Capinuo 2 ELEMENTOS DE UN SISTEMA AUTOMATIZADO, DE BIBLIOTECAS. En la definicién de sistema automatizado de bibliotecas se entmeraban los siguientes elementos o componentes: recursos humanos, datos 0 in formacin, normas y formatos, equipamiento fisico o hardware y, por tilt mo, programas o software. De estos cleinentos, ¢l segundo es ¢) objeto de la informética y los restantes son instrumentales para el tratamiento de la informaci6n, de forma que el softwarees el conjunto de procedimientos de elaboracicn y el hardware es la herramienta que ejecuta diebos proced- mientos. 1. LOS RECURSOS HUMANOS: ‘Los recursos humanos son siempre el elemento prineipal de cualquier sistema automatizado 0 no, y, en particillar, de los sistemas automatizados de bibliotecas pues son los que aportan su inteligencia y conocimientos. Sin ellos no se podiian utilizar de forma correcta los restantes componentes, Esto significa que deben participar personas con una formacién adecuada en cada categoria profesional para obtener todas las capacidades del siste- sma. Son frecuentes los casos en Jos que una misma aplicacién, utilizada por distintas bibliotecas, ha fracasado debido a la falta de formacidn de los re- cursos humanes o a la mala organizacién de las actividades y procesos. La informatizacién ha incidide en los conocimientos y en la realizacién, de las tareas del personal bibliotecario y auxiliar, Tambien es cierto que Jas funciones pueden variar segtin el tipo de centro y el caricter de la biblio- teca, segiin sea creadora y exportadora de registros biblingraficos u orien- tada fundamentahnente a los servicios ¢ importadora de registros biblio- graficos Una de las ventajas de los sistemas automatizados es que suprimen las tareas rutinarias, lo que permite aprovechar el personal dedicado a estos trabajos en los sistemas manuales para realizar otras tarcas nis importan- tes, Por contra, la informatica requiere nas precision y calidad,ELEMENTOS DE UN SISTEMA AUTOMATIZADO DE BIBLIOTECAS, a1 LL. PERSONAL BIBLIOTECARIO| El personal téenico bibliotecario debe dominar las normas y formatos, que se describirin en los siguientes epigrafes. y que son imprescindibles ‘para la realizacién de los procesos bibliotecarios con cierta calidad. Ademis, resultara necesario el conoeinniento de las técnicas de recuperacion de la informacion (operadores booleanos y sinticticos) asi como los lenguajes y sintaxis de consulta de varios programas de aplicacién para la autormatiza- cidn de bibliotecas y la consulta de bases de datos bibliograficas en linea 0 en CD-ROM. Ello permitie’ realizar una buena recuperacign de la infor- ‘macién tanto para localizar y capturar registros que contribuyan a la agili dad y racionativacién de la catalogacién, como para atender las demandas de informacion bibliogrifica formuladas por los usuarios. E| bibliotecario tendré que aprender ciertos conocimientos informati: cos para llegar a tener un lenguaje comiin con el personal informitico de Ia institucién a la que esté adscrita la biblioteca 0 con los comerciales y té nicos de las empresas, si se opta por la adquisicion de un programa de a tomatizacién de bibliotceas, Estos rudimentos informaticos servirdn para que el personal bibliotecario de pequetios y medianos sistemas sea capar de tlevar a cabo algunas rareas de mantenimiiento como obtener copias de seguridad de la aplicacién, desbloquear dispositivos de entrada/salida, etc. 6, segxin las caracteristicas del programa utiliaado, parametrizar alguitos ft cheros, tablas y productos, Las diferencias en ¢] personal técnico bibliotecario radicarin en su gra- do dle responsabilidad. Los directivos y jefes de areas se encargarfin de de- finir a politica de la biblioteca, planificarla, dirigitla y gestionarla, Para ello necesitaran conocer ewanto hemos expuesto, El resto del persorial 1&c~ nico se oeupara de ejecutar los procesos, funcioncs y tareas. 1.2. PERSONAL AUXILIAR DE BIBLIOTRCAS £8 personal ausiliar de bibliowea es el encargado de preparar fisicamente los materiales bibliograticos para su ubieaci6n en el depésito y utender los servicios en fas salay de lectura 0 en los mostradores de présiamo domici- Bario, entre otras funciones, También necesitara ciertos conocimientos de informatica documental como la grabacién de signaturas topogrificas, la Ieetura de los c6digos de barras del carné del usuario y de la publicacion y la interpretacion de algunos mensajes que aparezean en pantalla, 13, PERSONAL ALXILIAR ADMINISTRATIVO El personal auxiliar administrativo al servicio de una biblioteca también requeriré alguna reconversién de sus conocimientos y funciones en rela- ion con los procesos autométicos. Deberé dominar los programas de ofi- rmatica que incluyen provesadores de texto, sistemas de gestidn de bases dle datos, hojas de céleulo, correo electrénico, Ia trasferencia de Ficheros por82 ALTOMATIZAGION DE. BIBLIOTECAS las redles de telecomunicaciones y aplicaciones orientadas al reconoci- miento dptico de caracteres (OCR) y digitalizacién. Estos programas puc- iden serles de utilidad para su trabajo estrictamente administrativo y para a realizacion de tareas de apoyo a Jos bibliotecarios, Entre las tiltimas pode- mos mencionar el envio de peticiones de publicaciones a los proveedores, Ja remisidn de listas de canje, comprobacion y correccion de los textos ¢s- caneados o digitalizados, confeccion de extadisticas, etc. También resulta conveniente que aprendan la realizaciOn de algunas funciones basicas del programa de aplicacién bibliotecaria como la correecién en linea de erro res tipograficos en los registros bibliogrificos y el préstamo domiciliario, entre obras. 