DOCUMENTOS E ARQUIVOS - Educacao PDF

PLANIFICAÇÃO
ORÇAMENTAÇÃO
EXECUÇÃO
MONITORIA
AVALIAÇÃO INSTITUIÇÃO RESPONSÁVEL
República de Moçambique
Ministério da Educação | MINED
Direcção de Recursos Humanos
Maria Celeste Onions Chitará
Direcção de Planificação e Cooperação
Manuel Rego
Coordenação e edição Valéria Salles

Conceito gráfico e didáctico Ana Alécia
Lyman, Valéria Salles e Zenete França
Produção gráfica Ana Alécia Lyman
Revisão do texto Viriato Castelo-Branco
Capa Maria Carolina Sampaio
Ilustrações Melchior Ferreira
AUTORES
Gregório Pililão
DOCUMENTOS E ARQUIVOS Pedro Domingos Tomás
REVISÃO TÉCNICA
ISBN 978-989-96885-2-0
(em ordem alfabética)
Moçambique, 2013
Adélio Manguana Gregório, Adla Lima
Barreto, Artimiza Gonzaga, Arlanza
Eduardo Sabino Dias, Azélia Baptista,
Para contactos, comentários e
Delfina Vilanculos, Eduardo Buller, Eva Rux,
esclarecimentos
Fabião Eusébio Nhatsave, Hélder Monteiro,
L_modulos_poema@mined.gov.mz
Lígia Lundo, Marta Amone, Samuel Tobias
Mateus, Susanne Guamba, Tomás Timba
APOIO INSTITUCIONAL Sobre o uso do género masculino

Ministério da Função Pública e feminino no texto
CEDIMO - Centro de Documentação e A tradição da língua Portuguesa impõe o uso
Informação de Moçambique do gênero masculino como “neutro”. Assim
Arlanza Eduardo Sabino Dias em todos os Módulos POEMA da Educação
adoptámos o masculino como “neutro”, mas
GIZ - Cooperação Alemã para o expressamos aqui a nossa vontade de que o
Desenvolvimento uso do feminino fosse tão tradicional quanto o
Programa Boa Governação Financeira do masculino como neutro em nossa língua.
Pro-Educação
Préfacio
A obra que tenho o ensejo de prefaciar enquadra-se na orientação que assumimos e

preservamos: “Vamos aprender - construindo competências para um Moçambique em
constante desenvolvimento”. Trata-se de um dispositivo que pretende reforçar a capa-
cidade técnica dos gestores da educação e está em consonância com os objectivos de
desenvolvimento institucional constantes no Plano Estratégico da Educação 2012 - 2016,
assim como nos objectivos da Reforma do Sector Público em Moçambique.
A série de módulos de capacitação POEMA - com temas ligados à gestão descentralizada

do sector - tem apoiado o Ministério da Educação (MINED) a levar aos distritos e pro-
víncias do país uma formação profissional específica, visando oferecer aos gestores da
educação conhecimentos e instrumentos para o exercício cabal das acções no domínio
da Planificação, Execução, Orçamentação, Monitoria e Avaliação.
Os módulos POEMA utilizam uma abordagem didáctica que privilegia a prática e a refle-
xão com base em desafios reais. Por conseguinte, são um poderoso instrumento para ini-
ciação dos gestores do nível descentralizado nos meandros da administração do sector,
bem como para actualizar e consolidar os conhecimentos dos gestores mais experientes.
Importa mencionar que os módulos POEMA contêm, ainda, uma biblioteca com os docu-
mentos relacionados com os temas abordados.
Os módulos POEMA são produto de um esforço conjugado de técnicos e especialistas

de vários sectores e instituições. Este volume sobre os Documentos e Arquivos foi de-
senvolvido em colaboração estreita com o Centro de Documentação de Moçambique
(CEDIMO), instituição adstrita ao Ministério da Função Pública. Contou igualmente com o
conhecimento especializado de autores e técnicos que o testaram no terreno.
Faço votos de que este volume Documentos e Arquivos complemente os demais módu-
los POEMA e nos inspire na prestação, cada vez mais, de um serviço profissional em prol
de uma educação de qualidade.
Augusto Jone Luís

O Ministro da Educação
POEMA: o que é? Aos distritos vêm sendo atribuídos de forma progressiva recursos e responsabili-
dades que pertenciam há até pouco tempo aos níveis superiores de governação.
Este é um processo de mudança que está a gerar desafios constantes para os
técnicos gestores dos distritos, uma vez que esses se vêem confrontados com
Além do sentido conhecido – uma peça literária em formato poético – POEMA é novas tarefas e atribuições de forma crescente.
uma abreviação composta pelas letras iniciais dos principais processos do ciclo
de gestão no sector público em Moçambique: planificação, orçamentação, exe- Nos distritos, o sector da Educação é gerido pelos Serviços Distritais de Edu-
cução, monitoria e avaliação. POEMA é para todos os sectores do Governo. cação, Juventude e Tecnologia (SDEJT). Cabe aos distritos (alinea 6 do Artigo
46 do Decreto 11/2005) “garantir o bom funcionamento dos estabelecimen-
Estes módulos de capacitação em POEMA podem ser utilizados por técnicos a tos de ensino; promover a luta contra o analfabetismo e promover a ligação
todos os níveis da administração pública. No entanto, sendo uma iniciativa do escola-comunidade”.
sector da Educação, a maioria dos exemplos que aqui figuram está a ele relacio-
nada: trata-se do maior sector do governo Moçambicano, tanto em volume de Segundo o Plano Estratégico da Educação (PEE) 2012-2016, a optimização
recursos quanto em número de funcionários. do ciclo POEMA tem como objectivos:
A Educação, hoje, em Moçambique, é principalmente responsabilidade do sec- i) a descentralização da tomada de decisões na gestão para melhorar o
tor público, com alguma presença - em crescimento - do sector privado. acesso ao sistema de ensino e a qualidade da aprendizagem;
O Ministério da Educação (MINED) tem a função principal de planificar, orçamen- ii) a profissionalização do sistema e dos seus funcionários;
tar e supervisar a implementação das políticas do sector - definidas no Sistema iii) a transparência e a responsabilização na alocação e aplicação dos re-
Nacional de Educação (SNE - Lei 6/92, de 6 de Maio) e no Plano Estratégico da cursos disponíveis.
Educação.
Nas províncias, as Direcções Provinciais de Educação e Cultura (DPEC) têm o pa- Entre as prioridades para os próximos anos estão:
pel principal de gerir a implementação das actividades de forma a se alcançar os
objectivos nacionais do sector da Educação, reduzindo as disparidades entre os • o desenvolvimento e gestão profissional dos recursos humanos;
distritos. • a observação de padrões de qualidade da Educação;
As DPEC têm o papel de monitorar • a harmonização e integração dos processos e instrumentos da planifica-
as tendências históricas da provín- ção, orçamentação, execução, monitoria e avaliação (POEMA).
cia através dos indicadores e me-
tas, identificar pontos de estran-
gulamento, buscar as soluções Os módulos de capacitação em POEMA
mais eficazes e de melhor rela-
Os módulos de capacitação em POEMA para gestores do sistema de Educação
ção entre o custo e o benefício.
em Moçambique são o resultado de um trabalho de uma equipa multi-sectorial,
As DPEC são também o canal de multi-institucional e que conta com a participação de especialistas do gover-
coordenação com outros sectores no e fora dele. Os módulos são publicados como uma série de temas, em dois
provinciais para fazer constar nos formatos:
planos territoriais (província e dis- • módulos de capacitação publicados no formato de livros;
tritos) os principais objectivos e
metas específicas da Educação. • módulos de auto-capacitação publicados no formato de DVD.
2 | INTRODUÇÃO - DOCUMENTOS E ARQUIVOS MÓDULOS DE CAPACITAÇÃO EM POEMA | 3

Os módulos de capacitação POEMA inserem-se nas prioridades do PEE: Para auto-instrução
• os temas e os elementos do ciclo da gestão pública são interrelacionados Os módulos POEMA também existem em formato de auto-aprendizagem. Fo-
e alinhados; ram publicados até agora 5 temas, num total de 94 horas de formação:
• a abordagem didáctica é voltada para a realidade no terreno; • Planificação e Orçamentação;
• os gestores distritais participam tanto no desenvolvimento dos materiais • Gestão do Património;
quanto na testagem metodológica;
• Recursos Humanos;
• o princípio filosófico dos módulos POEMA é o da harmonização e integra-
ção de instrumentos de gestão sectoriais e territoriais; • Monitoria e Avaliação;
• o objectivo principal é o da profissionalização dos gestores do sector da • Habilidades Informáticas.

Educação.
A melhoria da qualidade dos serviços prestados pelos quadros do Governo Mo- Perguntas, comentários e correspondências sobre POEMA podem ser enviados
çambicano é um dos objectivos da Reforma do Sector Público, liderada pelo Mi- para o Ministério da Educação, utilizando o endereço electrónico:
nistério da Função Pública, e implementada por todas as instituições sectoriais L_modulos_poema@mined.gov.mz
e territoriais.
Para saber ainda mais sobre POEMA, visite
Para facilitadores e supervisores www.poema-educacao-mocambique.blogspot.com
Os livros POEMA, como este que o leitor tem nas mãos, são destinados à rea-
lização de eventos com a presença de facilitadores. Eles contêm sínteses dos
conteúdos relacionados com os seus temas principais, e orientações para a or-
ganização e facilitação de sessões de capacitação. Os facilitadores contam com
instrumentos pedagógicos tais como exercícios e respostas baseados na reali- Perfil do facilitador do Módulo POEMA Documentos e Arquivos
dade da Administração Pública, material para distribuição aos participantes dos
O facilitador deste módulo deveria conhecer a estrutura e organização
eventos, além de apresentações em power point que podem ser adaptadas a
da Administração Pública em Moçambique, bem como o seu Sistema
diferentes situações, e assim também apoiar o processo de supervisão técnica
Nacional de Arquivos do Estado. É desejável que tenha
no terreno. Os livros POEMA contêm ainda um manual orientador em técnicas
alguma experiência de trabalho na secretaria ou num
de facilitação.
sector de arquivo numa instituição pública.
Será adequado que o facilitador tenha conheci-

mento dos conteúdos de todas as sessões a partir
do seu estudo, e que tenha convidado – para as
sessões específicas, se necessário – técnicos
conhecedores de alguns dos temas espe-
cíficos do módulo, tais como o plano de
classificação de documentos e as regras para
a organização dos processos individuais.

Índice
Orientações para o facilitador 8
Série Capacitação Descentalizada em POEMA
Objectivos 11
Sessão 1 13
Planificação e Orçamentação A gestão de documentos e arquivos no ciclo POEMA
Sessão 2 23
Correspondências: o tipo de documento mais comum nas instituições
Gestão de Património
Sessão 3 46
Documentando a circulação de documentos nos livros de registo
Recursos Humanos Sessão 4 64

Plano de Classificação de Documentos
Sessão 5 81
O arquivo de documentos na Administração Pública
Monitoria e Avaliação
Sessão 6 98
O caso específico dos processos individuais
Habilidades Informáticas Sessão 7 115

Soluções locais para produção de pastas de arquivo
Compromisso de Acção do Participante 128

Documentos e Arquivos Questionário de avaliação 129
Respostas dos exercícios 131
Gestão de Empreitada O Manual do Facilitador 143
Equipa de realização 166

Orientações para o facilitador Durante o evento
O facilitador é responsável por criar um ambiente alegre, interessante e
Antes do evento motivador
O facilitador é responsável pela preparação

Para uma facilitação de sucesso:
do evento de capacitação
• Comece o dia apresentando:
Aqui estão as principais acções necessárias: • Os objectivos
• Conhecer o perfil e o número de participantes e as condições do local da • O horário e a sequência das actividades
capacitação. • Faça uma recapitulação do que já tiver sido feito até aquele momento.
• Capacitar-se, lendo com cuidado os conteúdos, as orientações para a facilitação, os • Comece e termine na hora combinada, gerindo o tempo sabiamente.
exercícios e as respectivas respostas.
• Mantenha as apresentações breves e interactivas; encoraje os participantes a fa-
• Verificar se as apresentações em PowerPoint são adequadas ao perfil dos zerem perguntas durante e no fim das apresentações.
participantes e adaptá-las caso seja necessário.
• Siga as instruções propostas nos exercícios e use técnicas diferentes durante os
• Preparar cartazes com os conteúdos das apresentações em PowerPoint se não debates para manter a participação activa dos participantes.
houver energia eléctrica ou um projector (data show) no local da capacitação.
• Dê atenção permanente ao grupo, especialmente quando os relatores estiverem a
apresentar os resultados dos trabalhos de grupo, assim aumentando a motivação
Atenção: os slides reproduzidos neste volume são apenas para orientação! As dos participantes.
apresentações em PowerPoint estão disponíveis em formato electrónico no
CD para o facilitador, na capa deste livro. Adaptar qualquer material que seja • Dê o tempo necessário para os participantes executarem os exercícios e para as
necessário, tomando em conta as características locais e dos participantes. discussões interactivas.
• Mostre alegria e prazer em ajudar os participantes a aprender. Seja paciente e
• Adaptar e preparar os materiais indicados em cada sessão, tomando em conta as tolerante.
características locais e dos participantes. Cada participante deve receber o material • Permaneça atento e saiba ouvir bem e dar valor às contribuições dos participantes.
completo da capacitação, ou seja, uma cópia deste livro. No caso disto não ser
possível, a alternativa é produzir fotocópias dos materiais a serem distribuídos, • Elogie os participantes pelos seus esforços e pela sua participação.
distribuir pasta para arquivá-las, e um CD contendo a versão electrónica dos • Seja um facilitador da aprendizagem e não um professor: um profissional compe-
materiais. tente, seguro, cheio de motivação e entusiasmo pela matéria!
• Coordenar com os promotores da capacitação para verificar se os participantes
receberam informações prévias, o programa, ou outra informação necessária. Utilize o ciclo de aprendizagem vivencial
Verificar como será a abertura oficial do evento. A abordagem de capacitação em POEMA da Educação é baseada na aprendizagem par-
ticipativa e focalizada no participante. Esta abordagem envolve uma experiência activa,
• Preparar uma lista de participantes para controlo das presenças.
seguida pelo processo de rever, reflectir, e aplicar o aprendido através da experiência e
• Preparar os certificados a serem preenchidos e entregues no fim da capacitação. da prática.
• Preparar a sala de trabalho: projector, computador, cartazes, cadeiras, etc. O ciclo de aprendizagem vivencial promove o desenvolvimento de habilidades porque
os participantes usam lições do seu próprio ambiente de trabalho quando consideram
Há materiais preparados para o facilitador para todas as sessões de todos os questões como “o que eu posso ou o que eu devo fazer diferentemente no meu traba-
módulos. Eles se encontram no CD que acompanha este livro. No texto dos lho, como resultado deste evento de capacitação”. O facilitador vai encontrar em cada
módulos, os arquivos electrónicos estão indicados em letras vermelhas. Por módulo orientações claras de como implementar esta abordagem.
exemplo: DA-Sessao3-sintese.doc. O facilitador deve conhecer todos esses
documentos como parte de sua preparação, e preparar as cópias necessárias, Orientações detalhadas para o facilitador podem ser encontradas no Manual do
indicadas nas orientações para cada sessão. Facilitador, disponível no CD sob o título: Manual-do-Facilitador.pdf

Documentos e Arquivos Objectivos do Módulo
Bom dia chefe! O senhor Cândido,
da Secretaria Distrital, ligou-me
esta manhã. Perguntou se já
Veja lá no livro de registo Reforçar conhecimentos e habilidades para a aplicação das regras de gestão de
de correspondência entrada.
recebemos a convocatória para documentos e arquivos estabelecidas pelo Sistema Nacional de Arquivos do
a reunião de balanço do PES?
Tenho aqui a referência da carta... Estado, no Decreto nº 36/2007, de 27 de Agosto.
No final do módulo, os participantes serão capazes de produzir, enviar, receber, e

arquivar documentos e de organizar os arquivos das instituições da Administra-
ção Pública, de forma a optimizar a qualidade da prestação de serviços públicos
aos cidadãos.
Resumo das competências que se espera sejam adquiridas pelos participantes (15 horas)
Sessão 1 Relacionar a boa gestão de documentos e arquivos Página 13
A gestão de documentos e na optimização do ciclo POEMA da Administração Tempo:
arquivos no ciclo POEMA Pública 2 horas
1 hora depois Ah…encontrei o registo Quem foi que registou A carta entrou há duas
de entrada da carta a entrada? semanas, no dia 28 de Abril.
no livro de registo, Quando é que foi? Foi a sra. Olga que recebeu. Sessão 2 Elaborar tipos de correspondências utilizadas na Página 23
Senhora Armanda!
mas nas pastas Correspondências: o tipo Administração Pública, com a estrutura exigida pelos Tempo:
Localizou a carta
de arquivo não achei.
da Secretaria Distrital? de documento mais co- regulamentos 2 horas
mum nas instituições
Sessão 3 Realizar os procedimentos de envio e recepção de Página 46

Documentando a circula- documentos, de acordo com as regras da Adminis- Tempo:
ção de documentos nos tração Pública 2 horas
livros de registo
Sessão 4 Utilizar o plano de classificação de documen- Página 64

Plano de Classificação de tos e a estrutura dos seus códigos na gestão de Tempo:
Documentos documentos 2 horas
Sessão 5 Utilizar os códigos do plano de classificação de Página 81

O arquivo de documentos documentos na identificação das pastas e fazer uso Tempo:
Eu? Quando? Deixa ver!... 5 Minutos depois na Administração Pública da tabela de temporalidade no processo de guarda e 2 horas
Então esta carta não está nas O livro de protocolo interno não foi arquivo de documentos
pastas?! Verifique o registo preenchido. Se não encontrarmos a carta,
no livro de protocolo interno! teremos de solicitar ao Cândido que nos Sessão 6 Aplicar as regras da organização dos processos Página 98
envie o convite mais uma vez...
O caso específico dos individuais na instituição Tempo:
processos individuais 2 ½ horas
Sessão 7 Produzir pastas de arquivo alternativas às pastas Página 115

Soluções locais para convencionais, reciclando material local Tempo:
produção de pastas de 2 ½ horas
arquivo
Pr nte
ot r
I
oc no
ól
o
Temos que melhorar a nossa gestão

de documentos e arquivos.
Ainda bem que vamos todos à
capacitação POEMA no próximo mês!

Sessão 1
A gestão de documentos e arquivos no
ciclo POEMA
Índice da sessão
Resumo didáctico da sessão 13

1.1 Objectivos: Apresentação dos objectivos do módulo e das sessões 15
1.2 Interacção: Apresentação dos participantes e abertura da sessão 17
1.3 Contextualização: A gestão de documentos e arquivos no ciclo 19
POEMA
1.4 Síntese: A gestão de documentos e arquivos no ciclo POEMA 20
1.5 Encerramento: Reflexão conjunta e conclusão 22
Resumo didáctico da sessão

Objectivo: participantes serão capazes de explicar a relevância da orga-
nização de documentos e arquivos para o ciclo POEMA da Administração
Pública.
Tempo total necessário: 2 horas
Material necessário:
• Cópias do texto da síntese: “A gestão de documentos e arquivos no ciclo
POEMA”. DA-S1-sintese.doc
• Espaço fora da sala de trabalhos.
• Folhas de papel gigante e marcadores de feltro ou canetas grossas.
• Computador e projector, ou cartazes preparados com as apresentações.
12 | SESSÃO 1 - DOCUMENTOS E ARQUIVOS MÓDULOS DE CAPACITAÇÃO EM POEMA | 13

Sequência da aprendizagem 1.1 Objectivos
Passos Objectivos Métodos Apresentação dos objectivos do módulo e das
10 min Nota de boas Motivar os partici- Mensagem de boas vindas sessões
vindas pantes a participar e palavras de abertura ditas
activamente nos por um responsável da
trabalhos instituição (ou território) Em seguida ao momento de abertura e boas vindas, o facilita-
onde tem lugar o encontro dor apresenta os objectivos do módulo Documentos e Arquivos
e das suas sessões, apresentando os slides abaixo:
10 min Apresentação Enquadrar os partici- Apresentação em slides ou DA-S1-objectivos.ppt
dos objectivos pantes nos objecti- em cartazes
do módulo e das vos do módulo e da DA-S1-objectivos.ppt
sessões sessão
60 min Interacção entre Relacionar conceitos Organização dos partici-

os participantes e de gestão de docu- pantes em grupos de 4 a
as palavras-chave mentos na Adminis- 5 para execução de uma
do assunto do tração Pública tarefa
módulo
25 min Contextualização Contextualizar a Visualização de slides e

gestão de documen- distribuição da síntese da
tos e arquivos no apresentação
ciclo POEMA da Ad- DA-S1-sintese.doc
ministração Pública DA-S1-contextualizacao.
ppt
15 min Reflexão e encer- Preparar os par- Reflexão participativa,

ramento ticipantes para que encorajamento à partilha
explorem os con- voluntária de experências.
teúdos das sessões
seguintes

1.2 Interacção Fase 3: 20 minutos
3. O facilitador explica que cada um dos participantes deverá caminhar até

Apresentação dos participantes e abertura da qualquer um dos cartazes, sendo a lotação de cada painel de 4 ou 5 partici-
sessão pantes (dependendo do número total de participantes).
4. De seguida, o facilitador solicitará que cada grupo retire o cartaz de cober-

tura e que discuta o significado das palavras escritas no cartaz desvendado.
Fase 1: 10 minutos
5. A tarefa de cada um dos grupos consiste em “formar uma frase utilizando
1. Depois de terminada a apresentação dos slides e o esclarecimento de
as 3 palavras escritas no cartaz”. Cada grupo deverá escrever de forma legí-
dúvidas sobre os objectivos do módulo e das sessões, o facilitador convida
vel a sua frase no papel branco que cobria o cartaz, utilizando os marcado-
os participantes a se apresentarem individualmente, dizendo o nome, a
res distribuídos, para depois apresentá-la aos outros grupos.
instituição em que trabalham e as funções que nela exercem.
Fase 4: 15 minutos
Fase 2: 5 minutos
6. No final do tempo definido, o facilitador solicitará que cada um dos grupos
2. Em seguida, o facilitador convidará os participantes a se retirarem para um
apresente a sua frase.
espaço livre, onde estarão expostos 5 a 6 cartazes, contendo palavras co-
bertas com um outro cartaz, em branco. Observe as palavras sugeridas para 7. O facilitador apoiará os restantes grupos a colocarem questões sobre a fra-
cada cartaz, no quadro que se segue. se proposta, e se for necessário ajudará o grupo que apresenta a melhorar
a sua frase. O facilitador orienta a discussão de modo a introduzir a ideia de
que a boa organização dos documentos é imprescindível para a eficiência
da Administração Pública e para a prestação de serviços de qualidade aos
cidadãos.
Administração Pública Utente do serviço público
Memória Qualidade Fase 5: 10 minutos
Arquivo Tempo 8. No final do tempo concedido para a tarefa, o facilitador pede a um ou dois
participantes a sua opinião sobre o exercício: o que aprenderam com ele?
9. Para continuar, o facilitador convidará os participantes a regressarem à sala

Gestão Objectivos de trabalho para iniciar a sessão 1 do módulo Documentos e Arquivos.
Legalidade Comunicação
Transparência Eficiência
Confidencialidade Funcionário do Estado

Segurança Processo individual
Organização Satisfação

1.3 Contextualização 1.4 Síntese
A gestão de documentos e arquivos no ciclo A gestão de documentos e arquivos no ciclo

POEMA POEMA
Para iniciar os trabalhos, o facilitador distribuirá cópias da síntese da sessão. POEMA é uma palavra formada pelas letras iniciais dos elementos-chave do ciclo de
DA-S1-sintese.doc Em seguida, o facilitador apresentará os slides com o con- gestão do sector público: Planificação, Orçamentação, Execução, Monitoria e Avalia-
teúdo da sessão 1. DA-S1-contextualizacao.ppt ção. Este ciclo de gestão realiza-se com o apoio de elementos tais como a gestão de
recursos humanos, a gestão do património, o sistema de contabilidade, a gestão de
documentos e de arquivos, dentre outros. Para a realização do ciclo POEMA inter-
vêm também elementos de condução, tais como, a gestão e liderança, os mecanis-
mos de parcerias e os de coordenação. O ciclo POEMA pode ser ilustrado pela figura
apresentada abaixo:
DOCUMENTOS DO
S CU
TO M
EN EN
M
U TO
C
O S
1. Avaliação do período
D
anterior e diagnóstico da
situação actual
D
S
OC
U M E NT O
5. Implementação do plano
2. Definição da situação
e monitoria das actividades
UMENTO
e da execução financeira futura desejada
POEMA
OC
4. Elaboração de uma 3. Identificação das
proposta do plano e do actividades e determinação
S
D
orçamento dos recursos necessários
D
S O
C
TO U
E N M
EN
UM C TO
DO S
DOCUMENTOS
1. A fase de avaliação do período anterior e diagnóstico da presente situação inclui

uma reflexão colectiva e participativa sobre os progressos feitos na implementação
dos planos da instituição e sobre os pontos fortes e fracos em geral. Esta reflexão é
baseada na análise dos relatórios de supervisão do ano anterior e do ano corrente e
na análise dos dados estatísticos e de outras fontes de informação. Toda esta docu-
mentação deverá estar bem organizada nos seus devidos arquivos. Investigam-se
também as disparidades existentes nas situações dentro do distrito, o que só poderá
ser feito se a documentação estiver bem organizada. A análise da situação pode in-

cluir perguntas como, por exemplo: será que existe alguma relação entre o bom ou 1.5 Encerramento
mau desempenho da escola e a organização dos seus documentos e arquivos? Será
possível que a qualidade dos serviços prestados esteja a ser afectada pela organi- Reflexão conjunta e conclusão
zação incorrecta dos documentos da instituição? Será que os SDEJT não usam os
relatórios da supervisão por não estarem bem organizados e disponíveis? No final da sessão, o facilitador pedirá a um ou dois participantes para partilha-
2. Nesta fase, define-se a situação pretendida para o futuro, identificando objecti- rem a sua opinão sobre a importância dos documentos no seu local de trabalho.
vos e metas para o período seguinte. Tomando em conta que os recursos são sempre Poderá perguntar, por exemplo: “Com que frequência procura documentos e
limitados, as metas devem estabelecer o que é prioritário, à luz dos objectivos estra- não os encontra? Como se sente em relação a isso?”; “Qual seria o seu sentimen-
tégicos do sector (indicados no Plano Estratégico da Educação). Por exemplo: como to ao entrar numa sala em que os papéis e documentos estão acumulados e
se pretende melhorar a organização dos processos individuais dos funcionários e empoeirados? O que diria a um outro colega sobre isso?”.
agentes a trabalhar no distrito? Quais são os passos necessários para o desenvolvi- O facilitador solicita a dois participantes para que reflictam sobre os assuntos por
mento de um banco electrónico de dados dos funcionários, para facilitar a planifica- eles considerados mais importantes ao longo da sessão. Poderá usar perguntas
ção e orçamentação das progressões e promoções? (Consulte sobre este assunto o como: “Qual foi o momento nesta sessão de estudo em que sentiu que os con-
módulo POEMA Recursos Humanos.) teúdos eram mais próximos da sua realidade?”; “Que lições desta sessão levará
3. Nesta etapa, as actividades e os recursos humanos, materiais e financeiros ne- para casa?”.
cessários para executá-las são identificados de forma participativa e pormenorizada. O facilitador agradece a todos por estarem juntos neste evento de relevância
4. Segue-se a elaboração de um plano e proposta do orçamento, que incluem um para a melhoria da qualidade de prestação de serviço na instituição pública a
cronograma de implementação, e que se materializam no PES - Plano Económico e que pertencem. Em seguida, convida a todos para avançar para a próxima ses-
Social e na proposta de orçamento do sector para o Governo territorial (distrital, pro- são, usando as seguintes palavras:
vincial ou nacional). No sector da Educação, segue-se a elaboração de uma proposta
de PdA - Programa de Actividades, e o orçamento correspondente.
“Nesta sessão, pudemos perceber que a Adminis-
5. O ciclo POEMA completa-se com a implementação e com a monitoria do que tração Pública precisa de documentos e arquivos
foi executado, tanto em termos das actividades quanto da execução financeira. A bem organizados para poder realizar seu trabalho
implementação orienta-se pelo objectivo de reduzir as disparidades entre mulheres com eficiência e qualidade, servindo ao bem pú-
e homens, e entre as ZIP e escolas, dentro do distrito. Na implementação, faz-se o blico, de forma a criar um ambiente de legalidade
acompanhamento colectivo e participativo da execução das actividades e do uso e transparência, fundamentos da boa governa-
dos recursos, cujo processo é denominado de monitoria. ção. Cuidar bem dos documentos e dos arquivos
implica uma mudança de comportamento. Se os
A avaliação dos resultados alcançados tem lugar no momento em que o ciclo POEMA tratarmos apenas como papéis, estaremos a des-
reinicia, por forma a apoiar o diagnóstico. valorizar a sua importância. Os documentos orga-
nizados em arquivos são a base da administração
A implementação de cada uma das fases do ciclo POEMA implica a revisão e a con- do Estado e da memória institucional. Podemos
sulta de documentos elaborados. Para melhorar a eficácia do trabalho, é importante assim perceber a importância da contribuição de
estabelecer uma administração cuidadosa na base de uma boa produção, ordenação cada um de nós no seu cuidado e conservação. Na
e arquivo dos documentos. A Administração Pública forma, expressa e realiza a sua próxima sessão, identificaremos os momentos em
vontade produzindo documentos! que se elaboram documentos numa instituição
pública, e trataremos especificamente das corres-
Sua contribuição é fundamental para a melhoria da Educação no país. Faça bom pro-
pondências. Vamos à sessão 2!”
veito do módulo POEMA Documentos e Arquivos!

