REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL

“SIMÓN RODRÍGUEZ”
NÚCLEO PALO VERDE
CARRERA: ADMINISTRACIÓN
MENCIÓN: RECURSOS MATERIALES Y FINANCIEROS

LINEAMIENTOS DE CONTROL INTERNO ADMNISTRATIVO PARA

OPTIMIZAR LA GESTIÓN DE INSUMOS EN EL DEPARTAMENTO
DE SUMINISTROS EN EL CENTRO CLINICO ROJAS ESPINAL
GUATIRE, C.A.

Autora: Arias, Erika

Tutor(a): Lic. Fedor Taiper

Caracas, julio 2017

 CAPÍTULO I
EL PROBLEMA

1.1 Planteamiento del Problema

El hombre desde sus orígenes tuvo la necesidad inminente de

comunicarse, de hecho, gran parte del resultado evolutivo de la especie
humana, es resultado de dicha práctica. Es así, que el ejercicio comunicativo
permitió que los primeros grupos sociales de aquellos hombres primitivos
establecieran lazos de consenso y unanimidad para llevar a cabo tareas
comunes y alcanzar resultados unísonos. Bajo este proceso de interacción y
de trabajo, pese a su condición rudimentaria, se puede establecer tal
momento como el tiempo que acoge a las primeras organizaciones.
Tal aseveración obedece a las características que al concepto de
organización se atañen en la actualidad, entendiéndola como una institución
social compuesta por personas que interactúan dentro de una estructura
para lograr objetivos personales y comunes, cuya realización y formación
permite además conservar las experiencias, a la vez que encamina hacia la
permanencia no únicamente de lo físico sino también de los conceptos,
aspiraciones e incluso los valores.
En este sentido, la organización como grupo guiará su camino hacia la
trascendencia, creciendo y alimentándose de la adopción de nuevos
integrantes y del legado que otorgan aquellos que no continúan. Además el
personal, es clave para el buen funcionamiento de la organización, ya que
con personas capaces que deseen cooperar entre sí, se trabajara mucho
más efectivamente si todos conocen el papel que deben cumplir y la forma
en que sus funciones se relacionan unas con otras dentro de la organización,
se lograría alcanzar efectivamente los objetivos organizacionales.
 Es por ello que en la actualidad, el papel de las organizaciones se ha
vuelto mucho más complejo debido a fenómenos como la globalización o el
avance incesante de las nuevas tecnologías de la información y del
conocimiento. De esta manera, surge la necesidad de una mayor
cooperación entre los individuos, para lograr eficientemente y con eficacia los
objetivos planteados, a través de la realización de actividades
conscientemente coordinadas.
Esta realidad, necesita de respuestas empresariales adecuadas que
posibiliten la supervivencia en competencia de las organizaciones, a fin de
responder a las necesidades del entorno. Por lo cual, una organización se
define en un sistema de actividades conscientemente coordinadas formado
por dos o más personas, con objetivos comunes.
Según, Ferrel, O. Hirt, G. Adriaensens, M. y Ramos, L. (2014):

La organización consiste en ensamblar y coordinar los recursos

humanos, financieros, físicos, de información, entre otros, que son
necesarios para lograr las metas, y las actividades que incluyan
atraer a gente a la organización, especificar las responsabilidades
del puesto, agrupar tareas en unidades de trabajo, dirigir y distribuir
recursos y crear condiciones para que el talento humano y las
cosas funcionen para alcanzar el máximo éxito. (p.215)

