Global E/PMO Connections
       
 

          Issue 01 July 2010   

this issue 
Exploring EPM Pg.1 
E/PMO Tips Pg.2 
SharePoint Solutions Pg. 3 
Global Spotlight Pg. 3 
Upcoming Trainings Pg. 4 

MS Project Tip of the Month 
It  is  recommended  that  your  project 
schedule  be  lean  and  mean.    This  will 
enable  you  to  keep  it  alive  as  a 
Exploring Enterprise Project Management  forecasting  model  during  the  hectic 
execution  phase  of  the  project.    To 
Microsoft’s Enterprise Project Management (EPM) Solution is an end to end collaborative project and 
make  your  schedule  lean  and  mean, 
portfolio  system.    EPM  provides  strategic  aligning  capabilities  of  organizational  management, 
ensure  your  project  is  at  the 
business administration and project management within one centralized environment. So why are so 
appropriate  level  of  detail,  is 
many  companies  moving  towards  EPM?  Enterprise  Project  Management  give  organizations 
deliverable‐oriented, and optimizes the 
maximized  resource  utilization,  more  visibility  and  insight  into  current  projects  and  their  statuses, 
way the work will be performed. 
control across all levels of work being performed, enhanced decision making, and improved alignment 
Team Member Role Call! 
with business strategic goals.  Utilizing EPM provides the capabilities to manage and control all types 
Do you have an outstanding team or 
of  work  being  performed  by  separate  divisions  in  an  organization.    Project  Center  provides  a 
team member that deserves 
standardized  governance  framework  across  IP&D  and  gives  the  Project  Management  Office  (PMO)  recognition? Submit their name and 
their accomplishment to the EPM team 
the  opportunity  to  build  checkpoints  into  their  project  management  processes and  audit  all  project 
for recognition in the upcoming 
content  that  is  being  stored  within  a  central  repository.    Projects  can  be  tracked  from  inception  to  newsletter. 
administrative closure all within one location. Enterprise Project Management combines multiple MS 
Office applications, such as MS Project Professional, MS Project Server, MS SharePoint, and MS Office 
to provide effective team collaboration.  !  

 
 

  5 Key Benefits of EPM for Global
   
Implementing Enterprise Project Management within Global Payments has several benefits.  
We have scoped out 5 of these key benefits to give you insight into why Global Payments is 
implementing EPM. 
 
1. Effectively Manage Resources 
A  common  challenge  within  many  companies,  including  Global  Payments,  is  resource  Principles for Project 
constraints and resources that are over allocated across multiple projects and work efforts.  Management Success 
Without  understanding  long  term  workloads  and  resource  capacity,  we  can  experience  In  order  for  projects  to  be  successful, 
inefficient  resource  turnover  cycles  resulting  in  higher  overhead,  lost  knowledge  base,  and  project  managers  must  recognize  that 
poor  employee  morale  which  can  lead  to  high  turnover.    By  providing  visibility  into  overall  they  must  put  their  teams  first.    The 
following  principles  have  been 
work  commitments,  actual  timesheets,  resource  allocation  and  availability  reporting,  the 
identified  as  being  important  for 
EPM solution will help resources and project managers create accurate resource plans that  serving your team: 
align with the overall strategic objectives of Global. 
 
  1.  Put  others  ahead  of  yourself  and 
2. Collaborate and Coordinate Easily with Stakeholders and Team Members  your desires. 
As  Global  Payments  becomes  more  geographically  and  culturally  diverse,  it  is  vitally  Be aware of your team members needs 
important  that  stakeholders  and  project  teams  have  a  common  place  to  collaborate  and  and  be  available  to  help  them  by 
coordinate activities surrounding the project. EPM allows you to do that! By utilizing Project  putting  your  own  agenda  on  hold.    Be 
Web  Access,  team  members  and  stakeholders  have  access  to  project  information  at  their  ready to not only listen, but to act. 
fingertips  aiding  team  members  in  sharing  knowledge  and  information  regarding  tasks,   
2. Possess the confidence to serve. 
deliverables, and activities to quickly accommodate project changes and updates. 
How  we  treat  others  is  really  a 
 
