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Técnicas Básicas de
Comunicación y Archivo
Unidad didáctica 6:
El archivo y la gestión
de documentos
Técnicas básicas
de comunicación
y archivo
UNIDAD
DIDÁCTICA
El archivo y
gestión de la
documentación
Créditos
Innovación y
cualificación Autor/es: Fuentes Innovación y Cualificación
Presentación
Temporalización
10 horas.
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Unidad Didáctica 6
Contenidos
de la Unidad Didáctica
2. El archivo en la empresa.
5. Otras clasificaciones.
7. Instalaciones de archivo.
Resumen.
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El archivo y gestión de la documentación
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El archivo y gestión de la documentación
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Unidad Didáctica 6
Piensa en una biblioteca, es un gran archivo donde los libros están ordena-
dos por temas, y dentro de cada sección (por ejemplo, libros de historia), se
ordenan por orden alfabético.
Ten en cuenta que una empresa debe proporcionar información a los clien-
tes, proveedores, a las Instituciones Públicas (por ejemplo, Hacienda), a los
trabajadores de la empresa, etc. De ahí la importancia del archivo.
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El archivo y gestión de la documentación
Generales Particulares
2 El archivo en la empresa
Es muy importante tener en cuenta que los archivos pretenden ser centros de
información para la toma de decisiones, y los beneficios que aportan son muy
altos. Es decir, un archivo contiene información, esta información será analizada
por la empresa para tomar decisiones (por ejemplo, información relacionada con
clientes y competidores).
Asimismo, el valor de un archivo es alto (ya que contiene información y esta «vale
dinero»). Por ejemplo el Archivo Histórico Municipal del Ayuntamiento de Antequera
es un centro de una gran información histórica y el valor de lo archivado es
incalculable.
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Unidad Didáctica 6
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El archivo y gestión de la documentación
Costo
Protección de
los documentos Instalaciones
Métodos de
clasificación
Sistema de eliminación
de archivos
Procedimientos de envío
y recuperación de la
documentación
Aspectos as contemplar en un archivo
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Unidad Didáctica 6
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El archivo y gestión de la documentación
Ni que decir tiene que el archivo activo debe ser el que esté más «a mano» en la
empresa. Ten en cuenta que si contiene la información de más uso, debe ser de
fácil acceso y muy operativo.
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Unidad Didáctica 6
conservan los documentos, libros y registros que exige la ley y aquellos con valor
documental o histórico, y los de valor en sí mismos (escrituras, contratos, etc.).
Por ejemplo, una gran empresa con cinco departamentos (como pueden ser los de
producción, contabilidad, recursos humanos, marketing y ventas) tendrá cinco
archivos activos. La idea es que cada uno de los departamentos pueda manejar lo
más eficazmente posible su documentación, y es precisamente el archivo activo el
que cumple esta función. Así, en el archivo activo del departamento de contabili-
dad habrá información sobre las últimas leyes contables, las facturas del año,
etcétera.
En pequeñas empresas el archivo central incluye los tres tipos de archivos: activo,
semiactivo e inactivo. Piensa que una empresa pequeña no tiene un volumen
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El archivo y gestión de la documentación
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Unidad Didáctica 6
Así pues, tanto el archivo activo, como el semiactivo y el inactivo pueden ser
archivos informáticos; es decir, la información que se encuentra archivada en cada
uno de ellos lo estará en soporte informático.
Sin duda, la documentación física ocupará mucho más espacio, y será más labo-
riosa su gestión, que los datos informatizados. Pero lo importante es que, sea en
el soporte que sea, el empleado de oficina sepa gestionar esta información, sa-
biendo cuando debe estar en el archivo activo, en el semiactivo o en el inactivo
(además de emplear un método que permita la localización eficaz del documento
de que se trate en cada caso).
Para concluir este punto, añadiremos que en la actualidad las empresas poseen
archivos físicos (en papel) y archivos informáticos. Es más, la información que
constituye el archivo de la empresa suele estar duplicada, esto es, tanto en sopor-
te físico como en soporte informático.
Por ejemplo, un archivo inactivo de proveedores estará formado por todas las
facturas y pedidos que se han generado en la relación comercial con el mismo,
más la base de datos de la empresa con los datos de esta información como la
contabilización de los pedidos, las facturas recibidas, etc. (que será una informa-
ción almacenada en algún tipo de soporte informático).
