Las agencias de publicidad se convierten en un segundo hogar en el que los publicitarios invierten

gran parte de sus días. Tener un equipo a tu cargo, ya sea grande o pequeño, implica unas
responsabilidades y unas necesidades que no se pueden pasar por alto. Hoy vamos a hablar de
todos aquellos ingredientes que se deberían tener en cualquier agencia de publicidad.

En primer lugar, vamos a hablar de los recursos materiales y de los espacios imprescindibles para
conseguir que una agencia sea un lugar agradable y donde un publicitario se sienta inspirado y
motivado para trabajar:

Aunque todos los empleados de la agencia convivan en una misma gran sala, cada uno de los
equipos debe contar con su pequeño rincón en el que poder hablar cómodamente con sus
compañeros sin molestar al resto. Por ejemplo, no es necesario que cada uno de los equipos
cuente con su propia sala, pero sí que sus escritorios estén agrupados por equipos y bien situados
para facilitar la comunicación entre los miembros de cada grupo.

Material básico de escritorio:

Ordenadores para cada empleado, además de tener instalados los programas que se requieran en
cada equipo.

Teléfono interno con el que los diferentes equipos puedan comunicarse fácilmente, así como
llamar a cualquier persona fuera de la agencia.

Libretas, bolígrafos de diferentes colores, folios, calendarios, agendas… Cualquier tipo de material
de papelería que los diferentes equipos puedan necesitar.

Una lámpara que alumbre perfectamente todo el escritorio.

Impresora y escáner: aunque las piezas finales se impriman mediante un proveedor externo, es
necesario que el equipo cuente con estos materiales para las necesidades que puedan surgir en
sus labores diarias.

Un salón – cocina en el que poder parar a comer y descansar unos minutos: cuando se cuenta con
poco tiempo para la comida es habitual que muchos empleados coman en la agencia o, si no
tienen un lugar para ello, en algún bar de los alrededores. Para facilitar la vida a los componentes
de la agencia, es conveniente que haya una nevera en la que guardar los alimentos, un microondas
en el que calentarlos y unas mesas a las que sentarse a comer tranquilamente. En este espacio es
importante que haya una fuente de agua en la que cualquier empleado pueda rellenar su botella
y, si es posible, una máquina de café y té.

Una sala de reuniones. Es muy importante contar con un espacio en el que reunirse con los
clientes en el caso de que sea necesario. Además, si cada equipo no cuenta con su propia sala, es
conveniente que se cuente con dos salas de reuniones, una para los clientes y otra para los
diferentes equipos. Han de poder reunirse tranquilamente, poner un poco de música para crear un
ambiente más relajado en los procesos creativos, que el equipo estratégico pueda conversar
tranquilamente sobre cómo redactar el briefing creativo del nuevo cliente o qué estrategia tomar,
etc.

Relacionado al entorno digital: una óptima conexión a internet y suscripción a diferentes servicios
que puedan necesitar los equipos de la agencia: bancos de imágenes para el equipo de arte,
WeTransfer para el envío de documentos pesados, etc. Además, conviene tener un correo
electrónico corporativo que funcione adecuadamente.

Una buena estantería con libros y revistas del sector: puede ser un buen modo de inspirar a los
empleados y de proporcionarles recursos profesionales a los que recurrir cuando lo necesiten. La
Navidad puede ser un buen momento para enriquecerla con una sugerencia de cada uno de los
equipos.

Para poder poner todos estos materiales a funcionar, lo más importante de la agencia serán las
personas que en ella convivan. Se deberá cubrir unos perfiles determinados, que idóneamente se
dividirán por equipos. No obstante, al principio es posible que una misma persona deba cubrir
varios perfiles, aunque lo mejor será inclinarse siempre hacia la especialización. Las personas
ideales con las que deberemos contar serán las siguientes:

Equipo de cuentas: será necesario contar con al menos una persona que tenga habilidades sociales
y don de gentes. Ha de ser capaz de gestionar un listado de anunciantes para empezar a crear una
cartera de clientes que aporte trabajo al resto de equipos.

Equipo de planificación estratégica: al principio esta función la puede cubrir la persona anterior,
no obstante, siempre será mejor dividir estas dos tareas. La persona responsable de este
departamento deberá ser capaz de sintetizar los requerimientos del cliente y de crear un briefing
si éste no lo ha ofrecido. Por otro lado, ese documento inicial se deberá adaptar según las
necesidades informativas de cada equipo y modificándolo con los avances que se generen en cada
departamento.

Equipo creativo: este se descompone, idealmente, en los copys y los artes. Ambos sub-equipos
han de ser personas resolutivas, proactivas, con una extrema curiosidad y una gran capacidad de
conceptualizar y generar ideas.

