1.

- REQUERIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS

¿Qué es un requerimiento para compra de bienes?
Es la solicitud formal que genera toda área usuaria para la adquisición de bienes o contratación de servicios u
obras, en base a sus necesidades para de cumplir con las metas establecidas en su Plan Operativo.
Si el requerimiento es de bienes y secuenta con stock en almacén, el requerimiento se deriva
automáticamente al área de almacenes para su atención.
¿Qué necesito para elaborar un requerimiento para compra de bienes?
Para elaborar un requerimiento para compra de bienes necesitas lo siguiente:
Elaborar tu requerimiento en el formato de cuadro de necesidades (ver manual del llenado)
Adjuntar las especificaciones técnicas de losbienes (Visados por la Gerencia).
¿Qué necesito hacer para elaborar un requerimiento para contratar servicios?
Para elaborar un requerimiento para contratar servicios se requiere lo siguiente:
1. Elaborar tu requerimiento en el Cuadro de necesidades (ver manual de llenado de cuadro de necesidades).
2. Adjuntar los términos de referencia (Visados por la Gerencia).
¿Por qué es necesarioelaborar los requerimientos en el formato de cuadro de necesidades?
Es necesario que los requerimientos estén en el formato de cuadro de necesidad por lo siguiente:
1. Estandariza y facilita el registro de los requerimientos logísticos.
2. El formato está adecuado al catálogo nacional de bienes y servicios.
3. Permite uniformizar la información que se procesa en la Sub Gerencia de Logística.4. Permite al usuario
realizar su cuadro de necesidades de una manera fácil y de fácil acceso hacia el formato a través de la página
web de la Municipalidad.

2.-PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES – PAC

CONCEPTO

El Plan Anual Contrataciones es el programa detallado de todas las licitaciones, concursos y adjudicaciones
directas que van a ejecutarse durante un ejercicio presupuestal en una determinada Entidad, pudiendo o no
incluir a las adjudicacionesde menor cuantía.

Certificado Presupuestal

es la etapa del gasto que nos indica y nos asegura que tenemos la cobertura presupuestal disponible para
comenzar a gastar, es decir, nos confirma que tenemos el presupuesto necesario para ejecutar y gastar. Esto
es llamado también, previsión presupuestal o reserva presupuestal.

Por otro lado, el MEF – Ministerio de Economía y Finanzas sostiene que el Certificado Presupuestal, es el
acto de administración, cuya finalidad es garantizar que se cuenta con el crédito presupuestario disponible y
libre de afectación, para comprometer un gasto con cargo al presupuesto institucional autorizado para el año
fiscal respectivo, previo cumplimiento de las disposiciones legales vigentes que regulen el objeto materia del
compromiso. Dicha certificación implica la reserva del crédito presupuestario, hasta el perfeccionamiento del
compromiso y la realización del correspondiente registro presupuestario.

COTIZACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

La Cotización de Bienes y Servicios es un procedimiento de contratación del Régimen Común, establecido

para la contratación de Bienes y Servicios No Normalizados, exceptuando los de consultoría, cuyo
presupuesto referencial oscile entre 0,000002 y 0,000015 del presupuesto inicial del Estado del
correspondiente ejercicio económico. Se lo utilizaría también, si fuera imposible aplicar los procedimientos
dinámicos o, en el caso que una vez aplicados dichos procedimientos, éstos hubiesen sido declarados
desiertos; siempre que el presupuesto referencial oscile entre 0,000002 y 0,000015 del Presupuesto Inicial del
Estado del correspondiente ejercicio económico.

CARACTERÍSTICAS

Procedimiento establecido para la contratación de Bienes y Servicios No Normalizados.

El presupuesto referencial oscila entre el 0,000002 y 0,000015 del Presupuesto Inicial del Estado del
correspondiente ejercicio económico.

Se puede utilizar este procedimiento cuando la Subasta Inversa Electrónica haya sido declara desierta, o
cuando sea imposible aplicar cualquiera de los procedimientos dinámicos.

Serán invitados a participar todos los proveedores que, cumplan los requerimientos de la contratación
preferente, se encuentren habilitados en el RUP y estén registrados en el código CPC del bien o servicio que
se va a contratar.

La adjudicación en un procedimiento de Cotización de Bienes y Servicios puede ser, parcial o total.

Los proveedores que serán invitados en este procedimiento de Contratación, deberán cumplir las condiciones
de preferencia y estar registrados en el código CPC del bien o servicio a contratar.

¿Qué es un cuadro comparativo?

El cuadro comparativo es un organizador de información, que permite identificar las semejanzas y diferencias
de dos o más objetos o eventos.
¿Cuáles son sus características?

 Está formado por un número determinado de columnas en las que se lee la información en forma
vertical.

 Permite identificar los elementos que se desea comparar. Por ejemplo semejanzas y diferencias de
algo.

 Permite escribir las características de cada objeto o evento.

¿Cómo se elabora un cuadro comparativo?

 Identificar los elementos que se desea comparar.

 Señalar los parámetros a comparar.

 Identificar las características de cada objeto o evento.

 Construir afirmaciones donde se mencionen las afirmaciones más relevantes de los elementos
comparados

ORDEN DE COMPRA

4.1. FINALIDAD

Tiene por finalidad servir como documento fuente en el área de abastecimiento, para formalizar el convenio de
compra entre proveedor y la Dirección de Abastecimiento, Mantenimiento y Servicios Auxiliares (DASA) o la
unidad administrativa que haga sus veces, en cumplimiento de la Buena-Pró otorgada por el Comité de
Adquisiciones.