Sessão 2 Sequência da aprendizagem
Passos Objectivos Métodos

Correspondências: o tipo de documento 10 min Abertura e Relacionar a produção Introdução da matéria pelo
mais comum nas instituições apresentação
dos objectivos da
de correspondências às
actividades da Adminis-
facilitador; distribuição das
cópias da síntese da sessão
sessão tração Pública DA-S2-sintese.doc
Índice da sessão 40 min Correspon- Identificar os elementos Exposição dos conteúdos

dências: o tipo a constar nas corres- através de slides; discussão
de documento pondências, de acordo em plenário
Resumo didáctico da sessão 23 mais comum nas com os princípios da DA-S2-documentos e
instituições Administração Pública correspondencia.ppt
2.1 Abertura: Correspondências: o tipo de documento mais comum nas 25
instituições
45 min Exercício: Praticar a elaboração de Trabalho em 4 grupos
2.2 Síntese: Correspondências: o tipo de documento mais comum nas 28 elaboração de documentos de acordo para a elaboração de dois
documentos de com os elementos tipos de correspondências
instituições acordo com as estruturais que os comuns nos serviços
regras compõem distritais
2.3 Passos do exercício para o facilitador: Elaboração de documentos 42
DA-S2-exercicio.doc
de acordo com as regras
2.4 Material de apoio para o participante: Elaboração de documentos 43 20 min Exercício: Partilhar os resultados Apresentação dos
apresentação de trabalhos em grupo trabalhos de grupo por
de acordo com as regras
dos trabalhos e discutir as práticas a um elemento previamente
2.5 Encerramento: Reflexão conjunta e conclusão 44 de grupo em adoptar indicado e correcção dos
plenária trabalhos
DA-S2-resposta.doc
Resumo didáctico da sessão 5 min Reflexão e Reflectir sobre a impor- Os participantes comparti-
encerramento tância da boa gestão lham as suas ideias sobre os
Objectivo: participantes serão capazes de elaborar vários tipos de corres- de correspondências e benefícios desta aprendi-
pondência utilizados na Administração Pública, de acordo com a estrutura sobre os benefícios des- zagem e avaliam a sessão,
exigida pelos regulamentos. ta aprendizagem para a motivados pelo facilitador,
vida do participante que encerra a sessão.
Tempo total necessário: 2 horas
• Cópias do texto da síntese: “Correspondências: o tipo de documento
mais comum nas instituições”. DA-S2-sintese.doc
• Cópias do material de apoio para o exercício. DA-S2-exercicio.doc
• Cópias da resposta do exercício. DA-S2-resposta.doc
• Papel gigante e marcadores de feltro para apresentar as respostas dos grupos.
2.1 Abertura
Correspondências: o tipo de documento mais

comum nas instituições
O facilitador inicia a sessão 2 dando a conhecer aos participantes que os princi-
pais tópicos a serem tratados são os tipos de correspondências nas instituições
da Administração Pública, e os seus elementos obrigatórios.
O facilitador distribui as cópias da síntese da sessão “Correspondências: o tipo

de documento mais comum nas instituições”. DA-S2-sintese.doc Em seguida,
poderá dar a seguinte explicação:
Na sessão anterior percebemos a ligação entre

a produção de documentos e as finalidades
das instituições da Administração Pública.
Nesta sessão, abordaremos o tipo de docu-
mento mais frequente: as correspondências. A
documentação dos processos e actos adminis-
trativos do governo são feitos pelas correspon-
dências, garantindo a memória institucional,
a transparência dos procedimentos, e ainda
possibilitando a verificação da legalidade dos
actos.
Com base no Decreto nº 30/2001, de 15 de

Outubro, praticaremos a elaboração de
correspondência de acordo com os requisitos
exigidos, para tornar a comunicação mais efi-
caz e bem organizada, garantindo o alcance
dos objectivos do sector e da instituição. Bem-
vindos à sessão 2!
Após a abertura, e dando continuidade à sessão, o facilitador inicia a apresenta-

ção dos slides da sessão 2. DA-S2-documentos e correspondencia.ppt

2.2 Síntese
Correspondências: o tipo de documento mais

comum nas instituições
O Serviço Distrital de Educação, Juventude e Tecnologia tem como funções, den-
tre outras:
• garantir o bom funcionamento dos estabelecimentos de ensino e institui-
ções de formação de professores;
• promover a alfabetização e educação de adultos e a educação não-formal;
• promover a ligação escola-comunidade;
• promover a expansão da rede escolar, em cooperação com parceiros locais;
• promover a participação da rapariga no sistema da educação;
• promover a cultura e realizar estudos para conhecer os valores locais e as
língua nacionais;
• incentivar a integração dos jovens na comunidade e na vida profissional;
• garantir a prática do desporto escolar.
Verifique as outras funções do SDEJT na Biblioteca do CD. Consulte o núme-

ro 1 do artigo 6 do Decreto nº 6/2006, de 12 de Abril.
DA-S2-Decreto_6_2006_Est_org_distrito.pdf
Além destas atribuições específicas do sector da Educação, a alínea a do número

2 do artigo 52 do Decreto nº 11/2005, de 10 de Junho, estabelece que o Serviço
Distrital é o executor dos programas e planos definidos pelos órgãos do Estado
de escalão superior e do Governo Distrital.
Para a realização das suas atribuições e dos objectivos preconizados no Plano

Quinquenal do Governo, no Plano Económico e Social do distrito, e no Plano
Estratégico da Educação, entre outros, o SDEJT elabora documentos tais como
despachos, certidões e correspondências que circulam dentro da própria insti-
tuição, e outros documentos que podem ser produzidos na relação da institui-
ção com particulares ou ainda com outras instituições do Governo.
Os documentos podem ser elaborados por iniciativa do SDEJT ou em resposta a

um documento recebido de outra instituição. Quando o director do serviço so-

licita que seja elaborada uma carta de remessa do Relatório do Aproveitamento Como regra geral, a correspondência oficial entre instituições da Administração
Pedagógico à secretaria distrital, produz-se no SDEJT um documento por inicia- Pública e entre estas e os particulares é feita sob a forma de ofício e de nota.
tiva própria. O relatório a ser enviado é também um documento produzido por
iniciativa própria. O OFÍCIO é utilizado na comunicação que se estabelece entre ou para dirigentes
de órgãos centrais do aparelho do Estado, governadores provinciais, embaixa-
Quer conhecer outros exemplos? dores, reitores de universidades, entre outras autoridades. Este deve ser escrito
em linguagem cerimoniosa e pessoal. Veja o exemplo.
• O resultado do processo de planificação anual é o Programa de Actividades,
PdA, que é aprovado na Reunião de Planificação, e a Acta que descreve os
procedimentos de aprovação pelos participantes da Reunião de Planifica-
ção. Reveja o módulo POEMA sobre a Planificação e Orçamentação para sa-
ber mais sobre este processo.
• A reunião de direcção do SDEJT é documentada através de uma Acta ou uma REPÚBLICA DE MOÇAMBIQUE
GOVERNO DO DISTRITO DE QUISSANGA
síntese, que inclui recomendações que devem ser implementadas e monito- GABINETE DO ADMINISTRADOR
radas, e deverá circular entre as várias repartições.
• O Plano de trabalho das actividades de supervisão inclui a elaboração de Car- Ofício nº 123 / GAB / _____ / 2012
Ref. Ofício nº ____/____/____ de ____/_____/______
tas de Comunicação da sua realização, se for necessário. Outros documentos
relacionados podem ser a nomeação das equipas de supervisão; a elaboração Assunto: PARTICIPAÇÃO DA COMUNIDADE NA PLANIFICAÇÃO ESTRATÉGICA
do mapa-resumo da situação das escolas, além dos relatórios de supervisão.
Excelência
Todos estes documentos precisam de ser bem organizados! Reveja o módu-
lo POEMA sobre a Monitoria e Avaliação para saber mais sobre a supervisão. Na sequência do despacho de Sua Excia o Senhor Governador Provincial, de 17
de Março de 2012, a orientar a actividade de elaboração do Plano Estratégico
Os documentos referidos constituem memória institucional, e documentam as de Desenvolvimento do Distrito de Quissanga, foi constituída uma equipa que se
deslocou ao Posto Administrativo de Bilibiza para auscultar as contribuições dos
actividades da instituição na realização dos seus objectivos. A maior parte dos membros do Conselho Consultivo Local. Dos trabalhos realizados, foi produzido
documentos na Administração Pública são as correspondências. um relatório, que enviamos em anexo.
A correspondência deve estar de acordo com o seu destinatário Sem mais, apresentamos os nosso melhores cumprimentos.
Quissanga, 12 de Abril de 2012.

Documentos produzidos com a função de comunicar, tanto interna como exter-
namente, são chamados de correspondência.
O ADMINISTRADOR DISTRITAL
assinatura
Em função do seu objectivo, as correspondências podem ou não ter um des-
tinatário definido, ou ser endereçadas a um conjunto de instituições ou pes- NOME NOME NOME
soas particulares. Localize o número 1 e seguintes do artigo 69 do Decreto (Técnico Superior de Administração Pública N1)
nº 30/2001, de 15 de Outubro, e verifique as formas e os instrumentos para a
comunicação escrita na Administração Pública e entre esta e os particulares. À Sua Excia. Senhor
Compreendamos bem este assunto! Governador da Província de Cabo Delgado
Pemba
O Decreto nº 30/2001,de 15 de Outubro, que aprova as Normas de Funcio-
Av. 24 de Julho 23, Telefone e fax: 0707070707
namento dos Serviços da Administração Pública, pode ser consultado na Bi-
blioteca no CD.

A NOTA é o instrumento mais utilizado na comunicação escrita interinstitucio-
nal na Administração Pública, conforme o referido no número 2, do artigo 69
do Decreto nº 30/2001, de 15 de Outubro. Uma vez especificadas as entidades
e órgãos que deverão receber e utilizar o ofício na sua comunicação, as demais
instituições deverão fazer uso da nota nas suas correspondências.
REPÚBLICA DE MOÇAMBIQUE
GOVERNO DO DISTRITO DE TAMBARA
SERVIÇO DISTRITAL DE EDUCAÇÃO, JUVENTUDE E TECNOLOGIA
Outros tipos de correspondência
Além do ofício e da nota, existem outros tipos de correspondência. A INFORMA- INFORMAÇÃO PROPOSTA nº ________ REG /2012
ÇÃO PROPOSTA é o documento por meio do qual se fornecem factos, dados e
informações necessários para que um órgão competente possa emitir parecer PARECER DESPACHO
ou despacho sobre determinada matéria. Se a informação for interna, a proposta
é apresentada a quem deve emitir o parecer ou decidir. Se a informação propos-
ta for dirigida a outra instituição, a mesma deverá ser encaminhada por meio de
uma nota que a acompanha. DATA: ____/_____/_____ Para: Exmo. Senhor Director dos SDEJT
Veja um exemplo de informação proposta. ASSUNTO: PRODUÇÃO E USO DE MATERIAL DIDÁCTICO
Da análise do relatório do aproveitamento pedagógico do ano de 2011 e do rela-

tório resultante do levantamento da situação de leitura e escrita na 3ª. classe nas
escolas do distrito, constata-se que as escolas da ZIP Nhacafula apresentam as
taxas de aproveitamento mais baixas (nos ciclos do Ensino Primário Completo)
no distrito.
Havendo necessidade de agir para melhorar os índices de aproveitamento, vimos

por meio desta propor para a apreciação do Senhor Director apoiar as escolas
na produção e uso de materiais didácticos com materiais locais. Anexamos uma
proposta técnica, um plano e um calendário de implementação para vossa análise
e decisão.
À consideração e decisão superior.
CHEFE DA REPARTIÇÃO
assinatura
NOME NOME NOME

(INSTRUTOR TÉCNICO PEDAGÓGICO)
Av. Julius Nyerere 425. Telefone e fax: 08080808
Tambara

Após o despacho da autoridade competente, a comunicação aos interessados é
feita por cópia ou transcrição do despacho enviados aos interessados ou ainda
por afixação em local público, como a vitrine ou quadro da instituição.
O EDITAL é a correspondência utilizada para comunicar matérias administrati-

vas que sejam de interesse geral. Geralmente é publicado nos meios de comuni-
cação com maior circulação, mas pode ainda ser afixado na vitrina da instituição REPÚBLICA DE MOÇAMBIQUE
GOVERNO DO DISTRITO DE LAGO
ou em pontos visíveis de locais de grande concentração como, por exemplo, SERVIÇO DISTRITAL DE EDUCAÇÃO, JUVENTUDE E TECNOLOGIA
mercados, escolas, hospitais.
ORDEM DE SERVIÇO nº 003/ GDSDEJT-L / ___________
A ORDEM DE SERVIÇO é usada para a comunicação dentro da própria institui-
ção, e fornece a destinatários identificados as orientações ou instruções refe- Com o objectivo de promover a melhoria dos serviços públicos, e diante da neces-
sidade de aprimorar o conhecimento dos funcionários deste Serviço sobre as nor-
rentes ao serviço. As mesmas são elaboradas em livros destinados a este tipo mas em vigor na Administração Pública sobre a gestão de arquivos e documentos,
de documento, e as respectivas cópias devem ser distribuídas aos destinatários e no gozo das competências que me são conferidas pela alínea a do número 1 do
para sua execução. Decreto nº 6/2006, de 12 de Abril, determino que:
1. Serão realizadas sessões de estudo dos módulos POEMA sobre Recursos Hu-
manos e Documentos e Arquivos, em todas as repartições do Serviço Distrital de
Educação, Juventude e Tecnologia.
2. As sessões durarão duas horas cada e terão lugar todas as Sextas-Feiras, em

horário do expediente a ser determinado pela equipa dos técnicos.
3. A matéria a estudar será preparada antecipadamente por um técnico que já tenha

participado de uma formação POEMA, com base nas instruções pedagógicas con-
tidas nos módulos publicados.
4. As sessões devem ter início em duas semanas.
Cumpra-se.
Metangula, 25 de Maio de 2012.
Director do SDEJT
assinatura
NOME NOME NOME

(Técnico Superior de Administração Pública N1)
Para conhecimento:
Das repartições
Av. Nelson Mandela 100, Metangula

Telefone e fax: 06060606

A CIRCULAR pode equiparar-se ao edital, porque ambos comunicam matéria Os impressos ou o papel para a correspondência devem conter:
de interesse geral. No entanto, a diferença está no facto de a circular ser emitida,
copiada e enviada para destinatários individualizados e identificados. • o emblema da República em uma só cor ou nas cores definidas por lei, lo-
gotipo ou sigla da instituição, a designação oficial do serviço, os números
de telefone e de fax e o endereço postal e de correio electrónico (veja como
Forma e estrutura das correspondências produzir documentos electrónicos contendo o emblema da República no
módulo POEMA de auto-aprendizagem Habilidades Informáticas),
A forma e a estrutura dos instrumentos de correspondência utilizados na Admi-
nistração Pública são indicadas nos artigos 70 e 71 do regulamento que aprova • a identificação do funcionário ou titular do órgão subscritor (assinatura ou
as Normas de Funcionamento dos Serviços da Administração Pública (consulte rubrica, com indicação do nome, função, categoria ou carreira) e a qualidade
o Decreto nº 30/2001, de 15 de Outubro). em que assina o documento.
A correspondência deve ser redigida de forma correcta, clara, concisa (curta) e Observe a ilustração dos elementos de um instrumento de comunicação escrita,
de uma forma cordial, tratando apenas de um assunto, devendo considerar ain- através do exemplo de uma nota, cuja estrutura apresenta todos os requisitos
da os seguintes aspectos: mencionados.
• a indicação do destinatário,
• data e referência do correspondente número do numerador geral (maté-
ria tratada mais adiante neste módulo) do respectivo serviço,
• a sigla ou código e o número de ordem do sector que a elaborou,
• a indicação da entidade ou entidades a quem o assunto deve ser levado
a conhecimento,
• o número do processo a que diz respeito, a referência ou aditamento do
documento a que se reporta (se for o caso),
• as iniciais de quem a minutou, dactilografou ou digitou e a indicação do
número de anexos (se for o caso). Quando a correspondência não for des-
tinada aos órgãos da Administração Pública, as iniciais constarão apenas
nas cópias para arquivo,
• a assinatura do funcionário que a subscreve, com o selo branco ou
carimbo do serviço, na última página, bem como a indicação da sua
função e nome, com a respectiva categoria ou carreira entre parênteses,
devendo as restantes páginas serem numeradas e rubricadas.
A correspondência deve ser elaborada com cópias necessárias para o copia-

dor, arquivo e expedição aos destinatários.

Emblema da Leia com atenção a explicação sobre os campos do documento:
República
Campo Explicação sobre o preenchimento
Destinatário da Localização do destinatário, em termos de circunscrição
correspondência administrativa; localidade, posto Administrativo, distrito ou
Designação oficial Destinatário da província.
do serviço correspondência
Indicação de que uma có- C/C: Serviço Distrital de Educação Juventude e Tecnologia de
pia foi enviada para outro Tambara
destinatário, na mesma
Referência Local e data caixa de “destinatário”
Número de acordo com
o numerador geral
Data do documento, abai- A data em que o documento foi produzido. Fornece um
xo da caixa do destinatário entendimento sobre o tempo percorrido entre a produção/
envio do documento e data de entrada nos serviços ou insti-
tuição destinatários.
Abreviatura do sector
que elaborou Número, conforme o nu- Número de ordem que é atribuído a cada tipo de documen-
Referência do merador geral to que se emite. O número da nota em apreço é 3787. Isto
documento a que significa que é a 3787ª nota emitida pela Direcção Provincial
se relaciona de Educação e Cultura de Manica no ano 2011.
Atenção!
Existem também, além da ordem das notas, uma ordem de avisos, uma ordem de
circulares, e outra ainda de guias de remessa. Estas ordens chamam-se numerador
geral, que é um documento concebido logo no início do ano, em Janeiro, pelas se-
cretarias dos serviços, com o objectivo de enumerar e controlar as correspondências
e documentos que produz.
Referência do documento É utilizada nos casos em que a correspondência ou docu-

a que se reporta mento que se emite é resposta a um documento submetido
Qualidade em que assina anteriormente.
Por exemplo, na nota ilustrada, se o destinatário fosse
responder, teria que indicar o seguinte: Refª. /nota nº 3787/
Subscritor DPEC-M/SEC/041.12/2011.
Carreira
Abreviatura do sector que Indica o sector que produziu a carta. Dentro das instituições,
elaborou existem sectores que tratam matérias específicas e que as
conhecem profundamente. Na correspondência sobre essas
matérias são esses sectores que se encarregam de elaborar
os documentos.

Iniciais de Endereço postal, telefone e do telefax
quem digitou

Campo Explicação sobre o preenchimento
Melhoria da gestão do envio de correspondências
Funcionário Subscritor, Estes itens são necessários para que a instituição assuma a Como é que os serviços distritais podem corresponder com entidades em lo-
qualidade em que o faz e responsabilidade sobre a carta, devendo por isso indicar: cais distantes, especialmente as que estão na capital provincial? Os correios
sua carreira quem subscreve o seu conteúdo; que funções desempe-
não estão em todos os distritos, e nem sempre existem fundos para deslocar
nha; e a indicação da sua carreira (entre parênteses). Estes
elementos têm grande importância no controlo a posterior um funcionário distrital para fazer a entrega. Uma solução é aproveitar a visita
no âmbito do exercício do poder administrativo, seja para de funcionários de instituições de nível provincial (a DPEC, por exemplo) que
fiscalização ou para reclamação. estiverem a trabalhar ou de passagem pelo distrito. No entanto, estes deverão
sempre assinar o livro de protocolo externo do serviço distrital, confirmando que
Iniciais de quem a digitou Relevante para controlo interno e conhecimento de quem a receberam a correspondência.
vai subscrever. Quando se torna necessária uma correcção
na forma ou conteúdo da carta, facilmente se identifica Os distritos podem institucionalizar esta prática através de um memorando de
quem a elaborou. Serve também para efeitos de reconheci- entendimento assinado entre os governos distritais e o provincial, orientando
mento das habilidades. a todos os funcionários em viagem para se informarem sobre a existência ou
não de documentos a transportar. Este procedimento ajudaria na eficácia da Ad-
Endereço Postal Completa a indicação feita mais acima, sobre o local e data. ministração Pública, pois a mesma depende de informações e de tomadas de
Não havendo indicação da avenida, pode-se indicar o nome
decisões atempadas.
do bairro, ou área em que está localizada a instituição.
Os números 1 e 2 do artigo 74 do Decreto nº 30/2001, de 15 de Outubro salva-
guardam esses casos, orientando que poderão ser utilizados meios de comuni-
Observamos que a produção de correspondência nas instituições ocorre duran- cação à distância, como fax, rádio, telefone ou quaisquer outros meios conven-
te a realização de actividades rotineiras, por orientação de um superior hierár- cionados para o efeito, sempre que a urgência do serviço o exija.
quico, por iniciativa de um gestor do sistema ou ainda como resposta a outras Recebendo a correspondência
recebidas.
Da mesma forma que o SDEJT elabora e envia documentos para vários desti-
natários, também recebe correspondência de diferentes emissores. A recepção
O envio da correspondência de documentos respeita algumas regras para o encaminhamento da corres-
Cumpridos todos os requisitos para a produção da correspondência, resta enviá- pondência para a devida tomada de decisões, antes de serem respondidos ou
-la! Neste momento, deverão ser feitas cópias para o arquivo da instituição e para arquivados.
os destinatários. Depois, procede-se ao respectivo envio.
Para comprovar a recepção da correspondência cujo teor não se classifique Distribuição e Resposta
Emissão Recepção Decisão
como Segredo do Estado, Secreto, Confidencial ou Restrito, o envio é feito acom- tramitação ou arquivo
panhado de um livro de protocolo externo ou guia de remessa, instrumentos
utilizados para documentar a data, o nome e a assinatura do funcionário que
receber a correspondência na instituição destinatária. As correspondências recebidas podem dar origem a actividades internas (reuni-
ões, formação de equipas de trabalho, monitoria dos planos de actividades, etc)
Assim, pode-se documentar uma prova de entrada da correspondência na ins- ou a outros documentos (comunicado, aviso, convocatórias, etc).
tituição destinatária, nos termos do artigo 79 do Decreto nº 30/2001, de 15 de
Outubro. Os números 1 e 2 do artigo 76 do Decreto nº 30/2001, de 15 de Outubro, são
muito claros: toda a correspondência e documentos dirigidos a uma instituição
pública deverão ser registados no LIVRO DE ENTRADA, com a informação do

número de referência da entrada, a data do documento, a sua proveniência, o 2.3 Passos do exercício para o facilitador
resumo do assunto tratado, o destino na instituição (para a tomada de decisões)
e a classificação do arquivo, no acto da recepção. A elaboração de documentos de acordo com
Todo expediente (correspondências) será carimbado com a data da sua entrada, as regras
o número de ordem, a classificação do arquivo e a rubrica do encarregado do
registo.
Fase 1: 5 minutos
A classificação do arquivo deve ser realizada por funcionários capacitados,
através de duas operações. 1. O facilitador divide os participantes em 4 grupos
(A, B, C e D) e distribui entre eles as cópias do
O estudo: leitura do documento, para verificar sob que assunto deverá ser material de apoio, podendo também transcrever
classificado. as instruções do exercício num papel gigante ou
num quadro.
A codificação: atribuição do código correspondente ao assunto do documento,
para orientar o arquivo na pasta com o código respectivo. 2. O facilitador solicita um voluntário para ler o exercício em voz alta para se
esclarecerem as possíveis dúvidas.
O capítulo 4 deste módulo vai detalhar esta matéria ao tratar do Plano de Classi-
ficação de Documentos. Para saber um pouco mais sobre este assunto, consulte 3. Em seguida, cada grupo vai elaborar um documento. Grupos A e C elabo-
na Biblioteca o anexo do Decreto nº 36/2007, de 27 de Agosto, que cria o Siste- rarão uma NOTA. Grupos B e D elaborarão uma INFORMAÇÃO PROPOSTA.
ma Nacional de Arquivos do Estado, SNAE.
Fase 2: 40 minutos
4. Os grupos elaboram os seguintes documentos:
• Grupos A e C: NOTA para acompanhar o envio à DPEC do relatório das

actividades realizadas no primeiro semestre pelo SDEJT.
• Grupos B e D: INFORMAÇÃO PROPOSTA sobre o plano anual de férias

dos técnicos do SDEJT ao director do SDEJT.
5. Cada grupo elabora o documento numa folha grande, para facilitar a

apresentação. Devem indicar na “correspondência” todos os elementos
necessários apresentados na sessão 2.
6. Terminado o tempo concedido para o trabalho, o facilitador “sorteia” os

representantes dos grupos para apresentarem em plenário.
Fase 3: 20 minutos
7. Cada representante de grupo tem 5 minutos para a apresentação.
8. Após as apresentações, os trabalhos são corrigidos de acordo com as dis-

cussões em plenário e com os modelos do módulo POEMA.