Por consiguiente, el concepto de organización está muy relacionado

con los recursos que en esta se utilizan, como: materiales, tecnológicos,
financieros, información y talento humano, que la componen y le permiten
con una buena utilización de los mismos, obtener beneficios mediante un
sistema de actividades, diseñadas específicamente para el logro de los
objetivos.
Como se menciono anteriormente, desde que el hombre apareció en la
tierra ha trabajado para subsistir, tratando de lograr en sus actividades la
mayor efectividad posible, para ello, ha utilizado en cierto grado la
administración. Al respecto Torres, Z. (2014), explica que “la administración
es un conjunto de actividades dirigido a aprovechar los recursos de manera
eficiente y eficaz con el propósito de alcanzar uno o varios objetivos o metas
de la organización”. (p.20).
Asimismo, la administración tiene por finalidad dar una explicación
acerca del comportamiento de las organizaciones, además de referirse al
proceso de conducción de las mismas. Se fundamenta, en que implica
aceptar la existencia de unos medios específicos utilizables en la búsqueda
del funcionamiento eficaz y eficiente de las organizaciones. Incluye
principios, normas y procedimientos para la conducción racional de estas. La
administración ha sido una necesidad natural, obvia y latente en todo tipo de
organización humana.
Por esta razón, en toda organización desde siempre se ha requerido del
control de actividades (contables, financieras entre otras) y de toma de
decisiones acertadas para alcanzar sus objetivos, cualquiera que sean estos
de manera eficiente, es por ello que se han creado estrategias y métodos
que lo permitan.
Hoy por hoy, dentro de las organizaciones se han venido
implementando mayores sistemas de control, para garantizar la mejor
administración de los recursos con la finalidad de satisfacer cada vez más, a
un mayor número de ciudadanos. De ahí, que toda organización necesita
establecer procesos administrativos; que permitan desarrollar, simplificar y
controlar de manera más efectiva y productiva las laboreas que realizan los
empleados. Sobre el tema Goldstein, N. (2011), explica que los procesos
administrativos:

Son un conjunto de fases o etapas sucesivas a seguir para lograr

un objetivo, todo esto basado en una investigación y con la
elaboración de un plan detallado de acciones a realizar a través de
las cuales se efectúa la administración, se clasifican en:
Planeación: Es la determinación de escenarios futuros y del rumbo
hacia donde se dirige la empresa. Organización: Consiste en el
diseño y determinación de las estructuras, procesos, funciones y
responsabilidades. Dirección: Es la ejecución de todas las etapas
 del proceso administrativo mediante la conducción y la orientación
del factor humano y el ejercicio del liderazgo. Control: Es la fase
del proceso administrativo, a través del cual se establece
estándares para evaluar los resultados obtenidos. (p.171)

Dicho de otra forma, en todas las organizaciones existen diferentes

procesos administrativos dependiendo del departamento, es por eso que,
toda organización, empresa o institución debe asumir con su responsabilidad
el establecer una dirección o coordinación lógica, sobre el uso correcto de
estos procesos, ya que de estos realmente depende el avance de la
organización, en vista de llevar en cuenta las posibles metas futuras,
estableciendo un buen plan de manejo, sobre llevar en rieles los objetivos, su
misión y visión, de tal manera en conformidad a los conceptos anteriormente
expuestos.
En Venezuela se han reformado Leyes en los últimos años, para
afianzar estos procesos administrativos, debido a lo práctico que resulta al
medir la eficiencia y la productividad al momento de implantarlos; en
especial, si se centra en las actividades básicas que ellas realizan. Por lo que
toda organización, empresa o institución pública o privada debe aplicar
controles administrativos en sus operaciones, ya que esto le facilita conocer
su situación real, de allí la importancia de tener buenos y adecuados
lineamientos de control administrativo, que sea capaz de verificar que los
planes se cumplan para darle una mejor visión sobre su gestión.
El control administrativo se establece en el SAS-1 (Statements on
Auditing Standards) que en español significa: Declaración de las Normas de
Auditoría:

El control administrativo incluye, pero no se limita al plan de

organización, procedimientos y registros que se relacionan con los
procesos de decisión que conducen a la autorización de
operaciones por la administración. Esta autorización es una función
de la administración asociada directamente con la responsabilidad
 de lograr los objetivos de la organización y es el punto de partida
para establecer el control contable de las operaciones. (p.SAS, 1)

