Selección de proveedores

Es indiscutible el papel preponderante que juegan los proveedores ya que son el punto de
partida de toda la logística empresarial por lo que es necesario hacer una muy buena selección
de los mismos. Pero la selección de Proveedores adecuados no es una tarea sencilla, por
involucrar una gran cantidad de criterios. Este hecho involucra múltiples criterios, lo que ha
generado un conflicto sobre cuáles serian los que realmente definen la calidad del proveedor y
qué métodos son los ideales para evaluar su desempeño. La selección entonces se debe realizar
sobre aspectos muy claros, entre una gran cantidad de ellos que señalan Álvarez y Calandro (1),
se pueden considerar:

• Los productos y servicios en si

• La calidad

• Los precios

• Su organización

• El apoyo técnico que ofrecen

• La responsabilidad

• Los recursos que disponen

• Sus referencias empresariales

• Sus servicios de atención al cliente

• Sus procesos de aceptación de reclamos

• El manejo de sus entregas

• Las frecuencias de las entregas

• El estado de los pedidos

• La fiabilidad y facilidad de las entregas

• Los costos

Formas de selección de proveedores

1.- Por Licitación Pública.

2.- Por invitación.

3.- Por promoción del proveedor

Los diez principios de selección de proveedores

Principio 1: Tanto el Cliente como el Proveedor son totalmente responsables por la aplicación
del control de calidad, con recíproca comprensión y cooperación entre sus sistemas de control
de calidad.

Principio 2: El Cliente y el Proveedor deben ser independientes el uno del otro y respetar esa
independencia recíprocamente.

Principio 3: El Cliente tiene la responsabilidad de suministrarle al proveedor información clara y

adecuada sobre lo que se requiere, de modo que el proveedor sepa con toda precisión qué es
lo que debe fabricar.

Principio 4: Antes de entrar en transacciones de negocios, el Cliente y el Proveedor deben

celebrar un contrato racional en cuanto a cantidad, calidad, precio, condiciones de entrega y
forma de pago.

Principio 5: El Proveedor tiene la responsabilidad de suministrar una calidad que sea satisfactoria
para el Cliente, y también tiene la responsabilidad de entregar datos necesarios y actualizados
a solicitud del Cliente.

Principio 6: El Cliente y el Proveedor deben acordar previamente un método de evaluación de

los artículos, que sea aceptable y satisfactorio para ambas partes.

Principio 7: El Cliente y el Proveedor deben incluir en su contrato, sistemas y procedimientos,

que les permitan solucionar amistosamente las posibles discrepancias cuando surja cualquier
problema.

Principio 8: El Cliente y el Proveedor, teniendo en cuenta el punto de vista de la otra parte, deben
intercambiar la información necesaria para ejecutar un mejor control de calidad.

Principio 9: El Cliente y el Proveedor deben siempre controlar las actividades comerciales, tales
como pedidos, planeación de la producción y de los inventarios, trabajos de oficina, y sistemas,
de manera que sus relaciones se mantengan sobre una base amistosa y satisfactoria.

Principio 10: El Cliente y el Proveedor en el desarrollo de sus transacciones comerciales, deben

prestar siempre la debida atención a los “intereses del consumidor”.

La evaluación de proveedores.
Una vez seleccionado un proveedor, pero antes de que se le autoricen embarques voluminosos
en forma regular, debe satisfacer una serie de criterios de calificación del producto. Estos
pueden variar muchísimo, y la complejidad del proceso de calificación depende de la
complejidad del producto, de la novedad de la tecnología empleada, de la importancia que el
empleo del producto tiene para el cliente y de varios factores similares más.

La confirmación de una correcta selección está en los resultados del proceso de evaluación que
debe estructurarse y realizarse a cada proveedor seleccionado.

Una vez definidos los criterios de evaluación se aplicará un método que permita evaluar el
acercamiento a estos. La utilización de métodos cuantitativos, con puntaje asignado a cada
criterio son los más recomendados, así como los sistemas de ponderación empleados para
establecer un orden de prioridad con relación a los criterios establecidos (18). Se determina el
puntaje para cada proveedor de acuerdo a las respuestas obtenidas y a la ponderación realizada.

Una herramienta útil para la evaluación de los proveedores es llevar a cabo auditorias a fin de
verificar que la interpretación de los criterios es común a ambas partes. Este se convierte en un
requisito ineludible en el caso que se subcontraten por parte del proveedor a terceras instancias
procesos que afecten la calidad del producto o servicio (17).

De acuerdo a los resultados obtenidos los proveedores se agrupan en categorías que se emplean
como base para la adjudicación de contratos o para la realización de compras (9, 18) Esta
categorización se mantiene actualizada a través de la evaluación periódica, o sea el proceso de
evaluación es constante, se mantiene con la reevaluación del grado de cumplimiento del
proveedor con los criterios que tienen la mayor ponderación. A partir de este proceso continuo,
se determina si algún proveedor debe cambiar de categoría o si deben llevarse a cabo cambios
de proveedor.

