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CLIENT..............................................................................................................................4
COMPANY = GROUP COMPANY = SOCIEDADE................................................................4
COMPANY CODE...............................................................................................................4
COMPANY CODE X CONTROLLING AREA...........................................................................4
ELEMENTOS DE UMA COMPANY CODE:..............................................................................5
BUSINESS AREA.................................................................................................................5
PLANTS = CENTRO...........................................................................................................5
OPERATION CONCERN......................................................................................................6
CHART OF ACCOUNTS......................................................................................................6
OPERATING CHART OF ACCOUNTS......................................................................................6
GROUP CHART OF ACCOUNTS.............................................................................................7
COUNTRY-SPECIFIC CHART OF ACCOUNTS.........................................................................7
FISCAL YEAR....................................................................................................................7
NON CALENDAR YEAR.......................................................................................................7
SPECIAL PERIODS...............................................................................................................8
FISCAL YEAR VARIANT......................................................................................................8
POSTING PERIOD VARINT...................................................................................................8
POSTING PERIOD RANGES..................................................................................................8
CHART OF ACCOUNT........................................................................................................9
G/L ACCOUNT MASTER RECORD IN THE CHART OF ACCOUNT SEGMENT.........................9
G/L ACCOUNT MASTER RECORD IN THE COMPANY CODE.................................................9
OPEN ITEM MANAGEMENT.................................................................................................9
ACCOUNT CURRENCY.........................................................................................................9
ONLY BALANCES IN LOCAL CURRENCY...........................................................................10
ACCOUNT GROUP............................................................................................................10
MASTER DATA FIELD STATUS.........................................................................................10
RECONCILIATION ACCOUNTS.........................................................................................10
TRANSACTION FIGURE...................................................................................................10
CONTROLLING AREA......................................................................................................11
COUNTRY-SPECIFIC CHART OF ACCOUNT (ALTERNATIVE ACCOUNT NUMBER).........11
GROUP CHART OF ACCOUNT.........................................................................................11
COST CONTROLLING OBJECTS......................................................................................11
PURCHASING ORGANIZATION............................................................................. 14
CREDIT MANAGEMENT.......................................................................................... 17
ASSET CLASS..................................................................................................................18
DEPRECIATION AREA.....................................................................................................18
ACCOUNT DETERMINATION...........................................................................................18
GROUP ASSETS AND SUB-NUMBERS...............................................................................18
BANK DIRECTORY..........................................................................................................20
HOUSE BANKS.................................................................................................................20
BANK ACCOUNTS.............................................................................................................20
CASH LEDGER.................................................................................................................22
DOCUMENT CONTROL............................................................................................ 23
DOCUMENT HEADER.......................................................................................................23
DOCUMENT TYPE.............................................................................................................23
ACCOUNT TYPE................................................................................................................23
POSTING KEY...................................................................................................................23
FIELD-STATUS PARA LINHA DE LANÇAMENTO..................................................................24
FIELD STATUS GROUPS.....................................................................................................24
POSTING PERIODS...........................................................................................................24
POSTING PERIOD VARIANT................................................................................................24
FISCAL YEAR VARIANT.....................................................................................................24
LIMITE DE TOLERÂNCIA...................................................................................................24
POSTING CONTROL..................................................................................................25
POSTING TIPS............................................................................................................. 27
CURRENCIES...............................................................................................................28
EXCHANGE RATES...........................................................................................................28
EXCHANGE RATE SPREADS.............................................................................................28
BASE CURRENCY............................................................................................................28
TAXES............................................................................................................................29
TAX CODE.......................................................................................................................29
TAX ACCOUNTS..............................................................................................................29
PLANNING LEVEL...........................................................................................................30
DEPÓSITOS EM CHEQUE.................................................................................................30
CONTABILIZAÇÃO.............................................................................................................31
CUSTOMIZAÇÕES..............................................................................................................31
BANK STATEMENT..........................................................................................................32
AUTOMATIC PAYMENT............................................................................................33
Specifications of data wich shall be valid for all organizational units in all R/3 are entered at the
client level. E.g. exchange rates.
Company Code
Enterprise Structure: Definition Financial Accounting Define, Copy, Delete, Check
Company Codes.
Company code is an independent accounting unit.
