“Año del Diálogo y la Reconciliación Nacional”

Facultad De Ciencias Contables, Financieras Y Administrativas

Escuela Profesional De Contabilidad

Integrantes:

➢ Carbonell Chiroque Axis

➢ Tello Ruiz Diana
➢ Zarate Del Rosario Alexandra

Curso:

Auditoria Financiera

Tema:

Compras

Docente:

CPC. Andres Zapata Alejos

Ciclo:

VIII

Piura-Perú

2018

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 COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR

Las compras tienen como objetivo la adquisición de materiales, suministros y servicios

necesarios para el desarrollo de la actividad del ente. Este proceso tiene dos efectos
contables; el registro de un activo (adquisiciones de bienes o servicios productivos), o de
un gasto (servicios no productivos) y la contabilización de la correspondiente deuda con
el proveedor. Las transacciones de compras incluyen la orden de compra, el reporte de
recepción y la factura del proveedor. Estos documentos respaldan la preparación de una
cuenta por pagar y, finalmente, la expedición de un cheque por la cantidad adecuada. La
contabilización de las compras y su documentación proporciona evidencia de que las
mercancías fueron efectivamente adquiridas.

Auditoría de compra

Proceso que tiene por objeto conocer en profundidad una sociedad que se analiza para su
adquisición, mediante una revisión exhaustiva de todas las áreas que componen la
empresa objetivo. Su principal objetivo es confirmar o desestimar las hipótesis sobre las
que se ha tomado la decisión de adquisición, no sólo de carácter financiero, sino de
diversas disciplinas empresariales, como comercial, fiscal, legal, laboral o
medioambiental. El resultado de la auditoría resultará determinante en el proceso de
negociación de la compraventa de la sociedad, en los requerimientos de garantías
adicionales para llevarla a buen término y en el cierre de la transacción. Reduce
significativamente el riesgo de la transacción de compraventa de la sociedad y aporta al
comprador una evaluación independiente, objetiva y detallada del negocio, con especial
énfasis en la existencia de pasivos ocultos o contingencias en todas y cada una de las áreas
objeto de la revisión.

Objetivo De La Auditoría De Compras:

• Examinar y evaluar si la función de compras se realiza en la cantidad, calidad,

tiempo y precios adecuados para determinar su eficiencia y eficacia
• Verificar si la intervención administrativa del control interno se este haciendo de
forma correcta y legal, evitando fraudes.

Sistemas típicos de compras:

Casi todas las compras de una empresa pasan a través de los siguientes pasos o etapas:
determinación de las necesidades de inventarios, la localización de los mejores medios y
precios para satisfacerlas, solicitar los artículos usualmente con una orden de compra,
recibirlos y emitir un documento que permita su registro, inspección y aceptarlos,
almacenarlos apropiadamente, cuidándolos o custodiándolos de riesgos internos o
externos, usarlos cuando estos se venden o inician un proceso productivo, registrar estas
operaciones o darles un impacto contable y pagar la factura correspondiente.

La falta de controles fundamentales en estos procesos, como, por ejemplo, la falta de un

sistema formal de autorizaciones para efectuar las compras, la falta de un mecanismo que
asegure el control de todo aquello que ingresa a los almacenes, o también la falta de una

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nota, guía, o parte de recepción debidamente numerado, o la carencia fundamental de un
sistema de inventarios perpetuos o kárdex, puede alertar al auditor de riesgos realmente
severos al momento de efectuar la auditoría.

Un proceso de compras debería contener las siguientes etapas y aspectos:

1. Selección de proveedor. Las empresas deben disponer de un listado de

proveedores seleccionados que puedan satisfacer las necesidades de compra de la
organización.

2. Solicitud de pedido. La organización debe establecer la metodología y

responsabilidades para comunicar las necesidades de compra a los proveedores.
Estos pedidos de compra deben identificar con detalle los productos solicitados,
el número de unidades, los precios, los plazos y todas las características que la
organización considere oportuno

3. Inspección en la recepción. Los productos entregados por los proveedores deben

ser verificados y/o inspeccionados antes de ser incluidos en los procesos de la
organización. La empresa debe establecer la metodología de inspección y dejar
registros o evidencias de la misma.

4. Evaluación de proveedores. La empresa debe evaluar periódicamente (al menos

una vez al año) el comportamiento de sus proveedores. Una forma sencilla de
realizar esta evaluación es obtener un índice de calidad de cada proveedor, este
índice puede ser el resultado de dividir el número de incidencias o no
conformidades de cada uno de los proveedores entre el número de pedidos
servidos.

Factores en la decisión de una compra

Los tres principales factores en la decisión de una compra son:

1. La calidad 2. La funcionalidad 3. El precio

1. La calidad: No se mide por el precio, ha sido comprobado tantas veces que el mayor
precio por sí mismo no denota mayor calidad en el producto.

