República de Colombia

Ministerio de la Protección Social

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Grupo Jurídico Atlántico
ACTA DE REUNIONES FG01

COMITÉ DE ASESORIA CONTRACTUAL

DD MM AAAA
ACTA No. Convoca: ISABEL MARIA SALAZAR ARIZA 6 08 2008

PROCESO PROCESO GESTION DE CONTRATACION

OBJETIVO CONTRATACION APORTE 2008 CONVOCATORIA PUBLICA No. 07/08

Agenda:
1) LECTURA DE LAS OBSERVACIONES
2) PARTICIPACION, PREGUNTAS Y MANIFESTACIONES DE LOS INTERESADOS
3) RESPUESTAS DE LA ADMINISTRACION Y PROPUESTAS DE MODIFICACION DEL
PLIEGO.
4) PUBLICACION DE ADENDA EN LOS PORTALES DE CONTRATACION

Desarrollo de la reunión:
PRIMER PUNTO: La directora regional se dirige a los participantes presentes representantes de las ong:
FUNDACION SALUD Y BIENESTAR FUNDASALUD; representada legalmente por la señora Yolanda de Duarte;
Cesar Gonzalez, representante legal de la CORPORACION PARA EL DESARROLLO COMUNITARIO DEL
ATLANTICO, informándoles que se presentaron en total seis (6) observaciones a los pliegos de condiciones
dentro de las cuales s encuentra la de los presentes y la de las entidades: CORPORACION AGROSOCIAL,
SONRISA DE UNA NIÑO “ ASPAFAMS” FUNDACION PARA EL PROGRESO Y DESARROLLO DE MALAMBO
“´PRODEM” y FUNDACION SOCIAL DEL ATLANTICO. Se da lectura a dichas observaciones, concluyendo que
son coincidentes en los siguientes aspectos:
1) El alto porcentaje del cupo crédito como requisito financiero habilitante aduciendo que las entidades
bancarias frente a entidades sin ánimo de lucro, no otorgan esta clase de cupo crédito y mucho menos en
este porcentaje, Proponen que se disminuya el mismo. Interviene la directora regional contestando la
observaciones en el sentido de disminuir el mismo a un 20% , modificación que quedará contenida en la
adenda .
2) Otra de las observaciones comunes tiene que ver con el aporte o valor agregado el cual señalado en el
pliego como del 20% del valor o costo de la zona o área a ofertar. En este punto los asistentes
manifiestan que las razones para solicitar igualmente una disminución tiene que ver con que el plazo de
ejecución de los contratos que es solo de 40 días y del alza en los precios de los alimentos y del
transporte de mínimo un 30%, y para no incurrir en propuestas que no se van a cumplir solicitan que este
sea proporcional al número de días. En este punto interviene la directora regional manifestando a los
asistentes que se accede a la petición tomando en cuenta que si para 157 días se solicitaba el 20% en
aporte, entonces para 40 días se debe efectuar la proporción por el número de días que dura el contrato.
De allí que en la adenda quedará establecido que el valor del aporte de la entidad contratista es del 5% y
para efectos del desempate el proponente que dé el 5% o más se le adjudicará el contrato.
3) Los asistentes preguntan si se debe elaborar y anexar las minutas con los ciclos de menús a las
propuestas. En este punto se les hace claridad que el oferente debe cumplir y acogerse a las minutas del
ICBF contenidas en los lineamientos técnicos, que para efectos de la presentación de ofertas se deberá
manifestar tal circunstancia.
4) PROPUESTAS POR ZONAS O AREAS: En cuanto a las propuestas por zonas, el ICBF manifiesta que
es necesario modificar la composición de la zona y/o área oriental en el sentido de excluir al Municipio de
Malambo e incluirlo en la zona Metropolitana, para guardar la cercanía con las zonas y por que para los
operadores es menos complicado proponer una zona que solo tenga dos municipios y no una que
contenga más de cinco Municipios y que se permita la participación de máximo tres oferentes por cada
una de esas zonas consideradas grandes y complejas.