Company code é a única unidade organizacional obrigatória.
Company code é a menor unidade organizacional a qual precisa ser demonstrado resultado
oficial (balanço).
Smallest organizational unit of external accounting for which a complete, self-contained set of
accounts can be created. This includes the entry of all transactions that must be posted and the
creation of all items for legal individual financial statements, such as the balance sheet and the
profit and loss statement.
The company code is the central organizational unit of external accounting within the SAP
System. You must define at least one company code before implementing the Financial
Accounting component. The business transactions relevant for Financial Accounting are
entered, saved, and evaluated at company code level.
Company Code x Controlling Area
The assignment between the controlling area and the company code is particularly important.
The controlling area is the central organizational unit of the Controlling (CO) component.
You use the controlling area to carry out cost accounting.
Uma company code nao pode estar atribuida a mais de uma controlling area
Elementos de uma company code:
- key
- name
- city
- country
- currency (local)
- language
- Address
Global parameters:
- chart of account
- defaults
Business Area
Enterprise Structure: Definition Financial Accounting Define Business Area.
Financial statements can be created for business areas for internal purposes.
Business area existe para fins internos e pode ser usada entre várias company codes.
Plants = Centro
É a unidade organizacional central em Logística.
Uma planta está sempre associada a uma company code e uma company code pode possuir
várias plantas.
Operation Concern
É a principal unidade organizacional do CO-PA.
O CO-PA permite a análise de rentabilidade (profiability) e para isto a operation concern
pode ser vista como um cubo que contém vários Profiability Segments, um profiability
segment é considerado como um segmento de mercado (market segment) por exemplo,
país, canal de distribuição, divisão, ...
Custos
Controlling
Area
Chart of Accounts
Chart of
account
Company
Code
This is a list of all G/L accounts used by one or several company codes.
For each G/L account, the chart of accounts contains the account number, account name, and
the information that controls how an account functions and how a G/L account is created in a
company code.
You can use the same chart of accounts for all company codes
Operating chart of accounts
The operating chart of accounts contains the G/L accounts that you use for posting in
your company code during daily activities. Financial Accounting and Controlling both
use this chart of accounts.
You have to assign an operating chart of accounts to a company code.
Group chart of accounts
The group chart of accounts contains the G/L accounts that are used by the entire corporate
group. This allows the company to provide reports for the entire corporate group.
Fiscal Year
In order to assign business transactions to different time periods, you must define a fiscal year
with posting periods. Defining the fiscal year is obligatory.
You define your fiscal year as fiscal year variants which you then assign to your company code.
One fiscal year variant can be used by several company codes.
You have the following options for defining fiscal year variants:
Fiscal year differs from calendar year (non-calendar fiscal year). The posting periods
can also be different to the calendar months.
You define your fiscal year variants in Customizing for Financial Accounting as follows:
Financial Accounting Global Settings Fiscal Year Maintain Fiscal Year Variant (Maintain
Shortened Fiscal Year)
When you record a document, you enter the posting date. When you post the document, the
system uses the posting date specified to automatically determine the posting period. The
posting period consists of a month and a fiscal year.
Your fiscal year is year-dependent. This means that the fiscal year only applies to a
specific calendar year.
Non Calendar Year
If your fiscal year differs from the calendar year, you must specify:
How the system should determine the posting period and fiscal year from the posting
date during posting:
Posting Periods
To enable the system to determine the posting period, specify month and day limits for
the end of each period.
Enter 29 as the day limit for February. This ensures that the system can also
determine the posting period correctly in a leap year. If you enter 28 as the day
limit for February, transaction figures posted on 29 February will be updated in
the next period. If the next period is not open, the system issues an error
message.
Fiscal Year
Since your fiscal year is not the same as the calendar year, you have to specify the year
displacement for each posting period. You can use the entries -1, 0, and +1 for this.
Special Periods
Irrespective of how you have defined your fiscal year, you can also use special periods. Special
periods subdivide the year-end closing period. They therefore merely divide the last posting
period into several closing periods. This enables you to create several supplementary financial
statements.
A fiscal year usually has 12 posting periods. In General Ledger Accounting, you can define up to
four special periods.