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Clasificación y
codificación documental
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Para clasificar se suelen utilizar una serie de métodos: alfabético, numérico, geo-
gráfico, temático y cronológico. La empresa suele disponer de estos métodos de
forma individual o combinada, en función de las necesidades generales y particu-
lares de toda la empresa y de cada uno de sus departamentos.
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El archivo y gestión de la documentación
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Unidad Didáctica 6
Tiene ventajas como puede ser la facilidad para asignar a cada documen-
to un número, se colocan fácilmente, su lectura es rápida; pero tiene in-
convenientes porque la numeración se puede hacer muy compleja, se pue-
den cometer fallos en la lectura, etc.
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El archivo y gestión de la documentación
Ventajas Inconvenientes
Las soluciones principales que se han adoptado para subsanar los in-
convenientes de la clasificación numérica son dos: la utilización de colo-
res y el procedimiento de la cifra terminal.
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Unidad Didáctica 6
Primario: 21.
Secundario: 56.
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El archivo y gestión de la documentación
5 Otras clasificaciones
Todos los criterios de clasificación tienen una similar importancia, aunque los crite-
rios geográfico, temático y cronológico son utilizados también de forma
secundaria.
Este mismo criterio se puede emplear con los clientes, proveedores, etcétera.
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Unidad Didáctica 6
Las palabras calle, plaza, avenida, etc., no son elementos para la ordena-
ción alfabética. Únicamente se toma el nombre de la vía pública. Por ejem-
plo, en lugar de considerar «calle Infante», se considera «Infante» (a la hora
de realizar la clasificación del documento de que se trate).
En el caso de que las calles vengan identificadas por un número además del
nombre (6ª avenida), el número se expresa en letra y se ordena
alfabéticamente (Sexta avenida).
Ventajas Inconvenientes
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El archivo y gestión de la documentación
La empresa W de nuestro ejemplo utilizará esta clasificación cada vez que envíe
propaganda de nuevos productos a sus clientes.
Ordena los documentos según los asuntos, ideas o contenidos que los
caracteriza.
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Unidad Didáctica 6
Por ejemplo siguiendo con nuestra empresa W, podríamos clasificar los pedidos
por fechas, así estarían las más recientes en primer lugar; también podéis hacer
lo mismo con las ventas.
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El archivo y gestión de la documentación
Los medios materiales de archivo son todos los elementos físicos desti-
nados a clasificar y ordenar todos los documentos. Podemos agruparlos en:
Instalaciones de archivo.
Mobiliario.
Microfilmes.
Archivos informáticos.
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Unidad Didáctica 6
7 Instalaciones de archivo
Las instalaciones tienen que garantizar las tareas de trabajo y conservación de los
documentos.
Estanterías.
Armarios.
Muebles mixtos.
Ficheros.
Carros móviles.
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El archivo y gestión de la documentación
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Unidad Didáctica 6
LOS ARMARIOS: tienen una disposición interior similar a las estanterías, con
baldas regulables. Pueden ser de madera o metálicos, y están provistos de puer-
tas que impiden ver su contenido, salvo que éstas sean de cristal.
Mueble mixto
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El archivo y gestión de la documentación
Los más habituales son de material metálico, de forma rectangular (más altos que
anchos) y compuestos por cajones. En su exterior llevan un soporte transparente
para introducir una tarjeta identificativa de su contenido.
En las Bibliotecas se usan con mucha frecuencia, para buscar el documento que
deseamos.
Los accesorios más habituales para el archivo documental son los siguientes:
subcarpetas, carpetas colgantes o suspendidas, carpetas A-Z y cajas A-Z.
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Unidad Didáctica 6
LAS SUBCARPETAS: son de cartulina y sirven para separar los documentos den-
tro de las carpetas colgantes. En su contracubierta suelen llevar marcadas unas
perforaciones para la introducción optativa de fastener, que facilitan la sujeción de
documentos taladrados.
Subcarpetas
Carpetas colgantes
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El archivo y gestión de la documentación
Carpetas A-Z
Los documentos contenidos en las carpetas A-Z requieren, en ocasiones, ser clasi-
ficados por apartados (de forma alfabética, numérica, etc.), utilizándose
separadores o clasificadores debidamente titulados en sus pestañas.
LAS CAJAS A-Z: son estructuras de cartón que se doblan convenientemente para
adoptar la forma de cajas, con una solapa de cierre. En su interior se colocan
subcarpetas.
