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ÍNDICE
1 Características básicas das organizações, natureza, finalidade, evolução, níveis e
departamentalização. Página - 02
Princípio Implícitos
1) Estudar cuidadosamente o trabalho, antes de determinar como
deverá ser executado
2) Decompor o trabalho em seus movimentos elementares e
cronometrá-los, para eliminar os inúteis e aperfeiçoar os úteis
3) Selecionar cientificamente os trabalhadores
4) Dar aos trabalhadores instruções técnicas de como trabalhar
5) Separar precisamente as funções de preparação das de execução
6) Treinar os trabalhadores nessas funções específicas
7) Estabelecer remunerações ótimas para a produção padrão e além
do padrão
8) Padronizar os utensílios
9) Dividir entre a empresa, os diretores, os executantes e os
consumidores as vantagens do aumento da produção
10) Controlar a execução do trabalho, para corrigi-la,
aperfeiçoá-la ou premiá-la
11) Classificar as máquinas, equipamentos, processos e materiais
a serem utilizados ou produzidos, para tornar mais fácil seu
trato
Racionalização
1) Produzir mais, com a mesma ou melhor qualidade e com o mesmo
ou menor custo
2) Remunerar melhor os trabalhadores, com o mesmo ou menor custo
3) Manter o ambiente de trabalho agradável e higiênico,
diminuindo o número e a gravidade dos acidentes, com o mesmo ou
menor custo
4) Harmonizar ao máximo as chefias com os subordinados
5) Conciliar os interesses de todos
Críticas
1) Mecanicismo: A organização como uma "máquina"
2) Supeespecialização do operário
3) Visão microscópica do homem: Tomando-o individualmente e
ignorando-o como ser humano e social
4) Ausência de experimentos: Que a dessem base científica
5) Abordagem incompleta da organização: Omitindo a organização
informal
6) Limitação do campo de aplicação: Restringindo-se à produção
7) Abordagem prescritiva e normativa: A organização como ela
deveria funcionar (um "receituário"), sem explicações sobre o seu
funcionamento
8) Visualização da empresa como um sistema fechado: Sem a
influência do meio ambiente
Departamentalização
A especialização decorrente da divisão do trabalho pode ocorrer
em duas direções:
. Vertical - quando há um aumento no número de níveis
hierárquicos. É uma divisão de trabalho em termos de autoridade
e responsabilidade.
. Horizontal - quando há um aumento no número de órgãos
especializados, no mesmo nível hierárquico, cada um em sua
tarefa. É também chamada de departamentalização, sendo uma
divisão do trabalho em termos de diferenciação de tarefas. É
típica das grandes organizações e busca a homogeneidade das
tarefas, em cada órgão.
Diretoria
Depto. Moda Depto. Moda Depto. Moda
Jovem Masculina Feminina
Diretoria
Depto. Depto. Depto.
Arquitetura Engenharia Decoração
Diretoria
Zona. Zona. Zona. Zona.
Norte Leste Oeste Sul
Diretoria
Depto. Depto. Depto. Depto.
Financeiro Marketing Produção Pessoal
Resumo
Conceitos
1) Aumentar a eficiência da empresa através da forma, disposição
e inter-relações dos seus órgãos
2) Ênfase na estrutura e no funcionamento da organização
3) Abordagem de cima para baixo e do todo para sua partes
(departamentos)
4) Preocupação com a estrutura
Críticas
1) Abordagem simplificada da organização formal: Sem considerar
os aspectos psicológicos e sociais da empresa
2) Ausência de experimentos: Que a dessem base científica
3) Extremo racionalismo: Na concepção da administração
4) "Teoria da máquina" (Tempos Modernos" - Charles Chaplin): A
organização como uma "máquina"
5) Abordagem incompleta da organização: Omitindo a organização
informal
6) Visualização da empresa como um sistema fechado: Sem a
influência do meio ambiente
Resumo
Mayo
Conceitos
1) A empresa como um grupo de pessoas
2) Preocupação com as pessoas
3) O homem é um ser social
4) Estudo da organização informal
5) Importância do conteúdo do cargo para o empregado (psicologia)
6) Necessidade de conciliação entre a função econômica e a função
social da empresa
7) Recompensas não-materiais
Princípios
1) Delegação plena de autoridade
2) Autonomia do empregado
3) Confiança e abertura
4) Ênfase nas relações humanas
5) Confiança na pessoas
6) Dinâmica grupal e interpessoal
Atenção:
Estes são considerados os quatro processos mais importantes
da Administração:
1 PLANEJAMENTO
O planejamento figura como a primeira função por ser aquela que
serve para as demais funções. A final de contas, hoje em dia
nenhuma organização trabalha na base do improviso.
Planejar significa olhar para a frente, visualizar o futuro e o
que deverá ser feito, elaborar bons planos e ajudar as pessoas a
fazer hoje ações necessárias para melhor enfrentar os desafios de
amanhã.
O Processo de planejamento:
São seis os passos do processo de planejamento:
1- Definição dos objetivos: Para onde queremos ir?
Tipos de Planejamento:
Planejamento estratégico: É o planejamento mais amplo e abrange
toda a organização.
Planejamento tático:
É o planejamento que abrange cada departamento ou unidade da
organização.
Suas características são:
É projetado para o médio prazo, geralmente para o exercício
anual.
Envolve cada departamento, abrange seus recursos específicos e
preocupa-se em atingir os objetivos departamentais.
Planejamento Operacional:
É o planejamento que abrange cada tarefa ou atividade específica.
Suas características são:
É projetado para o curto prazo, para o imediatismo.
Envolve cada tarefa ou atividade isoladamente e preocupa-se com
o alcance de metas específicas.
2 ORGANIZAÇÃO
Estaremos estudando aqui, a organização como a segunda função
administrativa, que depende do planejamento, da direção e do
controle para formar o processo administrativo.
Estrutura Organizacional
A estrutura organizacional e a maneira pela qual as atividades da
organização são divididas, organizadas e coordenadas. Funciona
como a espinha dorsal da organização, o esqueleto que sustenta e
articula suas partes integrantes.
Estrutura vertical
A estrutura vertical refere-se ao aparato que envolve três
fatores principais: a hierarquia administrativa, a amplitude do
controle e o grau de centralização ou descentralização do
processo de tomada de decisões da organização. Esses três fatores
são estreitamente relacionados entre si.
Se uma organização adiciona mais um nível administrativo, sua
amplitude de controle fica mais estreita, a estrutura
administrativa mais elevada e o grau de
centralização/descentralização é afetado. Se ela reduz um nível
administrativo, sua amplitude de controle fica mais larga, sua
estrutura administrativa mais achatada e o grau de
centralização/descentralização é também é afetado.
Amplitude Administrativa
A amplitude administrativa ou amplitude de controle significa o número
de empregados que se devem reportar a um administrador. Determina quanto
um administrador deve monitorar estreitamente seus subordinados. Quanto
maior a amplitude de controle, maior é o número de subordinados para
cada administrador, e vice-versa.
Estrutura alta
Produz uma estrutura geral estreita e muitos níveis hierárquicos,
apresentando um formato verticalizado.
Centralização/Descentralização
O grau de centralização/descentralização refere-se ao quanto a
autoridade para tomar decisão está centrada no topo ou dispersa
na base da organização.
A centralização significa:
A autoridade que decide está localizada no topo da organização.
A descentralização significa:
A Autoridade para decidir está dispersa nos níveis operacionais
mais baixos.
Desenho Departamental
O Desenho departamental refere-se à especialização horizontal da
organização e o seu desdobramento em unidades organizacionais que
recebem o nome de departamentos ou divisões.
Departamentalização significa o agrupamento de atividades em
unidades organizacionais e o agrupamento dessas unidades em uma
organização total.
3 DIREÇÃO
Esta terceira função administrativa está relacionada com a
maneira pela qual os objetivos devem ser alcançados através da
atividade das pessoas e da aplicação dos recursos que compõem a
organização.
Os sistemas administrativos
Sistemas de punições e recompensas: o administrador pode adotar
um esquema de punições que obtenha a obediência através da
imposição de castigos e medidas disciplinares (ênfase nas
punições e nos medos) ou pode adotar um esquema de recompensas
materiais e simbólicas para obter a aceitação, a motivação
positiva e o comprometimento das pessoas.
Likert, após estudos, chegou a conclusão que existem quatro
sistemas administrativos:
A direção e as pessoas
As mais recentes abordagens administrativas enfatizam que são as
pessoas que fazem a diferença nas organizações. Em outras
palavras, em um mundo onde a informação é rapidamente
disponibilizada e compartilhada pelas organizações sobressaem
aqueles que são rapidamente capazes de transforma-las em
oportunidades em termos de produtos e serviços antes que outras
organizações o façam.
4 CONTROLE
Como as organizações não operam no improviso e no acaso, elas
precisam ser devidamente controladas. Controlar significa
garantir que o planejamento seja bem executado e que os objetivos
estabelecidos sejam alcançados da melhor maneira possível.
O controle verifica se a execução está de acordo com o que
foi planejado: quanto mais completos, definidos e coordenados
forem os planos, mais fácil será o controle.
Fases do Controle
O Controle é um processo cíclico composto de quatro fases, a
saber:
Hierarquia da autoridade
A burocracia é uma organização que estabelece os cargos
segundo o princípio da hierarquia. Cada cargo inferior
deve estar sob controle e supervisão de um posto superior.
Nenhum cargo fica sem controle ou supervisão. Daí a necessidade
da hierarquia da autoridade para fixar as chefias nos diversos
escalões de autoridade.
Especialização da Administração
A burocracia é uma organização que se baseia na separação
entre a propriedade e a administração. Os membros do corpo
administrativo devem estar completamente separados da
propriedade dos meios de produção. Em outros termos, os
administradores da burocracia não são os seus donos ou
proprietários. O dirigente não é necessariamente o dono do
negócio ou um grande acionista da organização, mas um
profissional especializado na sua administração.
Resumo
Max Weber (1909)
Conceitos
1) Enfatiza a estrutura formal
2) A empresa é um sistema fechado
Princípios
1) Normas e regulamentos escritos
2) Comunicações formais, documentadas por escrito
3) Racionalização da divisão do trabalho, de acordo com o
objetivo da empresa
4) Impessoalidade das relações: "As pessoas mudam, mas os cargos
permanecem"
5) Hierarquia de autoridade
6) Rotinas padronizadas, conforme regras e normas técnicas
7) Competência técnica e meritória: Testes para admissão e
promoção
8) Especialização da administração: Os donos não são diretores
(surgimento dos administradores profissionais)
9) Profissionalização do participante: Especialista, ocupante de
cargo, segue carreira
Vantagens
1) Precisão na operação
2) Rapidez nas decisões: Devido à clareza das atribuições
3) Univocidade de interpretação: Devido à normatização por
escrito
4) Uniformidade das rotinas
5) Continuidade da organização: Independentemente das pessoas
6) Redução de atritos entre as pessoas: Devido à clareza das
comunicações
7) Constância: As mesmas decisões são tomadas nas mesmas
situações, conforme a normatização escrita
8) Subordinação dos mais novos aos mais antigos
9) Confiabilidade: Uma vez que a empresa é dirigida segundo
normas padronizadas (se confia que as decisões devidas sejam
tomadas, graças à normatização, pode-se fazer previsões)
10) Benefícios pessoais: Com a hierarquia, racionalização da
divisão do trabalho, treinamentos de especialização, progresso
individual conforme méritos pessoais dentro do plano de carreira
Disfunções
1) Internacionalização das regras e exagerado apego aos
regulamentos: Os regulamentos passam a ser objetivos, e não meios
2) Excesso de formalismo e de papelório
3) Resistência a mudanças: Tudo o que foge às normas não são bem
vindo
4) Despersonalização do relacionamento
5) Categorização como base do processo decisório: Sempre quem
toma a decisão é o superior hierárquico, independentemente se
conhece ou não o problema
6) Superconformidade às normas e procedimentos
7) Exibição de sinais de autoridade: Devido à valorização da
hierarquia formal, usa-se uniformes, crachás, tipos de mesa,
tipos de sala, etc
8) Dificuldade no atendimento a clientes e conflitos com o
público: O funcionário atende às normas e ao seu superior,
padronizando o atendimento aos clientes, que desejam tratamento
diferenciado.