If you do not need 12 posting periods, you can use the posting periods that are not required as
special periods. If you use these additional closing periods, you must specify the number you
require in the field No. special periods. when defining the fiscal year variants. You cannot
exceed a maximum of 16 periods.
Year independent: the same number and dates for the periods every year.
não importa em que ano esteja, todo o ano é a mesma coisa
Chart of account
O intervalo de numeração é sempre externo porém deve obedecer a faixa de numeração
definida pelo account group.
O registro mestre do plano de contas é subdividido em áreas:
Contas patrimoniais são consideradas Balance Sheet account e isto significa que no
final do período o saldo é transportado para o período seguinte.
Contas de resultado são consideradas P/L Accounts e isto significa que o saldo será
transferido para uma conta de lucro acumulado (retained ernings) no encerramento do
período.
IMG > FI Account > ... > business transaction > closing > caring forward
Account currency
A moeda pode ser local ou estrangeira. A moeda local é a moeda definida nos
parametros da company code e é a default no momento da criação do registro mestre da
conta.
Valéria Barthel Baião Página 9
01/08/2018
393514471.doc
Se a moeda definida no registro mestre é local currency então o lançamento pode ser
efetuado em qualquer moeda, a conversão é automática para a local currency
Nas transações existem as informações de local currency, currency 1, currency 2,
currency 3, ...
Se a moeda definida for diferente da LC, considera-se que somente poderão ser
efetuados lançamentos na moeda estrangeira. A conversão será feita automaticamente
para a LC.
Account group
É usado para organizar contas que possuem um função similar no negócio.
Exemplo: Cash, Asset, Material, P/L, Liability, ...
Accounting Customizing under General Ledger Accounting G/L Accounts Master Data
Preparations Define Account Group.
Account group está no segmento de plano de contas.
Account group define quais os campos/regras para preenchimento dos campos do
segmento Company-code, levando em consideração o tipo de transação (display,
change, create, ...)
Reconciliation accounts
É uma conta totalizadora de razões auxiliares (subsidiary ledger) para evitar volume
muito grande de lançamentos dentro da contabilidade. O detalhamento estará no razão
auxiliar (ativo, contas a pagar, contas a receber,...).
A conta de reconciliação não permite lançamento direto.
Para estas contas o campo display line item não deve estar flegado.
Transaction figure
Totaliza débitos e créditos.
Controlling
Area
Chart of
accounts
Uma conta do group chart of account pode consolidar várias contas do plano operacional.
Campos importantes:
- At company level:
Campos importantes:
Reconciliation account
Payment terms
Para vendor/customer master record, suppressed e required não dá erro. Somente para
G/L ocorre o erro.
Purchasing Organization
É a principal unidade organizacional de Compras (MM).
Possibilidades:
2. Uma purchasing organization para mais de um centro dentro de uma mesma company
code
Cadastro centralizado -> cadastro é feito por uma única área ou pessoa
b. Gera contabilização
3. Invoice verification
b. Gera contabilizacao
4. Payment
GR = Goods receipt
IR = Invoice receipt
GR e IR podem ser feitos em ordem oposta depende o que a empresa receber primeiro a fatura
ou a mercadoria.
Sales process x FI
No processo de Vendas existe a interface com FI no momento de registro de saída da
mercadoria do estoque (Goods Issue) e no momento de faturamento (Invoice).
Credit Management
Áreas de controle de crédito são criadas para gerenciar o crédito dentro de uma
company code. Uma área de controle de crédito pode estar associada a 1 ou várias
company codes. Para o geranciamento do crédito do cliente é necessário o
cadastramento do Credit management master data, estes dados são uma extensão do
mestre de clientes.
O Credit management máster data é também composto por:
- General data = disponível para todo o cliente e portanto para todas as áreas de
controle de crédito. Por exemplo: total máximo do limite
Este master data contém informações gerais do banco, como country code e bank key.
House Banks
São os bancos que a própria empresa utiliza.
To be able to run the payment program, the system requires details on your own bank, and
these details must be entered in the customer and vendor master records. In the company
code-specific data of a vendor master record, you could for example enter the house bank from
which payment is to be made to this vendor. If you do not enter a bank in the master record, you
must specify the rules by which the payment program determines the bank. The data that you
enter is the same in both cases - an ID code for your bank.