9. As cópias dos modelos-resposta devem ser distribuídas aos participantes, 2.4 Material de apoio para o participante
se possível. Veja as respostas no fim deste volume POEMA. DA-S2-respos-
ta.doc A elaboração de documentos de acordo com
10. O facilitador solicita que os grupos guardem os seus trabalhos para utilizá- as regras
los no exercício da sessão 3, sugerindo que os mesmos passem a limpo o
resultado para melhor uso desse material.
Este trabalho deve ser feito em 40 minutos
11. O facilitador agradece aos participantes pelo seu empenho no trabalho.
1. Os participantes organizam-se em 4 grupos:
A, B, C e D.
2. Os grupos deverão elaborar os seguintes documentos:

• Grupos A e C: NOTA para acompanhar o envio do relatório das activi-
dades realizadas no primeiro semestre pelo SDEJT à DPEC.
• Grupos B e D: INFORMAÇÃO PROPOSTA ao director do SDEJT sobre o
plano anual de férias dos técnicos.
3. Os trabalhos devem indicar na “correspondência” todos os elementos ne-

cessários apresentados na sessão 2.
4. Se for necessário pode-se consultar a síntese da sessão ou a biblioteca do

módulo.
5. Os grupos deverão elaborar o seu documento numa folha grande, para faci-
litar a visualização e apresentação dos resultados.
6. Um representante de cada grupo apresentará o resultado do trabalho sobre

a NOTA e INFORMAÇÃO PROPOSTA.
Cada representante terá 5 minutos para a apresentação.
7. Depois da apresentação e correcção dos trabalhos, os grupos passam

os mesmos a limpo e os guardam para utilizá-los no exercício da sessão
seguinte.
8. Podem também comparar as suas respostas com os documentos-modelo

apresentados nas respostas do módulo, cujas cópias serão distribuídas pelo
facilitador.

2.5 Encerramento
Documentos de referência
Reflexão conjunta e conclusão
Lei 8/2003, de 19 de Maio, que aprova a Lei dos Órgãos Locais do Estado.
Para encerrar a sessão, o facilitador convidará dois ou três voluntários para DA-S2-Lei_8_2003.pdf
destacarem o que aprenderam nesta sessão. Pode perguntar também “como Lei 11/2005, de 10 de Junho, que aprova o Regulamento da Lei dos
se sentiram ao longo dos trabalhos” e “como a sessão será útil para a sua vida Órgãos Locais de Estado.
profissional”. DA-S2-Lei_11_2005.pdf
O facilitador procede então ao encerramento da sessão usando a seguinte Decreto nº 30/2001, de 15 de Outubro, que aprova as Normas de Funcio-
explicação: namento dos Serviços da Administração Pública.
DA-S2-Decreto_30_2001_Adm_Publica.pdf
Decreto nº 36/2007, de 27 de Agosto, que cria o Sistema Nacional de
“De uma forma participativa, praticamos a
Arquivos do Estado, SNAE.
elaboração de correspondências tomando como
base as orientações legais para este tipo de DA-S2-Decreto_36_2007_snae.pdf
documentos que são comuns na Administração Decreto nº 6/2006, de 12 de Abril, que aprova a estrutura e o estatuto
Pública. Percebemos também a importância orgânicos dos distritos.
da qualidade na preparação da documentação DA-S2-Decreto_6_2006_Est_org_distrito.pdf
nas instituições, tanto para documentar a
legalidade dos actos administrativos, como para
garantir a guarda da memória institucional,
proporcionando assim maior transparência do
sector público na realização das actividades de
prestação de serviços à população.
Com os conhecimentos adquiridos, poderemos

melhorar a qualidade da elaboração de docu-
mentos no distrito, e facilitar a comunicação
interna e interinstitucional. Na sessão 3 iremos
apresentar outros instrumentos utilizados na
gestão de documentos. Vamos à sessão 3!”

Sessão 3 • Cópias de folhas do Livro de Registo de Entrada de Correspondências.
DA-S3-entrada.pdf
• Cópias de folhas do Livro de Registo de Saída de Correspondências. DA-
S3-saida.pdf
Documentando a circulação de • Cópias do modelo de carimbo. DA-S3-carimbo.pdf
documentos nos livros de registo • Computador e projector, ou cartazes preparados com as apresentações.
Sequência da aprendizagem
Índice da sessão
Passos Objectivos Métodos
Resumo didáctico da sessão 46
5 min Resumo do Relacionar as regras da ela- Introdução da matéria
3.1 Abertura: O registo de documentos em circulação 48
conteúdo boração de correspondên- pelo facilitador; distribui-
3.2 Síntese: O registo de documentos em circulação 51 já visto e cia com o preenchimento ção das cópias da síntese
apresentação dos livros de registo da sessão
3.3 As fases do exercício para o facilitador: O registo apropriado dos 60 dos objectivos DA-S3-sintese.doc
da sessão
documentos
3.4 Material de apoio para o participante: O registo apropriado dos 62 40 min Uso dos livros Propor novas práticas de Exposição dos conteúdos
documentos de registo na uso dos livros de registo através de slides; discus-
circulação de de documentos, na base são em plenário
3.5 Encerramento: Reflexão conjunta e conclusão 63 documentos das experiências dos DA-S3-livros-de-registo.
participantes ppt
45 min Exercício: Praticar o uso dos vários Trabalho em quatro

Resumo didáctico da sessão registo instrumentos de registo grupos, em continuação
apropriado de documentos de acordo de tarefas realizadas na
dos com os regulamentos sessão 2
Objectivo: participantes serão capazes de implementar os procedimentos documentos DA-S2-exercicio.doc
de envio e recepção de documentos, de acordo com as regras da Adminis-
tração Pública. 25 min Apresentação Comparar os trabalhos dos Apresentação dos resul-
dos trabalhos grupos e concordar sobre tados dos trabalhos dos
Tempo total necessário: 2 horas dos grupos e as práticas mais apropria- grupos, discussão em
comparação das para utilização dos plenário e comparação
Material necessário: com as instrumentos de registo de com a resposta
respostas documentos DA-S2-resposta.doc
• Cópias do texto da síntese: “O registo de documentos em circulação”.
DA-S3-sintese.doc
5 min Reflexão e Relacionar a aprendizagem Os participantes
• Cópias do material de apoio para o exercício. DA-S3-exercicio.doc encerramento com a experiência prévia expõem as suas ideias e
• Cópias da resposta do exercício. DA-S3-resposta.doc dos participantes e avaliar sentimentos, avaliando
a sessão a abordagem e os
• Papel gigante e marcadores de feltro para apresentar as respostas dos conteúdos da sessão
grupos.

3.1 Abertura
O registo de documentos em circulação

Na abertura da sessão, o facilitador fará uma breve abordagem sobre os ins-
trumentos utilizados na gestão de documentos, focalizando o papel dos livros
de registo. Em seguida, distribui as cópias da síntese do conteúdo da sessão “O
registo de documentos em circulação”. DA-S3-sintese.doc
O discurso seguinte poderá ser utilizado para abrir a sessão:
“Na sessão anterior identificamos os momentos

de trabalho na Administração Pública em que
são elaborados documentos, com destaque para
a correspondência, e a estrutura e os elementos
que a constituem. A sessão 3, que agora se inicia,
aborda o uso dos livros de registo de documentos.
Todos os documentos produzidos ou recebidos
numa instituição devem ser registados, tanto a
fim de preservar a documentação da legalidade
dos actos administrativos quanto para garantir a
história das instituições. Vamos aprender mais so-
bre os livros de registos? Bem-vindos à sessão 3!”
Em seguida o facilitador inicia a apresentação dos slides da sessão 3. DA-S3-

-livros-de-registo.ppt

3.2 Síntese
O registo de documentos em circulação
Gerir documentos implica realizar procedimentos técnicos para produzir, enviar,

receber, tramitar, responder ou arquivar os documentos dos actos administrati-
vos no sector público.
Distribuição e Resposta
Emissão Recepção Decisão
tramitação ou arquivo
O instrumento mais utilizado na gestão da circulação de documentos é o LIVRO

DE REGISTO. Na legislação vigente, os números 3 e 4 do artigo 76 do Decreto nº
30/2001, de 15 de Outubro, estabelecem que é obrigatório que nos serviços da
Administração Pública existam os seguintes livros:
Livro de registo de entrada de correspondência

Destina-se ao registo da correspondência que dá entrada nas instituições pú-
blicas. Na recepção do documento ou correspondência, escreve-se neste livro o
número de ordem e data da entrada, o número de referência, a data e a proveni-
ência do documento, bem como o resumo da matéria de que trata (assunto), e
a classificação do arquivo (conforme o nº 1 do artigo 76 do Decreto nº 30/2001,
de 15 de Outubro).
Os registos são feitos na exten-

são das duas páginas do livro
de registo de entrada de corres-
pondência. Lembram-se do pro-
grama Excel no módulo POEMA
Habilidades Informáticas? As
colunas do livro são os campos
(tipos de informação), e as linhas
são os registos individuais. Ob-
serve como preencher as várias
colunas (campos).

ANO 20__
ENTRADA DOCUMENTO CLASSIFICAÇÃO
o DATA Secção Processo Sub-processo
N. PROVENIÊNCIA ASSUNTO OBSERVAÇÃO
DIA MÊS No.
DIA MÊS ANO Classe Sub- classe Grupo / Subgrupo
1022 16 10 2 16 10 2010 SDEJT Reajuste Salarial 000 020 025.111
Prêmio p/
1023 16 10 4 18 09 2010 EPC-C 000 020 025.124
funcionários
52 | SESSÃO 3 - DOCUMENTOS E ARQUIVOS

Na primeira coluna, número, regista-se o número da se- Para se preencher a coluna Classificação, deve-se analisar
quência da entrada do documento. o documento e atribuir o código adequado. Os livros exis-
tentes ainda não correspondem ao sistema de arquivos e
Na segunda e terceira colunas, indica-se o dia e mês em documentos em uso no país. Assim, na coluna da secção,
que se está a efectuar o registo de entrada do documento. regista-se a classe; na coluna do processo, regista-se a
Note que o ano já está indicado no livro de registo. subclasse; e na coluna do subprocesso, regista-se o gru-
po e o subgrupo. Esta classificação é feita nas instituições
Na coluna Documento, regista-se o número de referência
que já aplicam o plano de classificação de documentos de
do documento, e a data completa, com o dia, o mês e o
actividades-meio, que veremos na sessão 4 deste módulo
ano da recepção da correspondência.
POEMA.
Na coluna Proveniência, anota-se o nome da instituição
Na coluna Observações pode-se indicar para qual repar-
que emitiu o documento.
tição ou departamento o documento foi enviado após a
Na coluna do Assunto, faz-se uma descrição sucinta do recepção, fazendo-se o registo imediato no livro de proto-
assunto da correspondência. colo interno, assim iniciando a tramitação do documento.
Livro de registo de entrada de requerimentos

Os livros em uso em grande parte das instituições
O livro de registo de requerimentos destina-se apenas
públicas em Moçambique deverão ser actualiza-
ao registo de um único tipo de documento: os requeri-
dos! Nos campos para a classificação, estes ainda
mentos, mas de uma forma geral assemelha-se ao livro
têm designações que correspondem ao sistema
de entrada de correspondência. A coluna de despacho
de registo que usa Secção, Processo e Subproces-
serve para registar a data do despacho dado ao reque-
so, anterior ao sistema aprovado pelo Decreto nº
rimento, antes da comunicação ao interessado. Após o
36/2007, de 27 de Agosto, que altera o Sistema Na-
despacho, o requerimento deve voltar a ser registado no
cional de Arquivos e cria o SNAE – Sistema Nacio-
livro de entrada.
nal de Arquivos do Estado.
Exemplo de folhas do Livro de Registo de Requerimentos
ENTRADA DATA DO CLASSIFICAÇÃO Observ.

REQUERI-
Nº ANO MENTO
DE Autoridade a Nome do
Sub-
_____ Assunto Despacho

Secção
quem é dirigido requerente

DIA
DIA
MÊS
MÊS
ANO
Classe
Grupo /
Subclasse Processo
Subgrupo processo
MÓDULOS DE CAPACITAÇÃO EM POEMA | 53

Carimbo de entrada de documentos Livro de protocolo de entrega de documentos
Após o registo da entrada de um documento nos livros de registo, o documen- Cada instituição do serviço público deve possuir os livros de protocolo externo
to deverá ser carimbado, de forma visível, no seu canto inferior esquerdo, para e de protocolo interno.
que a sua identificação seja a mesma que a do livro de registo. O CARIMBO de-
verá ter as seguintes informações: a referência do documento original, incluin- Os livros de protocolo desempenham as mesmas funções: documentam a saída e
do o número de ordem da entrada; o sector ou a repartição que o recebeu; sua entrega de documentos elaborados pela instituição. O livro de protocolo externo
classificação; a data de recepção e a rubrica do encarregado do registo. Para sa- é utilizado no envio de documentos ou correspondência para destinatários fora
ber mais sobre este assunto, consulte o número 2 do artigo 76 do Decreto nº da instituição, enquanto os livros de protocolo interno documentam a circulação
30/2001, de 15 de Outubro. de documentos entre as repartições de uma mesma instituição. A separação en-
tre registos de documentos faz-se saltando e cancelando uma linha do livro.
Documentos com mais do que uma
página serão carimbados apenas O artigo 79 do Decre-
com uma parte da área do carim- to nº 30/2001, de 15 de
bo no canto inferior direito em to- Outubro, determina que
das as páginas, para que este não a entrega de correspon-
interfira na leitura do conteúdo do dência é sempre feita ao
documento. seu destinatário através
de protocolo ou guia de
remessa. Quem recebe a
correspondência deve ru-
A figura ilustra um carimbo de en- bricar e inserir a data no
trada de documentos: livro de protocolo ou na
guia de remessa no acto
da recepção.
Escrever o número do Escrever abreviatura Escrever o código

documento conforme sua do sector por onde de classificação do
referência de entrada entra o documento documento Esses são os campos das informações que devem constar do Livro de Protocolo.
LIVRO DO PROTOCOLO
DATA NÚMERO E RUBRICA DE QUEM

ANO DE 20____ NATUREZA DO DESTINATÁRIO OBSERVAÇÕES
DIA MÊS DOCUMENTO EXPEDE RECEBE
Escrever o dia, mês GOVERNO DO DISTRITO DE MACHAZE
e ano da entrada SERVIÇO DISTRITAL DE EDUCAÇÃO, JUVENTUDE E TECNOLOGIA
ESCOLA PRIMÁRIA COMPLETA DE MAZVISSANGA
Assinatura do
funcionário que
ENTRADA Nº _______/_________/_________
Referência do documento e sua Uma observação relevante.
recebeu e EM ___dia___/___mês___/___ano___ natureza. Ex: nota, informação, Em geral, o assunto da
registou a entrada
do documento ASSINATURA: _________________________ proposta, etc correspondência.

Livro de registo para correspondência classificada REGISTO NO LIVRO DE SAÍDA DE CORRESPONDÊNCIA
Na Administração Pública, há documentos ou correspondências cuja divulga- NÚMERO DATA

DESTINATÁRIO LOCALIDADE
ção não autorizada pode pôr em causa a segurança do Estado. Por exemplo, um DE ORDEM DIA MÊS ANO
processo disciplinar instaurado a um funcionário deverá ter uma classificação e Direcção Provincial de Educação e
tratamento diferenciado. Por esta razão, todos os serviços deverão ter um livro 23 15 05 2012 Belo Monte
Cultura da Província de XXXXX
para registo de documentos classificados. Secretaria Distrital do Distrito de
24 17 05 2012 Birimba
ZZZZZ
Estes documentos podem ser classificados quanto à confidencialidade em Se-
gredo do Estado, Secreto, Confidencial e Restrito, de acordo com a análise dos
riscos sobre os danos que causariam caso fossem divulgados sem autorização.
Para alguns documentos, o carácter classificado é transitório, pois após um certo
periodo, os seus conteúdos podem ser divulgados. Para saber mais sobre isso,
consulte a Secção IV do Decreto nº 30/2001, de 15 de Outubro. Gestão dos livros de registo
Devido à sua importância na gestão e controle dos documentos da instituição,
os livros de registo devem ser conservados em lugar fresco, livres de humida-
Livro de registo de saída de correspondência de ou da possibilidade de incêndio, e seguros contra o extravio. Estas regras
Embora o Decreto nº 30/2001, de 15 de Outubro, não se refira a este livro, a prá- aplicam-se também a outros documentos e arquivos. Reveja as recomendações
tica nos distritos mostra que é importante complementar o livro de protocolo para a guarda e conservação de documentos e arquivos nos módulos POEMA de
com o registo da correspondência expedida. Gestão do Património e o de Recursos Humanos.
O nº 4 do artigo 76 do Decreto nº 30/2001, de 15 de Outubro, estabelece que

todos os livros em utilização deverão incluir o termo de abertura (na primeira
folha) e o de encerramento (na última folha).Todas as suas folhas devem ser nu-
meradas e rubricadas (no canto superior de cada página do livro) no acto da
abertura, pelo chefe do sector que o utiliza. O termo de abertura deve indicar o
número de páginas do livro, a sua finalidade e a data em que foi aberto. O termo
de encerramento deverá indicar a quantidade de folhas utilizadas no livro, a data
do fim do período de uso e declarar encerrada a sua utilização.
Numerador de documentos
O numerador geral é o instrumento ordenador da numeração que se utiliza
para a referência dos documentos produzidos, enviados ou arquivados. Deve
existir um numerador geral para cada tipo de documento produzido, enviado
ou arquivado na instituição.
O numerador geral é normalmente afixado em local visível e acessível aos fun-

cionários que produzem ou enumeram documentos para envio, para que os nú-
meros sejam eliminados quando tiverem sido atribuídos.

Ao enviar uma nota com a referência 765/SDEJT/RAP/032/2011, o número Guia de remessa
765 será eliminado do numerador geral, para indicar que este já foi usado numa
correspondência. A guia de remessa funciona como um livro de protocolo externo. Geralmente
é utilizada para envio de material quando o seu destinatário se encontra muito
distante da instituição remetente.
GOVERNO DO DISTRITO DE NAMARROI
GUIA DE REMESSA No. _______________ / SDEJT / 2012
No. do DOCUMENTO DESTINATÁRIO EXPEDIDOR
Escreve-se aqui a referência Escreve-se aqui o nome

do documento e o assunto da instituição que envia o
documento
Entregue por: ____________________ Recebido por: _________________

Data: ____/____/____ Data: ____/____/____
A boa gestão dos principais instrumentos de documentação da circulação de

correspondências nas instituições públicas aumentará a eficiência da prestação
de serviços, respondendo ao compromisso do Governo Moçambicano com o ci-
dadão e seu direito a serviços de qualidade.

3.3 Passos do exercício para o facilitador Fase 3: 20 minutos
O registo apropriado dos documentos 7. Terminado o tempo concedido para a preparação do trabalho, o facilitador
convida os grupos: A diante de B, e C diante de D, para enviarem e receberem
os documentos produzidos.
Fase 1: 5 minutos 8. Após as trocas de documentos, o facilitador escolhe um representante de um
1. O facilitador divide os participantes em 4 grupos (A, B, C e D) e em seguida dos grupos para resumir procedimentos de envio e recepção utilizados.
distribui aos participantes as cópias do exercício e das páginas dos livros de 9. Após a apresentação, o facilitador auxilia a discussão das práticas utilizadas
registo e do carimbo. para que se possam uniformizar os procedimentos.
• DA-S3-exercicio.doc
• DA-S3-entrada.pdf Fase 4: 5 minutos
• DA-S3-saida.pdf 10. O facilitador ajuda os grupos a clarificarem todas as questões, antes de
• DA-S3-carimbo.pdf agradecer a todos e encerrar a sessão, distribuindo a resposta dos exercícios.
DA-S3-resposta.doc
2. O facilitador solicita que um voluntário leia o exercício em voz alta, e ajuda a
esclarecer as dúvidas que possam surgir.
3. O facilitador explica que o grupo A trabalha com o grupo C, e o grupo B
trabalha com o grupo D.
Fase 2: 40 minutos
4. O facilitador irá utilizar nesta sessão os resultados dos trabalhos de grupo da

sessão 2 (veja as orientações para o facilitador, na sessão 2).
• Grupos A e C: receberão a Informação-Proposta e enviarão a Nota produzida
na sessão anterior.
• Grupos B e D: receberão a Nota e enviarão a Informação-proposta produzida
5. Todos os grupos devem interagir na elaboração do trabalho, utilizando os
instrumentos apresentados na sessão 3. Os carimbos poderão ser “criados”
(desenhados) pelos grupos nos documentos recebidos.
6. Cada grupo deverá indicar um secretário para realizar os procedimentos de
envio e recepção.

