2

JURNAL MANAJEMEN KESEHATAN Yayasan RS Dr. Soetomo, Volume 2, No.
2, Oktober 2016: 110-117
FAKTOR PENYEBAB KEJADIAN STAGNANT DAN STOCKOUT DI INSTALASI

FARMASI UPT RUMAH SAKIT MATA MASYARAKAT JAWA TIMUR
Imas Sayyidati Hadidah*, Thinni Nurul Rochmah*

*Fakultas Kesehatan Masyarakat, Universitas Airlangga, Surabaya
E-mail: sayyidatihadidah@gmail.com
ABSTRAK
Logistik obat termasuk salah satu aspek penting dalam bidang kesehatan.
Pembelanjaan untuk penyediaan obat membutuhkan hampir 40% dari total anggaran
operasional rumah sakit. Oleh karena itu obat harus dikelola secara efektif dan efisien.
Ketidak efisienan dalam melakukan manajemen logistik memberikan dampak negatif
terhadap rumah sakit baik dari segi medis maupun non medis. Pengelolaan obat di Instalasi
Farmasi UPT Rumah Sakit Mata Masyarakat Jawa Timur masih belum bejalan dengan baik
dibuktikan dengan angka kejadian obat stagnant yang cukup tinggi yaitu sebesar 39% dan
29% untuk kejadian stockout. Tujuan dari penelitian ini adalah menghitung kerugian akibat
kejadian obat stagnant dan stockout serta melakukan analisis faktor penyebab terjadinya obat
stagnant dan stockout di Instalasi Farmasi UPT Rumah Sakit Mata Masyarakat Jawa Timur
tahun 2015. Penelitian ini termasuk deskriptif dengan pendekatan kuantitatif dengan
menggunakan metode observasional yang dilakukan secara cross sectional dan melakukan
perhitungan kerugian akibat kejadian obat stagnant dan stockout di Instalasi Farmasi UPT
Rumah Sakit Mata Masyarakat Jawa Timur tahun 2015. Hasil penelitian ini untuk penyebab
kejadian obat stagnant dan stockout di Instalasi Farmasi UPT RSMM Jawa Timur pengadaan
obat tidak efektif sebagai akibat dari perencanan yang belum tepat, pendistribusian obat yang
kurang efektif, serta kesalahan pada kegiatan pencatatan dan pelaporan. Kesimpulan yang
didapatkan dari penelitian ini adalah masih belum terlaksnannya sistem manajemen logistik
dengan benar sehingga menyebabkan kerugian yang cukup besar akibat adanya kejadian obat
stagnant dan stockout di Instalasi Farmasi UPT RSMM Jawa Timur. Saran yang dapat
diberikan yaitu dengan menerapkan metode yang sesuai pada setiap proses manajemen
logistik serta mengembangkan sistem informasi yang tepat untuk mengontrol persediaan
obat.
Kata Kunci : Manajemen Obat, Stagnant, Stockout, Kerugian.
ABSTRACT
Drugs logistic, is one of the important aspects in the health field. Supply of drugs
requires almost 40% of the total operating budget of the hospital. Therefore, the drugs should
be managed effectively and efficiently. Inefficiency in managing the logistics cause negative
impact to the hospital in terms of both medical and non-medical. Drugs mangement at the
Pharmacy Installation UPT Rumah Sakit Mata Masyarakat Jawa Timur still not going well
evidenced by the prevalence of drugs stagnant is quite high at 39% and 29% for the
occurrence of stockout. The purpose of this study is to calculate the losses due to the
incidence of drug stagnant and stockout and analyze the causes of drugs stagnant and
stockout in Pharmacy Installation UPT Rumah Sakit Mata Masyarakat Jawa Timur in 2015.
This study included descriptive quantitative approach using observational methode
Faktor Penyebab Kejadian Stagnant dan Stockout...(Imas Sayyidati Hadidah)
conducted by cross sectional and calculating losses due to the incidence of drugs stagnant
and stockout in Pharmacy Installation UPT Rumah Sakit Mata Masyarakat Jawa Timur in
2015. The cause of drug stagnant and stockout in Pharmacy Installation is ineffective drugs
procurement as a result of less precise drugs planning, less effective drugs distribution, and
errors in recording and reporting activities. The conclusions obtained from this study is
logistics system management still not going properly, causing substantial losses due to the
occurrence of drugs stagnant and stockout. The advices that can be given are by applying the
appropriate methods on any logistics management processes and develop appropriate
information systems to control drugs supply.
Key Words: Drugs Management, Stagnant, Stockout, Losses
PENDAHULUAN digunakan dalam pengambilan kebijakan