reflection  of  how  we  think  about 
3. Objectively Prioritize Competing Projects and Investments  ourselves. Identify the project manager 
Utilizing  the  analysis  and  reporting  tools  in  EPM  allows  visibility  for  resources  and  that is too important to be available for 
management  to  objectively  prioritize  competing  projects  and  work  efforts.  Data  Analysis  their  team,  and  you  will  find  someone 
tools  and  the  Key  Performance  Indicators  (KPIs)  will  aid  Executives  with  key  information  in  who is basically knowledge insecure. Be 
identifying those critical areas of the budget that may need further review.  available to assist your team. 
   
4. Capture all Investments within a Central Repository  3. Implement Service. 
Anyone  will  serve  others  if  compelled 
EPM  will  allow  Global  to  consolidate  the  business  and  information  technology  (IT) 
to do so. A  true  leader  offers  to  serve 
investments (human and capital) within a central repository improving the visibility, insight, 
others without being asked. 
and  control.    Global’s  PMO  department  will  implement  repeatable  processes  such  as   
templates  to  standardize  and  streamline  data  collection  across  IP&D.    The  centralized  data  4. Don’t focus on rank or position. 
repository will enable cross project analysis of finances, resources, and schedules as well as  All stakeholders must be treated in the 
other data trends.    same  manner,  without  distinction.  
  True  leaders  focus  on  doing  what’s 
5. Get More from Existing Technology Investments   best for the project. 
Microsoft’s Enterprise Project Management Solution is built on Windows Server, SQL Server   
5. Initiate care and respect. 
and  Windows  SharePoint  Services.  A  pre‐built  integration  with  MS  Office  and  the 
The Call to Service is not motivated by 
collaboration  platform enables users of Project Web Access to contribute data while utilizing 
manipulation  or  self‐promotion.    It  is 
familiar software applications such as Outlook, SharePoint, and Word to name a few.  fueled  by  love  and  respect.    Put  your 
  people  first  and  your  project  will  be  a 
The  EPM  Solution  has  many  other  benefits.    If  you  would  like  to  receive  more  information  success. 
regarding  EPM  or  the  EPM  components  as  it  relates  to  Global  Payments,  please  contact   
pmoprojectserveradmin@globalpay.com.    
 
  Source: www.pmi.org  
 
 
EYE ON IT: PMO Spotlight 
  
Let  me  introduce  you  to  Project  FAST 
    (aka  Oracle  R12).    FAST  stands  for 
“Finance  and  Accounting  System 
Transformation”  and  is  being 
sponsored  by  the  company’s  CFO, 
David Mangum.   The name really does 
say it all.  The objective of the project is 
to transform the Finance & Accounting 
departments  through  the  use  of 
technology  and  business  process 
redesign,  with  the  goal  of  achieving 
world‐class excellence.   
Is SharePoint an Effective Project Management   
The FAST project team is made up of a 
Tool?  diverse  group  of  individuals,  drawing 
from several departments within Global 
Project  Managers  are  all  too  familiar  with  the  challenges  that  come  along  with  projects;     Payments  as  well  as  external 
stakeholders’  wanting  special  reports  and  updates  weekly,  team  members  complaining  that  work  is  vendors.  The main players are: 
vague, communication with other team members is challenging, and compiling final deliverables outside   
of shared network drives and email inboxes becomes overwhelming.   The  GP  Finance  &  Accounting 
Cultural diversity and virtual teams working throughout the world across multiple time zones is also  team,  who  provides  the 
challenging  and  can  be  detrimental  to  a  project’s  overall  success.      Even  those  project  managers,  who  requirements,  guidance  and 
strive  to  stay  on  top  of  project  issues,  may  still  find  their  project’s  success  compromised  by  inefficient  validation of the solution 
communication  between  team  members,  document  management,  and  storage  challenges.    EPM  has   The  Hitachi  consulting  team, who 
aided in solving some of these problems, however, without utilizing SharePoint the solution is only half  is  responsible  for  most  of  the 
technical  “heavy‐lifting”  on  the 
successful.   
project 
SharePoint can easily be used to apply common and practical project management solutions aiding in 
 The  KPMG  consulting  team,  who 
establishing  a  Project  Management  Information  System  (PMIS).    SharePoint  can  be  customized  to  suit  is  responsible  for  testing  the  R12 
your  project  communication  and  collaboration  needs  among  team  members.  SharePoint  can  be  easily  system  and  driving  business 
configured  to  provide  project  teams  will  the  capability  to  manage  project  deliverables  efficiently  and  process redesign  
effectively by:   The  GP  Oracle  Financials 
  Application  Development  team, 
 Providing a Web‐based project environment for all stakeholders to collaborate and communicate  who  provides  the  technical 
 Maintain documents in a centralized repository and keep track of document versioning  oversight for the project 
 Integrated existing project management tools such as MS Office and Project   TSD,  who  is  currently  working  on 
building  out  the  infrastructure 
 Customize workspaces and project dashboards for project sponsors 
needed  to  support  the  new  R12 
  product set  
SharePoint is a wonderful tool that aids project managers in being effective, but it is not meant to be   The  GP  PMO,  represented  by 
the savior of projects.  Utilizing EPM combined with solid project management skills is necessary to any  Daphne  Ignatius,  the  Project 
project’s success. It is important that the project manager utilizes the tools well in order to gain consensus  Manager driving this initiative 
from the team.     
  The project is made up of two phases:    
Source: www.sharepointsecurity.com      
  Phase 1:   Migration of the Corporate 
Accounting applications to R12.   
 