3.4 Material de apoio para o participante 3.5 Encerramento
O registo apropriado dos documentos Reflexão conjunta e conclusão

Este trabalho deve ser feito em 40 minutos. No final, o facilitador pedirá aos participantes para compartilharem com os cole-
gas o que aprenderam de mais importante nesta sessão.
1. Cada grupo trabalhará com os documentos produzidos no exercício da ses-
são 2. O facilitador poderá ainda convidar dois ou três voluntários para expressarem os
seus “sentimentos em relação às experiências da sessão” ou sobre a “utilidade da
2. Os grupos devem utilizar os instrumentos para envio e recepção de corres-
sessão para a vida”.
pondência explicados na sessão 3.
3. Para o exercício, os grupos utilizarão cópias dos livros de registo e do carim- O facilitador procede então ao encerramento da sessão, usando a seguinte
bo, distribuídas pelo facilitador. explicação:
• Grupos A e C: recebem a Informação-Proposta e enviam a Nota produzida

• Grupos B e D: recebem a Nota e enviam a Informação-proposta produzida “Na sessão 3 interagimos com os instrumentos
na sessão anterior. de gestão de documentos e praticamos a sua
utilização. Podemos desde já iniciar a utiliza-
Atenção: não preencher os campos que exigem códigos ou classificação! ção mais eficaz destes instrumentos nos nossos
locais de trabalho para uma gestão que resulta
em uma prestação de serviços de qualidade.
4. O grupo A interage com o grupo B, e o grupo C interage com o grupo D para Para avançar com a nossa formação, a próxi-
elaborar os procedimentos de troca de documentos solicitados. ma sessão abordará o plano de classificação
5. Os grupos devem indicar um secretário para realizar os procedimentos de de documentos, que é o instrumento ordena-
envio e recepção diante do outro grupo. dor de base para o arquivo de documentos.
Está preparado? Vamos à sessão 4! ”
6. No final, o facilitador escolherá um grupo para explicar todos os procedi-
mentos em plenário.
7. Os outros grupos devem estar preparados para complementar as explica-
ções com as lições aprendidas durante o exercício.
Documento de Referência
Decreto 36/2007, de 27 de Agosto, que cria o Sistema Nacional de Arqui-
vos do Estado, SNAE.
DA-S3-Decreto_36_2007_snae.pdf

Plano de Classificação de Documentos Passos Objectivos Métodos
5 min Resumo do Relacionar os temas Introdução da matéria

conteúdo já visto e sobre a gestão de docu- pelo facilitador;
Índice da sessão apresentação dos mentos com o uso do distribuição das cópias
objectivos da sessão código de classificação da síntese da sessão
Resumo didáctico da sessão 64 para o arquivo DA-S4-sintese.doc
4.1 Abertura: Plano de Classificação de Documentos 66

20 min Apresentação Identificar os códigos Exposição dos conte-
4.2 Síntese: Plano de Classificação de Documentos 69 do Plano de do plano de classifica- údos através de slides;
Classificação de ção de documentos, discussão em plenário
4.3 Passos do exercício para o facilitador: Utilização de códigos na refe- 77 Documentos sua estrutura e razão de DA-S4-plano_classi-
rência de documentos aplicação fica.ppt
4.4 Material de apoio para o participante: Utilização de códigos na 79

referência de documentos 55 min Exercício: utilização Praticar procedimentos Trabalho em quatro
de códigos na para incluir o código de grupos para praticar a
4.5 Encerramento: Reflexão conjunta e conclusão 80 referência de classificação na referên- classificação
documentos cia dos documentos DA-S4-exercicio.doc
35 min Apresentação das Identificar e concordar Apresentação de re-

conclusões dos sobre os procedimentos sultados pelos grupos
Resumo didáctico da sessão trabalhos realizados apropriados na utili- sorteados; discussão
pelos grupos e zação dos códigos de em plenário e compa-
comparação com as classificação, de acordo ração com a resposta
Objectivo: participantes serão capazes de utilizar o plano de classificação
respostas com a legislação DA-S4-resposta.doc
de documentos e a estrutura dos seus códigos na gestão de documentos e
arquivos.
5 min Reflexão e Relacionar a aprendiza- Os participantes
Tempo necessário: 2 horas encerramento gem com a experiência expõem suas ideias e
prévia dos participantes sentimentos, avalian-
Material necessário: e avaliar a sessão do a abordagem e os
• Cópias do texto da síntese “Plano de Classificação de Documentos”. conteúdos da sessão
DA-S4-sintese.doc
• Papel gigante e marcadores de feltro para os trabalhos dos grupos.
• Cópias do plano de classificação de documentos relacionados às activi-
dades-meio. DA-S4-plano-classificacao-actividades-meio.pdf

4.1 Abertura
Plano de Classificação de Documentos

O facilitador inicia a sessão 4 dando a conhecer que os principais tópicos são o
plano de classificação de documentos e arquivo, a sua estrutura e os códigos
que o compõem, abordados de uma forma prática através da elaboração de
documentos. O facilitador poderá usar as seguintes palavras:
Na sessão anterior pusemos em prática os instru-

mentos de gestão de correspondências, olhando
para os momentos de produção, envio, recepção
e divulgação. A utilização do plano de classifi-
cação de documentos possibilita o armazena-
mento e a busca rápida dos documentos nos
arquivos, organizando a memória da instituição,
tanto do ponto de vista legal como histórico. É
um assunto que todos os funcionários da Admi-
nistração Pública devem conhecer bem! Façam
bom proveito e bem-vindos à sessão 4!
O facilitador distribui as cópias da síntese da sessão “Plano de classificação de

documentos.” DA-S4-sintese.doc Em seguida, apresenta os conteúdos dos
slides da sessão 4. DA-S4-plano_classifica.ppt

4.2 Síntese da apresentação
O plano de classificação de documentos
Introdução
Nas sessões estudadas até agora, pudemos observar que na referência dos do-
cumentos deverá constar, para além do número do documento conforme o nu-
merador geral, também a classificação do arquivo.
Classificador de arquivo
O Decreto nº 36/2007, de 27 de Agosto, aprovou as normas e procedimentos

de gestão de documentos que visam, dentre outros objectivos (alínea a do ar-
tigo 4), harmonizar as diversas fases de gestão de documentos na Administração
Pública atendendo às especificidades de cada instituição.
Harmonizar = fazer com que as partes entrem em harmonia e que traba-

lhem bem em conjunto para um determinado fim.
O mesmo decreto aprovou também um Plano de Classificação de Documen-

tos para Actividades-Meio, que funciona como o Classificador de Arquivo
referido no número 1, do artigo 76 do Decreto nº 30/2001, de 15 de Outubro.
Actividades-Meio = actividades comuns a todas as instituições da Admi-

nistração Pública.

O Plano de Classificação de Documentos para Actividades-Meio inclui códigos Classe Subclasse Grupo Subgrupo
para a classificação de documentos por assuntos. Por isso é importante fazer a
leitura do documento no acto do envio e da recepção, e redigir correspondên-
cias e outros documentos de maneira clara para facilitar a identificação do seu Orçamento
assunto principal.
Classe 000 - Recrutados e Remunerações
Administração Seleccionados
Os assuntos, no Sistema Nacional de Arquivos do Estado - SNAE, estão divididos Documentação e Informação
em dez classes. As classes divididem-se em subclasses, as subclasses em grupos Geral Impostos
e estes em subgrupos. Deveres,
Recursos Humanos Direitos e
Regalias Subsídios
Classe XXX
10 classes
Organização e Funcionamento Formação Dispensas
Aperfeiçoamento
Classe YYY Profissionalização
subclasse subclasse Património

Instalação
Serviço Postal
Serviço Contas
Comunicações Telefónico telefónicas
grupo grupo grupo grupo
Serviço de Pagamentos
Rádio
subgrupo subgrupo subgrupo subgrupo
Os códigos das dez classes do sistema são:
Os códigos e os assuntos apresentam-se em quatro níveis. Cada nível contém • 000, 100, 200, 300, 400, 500, 600, 700, 800 e 900
o seu próprio código. O primeiro dígito representa a classe, o segundo dígito
Dos códigos acima mencionados, o 000 e 900 referem-se a classes que integram
representa a subclasse, o terceiro dígito representa o grupo e o(s) último(s)
assuntos de Actividades-Meio dos sectores da Administração Pública, e as clas-
digito(s), separado(s) dos três primeiros por ponto, representa(m) o subgrupo.
ses de 100 a 800 referem-se a Actividades-Fim.
Muito simples! Um exemplo? 025.39
As duas classes das Actividades-Meio são:
As CLASSES representam 10 grandes áreas em que se podem dividir os assun-
tos tratados na Administração Pública. Somente 2 das classes são relacionadas
• 000 - Administração Geral, que integra por exemplo os assuntos refe-
às Actividades-Meio: comuns a todos no sector público. As outras 8 classes
rentes à organização e funcionamento das instituições públicas;
destinam-se à classificação das Actividades-Fim de cada sector ou instituição,
e devem ser propostas pelos órgãos sectoriais, de acordo com as orientações • 900 - Diversos, que integra assuntos que não são de organização e fun-
técnicas emanadas pelo Ministério da Função Pública. cionamento nem específicos de um determinado sector.
As SUBCLASSES constituem a divisão dessas 10 classes; dividem-se em grupos

e estes em subgrupos. Vejamos num esquema como se estabelece esta divisão:

À semelhança da classe 000 – Administração Geral, as subclasses vagas da classe
ATENÇÃO! Para garantir uma educação de qualidade para todos os mo- 900 – Diversos são 950, 960, 970 e 980, concebidas pelas razões já expostas.
çambicanos, o sector da Educação deverá gerir, por exemplo, os recursos
humanos, o seu património e o seu orçamento (Actividades-Meio, co- Grupos e subgrupos
muns a todos os sectores) de uma forma eficiente. As Actividades-Fim
As subclasses têm grupos que por sua vez têm subgrupos. Por exemplo, se qui-
são específicas do sector e podem ser: supervisões pedagógicas, matrícu-
sermos arquivar um documento relativo às remunerações dos funcionários, uti-
las, levantamentos estatísticos, exames, conselho de notas, dentre outras.
lizaremos a classificação 025.12, que será composta de:
O sector da Educação deverá elaborar o seu plano de classificação de do-
cumentos de Actividades-Fim para as classes entre 100 e 800 (alínea c do 0 – Administração Geral (classe)
artigo 10 do Decreto nº 36/2007, de 27 de Agosto).
02 – Recursos Humanos (subclasse)
025 – Deveres, Direitos e Regalias (grupo)

As subclasses comuns a todos os sectores
A classe 000 - Administração Geral contém as seguintes subclasses, comuns a 025.12 – Remunerações (subgrupo)
todos os sectores:
• 010 para os assuntos referentes à Organização e Funcionamento,
• 020 para os assuntos referentes aos Recursos Humanos, Utilização de códigos na referência dos documentos
• 030 para os assuntos ligados ao Orçamento, O manual de procedimentos do SNAE recomenda no número 4 do capítulo I que
todo funcionário seja capaz de identificar as actividades executadas pelo sector
• 040 para os assuntos do Património do Estado, ou instituição onde trabalha no Plano de Classificação de Documentos e na Tabela
• 050 para os assuntos sobre a Documentação e Informação, de Temporalidade.
• 060 para os os assuntos referentes a Comunicações, Observe o número de referência na ilustração da correspondência.
• 090 para outros assuntos referentes à Administração Geral, que não
se enquadram nas subclasses existentes. Numerador Sigla do órgão Repartição ou Classificador de Ano
Geral emissor departamento documentos
Observe que os códigos de subclasse 070 e 080 não existem. São subclasses
vagas, intencionalmente assim concebidas pelo SNAE, para enquadrar assuntos
que possam surgir no futuro no âmbito da Administração Geral. 543 / DPEC-M / DP / ????? / 2011
A classe 900 - Diversos contém as seguintes subclasses: Na referência do documento insere-se o código da classificação do documento,
que indica a pasta de arquivo onde o mesmo será guardado. Este código é identifi-
• 910 Solenidades, comemorações e homenagens, cado através do assunto de que trata o documento.
• 920 Congressos, conferências, seminários, simpósios, encontros, conven-
ções, ciclos de palestras, mesas redondas,
• 930 Feiras, salões, exposições, mostras, concursos, festas,
• 940 Visitas e visitantes,
• 990 Assuntos transitórios.

Inserir o código do plano de classificação
correspondente ao assunto tratado no
documento O código deve ser 025.39, por ser relativo
a licenças sem vencimento.

Descrever o mais precisa-
mente possível o assunto
tratado
Com a classe ou subclasse do assunto tratado no documento, facilmente encontra-

-se o código de arquivo correspondente. No exemplo apresentado, a classe é 000. ATENÇÃO! Preste muita atenção! Os códigos do classificador devem ser
Os códigos do tipo OOX, como o 002, indicam a classificação em grupos que não utilizados em função do assunto tratado no documento, em qualquer
possuem subclasses. Estas classificações especiais podem ser consultadas na página que seja a repartição ou departamento que produz o documento. Por
13 do Plano de Classificação de Actividades-Meio, na Biblioteca do CD deste mó- exemplo, não se deve atribuir o código 020 a todos os documentos
dulo POEMA: DA-S4-plano-classificacao-actividades-meio.pdf. produzidos pelo sector de Recursos Humanos, pois este sector produz
documentos sobre diversos assuntos!
ATENÇÃO! Deve-se escrever o código completo, respeitando toda a sua
hierarquia. Por exemplo, para o assunto Licença sem vencimento, não
é correcto codificar na referência somente 020 - por ser uma matéria de
Recursos Humanos, ou somente 025 - porque faz parte de Direitos, De-
veres e Regalias, nem 025.3 por se tratar de uma Licença. O código cor-
recto e completo para o assunto Licença sem vencimento é 025.39
que enquadra Outras licenças (página 18 do Plano de Classificação de
Actividades-Meio).

Utilização da folha de referência 4.3 Passos do exercício para o facilitador
Como aprendemos na sessão 2 deste módulo, a correspondência deve tratar de
apenas um assunto. Quando isso não acontece, é necessário preencher uma
Utilização de códigos na referência dos
folha de referência para arquivar o segundo assunto na pasta apropriada. Quem documentos
consultar a pasta, e encontrar a folha de referência, poderá ir à pasta do assunto
principal e ler o documento original. Veja um exemplo de folha de referência na
Biblioteca do CD deste módulo POEMA. DA-S4-folha-referencia.pdf Fase 1: 5 minutos
1. O facilitador divide os participantes em 4 grupos, (A, B, C e D) e em seguida
distribui as cópias dos exercícios. DA-S4-exercicio.doc
A folha de referência é um documento que nos refere (envia-nos) de uma
pasta de arquivo para outra, onde encontraremos o documento original. 2. Em seguida, pede que um participante leia o exercício, e esclarece qualquer
dúvida que tenha surgido.
3. Cada um dos quatro grupos deve elaborar um dos documentos indicados e
Resumo das rotinas de classificação atribuir os códigos de acordo com o Plano de Classificação de Documentos
de Actividades-Meio, que pode ser consultado na biblioteca do módulo.
O número 3.2 do anexo I do Decreto nº 36/2007, de 27 de Agosto resume a rotina
das operações de classificação: 4. O facilitador terá 4 cópias (em papel) das classificações do Plano para auxi-
liar os grupos.
Receber o documento para classificação
Fase 2: 50 minutos
Ler o documento, identificar o assunto principal e o(s) 5. Os grupos devem realizar o seguinte trabalho:
secundário(s), de acordo com o seu conteúdo
• Grupo A:
Localizar o(s) assunto(s) no código de classificação de documentos
Propor o plano de férias para decisão do director do SDEJT e definir a sua
de arquivo, utilizando o índice se necessário classificação de arquivo.
• Grupo B:
Anotar o código na primeira folha do documento; carimbar e identificar Propor a abertura de um concurso de ingresso de professores e definir a
todas as folhas
sua classificação de arquivo.
• Grupo C:
Preencher as folhas de referência para assuntos secundários
Enviar às escolas as fichas de avaliação de desempenho de funcionários
e definir a sua classificação de arquivo.
O(s) anexo(s) ao documento(s) deverá(ão ) receber a anotação
do(s) código(s) correspondente(s)! • Grupo D:
Enviar a uma escola o programa de comemorações do dia do professor e
definir a sua classificação de arquivo.
6. Os grupos elaborarão a tarefa no papel gigante, para uma melhor visualiza-

ção dos demais grupos.

Fase 3: 30 minutos 4.4 Material de apoio ao participante
7. No fim do tempo concedido para a tarefa, o facilitador convidará cada um
dos grupo a apresentar o seu trabalho. Utilização de códigos na referência dos
8. Cada representante de grupo tem 5 minutos para a apresentação. documentos
9. O facilitador ajuda o grupo a recordar os procedimentos de envio e recep-
ção de documentos aprendidos na sessão 3. Este exercício deve ser feito em 50 minutos
Orientações para os Grupos

Fase 4: 5 minutos 1. Cada grupo elabora o documento apropriado, indicando os códigos de refe-
10. O facilitador esclarece qualquer dúvida que ainda exista em relação à clas- rência, de acordo com o plano de classificação de documentos (consultar o
sificação e agradece o empenho dos participantes na realização das tarefas. Plano de Classificação de Documentos de Actividades-Meio). Se o documento
contiver anexos, basta indicar “anexo” numa folha separada.
• Grupo A:
Propor o plano de férias para decisão do director do SDEJT e definir a sua
classificação de arquivo.
• Grupo B:
Propor a abertura de um concurso de ingresso de professores e definir a
sua classificação de arquivo.
• Grupo C:
Enviar às escolas as fichas de avaliação de desempenho de funcionários
e definir a sua classificação de arquivo.
• Grupo D:
Enviar a uma escola o programa de comemorações do dia do professor e
definir a sua classificação de arquivo.
2. Cada grupo deve escolher um representante para apresentar em plenário o

documento produzido e explicar como chegou ao número da classificação.
3. Cada apresentação terá a duração de 5 minutos.

4.5 Encerramento
Reflexão e conclusão
Sessão 5
O arquivo de documentos na
O facilitador pede aos participantes para partilharem o que consideram que foi
o mais importante ao longo dos trabalhos na sessão quatro. Administração Pública
O facilitador convida dois ou três voluntários para avaliarem a relevância da
sessão para suas vidas profissionais, e pode perguntar “O que aprenderam em
relação ao processo de gestão de documentos na sua instituição?” Índice da sessão
Para encerrar a sessão, o facilitador pode usar a seguinte explicação: Resumo didáctico da sessão 81
5.1 Abertura: O arquivo de documentos na Administração Pública 83
5.2 Síntese: O arquivo de documentos na Administração Pública 86
Na sessão 4 que agora se encerra, abordamos
a classificação de documentos para o arquivo. 5.3 Passos do exercício para o facilitador: A utilização da tabela de 94
Conhecemos a estrutura e os códigos do Plano de temporalidade
Classificação das Actividades-Meio e praticamos a
5.4 Material de apoio para o participante: A utilização da tabela de 95
sua aplicação em documentos. Assumiremos agora
temporalidade
o compromisso de utilizar este procedimento para
optimizar a vida administrativa da instituição, para 5.5 Encerramento: Reflexão conjunta e conclusão 96
podermos alcançar os objectivos de desenvolvimen-
to definidos pelo Governo.
Resumo didáctico da sessão
Para completar este assunto que é tão importante
Objectivo: participantes serão capazes de arquivar correctamente os docu-
para a vida da instituição, e para a melhoria do
mentos e fazer uso da tabela de temporalidade no processo de arquivo.
processo POEMA, a próxima sessão irá tratar da
tabela de temporalidade. Sim, é importante saber Tempo necessário: 2 horas
por quanto tempo devemos guardar cada tipo de
documento que elaboramos, enviamos ou recebe- Material necessário:
mos. Vamos à sessão 5 • Cópias do texto da síntese “O arquivo de documentos na Administração
Pública”. DA-S5-sintese.doc
Documentos de referência • Papel gigante e marcadores de feltro para os trabalhos dos grupos.
Plano de Classificação de Documentos de Actividades-Meio • Cópias da Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo para as
DA-S4-plano-classificacao-actividades-meio.pdf Actividades-Meio da Administração Pública.
Folha de referência para a procura do documento original DA-S5-Tabela de Temporalidade das Actividades-Meio.pdf
DA-S4-folha-referencia.pdf • Computador e projector, ou cartazes preparados com as apresentações.

5.1 Abertura
O arquivo de documentos na Administração
Passos Objectivos Métodos Pública
10 min Resumo das sessões Relacionar os temas Introdução da matéria
1 a 4 e apresentação abordados nas quatro pelo facilitador; distri- O facilitador inicia os trabalhos ressaltando que a sessão irá se concentrar nos
dos objectivos da sessões anteriores com buição das cópias da passos do processo de arquivo de documentos, e no uso da tabela de tempora-
sessão 5 o tema da presente síntese da sessão lidade. Para isso, o facilitador pode usar a seguinte explicação.
sessão, que completa os DA-S5-sintese.doc
temas principais
Já estamos na sessão 5 deste módulo! O tempo passa
40 min O arquivo de Identificar os códigos do Exposição dos conte- muito rápido quando lidamos com um tema interes-
documentos na plano de classificação údos através de slides; sante. Lembram-se do que vimos até agora? Já estu-
Administração de documentos para discussão em plenário
Pública proceder ao arquivo, e DA-S5-arquivo.ppt
damos os tipos mais comuns de documentos usados
estabelecer a ligação nas instituições da Administração Pública tais como:
entre os documentos as correspondências, e os livros de registo para a sua
arquivados e a tabela de gestão eficaz. Praticamos também a classificação
temporalidade de documentos, que é uma espécie de “endereço” do
documento no seu caminho para o arquivo. Agora,
30 min Exercício: praticar Simular o arquivo Trabalhos em 4 todos os documentos nos SDEJT poderão cumprir
o arquivo de aplicando os proce- grupos; distribuição com os requisitos legalmente exigidos, e ostentarão
documentos dimentos da tabela de cópias da tabela de
utilizando a tabela de temporalidade de temporalidade
na referência o código do classificador.
de temporalidade documentos DA-S5-Tabela de Terminada a sua função de apoio às actividades da
Temporalidade das instituição, o documento deverá ser arquivado (ser
Actividades-Meio.pdf; guardado numa pasta do arquivo). Quais são os
DA-S5-exercicio.doc procedimentos e regras para o uso do arquivo? Este é
o tema desta sessão 5. Um arquivo bem gerido é um
30 min Apresentação dos Uniformizar a prática Apresentação em indicador da qualidade da prestação de serviço de
trabalhos realizados dos procedimentos para papel ou outro meio,
uma instituição. Avancemos!
pelos grupos e arquivo de documentos por um porta-voz pre-
comparação com as e para o uso da tabela viamente indicado em
respostas de temporalidade cada um dos grupos;
debate em plenário Em seguida, o facilitador distribui as
DA-S5-resposta.doc cópias da síntese do conteúdo da
sessão “O arquivo de documentos
10 min Reflexão e Relacionar a aprendiza- Os participantes na Administração Pública” (DA-S5-
encerramento gem com a experiência expõem suas ideias e -sintese.doc) e procede à apresen-
prévia dos participantes sentimentos, avalian- tação dos slides da sessão 5. DA-S5-
e avaliar a sessão do a abordagem e os -arquivo.ppt
conteúdos da sessão

5.2 Síntese da apresentação De acordo com a frequência de consulta dos documentos, o arquivo pode divi-
dir-se em:
O arquivo de documentos na Administração • arquivo corrente, constituído pelo conjunto de documentos que circu-
Pública lam na instituição, e que são de consulta mais frequente;
• arquivo intermediário, constituído pelo conjunto de documentos com
pequena frequência de consulta ou que aguardam destino final em
Introdução depósito de armazenagem temporária. Estes documentos não se encon-
As cópias dos documentos elaborados, enviados, recebidos, tramitados e dos tram a circular na instituição, e não são consultados regularmente, mas
que já cumpriram a sua finalidade devem ser arquivadas devido ao seu valor podem ser solicitados a qualquer momento.
informativo, tanto para constituir prova futura dos actos administrativos como
Como arquivar um documento
para a constituição da memória institucional.
O número 4, do anexo II do Decreto nº 36/2007, de 27 de Agosto, estabelece
A gestão de arquivos é regulada pelo artigo 90 e seguintes do Decreto nº que uma vez classificado e tramitado, o documento deverá ser arquivado, ou
30/2011, de 15 de Outubro, complementado pelo Decreto nº 36/2007, de 27 de no arquivo corrente ou então no intermediário, de acordo com a Tabela de
Agosto, que aprovou, como anexo, o plano classificador de documentos. Os dois Temporalidade.
documentos podem ser consultados na Biblioteca do módulo, no CD POEMA.
Um arquivo não é um lugar onde se depositam documentos, mas é um sistema

Um documento não deve permanecer na guarda de um só indivíduo
de gestão no qual as informações podem ser guardadas, mantidas, e recuperadas
além do tempo necessário para a sua utilidade. O documento deve
quando necessário, de forma eficiente, rápida e simples. Todos os arquivos preci-
obrigatoriamente ser tramitado ou respondido - se o assunto em causa
sam de um guia classificador para que a pessoa que estiver a guardar ou a con-
assim o exigir -, ou arquivado de forma a que todos os técnicos possam
sultar um documento possa fazê-lo com base nesssa classificação. Compete ao
consultá-lo, se necessário.
director do Serviço Distrital - em colaboração com os seus técnicos - determinar
o funcionamento do arquivo da instituição, em conformidade com a legislação
vigente. Para proceder ao arquivo de um documento, devem-se seguir três passos principais.
Observando as duas fotografias, podemos ver claramente a diferença entre um A INSPECÇÃO, para verificar se o documento vai realmente para o arquivo,
arquivo organizado e outro no qual a recuperação da informação poderá ser se possui anexos e se será mantida ou não a classificação atribuída na fase de
muito mais difícil. tramitação.
No processo de inspecção dos documentos, o funcionário responsável pelo ar-

quivo deve ler cautelosamente os despachos para verificar se foram cumpridas
as orientações emitidas, e decidir se o documento ainda deverá ser tramitado.
Verifica-se também se os documentos que precisavam de resposta foram de fac-
to respondidos. A resposta deverá fazer parte do mesmo processo, a partir da
ordenação.
A ORDENAÇÃO consiste em agrupar os documentos classificados sob um mes-

mo assunto, para atribuição de um mesmo código. A ordenação faz-se pela or-
dem cronológica, de baixo para cima, o que significa que o mais recente estará
por cima dentro da pasta.
Fig. 1 Arquivo em desordem Fig. 2 Arquivo em ordem

É possivel manter agrupados todos os documentos sobre um mesmo assunto,
desde que estejam ordenados adequadamente. Após a ordenação, os documen-
tos classificados sob um mesmo código formarão dossiês numa mesma pasta de
arquivo, ou num mesmo volume.
O ARQUIVO consiste na guarda do documento no local devido: uma pasta, pra-

teleira ou caixa, de acordo com a classificação atribuída. Para realizar o arqui-
vo, identifica-se o código da classificação sob o qual o documento deverá ser
arquivado. Lembre-se que a referência deve conter uma classe, uma subclasse,
um grupo e/ou subgrupo - reveja o que aprendemos na sessão 4. A referência
do documento deverá incluir toda a hierarquia dos códigos para que possa ser Fig. 3 Pastas com códigos Fig. 4 Pastas com separadores
arquivado na pasta ou separador do respectivo código.
Estes três procedimentos realizam-se para o arquivo corrente e também para

o arquivo intermediário. Quando o documento não é mais solicitado para uso, ROTINAS PARA ARQUIVAR DOCUMENTOS
ele transitará para o arquivo permanente. De acordo com as orientações das
instituições que superintendem a área de arquivo, documentos para o arquivo
permanente poderão ser acolhidos em sítio específico a ser determinado. Verificar a existência de documentos relacionados. Caso existam, deverão ser
agrupados em ordem cronológica.
Como preparar as pastas do arquivo

Ordenar os documentos de acordo com os códigos. Eliminar cópias dos
Um documento arquivado na pasta errada ficará perdido, e será difícil localizá-lo documentos que possuem original.
quando solicitado. Será que os SDEJT precisam ter tantas pastas e tantos códigos
quanto o plano de classificação de documentos?
Utilizar meios para fixar os documentos nas pastas de arquivo, ou guardá-los
Numa situação ideal, seriam necessárias tantas pastas quantos os códigos do adequadamente nas gavetas e caixas (para evitar tê-los soltos).
plano de classificação de documentos. Mas, na prática, o SDEJT não elabora do-
cumentos para muitos dos assuntos classificados. No entanto novas pastas (ou
Arquivar os documentos nos locais devidos, como medida de segurança
divisões de pasta) podem ser abertas à medida que vão surgindo os assuntos contra a destruição, incêndio, humidade e identificar de forma visível as
nos seus documentos. pastas, gavetas e caixas.
As pastas devem conter os códigos de classificação, e ser organizadas por clas-

