REF.

: PDCA-PC5S
PROCEDIMIENTO PARA FECHA ORIGINAL 28/06/96
REVISIÓN ACTUAL: 02/01/15
CERTIFICACIÓN EN 5S®
REVISIÓN : 003
PÁG. : 1/7

SUMARIO

0. INTRODUCCIÓN Y CONTENIDO

1. DEFINICIONES

2. GENERAL

3. PROCESO DE CERTIFICACIÓN

4. CERTIFICACIÓN Y USO DEL CERTIFICADO DE 5S®

5. MANTENIMIENTO DEL CERTIFICADO DE 5S®

6. CAMBIOS DE INSTALACIONES

7. SUSPENSIÓN, RETIRADA O CANCELAMENTO DEL CERTIFICADO DE 5S®

8. ÉTICA

9. DATOS DE LA PDCA

APROBACIÓN PDCA

Marca Registrada no INPI, Brazil, en 25/07/96, número 819411108: PDCA - Consultoría en Calidad S/S Ltda.
 REF. : PDCA-PC5S
PROCEDIMIENTO PARA FECHA ORIGINAL 28/06/96
REVISIÓN ACTUAL: 02/01/15
CERTIFICACIÓN EN 5S®
REVISIÓN : 003
PÁG. : 2/7

O. INTRODUCCIÓN Y CONTENIDO

0.1. PDCA - Consultoría en Calidad fue criada en 1995 con objetivo apoyar empresas en el
proceso de implantación y mantenimiento de programas relacionados a Calidad y
Productividad.

0.2. Los trabajos realizados por la PDCA se fundamentan en la visión, misión y valores,
declarados abajo:

Visión

Ser sinónimo de mejora continua (como el propio origen del nombre). PDCA es mejora
continua.

Misión

Mejorar las herramientas de Calidad y de Productividad.

Valores

 Humildad y confianza;
 Honestidad y respeto;
 Amor y sinceridad;
 Determinación y profesionalismo.

0.3. Este procedimiento cobre el contenido del servicio de Evaluación y Certificación de la

PDCA, y tiene como objetivo fornecer informaciones para la obtención del
CERTIFICADO DE 5S®, de acuerdo a los Criterios de Evaluación de la PDCA-
Consultoría en Calidad, en su actual revisión.

APROBACIÓN PDCA

Marca Registrada no INPI, Brazil, en 25/07/96, número 819411108: PDCA - Consultoría en Calidad S/S Ltda.
 REF. : PDCA-PC5S
PROCEDIMIENTO PARA FECHA ORIGINAL 28/06/96
REVISIÓN ACTUAL: 02/01/15
CERTIFICACIÓN EN 5S®
REVISIÓN : 003
PÁG. : 3/7

1. DEFINICIONES

1.1. 5S: Conjunto de cinco actividades iniciadas pela letra “S”, cuando pronunciadas en japonés. Son ellas: SEIRI,
SEITON, SEISO, SEIKETSU y SHITSUKE. La práctica de estas actividades agrega valor en el comportamiento,
actitudes y valores de las personas.

NOTA

Estos termos han pasado por diversas traducciones en la lengua española. Por cuenta de eso, el presente Modelo
adopta la terminología japonesa.

1.2. SEIRI:Es la utilización adecuada y racional de todos los recursos materiales, inclusive el
estado de conservación de ellos y de las instalaciones.
NOTA
El SEIRI ha sido traducido como: Sentido de Utilización, Selección, Clasificación, Descarte.

1.3. SEITON: Es ordenar los recursos para facilitar el acceso y la reposición, en los aspectos de
tiempo, conforto y seguridad.
NOTA
El SEITON ha sido traducido como: Sentido de Orden, Organización, Ubicación.

1.4. SEISO: Es cuidar de los recursos e instalaciones a través de la limpieza con postura de
inspección.

NOTA
El SEISO ha sido traducido como: Sentido de Limpieza, Inspección.

1.5. SEIKETSU: Es el desarrollo de estándares físicos y conductuales en búsqueda de la salud física

y mental de las personas, inclusive para el mantenimiento de las tres primeras “S” en día a día.
NOTA
El SEIKETSU ha sido traducido como: Sentido de Aseo, Estandarización, Salud, Bienestar, Higiene.

1.6. SHITSUKE: Es cumplir rigorosamente todo lo que es definido sin necesitar de seguimiento.
NOTA
El SHITSUKE ha sido traducido como: Sentido de Disciplina, Autodisciplina, Autocontrol.