Bank accounts
Cada conta de banco é representada pela combinação do HOUSE BANK ID e do ACCOUNT
ID. Durante o programa de pagamento é utilizado esta regra para determinação da conta. Uma
G/L account deve ser criada para banco e não é considerada uma conta de reconciliação.
Bank account at house Bank
G/L account
(relacionamentos sempre 1:1)
Cash Ledger
Pode ser criado livros caixa (Cash Journal), cash journal pode ser criado para petty cash
(caixinha). Cada cash journal poderia estar relacionado a uma conta contábil (conta de
compensação = fundo fixo) que representa o cash journal dentro da contabilidade.
Document Control
O documento de FI é identificado por document number (numeração interna ou
externa), company code e fiscal year.
Um evento de negócio pode gerar um ou mais documento.
Document header
As informações do cabeçalho são disponíveis a todo o documento em questão e a
informação mais importante do header é o document type.
A informação mais importante do item é a posting key.
Document type
document type controla o document header e é usado para diferenciar transações de
negócios distintos a serem lançados em FI, por exemplo, customer invoice, vendor
payment, etc...
É definido a nível de client e portanto é válido para todas as company codes.
Os maiores controle do document type são:
O intervalo de numeração dos documentos e
Account type permitidas para lançamento (cliente, balanço, ativo, fornecedor,...)
Outros controles são:
Field status dos campos do cabeçalho do documento como text e reference
number
Se a fatura será lançada com o “net method”
O R/3 já vem com vários document types standard como:
DR: customer invoice
DG: customer credit memo (type of account D e S)
DZ: customer payments
SA: G/L accounts posting
AB: general (all type of accounts)
KR: vendor invoices
KG: Vendor credit memos
KZ: vendor payments
KN Vendor net invoices and credit memos
RV: SD billing document (customer invoices)
RE: MM billing documents (vendor invoices)
ZP: automatic posting for payment program
Account Type
S (razão), A (imobilizado), K (cliente), D (fornecedor), M (material)
Posting Key
A posting key é definida a nível de client e tem a função de determinar quais os type of
accounts podem ser lançados, se um line item pode ser lançado a débito ou a crédito e
define detalhes adicionais de field status (regra de preenchimento de campos).
1.Suppressed
2.Display
3.Required
4.Optional
Posting periods
Limite de tolerância
Valor máximo a ser lançado por company code é definido dentro do grupo de tolerância.
Posting Control
Defaults by the system
O sistema pode trazer como default informações de diversas origens como:
- User Master record
- Parameter Memory (hold/set data)
- System data
- Account master data
- Accounting function
Value date = data efetiva (este campo pode ser configurado para trazer como default a
data do sistema).
I MG > Financial Account > FI Account Global Settings > Document > Default values
for Document Processing > Default value date
IMG > FI Account > FI Account Global Settings > Document > Document Header >
Maximum Exchange Rate Difference > Define Maximum Exchange Rate Difference
per Company Code
IMG > FI Account > FI Account Global Settings > Document > Line Item > Define
Document Changes Rules
Se a fatura estiver sendo criada por FI, o default será do segmento company-code
Se a fatura estiver sendo criada por SD/MM, o default será do segmento Área de
vendas/Purchasing respectivamente.
Caso contrário, se não existir referencia a data de vencimento não será calculada.
Somente será calculada se o campo documento de referencia for preenchido com “V” de
VALID.
IMG > FI Account > Accounts Receivable and Accounts Payable > Business
Transaction > Outgoing Invoices/Credit Memos > Maintain Terms of Payment
Internacionalmente (Brasil não permite) pode ser feito lançamentos entre empresa, por
exemplo no caso de Central Purchasing ou Central Payment.
As contas transitórias (clearing accounts) usadas neste processo podem ser contas do
G/L ou mesmo Customer/Vendor accounts.
IMG > FI Account > General Leadger Account > Business Transaction > Prepare cross-
company code transaction
Reversal Document
Documentos podem ser revertidos de 2 maneiras Standard ou por lançamento negativo.