Agrupar e guardar a documentação em série, tais como publicações e bole-
ses, subclasses, grupos ou subgrupos. Uma pasta numa certa classe pode ter es-
tins, em caixas apropriadas. Proceder ao registo do arquivo numa única fo-
paço para divisões internas para os demais níveis da hierarquia. Podem também lha de referência em função do assunto, mantendo rotineira esta operação
ser necessárias mais pastas para um grupo ou subgrupo. O caso dos processos sempre que chegar um novo número (da série de documentos).
individuais dos funcionários, cuja classificação é sempre 020.5, é um bom exem-
plo de um grupo com muitas pastas.
Retirada e controlo de documentos
É IMPORTANTE lembrar que os subgrupos e grupos estão dentro das subclas-
ses, e estas dentro das classes. A mesma lógica aplica-se às pastas de arquivo, O empréstimo de documentos arquivados é uma operação realizada pelo res-
que deverão ostentar na sua lombada (onde se escreve o nome da pasta) um ponsável do arquivo, quando for absolutamente necessário para o cumprimento
código de classe ou subclasse. No seu interior os separadores ostentarão os có- das funções da instituição, e inclui a retirada e o controlo de documentos.
digos dos níveis inferiores da hierarquia da classificação.
Veja um exemplo de talão de empréstimo:
Os arquivos não organizados, que dificultam o acesso aos documentos
quando necessários, incentivarão a prática de se guardar documentos
soltos nas gavetas! TALÃO DE EMPRÉSTIMO
Código completo de referência do documento: _________________________________
Resumo do assunto: _______________________________________________________
O empréstimo acontece quando documentos, processos ou dossiês são retira-
Requisitado por: __________________________________________________________
dos do arquivo para uso durante a realização de tarefas, para fornecer uma
___ (sector/departamento/repartição _______________________________________
certa informação ou mesmo para se juntar um novo documento a um processo
já arquivado – o que se chama Juntada. ___ (nome do funcionário) ________________________________________________
Data: ______/__________________/_______
Imagine qual é o maior desafio na retirada de documentos para consulta, uso ou
juntada. Sim, a sua devolução. Muitas vezes os documentos desaparecem por- Entregue por: Recebido por:
que quem os solicitou não os devolve e quem os entregou não age para os ter __________________________ __________________________
de volta.
Nome Nome
Nome, assinatura e carimbo Nome, assinatura
É muito importante ter um sistema eficaz de controlo da retirada de documen-
tos dos arquivos! O anexo II do Decreto nº 36/2007, de 27 de Agosto, inclui um
A ser devolvido em: _______/__________________/_______
modelo de talão de empréstimo de documentos, para facilitar o controlo da re-
Devolvido em: _______/__________________/_______
tirada e retorno aos arquivos.
Recebido por: ___ (nome do funcionário)______________________________________
Os módulos POEMA Recursos Humanos e Gestão do Património tratam do risco de
desaparecimento de documentos dos arquivos por empréstimos sem controlo.
Note bem!
Veja como o talão de empréstimo pode ajudar
• O talão de empréstimo será preenchido no acto de entrega do docu-
No talão deverão ser registadas as seguintes informações sobre os documentos
mento ao solicitante.
retirados: o sector que o solicita; o nome completo e a assinatura do funcionário
que o faz, a data de retirada, a data prevista de devolução. Deverá também ser • A data da devolução do documento deve ser registada quando o docu-
registada a data da devolução do documento quando este for devolvido. A ve- mento chega aos arquivos.
rificação dos talões de empréstimo pode ajudar a conhecer melhor quais são os
• O preenchimento correcto, e no momento em que as operações ocor-
documentos mais frequentemente solicitados, para se estabelecerem prazos de
rem, oferece um controlo eficaz da movimentação de documentos no
devolução uniformizados.
arquivo.
O talão de empréstimo é preenchido em duas vias. A primeira substitui o do-
cumento na pasta de onde foi retirado, e é eliminada quando o documento é
devolvido; a segunda é arquivada num ficheiro à parte, em ordem cronológica, Tabela de temporalidade de documentos de arquivo
especialmente constituído para o controlo e cobrança, quando terminado o pra-
zo de devolução. A tabela de temporalidade de documentos de arquivo responde à pergunta:
quanto tempo deve ficar o documento no arquivo corrente, no intermediário ou
no permanente?
O Decreto nº 36/2007, de 27 de Agosto, aprovou como Anexo III a Tabela de Tem-

poralidade de Documentos de Arquivo para as Actividades-Meio da Administração
92 | SESSÃO 5 - DOCUMENTOS E ARQUIVOS
responsáveis pelo arquivo.
A tabela tem a seguinte estrutura:
vos corrente e intermediário;

• o destino final dos documentos;
temporalidade. Consulte a Tabela de Temporalidade na Biblioteca.
• observações, onde podem ser incluídas explicações ou instruções

para uma melhor compreensão e aplicação por parte dos funcionários
tabela de temporalidade de documentos de arquivo ligados a Actividades-Fim.

• os prazos que os documentos devem permanecer guardados nos arqui-
• os conjuntos documentais identificados pelos códigos de classificação;
Esta estrutura deverá ser adoptada por todos os sectores na elaboração da sua
dos às suas Actividades-Fim, o sector da Educação deve elaborar a sua tabela de
Pública. Assim como deve elaborar a classificação para os documentos relaciona-
MODELO DA ESTRUTURA DA TABELA DE TEMPORALIDADE - EXEMPLO
PRAZO DE GUARDA
CÓDIGO ASSUNTO ARQUIVO ARQUIVO DESTINO FINAL OBSERVAÇÃO
CORRENTE INTERMEDIÁRIO
000 Administração Geral
Guarda
001.1 Legislação Até a vigência 5 anos
permanente
Guarda
001.32 Monitoria 5 anos 5 anos
permanente
Durante a perma-
Guarda São passíveis de eliminação os relatórios cuja informa-
003 Relatório de actividades nência do funcio- 10 anos
permanente ção se encontra recapitulada em outros
nário no órgão
Processos individuais. Cadastro. Biografia.
020.5 Até a vigência Até 100 anos Independentemente do suporte de informação.
Assentamentos individuais
Durante a perma- O prazo máximo de guarda dos documentos será de
Guarda
020.1 Legislação nência do funcio- 5 anos 100 anos. Só poderão ser transferidos para o arquivo
permanente
nário no órgão intermediário após a saída do funcionário do órgão.
Opcionalmente podem ser reproduzidas cópias para

020.2 Identificação do funcionário 10 anos _________
consulta após recolhimento ao arquivo permanente
025.31 Licença disciplinar 10 anos 35 ano Eliminação
Até a aprovação
025.5 Faltas 35 ano Eliminação
das contas
5 anos após a
Até a aprovação
034.6 Extractos de contas aprovação das Eliminação
das contas
contas
5 anos após a
035 Balanços. Balancetes aprovação das Eliminação
contas
MÓDULOS DE CAPACITAÇÃO EM POEMA | 93
5.3 Passos do exercício para o facilitador 5.4 Material de apoio para o participante
A utilização da tabela de temporalidade A utilização da tabela de temporalidade

Fase 1: 5 minutos Este exercício deve ser feito em 25 minutos
1. Os mesmos grupos formados na sessão quatro deverão trabalhar com os 1. Nesta sessão serão mantidos os grupos da sessão quatro.
documentos produzidos no exercício daquela sessão.
2. O facilitador distribui as cópias dos exercícios. DA-S5-exercicio.doc 2. Cada grupo irá trabalhar com os documentos elaborados na sessão quatro.
3. Distribui também cópias da Tabela de Temporalidade. • GRUPO A: Uma informação-proposta, com o assunto Licença disciplinar
DA-S5-Tabela de Temporalidade das Actividades-Meio.pdf dos funcionários;
4. O facilitador solicita um voluntário para ler o exercício em voz alta, para que • GRUPO B: Uma informação-proposta, com o assunto Abertura de con-
depois se esclareçam as dúvidas que surgirem. curso de ingresso de professores;
• GRUPO C: Uma Nota, com o assunto Avaliação de Desempenho de fun-
Fase 2: 25 minutos
cionários;
5. Os grupos deverão indicar a pasta em que o documento deve ser arquivado, indi-
• GRUPO D: Uma Nota, com o assunto Comemorações do dia do professor.
cando o código que deverá ter a pasta de arquivo ou o separador, se for o caso.
6. Cada grupo deverá indicar, com base na tabela de temporalidade, o tempo 3. Os grupos devem indicar a pasta em que o documento deverá ser arquivado,
que o documento deve ser guardado em cada uma das categorias do arquivo. indicando o código que deverá ter a pasta de arquivo ou o separador, se for
7. Os grupos devem indicar um porta-voz para apresentar o trabalho em o caso.
plenário. 4. Cada grupo deverá indicar, com base na tabela de temporalidade, o tempo
que o documento deve ser guardado em cada uma das categorias do ar-
Fase 3: 25 minutos quivo.
8. Cada porta-voz tem cerca de 5 minutos para apresentar o trabalho do seu 5. O grupo deve indicar um porta-voz para apresentar o trabalho em plenário.
grupo. 6. Na apresentação do trabalho deverá explicar todos os procedimentos re-
9. Durante a apresentação, cada grupo deverá explicar todos os procedimentos alizados, como forma de revisão da matéria abordada na sessão.
realizados, como forma de revisão da matéria abordada na sessão.
7. Cada grupo tem 5 minutos para a apresentação.
10. O facilitador apoia a discussão, e ajuda os participantes a chegarem a um
consenso sobre o tipo de procedimento a ser utilizado.
Fase 4: 5 minutos
11. O facilitador dá a oportunidade aos grupos para esclarecerem alguma
questão pendente e em seguida agradece o empenho dos participantes na
realização das tarefas.
12. Procede em seguida à reflexão e encerramento da sessão.

5.5 Encerramento
Documentos de referência
Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo para as Actividades-
Meio da Administração Pública.
O facilitador encerra a sessão pedindo aos participantes para que partilhem os DA-S5-Tabela de Temporalidade das Actividades-Meio.pdf
seus sentimentos em relação às cinco sessões já encerradas. Pode perguntar,
por exemplo: “Que tipo de influência pensa que a experiência obtida nestas Decreto nº 30/2001, de 15 de Outubro, que aprova as Normas de Funcio-
cinco sessões terá na sua vida?” namento dos Serviços da Administração Pública.
Convida também dois ou três voluntários para sintetizarem o que aprenderam DA-S5-Decreto_30_2001_Adm_Publica.pdf
na sessão 5. Decreto nº 36/2007, de 27 de Agosto, que cria o Sistema Nacional de
O facilitador procede então ao encerramento da sessão. Pode usar para isso as Arquivos do Estado, SNAE.
seguintes palavras: DA-S5-Decreto_36_2007_snae.pdf
Na sessão cinco encerramos o ciclo que vai desde

a elaboração de um documento até o seu arquivo.
Durante as sessões, praticamos o uso dos principais
instrumentos de gestão de documentos na Adminis-
tração Pública. Com base nos novos conhecimentos
e nos exercícios executados na última sessão, podere-
mos contribuir para a correcta codificação das pastas
de arquivo no nosso local de trabalho, e apoiar a
aplicação da tabela de temporalidade na gestão dos
documentos de arquivo. Na próxima sessão vamos
falar dos processos individuais que, juntamente com
as correspondências, constituem grande parte dos
documentos em arquivo. O arquivo dos processos
individuais é um trabalho de grande responsabilidade,
uma vez que documentam toda a vida do cidadão
enquanto funcionário do Estado. Vamos à sessão 6!

O caso específico dos processos Passos Objectivos Métodos
individuais 5 min Resumo da

sessão anterior e
Relacionar os temas
sobre a gestão dos
Introdução da matéria
pelo facilitador;
apresentação dos documentos e arquivos distribuição das cópias
objectivos da sessão e o caso específico dos da síntese da sessão-
processos individuais DA-S6-sintese.doc
Índice da sessão
30 min O caso específico Explicar as especifici- Exposição dos conte-
Resumo didáctico da sessão 98 dos processos dades organizacionais údos através de slides;
individuais e legais dos processos discussão em plenário
6.1 Abertura: O caso específico dos processos individuais 100 individuais no âmbito DA-S6-processos_in-
do arquivo div.ppt
6.2 Síntese: O caso específico dos processos individuais 103
6.3 Passos do exercício para o facilitador: Organização dos processos 107
55 min Exercício: Aplicar as normas e Estudo de casos em 4
individuais organizando instrumentos de orga- grupos
6.4 Material de apoio para os participantes: Organização dos processos 110 os processos nização e gestão dos DA-S6-exercicio.doc
individuais processos individuais
individuais
6.5 Encerramento: Reflexão conjunta e conclusão 114 45 min Apresentação Verificar e uniformizar Sorteio de 2 grupos,
e discussão das padrões e procedimen- comparação dos tra-
conclusões dos tos da organização de balhos e debate para
trabalhos realizados processos individuais esclarecimento
Resumo didáctico da sessão pelos grupos DA-S6-resposta.doc
Objectivo da sessão: participantes serão capazes de aplicar as regras da 5 min Reflexão e Relacionar a aprendi- Os participantes ex-
organização dos processos individuais na instituição. encerramento zagem sobre proces- põem as suas ideias e
sos individuais com a sentimentos, avalian-
Tempo total necessário: 2 horas e 20 minutos experiência prévia dos do a abordagem e os
participantes e avaliar a conteúdos da sessão
Material necessário: sessão
• Cópias do texto da síntese “O caso específico dos processos individuais.”

DA-S6-sintese.doc
• Papel gigante e marcadores de feltro para os trabalhos dos grupos.

6.1 Abertura

O facilitador inicia a sessão recapitulando o que foi tratado sobre os procedi-
mentos de arquivo de documentos, e explica que na sessão 6 irão tratar da
organização dos processos individuais, que são documentos muito especiais
porque contêm toda a vida profissional dos cidadãos que trabalham para o
Estado. Pode usar as seguintes palavras:
Nas sessões anteriores, abordamos os princi-

pais aspectos da gestão de documentos e de
arquivos na Administração Pública. Na sessão
5, concentramo-nos nas formas de arquivo
e na tabela de temporalidade de documen-
tos. Agora podemos codificar documentos e
pastas, usando a tabela de temporalidade no
processo de arquivo.
Na sessão seis vamos abordar a organização
dos processos individuais, de modo a permitir
a gestão eficiente das carreiras dos funcioná-
rios e dos actos a eles relacionados. Trata-se
de um caso específico de gestão de documen-
tos – pois contêm o registo documental da
relação profissional do cidadão com o Estado.
Bem-vindos à sessão 6!
Em seguida, o facilitador distribui as cópias da síntese da sessão “O caso específico

dos processos individuais”. DA-S6-sintese.doc Para dar continuação aos trabalhos,
o facilitador apresenta os slides da sessão 6. DA-S6-processos_indiv.ppt


Introdução
Os processos individuais dos funcionários e agentes do Estado, também abor-
dados no Módulo POEMA Recursos Humanos como um dos instrumentos do pro-
cesso de planificação e orçamentação do sector, são o registo da vida de cada
uma das pessoas que trabalham nas instituições públicas. Nesta sessão, iremos
abordar os processos individuais como um conjunto de documentos que deve
ser gerido.
O processo individual do funcionário ou agente do Estado é definido como sen-

do o cadastro físico que contém todos os dados e documentos biográficos e
profissionais a seu respeito.
Os números 1 e 2 do artigo 3, e o número 1 do artigo 9 do Estatuto Geral dos Fun-

cionários e Agentes do Estado (EGFAE) explicam quem são funcionários, e quem
são agentes do Estado, e como é que se estabelece a relação de trabalho entre
aqueles e o Estado. O estabelecimento da relação de trabalho com o Estado faz-
-se mediante o cumprimento de requisitos estabelecidos no artigo 12 do EGFAE.
Ter nacionalidade moçambicana, possuir certidão de registo de nascimento ou
Bilhete de Identidade, não ter sido aposentado ou reformado, não ter sido expul-
so da Administração Pública, ter a situação militar regularizada são, entre outros,
os requisitos exigidos para que se estabeleça uma relação de trabalho entre o
cidadão e o Estado.
Ao longo da relação com o Estado, o funcionário pode frequentar cursos, reque-

rer férias e dispensas, pode receber diplomas de mérito e obter distinções, pode
ser processado disciplinarmente, mudar de nível académico, mudar de carreira.
Todos esses eventos, além de elementos biográficos, como o casamento e o nas-
cimento de filhos, comprovam-se com documentos. O volume de documentos
elaborados e a sua frequência de circulação é bastante alta, porque todos os dias
há mudanças na vida dos funcionários. Siginifica que um volume cada vez maior
de documentos é elaborado e deve ser organizado.
O processo individual é aberto logo e sempre que se admite um novo agente ou

funcionário. Os documentos que constituem o processo individual dos funcio-
nários devem estar sempre disponíveis nos arquivos da instituição, sempre que
solicitados para consulta ou prova.

Normas e procedimentos gerais e específicos da organização e • Documento comprovativo de preferência legal para a admissão ao concurso;
gestão dos processos individuais • Boletim da República que publicou a Lista Definitiva de Classificação,
Observando a secção V do artigo 90 a 96 do Decreto nº 30/2001, de 15 de Outu- que comprova a admissão por concurso.
bro, percebe-se que o acervo documental dos processos individuais faz parte do Durante o tempo em que o funcionário tem relação de trabalho com o Estado,
arquivo corrente da instituição, estando quer sob a alçada da Secretaria-Geral, muitos eventos ocorrem, originando alteração na sua vida ou carreira. Os docu-
da Repartição de Recursos Humanos ou de qualquer outra área da instituição. mentos que comprovam a ocorrência destes eventos constituirão o subproces-
O processo individual faz parte do arquivo corrente porque são documentos de so. No subprocesso estão, por exemplo, os documentos que foram necessários
consulta frequente. para que se realizasse uma acto administrativo, ou ainda aqueles relacionados
A actualização e a segurança dos documentos dos processos individuais não são às mudanças na vida profissional ou pessoal do funcionário. Os documentos que
só da responsabilidade do funcionário encarregado pelo arquivo mas também no início da relação de trabalho com o Estado constituíram o processo indivi-
da entidade que superintende a área em que estão os arquivos. Se os arquivos dual passam então a fazer parte do subprocesso quando são necessários para
estiverem na Secretaria-Geral, o responsável pela Secretaria partilha responsabi- determinadas mudanças na vida pessoal ou profissional do funcionário. Várias
lidades com o funcionário encarregado pela gestão de arquivos. mudanças podem ocorrer como, por exemplo:
Na maior parte dos Serviços Distritais, a gestão dos arquivos está integrada na • Estado civil (que se pode alterar por: casamento, divórcio, viuvez);
Secretaria, enquanto os processos individuais são organizados e geridos à parte, • Certificados de habilitações, que vêm do grupo anterior para constituir este;
na Repartição de Recursos Humanos. O seu acesso deve ser restrito exclusiva-
mente aos funcionários do sector. O exame do processo individual deve ser feito • Declaração para liquidação de subsídio de morte e subsídio de funeral;
mediante requisição devidamente autorizada, como forma de oferecer seguran- • Certificados de participação em cursos de curta duração;
ça, controlo e prevenção eficazes contra extravios.
• Contrato visado pelo Tribunal Administrativo, no caso de agentes do Estado;
Os processos individuais devem ser organizados a partir da proposta de nomea-
• Termo de início de funções.
ção, ou contratação, colocação, título de provimento e certidão de auto de pos-
se. Constarão dos processos individuais dois grupos de documentos: o processo Os documentos dos processos individuais (PI) devem ser numerados por ordem
individual propriamente dito e o sub-processo. Tanto os documentos constan- cronológica. Na pasta, todos os documentos existentes no processo devem estar
tes do processo individual como os integrados no sub-processo devem ser nu- numerados e descritos numa ficha de registo de documentos, que funciona como
merados em ordem cronológica. um índice dos documentos constantes do PI.
O processo é constituído pelos seguintes documentos:
• Ficha de registo biográfico (que identifica o processo), que geralmente já FICHA DE REGISTO DE DOCUMENTOS
Nome: ______________________________________________________
vem impressa na capa do processo individual; Número de processo individual: _________________________________
• Cópias da certidão de nascimento ou Bilhete de Identidade;

No DOCUMENTO DATA OBSERVAÇÃO
• Mapa da junta de saúde;
• Certidão de registo criminal;
• Comprovativo da regularização da situação militar;
• Certidão de habilitações literárias ou profissionais;
• Declaração de não ter sido expulso do Aparelho do Estado e de que não
está aposentado ou reformado;
A organização das pastas dos processos individuais 6.3 Passos do exercício para o facilitador
Durante a elaboração do módulo Documentos e Arquivos, pudemos observar
que as instituições adaptam as orientações constantes nos documentos legais
Organização dos processos individuais
às condições locais, a fim de alcançar os objectivos do arquivo: as informações
devem ser guardadas, mantidas, e recuperadas quando necessário, de forma Fase 1: 5 minutos
eficiente, rápida e simples. Tenha este objectivo em conta quando seguir as
orientações desta sessão. 1. O facilitador divide os participantes em quatro grupos (A, B, C e D). Em
seguida distribui as cópias dos exercícios. DA-S6-exercicio.doc
Todos os processos individuais da instituição deveriam estar registados num li-
2. O facilitador solicita um voluntário para ler o exercício em voz alta, e ajuda a
vro, o Numerador dos Processos Individuais, para documentar todos os processos
esclarecer as dúvidas que forem surgindo.
que já entraram ou foram abertos na instituição. O Numerador dos Processos In-
dividuais relaciona o número do processo individual com o nome do funcionário Fase 2: 50 minutos
ou agente (normalmente usa-se o último nome e o NUIT para a identificação do
funcionário ou agente). 3. Estudo de Caso 1 (grupos A e C):
A Repartição de Recursos Humanos do seu distrito pretende elaborar uma
Um ficheiro ou pasta à parte base de dados electrónica de funcionários do sector, para facilitar a gestão
conterá fichas de identificação dos actos administrativos e dos recursos humanos. A fonte de dados são os
do processo individual, orga- documentos contidos nos processos individuais.
nizadas por separadores por
ordem alfabética (pelo último Iniciada a tarefa, percebeu-se que as pastas dos processos individuais não
nome), conforme a ilustração. estavam completas nem actualizadas .
Assim, busca-se no ficheiro pelo Tarefa: Na qualidade de gestor do arquivo dos processos individuais,
último nome e encontra-se o elabore um documento explicando a situação e propondo ao director do
número do processo. O NUIT aju- SDEJT uma acção concreta para remediar o facto e iniciar o banco de dados
Fig. 1 Ficha de Identificação do Processo Individual dará a identificar o processo no electrónico o mais rapidamente possível. Prepare e codifique a correspon-
caso de haver duas pessoas com dência para envio, de acordo com as regras.
o mesmo nome. O número do processo vai levar à localização no arquivo, nas
pastas de código 020.5. Os processos estarão ordenados por número dentro das 4. Estudo de Caso 2 (grupos B e D):
pastas 020.5. Após a sua formação na gestão de documentos e arquivos, verifica que o
sector que gere os processos individuais no seu local de trabalho está com
A parte externa da capa identifica o processo individual. Algumas capas já vêm dificuldades de organizá-los.
impressas, noutras é necessário que se cole a ficha de identificação. Utilize o mo-
delo da ilustração para identificar as capas dos processos individuais. Com os conhecimentos que detém sobre a matéria, decide apoiar os seus
colegas, organizando um processo individual como exemplo para que eles
Os processos individuais de funcionários transferidos, falecidos ou expulsos percebam melhor os procedimentos. Escolhe para isso organizar o proces-
transitam para o arquivo intermediário, formando volumes separados (transferi- so do senhor Armando Manuel.
dos, falecidos, etc).
Os seus documentos indicam que:
Após a transferência de um funcionário, seu processo individual é guardado no Nasceu a 28 de Abril de 1980, na Cidade de Lichinga. Reside no bairro 1º de
arquivo intermediário da instituição de origem (onde foi aberto o PI). No entanto, Maio, no Distrito de Massinga. É filho de Manuel José e Rebeca Julião. Tem
cópias de todos os documentos constantes do processo individual deverão ser enca- 2 filhos (Jackeline Rebeca Armando, nascida a 23 de Dezembro de 2006, e
minhadas à instituição de destino.
Armando Manuel Júnior, nascido a 15 de Setembro de 2011). Está enqua- Tarefas: (1) Preencha os dados biográficos do senhor Armando Manuel,
drado na carreira de Docente de N3, Classe C, Escalão 1, e é professor na usando o modelo apresentado na síntese da sessão. (2) Indique numa folha
Escola Primária Completa 21 de Abril, no Distrito de Massinga. separada a ordem em que os documentos acima devem estar arquivados
no Processo Individual (utilizando a numeração dos documentos para subs-
Encontra ainda no processo os seguintes documentos: tutuir a sua descrição completa).
• Termo de Início de Funções datado de 15 de Fevereiro de 2003;
Fase 3: 40 minutos
• Processo de nomeação provisória, visado pelo Tribunal Administrativo a
28 de Janeiro de 2003; 5. O facilitador escolhe os dois grupos que apresentarão os seus trabalhos em
plenária (A ou C; B ou D).
• Despacho de Nomeação definitiva, visado pelo Tribunal Administrativo a
16 de Novembro de 2008; 6. Cada porta-voz dos grupos escolhidos tem dez minutos para apresentar o
trabalho do seu grupo.
• Processo de progressão na carreira (do escalão 1 para 2 da carreira de
Docente de N4, classe U), visado pelo Tribunal Administrativo a 14 de 7. Após a apresentação do Estudo de Caso 1, o grupo que não apresentou
Janeiro de 2007; comenta sobre o que fez de diferente, e explica o porquê.
• Processo de mudança de carreira (Docente de N4 para Docente de N3), 8. Após a apresentação do Estudo de Caso 2, o grupo que não apresentou
visado pelo Tribunal Administrativo a 13 de Abril de 2009; comenta sobre o que fez de diferente, e também explica o porquê.
• Despacho de promoção automática, exarado a 30 de Agosto de 2011; 9. O facilitador ajuda a discussão sobre as práticas na organização e sobre a
• Diploma de Honra, pelo seu desempenho no ano 2010; gestão de processos individuais.
• Ficha de Avaliação do Funcionário referente ao ano 2003, homologada a
Fase 5: 5 minutos
23 de Março de 2004;
• Ficha de Avaliação do Funcionário referente ao ano 2004, homologada a 10. O facilitador agradece o empenho dos participantes e inicia o processo de
23 de Março de 2005; encerramento da sessão.