2. El precio: Es importante pero no imperativo para decidir hacer o no una compra, lo

cual indica que ya no es una guía confiable para un comprador. En la medida que un
producto de alta calidad es requerido por un cliente el proveedor se vuelve una parte
importante de esta calidad, por lo tanto, el área de compras no puede basar solamente su
elección en el precio, más bien debe analizar directamente el impacto total del costo, lo
que esto significa es que en este mercado que más bien está moviéndose por la calidad,
se requiere un esfuerzo muy importante desde el diseño para lograr la calidad que el
cliente está solicitando.

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El área de compras tiene la obligación de comprar justo los materiales que ayuden a abatir
los costos de producción para que ésta resulte de la calidad apropiada a las necesidades
de los clientes de la empresa.

En la medida que en una empresa se busca mayor calidad en sus productos, el costo de
producción se incrementa y de esta manera el valor agregado al cliente disminuye, ya que
es él quien finalmente percibe la calidad y el valor del producto.

3. Funcionalidad: Como en todo proceso de compras el primer paso para preparar las
especificaciones es: analizar las partes o materiales y determinar que función van a
desarrollar en beneficio del producto final. Escribir sobre las especificaciones alrededor
de un diseño o describir solamente sus características no es la aproximación adecuada, lo
importante es definir qué función van a tener dentro del producto, para lograr el nivel de
calidad deseado, esta función debe ser descrita correcta y claramente para asegurar que el
proveedor trate de igualar la calidad de acuerdo a la utilidad que se espera de su producto
o servicio.

Enfoque Técnico De La Auditoría Administrativa De Compras

• Examinar Las funciones del personal administrativo del departamento de

compras.
• Examinar sistemáticamente los procedimientos de requisición de materiales,
orden de compra, las formas utilizadas, verificar si se realizan diversas
cotizaciones, si existe un directorio de proveedores, si se reciben catálogos y
folletos y el uso que se les da.
• Estudio de políticas, costumbres y sus practicas.
• Investigar los objetivos y planes del Área de compras
• Determinar las condiciones del factor Humano.

Cuentas por Pagar

La auditoría en las cuentas por pagar es la preparación de una relación o lista de

obligaciones pendientes de pago al final del período del ejercicio fiscal; los totales de los
distintos papeles de trabajo deben compararse con sus respectivos saldos del mayor y
cuadrar cualquier diferencia. Si existen muchas cuentas individuales en la lista, se pueden
seleccionar distintos grupos y comparar el total de los mismos con los totales de los
subcontroles mantenidos para tal propósito.

PRINCIPIOS CONTABLES RELATIVOS A LAS COMPRAS Y CUENTAS POR

PAGAR
Todos los pasivos conocidos deben ser contabilizados sin consideración al hecho de si
pueden ser exactamente calculados o no.
Si el valor de los pasivos no puede ser estimado aproximadamente, la naturaleza de los
hechos debe demostrarse claramente en el mismo balance general junto a los pasivos o
por medio de una nota a los estados financieros.
Los pasivos corrientes deben incluir todas aquellas partidas que sean canceladas dentro

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de un año o dentro del ciclo normal de operaciones del negocio de que se trate, debiendo
utilizarse el mismo criterio utilizado para clasificar los activos corrientes.
Debe demostrarse claramente por separado los pagarés u otros pasivos a Bancos, letras
por pagar a terceros, cuentas por pagar, las que pueden incluir los sueldos o jornales
impagos.

DEPARTAMENTO DE COMPRAS:

La función de compras se conceptúa como la operación que se propone suministrar, en

las mejores condiciones posibles de calidad, cantidad, precio y tiempo, a los distintos
sectores de la misma, los materiales (materias primas y productos semi-acabados,
accesorios, bienes de consumo, maquinas, servicios etc.) que son necesarios para alcanzar
los objetivos.

Objetivos generales de un departamento de compras

• Comprar los materiales para los propósitos buscados

• Tener los materiales disponibles en el tiempo que son requeridos.
• Asegurar la cantidad de materiales indispensables.
• Procurar materiales al precio más bajo posible, compatible con la calidad y el
servicio requerido.
• Controlar que la calidad de los materiales sea la requerida.
• Proveerse de más de una fuente, en previsión de cualquier emergencia que impida
la entrega de un proveedor.
• Anticipar alteraciones en precios, por diferencias en las cotizaciones monetarias,
inflación o escases.
• Hacer el seguimiento del flujo de las órdenes de compras coladas.

Políticas de compras
Las políticas dentro del departamento de compras, las debe de emitir el gerente y estas
deben estar acordes con las políticas generales de la empresa. Los principales aspectos
que deben considerarse para integrar las políticas de compras son:

1. Deben estar claramente expuestas.

2. Ser razonables y fáciles de llevar a la práctica.
3. Indicar los factores limitativos y determinantes.
4. Toda decisión y aplicación debe basarse en ideas bien concebidas.