Para que seja permitido lançamento negativo os seguintes pre-requisitos são
considerados:
1. A empresa deve permitir lançamentos negativos
2. O tipo de documento deve permitir lançamentos negativos
3. O reversal’s reason deve estar customizado para lançamentos negativos
IMG > FI Account > General Leadger Account > Business Transaction > Reversal
Document
Posting Tips
Currencies
IMG > Global Settings > Currency
Exchange rates
São mantidas por : Currency exchange type, currency from, currency to, valid from and
Exchange rate.
Existem tools que facilitam o processo de entrada das taxas. São elas: Inversion, Base
Currency e Exchange rate spreads.
Base Currency
A moeda base elimina a dupla para conversão.
Por exemplo: converter yen para libra
1. yen para euro
2. euro para libra
No exemplo acima a moeda base é EURO. E pode ser definida no exchange rate type.
Taxes
Tipos de taxações permitidas no R/3
- Taxas por nível de país/federal
- Taxas por nível de estado/Jurisdição
A cada país (country code) está associado uma TAX PROCEDURE FOR
CALCULATION. É semelhante ao esquema de calculo de preços em SD, cada
ACCOUNT KEY está associada a TAX ACCONT.
A CONDITION TYPE define as regras para o cálculo de impostos.
Tax Code
IMG > FI Account > FI Accounting Global Settings > Taxes on Sales/Purchases >
Calculation > Define Tax Codes for Sales and Purchases
Tax Accounts
As contas de impostos dentro do G/L master record devem estar com o campo tax
category preenchidos e por garantia o campo post automatically only deve estar flegado.
As previsões são feitas com base no que tem-se a pagar (A/P) e receber (A/R). Para
todo este controle este módulo pode trabalhar com contas transitórias para administrar
as contas bancárias.
Planning Level
O nível de tesouraria indica o nível de controle as informações. Este nível está
diretamente relacionado a conta contábil.
Exemplo:
Nível
F0 Conta mãe Conta Principal reflete o valor disponível na conta 113100
B8 Conta filha reflete cheques não compensados 113108
XX Conta filha saída de cheque 113117
3o Saída de cheque
Depósitos em cheque
É um cenário de negócio que controla no cash management os depósitos em cheque
fazendo também a liquidação da fatura do cliente.
O processo consiste em:
1. Entrada manual da lista de cheques depositados
2. Gravar e gerar uma sessão de batch-input
3. Contabilizar
a. G/L documents (conta de banco)
b. Subledger documents (contas auxiliares da tesouraria)
Contabilização
1. Sub-ledger document (este passo é feito automaticamente)
Credita cliente para compensar a partida em aberto
Debita conta de cheques recebidos ( conta auxiliar ) -> transitory
2. G/L document ( +1 day) -> após depósito confirmado
Credita conta de cheques recebidos
Debita conta de banco
Customizações
1. criar posting rule -> somente o código
2. criar transaction e associá-la a posting rule -> a transação indicará qual a regra
de lançamento (posting rule)
3. criar a variante (sap01) que indica o layout da tela de lista de cheques
4. criar os detalhes do lançamento
a. Criar account symbols
b. Assign account to account symbol
i. Esta associação pode ser feita usando-se mascara especificando o
final da conta p.e. . Quando o início é sempre o mesmo. +++++9
ii. Pode-se especificar diretamente a conta porém, se existir mais de
um banco a customização deve ser feita para cada banco e deverá
existir um símbolo para cada banco.
c. Detalhar a posting rule
i. Define-se os débitos e créditos que são feitos no lançamento
ii. Indica o document type que será lançado
iii. Indica o posting type
Bank Statement
É o extrato bancário. No R/3 existe a possibilidade manual e automática de lançar os
movimentos de uma conta bancária no cash management.
A lógica é a mesma do depósito, porém é possível realizar várias transações porque o
depósito consiste em mais de uma transação.
Automatic Payment
O programa de pagamento é usado para efetuar o pagamento automático das partidas
em aberto de um business partner. Assim sendo, o programa de pagamento varre as
partidas em aberto, tanto de entrada como saída, A/R e A/P.