Por consiguiente, el control administrativo comprende el plan de

organización en todos los procedimientos coordinados de manera coherente
a las necesidades del negocio, para proteger y resguardar sus activos,
verificar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables, así como también
promover la eficiencia, productividad y custodia en las operaciones, y
estimular la adhesión a las exigencias emanadas por la gerencia.
Sobre el mismo tema Guevara, C. (2011), el control administrativo “son
todos aquellos procedimientos y medidas tendientes a mantener la
organización dentro de los planes previstos de eficiencia operativa y en
acatamiento de las políticas administrativas”. (p.26). El control sirve como
instrumento destinado a contribuir con el logro de los objetivos de la
organización. Mediante la función de control, el administrador mantiene la
organización en la vía correcta sin permitir que se desvíe de sus metas.
En tal sentido, el control es utilizado como un proceso de
retroalimentación de información, de uso eficiente de los recursos disponibles
de una organización, empresa o institución para lograr los objetivos
planteados, transmitiendo la información necesaria para la toma de
decisiones, tratando de encaminar todas las actividades eficazmente y
evaluando el logro de las metas.
Actualmente en Venezuela, el Gobierno Nacional a través de sus
gestiones y constantes promociones, propaganda, publicidad, entre otras, se
ha preocupado en rescatar los derechos del venezolano, de esta forma se ha
esforzado en hacer realidad un servicio eficiente de salud. Sin embargo, en
la realidad no se le ha prestado mayor atención y seriedad al grave problema
que atraviesa el país en el sector salud, donde no hay ninguna garantía de
un servicio público eficiente al que tienen derecho los ciudadanos.
Sobre el tema Transparencia Venezuela (2016), explica que: “La crítica
situación que presenta el sector salud, se le suma la escasez de
medicamentos y reactivos cerca del 70%, rubros importantes para los
tratamientos de los pacientes”. (p.1). En este sentido en la mayoría de los
centros de salud pública y privada no cuentan actualmente con condiciones
que garanticen una atención mínima adecuada.
Por su parte Mora, C. (2016), expone:

No es extraño que día a día se comente en los diversos medios de

comunicación (prensa escrita y virtual, radio y televisión), la
ineficiencia del servicio de salud, donde definitivamente hay una
ausencia de cultura de salud, donde hay demasiada improvisación,
ausencia de los fundamentos básicos de toda gestión
administrativa eficaz, malversación del uso de los recursos,
tecnología que deja mucho que decir, sistemas de control
inadecuados, ausencia de calidad de servicio. (p. 5)

En tal sentido, la improvisación que se manifiesta en la gerencia de la

salud, tanto pública como privada, es crítica, quienes están encargados de
su gestión desconocen el alcance y repercusión que la ciencia administrativa
otorga para ser eficientes y garantizar resultados positivos. Por lo tanto, la
administración de la salud debe orientarse hacia la organización y dirección
de los esfuerzos colectivos, de personas, organismos o instituciones,
destinados a promover, prevenir, proteger y restaurar la salud de los
habitantes de una comunidad de acuerdo con lo establecido por el Ministerio
de Salud.
De esta manera, el Centro Clínico Rojas Espinal Guatire, C.A., como
organismo privado prestador de servicios del sector salud, en el área
administrativa, específicamente en las actividades de almacenamiento y
distribución de materiales e insumos, no cuenta con lineamientos de control
interno administrativo que permitan establecer con claridad, una segregación
adecuada de las funciones de autorización, supervisión, custodia, registro y
control de los procesos administrativos, recepción, almacenaje y despacho
de mercancía, así como una adecuada segregación de funciones de los
trabajadores que están inmersos en el proceso.
 En consecuencia, se hace necesario diseñar y aplicar un conjunto de
lineamientos organizativos y operativos, con el fin de establecer la
optimización del control interno administrativo, que promueva la eficiencia y
eficacia en las operaciones, lo que a su vez ayudará al cumplimiento de las
políticas establecidas por la gerencia, relacionadas con la administración de
los recursos materiales, humanos y financieros de la institución.
En tal sentido, y motivado a las diferentes debilidades en la gestión de
medicamentos e insumos en el Departamento de Suministro, se debe
restablecer y mejorar el control interno administrativo que se implementa,
desde la entrada y salida de estos rubros, así como el orden de las
existencias de los distintos medicamentos o insumos, hasta el correcto
manejo de todos los documentos que intervienen en el proceso de salida de
las existencias, por ser los mismos el respaldo de toda información que allí
se genera y representa uno de los gastos más necesarios y de costo elevado
para el funcionamiento de la institución.

