BAB I

PENDAHULUAN

1. Latar Belakang

Dalam instalasi farmasi tentu dibutuhkan obat-obatan dan alat kesehatan untuk
menunjang kegiatan farmasi, baik di rumah sakit maupun apotek komunitas. Pemenuhan
kebutuhan obat harus disesuaikan dengan jumlah dana yang ada serta seringnya penyakit yang
diderita pasien. Oleh karena itu, dibutuhkan cara atau metode pengendalian dana agar kecukupan
obat dapat terpenuhi.
Pengelolaan perbekalan farmasi sangat penting karena ketidaefisienan akan memerikan
dampak negatif terhadap rumah sakit, baik secara medis maupun ekonomis. Pengelolaan tidak
hanya mencakuo aspek logisitik saja, tetapi juga mencakuo aspek informasi obat, supervisi dan
pengendalian menuju penggunaan obat yang rasional. Pengelolaan obat berhubungan erat dengan
anggaran dan belanja rumah sakit. Oleh karena itu, pengelolaan perbekalan farmasi harus
dilakukan dengan efektif dan efisien sehingga memberikan manfaat yang sebesar-besarnya bagi
pasien dan rumah sakit (Kussuma, 2016).

Ketika memesan obat untuk instalasi farmasi, tentu jumlahnya tidak sedikit. Pemenuhan
kebutuhan obat juga perlu menghitung jumlah obat dari yang obat pokok dimana obat tersebut
harus selalu ada saat dibutuhkan hingga obat-obatan penunjang kesehatan. Hal ini membutuhkan
cara untuk dapat mengendalikan persediaan obat selama jangka waktu tertentu.

Pengendalian dana maupun jumlah obat harus dapat dikelola dengan baik agar kegiatan
operasional berjalan dengan baik dan menambah jumlah pendapatan serta citra suatu rumah sakit
atau apotek. Pengendalian perbekalan farmasi merupakan tanggungjawab apoteker. Maka dari
itu, harus dibutuhkan pedoman pengendalian yang memadai untuk dikembangkan dan
diterapkan. Ada beberapa macam metode pengendalian persediaan obat. Ada beberapa
manajemen persediaan obat menggunakan analisis ABC, VEN, kombinasi ABC-VEN, metode
Economi Order Quantity (EOQ), Safety Stock (SS), dan reorder point (ROP).

2. Tujuan
 Untuk mengetahui definisi dan cara pengendalian persediaan obat dengan metode safety
stock agar tidak terjadi stock out dan kekurangan stok

2. Manfaat
a. Peneliti
Mahasiswa PKPA dpat memahami dan mengimplementasikan ilmu yang di dapat
dikemudian hari
b. Instansi terkait
Bagi RSUD RA Kartini Jepara, hasil analisa diharapkan dapat sebagai masukan dalam
peningkatan pelayanan kefarmasian di instalasi farmasi rumah sakit sehingga pengendalian
stock dan distribusi obat berjalan lancar.
 BAB II

DASAR TEORI

1. Manajemen persediaan obat

Menurut WHO (2015), manejemen adaah tindakan atau sebuah seni yang
bertanggung jawab dan mengantarkan pada pengawasan sesuatu misalnya peleyanan
kesehtaanm farmasi, dan kepentingan umum. Manajemen persediaan obat merupakan
kegiatan yang dimulai dari perencanaan, pegorganisasian, dan pengendalian persediaan
sehingga persediaan dapat memberikan kontribusi terhadap profit.manajemen persediaan
merupakan kunci sukses bagi farmasi karena dengan manajemen ersediaan yang efisisen
maka pihak rumah sakit dapat meminimalkan biaya, meningkatkan arus kas, dan
meningkatkan pelayanan.

2. Manajemen pengendalian persediaan obat

Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, salah satu kegiatan manajemen
persediaan melakukan pengendalian persediaan. Hal yang menjadi perhahtiandalam
pengendalian persediaan adalah produk apayang harus disediakan, berapa banyak yang
harus dipesan, dan kapan harus dilakukan pemesanan. Tujuan dari pengendalian
persediaan :
- Untuk menjaga invesatasi seminimal mungkin
- Untuk meminimalkan kemungkinan stockout dan kekurangan barang
- Untuk meminimalkan biaya penyimpanan
- Untuk meminimalkan kualitas pelayanan dengan jumlah persediaan yang optimal
- Untuk mencegah barang persediaan yang rusak
Metode yang banyak digunakan untuk manajemen persediaan obat menggunakan
analisis ABC, VEN, kombinasi ABC-VEN, metode Economi Order Quantity (EOQ),
Safety Stock, dan reorder point (ROP) (Pallangyo, 2014)