Se debe garantizar un flujo de información oportuna con el proveedor, por lo que tras cada
evaluación este recibirá informes donde de manera clara y coherente conozca de su desempeño
(19). Esta información detallada puede ser muy útil para resolver problemas recurrentes, vigilar
el desempeño de un proveedor a largo plazo e investigar problemas de rendimiento de los
problemas en el campo.

Un sistema de calificación para los proveedores más simple podría ser calificando las entregas a
tiempo o a destiempo. Entre los problemas más frecuentes que se encuentran al desarrollar un
sistema de calificación, radica en que los datos que se requieren, por lo general, se encuentran
regados en varios departamentos y hasta en varias organizaciones, situación que debe
corregirse hasta que se tenga el sistema de calificación para los proveedores más eficaces y
proporcione el valor justo de la actuación del proveedor (16).
Para establecer relaciones de colaboración duraderas, es necesario, en primer lugar, evaluar de
manera permanente a los mejores proveedores, en función del nivel de desempeño integral que
estos ofrezcan en torno a los criterios que la estrategia de operaciones de la organización y su
cliente considere importantes.

La compra de insumos o elementos para llevar adelante los negocios es una necesidad universal,
así como indiscutible es la influencia que los mismos tienen en la satisfacción de los clientes de
la empresa, y obviamente en la operatoria interna (controles e inspecciones, reclamos,
devoluciones, liquidación de pagos, etc.) Por tanto no existe cuestionamiento en que lo
importante es poder confiar en la calidad ofrecida por quienes son nuestros proveedores.
Houlihan, (10 ) ha establecido que reemplazar 1US$ de un cliente perdido cuesta 10 US$.

La evaluación de los proveedores es un proceso que permitirá establecer cuáles son los
proveedores que están mejor posicionados para satisfacer los requisitos relacionados con las
características de calidad del producto, el plazo de entrega y el precio. Los criterios a emplear
para la evaluación dependen de lo que la empresa establece o considera que son prioritarios,
así como la ponderación relativa de los mismos. En un principio se consideró que el único criterio
valedero para definir una compra es el precio, existen aún defensores del mismo, para los que
el refrán “lo barato sale caro” no vale cuando se trata de adquirir materias primas, insumos o
servicios.

Desde hace más de medio siglo, E. Deming afirmaba que era necesario acabar con la práctica de
hacer negocios sobre la base del precio, en vez de ello minimizar el costo total. Tender a tener
sólo un proveedor para cualquier artículo, con una relación a largo plazo de lealtad y confianza.”.

Gestión de proveedores y costos de calidad.

Como ya hemos visto anteriormente, la logística genera un alto por ciento de los gastos
empresariales. Siendo esta una actividad imprescindible, se debe trabajar en la disminución de
los costos que genera. La gestión de proveedores puede influir significativamente en esto.

¿Qué ocurre cuando un proveedor se atrasa en la entrega de un producto crítico? (12, 22)

El atraso en la entrega puede derivar en:

• No cumplimiento de las fechas de entrega de otros productos.

• Compra urgente de la materia prima / insumo requerido.

• Modificaciones en el plan de distribución.

• Fletes adicionales.
Otro tanto ocurrirá provocado por la devolución o no uso de materias primas o insumos que no
cumplen los parámetros de calidad requeridos.

Pero un proveedor incorrectamente seleccionado puede incidir también en los costos de calidad
a partir de aspectos tales como:

• Falta o demora en la asistencia técnica.

• Reclamos no resueltos.

• Suspensión de las entregas por problemas financieros.

• Suspensión de las entregas por otras causas

La mayoría de las veces no resulta posible tener un sólo proveedor, pero minimizar el costo total
no sólo es posible, resulta indispensable hacerlo. Minimizar el costo total implica considerar
otros criterios de evaluación junto con el precio. Algunos de los más empleados son:

• Calidad de los productos / servicios que provee, o sea, como se ajustan las características de
los productos / servicios del proveedor a nuestras necesidades y expectativas.

• Existencia / características del Sistema de Gestión de la Calidad.

• Metodología para resolver reclamos.

• Capacidad de producción.

• Tecnología empleada.

• Características del control en proceso.

• Existencia y / o características de la Asistencia Técnica.

• Existencia / características del Sistema de Higiene y Seguridad.

• Existencia / características del Sistema Gestión Ambiental.

• Cumplimiento con los plazos de entrega acordados.

• Velocidad de respuesta.

• Solidez financiera.

• Formación del personal.

• Desempeño histórico.

• Facilidad de comunicación.

• Características del trato comercial.

• Innovación.
Estos criterios serán diferentes si se trata de un proveedor nuevo. Es conveniente ponderar los
criterios, estableciendo así su importancia relativa.

Experiencia de una institución de investigación –desarrollo. Caso de estudio.

Como parte de la estrategia de mejora continua del sistema de calidad de una institución cuyo
objetivo social es el desarrollo de investigaciones y productos para la salud animal, vegetal y
humana, se desarrolló una metodología para la Gestión de proveedores

En las condiciones de un centro de este tipo, contar con un Sistema bien estructurado para
identificar, evaluar y clasificar a los proveedores de todos los materiales críticos para el
desarrollo de investigaciones, servicios científico- técnicos y producciones farmacéuticas es
imprescindible. Esta actividad adquiere un rol estratégico debido a su sustancial potencial de
ahorro

Qué criterios son cruciales evaluar?