Princípios gerais
1) Processo decisório diante de uma série de
alternativas, os decisores selecionam (conscientemente ou
não) a que representa a melhor opção. Seguindo a
hierarquia organizacional, as decisões particulares são
reflexos de decisões globais. Os processos administrativos
são, por isso, basicamente processos decisórios.
Conceitos
1) O administrador precisa conhecer os mecanismos motivacionais
humanos, para dirigir melhor as pessoas
2) Sempre existe conflito entre os objetivos individuais e
organizacionais, o que deve ser minimizado
3) Processo decisorial: Cada indivíduo é um tomador de decisões,
conforme as informações que coleta do seu ambiente
4) Comportamento organizacional: O relacionamento entre os
indivíduos e a organização
Princípios
1) As pessoas são esforçadas e gostam de ter o que fazer
2) O trabalho é uma atividade natural
3) As pessoas procuram e aceitam responsabilidades
4) As pessoas podem ser automotivadas e autodirigidas
5) As pessoas são criativas e competentes
Princípios
1) Apenas quando um nível de necessidades é satisfeito é que o
nível seguinte surge no comportamento
2) Nem todos chegam ao topo da pirâmide das necessidades
3) As necessidade inferiores, mais importantes, podem voltar a
ficarem insatisfeitas, motivando novamente o comportamento do
indivíduo, sobre as demais
4) Sempre possuímos mais de uma motivação e seu efeito sempre é
em conjunto
Teoria do Desenvolvimento Organizacional (DO)
(1960)
D.O. nasceu na década de 60 em função da intensa mudança que
ocorre no mundo e em função da inadequação das estruturas
convencionais às novas circunstâncias. O D.O. tem sua origem
na Teoria Comportamental e nos pesquisadores que, ao final
da Teoria das Relações Humanas, haviam-se dedicado a estudos
de dinâmica de grupos e modificação de comportamento grupai.
Aos poucos, o D.O. foi ampliando sua área de atuação até que,
ao abordar a organização como um todo, assumiu a abordagem
sistêmica. Neste ponto, passou a ganhar ares de teoria
administrativa.
Princípios
1) Ênfase nos relacionamentos entre e dentro dos grupos
2) Confiança e crença recíprocas
3) Interdependência e responsabilidade compartilhada
4) Participação e responsabilidade multigrupal
5) Tomada de decisões descentralizada
6) Amplo compartilhamento de responsabilidades e controle
7) Soluções de conflitos negociadas ou resolvendo-se problemas
Etapas
1) Colheita de dados
2) Diagnóstico organizacional
3) Ação de intervenção
QUADRO COMPARATIVO
ÊNFASE
ESCOLA
PRINCIPAIS ENFOQUES
Tarefas
Científica
Racionalização do Trabalho a Nível
Operacional
Estrutura
Clássica e
Neoclássica
Organização Formal
Princípio Gerais do Administrador
Funções do Administrador
Burocracia
Organização Formal Burocrática
Racionalidade Organizacional
Estruturalista
Múltipla Abordagem: Organização Formal e
Informal
Análise Intra-Organizacional e Análise
Interorganizacional
Pessoas
Humanística
Organização Informal
Motivação, Liderança, Comunicações e Dinâmica
de Grupo
Comportamental
Estilos de Administração
Teoria das Decisões
Integração dos Objetivos Organizacionais e
Individuais
Desenvolvimento
Organizacional
(DO)
Mudança Organizacional Planejada
Abordagem de Sistema Aberto
Ambiente
Estruturalista e
Neo-
Estruturalista
Análise Intra-Organizacional e Análise
Ambiental
Abordagem de Sistema Aberto
Sistêmica
Análise Comportamental (Imperativo Ambiental)
Abordagem de Sistema Aberto
Tecnologia
Contingencial
Administração da Tecnologia (Imperativo
Tecnológico)
Conhecimentos básicos em Administração Financeira:
fundamentos e técnicas; orçamento e controle de
custos.
1. INTRODUÇÃO
A administração financeira está estritamente ligada à Economia e
Contabilidade, e pode ser vista como uma forma de Economia
aplicada, que se baseia amplamente em conceitos econômicos, como
também em dados contábeis para suas análises.
Tomada de Decisão
O Administrador de Empresas preocupa-se em manter a solvência da
empresa e tem toda a flexibilidade para trabalhar as informações
da forma que melhor lhe convier, sem se preocupar com normas
contábeis. Assim, interessa-lhe receita e despesa quando estas
representam entradas e saídas de Caixa. O Regime de Caixa é, pois
a base para a tomada de decisão do administrador financeiro .
a) CONTAS A RECEBER
A cada operação de venda a prazo gera-se um documento, podendo
ser uma cópia da nota fiscal, duplicata, bloquete de cobrança
bancária, ou uma planilha de venda em que registre pelo menos o
nome do cliente, o valor e a data de vencimento:
Data .
TiposSaldo Anterior(+) Vendas a
Prazo(-)
Recebimentos(=) Saldo AtualNota Fiscal100,00 100,00 50,00 150,00
Duplicata500,00 500,00
Cheque Pré-Datado50,00 50,00
Total650,00 100,00 50,00 700,00
Controle Diário de Contas a ReceberAss. do responsável
b) CONTAS A PAGAR
A cada compromisso que a empresa assume perante a terceiros deve
ser gerado um documento, podendo ser uma cópia da nota fiscal,
duplicata, bloquete de cobrança bancária, ou uma planilha em que
conste pelo menos o nome do credor, o valor e a data do
compromisso:
Data .
TiposSaldo Anterior(+) Entradas(-) Saídas(=) Saldo AtualFornecedores100,00 10,00 9
0,00
Impostos Diversos250,00 20,00 2,00 268,00
Outras Contas50,00 20,00 30,00
Total400,00 20,00 32,00 388,00
Ass. do responsávelControle Diário de Contas a Pagar
c) CONTROLE DE BANCOS
Todas as contas bancárias que a empresa movimenta devem ser
controladas através de um livro de contas correntes ou com a
utilização de softwares específicos, que na maioria das vezes,
são disponibilizados pelas próprias instituições financeiras (ex:
Itaú Banking Line, BB Personal Banking, Microsoft Money, etc.).
d) CONTROLE DIÁRIO DE CAIXA
Quando houver um intenso movimento de vendas à vista e
recebimentos de contas a receber por caixa, ou seja, na empresa,
esta deve elaborar um fechamento diário de caixa através de
controle de entradas e saídas de numerário.
Data .
ObservaçõesDinheiro100,00
Cheques150,00
Outros250,00
Saldo da Composição500,00
10,00
255,00
351,00
214,00
402,00
1.000,00
200,00
1.200,00
(798,00)
Func. ResponsávelComposiçãoTotal Entregue(-) Troco Anterior...........................
........................
(+) Pagamentos Efetuados.....................................
(+) Vales de Retirada.............................................
(+) Valor para troco que ficou...............................
Diferença do Caixa ( A - B )......(+) ou (-)...................................
ConferenteMovimento Diário de CaixaMovimento de Recebimentos( A ) Valor Recebido n
o Caixa.........................................
Vendas à Vista....................................................................
................
Recebimento Vendas a Prazo......................................................
.......
(B) Total de Recebimentos.......................................................
.....................
e) CONTROLE DE DESPESAS
As despesas devem ser registradas em controle específico,
independentemente se as notas forem à vista ou a prazo.
Data .
Ord.DescriçãoSaldo Anterior(+) Compras(-) VendasSaldo Atual-
-
-
-
-
-
- - - - TotaisControle de Estoque
a) INVESTIMENTO FIXO
É aquele destinado aos bens necessários para a empresa operar.
Por exemplo:
1. Imóveis e instalações;
2. Máquinas e equipamentos;
3. Móveis e utensílios;
4. Veículos.
QuantidadeSalário Unitário
(ao mês)
Total Mês-
-
-
- -
- -
Área / FunçãoDesenvolvimentoVendasTotal GeralAdministraçãoSomaEncargos Sociais
c) ESTIMATIVA DE CUSTOS
Custos Fixos
Ord.
123456789101112Valor / Mês ( R$ )
DepreciaçãoDespesas de ManutençãoAmortização Investimento em MarketingOutrosSomaAmortização
nvolvimento do ProdutoTotal-
-
-
DiscriminaçãoSalários + Encargos (MOD Adm/Com)
Retirada Pró-LaboreHonorários do ContadorÁgua, Luz e TelefoneAluguéisMaterial de Expedie
nteOutros ( 3% sobre a soma )
Custo Total
Total-
- Custo TotalServiços de TerceirosValor Horas dos Sócios (B)
Total .... (A) x (B)
Quantidade de horas trabalhadas Sócios (A)
Discriminação
Amortização Desenvolvimento Produto
Custos Variáveis
ReferênciaValor Total em
R$
Valor de Aquisição10,00
Valor de Aquisição5,00
Orçamento2,00
-20,00
-37,00
Unidade (Meta)15
-2,466666667Matéria-PrimaEmbalagemDescriminaçãoCustos de EdiçãoMão-de-Obra (excluir MOD Adm
nistrativa)
Custo Total (A)
Quantidade a ser Produzida (B)
Custo Unitário .... ( A/B )
Custo de Vendas/Comercialização
Em %Em R$ .
-
. - Valores após ter calculado preço de vendaCustoComissão de VendaICMTotalPISExpediçãoOut
ros
1º TrimestreAno .
ProdutoQuantidadePreço UnitárioTotal / R$
-
2º TrimestreAno .
ProdutoQuantidadePreço UnitárioTotal / R$
-
3º TrimestreAno .
ProdutoQuantidadePreço UnitárioTotal / R$
-
4º TrimestreAno .
ProdutoQuantidadePreço UnitárioTotal / R$
-
g) APURAÇÃO DOS RESULTADOS
ItemValor 1º
Trimestre%
Valor 2º
Trimestre%
Valor 3º
Trimestre%
Valor 4º
Trimestre%
1.1.01.1.02.1.03.1.04.2.2.01.2.02.2.03.2.04.3.4.4.01.4.02.4.03.4.04.4.05.4.06.4.
07.4.08.4.09.4.10.4.11.5.6.
DiscriminaçãoRECEITAS TOTAISVendas à VistaVendas a PrazoServiços à VistaServiços a PrazoCUS
OS VARIAVEISMáteria-PrimaEmbalagensMão-de-Obra DiretaDespesas com ComercilizaçãoMARGEM D
E CONTRIBUIÇÂOÁgua, Luz e TelefoneAluguéisMaterial de ExpedienteCUSTOS FIXOSSaláriosEncarg
os SociaisHonorários da DiretoriaLUCRO OPERACIONALPONTO DE EQUILIBRIODespesas de M
anutençãoAmortização Desenv. de ProdutosAmotização Invest. MarketingOutrosContador
h) FLUXO DE CAIXA
Entradas
a) vendas/serviços à vista
b) recebimento de vendas/serviços à prazo
c) dinheiro dos sócios
e) empréstimos
Saídas
a) fornecedores
b) despesas gerais de administração (custos fixos)
c) pagamento de empréstimos
d) compras à vista
e)despesas de comercialização
Projeção do Fluxo de Caixa
1.2.2.1.2.2.2.3.2.4.2.5.3.3.1.3.2.3.3.3.4.3.5.4.
Valor 4º TrimestreDiscriminaçãoValor 1º TrimestreValor 2º TrimestreValor 3º TrimestreSaldo
nicialENTRADASSOMASAIDASCompras à VistaFornecedoresDespesas Fixas-
Serviços a PrazoEmpretimosDinheiro dos SóciosVendas/Serviços à VistaRecebimento Vendas-
-
- SOMADespesas de ComercializaçãoPagamento de Empretimos- -
- -
-
-
SALDO DO TRIMESTRE (1+2)-(3)- -
INTRODUÇÃO
São três, os alicerces da Administração:
a) finanças: mola propulsora;
b) material: condição para o processo produtivo;
c) pessoal: aciona o processo produtivo.
ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS
A gerência de materiais é um conceito vital que pode resultar na
redução de custos e no aperfeiçoamento do desempenho de uma
organização de produção, quando é adequadamente entendida e
executada. É um conceito que deve estar contido na filosofia da
empresa e em sua organização.
Qualidade do material
O material deverá apresentar qualidade que possibilite sua
aceitação dentro e fora da empresa (mercado).
Quantidade necessária
Deverá ser estritamente suficiente para suprir as necessidades da
produção e estoque, evitando a falta de material para o
abastecimento geral da empresa, bem como
o excesso em estoque.
Prazo de entrega
Deverá ser o menor possível, a fim de levar um melhor atendimento
aos consumidores e evitar falta do material.
Preço
O preço do produto deverá ser tal que possa situá-lo em posição
de concorrência no mercado, proporcionando à empresa um lucro
maior.
Condições de pagamento
Deverão ser as melhores possíveis, para que a empresa tenha maior
flexibilidade na transformação ou venda do produto.
ADMINISTRAÇÃO DE ESTOQUES
A administração de estoques constitui um componente importante da
administração de capital de giro, principalmente quando a empresa
utiliza grandes quantidades de materiais e/ou quando precisa
manter um alto volume de estoques.
3. Política de Estoque
A administração geral da empresa deverá determinar ao
departamento de controle de estoque o programa de objetivos a ser
atingidos, isto é, estabelecer certos padrões que sirvam de guias
aos programadores e controladores e também de critérios para
medir o desenvolvimento do departamento.
CUSTOS DE ESTOQUE
Todo e qualquer armazenamento de material gera determinados
custos, que são:
a) juros;
b) depreciação;
c) aluguel;
d) equipamentos de movimentação;
e) deterioração;
f) obsolescência;
g) seguros;
h) salários;
i) conservação.
Custo de armazenagem ( I )
Motivada pela concorrência entre as empresas, têm-se dedicado
intensa atenção à minimização de custos.
ESTOQUE MÉDIO
c) Taxa de seguro
IC = 100 x VALOR ESTOQUE EDIFÍCIOS
CUSTO ANUAL DO SEGURO
e) Taxa de obsolescência
IE = 100 x VALOR DO ESTOQUE
PERDAS ANUAIS POR OBSOLESCÊNCIA
f) Outras taxas
Taxas como: água, luz, etc.
Conclui-se que a taxa de armazenamento é:
I = Ia + Ib + Ic + Id + Ie + If
Por exemplo:
Mas.: i = ia + ib + ic + id + ie + if
LOTE ECONÔMICO
Introdução
A decisão de estocar ou não determinado item é básica para o
volume de estoque em qualquer momento. Ao tomar tal decisão, há
dois fatores a considerar:
a) É econômico estocar o item?
c) Outros ajustes:
lote econômico de produção;
múltiplos itens na compra;
limitação de orçamento;
frota própria
O lote econômico é:
3,245 peças por pedido
GESTÃO DE ESTOQUE
Por gestão de estoque, entendemos o planejamento do estoque, o
seu controle e sua retroação sobre o planejamento. O critério
básico da gestão de estoque é a minimização dos custos de ter
e/ou não ter estoque.
A fórmula do lucro é:
LUCRO BRUTO (Lb) = VENDAS (V) CUSTO DAS VENDAS (Cv)
LB = V Cv
Temos:
CUSTO DE REPOSIÇÃO (CR) = PREÇO UNITÁRIO (PU) + PERCENTUAL DE
INFLAÇÃO CR = $ 2.500,00 + 35%CR = $ 3.375,00
OBJETIVOS DA GESTÃO DE ESTOQUE
. Objetivos financeiros:
manter investimentos em estoque dentro do limite dos fundos
disponíveis, de modo a não comprometer o caixa e não
desequilibrar seriamente o capital de giro, reduzindo
consequentemente a liquidez.
. Objetivos operacionais:
obter maior equilíbrio possível entre, de um lado, a produção e
os custos de manutenção do estoque e, do outro, o serviço
prestado ao cliente;
ROTATIVIDADE DE ESTOQUES
A rotatividade ou giro de estoque é uma relação existente entre o
consumo anual e o estoque médio do produto.
800 unid/ano
R = = 8 vezes/ano
100 unid.
3.000
Antigiro = = 1,5 mês
2.000
Número de itens;
Prioridade;
ESTOQUE MÍNIMO
O estoque mínimo, também chamado estoque de segurança, determina
a quantidade mínima que existe no estoque destinada a cobrir
eventuais atrasos no suprimento e objetivando a garantia do
funcionamento eficiente do processo produtivo, sem o risco de
faltas.
ESTOQUE MÁXIMO
O estoque máximo é igual à soma do estoque mínimo com o lote de
compra.
CURVA ABC
A mais importante técnica para administrar os estoques é a
chamada análise ABC.
JUST-IN-TIME
Just-in-time é uma filosofia de administração que se apóia em
princípios que priorizam o aumento da produtividade e da
lucratividade, reduzindo retrabalhos, refugos e desperdícios.
A Filosofia do Just-In-Time
A filosofia Just-In-Time consiste em operar um sistema de
manufatura simples e eficiente, capaz de otimizar o uso dos
recursos de capital, equipamentos e mão-de-obra. Isso resulta em
um sistema de produção capaz de atender às exigências de
qualidade e de entrega de um cliente, ao menor custo.
Integralização e Otimização
Talvez a maneira mais fácil e rápida de uma empresa melhorar a
sua situação financeira seja reduzir as despesas, integrando e
otimizando o sistema de manufatura.
Melhoramento Contínuo
Muito freqüentemente, as empresas se concentram na produção do
produto e ignoram os efeitos que o sistema de manufatura tem na
produção e nos custos do mesmo.
Entretanto, no mundo atual, de intensa competição internacional,
o enfoque somente em cima de ter o produto entregue é uma
abordagem não competitiva. A filosofia corporativa que busca uma
vantagem competitiva deve incluir a contínua melhoria do sistema
como um dos seus sustentáculos. A atitude gerencial deve ser
Nossa missão é a melhoria contínua , à medida que desenvolvem as
políticas e processos para reduzir os custos de fabricação.
Coletivamente, a tarefa gerencial na manufatura JIT consiste em
desenvolver ao longo de toda a organização a consciência de
sempre procurar uma oportunidade de reduzir o desperdício e a
ineficiência que estejam presentes no sistema de manufatura.
Compreensão do Cliente
Poucos gerentes ou funcionários consideram a redução dos custos
internos dos clientes como parte de suas responsabilidades de
trabalho. Entretanto, para o cliente (particularmente se ele for
um fabricante em regime de OEM), o preço de aquisição não é o
custo total de um dado produto. Adicionalmente aos custos óbvios,
existe uma série de custos internos que o cliente deve considerar
ao usar um componente. Abaixo temos a lista de cinco categorias
de custos operacionais internos associados ao uso de materiais
(adquiridos ou fabricados). Todos os itens (até um certo limite)
são resultado da aceitação de desempenho fraco de um fornecedor.
Sob condições iguais, um fornecedor que possa reduzir os custos
operacionais internos de um cliente terá uma vantagem
competitiva.
d) Obsolescência, refugo.
O Guarda-chuva JIT
O Just-In-Time pode muito bem ser representado como uma filosofia
guarda-chuva , com subsistemas de manufatura integrados em um
sistema global. O JIT não é uma colcha de retalhos de sistemas;
entretanto, ele deve incorporar aspectos importantes de outros
sistemas e fundi-los em um sistema sinergístico. Algumas das
principais técnicas de manufatura que exercem influência em cima
de um sistema JIT são:
a) sistemas kanban dos japoneses;
b) controle total da qualidade;
c) controle estatístico do processo;
d) tecnologia de grupo.
Sistemas kanban.
A palavra kanban significa registro visual e refere-se ao
sistema de controle de manufatura desenvolvido e usado no Japão.
O kanban, ou cartão, como é normalmente chamado, é um mecanismo
pelo qual um posto de trabalho informa a sua necessidade de mais
peças para a seção precedente. O tipo de sinal usado como kanban
não é importante. Cartões, bolas coloridas, luzes e sistemas
eletrônicos têm sido usados como sinais kanban. O único fato que
separa o verdadeiro sistema kanban de outros sistemas de cartão,
como as ordens de produção usados na maioria das
empresas, é a incorporação do sistema de produção puxada .
Estoque zero.
Estoque zero, fortemente divulgado pela American Pro and
Inventory Control Society (APICS), define as metas de redução dos
níveis de estoque para próximo do zero. Muito da filosofia do
estoque zero é compatível com a filosofia e conceitos do JIT.
3. Eliminando a expedição.
4. Reduzindo planejamento de pedidos.
LOGÍSTICA
CONCEITO
Conforme a origem da palavra, logística, do francês logistique
(fins do século XVIII, reinado de Luis XIV, havia o posto de
Marechal General de logis responsável pelo suprimento e
transporte de material bélico), tem seu significado relacionado a
parte da arte da Guerra referente ao projeto, desenvolvimento,
obtenção, armazenamento, transporte, distribuição, manutenção e
evacuação de material (para fins operativos ou administrativos) .
b) Aspectos Informacionais
Processamento de Dados
Tele informática
c) Aspectos Gerenciais
Processos de Controle
Mão-de-obra
Sua missão é responder a:
ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS
Transporte Transporte
Estoque Estoque
Processamento Processamento de pedido de pedido
Compras Programação de entregas
Embalagem Embalagem protetora
Armazenagem Armazenagem
Manuseio Manuseio
Comunicações /Informações Comunicações /Informações
d) Processamento de pedidos
procedimentos de ligação estoque pedido de venda
métodos de transmissão das informações de pedidos
regras de formação de pedidos
b) Manuseio
seleção de equipamento
política de reposição de equipamento
procedimentos de retirada por pedido
colocação e recuperação do estoque
c) Compras / Suprimento
seleção de fornecedores
programação de compras
lotes de compra
d) Embalagem protetora
manuseio
armazenagem
proteção de perdas e danos
e) Programação de produção
especificar lotes de produção
sequenciação da produção
f) Informações
coleta, armazenagem e manipulação de informações
análise de dados
procedimentos de controle
Fluxo de Informações
Existem dois fluxos importantes no sistema e ambiente logístico:
fluxo físico
fluxo de informações
INDICADORES LOGÍSTICOS
Os indicadores de desempenho utilizados pela logística servem
para medir o desempenho físico e econômico de um processo. É a
medida de capacidade de um processo produzir consistentemente
conforme requerido pelo cliente, na quantidade, qualidade e no
tempo previsto.
Nível de Serviço
Disponibilidade (% de pedidos atendidos do estoque primário)
Proporção de pedidos entregues em 48 horas (%)
Processamento do Pedido
Tempo médio de processamento
Proporção de pedidos processados em 24 horas (%)
Homens/Hora por pedido (HH/Pedido)
Custos de proc. do pedido pela quant. total de pedidos
processados ($/Pedido)
Estoques
Rotação do estoque
Proporção de estoque obsoleto (%)
Armazenagem
Proporção de espaço utilizado (%)
Tonelagem por homens/hora (T/HH)
Transporte
Custos do frete como porcentagem dos custos de suprimento (%)
Custos de danos e extravios como porcentagem dos custos de frete
(%)
Equipamento
Disponibilidade (% do tempo total teórico)
MTBF (Tempo médio entre falhas)
MTTR (Tempo médio para reparo)
Distribuição Física
A logística de distribuição trata das relações empresa-cliente-
consumidor, sendo responsável pela distribuição física de
matéria- prima, produto em processo e produto acabado até o ponto
de seu consumo e deve assegurar que os pedidos sejam pontualmente
entregues, precisos e completos.
Postergação de Montagem:
Manter produto em estado neutro tanto quanto possível potencial
para atender diferentes requisitos de clientes.