Phase 2:   Migration of the Settlement 
Ask Emily                                                          applications to R12.   
 
Q: I am new to EPM and I am having trouble ensuring that my  Look  to  hear  more  about  this  exciting 
resources are capturing their time correctly.  What are my options for  project in the near future!   
 
implementing timesheets? 
A.  EPM  is  a  great  tool  to  assist  you  with  managing  your  resources  time   
against  tasks  within  your  project  schedule.    I  would  recommend  meeting 
with your team to discuss expectations for timesheets and ensure they are 
comfortable using the tool. The PMO is now offering several Team Member 
trainings  that  will  be  most  beneficial  to  you  and  your  team.  To  schedule 
training, please visit the EPM Training Site.
 Global E/PMO July Newsletter 
Challenge 
The first 10 people to send an email to EPM 
  Team  suggesting a topic for an upcoming 
newsletter will be entered into a drawing for 
   a Starbucks gift card.  Remember to include 
Global PMO Newsletter Challenge in the 
Subject Line.  
 
Global E/PMO Team Recognition 
“The E/PMO would like to recognize 
the following CMF QA resources for 
their hard work, dedication, 
Upcoming Training Events 
sincerity, devotion, determination, 
EPM “Team Member” Training  team spirit they show and the 
July 27, 2010  1:00 p.m.‐3:00 p.m.  Conference Room 800  immense knowledge and value they 
August 3, 2010  1:00 p.m.‐3:00 p.m.  Conference Room 900 
bring to the CMF Project.” 
August 5, 2010  1:00 p.m.‐3:00 p.m.  Conference Room 800  Billy Reynolds & Vinodh Rajamani 
August 12, 2010  1:00 p.m.‐3:00 p.m.  Conference Room 800 
   

EPM “Resource Manager” Training 
August 10, 2010  1:00 p.m.‐4:00 p.m.  Conference Room 900 
August 17, 2010  1:00 p.m.‐4:00 p.m.  Conference Room 900 
August 24, 2010  1:00 p.m.‐4:00 p.m.  Conference Room 900   
 
 
EPM “Project Manager” Training 
Please  contact  the  EPM  Team  at  pmoprojectserveradmin@globalpay.com  to  schedule   

Project Manager training. 
Global PMO Connections 
ISSUE 01 July 2010 
EPM “Executive Management” Training 

Please  contact  the  EPM  Team  at  pmoprojectserveradmin@globalpay.com  to  schedule 

Executive Management training. 

Global Payments 
10 Glenlake Parkway, NE 
North Tower 
Atlanta, GA 30328