APROBACIÓN PDCA

Marca Registrada no INPI, Brazil, en 25/07/96, número 819411108: PDCA - Consultoría en Calidad S/S Ltda.
 REF. : PDCA-PC5S
PROCEDIMIENTO PARA FECHA ORIGINAL 28/06/96
REVISIÓN ACTUAL: 02/01/15
CERTIFICACIÓN EN 5S®
REVISIÓN : 003
PÁG. : 4/7

2. GENERAL

2.1. Este documento presenta el procedimiento a ser seguido para la obtención de Certificación
en 5S. Él describe las acciones requeridas tanto para la PDCA como para el cliente,
objetivando completar el proceso de Certificación. El cliente CERTIFICADO DE 5S®
bajo este procedimiento recibirá el “CERTIFICADO DE 5S®” de su nivel de 5S y estará
autorizado para hacer la publicidad.

2.2. Con el objetivo de lograr y mantener la Certificación, el cliente deberá atender a las
exigencias de este documento de la PDCA.

2.3. La Certificación concedida pela PDCA cobre un área o toda a empresa auditada. No será
concedido CERTIFICADO DE 5S®” para áreas demasiadas pequeñas donde los criterios
de evaluación no sean plenamente aplicables o áreas donde los usuarios no desarrollen
trabajos permanentes, como: Vestuarios, Áreas de Café, Calles, Estacionamientos,
Auditorios, Salas de Capacitaciones, etc.

3. PROCESO DE CERTIFICACIÓN

3.1. Después de consultado por el cliente, la PDCA enviará propuesta comercial estimando la
carga horaria necesaria. Posteriormente es hecha la programación de las instalaciones a ser
auditadas, estimándose 1 hora antes del inicio de las auditorías para los ajustes finales y
reunión final de 2 horas para el feedback con los representantes de la empresa.

3.2. El objetivo principal de la Evaluación Inicial es auditar el Nivel de 5S del cliente para
verificar su conformidad con los Criterios de Evaluación de la PDCA- Consultoría en
Calidad, en su actual revisión.

Con ese objetivo, el cliente hay que:

3.1.1. Permitir al auditor el fácil acceso a las instalaciones y personal, para que se pueda
verificar que el nivel actual está de acuerdo a los Criterios de Evaluación de la PDCA-
Consultoría en Calidad, en su actual revisión.

3.1.2. Cooperar integralmente en la resolución de cualquier no conformidad.

3.3. En tiempo hábil antes de las fechas de evaluación programadas, la PDCA enviará al
cliente una copia de los Criterios de Evaluación de la PDCA- Consultoría en Calidad, en
su actual revisión.

3.4. La evaluación consistirá de los siguientes elementos:

APROBACIÓN PDCA

Marca Registrada no INPI, Brazil, en 25/07/96, número 819411108: PDCA - Consultoría en Calidad S/S Ltda.
 REF. : PDCA-PC5S
PROCEDIMIENTO PARA FECHA ORIGINAL 28/06/96
REVISIÓN ACTUAL: 02/01/15
CERTIFICACIÓN EN 5S®
REVISIÓN : 003
PÁG. : 5/7

3.4.1. La inspección detallada de la instalación, cuando será registrada el puntaje para cada
ítem evaluado, a través de los Criterios de Evaluación de la PDCA- Consultoría en
Calidad, en su actual revisión. Esa inspección incluye la abertura de cualquier
compartimento de las instalaciones. En la imposibilidad de acceso a cualquier
compartimento, el puntaje será la mínima, comprometiendo la Certificación.

3.4.2. Para optimizar costos, los puntajes de cada instalación serán presentadas después de
las visitas. Es ofrecido el plazo de 48 horas para cualquier representante reivindicar posibles
cambios. Pero no puede cambiar la situación del área después de la visita.