a. Analisis ABC
Analisis ABC merupakan salah satu cara pengendalian persediaan dengan cara
mengurutkan dan mengelompokkan jenis barang Analisis ABC adalah sebuah aplikasi
persediaan dari prinsip Pareto. Prinsip Pareto menyatakan bahwa terdapat sedikit hal
yang penting dan banyak hal yang sepele. Tujuannya adalah membuat kebijkan
 persediaan yang memusatkan sumber daya pada komponen persediaan penting yang
sedikit dan bukan pada yang banyak tetapi sepele.
- Kelompok A adalah kelompok 70% terbanyak nilai investasinya dan
merupakan kelompok barang persediaan yang membutuhkan dana investasi yang
tinggi.
- Kelompok B adalah kelompok yang berada diantara kedua kelompok (20%) dan
merupakan kelompok barang persediaan yang membutuhkan dana investasi yang
sedang.
- Kelompok C adalah kelompok 10% atau terendah nilai investasinya, dan merupakan
kelompok barang persediaan yang membutuhkan dana investasi yang
rendah
b. Analisa VEN
Klasifikasi VEN meruakan analisa yang digunakan untuk menetapkan prioritas
pembelian obat serta menentukan tingkat stok yang aman.
Kategori VEN :
- Kelompok V (Vital) adalah kelompok obat yang harus tersedia (vital), kriteria
kritisnya yaitu obat ini dipakai untuk tindkan penyelemat hidup manusia, atau untuk
pengobatan penyakit yang menyebabkan kematian. Kelompok ini tidak boleh terjadi
kekosongan.
- Kelompok E (Essensial) adalah kelompok obat-obatan yang banyak digunakan dalam
tindakan atau dipakai diseluruh unit di rumah sakit. Kekosongan obat kelompok ini
dapat ditolerir kurng dari 48 jam.
- Kelompok N (non essential) adalah obat penunjang agar tindakan atau pengobatan
menjadi lebih baik untuk kenyamanan atau mengatasi keluhan ringan. Kekosngan ini
dapat ditolerir lebh dari 48 jam.

c. Metode Economic Order Quantity (EOQ)

EOQ adala sejumlah persediaan barang yang dapat dipesan pada suatu periode untuk
tujuan meminimalakan biaya dari persediaan barang tersebut. Dua macam biaya yang
dipertimbangkan lam EOQ adlaah biaya penyimpanan dan biaya pemesanan.
 Dapat dihitung dengan rumus :

EOQ = 2 SD
H

TC = (item cost/tahun) + (biaya penyimpanan) + (biaya pemesanan)

TC = (D x C) +(H ) + (S )
2
Q DQ
Keterangan
D = permintaan dalam periode waktu tertentu (unit/tahun)
S = biaya pemesanan setiap kali pesan (Rp/pesan)
H = biaya penyimpanan per unit barang per tahun (Rp/unit-tahun)
C = Harga barang per unit (Rp/unit)
Q = jumlah barang setiap kali pesan (unit/pesan)
Q/2 = persediaan rata-rata
D/Q = jumlah frekuensi pesanan per periode waktu (jumlah pesanan/tahun

3. Safety Stock (SS)

Safetystock adalah persediaan tambahan yang diadakan untuk melindungi atau menjaga
kemungkinan terjadinya kekurangan persediaan (stockout), yang disebabkan karena adanya
permintaan yang lebih besar dari perkiraan semula atau karena keterlambatan barang yang
dipesan sampai di gudang penyimpanan (leadtime yang lebih lama dari perkiraan semula),
dengan menentukan besarnya persediaan pengaman yang kemudian diikuti dengan jumlah
pesanan tetap atau EOQ. Persediaan pengaman atau sering disebut safetystock adalah persediaan
yang dilakukan untuk mengantisipasi unsur ketidakpastian permintaan dan penyediaan. Apabila
persediaan pengaman tidak mampu mengantisipasi ketidakpastian tersebut, akan terjadi
kekurangan (Kussuma,2016)