1. All company codes: definir sending company code e paying company code
2. Paying Company codes: definir o valor mínimo para pagamento entrada/saída
3. Payment method / Country:
a. County specific configurations
b. Document types and clearing documents
c. Print program
d. Permitted currencies
4. Payment method / Company Code
a. Métodos de pagamento elegíveis por company code
b. Otimizações: banco, código postal, moeda estrangeira,
clientes/fornecedores estrangeiros
c. SAP Script (form data)
5. Bank selection: house banks and accounts determination
a. Ranking order: ordem de determinação/escolha do banco por método de
pagamento.
b. Amounts: é definido o valor disponível por house bank
c. Accounts: define-se as contas de contrapartida (offsets) ao sub-ledger e
as contas de compensação para bill of exchange
Todas as transações especiais utilizam um código de razão especial que indicará qual a
operação.
Exemplos:
- Down payment request
- Down payment
- Bill of exchange request
- Bill of exchange
- Check/bill exchange
- Others: ind.value adjustment, secutity deposit (guarantee), interest
(juros), reserve for bad debit, user-defined
Clearing
The accounts that can be cleared automatically must be defined in Customizing for
Financial Accounting.
The items to be cleared cannot trigger a posting, for example, cash discounts or
exchange rate differences.
Account Clearing
In this clearing procedure, you manually select open items that balance to zero from an account.
Exemplo: manualmente clear uma invoice com uma credit memo.
Este processo gera um clearing document sem line itens e este documento é registrado tanto
na invoice como no credit memo.
If no additional postings are necessary to clear an account, the system generates a clearing
document. However, the system might have to make clearing postings if line items from different
business areas are part of the clearing transaction,
Payment differences
Payment differences arise during clearing if a customer has made an underpayment, or
has made an unauthorized deduction for cash discount and the difference is within, or
exceeds defined tolerance limits.
Caso a diferença seja superior aos limites definidos dentro do grupo de tolerância, o
processo de clearing será tratado manualmente e o lançamento poderá ser efetuado das
seguintes maneiras:
1. Partial payment: enquanto existirem diferenças, as partidas ficam em aberto
2. Residual item: as linhas são compensadas restando somente a diferença em
aberto
3. Using a reason code: é possível definir uma justificativa para o não pagamento
(judicial, ...) e a este reason code pode-se definir uma conta contábil para o
lançamento da diferença (exemplo: conta de pendencia de pagamento – ações
judiciais).
Local Currency
Local currency é a moeda definida na company code. Sempre irá existir e está em todos
os documentos.
Update Currency
Update currency é a moeda no qual as movimentações são atualizadas.
Podem ser update currency:
Document currency: é a moeda informada no documento no momento do
lançamento
Account currency: é a moeda do mestre da conta, pode ser a moeda local ou
moeda estrangeira. A conta que é gerenciada em moeda estrangeira pode
somente ser lançada em moeda estrangeira.
Customizações
Currency type
Additional local currency type
Hard currency / country code: moeda forte
Index currency / country code: moeda índice
Group currency / client
Group company currency / company master: moeda do group company
Output/Source currency for translation: define qual a moeda será usada como base para
a conversão (transaction currency ou local currency)
Type translation date: define qual a data será usada para obtenção da taxa de cambio,
document date, posting date ou translation date.
Integration FI-CO
Paralel 3
Se uma controlling area possuir mais de uma company code e estas company codes
possuem local currencies diferentes, a moeda do objeto deve obedecer a local currency
de cada company code. Caso contrário, a OC pode ser livremente definida.
Asset Accounting
Chart of Depreciation
É o conjunto de depreciation areas, através do qual o FI-AA gerencia valores diferentes
nas áreas de depreciação.
Chart of depreciation deve ser criado sempre novo com cópia do proposto pela SAP e
pode ser apagado as depreciation areas não utilizadas e deve ser feito antes da criação
de qualquer imobilizado.
Depreciation Area
Representa um tipo específico de avaliação (valuation). Pode ser criado n áreas de
depreciação distintas, uma para cada propósito.
As área de depreciação existem para diferenciar necessidades distintas de balanço,
transações e valorizações. Assim pode-se ter mais de uma valorização. Por exemplo:
requerimentos regionais (país), necessidades de impostos, incentivos, costing
controlling e parallel accounting.
Exemplos:
01 – Book Depreciation (mais importante e deve sempre existir)
nn – Tax Depreciation
nn – Cost Accounting Depreciation
nn – Parallel Depreciation (em moeda estrangeira) USGAAP, ...