di rumah sakit.
Manajemen logistik merupakan seni dan UPT Rumah Sakit Mata Masyarakat Jawa
ilmu yang mengatur dan mengontrol arus Timur sebagai BLUD memiliki
barang, energi, informasi, dan sumberdaya kewenangan penuh untuk mengelola biaya
lainnya dengan tujuan untuk operasional termasuk didalamnya yaitu
mengoptimalkan penggunaan modal. persediaan logistik obat. Namun dalam
Dalam penyelenggaraannya terdapat pelaksanaannya, manajemen persediaan
beberapa hal yang perlu diperhatikan yaitu logistik obat di Instalasi Farmasi UPT
tepat waktu, tepat jumlah, tepat jenis, tepat Rumah Sakit Mata Masyarakat masih
harga, tepat kualitas. belum maksimal. Hal tersebut dibuktikan
Ketidakefisienan melakukan manajemen dengan adanya kejadian obat yang
logistik memberikan dampak negatif mengalami stagnant memiliki rata-rata
terhadap rumah sakit baik dari segi medis kejadian sebesar 39%, sedangkan obat
maupun non medis. Manajemen logistik yang mengalami stockout memiliki rata-
juga digunakan sebagai informasi yang rata kejadian sebesar 29% selama tahun
2015 yang disuguhkan dalam tabel berikut:
Jumlah Stagnant Stockout Normal Jumlah

No Triwulan
Jenis Obat N % n % n % N %
Triwulan ke-
1. 250 93 37,2 96 38,4 61 24,4 250 100
1
Triwulan ke-
2. 252 122 48,4 51 20,2 79 31,4 252 100
2
Triwulan ke-
3. 263 117 44,5 56 21,3 90 34,3 263 100
3
Triwulan ke-
4. 268 68 25,9 96 36,6 102 38,5 268 100
4
Rata-rata kejadian 39% 29% 32% 100%
Sumber : Hasil pengolahan data laporan persediaan bahan habis pakai UPT Rumah Sakit Mata Masyarakat Jawa
Timur tahun 2015
Keterangan tabel: Berdasarkan Tabel dapat diketahui bahwa

