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ASPECTOS TEÓRICOS

Describir, como parte componente de las Técnicas Documentales, es


representar cosas, sensaciones, pensamientos o personas por medio del
lenguaje, refiriendo o explicando sus distintas partes, cualidades o
circunstancia; definir una cosa. Acto de describir. En el quehacer archivístico,
utilizamos la descripción aplicada al documento.

La aplicación de conocimientos modernos en la descripción contribuye en gran


manera a una comprensión cabal del acto de Describir. Teoría de las
Descripciones de Bertrand Russell. Desarrollo e interpretación de Fregue y de
Wittgenstein que nos indican sobre:

DESCRIPCIONES DEFINIDAS

Que son aquellas proposiciones específicas que determinan aspectos


singulares que permiten identificar el objeto de estudio: tipo de descripción
definidas, son las de mayor utilización en el campo archivístico al utilizar datos
(proposiciones) concretos sobre determinados documentos; ej.; Decreto
supremo.

DESCRIPCIÓN INDEFINIDAS

Consideradas a aquellas proposiciones que son genéricas y determinan


aspectos muy amplios que no permiten identificar el objeto de estudio, sino de
una forma muy abstracta, este tipo de descripciones se emplean generalmente
en forma conceptual, muy empleado para la clasificación documental; ej.;
Actas.

Estas dos definiciones auxilian conceptualmente en la identificación del


documento (análisis Documental), pero no implica que puedan demostrarlo,
porque la identificación es un concepto a-posteriori.

En la Descripción documental cada Descripción representa un objeto, las


proposiciones que acompañan en la oración o el auxiliar descriptivo, expresa
generalmente lo que se dice con respecto al tal documento-objeto; esto nos

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permite tener una idea de los descriptores, que no siempre todos los datos
utilizados en la Descripción pueden utilizarse como descriptores, si no como
auxiliares de conceptos. Es decir los Descriptores generalmente son nombres
propios y reales del objeto o documento.

Los datos son conceptos o términos que significativamente no podemos


descomponer en unidades expresivas más pequeñas para nuestros propósitos.
Pueden estar estructurados como en el caso de “fecha”, que para nuestros
análisis, necesariamente tiene una estructura de “día, mes, año”.

La información mínima que se puede utilizar en la Descripción es un nombre y


su descriptor:

ej. DECRETO: de gobierno provincial nacional

también puede incluir: número, lugar (geográfico), fecha

El nombre deberá ser elegido entre los términos que tengan mayor significación
posible para el usuario.

Estas alternativas, nos conducen acertadamente a pensar que no siempre las


Descripciones “representan” algo real y tangible:

- Un sustantivo o nombre (propio) representan al objeto porque así se llama.

- Una proposición puede ser verdadera aun cuando su contenido no sea real,
este aspecto es comprobable por el método diplomático.

- Una proposición puede ser falsa aun cuando su contenido sea real.

- Una proposición debe ser verdadera no solo por su estructura sino también
por la verificación del hecho al cual se refiere.

No es suficiente que un Archivo esté clasificado en debida forma y ordenado de


acuerdo a normas preestablecidas, sea cual fuere su cantidad documental. Es
necesario tener herramientas adecuadas para utilizar en sus máximas
posibilidades la Información, al mismo tiempo que estas herramientas nos
permitan ahorrar tiempo y economía. El conjunto de actividades que despliega
el archivero para preparar catálogos, índices, inventarios y otros instrumentos

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descriptivos de los documentos. La Descripción consiste en enunciar los
caracteres internos y externos de los documentos.

Al hablar de Información nos referimos a la documental: como datos necesarios


que le interesan al usuario.

La función de Descripción es la de conocer la existencia documental


(constancia de existencia)

1) Para control (auxiliadores descriptivos de control);

2) Para la consulta o investigación.

Entre otros beneficios y objetivos de la Descripción, podemos citar:

- Estimular la utilización de la Información, dando a conocer mediante los


auxiliares descriptivos que permiten una recuperación de información para la
investigación, en forma adecuada, rápida y eficaz.