En la figura 1 se muestran los criterios considerados para ser evaluados en los proveedores
(reevaluación) como en aquellos que potencialmente pudieran convertirse en proveedores

Estos criterios se derivan de las características de la empresa, de sus objetivos y del tipo de
relación que pretenda establecer con sus proveedores.

Los criterios para realizar la evaluación deben responder a aspectos muy claros para hacer una
muy buena selección de los mismos, tal y como refieren algunos autores (5, 9)

La evaluación es obligatoria para los proveedores de materias primas y materiales de envase

El especialista elaborará anualmente una propuesta de Plan de evaluación de proveedores,

donde se incluirán aquellos proveedores a los que les corresponda reevaluación y aquellos que
sean aprobados para su evaluación inicial, dentro de la propuesta dejará claramente
identificados aquellos proveedores que serán evaluados a través de auditorias. teniendo en
cuenta las prioridades del centro y su disponibilidad de recursos. La Dirección de Calidad
aprobará el plan que tendrá correspondencia con el Plan de auditoria. Esta información se
describirá en el Plan anual de evaluación de proveedores.

La evaluación de los proveedores (iniciales o reevaluaciones) se coordinará por el especialista

de la actividad, quien recogerá los datos necesarios para cada criterio. Estos serán plasmados
en un registro: Datos para calcular índices de desempeño del proveedor. A partir de estos datos
(introducidos en la base diseñada para este fin) se calculará el comportamiento de los criterios
para cada proveedor.

El criterio de Calidad tiene varios índices a calcular que no se evalúan a todos los proveedores,
en el caso de no ser un material crítico, no se calculará el índice de calidad de la muestra,
asumiéndose el total de los puntos de la ponderación asignado al índice Comportamiento de
materiales durante su uso. Este criterio cuenta con el mayor peso por ser el de mayor incidencia
en el uso del material comprado y por tanto en el resultado final del proceso o servicio (5, 10)
Lo mismo se aplica cuando se trata de un servicio, entonces solo se calculará el índice de
conformidad con el servicio.

El criterio Auditoria se podrá evaluar con datos recopilados en auditorias in situ o como auditoria
de buró, tal como refieren varios autores (1, 14, 19). En caso de no realizarse auditoria por
responsabilidad del evaluador, se asignará el total de puntos correspondientes a este criterio al
proveedor en evaluación. De haberse planificado la auditoria, pero no proceder por razones
inherentes al proveedor, entonces se le restarán el total de puntos del criterio.

En el caso del criterio de Desempeño comercial, para los proveedores nacionales, el indicador
Ind. Ofertas presentadas en tiempo no se evaluará, por lo que los 25 puntos totales del criterio
de Desempeño comercial se distribuirán entre los indicadores de Indicadores. Cumplimiento de
la cantidad. Pactada y. Comportamiento de tiempo de entregas. Este criterio es el segundo en
peso por su importancia para garantizar el suministro, aunque existen criterios de que, en
conjunto con el precio, son los que determinan la aceptación del proveedor (7, 12)

El criterio de Desempeño ante reclamaciones resulta crucial para diferenciar un buen proveedor.
La rapidez en la respuesta, así como ostentar un índice bajo de reclamos por fallos de algún tipo
en los criterios de los productores (11, 13), en los casos donde no haya ocurrido reclamación
alguna al proveedor en el periodo evaluado se asumirá el total de los puntos del criterio.

Las categorías de los proveedores pueden ser las siguientes: Aprobados excelentes, aprobados,
En desarrollo, y no Aprobados. En la Tabla 2 del Anexo B se muestran las categorías definidas
para los proveedores a partir del % de puntos que reciban en la evaluación, así como la vigencia
de la misma, que se corresponde con el tiempo entre evaluaciones.

A los proveedores potenciales (evaluación inicial) que obtienen la categoría de En desarrollo y

se autoriza la compra de sus productos y/o servicios como parte final de su evaluación, esta
categoría tendrá una vigencia de un año. Se considerarán Aprobados cuando hayan cerrado al
menos un contrato satisfactoriamente.
Aquellos proveedores no evaluados, a los que se les ha comprado materiales/servicios y es de
interés de la institución continuar haciéndolo, se autorizará las compras por parte de la Dirección
del centro, y serán identificados como En evaluación.

En el caso de que un proveedor aprobado llegue al momento de reevaluación, pero al mismo no

se le ha comprado ningún producto o servicio durante este tiempo, identificará como proveedor
de reserva. Si transcurriese un año sin ser utilizado como proveedor, se eliminará del listado de
proveedores aprobados.

Los resultados de la evaluación se comunicarán oficialmente a cada Proveedor. A los

proveedores que resulten evaluados como Aprobados, se les entregará además una constancia
de que mantienen o han obtenido estas categorías. Este documento se renueva con cada
reevaluación.Para efectuar la evaluación de proveedores se podrá utilizara una base datos
creada por la institución para este fin quedando registrada en la misma toda la información
requerida.