1.2 Formulación de las Interrogantes de la Investigación

Por lo tanto, la presente investigación estará orientada hacia el diseño

de lineamientos de control interno administrativo, para optimizar la gestión de
insumos en el Departamento de Suministro en el Centro Clínico Rojas
Espinal Guatire, C.A., período 2015-2017, en cuanto al control interno en los
procesos de entradas, almacenamiento, custodia y distribución de los
medicamentos e insumos, lo cual contribuirá en el fortalecimiento de los
objetivos de la institución. De lo anteriormente señalado, surgen las
siguientes interrogantes, las cuales serán despejadas en el desarrollo de los
objetivos específicos; que servirán de guía para la presente investigación:
¿Cuál es la situación actual del Departamento de Suministros del
Centro Clínico Rojas Espinal Guatire, C.A., en relación al control interno
administrativo de los insumos?
 ¿Cuáles son los actuales procedimientos administrativos establecidos
en el Departamento de Suministros del Centro Clínico Rojas Espinal Guatire,
C.A.?
¿Cuáles son las fortalezas y debilidades del Departamento de
Suministros del Centro Clínico Rojas Espinal Guatire, C.A.?
¿Cuál sistema de control interno administrativo utiliza actualmente el
Departamento de Suministros del Centro Clínico Rojas Espinal Guatire, C.A.?
¿Cuáles lineamientos de control interno administrativo permiten la
optimización de la gestión de insumos en el Departamento de Suministros
del Centro Clínico Rojas Espinal Guatire, C.A.?

1.3 Objetivos de la Investigación

1.3.1 Objetivo General

Diseñar lineamientos de control interno administrativo para optimizar la

gestión de insumos en el Departamento de Suministros del Centro Clínico
Rojas Espinal Guatire, C.A., período 2015-2017.

1.3.2 Objetivos Específicos

Identificar la situación actual del Departamento de Suministros del

Centro Clínico Rojas Espinal Guatire, C.A., en relación al control interno
administrativo de los insumos.
Describir los actuales procedimientos administrativos establecidos en el
Departamento de Suministros del Centro Clínico Rojas Espinal Guatire, C.A.
Establecer las fortalezas y debilidades del Departamento de
Suministros del Centro Clínico Rojas Espinal Guatire, C.A.
 Analizar el sistema de control interno administrativo utiliza actualmente
el Departamento de Suministros del Centro Clínico Rojas Espinal Guatire,
C.A.
Establecer lineamientos de control interno administrativo que permitan
la optimización de la gestión de insumos en el Departamento de Suministros
del Centro Clínico Rojas Espinal Guatire, C.A.

