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Los registros contables en una empresa son esenciales para su éxito, ya que, además de
ayudar en la toma de decisiones estratégicas, es la manera de evaluar constantemente el
estado de sus finanzas y garantizar su rentabilidad. La importancia de llevar una correcta
contabilidad en la empresa es tal que sin ella no sabrías cuánto dinero entra y sale de tu
organización ni podrías planear para el crecimiento futuro. Las estrategias contables hacen
posible monitorear el estado financiero de tu negocio y permiten elaborar los reportes de
resultados y las proyecciones que guían el camino a seguir.
Luego de haber registrado las diversas transacciones económicas en el Libro Diario General,
debemos de asentar todos los montos asociados a sus respectivas cuentas. Hay que tener en
cuenta que a diferencia del libro Diario General, que se organiza de forma cronológica, el
Mayor General se ordena de acuerdo al tipo de cuenta.
Para comprender mejor lo que es el Mayor General y la forma en la que se realiza el posteo
desde el Diario, lo mejor es ver un ejemplo de un caso práctico. Vamos a suponer que
tenemos registrado en el Diario General las siguientes transacciones:
1. Lo primero que tenemos que tener en cuenta es que cada cuenta tendrá su folio separado de
las demás, en los cuales se anotarán tanto los debidos como los créditos que tenga esa cuenta.
Luego se calculará el saldo de dicha cuenta.
2. Al igual que en el diario, en el mayor general hay que tener en cuenta la fecha en la que se
realizó la transacción.
Así es como quedaría el pase al mayor general de las transacciones anteriores:
Ejemplo posteo libro mayor
En un principio, todo este proceso contable parece ser algo laborioso, lento y repetitivo. Sin
embargo, hoy en día existe software contable que nos facilitan esta tarea y lo pueden hacer
de forma automática. Algunos solo requieren que se introduzcan las entradas de diario y otros
automatizan el proceso completo.
3. Señale las reglas para debitar y acreditar a las cuentas del balance general
Al registrar una operación comercial intervienen por lo menos dos cuentas; una o varias que
reciben y una o varias cuentas que entregan.
Por ejemplo: Se realiza una consignación en el Banco Cafetero del saldo que había en caja
de $10.000.000. .
Como se pueden dar cuenta Recibe la cuenta de Bancos y Entrega la cuenta de Caja. Es decir
que la cuenta que recibe va en él Debe y la cuenta que entrega va en el Haber.
Al registrar una operación comercial en forma de Debitos y Créditos, los valores anotados en
él Debe tienen que ser siempre iguales a los valores anotados en el Haber.
Las Cuentas del Activo y de Gastos deben tener saldo Debito, es decir su movimiento Debito
es mayor que el movimiento Crédito.
Las Cuentas del Pasivo, Patrimonio e Ingresos, deben tener saldo Crédito, es decir su movimiento
Crédito es mayor que el movimiento Debito.
La partida doble nace de un hecho económico entre dos partes y se basa en la teoría de "no
hay deudor sin acreedor", es decir, que si compro un producto yo soy el deudor y
mi proveedor será el acreedor.
Ejemplo
Si vendo mi producto tengo que contabilizar el dinero que me pagan por el bien y tamién he
de contabilizar la disminución del bien que he vendido.
La utilidad neta es aquella resultante luego de descontar de las utilidades obtenidas por
una empresa u organización, todos los gastos y tributos correspondientes.
La utilidad neta es el beneficio económico efectivo que obtienen los dueños de una empresa
u organización. En ella se consideran no solo los ingresos obtenidos sino que también todos
los gastos en los que fue necesario incurrir para conseguirlos, además de las obligaciones con
terceros (tributarias, con los bancos y otras).
Costo de ventas
El costo de ventas es un renglón del Estado de Resultados o de Pérdidas y Ganancias, el cual
significa el costo de la mercancía que se vendió.
Las formas de obtenerse es por formula o de manera directa, otra vez dependiendo del sistema
por que haya optado la empresa, en este caso los métodos más comunes son:
-Mercancías Generales, que no lo recomiendo.
-Sistema Analítico o Pormenorizado, y
-Sistema de Inventarios Perpetuos, que es donde sale automático el costo de lo vendido
Asociación. Se deben asociar con los ingresos devengados en cada período los costos y
gastos incurridos para producir tales ingresos, registrando unos y otros
simultáneamente en las cuentas de resultados. Cuando una partida no se pueda asociar
con un ingreso, costo o gasto, correlativo y se concluya que no generara beneficios o
sacrificios económicos en otros períodos, debe registrarse en las cuentas de resultados
en el período corriente. [Dec.2649,12°]
Los costos y los gastos deben estar asociados, en la mayoría de los casos a rentas específicas.
Sin embargo, no siempre se puede determinar estas relación en forma directa entre el ingreso
y su respectivo costo o gasto debiéndose entonces registrarse en las cuentas de resultado del
período corriente cuando:
Las Normas de Auditoría consideran este principio como Asociación de Causa y Efecto en
el reconocimiento de gastos así:
Los asientos del lado izquierdo de una cuenta son los débitos (debe), y las cuentas con saldos
al lado izquierdo (de activo y gastos) son cuentas de débitos. Los asientos del lado derecho
de una cuenta son los créditos (haber), y las cuentas con saldos al lado derecho (pasivo,
capital, ingresos y utilidad) son cuentas de créditos. Entender lo que son los débitos y créditos
es algo esencial para la teneduría de libros y el análisis del balance general.
