario
- Concepto del gasto y/o destino de la comisión
- Imputación contable.

Al formulario se adjuntan los comprobantes (facturas, tickets, etc.).

Contra la recepción de la Rendición, el Administrador del fondo entrega/recibe los

montos faltantes/sobrantes y coloca el sello "PAGADO" sobre todos los
documentos, procediendo a la entrega del vale al solicitante.

4.3 Reposición de Fondos Fijo

Cuando se haya agotado mas del 70% del fondo, o en su defecto, en oportunidad
del cierre contable mensual obligatoriamente, el Administrador del Fondo
contabiliza los comprobantes y genera una Orden de Pago a su nombre (o a
nombre de quién designe por escrito) y el cheque correspondiente, que entrega al
aprobador y apoderado.

Cobrado el cheque, integra el monto en el Fondo fijo.

4.4 Cancelación del Fondo Fijo

La solicitud de cancelación del Fondo Fijo, se realiza mediante una nota similar, en
su contenido y aprobaciones, a la indicada para su constitución.
El Administrador de Fondo efectúa la ultima liquidación, y deposita el dinero
sobrante en el Banco respectivo (cuenta bancaria de SADE SKANSKA).
El dinero sobrante por cancelación de Fondos de Sedes, debe ser depositado en
cuentas bancarias administradas por el Sector Tesorería de la Sede.
El Administrador del Fondo entrega el original de la boleta de depósito al Sector
Tesorería de Sede, mediante una nota que se hace recepcionar, y que adjunta a la
última liquidación.

4.5 Control (Arqueo)

Periódicamente, y como mínimo cada 15 (quince) días y en
oportunidad del cierre contable de cada mes, debe realizarse
el Arqueo del Fondo Fijo.
Si los movimientos son numerosos e importantes, el
Responsable Administrativo, el Jefe de Obra o el Gerente de

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Proyecto, pueden determinar la necesidad de realizar Arqueos
diarios.

El Arqueo se realiza completando el formulario “Arqueo de Caja”

(Fo.FA.09.27.01.Rev.1) detallando:
• Comprobantes por anticipos a rendir (viajes, comisiones, etc).
• Comprobantes pendientes de reposición.
• Todo otro documento integrante del Fondo.
• Dinero en efectivo.
La suma del detalle debe ser equivalente al monto del Fondo
Fijo, siendo el Administrador del mismo responsable de ello.

El superior del titular del Fondo Fijo realiza Arqueos

periódicos y sorpresivos.

5. REFERENCIAS

C.MPI.FA.09.28 Gastos de Viaje

5.1 Adjuntos

Fo.FA.09.27.01.Rev.1 Arqueo de Caja

Fa.09.27-Rev1_Procedimiento.doc