1.4 Justificación e Importancia del Problema de Investigación

Pérez, A, (2012): expone: “Para justificar un estudio es necesario

establecer la importancia del mismo; para ello, hay que plantear la
relevancia, utilidad, convivencia, novedad y aportes que genera la
investigación”. (p.50), por lo tanto, debe destacar esa importancia con
argumentos de autores y especialistas que contribuyan a mejorar la situación
en estudio.
El propósito de esta investigación es diseñar lineamientos de control
interno administrativo para optimizar la gestión de insumos en el
Departamento de Suministros del Centro Clínico Rojas Espinal Guatire, C.A.,
con la finalidad de tener un mejor control de los insumos que ingresan y
egresan del mismo, de esta manera mantener una información exacta y
confiable en el inventario, el cual constituye uno de los componentes del
activo más susceptible a manipulaciones, trayendo como consecuencia,
pérdidas no justificadas (extravíos, robos o hurtos) en los mismos o atrasos
de las operaciones normales.
La aplicación de la administración de medicamentos e insumos es un
paso necesario que puede permitir a los establecimientos de salud tanto
público como privados, la creación de ventajas competitivas en áreas
prestatarias de servicios incluidas la programación de citas y cirugías, entre
otros, ofreciendo como beneficio primordial una mejor calidad del servicio
interno, de cara a las exigencias de los clientes y del medio en el cual se
encuentra inmersa dicha organización; en términos de efectividad y
eficiencia, como garantía de calidad y permanencia en el sector salud.
De igual forma, se busca mejorar el control sobre las operaciones
básicas de almacén, no solo por el hecho de que se puede tener información
oportuna al momento para tomar decisiones apropiadas, sino también por la
flexibilidad que se alcanza, al poder manejar grandes cantidades de detalles
y observaciones, brindándole nuevas herramientas de gestión al
Departamento de Suministros del Centro Clínico Rojas Espinal Guatire, C.A.
Por ello, es de suma importancia disponer de un inventario de los
medicamentos e insumo dado que un buen control interno administrativo de
los mismos, orienta en la aplicación de los lineamientos técnicos en el área
de suministros médicos, en el uso racional de ellos y en los registros que
deben generarse al respecto, fortaleciendo de esta forma la gestión del
almacén, facilitándole los factores u omisiones de estándares establecidos
en los procedimientos referentes a entradas y salidas, almacenamiento,
distribución, así como los conteos físicos que realizan semestralmente, los
cuales se deben rendir ante la Junta Directiva de la organización.
Además, representa una herramienta importante para el personal que
labora en el Departamento de Suministros, para la planificación de su
trabajo, brindar servicios con calidad, calidez y equidad a los usuarios
internos y externos, mejorar los procesos y el logro de los objetivos
institucionales, reducir costos, mejorar los resultados, aumentar la eficacia y
la eficiencia y de esta manera incrementar el nivel de servicio del centro
clínico en lo que a medicamentos e insumos se refiere.
Además, el sólo hecho de saber que dentro de la institución existe un
control interno administrativo en el Departamento de Suministros lo
suficientemente sólido que permita una adecuada administración de los
medicamentos e insumos, servirá de incentivo importante para que el
personal involucrado en el manejo del mismo, realice sus labores más
eficiente y se convierta en un ente clave para disuadir a cualquier miembro
de cometer un acto doloso con el inventario de mercancías.
De tal modo, que el alcance inmediato de este estudio es lograr la
eficacia, la efectividad y la legalidad de los procesos del Departamento de
Suministros, para que de esta manera se puedan lograr los objetivos
propuestos en la Institución.
Cabe destacar, la relevancia académica de la presente investigación, la
cual se encuentra adscrita a la Línea de Investigación Teorías y Enfoques
Administrativos, da la Especialidad de Administración, mención Recursos
Materiales y Financieros, de la Universidad Experimental “Simón Rodríguez”
(UNESR), ya que el control es una de las funciones fundamentales del
proceso administrativo, que va de la mano con la planificación.
La unión de estas funciones permitirá, por una parte garantizar la
eficacia, eficiencia y economía de todas las operaciones, promoviendo y
facilitando la correcta ejecución de las funciones establecidas, velar porque
todas las actividades y recursos estén dirigidos al cumplimiento de los
objetivos previstos.
Asimismo, garantizar la correcta y oportuna evaluación y seguimiento
de la gestión, definir y aplicar medidas para corregir y prevenir los riegos,
detectar y corregir las desviaciones que se presentan y que pueden
comprometer el logro de los objetivos programados y por otra, tomar
decisiones acertadas y oportunas, encaminadas al desarrollo de procesos y
sistemas, a los fines de satisfacer los requerimientos de aprovisionamiento
en la organización.
Por lo expuesto anteriormente, esta investigación servirá de marco
referencial a futuras investigaciones que se realicen, con el propósito de
mejorar y afinar el control interno administrativo, siendo importante y de gran
utilidad académica para la Universidad Nacional Experimental “Simón
Rodríguez” (UNESR), ya que representa una herramienta que facilite ayuda
para la población estudiantil, profesores y público en general.
 En el terreno personal, el resultado de este trabajo de investigación
constituyó un gran reto para la investigadora, ya que la aplicación de la
propuesta de la investigación permitió la realización de un trabajo en
beneficio institucional, permitiendo a la investigadora contara con experiencia
y desarrollo profesional en el manejo del control interno administrativo, que
garantizara un alto nivel de conocimientos, relacionado con las materias
vistas en semestres cursados para la obtención del Título de Licenciado(a)
en administración mención Recursos Materiales y Financieros.

