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DESCRIPCIONES DEFINIDAS
DESCRIPCIÓN INDEFINIDAS
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permite tener una idea de los descriptores, que no siempre todos los datos
utilizados en la Descripción pueden utilizarse como descriptores, si no como
auxiliares de conceptos. Es decir los Descriptores generalmente son nombres
propios y reales del objeto o documento.
El nombre deberá ser elegido entre los términos que tengan mayor significación
posible para el usuario.
- Una proposición puede ser verdadera aun cuando su contenido no sea real,
este aspecto es comprobable por el método diplomático.
- Una proposición puede ser falsa aun cuando su contenido sea real.
- Una proposición debe ser verdadera no solo por su estructura sino también
por la verificación del hecho al cual se refiere.
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descriptivos de los documentos. La Descripción consiste en enunciar los
caracteres internos y externos de los documentos.
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Un concepto más claro en las Técnicas Descriptivas; a la apertura o empleo de
sistemas adecuados a la realidad documental, que nos permita la recuperación
del documento y de la Información contenida.
PROGRAMA DOCUMENTAL
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Para realizar adecuadamente un programa documental, se cumplen algunas
etapas.
PLANIFICACIÓN Y
CONTROL
TÉCNICAS DE
ESTUDIO
DOCUMENTACIÓN
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TÉCNICAS DE PRESENTACIÓN
Elaborar esos auxiliares supone dos etapas. Una serie de operaciones previas
vinculadas a la búsqueda de información y de la ejecución propia del
documento que es redactarlo, corregirlo, ponerlo a disposición de los usuarios;
todas formalidades que pueden agruparse en:
1) Redacción
2) Tipografía.
- Conclusiones.
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RECOLECCIÓN DE
INFORMACIÓN
LA ORGANIZACIÓN DE LA COMUNICACIÓN
gráficos,
diapositivas,
filmes,
proyecciones cenitales,
videos,
circuitos cerrados,
audiocassettes,
demostraciones etc.
En cierta forma, los objetivos del programa son los propios de la Descripción:
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Tener un conocimiento amplio sobre los valores informativos de los
documentos, a fin de determinar el grado de importancia y accesibilidad de
cada tipo documental;
Hacer accesible los documentos: para ello es necesario hacer un estudio sobre
la información administrativa, tecnológica y científica que pueda contener el
documento;
Es necesario tener una idea clara en el programa de cuáles son los auxiliares
más importantes o prioritarios a realizar, así tenemos:
Registro
Inventarios
Auxiliar descriptivo más complejo y amplio que el registro, nos permite llevar
control de movimiento y existencia de los documentos, es un auxiliar para el
archivero, netamente archivístico; en algunos casos, el inventario permite la
consulta de los usuarios. El inventario se realiza después de la Ordenación.
Índice
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Auxiliar descriptivo utilizado para la búsqueda y recuperación de la información,
tiene amplia relación con la informática, y estructurando el lenguaje, nos
permite formar el tesauro.
Guías
Catálogo
Libros y encuadernados
Cuando se trata de libros como soportes, son manuscritos, los libros de registro
de las entidades, que son útiles y hasta aplicables a los archivos, contienen
información suficiente como llevar un control documental adecuado.
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registros, etc. Estos libros son útiles para los registros, que se realizan cuando
la documentación se encuentra en etapa de inicio de gestión o trámite, por lo
que los documentos son registrados por su cronología o número de orden,
respeta la procedencia y el orden original.
Fichas
1) Análisis documental;
3) Control de gestión;
6) Administración de la información;
No existen Archivos sin Auxiliar Descriptivos, por lo menos, sin los auxiliares
que convencionalmente denominamos o conocemos; analicemos:
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correctamente, pero si mínimamente no se le aplican las Técnicas
Documentales, no se considera archivo, sino “repositorio documental”.
LOS
USUARIOS
Una de las razones por las cuales se elaboran Auxiliares Descriptivos, consiste
en suministrar servicios adecuado a los usuarios; es conveniente comprender
lo que significa el término usuarios; es conveniente comprender lo que significa
el término usuarios para los archiveros.
En el Archivo, el usuario es “la persona que hace uso de su derecho para tener
acceso a la documentación e Información, con las limitaciones determinadas
por el grado de accesibilidad de los documentos”.
Son distintas las categorías de usuarios que se presentan en los Archivos para
efectuar consultas, y cuanto más cualitativa sea la Información que tiene un
Archivo, mayor será el número de usuarios que asistan a efectuar consultas.
Según Manuel Vázquez, nos da una orientación del usuario relacionado con los
Auxiliadores Descriptivos: el primer usuario es el administrador o el funcionario
de la institución donde el documento cumple su finalidad, para este tipo de
consultante los auxiliares descriptivos deberán ser rápidos y ágiles, de modo
que tenga la Información correctamente servida en el menos tiempo posible.
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Para Emilia Currás es indispensable la existencia de los usuarios,
condicionante por la cual se efectúa toda la labor documental, y en base a los
cuales se llevan a cabo los procesos documentales e informativos.
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