- Evitar pérdidas de Información obtenida.

- Ampliar los recursos de Información de modo que se pueda utilizar un mayor


porcentaje del habitual.

- Mejorar la organización de los conocimientos almacenados en los repositorios


documentales.

- Relacionar hechos e ideas que permitan descubrir asociaciones y


conclusiones ocultas.

Para alcanzar los fines explícitos de la Descripción necesariamente recurrimos


a una serie de procedimientos como:

- Evaluación de los documentos correspondientes a cada Archivo.

- Elección del sistema descriptivo que se ha de utilizar, teniendo en cuenta las


distintas ventajas que nos brinda cada sistema, incluyendo el de la utilización
de ordenadores.

- Realización de las distintas actividades a fin de complementar toda la


Información referente al documento.

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Un concepto más claro en las Técnicas Descriptivas; a la apertura o empleo de
sistemas adecuados a la realidad documental, que nos permita la recuperación
del documento y de la Información contenida.

JUSTIFICACIÓN DE LAS TÉCNICAS DOCUMENTALES

Un auxiliar Descriptivo es la representación por escrito de la Información de


Documentos específicos. Por ser producto de actividades de una institución, se
registra también aspectos de la organización de la entidad productora y sirve
sobre cualquier objetivo, para la consulta del usuario; quien manifiesta
permanentemente las necesidades de Información.

Toda toma de decisiones y actos de investigación, requieren de una


permanente alimentación de Información, algunas de estas necesidades son:

- Saber si existen procedentes sobre determinados actos de la administración y


cuáles son los procedimientos realizados para la toma de decisiones.

- Conocer, en el campo de la investigación, los contenidos documentales, e


inclusive, si se han realizado algunas investigaciones sobre el tema, tanto en lo
administrativo como en lo científico o histórico.

- Necesidad de Información en el curso de un trabajo de investigación.


Generalmente, tanto el usuario como el investigador, requieren de datos
precisos, sea en trámite o en un trabajo de investigación en curso, por lo cual
se hace necesario encontrar y verificar información adecuada a cada una de
las necesidades.

PROGRAMA DOCUMENTAL

Normalmente se tiene por programa documental a la elección de sistemas a


realizar en el Archivo para un tratamiento de la Información efectiva; pero, para
lograr un mejor servicio, incorporamos en el programa algunos aspectos que
permiten al archivero conocer primero la producción documental, a través de un
análisis documental, evaluar la información y posteriormente administrar la
información adecuada a las necesidades de cada archivo.

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Para realizar adecuadamente un programa documental, se cumplen algunas
etapas.

PLANIFICACIÓN Y
CONTROL

Es la etapa primaria del trabajo intelectual; es necesario tomar en cuenta los


distintos planes a llevarse a cabo, cuales son los inmediatos, de acuerdo con
las necesidades del archivo que se han describir. Normalmente se realizan
acciones a corto, mediano y largo plazo.

TÉCNICAS DE
ESTUDIO

En esta etapa se aplican las técnicas de resúmenes, extractos, metodología a


emplear, redacción de notas, sinopsis documentales, los borradores. Es en
esta etapa cuando se realiza un análisis sobre las formas de almacenamiento
de la información y el inicio de la indización.

DOCUMENTACIÓN

En esta etapa en necesario considerar sobre todo la actualización de la


documentación con la salvedad de los archivos cerrados, considerando los
aspectos principales como:

- Encontrar la información solicitada,

- Reunir datos de acuerdo con la demanda,

- Seleccionar la información de acuerdo a determinados temas,

- Almacenar estas experiencias, a fin de evitar repeticiones de investigaciones,

- Organizar todos aquellos aspectos concernientes a los datos acumulados y


acumulables para una óptima organización de la información.

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TÉCNICAS DE PRESENTACIÓN

Se considera que no es suficiente realizar un buen trabajo descriptivo, sino que


es necesario realizar determinadas actividades que permitan una adecuada
presentación de la información, es decir, tener una clasificación adecuada de
cuando se presenta un informe verbal, considerándose:

 la estructura del informe.


 el estilo.
 el argumento.