• Ficha de Classificação referente ao ano 2006, homologada a 23 de Março de
2007;
12 de Fevereiro de 2012.

6.4 Material de apoio para o participante Encontra ainda no processo os seguintes documentos:
1. Termo de Início de Funções datado de 15 de Fevereiro de 2003;
Organização dos processos individuais 2. Processo de nomeação provisória, visado pelo Tribunal Administrativo a 28
de Janeiro de 2003;
Este trabalho deve ser realizado em 50 minutos. 3. Despacho de Nomeação definitiva, visado pelo Tribunal Administrativo a 16
de Novembro de 2008;
a) GRUPOS A e C: estudo de caso 1
4. Processo de progressão na carreira (do escalão 1 para 2 da carreira de Do-
b) GRUPOS B e D: estudo de caso 2
cente de N4, classe U), visado pelo Tribunal Administrativo a 14 de Janeiro
de 2007;
ESTUDO DE CASO 1
5. Processo de mudança de carreira (Docente de N4 para Docente de N3),
A Repartição de Recursos Humanos do seu distrito pretende elaborar uma base
visado pelo Tribunal Administrativo a 13 de Abril de 2009;
de dados electrónica de funcionários do sector, para facilitar a gestão dos actos
administrativos e dos recursos humanos. A fonte de dados são os documentos 6. Despacho de promoção automática, exarado a 30 de Agosto de 2011;
contidos nos processos individuais. 7. Diploma de Honra, pelo seu desempenho no ano 2010;
Iniciada a tarefa, percebeu-se que as pastas dos processos individuais não esta-
8. Ficha de Avaliação do Funcionário referente ao ano 2003, homologada a 23
vam completas nem actualizadas.
de Março de 2004;
Tarefa: Na qualidade de gestor do arquivo dos processos individuais, elabore
um documento explicando a situação e propondo ao director do SDEJT uma
de Março de 2005;
acção concreta para remediar o facto e iniciar o banco de dados electrónico o
mais rapidamente possível. Prepare e codifique a correspondência para envio, 10. Ficha de Avaliação do Funcionário referente ao ano 2005, homologada a 23
de acordo com as regras. de Março de 2006;
11. Ficha de Classificação referente ao ano 2006, homologada a 23 de Março de
ESTUDO DE CASO 2 2007;
Após a sua formação na gestão de documentos e arquivos, verifica que o sector 12. Ficha de Avaliação do Funcionário referente ao ano 2007, homologada a 23
que gere os processos individuais no seu local de trabalho está com dificuldades de Março de 2008;
de organizá-los.
Com os conhecimentos que detém sobre a matéria, decide apoiar os seus cole- de Março de 2009;
gas, organizando um processo individual como exemplo para que eles perce-
bam melhor os procedimentos. Escolhe para isso organizar o processo do senhor
de Março de 2010;
Armando Manuel.
Os seus documentos indicam que:
de Março de 2011;
Nasceu a 28 de Abril de 1980, na Cidade de Lichinga. Reside no bairro 1º de Maio,
no Distrito de Massinga. É filho de Manuel José e Rebeca Julião. Tem 2 filhos 16. Ficha de Avaliação do Funcionário referente ao ano 2011, homologada a 12
(Jackeline Rebeca Armando, nascida a 23 de Dezembro de 2006, e Armando Ma- de Fevereiro de 2012.
nuel Júnior, nascido a 15 de Setembro de 2011). Está enquadrado na carreira de
Docente de N3, Classe C, Escalão 1, e é professor na Escola Primária Completa 21
de Abril, no Distrito de Massinga.
110 | SESSÃO 6 - DOCUMENTOS E ARQUIVOS MÓDULOS DE CAPACITAÇÃO EM POEMA | 110 MÓDULOS DE CAPACITAÇÃO EM POEMA | 111
Tarefas:
Nome:______________________________________________________
Número de processo individual: ______________________________
OBSERVAÇÃO
(1) Registe os documentos do senhor Armando Manuel, usando o mode-
lo apresentado na síntese da sessão e reproduzido na página seguinte.
(2) Indique também a ordem em que os seus documentos devem estar arquiva-
dos no Processo Individual (utilizando a numeração dos documentos para subs-
tituir a sua descrição completa).
Apresentação
FICHA DE REGISTO DE DOCUMENTOS

• Dois grupos apresentarão os trabalhos em plenária (A ou C; B ou D);
• O porta-voz dos grupos escolhidos tem dez minutos para apresentar o
DATA
trabalho do seu grupo;
• As apresentações podem ser em cartazes ou outro meio que possibilite a
visualização em plenário;
• Após cada apresentação, o grupo que não apresentou deve explicar o
que fez de diferente, explicando o porquê.
112 | SESSÃO 6 - DOCUMENTOS E ARQUIVOS DOCUMENTO

No MÓDULOS DE CAPACITAÇÃO EM POEMA | 113
6.5 Encerramento
Sessão 7
Soluções locais para produção de
Como reflexão sobre a sessão seis, o facilitador pede aos participantes para
partilharem o que aprenderam ao longo dos trabalhos, destacando os assuntos pastas de arquivo
por eles considerados mais importantes. Convidará também dois ou três volun-
tários para sintetizarem seus sentimentos, perguntando “Que relevância têm os
conteúdos desta sessão para a sua vida profissional ou pessoal?”.
Índice da sessão
O facilitador procede então ao encerramento da sessão, usando as seguintes
palavras: Resumo didáctico da sessão 115
7.1 Abertura: Soluções locais para produção de pastas de arquivo 117
“Na sessão seis tratamos do caso específico dos 7.2 Síntese: Soluções locais para produção de pastas de arquivo 119
processos individuais. Devemos gerir os processos
individuais de uma forma adequada e eficiente 7.3 Passos do exercício para o facilitador: Produção alternativa de pastas 123
para que possamos apoiar a realização atempada de arquivo
e correcta dos actos relacionados às carreiras dos 7.4 Material de apoio para o participante: Produção alternativa de 125
funcionários e agentes do Estado. Aprendemos as pastas de arquivo
normas e procedimentos gerais e específicos da or-
ganização dos processos individuais. Na base des- 7.5 Encerramento: Reflexão conjunta e conclusão 126
tes conhecimentos, podemos apoiar os gestores
de recursos humanos e do arquivo a organizarem
e a gerirem os processos individuais, aumentando Resumo didáctico da sessão
a eficiência do serviço público. Na próxima sessão,
uma surpresa! Trataremos de apresentar soluções Objectivo: participantes serão capazes de produzir pastas de arquivo alter-
locais na produção de pastas de arquivos. A falta nativas às pastas convencionais, reciclando material local.
de recursos não pode ser uma explicação para
Tempo total necessário: 2 horas e 30 minutos
arquivos mal organizados! Vamos à sessão 7!
• Cópias do texto da síntese “Soluções locais para produção de pastas de
Documentos de referência arquivo”. DA-S7-sintese.doc
Lei nº 14/2009, de 17 de Março, que aprova o Estatuto Geral dos Fun-
cionários e Agentes do Estado, abreviadamente designado por EGFAE. • Cópias da ficha de avaliação do módulo. DA-S7-avaliacao.doc
DA-S6-Lei_14_2009_EGFAE.pdf • Cópias do formulário do Compromisso de Acção do Participante (CAP). DA-
S7-CAP.doc
Decreto nº 30/2001, de 15 de Outubro, que aprova as Normas de
Funcionamento dos Serviços da Administração Pública. • Caixas de papelão vazias; cola-batom ou de contacto; agrafador; tesoura;
DA-S6-Decreto_30_2001_Adm_Publica.pdf lápis; cartolina branca; papel caqui ou papel gigante; régua.
7.1 Abertura
Soluções locais para produção de pastas de
Passos Objectivos Métodos arquivo
5 min Ligação da sessão Motivar os participantes Introdução da matéria
anterior com os para confeccionar pastas pelo facilitador; distri- O facilitador inicia a sessão explicando que a sessão 6 encerrou os conteúdos
objectivos da nova de arquivo com material buição das cópias da técnicos do módulo Documentos e Arquivos, e que a presente sessão será de-
sessão. disponível localmente, síntese da sessão dicada à produção de pastas de arquivo alternativas às pastas convencionais.
como alternativa às DA-S7-sintese.doc Explica também que esta é uma solução aplicável num contexto no qual os
pastas convencionais recursos financeiros são limitados para a compra de pastas de arquivo conven-
cionais. Para isso, pode usar as seguintes palavras:
20 min Discussão sobre Identificar soluções Demonstração dos
possíveis soluções locais alternativas aos procedimentos e prática
locais na produção materiais convencionais pelos participantes “Com a sessão seis, na qual discutimos a organiza-
de pastas de arquivo para a elaboração de DA-S7-pastas.ppt
ção dos processos individuais, encerramos a parte
pastas de arquivo
legal e técnica da aprendizagem sobre a gestão de
documentos e arquivos na Administração Públi-
55 min Exercício: produção Praticar as técnicas para Trabalhos em 4 grupos ca. Para facilitar a aplicação dos conhecimentos
alternativa de pastas utilização de recursos para a elaboração das e habilidades adquiridos, na sessão 7 abordare-
de arquivo locais e produção de pastas de arquivo
mos algumas soluções que podem ser adoptadas
pastas de arquivo de DA-S7-exercicio.doc
documentos localmente para a produção de pastas de arquivos
alternativas às pastas convencionais. A ausência de
45 min Exposição das Reflectir sobre as qua- Exposição dos trabalhos pastas convencionais, muitas vezes causada pela
pastas de arquivo lidades de uma pasta e eleição da melhor limitação dos recursos materiais e financeiros, deixa
produzidas pelos de arquivo produzida pasta de arquivo de ser uma razão para a desorganização do arqui-
grupos localmente vo! Bem-vindos e aproveitem a sessão 7.”
25 min Reflexão e Reflectir sobre a apren- Preenchimento das

encerramento dizagem nos temas do fichas de avaliação O facilitador distribui em seguida as cópias da síntese da sessão “Soluções locais
módulo, avaliar o alcance DA-S7-avaliacao.doc para produção de pastas de arquivo” DA-S7-sintese.doc e procede à apresentação
dos seus objectivos e e do formulário CAP dos slides da sessão 7. DA-S7-pastas.ppt
elaborar o Compromisso DA-S7-CAP.doc
de Acção do Participante

Soluções locais para produção de pastas de

arquivo
Introdução
A palavra arquivo foi uma das mais repetidas ao
longo das sessões deste módulo. Falarmos de
pastas de arquivo remete-nos para a imagem
das pastas vulgarmente denominadas como
”pastas do tipo âmbar”. Esta foi a primeira mar-
ca de pasta de arquivo que todos conhecemos,
desde a escola primária.
Os serviços da Administração Pública em Moçambique estão cada vez mais pró-

ximos do cidadão, e o distrito é considerado o pólo de desenvolvimento do país.
As escolas, os hospitais, o gabinete de um representante do poder do Estado ou
do poder local já não se encontram apenas nas zonas urbanas, onde seria mais
fácil adquirir uma pasta do tipo âmbar para arquivar documentos. Por outro lado,
os recursos financeiros à disposição da Administração são sempre limitados e
nunca suficientes para cobrir todas as necessidades. Estas razões levam-nos a
desenvolver maneiras alternativas de abordar este desafio.
A produção alternativa de pastas de arquivo

Os documentos elaborados ou recebidos deverão ser sempre conservados e
protegidos contra o extravio, a humidade, a poeira, o fogo ou outros agentes
que os possam destruir. Mas, por outro lado, também sabemos que as pastas
convencionais nem sempre estão disponíveis. O que fazer? Podemos usar algu-
mas condições locais como alternativa, que poderão ajudar a ultrapassar este de-
safio e multiplicar os recursos disponíveis.
Caixas vazias
Uma das soluções é utilizar caixas de papelão vazias. As escolas recebem material
didáctico que chega em caixas que, depois de esvaziadas, costumam ser destruídas
ou guardadas. Se estas caixas possuírem dimensões do papel A4, podem ser usadas
sem transformações profundas, bastando apenas forrá-las com papel, ao gosto de
quem as vai utilizar.

Organizam-se os documentos em dossiês ou volumes por assunto, coloca-se 2º PASSO: desenhar a imagem abaixo observando as dimensões apresentadas.
uma cinta para atá-los e escreve-se o código do plano de classificação para iden-
tificá-los. Os diversos volumes são arrumados em caixas identificadas. Nas caixas
poderá estar escrito o código da classe ou subclasse, e nas cintas que atam os
documentos escreve-se o código do grupo ou subgrupo. As cintas funcionarão
como separadores, como vimos na sessão quatro.
1. Produção de pastas de arquivo com caixas simples
3º PASSO: cortar nas linhas picotadas.

Relatórios de actividades,
4º PASSO: dobrar as zonas de traço por exemplo
2. Produção de pastas de arquivo redimensionando caixas contínuo, colar a zona de ligação
Se as caixas possuírem dimensões maiores, podem ser ajustadas às dimensões para obter a imagem apresentada
dos documentos que se pretende arquivar, e depois forradas. Podemos ser mais abaixo.
criativos para obtermos pastas para arquivo mais bonitas.
Material necessário
• Caixas vazias;
• Cola-batom ou de contacto, um agrafador, tesoura, lápis, cartolina 5º PASSO: use cola de contacto ou cola-batom para forrar a parte externa da caixa
branca; com papel caqui (de embrulho), branco (papel gigante) ou outro disponível de
• Papel de embrulho; uma cor neutra. Com qualquer cor de caneta de feltro ou outra poderá escrever
a classificação da pasta, visível mesmo a certa distância. Na falta de cola, use o
• Uma régua. agrafador ou prepare uma cola de farinha, utilizando a receita abaixo.
Passos para a produção

Receita de cola caseira feita com água, farinha de trigo e vinagre
Certifique-se de que juntou todo o material necessário dependendo de suas
necessidades. Ingredientes: - 1/2 litro de água
- 3 colheres (sopa) de farinha de trigo
1º PASSO: abrir a caixa ao comprido. - 1 colher (sopa) de vinagre
Modo de Preparação:
Misture tudo e leve ao fogo até ferver. Após levantar fervura, desligue o
fogo e deixe esfriar. A cola já pode ser usada.

6º PASSO: se o papel do forro não permite escrever a sua identificação, corte um 7.3 Passos do exercício para o facilitador
pedaço de cartolina ou papel branco, com aproximadamente 6 centímetros de
largura e 12 de altura. Escreva nele o código do plano de classificação que a pasta Produção alternativa de pastas de arquivo
ostentará.
7º PASSO: cole o cartão escrito com o código na parte frontal da pasta. Pode colocar Exercício de simulação
a pasta numa caixa, ou guardá-la numa estante ou prateleira.
Agora os seus documentos já podem ser bem classificados e organizados. Fase 1: 5 minutos
Parabéns!
1. O facilitador divide os participantes em quatro grupos. Em seguida distribui
a cópia do exercício. DA-S7-exercicio.doc
2. O facilitador solicita um voluntário para ler o exercício em voz alta, para escla-
recer qualquer dúvida que exista.
Fase 2: 50 minutos
3. O facilitador explica que se trata de um exercício de simulação. Os membros dos
grupos serão os membros da direcção e os professores de uma certa escola. O nome
do grupo deverá ser o de uma escola, à escolha do grupo. Na simulação, está-
se no mês de Janeiro, e a escola acabou de receber do SDEJT o material escolar
para distribuir pelos alunos. Após a distribuição do material, a direcção da escola
decide aproveitar as caixas vazias para produzir pastas de arquivos para docu-
mentos.
4. As tarefas para os grupos são:
• Produzir pastas de arquivo com material disponível no local, como uma
alternativa às pastas de arquivo convencionais.
• Atribuir um código do Plano de Classificação para as pastas.
• Expor a pasta de arquivo produzida para que o plenário possa apreciar.
• Os participantes, em plenário, devem escolher a melhor pasta e aplaudir
o grupo vencedor.
5. O facilitador escreve num papel gigante / cartaz os critérios que devem ser
usados para a indicação da melhor pasta e apresenta aos participantes:
• O grupo terminou a elaboração da pasta no tempo previsto (até 10
pontos)
• O acabamento das pastas é resistente e cuidadoso (até 30 pontos)
• As dimensões são adequadas às medidas dos documentos que serão
arquivados (até 30 pontos)

• A criatividade utilizada (até 20 pontos) 7.4 Material de apoio para o participante
• Visibilidade do código de classificação (até 10 pontos)
Produção alternativa de pastas de arquivo
6. O tempo conta a partir do momento em que todos os grupos começarem a
realizar a tarefa. Este trabalho deve ser realizado em 50 minutos.
Fase 3: 40 minutos 1. Este é um exercício de simulação. Os membros dos grupos serão os membros
7. No fim do tempo concedido para a tarefa, os grupos expõem o resultado da direcção e os professores de uma escola. Escolha o nome de uma escola
do seu trabalho numa mesa previamente preparada para o efeito, em como nome do grupo.
frente de todos os participantes. 2. Estamos no mês de Janeiro, e a escola acabou de receber do SDEJT o mate-
8. Em seguida, o facilitador pergunta “Quantos pontos os participantes rial escolar para distribuir aos alunos. Após a distribuição do material, a equi-
atribuem à pasta da Escola XXX no critério 1?” “E no critério 2?”, etc. Faz-se o pa de direcção da escola decidiu aproveitar as caixas vazias para produzir
registo da pontuação atribuída. pastas de arquivos.
9. Pode usar uma matriz como esta para anotar a pontuação: 3. Estas são as suas tarefas:
Critérios Escola XXX Escola YYY Escola ZZZ Escola PPP

• Produzir pastas de arquivo com material disponível no local.
1. Terminada no tempo previsto • Atribuir um código do Plano de Classificação para as pastas.
2. Acabamento resistente e
cuidadoso
• Expor a pasta de arquivo produzida para que o plenário possa apreciar.
3. Dimensões adequadas
4. Os critérios de qualidade das pastas produzidas são:
4. Criatividade utilizada
5. Código de classificação visível
• O grupo terminou a elaboração da pasta no tempo previsto (até 10 pontos)
Total de cada escola • O acabamento das pastas é resistente e cuidadoso (até 30 pontos)
• As dimensões são adequadas às medidas dos documentos que serão ar-
quivados (até 30 pontos)
10. Os pontos serão atribuídos por consenso pelos participantes.
• A criatividade utilizada (até 20 pontos)
11. Será aplaudida a escola que tiver conquistado mais pontos com a produção
da sua pasta. • Visibilidade do código de classificação (até 10 pontos)
5. O tempo conta a partir do momento em que todos os grupos iniciarem a

Fase 4: 5 minutos
tarefa.
12. No final o facilitador explica que os procedimentos para a produção das
pastas podem ser transmitidos aos directores, professores e alunos, para
que estes possam produzir pastas para guardar cadernos, livros ou provas,
no trabalho ou em casa.

7.5 Encerramento
Com a sessão 7, encerramos o módulo Docu-
Reflexão e conclusão mentos e Arquivos. Este módulo tinha como
objectivo reforçar conhecimentos e habilidades
para a elaboração, envio, recepção e arquivo de
O facilitador inicia a sessão convidando dois ou três voluntários para dizerem documentos, utilizando as regras estabelecidas
o que aprenderam com a sessão sete. Por ser esta a última sessão do módulo no Sistema Nacional de Arquivos do Estado, e
Documentos e Arquivos, o facilitador vai propor uma avaliação mais completa. no seu Plano de Classificação de Documentos de
Actividades-Meio.
Ele explica que é muito importante que a capacitação não se tenha limitado a Acreditamos que agora os participantes são
transmitir conhecimentos, mas que possa ter trazido aos participantes habilida- capazes de gerir adequadamente as correspon-
des que possam utilizar no trabalho diário. Para reflectir sobre isso, utilizamos o dências, os processos individuais e outros tipos
compromisso de acção do participante (CAP). Trata-se de um método que serve de documentos que acompanham o processo de
para perceber até que ponto o participante mudou a sua percepção e a proba- execução das funções da Administração Pública.
bilidade de ele mudar também as práticas no seu trabalho, como resultado da Temos também a certeza de que serão capazes
aprendizagem. O CAP busca as seguintes informações: de utilizar materiais locais para ajudá-los na boa
gestão dos arquivos. Uma administração bem
• Quais são as mudanças que os participantes relatam que correspondem organizada resulta numa maior eficácia no tra-
às mencionadas pelos facilitadores da capacitação? balho e é uma garantia do alcance da qualidade
• Que acções os participantes se comprometem a implementar no local de serviços públicos prestados aos cidadãos.
de trabalho, após a capacitação? Que acções consideram possíveis e Desejamos a todos um bom trabalho!
desejáveis?
As cópias do questionário CAP são entregues aos participantes para que o pre-
encham. O facilitador explica que as folhas CAP devem ser afixadas em um local
visível do gabinete de trabalho de cada um deles, a fim de ajudá-los a fazer
uma monitoria das suas decisões. DA-S7-cap.doc
Em seguida, o facilitador distribui as cópias do formulário de avaliação aos par-

ticipantes. GE-S7-avaliacao.doc Para finalizar, recolhe os formulários e agrade-
ce aos participantes.
O formulário de avaliação será a base do relatório sucinto que o facilitador deve

fazer ao final de cada capacitação para enviar ao endereço electrónico L_mo-
dulos_poema@mined.gov.mz.

7.6 Questionário CAP 7.7 Avaliação
Data / local
Por favor, complete este formulário com atenção e cuidado. Muito obrigada/o.
Título da capacitação Documentos e Arquivos Esta informação vai ajudar-nos a identificar o seu nível de satisfação depois de
ter participado neste evento e a melhorar os nossos futuros programas.
Nome do facilitador principal
A. Em geral, avaliaria este evento como:
Instituição a que pertence o participante Objectivo Excelente Bom Regular Pobre
Geral Você diria que o evento atingiu os objectivos?
Quando começarei a implementar a acção pretendida? Sim Parcialmente Não
Acções
Marque com um x B. Os principais objectivos deste evento estão listados abaixo.
O meu plano é: Dentro de 2 meses Depois de 2 meses Depois de 6 meses Objectivos Temos uma escala de 1 a 5.
1 significa que o objectivo NÃO foi alcançado
1.
5 significa que o objectivo foi MUITO BEM alcançado
Por favor, marque um x na escala de 1 a 5 para indicar em que medida os
objectivos foram alcançados.
2.
Objectivos do Módulo Documentos e Arquivos 1 2 3 4 5

...
Explicar a relevância da organização de documentos e arquivos para o
ciclo POEMA da Administração Pública
Elaborar vários tipos de correspondência utilizados na Administração
Pública de acordo com a estrutura exigida pelos regulamentos
Implementar os procedimentos de envio e recepção de documentos
de acordo com as regras da Administração Pública
Utilizar o Plano de Classificação de Documentos e a estrutura dos seus
códigos na gestão de documentos
Arquivar correctamente os documentos e fazer uso da tabela de tem-
poralidade no processo de arquivo
Aplicar as regras da organização dos processos individuais na
instituição
Produzir pastas de arquivo alternativas às pastas convencionais, reci-
clando material local

Respostas dos exercícios

Sessão 2: resposta do exercício Observe o exemplo do trabalho que poderia ser resultado da tarefa dos grupos B e D:
A elaboração de documentos de acordo com as regras
Observe o exemplo do trabalho que poderia ser resultado da tarefa dos grupos A e C:
GOVERNO DO DISTRITO DE TTT
SERVIÇO DISTRITAL DE EDUCAÇÃO, JUVENTUDE E TECNOLOGIA DE TTT
REPÚBLICA DE MOÇAMBIQUE INFORMAÇÃO PROPOSTA Nº_n___/SDEJT/REG/____/2012

GOVERNO DO DISTRITO DE XXXX
PARECER DESPACHO
À
DIRECÇÃO PROVINCIAL DE DATA:XX Março 2012 Para: Exmo. Senhor Director dos SDEJT de TTT
EDUCAÇÃO E CULTURA DE XXX
DDD (Capital da Província) ASSUNTO: LICENÇA DISCIPLINAR DOS FUNCIONÁRIOS DO SDEJT
Estando a constatar-se que os técnicos do SDEJT estão a remeter pedidos de

autorização para gozo de licença disciplinar referente ao ano em curso, vimos por
meio desta propor que os técnicos deste serviço gozem as suas férias apenas a
Nota nº _N___/SDEJTYYY/RAP/____/2012 YYY, 5 de Junho de 2012 partir do mês de Julho.
ASSUNTO: ENVIO DO RELATÓRIO DE ACTIVIDADES DO 1º SEMESTRE DO Propomos esta medida visto que necessitamos de todos os técnicos no terreno. Os
ANO EM CURSO levantamentos estatísticos foram concluídos recentemente pelas escolas, e urge
disponibilizar apoio técnico para a organização e sistematização daqueles dados
No contexto das relações institucionais entre a Direcção Provincial de Educação de que o SDEJT necessita para consolidar os dados sobre a situação presente e
e Cultura de XXX (DPEC) e o Serviço Distrital de Educação Juventude e Tecno- os planos futuros. Os dados consolidados serão enviados à Direcção Provincial de
logia de YYY (SDEJT), cabe a este último o envio de relatórios periódicos das Educação e Cultura a tempo da preparação da reunião provincial de planificação,
actividades desenvolvidas pelo sector da Educação e Cultura no distrito. prevista para Maio próximo.
É neste âmbito que apresentamos, em anexo, o relatório das actividades realiza- À consideração de decisão superior.
das no primeiro semestre de 2012, no distrito de YYY, para o conhecimento do
Exmo. Senhor Director Provincial da Educação e Cultura de XXX. O CHEFE DA REPARTIÇÃO DE RECURSOS HUMANOS
Sem mais de momento, queira receber as nossas cordiais saudações. assinatura
O DIRECTOR DISTRITAL Fernando Educação Qualidade

(Técnico Profissional de Administração Pública)
assinatura
Endereço da Instituição
Luis Oficio de Arquivo
Endereço da Instituição
132 | RESPOSTAS DOS EXERCICIOS MÓDULOS DE CAPACITAÇÃO EM POEMA | 133