ORDEN DE TRABAJO

El concepto que nos ocupará a continuación presenta un uso recurrente y especial dentro de las
organizaciones de trabajo o empresas que se dedican a: realizar instalaciones de cualquier tipo, reparar
equipos electrónicos o máquinas, entre otros.
En tanto, una orden de trabajo es un documento escrito que la empresa le entrega a la persona que
corresponda y que contiene una descripción pormenorizada del trabajo que debe llevar a cabo.
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En la orden de trabajo, además de indicarse el lugar geográfico preciso y algunos datos personales de quien
solicitó la realización del trabajo, en el caso que se trate de una empresa de instalaciones, se podrá indicar el
tiempo que se estima debe durar el trabajo a realizar en el lugar, los materiales que se necesitarán para
llevarlo a cabo, los costos aproximados y cualquier otro tipo de contingencia que sea relevante de ser
mencionada porque actúa directamente en la concreción del trabajo en cuestión.

NOTA DE INGRESO AL ALMACEN

NOTA DE ENTRADA: Es el documento oficial que acredita el ingreso material y real de un bieno elemento al
almacén o bodega de la entidad constituyéndose así en el soporte para legalizarlos registros en almacén y
efectuar los asientos en contabilidad.Partes y referencia de la nota de ingreso al almacén:Para la emisión de
este documento es necesario que previamente se obtengan y seanverificados por los documentos auxiliares
requeridos:La guía de remisiónBoletín de control de calidad, etc.Dado que se formulara tres copias
distribuidas de la siguiente forma:El original, para remitir a la unidad de contabilidad y tesorería de la oficina de
administración.1ra:copia, para el proveedor o transportista2da:copia, para el archivo de administración de la
gerencia local3ra:copia, para el archivo del almacén de la gerencia localCaracterísticas:Por medio de este
sistema la empresa conoce el valor de la mercancía en existencia encualquier momento, sin necesidad de
realizar un conteo físico, porque los movimientos decompra y venta de mercancías se registran directamente
en el momento de realizar latransacción a su precio de costo

PECOSA

Todos los bienes se deben entregar mediante la PECOSA respectiva, por ser un documento que acredita la
salida del bien del almacén municipal, en optimas condiciones para ser usado por el área usuaria solicitante.

Los bienes para uso o consumo inmediato deben salir del Almacén con PECOSA. Los que van a ser utilizados
en fecha posterior (como es el caso de los insumos para obras) podrán hacerlo mediante Pedido Interno de
Almacén (PIA), que es un documento interno de naturaleza extra-contable, previa su aprobación y
autorización por resolución de Oficina General de Abastecimiento, o la que haga sus veces como es el caso
de la Gerencia de Administración en las municipalidades.

Desde el punto de vista administrativo – contable, la entrada de los bienes (donaciones, transferencias,
sobrantes o bienes recuperados) se formaliza mediante la denominada Nota de Entrada de Almacén – NEA y
la salida, mediante PECOSA.

De acuerdo a las normas de abastecimientos, los bienes obtenidos por las entidades deben ingresar
físicamente por el Almacén Central, salvo que por su naturaleza y características propias, resulte imposible
hacerlo; en cuyo caso, el ingreso y salida se hará sólo con documentos fuentes (orden de compra: O/C, Orden
de Servicio: O/S, Nota de Entrada de Almacén: NEA y Pedido Comprobante de Salida: PECOSA). Se
denomina así por ser éstos de uso compartido por los Sistemas de Abastecimiento, Contabilidad y
Presupuesto.

Qué es un Inventario Físico?

El Inventario Físico es una estadística física o conteo de los bienes existentes en una organización para
identificarla y confrontarla contra la existencia registrada en los libros. El proceso de Inventario Físico requiere
de una verificación periódica de las existencias del Activo Fijo con que cuenta una organización a efecto de
comprobar el grado de eficacia en la administración y control de sus bienes.

Se debe contar con una herramienta eficiente que permita aprovechar el Inventario Físico Real para actualizar
el Inventario en Libros con un producto del tipo Active-AF.

Ventajas de un Inventario Físico

 Tener los bienes de la empresa totalmente ordenados, cuantificados, codificados e identificados.

  Permite verificar las diferencias entre los registros de existencias físicas y las existencias en libros.

 Conocer la inversión real del activo fijo en la empresa.

Documentos Fuentes:

Orden de Compra-Guía de Internamiento.-

Es un documento que se encargade comprar bienes a sus proveedores y va acompañado de su factura.

Orden de Servicio.-

es un documento fuente que ordena el pago de losservicios.

Pedido-Comprobante de Salida (PECOSA).-

es un documento que seencarga de dar salida del almacén.

Inventario Físico.-

Se da el nombre de inventario de mercancía a laverificación o confirmación de la existencia de los materialeso

bienes patrimoniales de la empresa En realidad, el inventario esuna estadísticafísica o conteo de los
materiales existentes, para confrontarla conla existencia anotadas en los ficheros de existencias o enel banco
de datos sobre materiales.

Existencias Valoradas de Almacén.-

son tarjetas que sirven para controlar los ingresos y salidas de mercadería promediando su valor.

Control Visible de Almacén.-

son tarjetas que van a controlar las entradas ysalidas de los bienes, las tarjetas se colocan junto con los
bienes.