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Unidad Didáctica 6
Cajas A-Z
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El archivo y gestión de la documentación
Cámara de seguridad
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Unidad Didáctica 6
Sistemas de alarma
De todas formas, cada empresa utiliza sus propios sistemas de seguridad, que
serán mayores si la empresa es de grandes proporciones, y menores si es una
empresa pequeña.
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El archivo y gestión de la documentación
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Unidad Didáctica 6
Las mesas más funcionales son las que están dotadas de cajones para el
uso de carpetas suspendidas o de bandejas deslizantes.
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El archivo y gestión de la documentación
Las instalaciones del archivo semiactivo pueden estar ubicadas en los mismos
locales en que se encuentran los puestos de trabajo o en locales próximos a los
puestos de trabajo.
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Unidad Didáctica 6
11 El archivo inactivo
Se nutre principalmente de los documentos de los archivos semiactivos y,
en pequeña proporción, de los documentos de los archivos activos, que
no es necesario que pasen por los semiactivos.
Los envíos son efectuados por los responsables de los archivos semiactivos
periódicamente.
Los documentos sin valor legal o interés para la empresa pueden ser des-
truidos una vez extraídos, tanto en el archivo inactivo como en el semiactivo,
siguiendo las normas establecidas referentes a los tiempos de conserva-
ción. Por ejemplo las facturas de nuestra empresa deben estar archivadas
un período mínimo de cinco años, luego pueden ser destruidas.
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El archivo y gestión de la documentación
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El archivo y gestión de la documentación
R Resumen
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Unidad Didáctica 6
Los medios materiales de archivo son todos los elementos físicos destinados
a clasificar y ordenar todos los documentos. Se pueden agrupar en medios
materiales físicos y en medios materiales magnéticos.
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El archivo y gestión de la documentación
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El archivo y gestión de la documentación
V Vocabulario
BALDAS: Una balda es una barra presa se quede sin acceso a esa in-
que se usa para atrancar las puertas. formación. Así pues, cuando se hace
Aunque el término balda también se una copia de la información almace-
emplea para designar cada una de nada en el ordenador en otro sopor-
las tablas que componen una te, con la idea de proteger la infor-
estantería. mación en caso de no poder acceder
al aparato de que se trate, se ha he-
BASTIDORES: Es un armazón de pa- cho una copia de seguridad de esa
los de madera o de barras de metal información.
sobre los que se colocan cajas o cual-
quier otro elemento.
CONTRACUBIERTA: Aunque es un
término que cada vez se usa menos,
hace referencia a la parte interior de
la contraportada de un documento,
carpeta, libro, etcétera. Siendo la con-
traportada «la parte de atrás» del ci-
tado libro o documento.
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Unidad Didáctica 6
tualidad los diseños de las carpetas PATENTE: Una patente es una propie-
han evolucionado y el fastener es una dad intelectual o industrial. Es decir,
consecuencia de ello. Para que ten- cuando una persona inventa algo (por
gas más claro el concepto, adjunta- ejemplo, un motor que funcione con
mos una fotografía de fastener que agua) lo patenta, esto quiere decir que
aclarará el tema. esa persona es la propietaria del inven-
to, y cualquier otra que quiera usarlo
debe pedir permiso a la anterior (que
es la propietaria de la patente). En defi-
nitiva, la patente acredita la titularidad
sobre un invento, o un libro, o un ma-
nual de formación, etcétera.
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El archivo y gestión de la documentación
E Ejercicios de repaso
y autoevaluación
3. ¿Cuáles son las medidas que se han tomado para subsanar los errores
de la clasificación numérica?
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El archivo y gestión de la documentación
Solucionario
S ejercicios de repaso
y autoevaluación
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Unidad Didáctica 6
2.
3. Las soluciones principales que se han adoptado para subsanar los incon-
venientes de la clasificación numérica son dos: la utilización de colores y
el procedimiento de la cifra terminal.
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EL EMPLEO DE COLORES
Primario: 21.
Secundario: 56.
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Ventajas Inconvenientes
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El archivo y gestión de la documentación
6. Los accesorios más habituales para el archivo documental son los si-
guientes: subcarpetas, carpetas colgantes o suspendidas, carpetas A-Z y
cajas A-Z.
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Unidad Didáctica 6
Las mesas más funcionales son las que están dotadas de cajones
para el uso de carpetas suspendidas o de bandejas deslizantes.
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