4. CERTIFICACIÓN y USO del CERTIFICADO

4.1. Recibirá el CERTIFICADO DE 5S® el área que lograr, en el mínimo, 90% en cada una de
las “S”, y estar con más de seis meses desarrollando sistemáticamente las siguientes
actividades:
4.1.1. Haciendo y registrando auto-evaluaciones de 5S, en el mínimo mensualmente, en todos los
lugares y turnos;
4.1.2. Realizando y registrando reuniones con todo el equipo para discutir el tema 5S, en el
mínimo mensualmente. Pueden ser aprovechadas reuniones para otras finalidades, desde que
incluya sistemáticamente el tema 5S, y que tenga la participación de todos;
4.1.3. Registrando las sugerencias para las mejoras de 5S presentadas por el equipo;
4.1.4. Publicando con todos, en lugar de fácil acceso, su informe de la auditoría interna;
4.1.5. Desarrollando y publicando en lugar de fácil acceso el Plan de Acción para los problemas
de 5S verificados por las auditorías internas, por las autoevaluaciones y para las sugerencias
presentadas por el equipo;
4.1.6. Definiendo responsables por cada lugar o actividad específica de 5S. Cada lugar debe tener
obligatoriamente un responsable, mismo que tenga un sistema de rotación.
4.1.7. Estableciendo y publicando con todos, en lugar de fácil acceso, las “Reglas de
Convivencia” para los problemas conductuales más frecuentes. Estas reglas deben estar
firmadas por todos;
4.1.8. Realizada una “limpieza” y una reordenación de los archivos electrónicos de toda el área. A
partir de eso, definida una frecuencia de “limpieza” y de archivos obsoletos, en el mínimo,
semestral. Este ítem es exigido por el área que desear obtener el Certificado sin
restricciones.

El CERTIFICADO DE 5S® es válido por dos años, a partir de la fecha de la emisión.

4.2. Caso a empresa desear la Certificación 5S necesitará obtener un promedio mínimo de 90% en
cada “S” y ninguna instalación podrá tener un puntaje inferior al 80% en alguna de las “5S”.
Además, todas las áreas deben atender las exigencias del ítem 4.1.2 a 4.1.8 y atender las
siguientes:
4.2.1. Realizar entrenamiento de 5S para nuevos empleados o contratistas “residentes” a cada tres
meses;
4.2.2. Estar con más de un año realizando auditorías de 3S o de 5S en todas las áreas con una
frecuencia, en el mínimo, semestral;
4.2.3. Tener un Manual de Estandarización del 5S con, el mínimo los siguientes Estándares:
APROBACIÓN PDCA

Marca Registrada no INPI, Brazil, en 25/07/96, número 819411108: PDCA - Consultoría en Calidad S/S Ltda.
 REF. : PDCA-PC5S
PROCEDIMIENTO PARA FECHA ORIGINAL 28/06/96
REVISIÓN ACTUAL: 02/01/15
CERTIFICACIÓN EN 5S®
REVISIÓN : 003
PÁG. : 6/7

4.2.3.1. Identificaciones y demarcaciones de lugares de guarda como: Armarios, cajones, cajas de

archivos, materiales en piso y paredes, estanterías, etc.;
4.2.3.2. Equipos no mencionados por normas técnicas. Caso la empresa no utilice normas
técnicas, el estandarización de identificaciones y colores deben estar en el Manual;
4.2.3.3. Ambientes de trabajo como: Puertas, “módulos de trabajo”, equipos de trabajo y Puestos
de Trabajo;
4.2.3.4. Señalización en calles y edificios caso la empresa no tenga el Manual de Identidad Visual;
4.2.3.5. Formatos para las 5S, como: Sistemática de Limpieza, Check-List de Limpieza, Plan de
Acción, Check-List de Autoevaluación de 5S, “Patrón de Orden” con fotos, etc.
4.2.4. Publicar los resultados numéricos de las auditorías en lugares de fácil acceso para todos de
la empresa.

4.3. Es facultativa para la empresa incluir la práctica de 5S en el Ambiente Electrónico. Será

explicitado en el CERTIFICADO DE 5S® la inclusión o exclusión.

4.4. En caso de no obtención de eses parámetros, la empresa o instalación solamente podrá ser
auditada en el período de tres meses después de la tentativa anterior.

4.5. El cliente estará autorizado a exponer su CERTIFICADO DE 5S® en su lugar de trabajo o

en cualquier literatura promocional o propaganda. Pero, siempre que es citada a obtención de
la Certificación debe ser mencionada la instalación certificada.

5. MANUTENCIÓN DEL CERTIFICADO

5.1. El CERTIFICADO DE 5S® es válido por un período de dos años.

5.2. Semestralmente la empresa deberá enviar para la PDCA el resultado de la evaluación hecha
por los auditores internos de 5S.

5.3. En caso de que el resultado concluya que o nivel de 5S del cliente está en desacuerdo
con los Criterios de Evaluación de la PDCA- Consultoría en Calidad, en su actual
revisión, será programada una nueva evaluación por los auditores internos en el máximo 30
días después, para verificar se el nivel de la instalación está de acuerdo con el puntaje
exigida en los ítems 4.1 y 4.2. Caso negativo la Certificación es suspendida, no pudiendo
ser expuesta en cualquier instalación. En caso de que el cliente tenga interés en el
mantenimiento del CERTIFICADO DE 5S®, la PDCA definirá, junto con el mismo, el
plazo para una nueva evaluación, no inferior a tres meses.