La evolución de las técnicas nos conduce a la elaboración de los Auxiliares


Descriptivos.

Elaborar esos auxiliares supone dos etapas. Una serie de operaciones previas
vinculadas a la búsqueda de información y de la ejecución propia del
documento que es redactarlo, corregirlo, ponerlo a disposición de los usuarios;
todas formalidades que pueden agruparse en:

1) Redacción

2) Tipografía.

En lo que se refiere al aspecto tipográfico, se toman todos los cuidados.

La presentación, la claridad, el tipo de letra, las relaciones de información, los


diagramas, los márgenes de resúmenes, el uso de colores, títulos destacados
que faciliten el uso.

A su vez, para que la exposición de los Auxiliadores Descriptivos sea didáctica


debe cumplir estas características:

- Dominio de lo que es objeto de exposición.

- Exactitud y objetividad de los datos presentados.

- Separación nítida entre lo esencial y lo secundario.

- Organización de las diversas partes.

- Conclusiones.

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RECOLECCIÓN DE
INFORMACIÓN

Toda elaboración de auxiliar para un curso comienza con la recolección de la


información necesaria, que se ubican en los documentos administrativos:

expediente, resoluciones, órdenes de servicio, reglamentos etc., en los datos


que surgen las tablas, organigramas, gráficas, etc.;

LA ORGANIZACIÓN DE LA COMUNICACIÓN

La idea que se tiene de un archivo pasivo, que solo responde a la demanda de


la información es obsoleta, un archivo tiene una permanente comunicación de
sus contenidos como en el sistema de alimentación de información.
Consideramos aspectos como:

 Programas de difusión de la información


 Programas de alimentación documental,
 Canales y medios de conducción,
 estrategias,
 formas,
 instrumentos.

Y los distintos sistemas reprográficos:

 gráficos,
 diapositivas,
 filmes,
 proyecciones cenitales,
 videos,
 circuitos cerrados,
 audiocassettes,
 demostraciones etc.

OBJETIVO DEL PROGRAMA

En cierta forma, los objetivos del programa son los propios de la Descripción:

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Tener un conocimiento amplio sobre los valores informativos de los
documentos, a fin de determinar el grado de importancia y accesibilidad de
cada tipo documental;

Comprobar la existencia documental ingresada, la que se encuentra en


movimiento y la de trámite;

Hacer accesible los documentos: para ello es necesario hacer un estudio sobre
la información administrativa, tecnológica y científica que pueda contener el
documento;

Analizar cada una de las etapas a realizar en la Descripción manera que no


quede trunca por falta de cálculo para cada sistema empleado.

Planificar que la información volcada en auxiliadores descriptivos, está


adecuada para la aplicación de medios tecnológicos, como ser la informática.

Es necesario tener una idea clara en el programa de cuáles son los auxiliares
más importantes o prioritarios a realizar, así tenemos:

Registro

Es un auxiliar descriptivo compuesto por asientos en los que se registran datos


que identifican a los documentos, nos permite llevar el control sobre la
producción de documentos.

Inventarios

Auxiliar descriptivo más complejo y amplio que el registro, nos permite llevar
control de movimiento y existencia de los documentos, es un auxiliar para el
archivero, netamente archivístico; en algunos casos, el inventario permite la
consulta de los usuarios. El inventario se realiza después de la Ordenación.

Índice

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Auxiliar descriptivo utilizado para la búsqueda y recuperación de la información,
tiene amplia relación con la informática, y estructurando el lenguaje, nos
permite formar el tesauro.

Guías

Muy necesario sobre todo en aquellos archivos no centralizados, en archivos


históricos o en archivos con varios fondos documentales, la guía cumple la
función de registrar el patrimonio documental de los archivos.

Guías generales: En término general es todo conjunto de documentos de una


central determinada o una subdivisión importante de una gran central de
archivos. Los documentos se describen por lo general ya sea al nivel jerárquico
consecutivo, es decir, el de subgrupo.