Funciones de Departamento de Compras

• Adquisiciones: Acción que consiste en adquirir los insumos, materiales y equipo,

necesarios para el logro de los objetivos de la empresa, los cuales deben ajustarse
a los siguientes lineamientos: precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega y
condiciones de pago; una vez recibidas las mercancías es necesario verificar que
cumplan con los requisitos antes mencionados, y por último aceptarlas.
• Guarda y Almacenaje: Es el proceso de recepción, clasificación, inventario y
control de las mercancías de acuerdo a las dimensiones de las mismas (peso y
medidas).

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 • Proveer a las demás áreas: Una vez que el departamento de compras se ha
suministrado de todos los materiales necesarios, es su obligación proveer a las
demás áreas tomando en cuenta: la clase. Cantidad y dimensiones de las mismas.

Control Contable De Las Compras Y De Las Cuentas Por Pagar

El auditor debe tener en consideración que la evaluación del control interno de compras
y cuentas por pagar está directamente relacionada con el trabajo que se realiza en el área
caja-egresos. En la evaluación de este subsistema el auditor confronta selectivamente los
egresos de caja con los documentos que sustentan las cuentas por pagar u otros
documentos relacionados con la finalidad de comprobar la existencia de evidencia
suficiente y competente que sustente el egreso.

De otra parte, en el examen de cuentas por pagar, el auditor necesita constatar que los
controles y procedimientos del cliente proporcionan una seguridad razonable de que las
compras y las cuentas por pagar conectadas con los egresos correspondientes representan
obligaciones válidas por concepto de bienes o servicios recibidos. En tal sentido, algunas
transacciones seleccionadas para su verificación detallada en la evaluación de compras y
cuentas por pagar serán las mismas que se comprobaron en la evaluación del subsistema
caja- egresos.

Asimismo, el auditor debe tener presente que su evaluación del área compras cuentas por
pagar también proporciona seguridad en otras áreas de la auditoria, incluyendo
determinados aspectos del área existencias- costo de ventas, caja egresos y otras cuentas
del activo. En el caso de la adquisición de servicios, se necesita una constancia de que los
servicios hayan sido prestados, para sustentar el pago. En algunos casos, la aprobación de
la factura por parte de un funcionario responsable puede proporcionar la evidencia
necesaria; en otros casos, pueden existir evidencias concretas, por ejemplo, contratos,
copias de avisos publicitarios, etc. El auditor debe tener en consideración la eficacia de
los controles establecidos para el procesamiento de las transacciones de compras y
cuentas por pagar, como condición previa a cualquier decisión que deba tener respecto a
las pruebas de funcionamiento de las transacciones que desee llevar a cabo.

Entre las pruebas de control contables que le permitan al auditor debe aplicar pruebas que
le permitan una seguridad razonable sobre:

• Segregación de funciones: requisición, orden de compra, recepción, registro y

cancelación.
• Deben existir procedimientos para cerciorarse de que en las compras de las
mercaderías y/o insumos se obtienen los precios más ventajosos.
• Las órdenes de compra deben ser consideradas como documento básico para
sustentar el registro y pago de las facturas de los proveedores.
• Todas las notas de débito a proveedores deben ser emitidas correcta y
oportunamente.
• Deben existir procedimientos para controlar la recepción de los bienes y servicios.

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 • Comprobar si los procedimientos seguidos en relación con cuentas par pagar
proporcionan una seguridad razonable de que las facturas de proveedores sean
correctas y que corresponden a los bienes y servicios recibidos.
• Deben existir procedimientos para proporcionar una seguridad razonable de que
las cuentas para pagar y los cargos correspondientes estén debidamente
contabilizados.
• Las personas que realizan funciones vinculadas con cuentas por pagar deben ser
distintas a las que se dedican a actividades relacionadas con egresos compras y la
recepción de bienes o servicios.

Caso:

La empresa textil “Santa Isabel” SRL adquiere hilo de diversos colores para su proceso
productivo, por un valor de S/ 5,000 más IGV. ¿cuál es el tratamiento contable que
corresponde?

Código Denominación Debe Haber

60 Compras 5,000
603 Materiales auxiliares, suministros y repuestos
Materiales auxiliares
40 Gobierno central 900
401 IGV
42 Cuentas por pagar comerciales -terceros
421 Facturas, boletas y otros comprobantes por pagar
4212 Emitidas 5,900
x/x por la adquisión de hilos (material auxiliar)
para el proceso productivo
--------- -----------------------------------------x------------------
25 Materiales auxiliares, suministros y repuestos 5,000
251 Materiales auxiliares
61 Variación de existencias
613 Materiales auxiliares, suministros y repuestos 5,000
6131 Materiales auxiliares
x/x por el ingreso al almacén de los materiales
auxiliares adquiridos

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