6. CAMBIOS DE INSTALACIONES

6.1. Siempre que las instalaciones Certificadas sofrieren transformaciones significativas (novas
edificaciones, alteraciones de plantas industriales, cambios significativos del equipo - más que
50% - o cambios de layout que altera demasiado en comparación con la instalación anterior), la
PDCA debe ser informada a través de informe de auditorías de las 5S. Caso la evaluación hecha
por los auditores internos concluya un nivel inferior al 90% en una o más “S”, deberá ser
APROBACIÓN PDCA

Marca Registrada no INPI, Brazil, en 25/07/96, número 819411108: PDCA - Consultoría en Calidad S/S Ltda.
 REF. : PDCA-PC5S
PROCEDIMIENTO PARA FECHA ORIGINAL 28/06/96
REVISIÓN ACTUAL: 02/01/15
CERTIFICACIÓN EN 5S®
REVISIÓN : 003
PÁG. : 7/7

programada una nueva auditoría por la PDCA. En ese período, el Certificado 5S no podrá
quedarse expuesto.

6.2. En caso de inviabilidad de una de las partes (PDCA o cliente) en realizar auditoría de
recertificación, el Certificado 5S no podrá quedarse expuesto.

7. SUSPENSIÓN, RETIRADA O CANCELAMENTO DEL CERTIFICADO

7.1. La Certificación podrá ser suspendida, retirada o cancelada en los siguientes casos:

a) Si el nivel de 5S no continuar de acuerdo a los Criterios de Evaluación de la PDCA-

Consultoría en Calidad, en su actual revisión, verificado por los auditores internos. En ese
caso la PDCA recomendará a la Dirección de la empresa la retirada de los Certificados de
las áreas hasta que las mismas consigan atender a los requisitos exigidos en la próxima
auditoría interna.
b) Si es verificado de alguna manera el uso indebido del CERTIFICADO DE 5S®;
c) Si la PDCA no es informada sobre los fuertes cambios de la instalación Certificada, de
acuerdo con el ítem 6.1.
d) Si el cliente de alguna manera accionar la PDCA en la Justicia o colocarla en descrédito.

7.2. Si, durante el período de Certificación el cliente decidir que no más desea mantener la
Certificación o juzgue imposible hacerlo, entonces la PDCA, al recibir tal comunicación,
cancelará el CERTIFICADO DE 5S®.

APROBACIÓN PDCA

Marca Registrada no INPI, Brazil, en 25/07/96, número 819411108: PDCA - Consultoría en Calidad S/S Ltda.
 REF. : PDCA-PC5S
PROCEDIMIENTO PARA FECHA ORIGINAL 28/06/96
REVISIÓN ACTUAL: 02/01/15
CERTIFICACIÓN EN 5S®
REVISIÓN : 003
PÁG. : 8/7

8. ÉTICA

La ética entre la PDCA y su cliente es el factor principal de la relación entre ambas. La PDCA,
procurando mantener la valorización del CERTIFICADO DE 5S®, no confundirá, en cualquier
hipótesis, los servicios de consultoría prestados con los criterios de Certificación, exigiendo que
sus clientes de consultoría entiendan de la misma forma.

La PDCA también actuará de manera ética en las auditorías de clientes que contratan servicios de
otras empresas de consultoría, procurando no desmerecerlas.

El cliente deberá se comprometer en la transparencia de las auditorías internas, ya que, una

posible convivencia con situaciones desfavorables para el mantenimiento de la Certificación podrá
resultar en una decadencia gradual de los niveles anteriormente atingidos.

9. DATOS DE LA PDCA

PDCA - CONSULTORÍA EN CALIDAD S/S LTDA

Director: Haroldo Ribeiro
Rua Afonso Pena, 229 - Santa Paula - CEP 09541-400 - São Caetano do Sul - SP - Brazil
Teléfono: +55-11-42271761 - Homepage: http://www.pdca.com.br - E-mail: pdca@terra.com.br
CNPJ 02.006.472/0001-87

APROBACIÓN PDCA

Marca Registrada no INPI, Brazil, en 25/07/96, número 819411108: PDCA - Consultoría en Calidad S/S Ltda.