Pentingnya menghitung safety stock karena kemungkinan terjadinya pesanan yang datang
terlambat, yang bisa disebabkan karena kemacetan, bencana alam dan peningkatan jumlah
pemakaian obat karena adanya peningkatan layanan, diamana hal-hal tersebut bisa
mengakibatkan stock out obat sehingga pelayanan kepada pasien bisa terganggu. Faktor-faktor
yang menentukan besarnya safetystock, yaitu penggunaan bahan baku rata-rata, faktor waktu
atau leadtime (procurement time). Stok pengaman harus lebih tinggi untuk barang-barang vital
dan penting. Penghematan persediaan dapat direalisasikan dengan mengurangi stok pengaman
untuk item non-esensial (Kussuma,2016)

Untuk menaksir besarnya safetystock, dapat dipakai cara yang relatif lebih teliti yaitu
dengan metode sebagai berikut:

a. Metode perbedaan pemakaian maksimum dan rata-rata.

Metode ini dilakukan dengan menghitung selisih antara pemakaian maksimum dengan
pemakaian rata-rata dalam jangka waktu tertentu kemudian selisih tersebut dikalikan
dengan leadtime. Menurut Guan, Hansen dan Mowen (2009), metode untuk menghitung
safety stock adalah:

SS = (maximum usage – average usage) x lead time

b. Metode Statistika
Untuk menentukan besarnya safetystock dengan metode ini, maka dapat digunakan
program komputer kuadrat terkecil.

4. Metode Reorder point (ROP)

Pengendalian obat dnegan ROP menurut John dan Harding (2011) adalah keputusan
mengenai kapan mengajukan pemesanan kembali dengan mempertimbangkan safety
stock.

Ket : Reorder Point (ROP) = (LD x AU) + SS

LD = Lead Time
AU = Average Usage = Pemakaian rata-rata
SS = Safety Stock

BAB III
PEMBAHASAN

Poses pembelian dan pengendalian persediaan merupakan kunci dalam proses pengadaan.
Pembelian meliputi pemilihan kualitas produk dan mengetahui kuantitas dari produk yang akan
dibeli, kapan akan dilakukan pembelian, harga yang sesuai dan dandari supplier mana akan
dilakukan pembelian. Masalah utama untuk memutuskan kapan melakukan pembelian dan
berapa yang akan dipesan. Beberapa metode pengendalian persediaan dapat digunakan untuk
menentukan kapan akan dilakukan pembelian (reorder point). Untuk menentukan reorder point,
sebelumnya kita harus mengetahui safety stok dari setiap item obat. Berikut adalah langkah
langkah proses pengolahan data dari pemakaian bulan januari- november 2017 :

1. Data yang digunakan adalah analisa nilai pakai bulan januari-november

2. Mengklasifikasikan persediaan berdasarkan analisa ABC

3. Menghitung safety stok dari setiap item

4. Untuk menghitung safety stok (SS) digunakan rumus

SS = (maximum usage – average usage) x lead time

- Pemakaian maksimum : diambil pemakaian maksimum selama 11 bulan untuk setiap

item

- Rata-rata pemakaian : jumlah pemakaian selama 11 bulan

- Lead time (waktu tunggu) : tanggal pesan barang – tanggal barang datang

5. Hitung nilai ROP dengan rumus :

Reorder Point (ROP) = (lead time x rata-rata pemakaian ) + SS

 Berikut adalah hasil dari perhitungan safety stock dan ROP :
Tabel . Safety stock dan ROP untuk tiap kategori (diambil 10 item)

Kategori Nama obat Nilai SS Nilai ROP

A Hexymer 55489 68840
Metformin 86000 102453
Omeprazole 138600 156823
Risperidon 34145 43634
Metilprednisolon 40218 47739
Asam mefenamat 73309 90471
ISDN 179709 191531
Ranitidin 12727 18512
Natrium diklofenak 89855 95558
Parasetamol 31627 36886
B Domperidone 10 mg 22400 23168
Merimac 450 mg 13045 13715
Clorilex 25 mg 61982 62622
Anbacim inj 1219 1847
Atorvastatin 20 mg 17362 17900
Farmadral tab 72291 72907
Clozapin 100 mg 6640 7259
Glutrop 6205 6802
Depakote ER 500 J 2955 3380
Gliseril guaikolat 46200 46792
C Rifastar 1852 2022
Dexketoprofen 3156 3324
Urotracin 2825 2988
Fibrinase 1814 1976
Urinter 4964 5126
Clofritis 10 mg 7255 7408
Ketorolac 10 mg 3055 3208
Ketocid 11518 11668
Retivit plus 2418 2568
Simarc-2 5809 6001