1.5 Delimitación y Alcance de la Investigación

Una delimitación identifica los límites, o alcance específico, de un

estudio. Al respecto Arias, F. (2012), expresa: “Aquí se debe explicar lo que
está haciendo y porqué, las referencias que serán realizadas y por qué, la
población que será estudiada y por qué, los procedimientos metodológicos
que serán utilizados”. (p.34). Este estudio estará delimitado al Departamento
de Suministros del Centro Clínico Rojas Espinal Guatire, C.A., Guatire.
Estado Miranda durante el período 2015-2017.
El alcance en la presente investigación es Diseñar lineamientos de
control interno administrativo para optimizar la gestión de insumos en el
Departamento de Suministros del Centro Clínico Rojas Espinal Guatire, C.A.,
período 2015-2017, el mismos servirá de fuente de información para otras
organizaciones de salud públicas y privadas del país, a efectos de
instrumento, guía o informe de control interno administrativo.
 REFERENCIAS

Libros

Álvarez, C. (2008). Introducción a la Teoría Administrativa. Caracas: Editorial

Centro de contadores.

Arias, F. (2012). El Proceso de la Investigación. Caracas: Ediciones

Espíteme.

Balestrini, M. (2009). Como se elabora el proyecto de investigación. Caracas.

Venezuela. Consultores Asociados Servicio Editorial.

Bautista, M. (2012) Introducción a la Investigación Educativa. Caracas: ARS.

Bavaresco, A. (2009). Los procesos Administrativos. Caracas: Editorial

Panapo.

Buffa, E. (2015). Administración y Control de Inventarios. Ediciones Limusa.

México.

Cepeda, G. (2007). Auditoría y Control Interno. Santafé de Bogotá D.C.

Editorial Mc Graw Hill.
Estupiñan, R. (2008). Análisis Financiero de Gestión. México: Eco Ediciones.
 Cuadro N° 1 Operacionalización de Variable
Objetivos Específicos Variable Definición Real Definición Operacional Técnicas e Instrumentos Ítems
Dimensiones Indicadores
Identificar la situación actual del Situación actual Control interno -Normas y Procedimientos Observación directa 1
Departamento de Suministros del administrativo -Control adecuado 2
Centro Clínico Rojas Espinal -Ubicación, distribución y organización Encuesta 3
Guatire, C.A., en relación al -Segregación de funciones 4
control interno administrativo de -Firmas autorizadas Cuestionario 5
los insumos.
Describir los actuales Actuales Procedimientos -Entrada de mercancía Observación directa 6
procedimientos administrativos procedimientos administrativos -Verificación de los registros 7
establecidos en el Departamento administrativos ejecutados en el -Control perceptivo Encuesta 8
de Suministros del Centro Clínico establecidos Departamento de -Registros contables 9
Rojas Espinal Guatire, C.A. Suministros -Salida de mercancía Cuestionario 10
-Funciones del personal 11
-Sistema computarizado 12
-Formatos de registro 13
-Registros históricos 14
Establecer las fortalezas y Fortalezas y Fortalezas y -Sistema de información confiable Observación directa 15
debilidades del Departamento de debilidades debilidades del -Mecanismos de control 16
Suministros del Centro Clínico Departamento de -Espacio físico Análisis Crítico de los 17
Rojas Espinal Guatire, C.A. Suministros -Retardos de registros Resultados 18
-Falta de conocimiento del personal en 19
cuanto al sistema de información Encuesta
-Sistema contable 20
Cuestionario
Analizar el sistema de control Sistema de Sistema de control -Planificación de operaciones Observación directa 21
interno administrativo utiliza control interno actual empleado en -Reposición de inventarios 22
actualmente el Departamento de administrativo los procedimientos -Mínimos y máximos Encuesta 23
Suministros del Centro Clínico administrativos del -Toma de decisiones 24
Rojas Espinal Guatire, C.A. Departamento de -Rotación lenta Cuestionario 25
Suministros -Desincorporación de mercancía 26
-Frecuencia de inventarios 27
-Conciliación 28
-Cierres mensuales 29
Establecer lineamientos de
control interno administrativo que
permitan la optimización de la No se operacionalizara, dado que los resultados dependerá de los objetivos anteriores.
gestión de insumos en el
Departamento de Suministros del
Centro Clínico Rojas Espinal
Guatire, C.A.
Fuente: Elaborado por la autora en base a los objetivos específicos de la investigación, período 2015-2017.