Pode usar depósitos para executar tarefas industriais simples.
Postergação de Transporte:
Produtos acabados apenas em poucas facilidades centrais até
pedido ser realizado pelo consumidor; uma vez iniciado processo
logístico, a entrega é feita por sistema direto.
Distribuição programada;
Localização de Depósitos
Uma rede logística pode ser uma interação complexa dos pontos de
fornecimento, estocagem e demanda final.
As decisões sobre localização envolvem dois níveis de pensamento.
Primeiro, uma localização geral precisa ser determinada com base
nas considerações de custo e serviço. Em seguida, isso pode ter
um ajuste fino utilizando seleção de locais dentro da área
geralmente definida.
Etapas de arquivamento
São as seguintes as fases de arquivamento: inspeção, estudo,
classificação, codificação, ordenação e guarda dos documentos.
Inspeção
Consiste no exame, por intermédio da leitura, do documento para
verificar se o mesmo se destina ao arquivamento.
Estudo
Consiste na leitura cuidadosa de cada documento para verificar a
entrada que lhe deverá ser atribuída, a existência de
antecedentes, bem como a necessidade de serem feitas referências
cruzadas.
Classificação
Consiste na determinação da entrada e das referências cruzadas
que lhe serão atribuídas através de um processo interpretativo.
Codificação
Consiste na aposição dos símbolos correspondentes ao método de
arquivamento adotado.
Ordenação
É o agrupamento dos documentos de acordo com a classificação e
codificação adotadas. Sua finalidade é agilizar o arquivamento e
racionalizar o trabalho.
Arquivo setorial
Estabelecido junto aos órgãos operacionais, cumprindo as funções
de um arquivo corrente.
Exemplo: o arquivo da contabilidade de uma empresa comercial.
Arquivo especial
Guarda documentos de variadas formas físicas como:
- discos
- fitas
- disquetes
- fotografias
- microformas (fichas microfilmadas)
- slides
- filmes, entre outros.
Documento de arquivo
Documento
É todo material recebido ou produzido por um governo, organização
ou firma, no decorrer de suas atividades, e que se constitui
elemento de prova ou de informação.
Quanto ao gênero
Considerando o aspecto externo, se em texto, audiovisual, sonoro, isto é, o gênero d
os
documentos de um arquivo, eles podem ser bem variados, como:
- Documento escrito ou textual;
- Documento Iconográfico;
- Documento cartográfico.
Sigiloso
De conhecimento restrito e que, por isso, requer medidas
especiais de salvaguarda para sua divulgação e custódia.
Ultrassecreto
Seu assunto requer excepcional grau de segurança que deve ser
apenas do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu
estudo ou manuseio.
Exemplos:
- documentos relacionados à política governamental de alto nível
e segredos de Estado (descobertas e experiências de grande valor
cientifico.
Secreto
Seu assunto exige algo grau de segurança, mas pode ser do
conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou
manuseio.
Exemplos:
- planos, programas e medidas governamentais;
Exemplos:
- informações relativas à pessoal, finanças e material de uma
entidade ou um individuo, cujo sigilo deve ser mantido por
interesse das partes.
Reservado
Seu assunto não deve ser do conhecimento do publico em geral.
Exemplos:
a) partes de planos.
c) Cartas.
Métodos básicos
Este método subdivide-se em:
- Alfabético
- Geográfico
- Numéricos
c) Ideográfico (por assunto)
Método Alfabético
- Por nome e sobrenome
Regras de alfabetação:
1. Este método é o mais simples de todos e, é muito usado. Tem
como elemento principal o nome. Há empresas que optam pela
classificação por nome e outras por sobrenome. A classificação
por sobrenome pode trazer a vantagem de diminuir o número de
classificações em relação à de nome.
Observação:
. A classificação por NOME, obviamente, subentende a
classificação por CLIENTE, FORNECEDOR, etc.
Exemplo:
Camilo Castelo Branco
Paulo Monte Verde
Heitor Villa-Lobos
Arquivam-se
Castelo Branco, Camilo
Monte Verde, Paulo
Villa-Lobos, Heitor
Exemplo:
Waldilson Santo Cristo
Ademar Santa Rita
Carlos São Paulo
Arquivam-se
Santa Rita, Ademar
Santo Cristo, Waldilson
São Paulo, Carlos
Exemplo:
J. Vieira.
Jonas Vieira
Joaquim Vieira Vieira, Jonas
Arquivam-se
Vieira, J.
Vieira, Joaquim
Vieira, Jonas
Exemplo:
Pedro de Almeida
Ricardo d'Andrade
Lúcia da Câmara
Arnaldo do Couto
Arquivam-se
Almeida, Pedro de
Andrade, Ricardo d'
Câmara, Lúcia da
Couto, Arnaldo do
Exemplo:
Antônio Almeida Filho
Paulo Ribeiro Júnior
Joaquim Vasconcelos Sobrinho
Henrique Viana Neto
Arquivam-se
Almeida filho, Antônio
Ribeiro Júnior, Paulo
Vasconcelos Sobrinho, Joaquim
Viana Neto, Henrique
Exemplo:
Jorge de Abreu Sobrinho
Jorge de Abreu Neto
Jorge de Abreu Filho
Arquivam-se
Abreu Filho, Jorge de
Abreu Neto, Jorge de
Abreu Sobrinho, Jorge de
Exemplo:
Ministro Milton Campos
Professor André Ferreira
General Paulo Pereira
Dr. Peterson Taques
Arquivam-se
Campos, Milton (Ministro)
Ferreira, André (Professor)
Pereira, Paulo (General)
Taques, Peterson (Dr.)
8. Os nomes estrangeiro são considerados pelo último sobrenome,
salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais.
(ver regras ns. 10 e 11).
Exemplo:
Georges Aubert
Winston Churchill
Paul Muller
Jorge Schmidt
Arquivam-se
Aubert, Georges
Churchill, Winston
Muller, Paul
Schmidt, Jorge
Exemplo:
Giulio di Capri
Esteban De Penedo
Charles Du Pont
John Mac Adam
Gordon O'Brien
Arquivam-se
Capri, Giulio di
De Penedo, Esteban
Du Pont, Charles
Mac Adam, John
O'Brien, Gordon
Exemplo:
José de Oviedo y Baños
Francisco de Pina de Mello
Angel del Arco y Molinero
Antonio de los Ríos
Arquivam-se
Arco y Molinero, Angel del
Oviedo y Baños, José de
Pina de Mello, Francisco de
Ríos, Antonio de los
11. Os nomes orientais - japoneses, chineses e árabes - são
registrados como se apresentam.
Exemplo:
Al Ben-Hur
Li Yutang
Arquivam-se
Al Ben-Hur
Li Yutang
Exemplo:
Embratel
Álvaro Ramos & Cia.
Fundação Getúlio Vargas
A Colegial
The Líbrary of Congress
Companhia Progresso Guanabara
Barbosa Santos Ltda.
Arquivam-se
Álvaro Ramos & Cia.
Barbosa Santos Ltda.
Colegial (A)
Companhia Progresso Guanabara
Embratel
Fundação Getúlio Vargas
Líbrary of Congress (The)
Exemplo:
II Congresso de Pintura Moderna
Quinto Congresso de Geografia
3º Congresso de Geologia
Arquivam-se
Congresso de Pintura Moderna (II)
Congresso de Geografia (Quinto)
Congresso de Geologia (3º)
Método Geográfico
Este método é preferido quando o elemento principal a ser
considerado em um documento é a Procedência ou Local. Por
necessidade de classificação geográfica, pode-se considerar a
Cidade ou Estado, onde uma pessoa reside, trabalha, nasceu, etc.
Isto facilita roteiros de entrega, trabalhos de estatística, etc.
As melhores ordenações geográficas são:
a) Nome do estado, cidade e correspondente.
b) Nome da cidade, estado e correspondente.
a) Nome do estado, cidade e correspondente.
Exemplo:
Brasília (Distrito Federal) - Silva, Jackson
Brasília (Minas Gerais) - Leite, Edson
Itabaiana (Paraíba) - Santos, Terezinha
Itabaiana (Sergipe) - Souza, Lourdes da Costa e
Exemplo:
Exemplo:
d) Após autuação - reunião em forma de processo (capa de
cartolina, número de protocolo e outras informa ções, assunto ou
matrícula) - documento passa a se denominar processo.
Exemplo:
Assistência jurídica
Correspondência
Pareceres
Edifícios e salas
Contrato de locação
Atas de reuniões de condomínio
DEFINIÇÕES E CONCEITOS
O código de classificação de documentos de arquivo é um
instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e
qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no
exercício de suas funções e atividades.
020 PESSOAL
Nesta subclasse incluem-se os documentos relativos aos direitos e
obrigações dos servidores lotados no órgão, de acordo com a
legislação vigente, bem como os direitos e obrigações da
instituição empregadora no que tange à assistência, proteção ao
trabalho e concessão de benefícios.
030 MATERIAL
São classificados os documentos referentes à administração dos
materiais do órgão, necessários ao desenvolvimento de suas
atividades, incluindo as formas de aquisição e alienação, o
controle do estoque e da distribuição e a conservação e reparo.
040 PATRIMÔNIO
Classificam-se os documentos referentes aos bens patrimoniais
imóveis, veículos e semoventes pertencentes ao órgão. Incluem-se,
neste caso, as formas de aquisição e alienação, bem como os
serviços de manutenção, limpeza e recuperação.
070 COMUNICAÇÕES
Classificam-se os documentos relacionados com a instalação,
manutenção, operação e uso dos recursos e serviços postais, de
telecomunicações e de tecnologias da informação.
080 (VAGA)
Esta subclasse mantém-se vaga para possíveis expansões e inserção
de documentos referentes à ADMINISTRAÇÃO GERAL, que resultem de
novas atividades desenvolvidas pelo órgão.
2.1.2 ARQUIVAMENTO
Uma vez classificado e tramitado, o documento deverá ser
arquivado, obedecendo às seguintes operações:
Exemplo:
Pasta: 061 PRODUÇÃO EDITORIAL
Dossiês: 061.1 EDITORAÇÃO. PROGRAMAÇÃO VISUAL
061.2 DISTRIBUIÇÃO. PROMOÇÃO. DIVULGAÇÃO
1. organizar internamente cada pasta, separando os documentos
referentes a cada pessoa, órgão, firma ou lugar, sempre que a
quantidade de documentos justificar e desde que relativos a um
mesmo assunto.
Exemplo:
Pasta: 021.2 EXAMES DE SELEÇÃO
Dossiês: Será criado um dossiê para cada tipo de exame e título
de concurso, ordenados alfabeticamente.
ORGANOGRAMAS. ESTRUTURAS
010.3 AUDIÊNCIAS. DESPACHOS. REUNIÕES
t) Ordenar por unidade organizacional, quando necessário.
EDITORIAIS
012.2 DIVULGAÇÃO INTERNA
012.3 CAMPANHAS INSTITUCIONAIS. PUBLICIDADE
- Incluem-se cartazes, folhetos, anúncios, folders e outros
documentos de caráter promocional.
024.3 LICENÇAS
- Incluem-se documentos referentes aos estudos, normas e
procedimentos sobre todas as licenças concedidas aos servidores.
- Ordenar por:
acidente em serviço
adotante
afastamento do cônjuge/companheiro
atividade política
capacitação profissional
desempenho de mandato classista
doença em pessoa da família
gestante
paternidade
prêmio por assiduidade
serviço militar
tratamento de interesses particulares
tratamento de saúde (inclusive perícia médica)
- Ver também 024.4, 024.91 e 029.11.
024.4 AFASTAMENTOS
- Quanto ao afastamento para missões fora da sede e viagens a
serviço no país ou no exterior, classificar em 029.21 e 029.22,
respectivamente.
- Ordenar por:
para depor
para exercer mandato eletivo
para servir ao Tribunal Regional Eleitoral (TRE)
para servir como jurado
suspensão de contrato de trabalho (CLT)
- Ver também 024.3, 024.91 e 029.11.