Asimismo considera el ICBF que se debe adicionar a la viñeta uno (1) del mismo numeral lo siguiente una
expresión que no permita la exclusión de Municipios, corregimientos, veredas y caseríos,
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5) CALIDAD SENSORIAL Y CONTROL DE ACEPTABILIDAD:
Se deben ajustar los pliegos en cuanto a aspectos relacionados con el título en el sentido de que las
preparaciones que no tengan aceptación como resultados de las encuestas de aceptabilidad que se
aplicarán y se eliminen la expresión trimestral por que el plazo del contrato no alcanza .
6) En cuanto a la evaluación técnica, los asistentes informan al ICBF que no existe formato para la
evaluación de la gestión contractual. En este punto se les aclara que deben incluir en sus propuestas los
formatos utilizados por los supervisores para la mencionada evaluación. Asimismo se aclara que son solo
tres los criterios a evaluar en el aspecto técnico: valoración de aportes, experiencia y : evaluación de la
gestión contractual.
7) Otro de los puntos tienen que ver con la pregunta que hacen los asistentes de si los PLANES contenidos
en el pliego se calificarán o simplemente se aceptaran o no, se les responde que los planes se calificarán
como aceptados y no aceptados
8) Que para la minuta patrón es necesario que el ICBF la publique con los pliegos para ellos manifestar que se acogen a
ella.
Resueltos los anteriores puntos, se da por terminad la audiencia y se solicita los participantes la consulta de la
adenda el dia 11 de agosto de 2008, de acuerdo con las fechas contenidas en el cronograma del proceso.

Asistentes
Nombre Cargo/Dependencia Firma
EMILIA CARMEN FONTALVO FONTALVO Dirección Regional

ISABEL MARIA SALAZAR ARIZA Coordinadora Grupo Jurídico

YOLANDA RUIZ PINZON Coordinadora Grupo Financiero

ANGELA MARIA DE VANEGAS Coordinadora Grupo

Asistencia técnica
YOLANDA BAUTISTA DE DUARTE Representante legal Fundasalud
Representante legal
CESAR GONZALEZ Corporación Desarrollo
Comunitario
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INSTRUCTIVO MODELO ACTA DE REUNIONES

Dependencia En el encabezado donde aparece dependencia, diligenciar el nombre de la dependencia que

convoca la reunión.
Acta No. Registrar por cada reunión que la dependencia realiza, un número de acta en orden consecutivo,
el cual debe tener tres dígitos, empezando con el número 001.
Convoca Consignar el nombre del servidor público que convoca la reunión.

Fecha En estos tres campos se registra la fecha de realización de la reunión, teniendo en cuenta el orden
día, mes y año.
Proceso Registrar el nombre del proceso que se va a tratar en la reunión. Si no se identifica el proceso,
consignar en ese campo el tema a tratar en la reunión.
Objetivo Especificar en forma clara y precisa el objetivo u objetivos que se pretenden lograr con la re-
unión, en relación con el proceso identificado en el ítem anterior.
Agenda Espacio para registrar los puntos a tratar en la reunión. Siempre el primer punto de la agenda a
tratar debe ser la revisión de los compromisos adquiridos en la reunión anterior.
Decisiones Relacionar en forma sintética las decisiones tomadas en la reunión, en el orden establecido en la
agenda.
Compromisos/Tareas Especificar los compromisos adquiridos o tareas que quedan pendientes como resultado de
la reunión. Si los compromisos anteriores no fueron evacuados totalmente al momento de la próxima
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reunión, estos continuarán para ser consignados en la nueva acta en los términos del avance de los
mismos.
Responsables Relacionar el servidor público responsable de cada uno de los compromisos o tareas
pendientes que surgen de la reunión.
Fechas Acordadas Registrar la fecha en la cual se debe dar cumplimiento al ó los compromiso (s) acordado (s).
Ampliación de los puntos anteriores Si es necesario hacer una mayor explicación a los puntos que se trataron
en la reunión, de acuerdo a la agenda desarrollada, hacerlo en este espacio. En caso que la
ampliación a los puntos exceda el espacio previsto en este formato, anexar las paginas que sean
necesarias llevando la numeración consecutiva respecto del total de hojas utilizadas. (Incluir anexos
adicionales por fuera del formato).