1.4, PERSONAL INFORMATICO ‘Adems del personal habitual en una biblioteca, algunos sistemas me~ dios 0 grandes precisarén de informaticos que se ocupen del manteni- niento y explotacién de Tos equipos fisicos, de la red de area local y de las telecomunicaciones. También pueden. contribuir al desarrollo de un pro~ grama de aplicacién bibliotecaria o a la carga y aprendizaje de las nuevas Sersiones del sistema operativo, del sistema de gestion de base de datos y de la aplicacién bibliotecaria ‘En cualquier caso, repetimos, los recursos humanos son el elemento fundamental de un sistema automatizado de bibliotecas, como en cualquier otro sistema en el que se necesiten personas. En ocasiones y por diversos motivos (iniedo al cambio de procedimientos, sensacién de dejar de ser hecesario en la biblioteca, fobia al trabajo con ordenadores personales, ‘considerar que teclear los datos supone una pérdida de su status en cl sis: tema, miedax a repercusiones en su salud, ...), pueden plantear serias di- ficultades en la puesta en funcionamiento de un sistema, Como se expone en otro capitulo, hay que procurar implicar a todo el personal en el pro- yecto, mantenerle informado, analizar las condiciones de higiene y seg’ Fidad en el trabajo, estudiar los aspectos crgonémicos, ete. También hay {que ser conscientes de lo peligroso que pueden Negar a ser Tos entusiastss de la informatica, a veces incluso mas que los reticentes. En todo momen: to hay que hacer ver que Ia automatizacién es un instrumenty mas y que lo verdadéramente importante es su aplieacién a la generacion y organiza. Gién de la informacién. 2, LOS DATOS ‘Todavia resulta raro que se considere a la informaciin o datos como et clemento clave de un sistema informatica ¢, inchiso, que se considere como elemento de tales sistemas, con el argumento de que Ia informatica es el instrumento con que se elabora un objeto denominado informacion, se- parindose institumento y objeto, Pero sien general es dificil desvincularELEMENTOS DF. UN SISTEMA AUTOMATIZADO DE BIBLIOTEGAS 33, un instrumento del objeto para el que ha sido creado (aunque estos sean contrapuestos), en informatica resulta mas dificil (odavia dado que objeto € instrumento son de ta sigma naturaleza, Esta falta de consideracign ha- Gia Ia informacién cuando se trata de informatica proviene del hecho de que en aplicaciones menores, frecuentes hasta hace poro altos, la infor macién utilizada en los sistemas informticos era escasa 0 de esteuctura ‘uy simple. Pero esta situacion ya casi ha desaparceido y los sistemas ac ‘wales se enfrentan con que deben tratar grandes masas de informacion de una estructura muy compleja. Los actiisles modelos de reprexentaeién del conocimiento, que se estin desarrollando como esenciales para la cre- acién de sistemas de inteligencia artificial, en sustitucién de las primitivas bases de datos, estén aportando argumentos para considerar la informa cin como wn dominio de gran complejidad y obligando a encontrar mé- todos adlecuactos 2 Ja complejidad planteada Estas comsideraciones nos conducen a observar que el factor mas caro de un sistema automatizado es Ia informacién, que éste debe ser el ele- mento més estable y duradero y que los profesionales que disefian sistemas de informacion deben ser buenos conocedores de las téenicas informati- cas y expertos en el tema sobre el que verse la informacion y trabajar en estrecha colaboracién con ellos, 21. DAIOS NUMERIOOS ¥ ALFANUMERIGOS Los datos de las aplicaciones bibliotecarias son de naturaleza muy var riada ya que van desde los puramente numéricos, 2 los alfanuméricas poco formalizades, hasta los alfanuméricos muy tormalizados. Por ejemplo, son datos numéricos puros los existentes en el fichero de xestion econdmica en cl que se indica el presupuesto, la cantidad com- prometida, la cantidad pagada y el saldo para cada tipo de material 0 para cada punto de servicio como en el caso de algunas bibliotecas universitarias. Existen, también, datos alfannmeéricos poco formalizadas come pueden ser Ios campos 0 atributos de los ficheros de proveedores y usuarios que re sefian cl nombre, la direccién, los tipos de servicios a los que estan autor rados, la clase de proveedor, ete Por tilkimo, encontramos datos alfanuméricos muy normalizados como son los bibliogrificos que deben ajustarse a normas y formatos muy estric= tos, tanto documentales como infornvaticos, como veremos mas adelante 2.2. LONGITUD VARIABLE Otra caracteristica de los datos es su forma de organizarse, su estruc- tura, No entraremos aqui en detalles, pero diremos que, en general, los die tos bibliograficas se organizan en ficheros, que estan eompuestos por re= gistros y éstos por campos ¥ que tanto imos como otros son de Tongitud variable. Por ejemplo, no se puede determinar de antemano el tamaito del campo en los datos bibliogrificos por ser de longitud variable. Tampoco