024.5 REEMBOLSO DE DESPESAS
024.51 MUDANÇA DE DOMICÍLIO DE SERVIDORES
024.52 LOCOMOÇÃO
- Incluem-se documentos referentes às despesas efetuadas com a
utilização de meio próprio de
locomoção para a execução de serviços externos.
024.59 OUTROS REEMBOLSOS
024.9 OUTROS DIREITOS, OBRIGAÇÕES E VANTAGENS
024.91 CONCESSÕES
ii) Ordenar por:
alistamento eleitoral
casamento (gala)
doação de sangue
falecimento de familiares (nojo)
horário especial para servidor estudante
horário especial para servidor portador de deficiência
- Ver também 024.3, 024.4 e 029.11.
024.92 AUXÍLIOS
- Ordenar por:
alimentação/refeição
assistência pré-escolar/creche
fardamento/uniforme
moradia
vale-transporte
- Ver também 026.12.
030 MATERIAL
kk) Incluem-se normas, regulamentações, diretrizes,
procedimentos, estudos e/ou decisões de caráter geral.
037 INVENTÁRIO
- Quanto aos inventários de documentação bibliográfica,
classificar em 062.5.
037.1 MATERIAL PERMANENTE
037.2 MATERIAL DE CONSUMO
040 PATRIMÔNIO
nn) Incluem-se normas, regulamentações, diretrizes,
procedimentos, estudos e/ou decisões de caráter geral.
042 VEÍCULOS
- Sugere-se abrir uma pasta para cada veículo.
042.1 AQUISIÇÃO (inclusive licitações)
042.11 COMPRA (inclusive compra por importação)
042.12 ALUGUEL
042.13 CESSÃO. DOAÇÃO. PERMUTA. TRANSFERÊNCIA
042.2 CADASTRO. LICENCIAMENTO. EMPLACAMENTO.TOMBAMENTO
042.3 ALIENAÇÃO (inclusive licitações)
042.31 VENDA (inclusive leilão)
042.32 CESSÃO. DOAÇÃO. PERMUTA. TRANSFERÊNCIA
042.4 ABASTECIMENTO. LIMPEZA. MANUTENÇÃO. REPARO
042.5 ACIDENTES. INFRAÇÕES. MULTAS
042.9 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A VEÍCULOS
042.91 CONTROLE DE USO DE VEÍCULOS
042.911 REQUISIÇÃO
042.912 AUTORIZAÇÃO PARA USO FORA DO HORÁRIO DE EXPEDIENTE
042.913 ESTACIONAMENTO. GARAGEM
043 BENS SEMOVENTES
- Esta classificação poderá ser ampliada de acordo com a
necessidade.
044 INVENTÁRIO (inclusive Relatório de Movimentação de Bens
Imóveis-MBI)
049.14 SINISTRO
pp) Incluem-se documentos referentes às vistorias, sindicâncias
e perícias técnicas relativas a
049.2 MUDANÇAS
049.21 PARA OUTROS IMÓVEIS
049.22 DENTRO DO MESMO IMÓVEL
049.3 USO DE DEPENDÊNCIAS
ss) Incluem-se documentos referentes à utilização de auditório e
demais dependências do imóvel, pelo órgão ou por terceiros.
050.1 AUDITORIA
051 ORÇAMENTO
051.1 PROGRAMAÇÃO ORÇAMENTÁRIA
051.11 PREVISÃO ORÇAMENTÁRIA
051.12 PROPOSTA ORÇAMENTÁRIA
051.13 QUADRO DE DETALHAMENTO DE DESPESA (QDD)
uu) Incluem-se documentos referentes às metas e destinação de
recursos e receitas por fontes.
052 FINANÇAS
052.1 PROGRAMAÇÃO FINANCEIRA DE DESEMBOLSO
052.2 EXECUÇÃO FINANCEIRA
xx) Incluem-se documentos referentes às despesas correntes e de
capital.
052.21 RECEITA
yy) Incluem-se documentos referentes aos créditos do Tesouro
Nacional (cota, repasse e sub-repasse), taxas cobradas por
serviços, multas, emolumentos e outras rendas arrecadadas.
052.22 DESPESA
- Incluem-se documentos referentes às despesas correntes e de
capital, bem como adiantamentos,
subvenções, suprimento de fundos e restos a pagar.
062.5 INVENTÁRIO
067 INFORMÁTICA
067.1 PLANOS E PROJETOS
067.2 PROGRAMAS. SISTEMAS. REDES (inclusive licença e registro de
uso e compra)
067.21 MANUAIS TÉCNICOS
067.22 MANUAIS DO USUÁRIO
067.3 ASSISTÊNCIA TÉCNICA
070 COMUNICAÇÕES
fff) Incluem-se normas, regulamentações, diretrizes,
procedimentos, estudos e/ou decisões de caráter geral.
2. Prazos de guarda
Referem-se ao tempo necessário para arquivamento dos documentos
nas fases corrente e intermediária, visando atender
exclusivamente às necessidades da administração que os gerou,
mencionado, preferencialmente, em anos. Excepcionalmente, pode
ser expresso a partir de uma ação concreta que deverá
necessariamente ocorrer em relação a um determinado conjunto
documental. Entretanto, deve ser objetivo e direto na definição
da ação exemplos: até aprovação das contas; até homologação da
aposentadoria; e até quitação da dívida. O prazo estabelecido
para a fase corrente relaciona-se ao período em que o documento é
frequentemente consultado, exigindo sua permanência junto às
unidades organizacionais. A fase intermediária relaciona-se ao
período em que o documento ainda é necessário à administração,
porém com menor frequência de uso, podendo ser transferido para
depósito em outro local, embora à disposição desta.
4. Observações
Neste campo são registradas informações complementares e
justificativas, necessárias à correta aplicação da tabela.
Incluem-se, ainda, orientações quanto à alteração do suporte da
informação e aspectos elucidativos quanto à destinação dos
documentos, segundo a particularidade dos conjuntos documentais
avaliados.
4 APLICAÇÃO DA TABELA
A aplicação da tabela refere-se aos procedimentos adotados para
seleção e destinação dos documentos, uma vez cumpridos os prazos
de guarda estabelecidos. Para isso, devem ser observadas as
rotinas a seguir:
g) Proceder à eliminação;
g) Proceder à eliminação;
Valores probatórios
Um governo responsável deve preservar um mínimo de provas de como
era a sua organização e de como funcionava, em todos os seus
numerosos e complexos setores. Todos os arquivistas admitem que o
mínimo a ser guardado são os documentos sobre a organização e o
funcionamento. Mediante uma seleção criteriosa de vários grupos e
séries, um arquivista pode reunir, em um corpo de documentos
relativamente pequeno, todos os fatos de importância sobre a
existência de um órgão.
Valores Informativos
Os valores informativos derivam da informação contida nos
documentos oficiais relativa aos assuntos de que tratam as
repartições públicas e não da informação ali existente sobre as
próprias repartições.
São eles:
a) unicidade;
b) forma; e
c) importância.
Unicidade
Ao aplicar o teste o arquivista deve levar em conta tanto a
unicidade da informação, quanto a unicidade dos documentos que
contêm a informação. O termo unicidade , aplicado à informação,
significa que a informação contida em determinados documentos
oficiais não será encontrada em outras fontes documentárias de
forma tão completa e utilizável. A informação é obviamente única
se não pode ser encontrada em outro lugar. Para determinar se um
corpo de documentos é a única boa fonte de informação sobre um
dado assunto, é preciso ser um verdadeiro perito no mesmo.
Importância
O arquivista presume que sua primeira obrigação é a de conservar
a documentação que contenha informação que satisfará às
necessidades do próprio governo, e depois disso, por mais
indefinidas que sejam, as dos pesquisadores e do público em
geral. Antes de aplicar o teste da importância, o arquivista deve
estar certo de que os documentos satisfazem os testes de
unicidade e forma. O teste de importância relaciona-se a fatores
imponderáveis a matérias que não podem ser avaliadas com real
certeza. Os testes de unicidade e forma, ao contrário, referem-se
a fatores ponderáveis a assuntos que são passíveis de ser
avaliados na base de fatos que não deixam dúvidas.
a) o de seleção especial; e
b) o de amostra estatística.
Microfilmagem
Os objetivos da microfilmagem de documentos são, em geral, dois:
a) reduzir o seu volume;
Microfichas
Podem ser emitidas pelo sistema comum de microfilmagem ou através
do sistema COM Computer Output Microfilm, ou seja, saída direta
do computador para a microficha, através da fita spool, sem
passar pelo papel. Não é mais necessária a impressão
de quilômetros de formulários contínuos. Sua capacidade de
armazenamento é de até 420 fotogramas. As microfichas são usadas
em arquivos que sejam bastante utilizados devido à facilidade de
seu manuseio. Os equipamentos para a leitura das microformas
podem ser simples unicamente para a leitura ou conjugados
(leitoras/ copiadoras) para a leitura e cópia em papel.
Tecnologia da Informação
Os avanços tecnológicos, ao lado das vantagens que oferecem,
apresentam alguns problemas que merecem reflexão e exigem
soluções dentro de curto espaço de tempo: falta de respaldo
legal, no Brasil, que assegure o valor probatório dos registros
contidos em suportes informáticos; baixa durabilidade dos
materiais empregados, tornando necessária a transferência
periódica das informações para outros suportes; obsolescência, em
prazos de quatro a cinco anos, dos equipamentos necessários
à leitura das informações armazenadas; falta de padronização na
fabricação de equipamentos e suportes.
Transferência e recolhimento
Transferência e recolhimento são definidos respectivamente no
art. 1º, § 1º e art 1º, § 2º da Resolução nº 2 do CONARQ.
Tipos de transferência
Até a primeira metade do século XX a tradição arquivística
clássica considerava apenas duas idades dos arquivos:
. administrativa e
. histórica.
. permanente e
. periódica.
Permanente
é a que se processa em intervalos irregulares e exige, quase
sempre, que se indique em cada documento a data em que deverá ser
transferido. Só é aplicada em casos especiais. Periódica é a
remoção de documentos, em intervalos determinados.
Arquivos permanentes
Os arquivos permanentes constituem-se de materiais selecionados,
que são escolhidos de uma grande massa de documentos produzidos e
recebidos por um governo, devido ao seu valor comprobatório e
informativo. São escolhidos tomando-se por base não a apreciação
de certos documentos em particular, mas devido ao seu significado
no conjunto da documentação de um determinado assunto ou
atividade, ou, em termos mais amplos, na documentação de um
órgão, de um governo, ou mesmo da sociedade em certo estágio de
desenvolvimento. O trabalho de recolhimento de documentos a
arquivos permanentes tem um duplo objetivo: preservá-los e torná-
los disponíveis para serem usados.
. intelectuais e
. físicas.
1- guia,
2- inventário,
3- catálogo e
4- repertório.
Guia
Obra destinada à orientação dos usuários no conhecimento e na
utilização dos fundos que integram o acervo de um arquivos
permanente. É o instrumento de pesquisa mais genérico, pois se
propõe a informar sobre a totalidade dos fundos existentes no
arquivo. Sua finalidade é informar sobre o histórico, a natureza,
a estrutura, o período de tempo, a quantidade de cada fundo
integrante do acervo total do arquivo.
Inventário sumário
Instrumento no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de
uma de suas divisões são identificadas e descritas sucintamente.
Trata-se de instrumento do tipo arrolamento, cuja organização
deve refletir o arranjo adotado para a disposição do fundo, ou
parte dele, como uma série, por exemplo. Sua finalidade é
descrever a composição do fundo ou parte dele, pela enumeração
de suas unidades de arquivamento, sumariamente descritas e ao
mesmo tempo prover o arquivo de um instrumento preliminar de
busca para cada fundo.
O inventário deve ser precedido de uma introdução contendo
informações sobre os seguintes elementos:
Inventário analítico
Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de um
fundo ou de uma de suas divisões são identificadas e descritas
pormenorizadamente. Sua finalidade é propiciar ao usuário um
conhecimento individualizado das unidades de arquivamento,
através da descrição minuciosa de seu conteúdo.