Los débitos (o ingresos) incrementan las cuentas de débito o disminuyen las cuentas de
crédito. Por ejemplo, un débito puede mostrar un incremento del activo, un gasto o una
disminución del pasivo.
Los créditos (o egresos) incrementan una cuenta de crédito o disminuyen una de débito. Por
ejemplo, un crédito puede registrar la disminución del activo y el aumento del pasivo, de
un ingreso o utilidad.
c) Recuerda que los libros siempre deben estar "equilibrados", es decir, cada asiento de
débito debe estar acompañado por uno de crédito, y viceversa. En la teneduría de
libros contables, a eso se le llama "sistema de doble entrada".
d) Elabora el balance general poniendo todas las cuentas de débito a la izquierda y las
cuentas de crédito a la derecha. Por ejemplo, supón que la empresa ABC tiene
$5000 de efectivo, $7000 de existencias, $3000 de capital y $9000 de superávit. El
balance general debe verse como se muestra en la ilustración.
e) Prepara el libro mayor (el libro para llevar los registros contables). Pon el saldo
deudor a la izquierda y el saldo acreedor a la derecha. Recuerda que todas las
cuentas de débitos tienen saldos deudores y las cuentas de créditos, saldos
acreedores. Para nuestro ejemplo, el libro mayor se vería así:
f) Para cada operación realizada, toma en cuenta qué se intercambia por qué,
qué cuenta de débito afecta y si su efecto es incrementar o disminuir. ¿Acaso
cambia la cantidad de efectivo, de cuentas por cobrar, de existencia, de bienes de
uso o es un gasto? Si la operación aumenta una cuenta de débito, escribe un asiento
de débito en esa cuenta de débito, y automáticamente después un asiento de crédito
en la cuenta de crédito correspondiente. Si la operación disminuye una cuenta de
débito, escribe un asiento de crédito en esa cuenta de crédito, y automáticamente
después una cuenta de débito en la cuenta de débito correspondiente.
Consiste en el inicio del ciclo contable con los saldos de las cuentas del balance de
comprobación y del mayor general del período anterior.
3.- Pase del diario al libro mayor: Consiste en registrar en las cuentas del libro mayor los
cargos y créditos de los asientos consignados en el diario.
8.- Cierre de libros Consiste en contabilizar en el libro diario los asientos para cerrar las
cuentas temporales de capital, procediendo luego a pasar dichos asientos al libro mayor,
transfiriendo la utilidad o pérdida neta a la cuenta de capital. Los saldos finales en el balance
general se convierten en los saldos iniciales para el período siguiente.
10. Explique la naturaleza de los asientos de ajuste
Concepto.
Se denominan asientos de ajuste al conjunto de operaciones o transacciones
practicadas periódicamente en una empresa, aplicando la base del devengado con la
finalidad de determinar razonablemente las variaciones patrimoniales y los resultados
obtenidos en esta.
Objetivos
Los objetivos de los asientos de ajuste son:
Determinar los resultados obtenidos en una empresa aplicando la base de
contabilidad del devengado.
Determinar la situación patrimonial y financiera de una empresa a una determinada
fecha, incluyendo operaciones de devengamiento.
Verificar y corregir (cuando corresponda) la exactitud de las partidas registradas.
Reconocer los efectos de la inflación de acuerdo con normas de contabilidad, para
preparar y emitir estados financieros a moneda constante.
Características
Las principales características que identifican a los asientos de ajuste son:
Se preparan sobre la base del devengando (Las variaciones patrimoniales que deben
considerarse para establecer el resultado económico y las que competen a un
ejercicio sin entrar a considerar si fueron cobradas o pagadas).
Se incorporan operaciones pendientes a una determinada fecha.
Se efectúan regularizaciones de saldos en ciertas cuentas que a determinada fecha
no son correctos (Es decir pueden estar en menos o más, como también exponer
saldos deformados).
Se preparan periódicamente (Recomendable incorporar en la contabilidad
mensualmente).
Se preparan en comprobantes de diario traspaso (Porque no existe movimiento de
fondos).
Se reconocen operaciones emergentes de la aplicación de disposiciones jurídicas
(tributarias y sociales).
El periodo contable, como uno de los principios de contabilidad considerados por nuestra
legislación, se refiere a que las operaciones económicas de una empresa se deben reconocer
y registrar en un determinado tiempo, que por regla general es de un año, que va desde el 01
de enero a 31 de diciembre, aunque se puede también trabajar con periodos de tiempo
diferentes como el mes, semestre, trimestre, etc.
Los Asientos de Ajustes: Son los registros requeridos al final de un periodo para actualizar
las cuentas antes de la preparación de los estados financieros.
Un balance de comprobación ajustado es una lista de los saldos de las cuentas del libro
mayor, que se crearon después de la preparación de los asientos de ajuste. El balance de
comprobación ajustado contiene los saldos de ingresos y gastos, junto con los de los activos,
pasivos y capital.
Un balance de comprobación ajustado es una lista de los saldos de las cuentas del libro
mayor, que se crearon después de la preparación de los asientos de ajuste. El balance de
comprobación ajustado contiene los saldos de ingresos y gastos, junto con los de los activos,
pasivos y capital.