Stagnant : Keadaan ketika jumlah sisa logistik obat selama tahun 2015
persediaan obat lebih dari tiga kali jumlah mengalami kejadian stagnant dan stockout
pemakaian rata-rata. yang fluktuatif. Kejadian stagnant
Stockout : Keadaan ketika jumlah sisa memiliki rata-rata kejadian sebesar 39%.
persediaan kurang dari pemakaian rata- Sedangkan obat yang mengalami stockout
rata. memiliki rata-rata kejadian sebesar 29%.
JURNAL MANAJEMEN KESEHATAN Yayasan RS Dr. Soetomo, Volume 2, No. 2, Oktober 2016: 110-117
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk namun juga dokter, dan pihak yang terkait
mengetahui faktor penyebab kejadian obat seperti misalnya bagian keuangan rumah
stagnant dan stockout di UPT Rumah sakit. Selain itu kebutuhan obat di luar
Sakit Mata Masyarakat Jawa Timur tahun formularium terutama untuk obat, alat
2015. Hasil dari penelitian ini diharapkan habis pakai (AHP), dan bahan habis pakai
dapat menjadi bahan masukan dan (BHP) tergantung pada user, dalam hal ini
rekomendasi bagi pihak UPT Rumah Sakit user yang dimaksudkan adalah dokter.
Mata Masyarakat Jawa Timur untuk Perencanaan kebutuhan obat sebelum
memperbaiki sistem manajemen logistik melakukan pengajuan pengadaan
obat sehingga dapat mengurangi kejadian dilakukan dengan melihat sisa
obat stagnant dan stockout yang dapat ketersediaan obat di Instalasi Farmasi.
menyebabkan kerugian bagi rumah sakit. Kegiatan yang dilakukan dalam
perencanaan diantaranya adalah penentuan
METODE jumlah kebutuhan serta waktu pemesanan
obat yang dilakukan oleh ketua Instalasi
Penelitian ini merupakan penelitian Farmasi. Untuk jumlah kebutuhan obat
observasional, yaitu penelitian yang yang akan dipesan, di Instalasi Farmasi
dilakukan tanpa memberi perlakuan sudah dilakukan dengan melihat
terhadap objek penelitian. Berdasarkan kebutuhan setiap jenis obat pada periode
analisis datanya, penelitian ini termasuk waktu sebelumnya. Namun, selanjutnya
deskriptif dengan pendekatan kuantitatif. petugas Instalasi Farmasi memperkirakan
Hasil penelitian akan disampaikan secara peningkatan kebutuhan obat untuk periode
naratif terhadap proses pelaksanaan waktu selanjutnya yang dalam hal ini
manajemen obat. Jika ditinjau dari segi perkiraan peningkatan kebutuhan tidak
waktu, penelitian ini termasuk dalam ditentukan dengan metode khusus.
penelitian cross sectional karena variabel Sedangkan perencanaan waktu untuk
diukur dan diamati dalam satu waktu dilakukannya pemesanan obat berdasarkan
tertentu. Penelitian ini dilakukan di dari hasil wawancara ditentukan dengan
Instalasi farmasi UPT Rumah Sakit Mata menggunakan metode ROP (Re-Order
Masyarakat Jalan Gayung Kebonsari Point).
Timur No. 49, Ketintang, Gayungan, Jawa Berdasarkan hasil penelitian Instalasi
Timur. Farmasi UPT Rumah Sakit Mata
Unit analisis dari penelitian ini adalah Masyarakat Jawa Timur masih belum
Instalasi farmasi UPT Rumah Sakit Mata melakukan perencanaan dengan
Masyarakat Jawa Timur. Dengan variabel menggunakan metode perencanaan yang
penelitian meliputi perencanaan dapat membantu pencapaian tujuan
kebutuhan, pengadaan, penyimpanan, perencanaan obat dan perbekalan
distribusi, serta pencatatan dan pelaporan kesehatan yaitu untuk menetapkan jenis
obat yang mengalami stagnant dan serta jumlah obat dan perbekalan
stockout. kesehatan yang tepat, sesuai dengan
kebutuhan pelayanan kesehatan dasar
HASIL DAN PEMBAHASAN termasuk obat program kesehatan yang
telah ditetapkan (Direktorat Jenderal Bina
Sistem Perencanaan Kebutuhan Obat Kefarmasian dan Alat Kesehatan, 2010).
Instalasi Farmasi UPT Rumah Sakit Mata Selain itu, petugas perencanaan cenderung
Masyarakat Jawa Timur melakukan kurang memperhatikan jumlah persediaan
perencanaan kebutuhan keseluruhan setiap item obat yang akan dilakukan pemesanan