Catálogo
Instrumento de pesquisa elaborado segundo um critério temático,
cronológico, onomástico ou geográfico, incluindo todos os
documentos pertencentes a um ou mais fundos, descritos de forma
sumária ou pormenorizada. Sua finalidade é agrupar os documentos
que versem sobre um mesmo assunto, ou que tenham sido produzidos
num dado período de tempo, ou que digam respeito a determinada
pessoa, ou a lugares específicos existentes num ou mais fundos.
Repertório
É o instrumento de pesquisa que descreve pormenorizadamente
documentos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais
fundos, segundo um critério temático, cronológico, onomástico ou
geográfico. Nesse tipo de instrumento está presente um juízo de
valor que estabelece ou não a inclusão de determinado documento.
Sua elaboração só se justifica em casos específicos, quando há
intenção de ressaltar documentos individuais relevantes. A
disposição das entradas e demais informações se assemelha à do
catálogo, sendo os itens descritos minuciosamente, cabendo mesmo
a transcrição de documentos na íntegra.
Descrição multinível
Se o fundo como um todo estiver sendo descrito, ele deverá ser
representado numa só descrição, utilizando-se os elementos
descritivos apropriados. Se é necessária a descrição das suas
partes, estas podem ser descritas em separado, usando-se
igualmente os elementos apropriados. A soma total de todas as
descrições assim obtidas, ligadas numa hierarquia, representa o
fundo e as partes para as quais foram elaboradas as descrições.
Elementos de descrição
Esses elementos são divididos em sete áreas:
- área de identificação,
- área de contextualização,
- área de conteúdo e estrutura,
- área de condições de acesso e uso,
- área de fontes relacionadas,
- área de notas e
- área de controle da descrição.
Atividades de conservação
A conservação compreende os cuidados prestados aos documentos e,
consequentemente, ao local de sua guarda.
b)limpeza;
c) alisamento;
d) restauração ou reparo.
Desinfestação
O método mais eficiente de combater os insetos é a fumigação. A
substância química a ser empregada nesse processo deve passar por
testes de garantia da integridade do papel e da tinta sob sua
ação. Com a fumigação os insetos, em qualquer fase de
desenvolvimento, são completamente destruídos.
Limpeza
É a fase posterior à fumigação. Na falta de instalações especiais
para essa operação, utiliza-se um pano macio, uma escova ou um
aspirador de pó.
Alisamento
Consiste em colocar os documentos em bandejas de aço inoxidável,
expondo-os à ação do ar com forte percentagem de umidade, 90 a
95%, durante uma hora, em uma câmara de umidificação. Em seguida,
são passados a ferro, folha por folha, em máquinas elétricas.
Caso existam documentos em estado de fragilidade, recomenda-se o
emprego de prensa manual sob pressão moderada. Na falta de
equipamento adequado, aconselha-se usar ferro de engomar caseiro.
Restauração
Os documentos devem ser tratados em relação à acidez, antes de se
tentar a restauração por qualquer método.
A restauração exige um conhecimento profundo dos papéis e tintas
empregados.
Vários são os métodos existentes. O método ideal é aquele que
aumenta a resistência do papel ao envelhecimento natural e às
agressões externas do meio ambiente, sem que advenha prejuízo
quanto à legibilidade e flexibilidade, e sem que aumente o volume
e o peso.
Banho de gelatina
Consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola, o
que aumenta a sua resistência, não prejudica a visibilidade e a
flexibilidade e proporciona a passagem dos raios ultravioletas e
infravermelhos. Os documentos, porém, tratados por este processo,
que é natural, tornam-se suscetíveis ao ataque dos insetos e dos
fungos, além de exigir habilidade do executor.
Tecido
Processo de reparação em que são usadas folhas de tecido muito
fino, aplicadas com pasta de amido. A durabilidade do papel é
aumentada consideravelmente, mas o emprego do amido propicia o
ataque de insetos e fungos, impede o exame pelos raios
ultravioletas e infravermelhos, além de reduzir a legibilidade
e a flexibilidade.
Silking
Este método utiliza tecido crepeline ou musseline de seda de
grande durabilidade, mas, devido ao uso de adesivo à base de
amido, afeta suas qualidades permanentes. Tanto a legibilidade
quanto a flexibilidade, a reprodução e o exame pelos raios
ultravioletas e infravermelhos são pouco prejudicados. É, no
entanto, um processo de difícil execução, cuja matéria prima é de
alto custo.
Laminação
Processo em que se envolve o documento, nas duas faces, com uma
folha de papel de seda e outra de acetato de celulose, colocando-
o numa prensa hidráulica.
O acetato de celulose, por ser termoplástico, adere ao documento,
juntamente com o papel de seda, e dispensa adesivo. A
durabilidade e as qualidades permanentes do papel são asseguradas
sem perda da legibilidade e da flexibilidade, tornando-o imune à
ação de fungos e pragas. Qualquer mancha resultante do uso pode
ser removida com água e sabão.
O volume do documento é reduzido, mas o peso duplica. A
aplicação, por ser mecanizada, é rápida e a matéria-prima, de
fácil obtenção. O material empregado na restauração não impede a
passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos.
Assim, as características da laminação são as que mais se
aproximam do método ideal.
Laminação manual
Este processo, desenvolvido na Índia, utiliza a matéria-prima
básica da laminação mecanizada, embora não empregue calor nem
pressão, que são substituídos pela acetona. A laminação manual,
também chamada laminação com solvente, oferece grande vantagem
àqueles que não dispõem de recursos para instalar equipamentos
mecanizados.
Encapsulação
Utiliza basicamente películas de poliéster e fita adesiva de
duplo revestimento.
O documento é colocado entre duas lâminas de poliéster fixadas
nas margens externas por fita adesiva nas duas faces; entre o
documento e a fita deve haver um espaço de 3mm, deixando o
documento solto dentro das duas lâminas.
A encapsulação é considerada um dos mais modernos processos de
restauração de documentos.
Elementos de redação técnica: documentos oficiais, tratamento de
correspondências, normas e despachos de correspondências e uso de
serviços postais.
CORRESPONDÊNCIA INFORMAL
a) Particular, familiar ou social
São os bilhetes, cartas, cartões quando trocados entre
particulares sobre assuntos pessoais, íntimos, de amor, de
amizade, de cortesia, de pêsames, etc..
Nesse tipo de correspondência a linguagem usada é mais literária
ou coloquial.
CORRESPONDÊNCIA FORMAL
Possui uma linguagem técnica, pois precisa ser rápida e exata
para poupar tempo. São elas:
a) Bancária: é a correspondência ligada a assuntos bancários.
b) Comercial: é quando ela se ocupa com qualquer transação
comercial ou industrial.
c) Oficial: é aquela enviada por órgãos de serviço público para
se manterem relações de serviço de administração pública, civil
ou militar de fundações ou associações.
ESQUEMA
Timbre
Procure sempre apresentar seu texto com boa estética, deixando
espaços entre as partes para que, no final, o documento fique bem
distribuído e claro.
Envelope
1 - Na frente do envelope ( destinatário ) você usará:
a) a forma adequada de tratamento ao destinatário
Ex.: Ao Senhor ( ou: Excelentíssimo Senhor, etc. )
b) o nome do destinatário
Ex.: JONAS MEDEIROS
c) o cargo ou a função dele
Ex.: Chefe do 3º Distrito Sanitário
d) o endereço completo dele ( rua, número, bairro, etc)
Ex.: Rua Pedro Ivo, 881 - Centro
e) o local e a sigla do Estado ( UF )
Ex.: Curitiba - PR
f) o CEP ( um número em cada quadrícula )
Ex : 8 0 0 0 0 - 0 3 0
Observações:
DF = Distrito Federal
AC = Acre
AL = Alagoas
AM = Amazonas
AP = Amapá
BA = Bahia
CE = Ceará
ES = Espírito Santo
GO = Goiás
MA = Maranhão
MG = Minas Gerais
MS = Mato Grosso do Sul
MT = Mato Grosso
PA = Pará
PB = Paraíba
PE = Pernambuco
PI = Piauí
PR = Paraná
RJ = Rio de janeiro
RN = Rio Grande do Norte
RO = Rondônia
RR = Roraima
RS = Rio Grande do Sul
SC = Santa Catarina
SE = Sergipe
SP = São Paulo
TO = Tocantins
São essas as siglas das Unidades Federais ( UF ).
No texto aparecem assim:
Curitiba PR
REDAÇÃO OFICIAL
É todo ato normativo e toda comunicação do Poder Público. Deve
caracterizar-se pela impessoalidade, uso do padrão culto de
linguagem, clareza, concisão, formalidade e uniformidade.
1. PECULIARIDADES DA REDAÇÃO OFICIAL
1.1. Impessoalidade
A redação oficial deve ser isenta da interferência da
individualidade. O tratamento impessoal que deve ser dado aos
assuntos que constam das comunicações oficiais decorre:
a) da ausência de impressões individuais de quem comunica;
b) da impessoalidade de quem recebe a comunicação; e
c) do caráter impessoal do próprio assunto tratado.
1.2. Linguagem
O texto oficial requer o uso do padrão culto da língua. Padrão
culto é aquele em que:
a) se observam as regras da gramática formal,
b) se emprega um vocabulário comum ao conjunto dos usuários do
idioma.
A obrigatoriedade do uso do padrão culto na redação oficial
procede do fato de que ele está acima das diferenças lexicais,
morfológicas ou sintáticas regionais, dos modismos vocabulares,
das idiossincrasias linguísticas, permitindo, por essa razão, que
se atinja a pretendida compreensão por todos os cidadãos.
A linguagem técnica deve ser empregada apenas em situações que a
exijam.
1.3. Formalidade
As comunicações oficiais devem ser sempre formais. Não só ao
correto emprego deste ou daquele pronome de tratamento, mais do
que isso, a formalidade diz respeito à polidez e à civilidade.
1.4. Padronização
A clareza de digitação, o uso de papéis uniformes e a correta
diagramação do texto são indispensáveis à padronização.
1.5. Concisão
A concisão é uma qualidade do texto, principalmente o do oficial.
Conciso é o texto que consegue transmitir um máximo de
informações com um mínimo de palavras.
A concisão é, basicamente, economia linguística. Isso não quer
dizer economia de pensamento, isto é, não se devem eliminar
passagens substanciais do texto no afã de reduzi-lo em tamanho.
Trata-se exclusivamente de cortar palavras inúteis, redundâncias,
passagens que nada acrescentem ao que já foi dito.
Deve-se perceber a hierarquia de ideias que existe em todo texto
de alguma complexidade: ideias fundamentais e ideias secundárias.
Essas últimas podem esclarecer o sentido daquelas, detalhá-las,
exemplificá-las; mas existem também ideias secundárias que não
acrescentam informação alguma ao texto, nem têm maior relação com
as fundamentais, podendo, por isso, ser dispensadas.
1.6. Clareza
A clareza deve ser a qualidade básica de todo texto oficial.
Claro é aquele texto que possibilita imediata compreensão pelo
leitor. A clareza não é algo que se atinja por si só: ela depende
estritamente das demais características da redação oficial. Para
ela concorrem:
a) a impessoalidade, que evita a duplicidade de interpretações
que poderia decorrer de um tratamento personalista dado ao texto;
b) o uso do padrão culto de linguagem, em princípio, de
entendimento geral e por definição avesso a vocábulos de
circulação restrita, como a gíria e o jargão;
c) a formalidade e a padronização, que possibilitam a
imprescindível uniformidade dos textos;
d) a concisão, que faz desaparecer do texto os excessos
linguísticos que nada lhe acrescentam.
É pela correta observação dessas características que se redige
com clareza. Contribuirá, ainda, a indispensável releitura de
todo texto redigido. A ocorrência, em textos oficiais, de trechos
obscuros e de erros gramaticais provém principalmente da falta da
releitura que torna possível sua correção.