Catálogo

Es un auxiliar descriptivo no específicamente del archivo, se utiliza y


recomienda para documentos de cierta importancia, muy selectos en cada
archivo.

Al hablar de los diferentes auxiliares descriptivos, el programa debe contemplar


los soportes en los cuales se han de efectuar los asentamientos de datos, para
tal efecto tenemos:

Libros y encuadernados

Cuando se trata de libros como soportes, son manuscritos, los libros de registro
de las entidades, que son útiles y hasta aplicables a los archivos, contienen
información suficiente como llevar un control documental adecuado.

No sucede lo mismo con los encuadernados, que algunas entidades realizan


en papeles sueltos y escritos a máquinas o impresos, y cada determinado
tiempo o número de fojas los encuadernan, tomando el aspecto de libro: este
tipo de soportes pueden dar una seguridad en cuanto a la pérdida de asientos,

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registros, etc. Estos libros son útiles para los registros, que se realizan cuando
la documentación se encuentra en etapa de inicio de gestión o trámite, por lo
que los documentos son registrados por su cronología o número de orden,
respeta la procedencia y el orden original.

Fichas

Un buen número de instituciones han adoptado este soporte, por la comodidad


que representa para trabajar con ficheros, ya que estos pueden llevar
ordenamiento cronológico, temático, numérico, etc., pudiendo también
intercalarse fichas cuando así se necesita.

El programa documental debe abarcar desde el Análisis de los documentos


hasta la etapa final del archivo que sería la edición de los auxiliares
descriptivos. Consideramos entonces que un Programa documental debe
contener:

1) Análisis documental;

2) Identificación del documento;

3) Control de gestión;

4) Evaluación rendimiento informativo;

5) Descripción propiamente dicha;

6) Administración de la información;

7) Análisis estadístico de la información.

ARCHIVOS SIN AUXILIARES DESCRIPTIVOS

No existen Archivos sin Auxiliar Descriptivos, por lo menos, sin los auxiliares
que convencionalmente denominamos o conocemos; analicemos:

Todo núcleo documental al que se le aplican las técnicas documentales como


la Clasificación, ordenación, Descripción y selección se denomina “archivo”

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correctamente, pero si mínimamente no se le aplican las Técnicas
Documentales, no se considera archivo, sino “repositorio documental”.

LOS
USUARIOS

Una de las razones por las cuales se elaboran Auxiliares Descriptivos, consiste
en suministrar servicios adecuado a los usuarios; es conveniente comprender
lo que significa el término usuarios; es conveniente comprender lo que significa
el término usuarios para los archiveros.

El término usuario, se aplica a la persona que tiene derecho a usar de la cosa


ajena con cierta limitación.

En el Archivo, el usuario es “la persona que hace uso de su derecho para tener
acceso a la documentación e Información, con las limitaciones determinadas
por el grado de accesibilidad de los documentos”.

Son distintas las categorías de usuarios que se presentan en los Archivos para
efectuar consultas, y cuanto más cualitativa sea la Información que tiene un
Archivo, mayor será el número de usuarios que asistan a efectuar consultas.

Según Manuel Vázquez, nos da una orientación del usuario relacionado con los
Auxiliadores Descriptivos: el primer usuario es el administrador o el funcionario
de la institución donde el documento cumple su finalidad, para este tipo de
consultante los auxiliares descriptivos deberán ser rápidos y ágiles, de modo
que tenga la Información correctamente servida en el menos tiempo posible.

Para Pilar Serra Navarro “el tipo de consultantes determina variantes en la


comunicación”, nuevamente tenemos a la entidad productora como prioridad
absoluta de los usuarios, si bien es conveniente aclarar que el funcionario
consultante del Archivo no tiene derecho sobre la totalidad de la Información
que contiene un Archivo, tampoco está eximido de su identificación y de la
garantía de la devolución cuando se efectúa un préstamo documental.

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Para Emilia Currás es indispensable la existencia de los usuarios,
condicionante por la cual se efectúa toda la labor documental, y en base a los
cuales se llevan a cabo los procesos documentales e informativos.

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