tahun dengan membuat formularium apakah jumlahnya masih mencukupi untuk
kebutuhan obat dengan melibatkan pihak pemakaian pada periode waktu
tidak hanya petugas Instalasi Farmasi, selanjutnya. Namun memang hal tersebut
tidak selamanya dapat menjadi acuan stok maka Instalasi Farmasi akan
mengingat adanya ketidakpastian dalam melaporkan kepada tim pengadaan.
peggunaan obat. Kurangnya kontrol Selanjutnya Tim pengadaan akan
terhadap persediaan obat juga disebabkan melakukan pengadaan sesuai dengan
pencatatan dan pelaporan dari perbekalan kebutuhan obat yang diajukan oleh
farmasi masih kurang lengkap serta Instalasi Farmasi. Untuk pengadaan obat
pencatatannya tidak dilakukan secara rutin baru, tim pengadaan terlebih dahulu harus
dan kurang teliti. Hal ini dibuktikan menerima proposal penjualan dari
dengan pengisian kartu stok yang distributor serta surat keterangan dari
terkadang lupa tidak diisi saat melakukan dokter setempat bahwa obat tersebut
pengeluaran serta pencatatan pada buku memang dibutuhkan di UPT Rumah Sakit
laporan sering tidak diurutkan sesuai Mata Masyarakat Jawa Timur. Periode
tanggal penerimaan atau pengeluaran. pemesanan obat dilakukan dua kali dalam
Selain itu pancatatan pada buku laporan satu bulan.
dan SIMBADA hanya dilakukan jika ada Sebelum melakukan pemesanan obat ke
waktu, tidak dilakukan secara rutin. distributor, tim pengadaan terlebih dahulu
Petugas juga masih kurang memperhatikan melakukan negosiasi terhadap harga dan
penggunaan obat pada beberapa periode diskon yang diberikan oleh distributor.
waktu sebelumnya sehingga belum bisa Hasil dari negosiasi antara tim pengadaan
melakukan forecastig terhadap jumlah dan distributor menentukan pemesanan
persedian obat yang harus tersedia untuk akan dilakukan atau tidak. Jika negosisasi
mencukupi permintaan periode telah dilakukan dan tercapai kesepakatan
selanjutnya. selanjutnya tim pengadaan akan
Berdasarkan kondisi di Instalasi Farmasi melakukan pemesanan kepada distributor
UPT Rumah Sakit Mata Masyarakat, sesuai dengan permintaan dari Instalasi
metode yang sesuai untuk menentukan Farmasi. Namun, adanya diskon ini juga
jumlah pemesanan obat pada periode harus dipertimbangkan apakah lebih
waktu selanjutnya dapat menggunakan menguntungkan kepada rumah sakit atau
metode trend linier per tiga bulanan. tidak. Tim pengadaan akan membuat Surat
Penggunan metode ini yaitu perencanaan Pesanan yang ditujukan kepada distributor
dilakukan dengan melihat tren pemakaian dan setelah melakukan pemesanan tim
obat tia bulan sebelumnya. Untuk waktu pengadaan membuat surat perintah kerja
pemesanan Instalasi Farmasi hanya perlu (SPK).
memperbaiki dalam aplikasi metode ROP. Dari hasil di atas dapat disimpulkan bahwa
Instalasi Farmasi UPT Rumah Sakit Mata
Sistem Pengadaan Kebutuhan Obat Masyarakat Jawa Timur masih belum
Berdasarkan hasil wawancara, diketahui menggunakan metode pengadaan tertentu
bahwa pengadaan di Instalasi Farmasi karena jumlah obat yang akan dilakukan
UPT Rumah Sakit Mata Masyarakat Jawa pengadaan dihitung dengan menggunakan
Timur dimulai ketika setiap unit pelayanan perkiraan. Namun, untuk waktu
dan poli di memberikan permintaan dilakukannya peengadaan berdasarkan
kebutuhan obat kepada Instalasi Farmasi. hasil wawancara Instalasi Farmasi UPT
Permintaan kebutuhan ini biasanya Rumah Sakit Mata Masyarakat Jawa
dilakukan pada hari Jumat. Permintaan Timur menggunakan metode ROP (Re-
dari setiap poli dan unit pelayanan Order Point) yaitu pengadaan akan
selanjutnya dilakukan rekapitulasi dilakukan ketika stok obat sudah mencapai
permintaan. Jika permintaan tidak tersedia buffer stok.
dalam hal ini obat mengalami kehabisan UPT Rumah Sakit Mata Masyarakat Jawa
Timur belum melakukan pengadaan sesuai
dengan kebutuhan penggunaan obat. Hal hanya terdapat tempat penyimpanannya