A revisão atenta exige, necessariamente, tempo. A pressa com que
são elaboradas certas comunicações quase sempre compromete sua
clareza. Não se deve proceder à redação de um texto que não seja
seguida por sua revisão. Não há assuntos urgentes, há assuntos
atrasados , diz a máxima. Evite-se, pois, o atraso, com sua
indesejável repercussão no redigir.
b) do Poder Legislativo
Deputados Federais e Senadores
Ministros do Tribunal de Contas da União
Deputados Estaduais e Distritais
Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais
Presidentes das Câmaras Legislativas Municipais
c) do Poder Judiciário
Ministros dos Tribunais Superiores
Membros de Tribunais
Juízes
Auditores da Justiça Militar
2. O PADRÃO OFÍCIO
Há dois tipos de expedientes que se diferenciam antes pela
finalidade do que pela forma: o ofício e o memorando. Nos dois
adota-se uma diagramação única.
2.1. Partes do documento no Padrão Ofício
O ofício e o memorando devem conter as seguintes partes:
a) tipo e número do expediente, seguido da sigla do órgão que o
expede :
Exemplos:
Mem. 123/2002-MF
Of. 123/2002-MME
h) identificação do signatário
2.3. Ofício
Definição e Finalidade
Ofício é a comunicação que é expedida exclusivamente para tratar
assuntos oficiais entre órgãos da Administração Pública ou a
particulares.
Forma e Estrutura
Quanto à sua forma, o ofício segue o modelo do padrão ofício, com
acréscimo do vocativo, que invoca o destinatário, seguido de
vírgula.
Exemplos:
Excelentíssimo Senhor Presidente da República
Senhora Ministra
Senhor Chefe de Gabinete
Devem constar do cabeçalho ou do rodapé do ofício as seguintes
informações do remetente:
nome do órgão ou setor;
endereço postal;
telefone e endereço de correio eletrônico.
2.4. Memorando
Definição e Finalidade
O memorando é a modalidade de comunicação entre unidades
administrativas de um mesmo órgão, que podem estar
hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes. Trata-
se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna.
Sua característica principal é a agilidade. A tramitação do
memorando em qualquer órgão deve pautar-se pela rapidez e pela
simplicidade de procedimentos burocráticos. Para evitar
desnecessário aumento do número de comunicações, os despachos ao
memorando devem ser dados no próprio documento e, no caso de
falta de espaço, em folha de continuação.
Forma e Estrutura
Quanto à sua forma, o memorando segue o modelo do padrão ofício,
com a diferença de que o seu destinatário deve ser mencionado
pelo cargo que ocupa.
Exemplos:
Ao Sr. Chefe do Departamento de Administração
Ao Sr. Subchefe para Assuntos Jurídicos
Valor documental
Nos termos da legislação em vigor, para que a mensagem
de correio eletrônico tenha valor documental, isto é, para que
possa ser aceita como documento original, é necessário existir
certificação digital que ateste a identidade do remetente, na
forma estabelecida em lei.
3. EXPOSIÇÃO DE MOTIVOS
Exposição de motivos é o expediente dirigido ao Presidente da
República ou ao Vice-Presidente para:
a) informá-lo de determinado assunto;
b) propor alguma medida; ou
c) submeter a sua consideração projeto de ato normativo.
Em regra, a exposição de motivos é dirigida ao Presidente da
República por um Ministro de Estado.
4. MENSAGEM
É o instrumento de comunicação oficial entre os Chefes dos
Poderes Públicos, notadamente as mensagens enviadas pelo Chefe do
Poder Executivo ao Poder Legislativo para informar sobre fato da
Administração Pública; expor o plano de governo por ocasião da
abertura de sessão legislativa; submeter ao Congresso
Nacional matérias que dependem de deliberação de suas Casas;
apresentar veto; enfim, fazer e agradecer comunicações de tudo
quanto seja de interesse dos poderes públicos e da Nação.
5. AVISO
São atos emanados dos Ministros de Estado a respeito de
assuntos afetos aos ministérios. Aviso é expedido exclusivamente
por Ministros de Estado, para autoridades de mesma hierarquia, ao
passo que o ofício é expedido para e pelas demais autoridades
6. ATA
É o registro sucinto de fatos, ocorrências, resoluções e decisões
de assembleia, sessão ou reunião. Tem valor jurídico.
Características:
Por ser um documento de valor jurídico, não pode haver erros.
Caso haja erros constatados durante a redação, usa-se a palavra
digo e, em seguida, corrija o erro. Mas se constatar erro após a
redação, escreva a expressão:
Em tempo : Na linha xxx, onde se lê xxx, leia-se xxx.
Obs: ata só pode ser assinada depois de aprovada e feita
correção se houver.
- A ata é redigida por um secretário ou por um ad hoc ,
eventual, na sua falta.
- Não há parágrafos, se houver, só no primeiro.
- É um texto narrativo.
Partes:
- Dia, mês, ano e hora da reunião por extenso.
- Local e dada;
- Pessoas presentes;
- Pauta;
Fecho:
- Nada mais havendo a tratar, foi encerrada a sessão. E ,para
constar, eu, xxxxx, secretário, lavrei a presente ata, que após
lida e aprovada, será assinada.
- Nada mais havendo a tratar, o Senhor Presidente agradeceu a
presença de todos e deu por encerrados os trabalhos às vinte
horas ....
- Esgotada a pauta, foram encerrados os trabalhos às 20 horas
.....
Exemplo de ata:
Aos vinte e cinco dias do mês de junho do ano de dois mil e
sete, na sala dois do curso Fortium, unidade Rádio Center, Asa
Norte, às oito horas e trinta minutos, reuniram-se os alunos do
preparatório para concurso público e a professora Graziely para
tratarem de assuntos relacionados à redação oficial. Inicialmente
a professora expôs os assuntos que regem o texto ( colocar aqui
as narrações do que houve na aula). Nada mais havendo a tratar,
eu, Fulano de Tal, secretário, lavrei a presente ata que será
assinada por mim e demais pessoas presentes. XXXXXXXXXXXXXXXX
Assinatura 1
Assinatura 2
Assinatura 3
7. REQUERIMENTO é o instrumento por meio do qual o signatário
pede, a uma autoridade pública, algo que lhe pareça justo ou
legal.
Generalidades:
- Pode ser feito por qualquer pessoa que tenha interesse no
serviço público, seja, ou não, servidor público.
- Convém que se faça o requerimento na terceira pessoa não na
primeira: FULANO DE TAL, ..., requer ....
Partes:
Vocativo título( tratamento e nome do cargo ou função) do
destinatário. Sem saudações.
Ex: Senhor Delegado Regional da SE,
Preâmbulo Nome do requerente ( todo em caracteres maiúsculos,
de preferência), sua qualificação: nacionalidade, estado civil,
idade, filiação, naturalidade, domicilio, residência. No caso de
servidor inclui matricula e lotação.
Obs: O número de dados sobre o requerente pode ser maior ou
menor, tudo irá depender da finalidade do pedido.
Texto exposição do pedido em termos claros, simples, precisos e
concisos. Podem-se invocar leis, decretos e outros documentos em
que se fundamenta o pedido.
Fecho:
São usuais os seguintes:
Nesses temos,
pede deferimento
Ou Nestes termos,
aguarda deferimento. Ou
Pode ser abreviado: N. T. P. D.
Exemplo:
Vocativo,
NOME DO REQUERENTE, (dados pessoais e
profissionais), requer dispensa no ponto com remuneração
ordinária para participar de congresso...
Nestes termos,
Pede deferimento.
Local e data
Assinatura
8. CIRCULAR
Texto enviado a vários destinatários com um único conteúdo. Pode
ser interna ou externa.
Linguagem que deve ser evitada na redação oficial:
No início de textos:
Informamos que a senhora Graziely Aparecida de Souza assumiu o
excelente cargo ( subjetivo e prolixo)
Vimos informar que
No fecho:
Nada mais havendo para o momento, aproveitamos o ensejo e
colocamo-nos a inteira disposição para esclarecimentos ou Nada
mais havendo para o momento, aproveitamos o ensejo para desejar-
lhe um feliz aniversário
RESUMINDO:
CARACTERÍSTICAS E OU QUALIDADES DA REDAÇÃO OFICIAL
Impessoalidade Uso de termos e expressões impessoais. O
tratamento impessoal refere-se à (ao):
1. ausência de impressões individuais de quem comunica;
2. impessoalidade de quem recebe a comunicação;
3. caráter impessoal do próprio assunto tratado.
(TIMBRE)
Tipo no /ano/setor
Local e data.
A Sua Excelência o Senhor
Deputado [Nome]
Câmara dos Deputados
70.160-900 Brasília DF
Assunto: Resumo do teor do texto
Vocativo,
2,5 cm
1. Em complemento às observações transmitidas pelo telegrama no 154, de 24 de
abril último, informo Vossa Excelência de que as medidas mencionadas em sua carta no
6708,
dirigida ao Senhor Presidente da República, estão amparadas pelo procedimento admini
strativo
de demarcação de terras indígenas instituído pelo Decreto no 22, de 4 de fevereiro de 19
91 (cópia
anexa).
2. Em sua comunicação, Vossa Excelência ressalva a necessidade de que na
definição e demarcação das terras indígenas fossem levadas em consideração as característ
sócio-econômicas regionais.
3. Nos termos do Decreto no 22, a demarcação de terras indígenas deverá ser
precedida de estudos e levantamentos técnicos que atendam ao disposto no art. 231,
§ 1o, da
Constituição Federal. Os estudos deverão incluir os aspectos etno-históricos, sociológicos
,
cartográficos e fundiários. O exame deste último aspecto deverá ser feito conjuntamente
com o
órgão federal ou estadual competente.
4. Os órgãos públicos federais, estaduais e municipais deverão encaminhar as
informações que julgarem pertinentes sobre a área em estudo. É igualmente assegurada a
manifestação de entidades representativas da sociedade civil.
5. Os estudos técnicos elaborados pelo órgão federal de proteção ao índio serão
publicados juntamente com as informações recebidas dos órgãos públicos e das entidades civ
is
acima mencionadas.
Respeitosamente,
Fulano de Tal
Secretário do Conselho
Relações Humanas no Trabalho
I - O INDIVÍDUO
Sendo o grupo composto de indivíduos, é evidente que o seu êxito
depende, estreitamente, das atitudes dos indivíduos que o compõe.
1) A SIMPATIA:
Os fatores que levam dois indivíduos a se simpatizarem são ainda
pouco conhecidos.
2) PREPARO DO INDIVÍDUO:
Há vários pontos de vista a considerar para que os indivíduos
tenham êxito no trabalho em equipe:
É claro que estes valores têm que ser aplicados com sinceridade
absoluta; se forem apenas objetos de representação, máscara para
manipulação das pessoas, um dia ou outro serão descobertos. Mais
do que nunca se aplica neste caso a famosa afirmação de Bernard
Shaw: "Podes enganar a um todo o tempo; podes enganar a alguns,
algum tempo; mas não podes enganar a todos, todo o tempo".
4) Conheça a si mesmo:
Antes de culparmos os outros, numa situação de conflito, é
recomendável analisar-se com o cuidado necessário, a fim de
verificar se a causa do atrito não provém de nosso próprio
temperamento ou da nossa formação. [Acusar outrem de coisas que
não fez, é sinal de uma natureza desconfiada; quem possui esta
característica e sabe reconhecê-la, deverá desconfiar, antes de
tudo, de si mesmo.]