- Depreciation value
Novas áreas de depreciação podem ser incluídas depois do sistema produtivo com
imobilizados.
Asset Class
A classe de ativo é a principal definição do ativo. Na classe de ativo defini-se
parametros de controle e valores default de depreciação. Exemplos de classes de ativos:
buildings, machinery, business equipment, assets under construction and low-value
assets.
A classe é criada a nível de client e posteriormente será atribuida a no mínimo 1 chart of
depreciation (1 classe pode ser atribuida a n chart of depreciations). Quando a classe é
atribuída ao chart of depreciation é possível definir os valores default para cada área de
depreciação. P.e. pode-se desativar uma área para uma determinada classe e até mesmo
uma classe pode não depreciar (asset under construction). Estas informações default
podem ser propostas e posteriormente sofrerem mudanças, ou mesmo podem ser
mandatórias e não permitir mudança (field status a nível de asset class).
Funções adicionais:
- Copy asset class from reference
- Specify required entry fields for asset master data
- Define allowed entries for user fields
- Enter and change default values in asset classes
O bem principal termina com 0000 e os sub-number são sequenciais a partir de 0001...
Time-dependent data
São informações que podem ser modificadas no decorrer do tempo e para isto, registra-se por
período. São informações como, cost center, ordem, shift factor, shutdown. O processamento
periódico de lançamento de depreciação considera o período para lançar em um centro de
custo, acelerar a depreciação, ...
Depreciation area XX in the Asset / Asset Class
Os valores default vem da classe e podem ser alterados. Alguns valores como: useful life,
depreciation key, ordinary depreciation start (a partir da data de aquisição), ...
Alguns valores são usados somente pela área de depreciação de custos como, index (para
determinação do valor de reposição), scrap value, variable depreciation amount.
Existe uma chave chamada account determination e pode ter o mesmo código da conta
contábil (facilita muito e diminui o tamanho do catálogo de classes), podem existir mais classes
que contas contábeis do balanço, mais de uma classe direcionando para a mesma conta de
balanço, neste caso está sendo usado o mesmo chart of account.
No caso de estar sendo utilizado mais de um chart of account, não é necessário a criação de
mais de um account determination key.
Ativos que estão em uma mesma classe corresponderão a mesma conta de reconciliação.
Chart of Depreciation
Chart of Accounts
Account Determination
DEPRECIATION AREAS
Account Assignment
Lean Implementation
Trata-se de uma ferramenta que gera as customizações de acordo com o standard para a
sua empresa.
Regras:
- empresas pequenas
- standard functions
- small asset class catalog
- funções não contempladas: depreciation areas in FC, consolidation, own
depreciation keys, transaction types, reports (in additional), group assets
Closing
Pre-closing
Abertura do novo período, lançamentos de ajustes (preparatory postings), fechar sub-
ledgers/feeder systems (FI-AA, A/R, A/P), fechamento preliminar (balanço preliminar).
Managerial close
Consiste nas atividades que envolvem redistribuição de custos (repostings) usando
alocação e liquidações de custos (settlements).. Neste momento pode ser necessário a
reabertura do G/L para lançamentos de ajustes
Financial close
Ajustes finais de avaliação (valuation) e balanço antes que da conclusão do fechamento
e da emissão dos relatórios. Ajustes do cash flow que são feitos por CO e serão
atualizadas em FI através do Reconciliation Ledger Adjustment.
Algumas atividades:
CO reconciliation posting to FI,
Foreign Currency revaluations,
Business Area/Profit center/Profiability segment adjustments,
Final Close old period,
Reporting
Pre-close
Abrir o novo ano fiscal
Realizar as avaliações de fim de ano de materiais e ativos
Balance confirmation é enviado a clientes/fornecedores para verificar se o saldo
está correto
Fiscal year change AA, prepara o AA tecnicamente para o novo ano
Balance carry foward, prepara os saldos em FI para o próximo ano. Contas de
balanço transporte do saldo e apuração de resultado
Financial Statement
O financial Statement version é uma estrutura de balanço composta por linhas que
constituem níveis hierarquicos. Um FSV está associado a um chart of account e ao
idioma, o último nível de um nó conterá a relação de contas contábeis que podem ser
mostradas no caso de Débitos e/ou Créditos.