tersebut dikarenkan perencanaan yang saja. Hal tersebut dikarenakan obat
dilakukan juga masih belum dapat Psikotropika sangat jarang digunakan di
menjamin ketersediaan kebutuhan obat di UPT Rumah Sakit Mata Masyarakat Jawa
Instalasi Farmasi. Timur.
Pemilihan distributor dipilih oleh tim Metode penyimpanan obat di Instalasi
pegadaan berasarkan proposal yang telah Farmasi UPT Rumah Sakit Mata
dibuat oleh distributor sesuai dengan mutu Masyarakat Jawa Timur menggunakan
obat dan harga yang diberikan sehingga FIFO (First In First Out) yaitu obat yang
sebelum melakukan pengadaan obat datang terlebih dahulu akan dikeluarkan
terlebih dahulu dilakukan negosiasi antara terlebih dahulu, dan FEFO (First Expired
tim pengadaan dan distributor untuk First Out) yaitu obat yang dekat dengan
memperoleh harga yang sesuai. Namun masa kadaluarsa akan dikeluarkan terlebih
untuk penentuan jumlah obat yang dahulu. Khusus pada obat yang bersifat
dilakukan, terutama untuk obat dengan emergency selain disimpan di gudang obat,
diskon yang besar pengadaannya harus beberapa obat juga disimpan di rak yang
memperhitungkan mengenai baya terdapat di rawat inap, UGD, dan OK.
penyimpanan. Sebab jika biaya Untuk mengetahui persediaan obat dalam
penyimpanan besar maka juga akan gudang, setiap jenis obat memiliki kartu
menimbulkan kerugian bagi rumah sakit. stok yang diletakkan di rak setiap
Periode pemesanan obat dilakukan dua penyimpanan obat. Kartu stok sendiri
kali dalam satu bulan sehingga dapat berisi data mengenai nama obat, tanggal
disimpulkan Instalasi Farmasi UPT Rumah kadaluwarsa, pemasukan, dan pengeluaran
Sakit Mata Masyarakat Jawa Timur obat.
menggunakan metode schedule purchasing Dalam penyimpanan obat disimpan
yaitu pengadaan dilakukan dalam satu dengan rata-rata suhu di bawah 25oC
periode waktu tertentu. Penggunaan dengan kelembaban yang harus dijaga.
metode ini berjalan dengan cukup baik di Selain itu, untuk beberapa obat tertentu
Instalasi Farmasi.Penyimpanan Obat membutuhkan tempat penyimpanan yang
Setelah obat diterima di Instalasi Farmasi berbeda yaitu disimpan dalam freezer
perlu dilakukan penyimpanan sebelum dengan suhu <10oC. Kelembaban di
didistribusikan. Dari hasil wawancara, gudang penyimpanan juga haru terjaga
diketahui bahwa penyimpanan obat di agar obat tetap dalam kondisi mutu yang
Instalasi Farmasi UPT Rumah Sakit Mata baik.
Masyarakat Jawa Timur dibagi sesuai Berdasarkan hasil penelitian Kegiatan
dengan karakteristik perbekalan farmasi penyimpanan kebutuhan di Instalasi
yaitu obat, bahan habis pakai, alat habis Farmasi UPT Rumah Sakit Mata
pakai, bahan kimia, cairan, perbekalan Masyarakat Jawa Timur telah dilakukan
farmasi laboratorium, dan optik. dengan cukup baik. Hal tersebut dapat
Penatalaksanaan obat dalam lemari diketahui berdasarkan hasil observasi di
penyimpanan berdasarkan huruf depan gudang penyimpanan obat, obat yang
dari nama obat. Untuk persediaan LASA disimpan telah diatur secara rapi dalam
(Look Alike Sound Alike) disimpan di lemari penyimpanan disesuaikan dengan
tempat yang sama seperti obat lainnya karakteristik obat. Selain itu, di Instalasi
namun pada pelabelan dalam rak Farmasi UPT Rumah Sakit Mata
penyimpanan penulisannya menggunakan Masyarakat Jawa Timur juga sudah
tinta yang berbeda. menerapkan FIFO dan FEFO serta
Untuk obat jenis Psikotropika, Instalasi meletakkan perbekalan farmasi sesuai
Farmasi tidak melakukan penyimpanan dengan urutan abjad nama perbekalan
sehingga dalam gudang penyimpanan farmasi sehingga mudah dalam mencari
perbekalan farmasi yang dibutuhkan. penanganan pasien gawat darurat.