Sessão 3: resposta do exercício Sessão 4: resposta do exercício
O registo apropriado dos documentos Utilização de códigos na referência dos documentos
Para o envio de documentos, os grupos devem utilizar os seguintes GRUPO A: Propor o plano de férias para decisão do director do SDEJT.
instrumentos:
O grupo deverá elaborar uma INFORMAÇÃO PROPOSTA, acompanhada de
1. O numerador de notas para o registo; um ANEXO que é o plano de férias proposto. A informação proposta será dirigi-
da ao director do SDEJT para apreciação e decisão.
2. Livro de Registo de Saída de Correspondência;
3. O envio da Informação Proposta deverá ser acompanhado de uma nota. Verifique a seguir a estrutura da informação proposta. O código e o assunto são
destacados em vermelho.
Para a recepção de documentos, os grupos devem utilizar os seguintes

instrumentos:
4. Carimbo de Registo de Entrada de Correspondência da:
• DPEC, que receberá a nota que acompanha o relatório de actividades; RÉPUBLICA DE MOÇAMBIQUE
• Secretaria Distrital, que receberá a nota acompanhando a Informação
Proposta.
5. Livro de Registo de Entrada de Correspondência na: INFORMAÇÃO PROPOSTA Nº_n___/SDEJT/REG/025.31/2012
• Direcção Provincial de Educação e Cultura; PARECER DESPACHO
• Secretaria Distrital.
DATA: XX Março 2012 Para: Exmo. Senhor Director dos SDEJT de TTT
ASSUNTO: LICENÇA DISCIPLINAR DOS FUNCIONÁRIOS DO SDEJT
Redigir neste espaço o texto com a informação e seus fundamentos, referindo

que apresentam em anexo o plano de férias proposto.
Indicar “À consideração e decisão superior.”
Função do subscritor (exemplo): O CHEFE DA REPARTIÇÃO
Nome e assinatura (exemplo): Fernando Educação Qualidade
Carreira entre parênteses (exemplo): (Técnico Profissional de Administração

Pública)

GRUPO B: Propor a abertura de um concurso de ingresso de professores. GRUPO C: Enviar às escolas as fichas de avaliação de desempenho de
funcionários.
O grupo deverá elaborar uma INFORMAÇÃO PROPOSTA. Poderá ser dirigida
ao Senhor Secretário Permanente (ou senhora) ou ao Senhor Administrador (ou Elaborar uma NOTA que será acompanhada de um ANEXO composto por
senhora) do distrito para decisão. cópias de fichas de avaliação de desempenho dos funcionários. Uma escola
escolhida pelo grupo será a destinatária desta nota.
O código e o assunto estão destacados em vermelho no modelo apresentado
abaixo. O código e o assunto estão destacados em vermelho no modelo abaixo.
INFORMAÇÃO PROPOSTA Nº_n___/SDEJT/REG/022.11/2012

À
PARECER DESPACHO Escola Primária Completa CCC
RRR
DATA:XX Maio de 2012 Para: Exmo/a Senhor/a ___________

Nota nº _N___/SDEJTYYY/RAP/023.71/2012 LLL, 16 de Agosto de 2012
ASSUNTO: LICENÇA DISCIPLINAR DOS FUNCIONÁRIOS DO SDEJT
ASSUNTO: AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO DOS FUNCIONÁRIOS
Redigir neste espaço o texto com a informação e os fundamentos da proposta para

abertura do concurso de ingresso de professores.
Redigir o texto neste espaço, explicando porque é que se enviam as fichas de
Acrescentar: “À consideração e decisão superior.” avaliação de desempenho à escola, indicando que se encontram anexas.
O CHEFE DA REPARTIÇÃO Acrescentar: “Sem mais de momento, queira receber as nossas cordiais
saudações.”
Nome a assinatura (exemplo): Fernando Tomé
O DIRECTOR DISTRITAL
Carreira entre parênteses – exemplo: (Técnico Profissional de Administração
Pública) Nome e assinatura (exemplo): Luis Oficio de Arquivo

GRUPO D: Enviar a uma escola o programa de comemorações do dia do Sessão 5: resposta do exercício
professor.
A utilização da tabela de temporalidade
O grupo deverá elaborar uma NOTA, que deverá ser acompanhada de um
ANEXO que é o programa das comemorações do dia do professor. O destinatá-
rio da carta é uma escola. Na sessão quatro os grupos elaboraram:
O código e o assunto estão destacados em vermelho no modelo abaixo. • GRUPO A: Uma informação-proposta, com o assunto Licença disci-
plinar dos funcionários e o código 025.31
• GRUPO B: Uma informação-proposta, com o assunto Abertura de con-
curso de ingresso de professores e o código 022.11
• GRUPO C: Uma Nota, com o assunto Avaliação de Desempenho de
funcionários e o código 023.71
• GRUPO D: Uma Nota, com o assunto Comemorações do dia do profes-
sor e o código 910
Como arquivar
À Os grupos podem ARQUIVAR estes documentos em pastas reservadas

Escola Primária Completa QQQ para estes assuntos ou noutras destinadas a vários documentos, utilizando
JJJ separadores.
Utilizam-se pastas inteiras ou separadores de acordo com o volume de docu-

mentos relacionados com um determinado assunto.
Nota nº _N___/SDEJTYYY/RAP/910/2012 LLL, 05 de Junho de 2012
ASSUNTO: COMEMORAÇÕES DO DIA DO PROFESSOR

Como identificar a temporalidade
Redigir o texto da carta neste espaço, indicando que apresentam em anexo o
programa das comemorações do dia professores para conhecimento ou por Identifique os prazos de guarda na Tabela de Temporalidade de Documentos
alguma outra razão que o grupo escolher. de Arquivo para as Actividades-Meio da Administração Pública.
Acrescentar: “Sem mais de momento, queira receber as nossas cordiais
saudações.” PRAZO DE GUARDA
CÓDIGO ASSUNTO ARQUIVO DESTINO FINAL
O DIRECTOR DISTRITAL ARQUIVO CORRENTE
INTERMEDIÁRIO
025.31 Licença Disciplinar dos Funcionários 10 anos 35 anos Eliminação

Nome e assinatura (exemplo): Luis Oficio de Arquivo
Avaliação de desempenho de
023.71 5 anos 35 anos Eliminação
(Técnico Superior de Administração Pública N1) funcionários
022.11 Abertura de Concurso de Ingresso 5 anos --
Guarda
910 Comemorações do dia do Professor 2 anos --
permanente

Sessão 6: resposta do exercício
Organização dos processos individuais
ESTUDO DE CASO 1
A correspondência para o director do SDEJT deverá, por exemplo:

• Realçar a função dos processos individuais na vida do funcionário e da
instituição;
• Explicar como os processos individuais devem estar organizados;
• Explicar o problema encontrado;
• Propor um grupo de trabalho para fazer o levantamento e a colecta dos
documentos em falta, e o estabelecimento do Banco de Dados Elec-
trónico dos Agentes e Funcionários, a partir de formação do pessoal no
módulo POEMA Recursos Humanos. Isto irá permitir uma boa gestão dos
recursos humanos.
O código de referência a ser utilizado na correspondência é o utilizado para o

assunto Processos Individuais: 020.5.
ESTUDO DE CASO 2
Os grupos deverão preencher o modelo da capa e da ficha de registo de docu-

mentos no Processo Individual, considerando os dados biográficos e da carreira
do senhor Armando.
Organizando os documentos que constam no Processo Individual do senhor

Armando de acordo com as normas teremos a seguinte ordem: 2, 1, 8, 9, 10, 4,
11, 12, 3, 13, 5, 14, 15, 7, 6 e 16.

O manual do facilitador
Índice
Introdução 144
1. As qualidades de um bom facilitador 145
2. O perfil ideal do facilitador dos módulos de capacitação 147
POEMA do sector da Educação
3. O Ciclo de Aprendizagem Vivencial - CAV 148
4. Estrutura dos módulos de capacitação POEMA 149
5. A preparação do evento de capacitação 150
6. A condução do evento de capacitação 154
7. Algumas técnicas de facilitação 156
8. O seguimento das capacitações em POEMA Educação 159
9. Como acessar e utilizar o material electrónico 162
142 | RESPOSTAS DOS EXERCICIOS MÓDULOS DEDOCUMENTOS

CAPACITAÇÃOE EM
ARQUIVOS
POEMA | 143
1. As qualidades de um bom facilitador
A
abordagem didáctica dos módulos de capacitação Existe uma diferença fundamental entre o professor, aquele que “ensina” aos
em POEMA Educação prevê a utilização dos módu- que “não sabem”, e o facilitador, que é capaz de mobilizar os conhecimentos
los de capacitação por facilitadores com diferentes e as experiências do grupo, introduzindo novos conhecimentos e habilidades,
perfis. Pode ser que os módulos sejam utilizados num relacionando o novo com o saber potencial que o grupo já traz ao evento
curso regular formal numa Universidade ou Instituto de participativo.
Formação, por exemplo. Pode ser que sejam utilizados
por uma empresa de consultoria, contratada pelo MINED, A capacitação de técnicos que já estão em exercício pode ser extremamente
para capacitar técnicos distritais ou mesmo provinciais. enriquecida se o facilitador conseguir mobilizar as capacidades existentes entre
Os materiais podem ser ainda utilizados por organizações os participantes. Afinal, a capacitação deve servir para os despertar para uma
da cooperação internacional para informar seus técni- mudança de atitude e não apenas agregar conhecimentos teóricos. O que o
cos sobre os sistemas POEMA nacionais, ou ainda para facilitador quer, no fim do evento, é um participante motivado a aplicar o que
que seja prestada assistência técnica em procedimentos aprendeu e a compartilhar as novas experiências com seus colegas no local de
POEMA. Além disso, os módulos POEMA podem ser utili- trabalho.
zados como material de apoio na supervisão, pois neles Bons profissionais da facilitação…
estão contidos os principais procedimentos da gestão do
Sector, além dos principais documentos reguladores, numa biblioteca electróni- • Acreditam nos métodos participativos como a melhor forma de ganhar
ca. Como se vê, os módulos desenvolvidos têm um formato flexível, que serve a qualidade em discussões e geração de ideias
diferentes propósitos. • Não se satisfazem com explicações superficiais, têm prazer em esgotar
um assunto e notar que os participantes estão satisfeitos com os resulta-
Este manual foi desenvolvido para apoiar os facilitadores no uso dos materiais de dos da discussão
capacitação em POEMA Educação. Constam deste manual as seguintes partes:
• Preparam-se com antecedência e têm a capacidade de prever diferentes
• Introdução ao perfil do facilitador, com a apresentação das característi- situações e cenários que poderão surgir durante a capacitação
cas e técnicas que deve possuir um bom profissional da facilitação;
• Têm um compromisso com a aprendizagem e acreditam nos objectivos
• Uma explicação sobre o ciclo de aprendizagem vivencial - CAV, a aborda- do trabalho que fazem
gem didáctica utilizada nos módulos;
• Têm capacidade de pensar rápido, analítica e sistematicamente
• Uma explicação sobre a estrutura dos módulos e das sessões que os
• Podem interpretar e encontrar conexões e consensos não aparentes en-
compõem;
tre as experiências dos membros do grupo e o conteúdo da capacitação
• Tarefas que fazem parte da preparação dos eventos de capacitação utili-
• Têm maturidade e sensibilidade política, conhecimento da história e do
zando os módulos POEMA;
contexto em que se situa o evento em que são facilitadores
• Técnicas de facilitação;
• Possuem habilidades de comunicação interpessoal e intercultural
• Uma explicação sobre o seguimento das capacitações realizadas; e
• Respeitam diferenças e protocolos mas não os põem acima dos
• Uma descrição técnica sobre como acessar e utilizar o material electróni- interesses do grupo
co disponibilizado no CD.
• Têm habilidades e facilidade de trabalhar em grupo, assim como de
Ao utilizar o material de capacitação em POEMA, os facilitadores poderão também apoiar o desenvolvimento do mesmo
contribuir, indicando os aspectos que devem ser melhorados numa segunda edi- • Têm prazer em compartilhar o poder, as informações e o seu conheci-
ção. Para perguntas, comentários e correcções, por favor contactar o Ministério da mento
Educação, através do endereço electrónico L_modulos_poema@mined.gov.mz
144 O MANUAL DO FACILITADOR MÓDULOS DE CAPACITAÇÃO EM POEMA | 145

• Têm sede de aprender novos assuntos, capacidade de concentração por 2. O perfil ideal do facilitador dos módulos de capacitação
longos períodos, e capacidade de leitura e interpretação rápidas POEMA do sector da Educação
• Têm criatividade ao lidar com situações e condições em permanente
mudança. • O facilitador ideal terá experiências na área POEMA do sector público em
Moçambique. Conhecerá as regras da gestão pública, e terá acompanhado
o processo de desconcentração administrativa que tem tido lugar nos
O facilitador terá vantagens e será facilmente aceito pelo grupo se: últimos anos.
• Mostrar profundo interesse no objectivo da capacitação • Conhecerá os princípios da gestão pública moderna, os princípios da
• Proporcionar visão cuidadosa e bem preparada sobre o assunto que está descentralização, e os principais elementos da planificação e programação
na pauta financeira do Estado. Conhecerá os objectivos e a estratégia do sector da
Educação, e suas principais políticas e prioridades.
• Conduzir os trabalhos de forma democrática e flexível (o facilitador não é
chefe, nem tem a última palavra!) • Estará razoavelmente informado sobre os desenvolvimentos mais recentes
• Estabelecer ligações entre os interesses, necessidades e expectativas dos dos processos de mudança na gestão do sector público, tais como a evolução
participantes do Cenário Fiscal de Médio Prazo, o e-Sistafe, o orçamento-programa. Terá
uma visão integral do sistema, e não somente sectorial.
• Variar os recursos de comunicação (cartazes, flip-
chart, slides, quadro preto, painéis de feltro etc) • Conhecerá a estrutura dos órgãos locais do Estado e como estes respondem
aos desafios do sector da Educação.
• Não dominar o grupo, não aparecer demais, não
impor seu ponto de vista • O facilitador será consciente das condições dos distritos. Conhecerá e se sim-
• Ouvir sempre o que o grupo tem a dizer patizará com os desafios que os técnicos enfrentam no seu trabalho diário.
• Assumir posição “neutra” no caso de diferença de • Interessar-se-á por colher as experiências dos participantes, aos lhes per-
opinião no grupo guntar como é que realizam os procedimentos, quais as suas dificuldades
e os seus maiores desafios, para poder ajudá-los, e não ensinar conteúdos
• Ser comunicativo, seguro, positivo, e aberto para
que possam apenas ser aplicados numa situação ideal.
novos caminhos
• Ter postura positiva e animada, variando o tom • O facilitador terá uma boa rede de contactos e sempre convidará
e o volume da voz e a gestualidade, o estilo da “especialistas”, quando não se sentir à vontade com uma matéria tratada.
apresentação, e mesmo o local de trabalho, con- • O facilitador preparar-se-á muito bem, sabendo que grande parte do
vidando os participantes a fazerem o trabalho de sucesso do evento dever-se-á à boa preparação. Preparará todos os
grupo fora da sala, etc. materiais com antecedência, adaptando-os no que for necessário.
• O facilitador será sempre a primeira pessoa a chegar no local da capacita-
ção e o último a sair, deixando tudo preparado para começar o trabalho
a bom termo no dia seguinte. O facilitador nunca deixará sozinhos os
participantes durante os trabalhos de grupo.
• O cuidado com o conforto possível dos participantes é marca do bom facili-
tador. Ele observará se há água disponível, se se pode ter uma temperatura
mais agradável, se está escuro demais... Manterá o local de trabalho em bom
estado, limpo e bem organizado. O facilitador solicitará voluntários (dois por
dia) que serão seus assistentes para a boa condução dos trabalhos!

3. O Ciclo de Aprendizagem Vivencial - CAV 4. Estrutura dos módulos de capacitação POEMA
Os módulos POEMA utilizam a abordagem do ciclo de aprendizagem viven- Cada módulo é uma unidade completa e independente, com
cial - CAV, que tem sua origem nas pesquisas de David Kolb (1990), psicólogo um tema central. Ele pode ser articulado com qualquer um dos
americano. Para o autor, a noção de criação e transferência de conhecimento outros módulos para compor um curso com vários assuntos.
é muito mais do que uma mera reprodução. É um processo que passa por uma
reflexão crítica e interiorização do que se aprende. Todos os módulos começam com uma introdução sobre o que
é o ciclo POEMA - planificação, orçamentação, execução, moni-
Uma pessoa passa por uma experiência concreta, depois reflecte sobre a situa- toria e avaliação, dentro do sector da Educação. Em seguida, o
ção e disso abstrai ou interioriza algum significado. Essa “bagagem”, que passa tema específico do módulo é articulado ao ciclo POEMA.
a fazer parte dos conhecimentos, valores ou crenças dessa pessoa, pode então
Na abertura de cada módulo, estão descritos os seus objectivos
ser utilizada em outras situações, muitas vezes bastante diferentes da primeira.
e é dado o resumo das competências que se espera que sejam
O ciclo é iniciado novamente. O CAV ocorre quando uma pessoa se envolve
adquiridas pelos participantes ao final de cada sessão, indican-
numa actividade, analisa-a criticamente, extrai alguma aprendizagem útil dessa
do o tempo previsto para cada uma delas.
análise e aplica seus resultados.
Os módulos já publicados têm entre 6 a 9 sessões, cada uma
com 2 a 3 horas de duração.
A melhor forma de aprendizagem é a vivencial. O ciclo de aprendizagem
só se completa quando passamos por cinco fases: A sessão 1 sempre traz elementos relacionados com a apre-
sentação e interacção dos participantes, pressupondo que um
Vivência: realização da actividade proposta na sessões dos módulos;
novo grupo vai iniciar os trabalhos. No entanto, os exercícios são de tal forma
Relato: expressão e partilha das experiências através dos exercícios variados que, mesmo que um mesmo grupo esteja a participar de vários módu-
individuais ou em grupos; los, a sessão 1 sempre vai apresentar novos elementos, cheios de surpresa, para
a interacção do grupo.
Processamento: análise e discussão, através das apresentações dos
trabalhos de grupo, dos debates, da reflexão conjunta, e da expressão A sessão 1 também utiliza os exercícios de interacção para entrar brevemente
dos sentimentos; no tema principal, ligando o tópico do trabalho com as experiências da vida
Generalizações: comparação e inferências com situações reais, mo- dos participantes.
tivadas através das perguntas do facilitador sobre o “o que sentem os Seguem-se as várias sessões de cada módulo até a última sessão, que apresen-
participantes”; ta uma estrutura diferenciada, introduzindo fichas de reflexão e avaliação, e o
Aplicação: compromisso pessoal com as mudanças, decisão sobre formulário CAP-Compromisso de Acção do Participante, dentro do conceito
comportamentos futuros mais eficazes e utilização dos novos conceitos CAV já apresentado.
na actividade profissional, motivada através de perguntas do facilitador, Estrutura das sessões
tais como “explique como vai aplicar esta nova habilidade no seu traba-
lho de volta ao distrito”. Na abertura de cada uma das sessões há um resumo didáctico e um fluxograma
com a sequência da aprendizagem. Esta descreve, passo a passo, os elementos
de cada sessão, os métodos utilizados, e prevê o tempo necessário para a apli-
cação de cada um dos elementos da aprendizagem.
Todas as sessões começam com a recapitulação da sessão anterior, para ligar os
assuntos em cadeia e retomar experiências que os participantes expressaram
ao encerrar o passo anterior.

A sessão avança com a apresentação e discussão dos conteúdos, sempre segui- 5.1. O programa do evento de capacitação e a divisão do tempo
das por uma actividade prática.
O facilitador vai preparar um programa de trabalho, a ser distribuído entre os
Após a actividade, segue-se uma fase de debates, troca de experiências e liga- participantes. O número de sessões diárias vai depender da disponibilidade de
ção com o mundo prático do trabalho. tempo dos participantes. Para dias completos de trabalho, podem-se prever
3 sessões. Para uma capacitação no local de trabalho, por exemplo, pode-se
O facilitador vai sempre pedir aos participantes, no fim da actividade, para que pensar numa sequência de vários dias, com uma sessão por dia. O facilitador vai
expressem seus sentimentos sobre a tarefa, normalmente perguntando “como adaptar o material ao programa e formato escolhidos.
se sentiram”, e “que lições de vida tiraram da tarefa realizada?”
O facilitador deve sempre prever algum intervalo entre as sessões. O intervalo
Uma fase rápida de avaliação se segue, com a sessão se encerrando com a refle- é importante para o conforto dos participantes mas também para criar um am-
xão do participante sobre as formas de aplicação do conhecimento. biente interactivo, e de troca informal de conhecimentos e experiências entre
os participantes. Os intervalos são utilizados pelo facilitador para organizar os
No fim de cada módulo, os participantes preencherão um formulário de avalia- materiais da sessão que se encerra e preparar-se para a apresentação que se
ção do módulo e um formulário com o compromisso de acção do participante segue.
- CAP, assim completando o ciclo de aprendizagem dentro do módulo.
Um programa de trabalho pode ter a seguinte estrutura, para cada um dos dias:
5. A preparação do evento de capacitação 08:00 – 08:30 Abertura – Boas-vindas aos participantes

A facilitação de uma capacitação começa muito antes do evento em si. O 08:30 – 10:00 Sessão 1. Introdução ao Evento
facilitador deve esclarecer previamente, com os organizadores, os seguintes
• Objectivos e apresentação do programa;
aspectos:
• Definição da logística do evento: identificar os assistentes
• O perfil dos participantes; e os relatores do dia;
• O tempo disponível para a capacitação (em dias; e em horas por dia); • Exercício de interacção do grupo
• As condições de realização do evento (local e condições materiais, tais 10:00 – 10:15 Intervalo
como electricidade e disponibilidade de equipamentos de apoio, tais
10:15 – 12:30 Sessão 2. Os principais actos administrativos dos recur-
como data-show, por exemplo); sos humanos com implicações orçamentais: conceitos
• Disponibilidade de fundos e condições técnicas para a reprodução dos (apresentação e exercício)
materiais a serem distribuídos entre os participantes;
12:30 – 13:30 Almoço
• Composição da equipa responsável pela organização e implementação
do evento.
13:30 – 15:30 Sessão 3. Como determinar o número de beneficiários de
cada acto administrativo dos recursos humano
Com essas informações, o facilitador pode começar a sua preparação, desenvol-
vendo um plano de trabalho e um programa para a capacitação. (apresentação e exercício)
15:30 - 15:45 Intervalo

15:45 – 16:45 Sessão 3. (Continuação)
16:45 – 17:00 Reflexão e encerramento do dia

5.2 Os convites Uma lista básica de materiais incluiria:
O facilitador deve apoiar a organização que promove o evento a escrever uma • projector para fazer as apresentaçãos em PowerPoint
carta-convite que motive e dê toda informação necessária aos participantes. • tripés para pendurar os blocos de papel gigante, ou bostik para afixar os
Estes deverão tomar conhecimento da sua realização com um período razoável papéis nas paredes
de antecedência. Devem ser informados se devem trazer consigo algum mate-
• materiais alternativos de visualização, tais como quadro-preto e giz, ou
rial específico para o evento.
esteiras e alfinetes para afixar cartazes
5.3 Abertura do evento • bloco de papel gigante (um bloco por semana)
• resmas de papel para cópias (cerca de 1 resma por semana)
O facilitador coordenará com a instituição implementadora para que esta con-
vide pessoas “especiais” para a abertura do evento para dar as “boas-vindas” • fio de extensão no tamanho adequado para o equipamento e a sala
aos participantes. • marcadores de feltro (cores principais: azul e preto e marrom; alguns
vermelhos), cerca de 1 para cada participante por semana
5.4 Material para distribuição • agrafador e caixas de agrafos
A situação ideal é que cada participante receba o material completo dos módu- • furador para papel
los POEMA durante as capacitações. Se isto não for possível, o facilitador deverá • tesoura
fotocopiar os materiais das sínteses, dos exercícios e as respostas para distribui-
• lápis e canetas (1 jogo por participante)
ção durante a capacitação. Se possível, fará cópias do CD contendo os materiais
completos (ou salvando-os nos pen drive dos participantes). • blocos de anotações (1 por participante)
• afiador de lápis (2)
De qualquer forma, o facilitador deverá preparar uma pasta para cada partici-
• clip de papel (1 caixa)
pante, que será utilizada para arquivar todos os materiais de aprendizagem que
o facilitador fornecer. • cola (1)
A entrega do material completo junto com o certificado de capacitação pro- 5.8 Actividades de abertura e encerramento do dia
move a auto-confiança e a motivação entre os participantes e contribui para o
O facilitador deverá se preparar para as actividades que devem ocorrer diaria-
efeito multiplicador da aprendizagem.
mente, e que são:
5.5 Lista de participantes 1. No início, síntese das actividades do dia anterior por um ou dois partici-
O facilitador preparará folhas para a assinatura diária de controlo da presença pantes (5 minutos, na abertura de cada um dos dias);
dos participantes, para documentar o evento para a instituição organizadora. 2. No fim, reflexão dos participantes sobre as actividades do dia, e sobre as
lições profissionais e de vida que foram aprendidas; e a
5.6 Certificados de Frequência no Módulo
3. Avaliação sucinta das actividades do dia.
É muito importante preparar, com antecedência, os certificados que serão dis-
tribuídos no fim da capacitação. O facilitador deve mencionar que será distribu-
5.9 A preparação física do evento
ído, no final da capacitação, um certificado para os participantes, como forma
de captar a sua atenção e interesse. Um dia antes, o facilitador visitará o local do evento e deixará tudo preparado
para começar os trabalhos. Verificará a condição e a limpeza da sala e das casas
5.7 Materiais necessários para o evento de capacitação de banho. Organizará os materiais nos lugares certos, e orientará a distribuição
das cadeiras / mesas: ou em forma de U, ou no formato de grupos de trabalho.
A lista de materiais dependerá dos recursos disponíveis e das condições exis-
tentes no local.
6. A condução do evento de capacitação O facilitador mantém constante o seu nível de interesse e de apoio aos par-
ticipantes, especialmente quando os relatores apresentam os resultados dos
O facilitador é responsável por criar um ambiente alegre, interessante e trabalhos de grupo.
motivador para a capacitação. Ele deverá manter um ambiente agradá-
vel através de suas atitudes, métodos e técnicas. O facilitador é responsável pelos resultados (positivos ou negativos) do
evento de aprendizagem.
O facilitador começa o dia com:
• Objectivos das sessões do dia; • O facilitador não perde o seu interesse durante o evento e mostra alegria
• Horário das actividades do dia; e prazer em ajudar os participantes a aprender. É paciente e tolerante
• Síntese do dia anterior por um ou dois participantes. com as diferenças individuais dos participantes.
• O facilitador permanece atento e sabe ouvir bem e dar valor aos apartes
Depois de agradecer aos participantes que fizeram a síntese do dia anterior, e
dos participantes.
utilizando a apresentação feita, o facilitador recapitula, e revê com os partici-
pantes o caminho que estão tomando na capacitação. Assim, os participantes • O facilitador elogia os participantes pelos seus esforços e pelo seu
ficarão conscientes do que se espera deles todos os dias. Isto é um fator de bom desempenho, assim reconhecendo a contribuição que deram e
motivação para o aprendiz que é adulto! aumentando o nível de participação. O maior factor de motivação da
aprendizagem no adulto é o reconhecimento.
Depois da recapitulação, o facilitador pede ao grupo para escolher mais dois
participantes que farão a síntese no dia seguinte, motivando-os com elogios e • De vez em quando, o facilitador pergunta aos participantes como eles se
com a possibilidade de maior aprendizagem quando se revisa a matéria. sentem.
• O facilitador acredita no sucesso do seu trabalho.
O facilitador deve fazer uma gestão sábia do tempo, começar e terminar na
hora combinada. Não deve apressar os participantes e não deve propor exercí- • Lê com antecedência e cuidado os documentos do Módulo e desenvolve
cios muito complicados. um plano para cada um dos dias.
O facilitador prepara-se cuidadosamente lendo as sessões, ensaiando as apre- • Reflecte e prepara os conteúdos e exercícios para se sentir seguro e
sentações em power-point, fazendo os exercícios propostos e estudando as res- tranquilo.
postas. Deve referir-se também aos materiais de referência para as sessões que
estão na Biblioteca electrónica.
Lembre-se de que os participantes esperam
Então, bem preparado, mantém as apresentações breves e interactivas, e enco- estas atitudes positivas descritas acima em um
raja os participantes a fazerem perguntas durante e no fim das apresentações. facilitador! Dirija sua atenção ao participante
enquanto este expressa a sua idéia, mostran-
O facilitador segue as instruções propostas nos exercícios, e assim:
do-lhe respeito e consideração.
• usa técnicas diferentes para cada sessão;
• promove a participação activa dos participantes;
• aumenta o grau de interesse e o nível de motivação dos participantes.
O facilitador evita interromper as actividades por falta de tempo. Dá o tempo

necessário para os participantes executarem os exercícios e para as discussões
interactivas.