8) O controle de si mesmo:
O controle de si mesmo é difícil inicialmente, mas, aos poucos,
se torna um hábito, muito útil para melhorarmos as relações
humanas. (Pierre Weil)
Organização do trabalho: prioridades e
rotinas de trabalho
Organização
CONCEITOS:
1.1 Racionalização
2 Departamentalização
Exemplo:
1)
Presidente
2)
Gerente
Vendas
Divulgação Assistência Concorrências
Filial Filial
A B
Exemplo:
Diretório
Divisão Divisão Divisão
Farmacêutica Veterinária Química
Departamento Departamento
Vacinas Medicamentos
2.2.2 Agrupamento por localização
Exemplo:
Divisão De
Operações
Agência Agência
Recife Belém
2.2.3 Agrupamento por período de tempo
Exemplo:
Unidade
X
Exemplo:
Divisão
Vendas
Departamento
de Fiação
Exemplo:
Gerente
de Projeto
Engenheiro Encarregado Engenheiro Contador Chefe
de Projetos de Compras de Controle do Projeto de Execução
do Projeto
3.1 Conceito
3.2 Representação
Exemplo:
Clássico Circular
A
C1 C3
B A1
B A B1
C1 C2 A2 C2 C4
A3
Barra
B
C1
C2
3.4 Técnicas de montagem
I - Características
6. Direção singular : um só chefe em cada órgão.
7. A chefia é fonte exclusiva de autoridade.
8. As ordens e informações seguem pela via hierárquica.
9. Os empregados recebem ordem de um só chefe imediato.
II - Vantagens
10. Aplicação simples.
11. Fácil transmissão de ordens e recebimento de informações.
12. Definição clara dos deveres e responsabilidade.
13. Decisões rápidas.
14. Fácil manutenção da disciplina.
15. Baixo custo de administração.
III Desvantagens
16. Organização rígida.
17. Não favorece a especialização.
18. Sobre carregar a direção.
19. Exigir chefes excepcionais, tornando difícil a substituição.
IV Aplicações
20. Organizações de pequeno e médio porte.
21. Organizações militares e religiosas.
22. Níveis mais baixos das organizações complexas.
Exemplo:
Diretor
Supervisor Supervisor
Operador Operador
Máq. A Máq. B
I - Características
Os dirigentes, em quaisquer níveis, podem dispor, segundo suas
necessidades de um órgão de estudos, pesquisas, informações,
sugestões, planejamento e coordenação, etc. Estes órgãos são
denominados staff e tem a finalidade de prestar assessoramento,
exercendo somente a autoridade das ideias.
II Vantagens
23. Facilitar a participação de especialistas em qualquer ponto
da via hierárquica.
24. Tornar a organização mais facilmente adaptável às
necessidades.
25. Favorecer a execução dos trabalhos dos órgãos de linha.
26. Utilizar em maior grau a divisão do trabalho.
III Desvantagens
IV Aplicações
31. Organização de porte médio de caracter técnicos-científicas.
32. Níveis intermediários das organizações complexa.
Exemplo:
Presidente
STAFF
II Vantagens
38. Julgamento impessoal.
39. Pontos-de-vista mais gerais.
40. Facilita a participação de especialistas.
41. Melhoria na manipulação dos processos políticos : conselho
administrativo e diretoria executiva.
III Desvantagens
42. Responsabilidade mais diluída.
43. Decisões mais demoradas.
44. Dificuldades ou falta de segurança.
IV Aplicações
Cúpula das organizações complexas. Decisões de matérias
controvertidas (tribunais).
Exemplo :
Direção Geral
Conselho de Administração
Comissão Comissão
Consultiva RH
Diretoria Executiva
Assessoria Assessoria
I - Características
A principal característica deste tipo de agrupamento é a natureza
das atividades dos trabalho. Cada empregado pode receber
simultaneamente ordens de mais de um supervisor. Ela dá ênfase à
técnica e à especialização.
II Vantagens
45. Promover a especialização e o aperfeiçoamento.
46. Possibilitar melhores salários e maior rendimento.
47. Promover a cooperação e o trabalho em equipe.
48. Tornar a organização da produção bem mais flexível.
49. É mais econômico à médio e longo prazo.
III Desvantagens
50. Difícil aplicação exigindo grande habilidade gerencial.
51. Exige maior cuidado no processo de coordenação.
52. Difícil manutenção da disciplina.
53. Elevado custo de implantação.
IV Aplicações
Organizações de natureza industrial, especialmente em linhas de
produção e montagem.
3.6.5 Organização ou estrutura divisional
I - Características
A estrutura divisional é caracterizada por várias atividades mas
vinculadas a um objetivo comum, ou melhor específico dentro da
unidade organizacional, geralmente denominada divisão de
produção. Esta divisão pode ser constituída como uma verdadeira
empresa no plano gerencial, como um autêntico centro de lucro,
devendo seus dirigentes dispor dos recursos indispensáveis ao
pleno atendimento das responsabilidades que lhes são conferidas
pela direção superior da empresa.
II Justificativas
54. É um excelente instrumento de descentralização operacional.
55. As empresas norte-americanas adotam profit-center (centro
de lucro) englobando estrategicamente a ideia de
divisionalização e da descentralização operacional
controlada, sendo o gerente divisional inteiramente
responsável pelos resultados da unidade.
56. Cada estrutura divisional deve ser auto suficiente devendo
gozar de ampla competência, para conceber, desenvolver,
produzir e distribuir o respectivo produto, assim como, se
for o caso, comprar sua matéria prima, contratar seu pessoal
e outras atividades correlatas.
57. O gerente divisional, dentro do conceito de profit-
center , é inteiramente responsável pelos resultados de sua
unidade.
Exemplo :
General Eletric Company
Conselho de Administração
Grupo de Grupo de Grupos de Grupo Grupo de
Astronomia Produtos de Aplicação de Industrial Serviços
Consumo Eletricidade
Divisão de
Eletrônica
Divisão de
Propulsores
Conselho
3.6.6 Organizações ou estruturas com base em função
I - Características
61. Sua base é exclusivamente a função.
62. Cada departamento desenvolve uma única função.
63. Dá ênfase na técnica e no processo de trabalho
(especialização).
64. Objetivo permanente. Longo prazo. Rotinizada.
II Vantagens
65. Solidificação da especialização.
66. Flexibilidade no uso da mão de obra.
67. Uniformidade em normas e procedimentos.
68. Centralização de recursos similares à cada função.
69. Conhecimentos são transferidos de um projeto para outro.
70. Perspectiva de carreira para profissionais.
III Desvantagens
71. Surgimento de conflitos pela disputa de recursos.
72. Ênfase na especialidade em detrimento de projetos e
produtos.
73. Do ponto de vista de projetos a organização é considerada
inflexível e pouco eficiente.
74. Pode gerar no corpo de profissionais falta de motivação.
Exemplo :
Direção Geral
Diretoria
Executiva
I Pressupostos ou Características
75. Estão engajados em planejar e construir grandes fábricas ou
maquinaria pesada segundo especificações de clientes.
76. Dependem das inovações dos produtos dado que os fabricados
se tornam obsoletos em pouco tempo.
77. Os produtos projetados são tecnicamente complexos,
demandando uma grande dose de trabalho de desenvolvimento
que deve ser feito por um certo número de especialistas e
técnicos.
78. Os produtos / projetos devem ser desenvolvidos dentro de
rígidos cronogramas, para satisfazer as especificações dos
clientes ou a procura do mercado.
II Outras Características
79. Unidimensionais. Cada unidade da organização está voltada
para o desenvolvimento de um único projeto, sob uma única
gerencia.
80. A base da estrutura é o projeto, desenvolvido segundo
especificações dos clientes.
81. Objetivos e prazos bem definidos.
82. Prazo relativamente curto, sendo, portanto estrutura de
natureza temporária.
83. Depende de inovações do produto que se torna obsoleto em
pouco tempo.
84. A sua departamentalização interna é funcional.
III Vantagens
85. Unidade de direção, voltada para o objetivo único que é o
desenvolvimento do projeto.
86. Desenvolvimento do espírito de corpo, através da
identificação com o projeto.
87. O gerente controla todos os recursos de que necessita para
desenvolver o projeto.
IV Desvantagens da estrutura
88. Não é bem aceita pela organização permanente devido ao seu
caráter temporário.
89. Os meios são duplicados porque cada projeto existe uma
subestrutura funcional.
90. Os recursos são utilizados sem eficácia.
91. Insegurança no emprego, quando do término do projeto.
Diretoria Executiva
Vice
presidente
Projeto B
Vice
presidente
Projeto A
Vice
presidente
Marketing
Vice
presidente
Engenharia
Vice
presidente
Produção
Vice
presidente
Serviços
Grupo de engenharia de
sistema
Grupo de
planejamento e
controle da produção e
do produto
Direção Geral
Conselho de Administração
Comissão Comissão
Consultiva Salários
Comissão Comissão
Técnica Finanças
Pesquisa e Assessoria e
Desenvolvimento Planejamento
I - Características
92. É uma excelente alternativa principalmente para as
organizações que desenvolvem projetos.
93. Multidimensional, por se utilizar de características de
estruturas permanentes, por função e por projeto.
94. É permanente, sendo temporário apenas os grupos de cada
projeto.
95. Proporciona a empresa condição de flexibilidade e de
funcionalidade adequada para atender as mudanças ambientais.
III - Desvantagens
103. Sub utilização de recursos, com objetivo de se obter a
cobertura completa dos projetos, gerando insucesso na
obtenção de economias.
104. O homem do meio geralmente trabalha para dois chefes :
verticalmente se reporta ao seu gerente funcional e,
horizontalmente ao coordenador de projetos, ficando em
posição incômoda em caso de conflito.
105. O gerente funcional julga que o coordenador de projeto
interfere em seu território e esse por sua vez julga que tem
pouca autoridade nas áreas funcionais.
Gerente de Projetos:
106. Atividade gerencial de direção e avaliação do projeto.
107. Planejamento, proposição e implementação da política de
gerência do projeto.
108. Assegurar a compatibilidade de projeto com os compromissos
da organização.
Gerentes Funcionais
109. Manter as tarefas dentro do cronograma e do orçamento.
110. Estabelecer a política funcional, e as normas de
procedimento.
111. Selecionar elementos de direção devidamente capacitados.
112. Manter a qualidade técnica dos serviços prestados por seus
órgãos.
Vice
Presidente de
Serviços
Vice
Presidente de
Produção
Vice
Presidente de
Finanças
Vice
Presidente de
Engenharia
Vice
Presidente de
Projetos
Supervisor
de Serviços
Supervisor
de Produção
Supervisor
de Finanças
Supervisor
de
Engenharia
Projeto A
Projeto B
Projeto C
Diretoria
Executiva
Assessoria Assessoria
Pesquisa e Planejamento
desenvolvimento
Mercado
Governo Mão de Obra Concorrência Consumidor
4.0 - Produtividade
Produtividade = Produção
Recurso + Resultado
5 O que é um cliente ?
Autor desconhecido
6.2 - Adequação
7.1 Objetivo
7.2 Consequências
1. Reduzir os custos.
2. Aumentar a produtividade.
3. Diminuir o tempo.
Fases:
FT Folga total.
FL Folga livre.
FD Folga dependente.
FI Folga Independente.
7. Identificar o caminho crítico mostrando todas atividades que
fazem parte dele.
8. Construir o cronograma na data mais cedo.
12. Pesquisas.
13. Todos os tipos de construção.
14. Projeto, plano ou programa novo.
15. Manutenção.
16. Planejamento militar.
17. Montagem em geral.
18. Projetos administrativos em geral.
19. Controle de custos.
7.11 Os relatórios
2. Atividades ou tarefas
4. Evento inicial.
5. Evento final.
B
1 2
6. Diagrama ou rede
CONCEITOS E NORMAS
Uma tarefa ou atividade não pode ser iniciada sem que a anterior
tenha sido completada. A tarefa ou atividade que se segue não
pode ser realizada até que a presente esteja completa. Reduzimos
assim, que uma listagem de tarefas deve conter as tarefas
precedentes e as que seguem imediatamente e as que podem ser
feitas ao mesmo tempo.
Nó I Nó J
Atividade
Nó
A D
B E
1 2 1 3
B 2
Precedente Atividade
A C
AB D
A C A C
B D B D
Errado Certo
Quando uma atividade A é composta de muitas operações pode
acontecer a que outras, podem ser iniciadas, quando A está
parcialmente completa. Neste caso, devemos dividir a tarefa em
subtarefas ou atividades.
Nota: Evento ou nó