Adanya kartu stok obat yang diletakkan Monitoring terhadap sistem tersebut yakni
pada setiap rak obat sangat membantu dengan dilakukannya kunjungan setiap
dalam penerapan FIFO dan FEFO yang tiga bulan sekali secara periodik oleh
baik. petugas farmasi.
Penyusunan obat dilakukan berdasarkan Selain itu sistem resep perorangan juga
penerimaan dan/ atau tanggal kadaluarsa digunakan untuk menangani pasien rawat
nya sehingga obat yang datang terlebih jalan sesuai dengan resep yang ditulis oleh
dahulu dan/ atau obat yang memiliki masa dokter. Resep perorangan dapat ditebus di
kadaluarsa terdekat akan diletakkan di Apotek milik UPT Rumah Sakit Mata
depan atau atas sehingga akan Masyarakat jawa Timur dan merupakan
didistribusikan terlebih dahulu. Dalam salah satu fasilitas pelayanan UPT Rumah
penyusunan penempatan obat ini beberapa Sakit Mata Masyarakat Jawa Timur.
obat penyusunannya masih belum sesuai Berdasarkan hasil observasi ditemukan
FIFO dan FEFO. Untuk controlling suhu adanya ketidaksesuaian antara permintaan
dan kelembaban masih belum dilakukan yang tertulis dalam LPLPO dan pemberian
setiap hari sehingga dokumen pengukuran yang dilakukan oleh Instalasi Farmasi.
suhu dan kelembaban menjadi kurang Ketidakesuaian ini diebabkan karena
akurat yang disebabkan keterbatasan ketidaktersediaan obat yang diminta, atau
petugas yang menangani gudang petugas gudang merasa permintaan obat
penyimpanan. terlalu banyak. Apabila terjadi kekosongan
stok obat, maka pihak Instalasi Farmasi
Sistem Distribusi Obat akan melakukan komunikasi dengan
Berdasarkan hasil wawancara dan dokter apakah obat tersebut bisa diganti
observasi yang dilakukan, pendistribusian dengan obat dengan jenis terapi yang
obat dari Instalasi Farmasi ke Unit/ sama. Jika obat tersebut tidak dapat diganti
Instalasi lain diawali dengan pengajuan maka Instalasi Farmasi akan segera
LPLPO ke Instalasi Farmasi oleh melakukan pengadaaan untuk obat
penanggungjawab obat di setiap unit pada tersebut. Pengadaan obat disarankan tetap
hari Jumat. Selanjutnya pendistribusian dipesan pada distributor, kecuali
obat dilakukan pada hari Senin, distributor tidak dapat melayani pembelian
Penanggungjawab Obat di setiap unit yang secara mendadak maka akan dilakukan
akan mengambil obat yang sudah pembelian obat di apotek luar, namun
disiapkan oleh petugas di gudang obat. Isi sebelumnya harus melakukan konfirmasi
dari LPLPO adalah nama obat, sisa terlebh dahulu kepada bagian Keuangan.
persediaan obat di unit, serta permintaan
obat setiap unit. Sistem Pencatatan dan Pelaporan Obat
Metode yang digunakan dalam Kegiatan penctatan dan pelaporan di
pendistribusian obat Instalasi Farmasi UPT Instalasi Farmasi UPT Rumah Sakit Mata
Rumah Sakit Mata Masyarakat Jawa Masyarakat Jawa Timur menggunakan
Timur adalah metode sentralisasi yaitu sistem manual dan komputerisasi.
semua pendistribusian obat ke unit Kegiatan pencatatan dan pelaporannya
pelayanan atau instalasi terpusat pada antara lain adalah:
gudang logistik. Sedangkan proses 1. Pencatatan persediaan
distribusi menggunakan sitem persediaan Persediaan obat di Instalasi Farmasi
di ruang (floor stock) yaitu beberapa ruang UPT Rumah Sakit Mata Masyarakat
pelayanan memiliki tempat untuk Jawa Timur dicatat dengan
penyimpanan obat sendiri berisi obat menggunakan kartu stok obat yang
emergency yang dapat digunakan dalam diletakkan di atas rak setiap obat.
Pengisian kartu stok obat dilakukan Instalasi Farmasi. Untuk pencatatan