7. Algumas técnicas de facilitação 7.2 A discussão dirigida
Os módulos trazem os exercícios de todas as sessões bem explicados e prepa- Em muitos momentos das sessões, o facilitador será solicitado a facilitar uma
rados, com todos os seus materiais. No entanto, é sempre importante que o “discussão na plenária”. Existem algumas técnicas para isto, e vamos aqui lem-
facilitador conheça algumas técnicas para a facilitação de eventos, para condu- brar algumas.
zir discussões em grupo, ou para estimular o grupo a reflectir e a debater.
7.1 O trabalho em grupos

“O facilitador tem como maior desafio ser um
Enquanto o trabalho na plenária serve mais bom condutor das discussões, de forma que o
adequadamente às conclusões, às tempestades grupo alcance um entendimento comum sobre
de ideias, aos consensos, o trabalho de grupo é o assunto que se está a discutir. O facilitador
muito mais adequado à reflexão aprofundada, dá impulsos a uma discussão, de forma a fazer
facilitando a participação dos elementos que avançar o entendimento, através de conclusões
não se sentem à vontade no grande grupo. e decisões parciais, ligando um passo ao outro,
O trabalho de grupo é um método, um instrumento didáctico, e não um fim sem deixar perder o fio da discussão. Vejamos os
em si mesmo. Deve ser utilizado em condições específicas, dependendo dos instrumentos para conduzir a discussão!”
resultados que o facilitador deseja. As sessões dos módulos sempre indicarão
quando é adequado o trabalho em grupos.
Perguntar: Motivar o grupo a investigar e a aprofundar o nível de entendi-
O resultado dos trabalhos de grupo devem ser sempre apresentados e discuti- mento colocando perguntas.
dos pelo grande grupo.
Enfatizar: Perceber pontos importantes da discussão que o grupo nem
O tempo é um dos aspectos mais importantes no trabalho em grupo. O facilita- sempre é capaz de notar, especialmente no que se refere a
dor deve sempre indicar o tempo destinado aos trabalhos e uma pessoa dentro “ligações” e “conexões” entre ideias de diferentes membros do
do grupo deve ser responsável pelo controle do tempo. grupo.
O facilitador poderá: Aprofundar: O facilitador não se satisfaz com explicações superficiais. Sem-
• Dividir os grupos de acordo com os interesses dos participantes pre verifica se o significado das palavras e expressões usadas é
• Dividir os grupos de forma arbitrária, mas deverá pedir permissão para isto entendido por todo o grupo.
O facilitador deverá: Provocar: O facilitador capta, percebe e usa pontos oportunos para
provocar o debate e melhorar o entendimento, muitas vezes
• Buscar o equilíbrio de género entre os grupos, a não ser que queira resul- colocando em dúvida certas “certezas” do grupo.
tados específicos para comparação
• Explicar aos grupos o que vai ser feito com o resultado dos trabalhos Dar a palavra: As explicações e as fundamentações das ideias devem partir
• Estimular o grupo a reflectir sobre a tarefa, em silêncio, antes do início do dos membros do grupo, sendo o facilitador o “colector” e “or-
trabalho ganizador” - segundo o conteúdo dos módulos - das contribui-
ções dos participantes.
• Visualizar as tarefas dos grupos com letras grandes e num lugar visível
• Verificar se há dúvidas quanto às tarefas e sua execução Encorajar: O facilitador apóia todos os membros do grupo a contribuir
• Utilizar os resultados dos trabalhos de grupo para a ligação com o tema com ideias e reforça a importância da colaboração e participa-
das sessões, e nunca ignorá-los! ção de todos.

Qualidades importantes do facilitador na discussão dirigida
O facilitador nunca desvaloriza a opinião ou os argumentos de um parti-
1. A atenção ao “outro” cipante, mas utiliza aquela opinião para criar uma ligação com o conte-
• Mostrar interesse pelo assunto e pelas pessoas údo que quer transmitir, mostrando ao participante que mesmo que ele
não tenha o conhecimento completo, sua ideia pode ser aproveitada!
• Manifestar reacções positivas
• Entender o outro, colocar-se no papel do outro quando estiver a explicar
ou a corrigir
8. O seguimento das capacitações em POEMA Educação
• Dar ao outro oportunidade de expressar sua ideia até o fim
Como já foi explicado, os materiais de capacitação em POEMA Educação
2. Fazer perguntas podem ser utilizados em diferentes eventos, por diferentes instituições, com
intenções diversas, por exemplo as capacitações mas também as supervisões.
• Curtas e que não contenham insinuações Os livros já publicados são complementados pelo CD POEMA auto-instrucional,
• Simples, que não obriguem a pensar em muitas coisas ao mesmo tempo que contém 94 horas de instrução nos vários temas da gestão descentralizada.
• Em cujas respostas os outros estejam interessados A monitoria da qualidade e do impacto dessas capacitações e do uso dos mate-
• Cujas respostas ajudem o “fio conductor” dos conteúdos do módulos a riais só será possível com a colaboração de todos os que utilizarem os módulos
avançar POEMA.
3. Não fazer perguntas que No fim de cada um dos módulos, ao recolher as fichas de avaliação e os formu-
lários com os compromissos, o facilitador deverá fazer um resumo dos resulta-
• Sejam ambíguas, com duplo significado dos e enviar um relatório muito sucinto para o Ministério da Educação - MINED
• Tragam a resposta já embutida no endereço L_modulos_poema@mined.gov.mz
• Só permitam um “Sim” ou um “Não” como resposta (perguntas
inquisitórias) O envio voluntário de relatórios pelos que utilizarem os módulos é de
• Que já têm em vista determinada resposta (perguntas sugestivas) fundamental importância para a melhoria do material numa próxima
• Que sejam muito específicas e demandem um conhecimento edição: tanto em relação aos conteúdos, quando em relação ao material
especializado didáctico, nomeadamente os exercícios e as suas respostas. Contamos
com todos!
4. Dar respostas que
Para facilitar este trabalho, apresentamos aqui um formato que pode ser utili-
• Incitem os participantes a se manifestar
zado pelo facilitador para enviar este relatório sucinto ao MINED. Encontre este
• Façam a discussão continuar formato de relatório também na biblioteca electrónica dos Módulos POEMA:
Manual-do-Facilitador-Relatorio.doc
5. Evitar respostas que
• Sejam contra os princípios culturais e éticos do grupo
• Deixem a pessoa que perguntou em situação constrangedora
• Salientem a falta de competência do outro
• Sirvam para a própria demonstração de conhecimento

Relatório Sucinto: Capacitação POEMA Educação 3. Continue a avaliação utilizando os critérios dados
Indique com um círculo em que medida os conteúdos foram adequados à
Nome do facilitador: ____________________________________________
expectativas dos participantes
Local e datas da capacitação: _____________________________________
Muito adequados Razoavelmente adequados Inadequados
Módulo utilizado (por favor, utilize um relatório por módulo): ___________
Por favor, explique esta avaliação e dê sugestões para melhorar:
Número de participantes: _______ % de mulheres participantes: _______
1. Objectivos
Em que medida o módulo alcançou o seu objectivo geral? Indique com um círculo em que medida os exercícios foram adequados
Totalmente Parcialmente Não alcançou para reforçar o conhecimento dos participantes
Por favor, justifique em poucas palavras a sua resposta acima. Muito adequados Razoavelmente adequados Inadequados
Por favor, explique esta avaliação e dê sugestões para melhorar:
2. Objectivos das sessões

Por favor, marque com um x na escala de 1 a 5 para indicar a medida em Indique com um círculo em que medida as respostas ajudaram o grupo a
que, na sua opinião, os objectivos das sessões foram alcançados. adquirir as habilidades previstas
1 significa que o objectivo NÃO foi alcançado Ajudaram muito Ajudaram um pouco Não ajudaram
5 significa que o objectivo foi MUITO BEM alcançado Por favor, explique esta avaliação e dê sugestões para melhorar:
Descreva o objectivo de cada uma das sessões. Indique em que medida o
objectivo foi alcançado
Indique em que medida o

Descreva o objectivo de cada uma das objectivo foi alcançado Copie aqui o formulário de avaliação distribuído para os participantes,
sessões fazendo um resumo das avaliações. Por exemplo, na pergunta:
1 2 3 4 5
1. A. Em geral, avaliaria este evento como:
Objectivo □ Excelente □ Bom □ Regular □ Pobre □ Ruim
2.
Geral Você diria que o evento atingiu os objectivos?
.... □ Sim □ Parcialmente □ Não
Por favor, justifique em poucas palavras a sua resposta acima.
Marque o número de quantos participantes marcaram “excelente”, ou
“bom”, ou “regular, etc. Faça a mesma coisa para todas as outras perguntas
do formulário em relação ao alcance dos objectivos do módulo.

Para acessar os materiais, siga os seguintes passos:
4. Compromisso de Acção do Participante
Insira o CD no seu computador. O CD vai ser lido automaticamente e uma pági-
Por favor, faça um resumo das ideias dos participantes sobre as acções que na vai-se abrir, mostrando o seguinte:
eles pretendem implementar:
4.1 Imediatamente (dentro de 2 meses):
4.2 Logo (entre 2 e 6 meses)
4.3 Mais tarde (mais de 6 meses)
Se o CD, por qualquer razão, não se abrir automaticamente, clique em “My

computer”, e depois faça um duplo-clique sobre o ícone do drive do CD.
O Ministério da Educação agradece a todos os que estão a colaborar na capa- Acesso à página inicial
citação e supervisão POEMA da Educação em Moçambique pelo envio deste Na página inicial do CD, pode-se acessar os seguintes elementos:
relatório a L_modulos_poema@mined.gov.mz e pelo empenho e dedicação à
melhoria da capacidade das instituições do sector, para promover uma educa- • MÓDULOS POEMA
ção de qualidade para todos! Planificação e Orçamentação
Recursos Humanos
Gestão do Património
9. Como acessar e utilizar o material electrónico Documentos e Arquivos
Cada um dos módulos POEMA vem acompanhado de um CD, contendo todo o Gestão de Empreitada
material das capacitações mencionados em cada uma das sessões dos módu- • MANUAL DO FACILITADOR
los. Estes materiais estão disponíveis nos formatos de Microsoft Word e Power-
Point, e no formato pdf, para o qual é necessário ter o leitor Acrobat Reader, • BIBLIOTECA
também oferecido no CD, e que pode ser instalado no computador do facilita- • SOFTWARE PARA INSTALAÇÃO
dor se este ainda não o possuir. O software Acrobat Reader
• Como utilizar estes materiais de capacitação

Para acessar um documento, basta clicar sobre o nome do documento. • Os documentos de referência, que também podem ser acessados di-
rectamente através da Biblioteca
Para instalar o Acrobat Reader, faça um duplo-clique sobre o ícone do software.
• Em algumas das sessões 1, encontram-se documentos de apoio à apre-
Na secção do Facilitador, vai-se ter acesso ao seu texto completo, e ao formato sentação dos participantes
do relatório que o facilitador deve enviar ao Ministério da Educação (Manual- • Nas últimas sessões de cada módulo, encontram-se:
do-Facilitador-Relatorio.doc).
- formulário de avaliação do módulo
Ao se clicar na Biblioteca Electrónica, vai-se ter acesso a uma lista dos docu-
mentos de referência citados nos diferentes módulos. Para abrir um documen- - formulário do Compromisso de Acção do Participante - CAP
to, basta fazer um duplo-clique sobre ele. - formato do relatório que o facilitador deve enviar ao Ministério da
Educação (Manual-do-Facilitador-Relatorio.doc)
Acesso a um Módulo de Capacitação POEMA Educação
Para voltar a páginas anteriores, clique em “VOLTAR”.
Após ter clicado num ícone
de um dos módulos, e de Se houver qualquer dificuldade no uso dos materiais electrónicos, por favor
ter tido acesso a ele, a pági- comunique-se com L_modulos_poema@mined.gov.mz
na inicial do Módulo vai-se
abrir, e vai aparecer mais ou
menos como na ilustração
ao lado (dependendo do
Módulo):
Os módulos sempre iniciam

com uma banda desenhada,
e uma lista das “sessões”
que contém. Assim, na
página inicial dos módulos,
pode-se acessar:
• A Introdução ao Módulo
• Os Objectivos
• As Sessões do Módulo
Ao se clicar numa sessão, esta se abre numa nova página. Em cada sessão
encontram-se os documentos de apoio à capacitação:
• As sínteses dos conteúdos
• As apresentações do conteúdo resumidas em PowerPoint
• Os materiais de apoio ao participante para fazer os exercícios
• As respostas, que podem ser utilizadas pelo facilitador e/ou copiadas
para os participantes

Sobre os autores Participantes na testagem
Gregório José António Pililão é licenciado em Administração Pública pelo Instituto Alfredo Chavane Lígia Lundo
Superior de Relações Internacionais, Maputo. Trabalhou como técnico na Inspecção- Artur Verniz Luisa LoboTendai Zeca
-Geral de Finanças, no Ministério das Finanças, e na Inspecção da Administração Local, Castigo Pedro Marizane Marcelino Waite
Chinai Henriques Zanda Otília Cufasse Macuiana
no Ministério da Administração Estatal. É docente de Administração Pública na Univer- Gito Hilário Mendes Pedro David Gaspar
sidade Católica de Moçambique, Faculdade de Engenharia em Chimoio. Desde 2009, Grande Moniz Pedro Domingos
trabalha como Assessor de Desenvolvimento Institucional na Direcção Provincial de Hélder Monteiro Rajabo Alimo Manjulo
Educação e Cultura de Manica. É autor do módulo Documentos e Arquivos. (gregorio. Jaquecene António Rosária Roda
pililao@giz.de) João Lázaro Samuel Tobias Mateus
Joaquim Magumbe Manuel Joaquim João Santos
Pedro Domingos Francisco Tomás é técnico de Administração Pública, possui o José Madeira Victor Victorino Nazaré
nível médio pela Escola Secundária Samora Machel de Chimoio. Desde 2004, trabalha Judite Colaço Meque
como técnico de Secretaria na Direcção Provincial de Educação e Cultura de Manica.
Trabalhou como autor na equipa de desenvolvimento do módulo POEMA Documentos
e Arquivos.
Agradecimentos
Ana Alécia Lyman é licenciada em políticas públicas pela Brown University (USA),
programadora gráfica e empreendedora social. Implementou o desenho gráfico dos André Utui Jeannette Vogelaar
módulos POEMA em formato impresso e a programação dos módulos no CD POEMA Annelies Merkx Jean-Paul Vermeulen
AUTOINSTRUCIONAL, em programa eXeLearning. É uma dos autores do módulo Recur- Antonio Tchamo João Assale
sos Humanos e autora do módulo Habilidades Informáticas. (ana.alecia@gmail.com) Armando Rodrigues Hermínio João Foguete Trabuk
Artimisa Gonzaga José Bambo Nhanice
Carla Saíde Maria Uamusse
Valéria Salles é especialista em facilitação de processos de desenvolvimento social.
Carolina Macanda Martha Ostertag
Geógrafa, com especialização em meio ambiente (Brasil), e mestre em gestão do de- Claudia Lange Naima Sau
senvolvimento social (África do Sul), é uma das autoras do módulo Recursos Humanos Cornelia Batchi Richard Ratka
e do módulo Monitoria e Avaliação. É autora do Manual do Facilitador e coordenadora Felix Cossa Tarmamade Ismail
geral da produção dos módulos de capacitação POEMA para o Ministério da Educação Gert Flaig Ulrike Nonn
em Moçambique. (valeria.salles@gmail.com) Isabel Gudo Zeferino Martins
EQUIPA DE REALIZAÇÃO Itai Meque Zenete França
Iva Gilberto
Revisão técnica
Adélio Manguana Gregório Eva Rux
Adla Lima Barreto Fabião Eusébio Nhatsave
Artimiza Gonzaga Hélder Monteiro
Arlanza Eduardo Sabino Dias Lígia Lundo
Azélia Baptista Marta Amone
Delfina Vilanculos Samuel Tobias
Eduardo Buller
166 | DOCUMENTOS E ARQUIVOS MÓDULOS DE CAPACITAÇÃO EM POEMA | 167

O Ministério da Educação A série de módulos de
Capacitação em POEMA Educação
A Educação é um direito fundamental de
cada cidadão, um instrumento para a afir- Os módulos de capacitação em planifica-
mação e integração do indivíduo na vida ção, orçamentação, execução, monitoria e
social e económica e um meio básico para avaliação – POEMA – do sector da Educa-

capacitar o país a enfrentar os desafios do ção são materiais de referência nos temas
desenvolvimento. relacionados à gestão descentralizada do
sector. Cada módulo é uma unidade inde-
Neste contexto, o Ministério da Educação é pendente, contendo de 6 a 12 sessões de
o organismo do Governo responsável pela aprendizagem, incluindo todos os mate-
implementação das políticas da Educação riais necessários à capacitação de técnicos
no país. São estes alguns dos objectivos da administração descentralizada: textos,
deste Ministério: apresentações, exercícios e respostas, além
de materiais de referência numa biblioteca
>> temática.
Expandir as oportunidades de acesso a
uma educação de qualidade, buscando Os temas abordados até agora são:
igualdade de oportunidades para todos, Planificação e Orçamentação
especialmente para os mais vulneráveis e Gestão do Património
em risco de não frequentar a escola; Recursos Humanos
>> Habilidades Informáticas
Incentivar parceiros e a sociedade civil Gestão de Empreitada
incluindo as instituições religiosas e priva- Documentos e Arquivos
das a envolverem-se na promoção de pro-
gramas de expansão do acesso a um ensino
de qualidade e para todos; Os módulos estão apresentados em livros Administração Descentralizada
para uso em eventos facilitados por forma- no Sector da Educação
>> dores capacitados e estão ainda disponíveis
Oferecer um serviço orientado para os em um CD auto-instrucional equivalente a 94
utentes, com uma maior capacidade insti- horas de formação nos temas da gestão des-
tucional e técnica nos diferentes níveis da centralizada da Educação. Dentro de cada
administração educacional. um dos módulos, encontra-se também o
Manual do Facilitador e instruções para o uso
É, pois, no âmbito da melhoria da capaci- adequado do material.
dade institucional que o MINED tem priori-
zado a formação e a capacitação dos plani-
ficadores e gestores financeiros a todos os
níveis, com maior prioridade para os distri-
tos e províncias, tendo em conta a descen-
tralização que está em curso no país.
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO
Av. 24 de Julho, 167 | Telefone 21 480 700 | Maputo, Moçambique
L_modulos_poema@mined.gov.mz República de Moçambique
Ministério da Educação

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PLANIFICAÇÃO

Coordenação e edição Valéria Salles

APOIO INSTITUCIONAL Sobre o uso do género masculino

A obra que tenho o ensejo de prefaciar enquadra-se na orientação que assumimos e

A série de módulos de capacitação POEMA - com temas ligados à gestão descentralizada

Os módulos POEMA são produto de um esforço conjugado de técnicos e especialistas

Augusto Jone Luís

2 | INTRODUÇÃO - DOCUMENTOS E ARQUIVOS MÓDULOS DE CAPACITAÇÃO EM POEMA | 3

• o objectivo principal é o da profissionalização dos gestores do sector da • Habilidades Informáticas.

Será adequado que o facilitador tenha conheci-

4 | INTRODUÇÃO - DOCUMENTOS E ARQUIVOS MÓDULOS DE CAPACITAÇÃO EM POEMA | 5

Recursos Humanos Sessão 4 64

Habilidades Informáticas Sessão 7 115

Compromisso de Acção do Participante 128

Respostas dos exercícios 131

Gestão de Empreitada O Manual do Facilitador 143

Equipa de realização 166

6 | INTRODUÇÃO - DOCUMENTOS E ARQUIVOS MÓDULOS DE CAPACITAÇÃO EM POEMA | 7

O facilitador é responsável pela preparação

8 | INTRODUÇÃO - DOCUMENTOS E ARQUIVOS MÓDULOS DE CAPACITAÇÃO EM POEMA | 9

No final do módulo, os participantes serão capazes de produzir, enviar, receber, e

Sessão 3 Realizar os procedimentos de envio e recepção de Página 46

Sessão 4 Utilizar o plano de classificação de documen- Página 64

Sessão 5 Utilizar os códigos do plano de classificação de Página 81

Sessão 7 Produzir pastas de arquivo alternativas às pastas Página 115

Temos que melhorar a nossa gestão

10 | INTRODUÇÃO - DOCUMENTOS E ARQUIVOS MÓDULOS DE CAPACITAÇÃO EM POEMA | 11

Resumo didáctico da sessão 13

Resumo didáctico da sessão

Tempo total necessário: 2 horas

12 | SESSÃO 1 - DOCUMENTOS E ARQUIVOS MÓDULOS DE CAPACITAÇÃO EM POEMA | 13

60 min Interacção entre Relacionar conceitos Organização dos partici-

25 min Contextualização Contextualizar a Visualização de slides e

15 min Reflexão e encer- Preparar os par- Reflexão participativa,

14 | SESSÃO 1 - DOCUMENTOS E ARQUIVOS MÓDULOS DE CAPACITAÇÃO EM POEMA | 15

3. O facilitador explica que cada um dos participantes deverá caminhar até

4. De seguida, o facilitador solicitará que cada grupo retire o cartaz de cober-

9. Para continuar, o facilitador convidará os participantes a regressarem à sala

Confidencialidade Funcionário do Estado

16 | SESSÃO 1 - DOCUMENTOS E ARQUIVOS MÓDULOS DE CAPACITAÇÃO EM POEMA | 17

A gestão de documentos e arquivos no ciclo A gestão de documentos e arquivos no ciclo

1. A fase de avaliação do período anterior e diagnóstico da presente situação inclui

18 | SESSÃO 1 - DOCUMENTOS E ARQUIVOS MÓDULOS DE CAPACITAÇÃO EM POEMA | 19

20 | SESSÃO 1 - DOCUMENTOS E ARQUIVOS MÓDULOS DE CAPACITAÇÃO EM POEMA | 21

Passos Objectivos Métodos

Índice da sessão 40 min Correspon- Identificar os elementos Exposição dos conteúdos

Correspondências: o tipo de documento mais

O facilitador distribui as cópias da síntese da sessão “Correspondências: o tipo

Na sessão anterior percebemos a ligação entre

Com base no Decreto nº 30/2001, de 15 de

Após a abertura, e dando continuidade à sessão, o facilitador inicia a apresenta-

24 | SESSÃO 2 - DOCUMENTOS E ARQUIVOS MÓDULOS DE CAPACITAÇÃO EM POEMA | 25

Correspondências: o tipo de documento mais

Verifique as outras funções do SDEJT na Biblioteca do CD. Consulte o núme-

Além destas atribuições específicas do sector da Educação, a alínea a do número

Para a realização das suas atribuições e dos objectivos preconizados no Plano

Os documentos podem ser elaborados por iniciativa do SDEJT ou em resposta a

26 | SESSÃO 2 - DOCUMENTOS E ARQUIVOS MÓDULOS DE CAPACITAÇÃO EM POEMA | 27

Quissanga, 12 de Abril de 2012.

28 | SESSÃO 2 - DOCUMENTOS E ARQUIVOS MÓDULOS DE CAPACITAÇÃO EM POEMA | 29

Veja um exemplo de informação proposta. ASSUNTO: PRODUÇÃO E USO DE MATERIAL DIDÁCTICO

Da análise do relatório do aproveitamento pedagógico do ano de 2011 e do rela-

Havendo necessidade de agir para melhorar os índices de aproveitamento, vimos

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