Equipo de Relaciones Públicas: si no hay un equipo que se pueda encargar de esta función,
siempre se puede subcontratar a una agencia de Relaciones Públicas cuando un cliente necesite
estos servicios: organización de eventos, comunicación en momentos de crisis de algún cliente,
comunicados de prensa…

Equipo de medios: las habilidades que ha de poseer la persona encargada de este departamento
son muy similares a las del equipo de cuentas, solo que ellos han de relacionarse con los medios
de comunicación para hacer que las piezas y campañas creadas en la agencia sean visibles en
diferentes soportes. Esto incluye televisión, radio, publicidad impresa y medios digitales.

Proveedores externos y servicios subcontratados: una sola agencia, si no es una gran empresa
consolidada, tiene muy difícil el encargarse de todas las necesidades del cliente de principio a fin.
Por ello, hay muchos servicios que se han de subcontratar: actualmente existe una gran
especialización del sector, por lo que podemos subcontratar los servicios de una agencia creativa,
de medios, de relaciones públicas…Además, si no contamos con un equipo de producción, es
posible que necesitemos colaborar con una productora, así como con una imprenta especializada.
Habrá que pensar en todo ello concienzudamente y elaborar un listado de colaboradores externos
y de posibles aliados.

Trámites

Como sucede con toda empresa, lo primero que debemos hacer es constituirla, inscribirla en la
Sunat para obtener el RUC y tramitar la licencia de funcionamiento ante la municipalidad
correspondiente. Acto seguido, como se trata de una agencia de viajes, debemos cumplir con los
requisitos establecidos en el capítulo IV del decreto supremo 026-2004 para poder inscribirla en el
Mincetur.

Realizar todo lo anterior nos costará entre S/.500 y S/.1,000, dependiendo de la municipalidad, del
tamaño del local y de la notaría a la que acudamos.

Local

El siguiente paso es alquilar un local para abrir la agencia. Por lo general, los peruanos de los
niveles socioeconómicos A, B y C son los que más viajan, así que este debería estar ubicado en un
distrito como Miraflores o Jesús María.

El local debe ser de 80 metros cuadrados (m2): 40 m2 para el área de atención, 20 m2 para los
baños y 20 m2 para la oficina. Alquilar un local de dicho tamaño cuesta entre S/.4,000 y S/.7,000
en Miraflores, y entre S/.2,000 y S/.4,000 en Jesús María.

Área de atención

Uno de los requisitos del capítulo IV es ofrecer un espacio apropiado para atender a los clientes,
de modo que esta área deberá contar con el personal y el equipo suficiente para hacerlo. Lo ideal
es tener ocho cubículos que cuenten, cada uno, con:

Una computadora S/.1,300

Una impresora S/.150

Tres sillas: Una para el empleado y las otras dos para los clientes S/.120 c/u
El cubículo, que incluye paneles, escritorio y cajonera, más su instalación, cuesta entre S/.400 y
S/.700.

Además, el área de atención deberá contar con:

Dos aires acondicionados S/.700 c/u

Dos televisores LED que mostrarán los paquetes turísticos y ofertas S/.400 c/u

Dos DVD S/.100 c/u

Cinco sillas de espera S/.120 c/u

Internet WI-FI S/.300

Baños

Habrá un baño para mujeres y otro para hombres, así que necesitaremos:

Dos lavatorios (incluye bowl y grifería) S/.120 c/u

Dos inodoros S/.160 c/u

Dos extractores de aire S/.150 c/u

Oficina

La oficina deberá contar con:

Un escritorio S/.300

Tres sillas S/.120 c/u

Un archivador S/.300

Una laptop S/.1,500

Un aire acondicionado S/.700

Personal

Por último, al ser ocho cubículos necesitaremos ocho vendedores, que recibirán un sueldo
mensual de S/.2,000 en un promedio cada uno.
También debemos contar con alguien que reciba y oriente a los clientes. Esta persona recibirá un
sueldo mensual de S/.800. Si nosotros no queremos administrar el local, entonces tenemos que
contratar a un administrador, al que se le pagará entre S/.3,000 y S/.4,000 al mes.

Según Marisol Roose, sectorista de operaciones en la Asociación Internacional de Transporte

Aéreo (IATA, por sus siglas en inglés), para que una agencia de viajes tenga éxito, su propietario
“debe saber moverse”.

“En este negocio uno debe acercarse a las aerolíneas, hoteles, car rentals, etcétera, y celebrar
convenios para ofrecer paquetes turísticos y ofertas competitivas. Por eso es tan importante ser
formal dentro de este rubro”, apuntó.

Atención

Además de estos gastos, tendrías que agregar la inversión en este proceso previo de contacto con
los proveedores y el lanzamiento de tu oferta, todo ello dependiendo del público objetivo que
elijas.

Recuerda los costos son solo referenciales y requieres de un mayor estudio para elaborar el plan
de negocio y materializar su proyecto.