setiap kali terjadi penerimaan dan obat yang keluar dilakukan dengan
pengeluaran obat. Penncatatan pada melihat LPLPO yang tellah terkumpul
kartu stok terdiri dari nama obat, pada hari Jumat.
tanggal kadaluarsa, jumlah obat, Berdasarkan hasil yang telah
tanggal dan jumlah obat yang keluar didapatkan baik sistem manual dan
dan masuk. Pelaporan persediaan obat komputerisai petugas harus melakukan
dilaporkan dalam bentuk Laporan input data sesuai dengan keadaan yang
Triwulan Persediaaan Obat. sebenarnya agar mendapatkan hasil
2. Pencatatan penerimaan obat yang lebih akurat. Terdapat beberapa
Penerimaan obat di Instalasi Farmasi kemungkinan kesalahan yang terjadi
UPT Rumah Sakit Mata Masyarakat selama proses pencatatan diantaranya
Jawa Timur dilakukan pencatatan pada tidak menuliskan jumlah obat yang
buku penerimaan obat/BHP/AHP dan telah dikeluarkan/ didistribusikan dan
pada program SIMBADA (Sistem juga kesalahan ketik terutama saat
Informasi Manajemen Barang Daerah). mengetik angka (Muzakkin, 2008).
Pencatatan pada buku penerimaan
mencakup nomor urut, tanggal Waktu dilakukannya pencatatan masih
penerimaan, nama obat, jumlah, tanggal belum dilakukan setiap hari, terutama
kadaluarsa, distributor, nomor faktur, untuk pencatatan obat yang masuk.
tanggal faktur, dan total biaya Sedangkan obat yang keluar pencatatan
pembelian. Nomor urut pada buku juga dilakukan setiap minggu, namun terkadang
digunakan sebagai nomor urut pada pencatatannya juga masih belum dilakukan
faktur yang selanjutnya digunakan secara rutin mengingat kesibukan dari
untuk coding pada program petugas. Seharusnya, pencatatn dan
SIMBADA. Kelemahan dari program pelaporan mengenai obat yang masuk dan
SIMBADA adalah persediaan obat keluar dapat dilakukan setiap hari untuk
tidak dapat terakumulasi daat berganti mengetahui jumlah persediaan obat.
tahun sehingga pada awal tahun petugas Untuk memudahkan kegiatan ini
akan mengalami kesulitan dalam dibutuhkan sistem informasi yang
melihat ketersediaan obat. terintgrasi dimana dari setiap unit
3. Pencatatan pengeluaran obat pelayanan dapat melakukan input data
Berbeda dengan penerimaan obat, mengenai pengeluaran per hari dari unit
pencatatan pada pengeluaran obbat tersebut ke komputer yang telah terhubung
dilakukan pada kartu stok obat dan dengan gudang penyimpnan. Sedangkan
SIMBADA. Untuk pencatatan pada pencatatan mengenai pemasukan obat juga
SIMBADA yang dimaksud dengan obat dilakukan setiap hari oleh petugas. Dengan
keluar adalah jika obat tersebut sudah demikin, komputer dapat melakukan
dibeli atau digunakan kepada pasien. rekapitulasi mengenai persedian obat
Pengeluaran obat ini disesuaikan sehingga data persediaan obat dapat dikses
dengan pemekaian obat yang tertulis secara real time.
pada LPLPO setiap Instalasi.
4. Pencatatan barang rusak SIMPULAN
Obat yang rusak dicatat dalam berita
acara barang rusak yang meliputi jenis Perencanaan di Instalasi Farmasi UPT
dan jumlah obat yang dilakukan setiap Rumah Sakit Mata Masyarakat Jawa
3 bulan sekali. Timur masih kurang efektif sebab belum
Pelaksanaan pencatatan penerimaan menggunakan metode tertentu untuk
obat dilakukan dengan melihat faktur penentuan jumlah obat yang akan
yang sudah ada dan terkumpul di dilakukan pemesanan, namun untuk waktu
dilkukan pemesanan menggunkan metode RSMM Jawa Timur dengan melakukan