The FSV offers a flexible layout of the balance sheet/profit and loss statement produced
by the standard financial statement program.
The version technique offers freely definable texts and includes pre-configured
summarization and grouping features.
Periodic Tasks
- Special valuations of fixed assets
Replacement value (index series)
Insurable values (index series)
- Investment Support
- Depreciation run – online
- Interests
- Periodic postings
- Inflation adjustment
Orders/WBS elements -> Asset under construction -> Asset history Sheet
Depreciation
As depreciações, interests (juros) e reavalicações são controladas por chaves de cálculo.
Podem ser lançadas manualmente por meio de uma special posting transaction.
A depreciação deve ser lançada periodicamente em FI e este lançamento é feito de
maneira sumarizada.
Mudança de período
1o Post depreciation
2o Fiscal year change (preparação técnica para o próximo ano)
3o Year end closing (close old year)
Material Valuation – MM
O processo de valuation gera listas que podem ser liberadas pela contabilidade e então
geram documentos contábeis.
Quando o método de avaliação é alterado, lançamentos também são gerados.
Inventário – MM
As diferenças entre contagem física e o contábil podem ser corrigidas a partir de
lançamentos contábeis. Estoque x conta de diferença de inventário. Diferença pode ser
+ ou -.
Contabilização:
- Débito na conta de despesa
- Crédito na conta de provisão para devedores duvidosos
- Quando o cliente paga é feita a reversão da provisão
Automatic flat-rate IVA for overdue receivables -> vai aplicar taxa fixa para IVA
doubtful receivables.
Este processo é realizado no fechamento para a avaliação das despesas com devedores
duvidosos.
Este processo gera uma proposta de avaliação que pode ser editada e posteriormente
transferida para que os lançamentos sejam gerados.
SAPF100
Valuation de partidas em aberto realizadas em moeda estrangeira (imp/exp). Em
operações realizadas em moeda estrangeira os dados são armazenados na moeda da
transação. No final do período, o processo de valuation consiste em trazer para o valor
presente apurando as diferenças cambiais.
Para que este processo seja executado se faz necessário:
1. Valuation Method
DEMO: converte o saldo pela taxa média
KTO:
utiliza taxa de compra (G) para converter os débitos (A/R)
utiliza taxa de venda (B) para converter os créditos (A/P)
Controlling
Accounts and cost elements:
- FI -> primary costs -> CO
- CO cria secondary costs
- You MUST create the primary cost elements in FI as G/L accounts before
you can create them in CO
Master Data
Transaction Data:
- Master Data - Cost Elements
- Cost Centers
- Activity Types
- Statistical
- Key Figures
- Transaction Data:
- Line Itens
- Total Records
- Master Data: permanecem fixo no sistema ao longo do tempo.
- Transaction Data: são assinalados para os master data.
Chart of Accounts:
- A relação entre FI e CO acontece na representação das contas de
resultado, como elementos de custos primários em CO. (Cost elements and
Revenue Elements).
- Os elementos secundários estão representados apenas em CO.
- Elemento primário ligado a FI, o secundário não
- Na versão 4.6 pode ser configurada a passagem automática de FI para CO
Cost Elements:
- Secundary Cost Elements: identificam custos internos de CO (ex. rateio,
liquidação, etc.)
- Primary Cost Elements: identificam custos/receitas geradas em FI.
- Obs.: qdo vc cria um elemento de custos, deve atribuir a este uma categoria
de elemento de custos.
Activity Types:
- Utilizado para qualificar (classificar) os custos primários, e serve como um
tracing para a locação dos custos
- O planejamento da atividade gera um vínculo entre a atividade e o centro de
custos.
- O centro de custos pode ter mais de uma atividade.
- A atividade esta sempre ligada a n centros de custos.
- Para cada atividade deve estar atribuído um elemento de custos
secundário.
- O custo absorvido pela atividade, corresponde ao seu preço.
- A alocação de atividades precisa de: tipo de atividade, preço da atividade e
centro de custos.
- Regras básicas:
- Uma atividade nunca está só (sempre pendurada a 1 ou mais CC)
- Uma atividade tem que ser planejada para o CC
- Gera o vinculo no planejamento
- Gera a forma de calculo (tarifa)