ROP. Proses pengadaan di Instalasi evaluasi terhadap persediaan obat
Farmasi UPT Rumah Sakit Mata periode waktu sebelumnya.
Masyarakat Jawa Timur masih belum 4. Melakukan koordinasi antara petugas
menggunakan metode dalam melakukan Instalasi Farmasi dengan user/ dokter
pengadaan. Namun untuk periode minimal setiap dua minggu sekali
pengadaan menggunakan metode schedule mengenai obat yang memiliki jumlah
purchasing yaitu pengadaan dilakukan persediaan lebih banyak dan obat yang
dalam satu periode waktu tertentu. Metode kehabisan stok, dengan harapan dapat
penyimpanan obat di Instalasi Farmasi terjadi pengalihan penggunaan obat
UPT Rumah Sakit Mata Masyarakat Jawa sehingga bisa meningkatkan pemakaian
Timur sudah berjalan dengan baik obat dengan persediaan lebih banyak.
menggunakan metode FIFO (First In First
Out) dan FEFO (First Expired First Out). DAFTAR PUSTAKA
Pendistribusian obat Instalasi Farmasi Direktorat Jenderal Bina Kefarmasian dan
UPT Rumah Sakit Mata Masyarakat Jawa Alat Kesehatan. 2010. Materi
Timur adalah metode desentralisasi. Pelatihan Manajemen Kefarmasi-
Sedangkan proses distribusi menggunakan an di Instalasi Farmasi
sitem persediaan di ruang (floor stock) dan Kabupaten / Kota. Jakarta
sistem resep perorangan. Dalam :Kementerian kesehatan RI.
pelaksanaannya, masih terjadi ketidak- Mellen, R. C dan Pudjiraharjo, W. J. 2013.
sesuaian antara permintaan dan pemberian Faktor Penyebab Dan Kerugian
yang dilakukan oleh Instalasi Farmasi. Akibat Stockout Dan Stagnant
Kegiatan pencatatan dan pelaporan di Obat Di Unit Logistik RSU Haji
Instalasi Farmasi UPT Rumah Sakit Mata Surabaya. Jurnal Administrasi
Masyarakat Jawa Timur menggunakan Kesehatan Indonesia, 1(1).
sistem manual dan komputerisasi. Tersesia di: < http://journal.
Kegiatan ini masih kurang efektif karena unair.ac.id/download-fullpapers-
tidak dilakukan setiap hari data sehingga 10.%20Renie%20
data persediaan obat tidak dapat diketahui Cuyno_JAKIv1n1.pdf> [diakses
secara real time. tanggal 27 April 2016].
SARAN Muzakkin, M. 2008. Analisis Kerugian
yang Ditangung oleh RSUD Dr.
Berdasarkan uraian kesimpulan di atas, Soetomo Surabaya sebagai Akibat
maka saran yang dapat diberikan adalah : Dari Stagnanat dan Stockout
1. Dibentuknya tim khusus untuk Obat (Studi Kasus di Unit
perencanaan obat merupakan suatu Logistik Medik Instalasi
kebutuhan dalam rangka Farmasi). Skripsi. Surabaya:
meningkatkan efisiensi dan efektivitas Universitas Airlangga.
penggunaan dana. Profil Rumah Sakit Mata Masyarakat
2. Perencanaan jumlah kebutuhan obat Jawa Timur. Surabaya: Rumah
sebaiknya menggunakan metode trend Sakit Mata Masyarakat Jawa
linier karena mtode tersebut sesuai Timur.
dengan kondisi persediaan di UPT Pudjiharjo, W. J. 2015. Materi Slide
RSMM Jawa Timur yang fluktuatif Kuliah; Manajemen Logistik.
untuk meminimalisasi ketidaksesuaian Program Studi Administrasi dan
dengan kebutuhan. Kebijakan Kesehatan Universitas
3. Pengendalian persediaan juga harus Airlangga. Surabaya.
dilakukan oleh Instalasi Farmasi UPT
USAID | DELIVERY PROJECT, Task

Order 1. 2011. The Logistics
Handbook: A Practical Guide for
the Supply Chain Managment of
Health Commodities. Arlington
Va: USAID | DELIVERY
PROJECT, Task Order 1.

2

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

2

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

JURNAL MANAJEMEN KESEHATAN Yayasan RS Dr. Soetomo, Volume 2, No.

2, Oktober 2016: 110-117

FAKTOR PENYEBAB KEJADIAN STAGNANT DAN STOCKOUT DI INSTALASI

Imas Sayyidati Hadidah, Thinni Nurul Rochmah

Kata Kunci : Manajemen Obat, Stagnant, Stockout, Kerugian.

PENDAHULUAN digunakan dalam pengambilan kebijakan

Jumlah Stagnant Stockout Normal Jumlah

Keterangan tabel: Berdasarkan Tabel dapat diketahui bahwa

dengan kebutuhan penggunaan obat. Hal hanya terdapat tempat penyimpanannya

perbekalan farmasi yang dibutuhkan. penanganan pasien gawat darurat.

Pengisian kartu stok obat dilakukan Instalasi Farmasi. Untuk pencatatan

dilkukan pemesanan menggunkan metode RSMM Jawa Timur dengan melakukan

USAID | DELIVERY PROJECT, Task

You might also like