Professional Documents
Culture Documents
CONCEITOS INICIAIS
ARQUIVOLOGIA
É a ciência que se encarrega do estudo da organização dos acervos documentais,
desde a produção do documento, seu trâmite administrativo e sua posterior
destinação, seja ela a eliminação ou recolhimento permanente por valor histórico.
Seu objetivo é a organização e o acesso à informação.
Destacamos:
Informação registrada
Comprova fatos
Utilizado para consulta
SINAR
Em 25 de setembro de 1978, o Decreto nº 82.308, instituiu o Sistema Nacional de
Arquivos - SINAR.
o Arquivo Nacional;
os arquivos do Poder Executivo Federal;
os arquivos do Poder Legislativo Federal;
os arquivos do Poder Judiciário Federal;
os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário;
os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário;
os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo.
CONARQ
O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ é um órgão colegiado1, vinculado ao
Arquivo Nacional do Ministério da Justiça, que tem por finalidade definir a política
nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um Sistema Nacional
de Arquivos, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à
proteção especial aos documentos de arquivo.
Toda Legislação de Arquivologia pode ser encontrada no site do CONARQ, além de muitas
outras informações sobre Arquivologia.
http://www.conarq.arquivonacional.gov.br
1
Órgãos colegiados são aqueles em que há representações diversas e as decisões são tomadas
em grupo, com o aproveitamento de experiências diferenciadas.
ARQUIVO
Segundo Sólon Buck, arquivista dos EUA: Arquivo é o conjunto de documentos
oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no
decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para
efeitos futuros.
Esta é a letra da Lei. Preste atenção, pois esse conceito, segundo a Lei n.
8.159 é bastante cobrado.
Este Decreto Regulamenta a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a
política nacional de arquivos públicos e privados.
FINALIDADE DO ARQUIVO
1 – Guarda dos documentos que circulam na instituição, utilizando para isso técnicas
que permitam um arquivamento ordenado e eficiente;
2 – Garantir a preservação dos documentos, utilizando formas adequadas de
acondicionamento, levando em consideração temperatura, umidade e demais
aspectos que possam danificar os mesmos;
3 – Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos
diversos setores da instituição de maneira eficiente.
Para Marilena Leite Paes, “a principal finalidade dos arquivos é servir a administração,
constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história”.
Destaca ainda que a “função básica do arquivo é tornar disponíveis as informações
contidas no acervo documental sob sua guarda”.
DISTINÇÃO ENTRE ARQUIVO, BIBLIOTECA E MUSEU
QUANTO AO GÊNERO
Podemos destacar:
Algumas classificações:
Arquivos especiais - Chama-se arquivo especial àquele que tem sob sua guarda
documentos de tipos diversos – iconográficos, cartográficos, audiovisuais – ou de
suportes específicos – documentos em CD, documentos em DVD, documentos em
microfilme – e que, por esta razão, merece tratamento especial não apenas no que se
refere ao seu armazenamento, como também ao registro, acondicionamento,
controle, conservação etc.
Tipos de Arquivos
Não esqueça: A adoção de um arquivo setorial descentraliza (ou seja, tira do arquivo
central) as atividades do arquivo corrente.
ESTÁGIO DE EVOLUÇÃO
Ciclo Vital dos Documentos: a Teoria das Três Idades (Jean Jacques Valette – 1973).
Corresponde às fases pelas quais o documento passa, desde sua criação até sua
destinação, é a distância entre a administração e a história numa sequência temporal.
Veja:
• Protocolo
• Expedição
• Arquivamento
• Empréstimo
• Consulta
• Destinação
ARQUIVOLOGIA
Também são chamados de: 2ª Idade; Pré-arquivo; Records Center; Semi-ativo; Limbo;
Purgatório; Temporário; Transitório; 2ª Fase; 2º Ciclo.
INSTRUMENTOS DE PESQUISA
Exemplo:
Exemplo:
CATÁLOGO: Instrumento de Pesquisa elaborado segundo um critério temático,
cronológico, onomástico ou geográfico. Inclui todos os documentos pertencentes a um
ou mais fundos, descritos de forma pormenorizada ou sumária. Sua finalidade é
agrupar documentos que versem sobre um mesmo assunto, produzidos na mesma
época, digam respeito à mesma pessoa, etc.
Exemplo:
ARQUIVOLOGIA
Prazo de Guarda
Prazo de guarda (ou período de retenção) é o período em que o documento deve ser
mantido nos arquivos correntes e intermediário.
O período em que o documento deverá ficar arquivado na fase corrente será chamado,
tecnicamente, de prazo de guarda na fase corrente e, naturalmente, o período
definido para o mesmo na fase intermediária será o prazo de guarda na fase
intermediária. O termo prazo de guarda, quando não houver explicitação de fase será,
portanto, a soma das duas fases em questão.
Todo documento, ao término de seu ciclo vital, deverá ser encaminhado à sua
destinação final, que ocorrerá no momento em que o mesmo tenha perdido seu valor
administrativo. A destinação final do documento poderá ser: eliminação ou guarda
permanente.
ARQUIVOLOGIA
Tabela da Temporalidade
Decreto 4703
Art. 18. Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será constituída
comissão permanente de avaliação de documentos, que terá a responsabilidade de
orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação
produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos
documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor.
ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS
LEVANTAMENTO DE DADOS
• Legislação pertinente:
Organização:
• Documentação:
• Processos:
• Recursos:
PLANEJAMENTO
IMPLANTAÇÃO E ACOMPANHAMENTO
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
Básicos:
1)Alfabético e Geográfico
2)Numéricos:
Simples
Cronológico
Dígito-terminal
3)Ideográficos (Assunto):
Alfabéticos
Enciclopédico
Dicionário
Numéricos
Duplex
Decimal
Unitermo ou Indexação coordenada
Padronizados:
1)Variadex
2)Soundex
3)Mnemônico
Métodos Básicos
Método Alfabético
É o mais simples. O elemento principal a ser considerado é o nome das pessoas físicas
ou jurídicas. Neste método, as fichas ou pastas são colocadas rigorosamente na ordem
alfabética, respeitando-se as regras de alfabetação. É um método direto.
REGRAS DE ALFABETAÇÃO
O arquivamento de nomes obedece a algumas regras, chamadas regras de
alfabetação, veremos as principais:
Arquivam-se:
Barbosa, João
Cabral, Pedro Álvares
Santos, Paulo
Vasconcelos, Maria Luísa
Arquivam-se:
Teixeira, Aníbal
Teixeira, Marilda
Teixeira, Paulo
Teixeira, Vitor
Arquivam-se:
Castelo Branco, Camilo
Monte Verde, Paulo
Villa-Lobos, Heitor
3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra dos
sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo.
Exemplo:
Waldemar Santa Rita
Luciano Santo Cristo
Carlos São Paulo
Arquivam-se:
Santa Rita, Waldemar
Santo Cristo, Luciano
São Paulo, Carlos
Arquivam-se:
Vieira, J.
Vieira, Jonas
Vieira José
5. Os artigos e preposições, tais com a, o, de, d’, da, do, e, um, uma, não são
considerados (ver também regra nº 9).
Exemplo:
Pedro de Almeida
Ricardo d’Andrade
Lúcia da Câmara
Arnaldo do Couto
Arquivam-se:
Almeida, Pedro de
Andrade, Ricardo d’
Câmara, Lúcia da
Couto, Arnaldo do
Arquivam-se:
Almeida Filho, Antônio
Ribeiro Júnior, Paulo
Vasconcelos Sobrinho, Joaquim
Viana Neto, Henrique
Arquivam-se:
Abreu Filho, Jorge de
Abreu Neto, Jorge de
Abreu Sobrinho, Jorge de
Arquivam-se:
Campos, Milton (Ministro)
Ferreira, André (Professor)
Pereira, Paulo (General)
Teixeira, Pedro (Dr.)
8. Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos
de nomes espanhóis e orientais (ver também regras nº 10 e 11).
Exemplo:
Georges Aubert
Winston Churchill
Paul Müller
Jorge Schmidt
Arquivam-se:
Aubert, Georges
Churchill, Winston
Müller, Paul
Schmidt, Jorge
Arquivam-se:
Capri, Giulio di
De Penedo, Esteban
Du Pont, Chales
Mac Adam, John
O’Brien, Gordon
Arquivam-se:
Arco y Molinero, Andel del
Oviedo y Baños, José de
Pina de Mello, Francisco
Rios, Antonio de los
Arquivam-se:
Al Bem-Hur
Li Yutang
Arquivam-se:
Álvaro Ramos & Cia.
Barbosa Santos Ltda.
Colegial (A)
Companhia Progresso Guanabara
Embratel
Fundação Getúlio Vargas
Library of Congress (The)
Arquivam-se:
Conferência de Pintura Moderna (II)
Congresso de Geografia (Quinto)
Congresso de Geologia (3º)
Método Geográfico
Método Dígito-terminal
Esse método surgiu em decorrência da necessidade de serem reduzidos erros no
arquivamento de grande volume de documentos, cujo elemento principal de
identificação é o número. Os documentos são numerados sequencialmente, mas sua
leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o método: os números, dispostos
em três grupos de dois dígitos cada um, são lidos da direita para a esquerda, formando
pares.
Exemplo 2:
O Documento referente a tal assunto foi gerado com o certo número de registro:
190683 e esse documento foi arquivado em uma sala, em uma estante e em uma
caixa.
Quando o número for composto de menos de seis dígitos, serão colocados zeros à sua
esquerda para fins de complementação. São vantagens do método dígito-terminal a
redução de erros de arquivamento e rapidez na localização e arquivamento.
Exemplo:
Cursos de doutorado
Cursos de especialização
Cursos de formação
Exposições de publicações
Pesquisas de administração
Pesquisas de ciência política
Exemplo:
Cursos
Doutorado
Especialização
Formação
Pesquisas
Administração
Ciência política
Publicações
Exposições
Exemplo:
a) Classes
b) Subclasses
100 – Pessoal
110 - Seleção
120 – Aperfeiçoamento
130 – Preenchimento de Cargos
c) Divisão 130
130 – Preenchimento de Cargos
131 – Nomeação
131.1 – Interina
131.2 – Efetiva
132 – Vacância de Cargos
Nº 0004
Palavras Chaves
Descritores
REUNIÕES
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
0110 0011 0172 0073 0004 0225 0126 0227 0078 0369
0193 0098
Métodos padronizados
Método Soundex
Para os arquivos alfabéticos onomásticos, de grandes proporções, foi inventado o
sistema soundex, segundo o qual as unidades de arquivamento são ordenadas por
código, ao invés de o serem pela sequência estritamente alfabética. O código baseia-
se no som das consoantes dos nomes. As unidades de arquivamento são assim
agrupadas pelos nomes que soam de maneira idêntica, sem levar em conta se a grafia
é ou não a mesma.
Método Variadex
Esse método é uma variação do método alfabético. Nesse método são utilizadas
cores como elementos auxiliares para facilitar não só o arquivamento, como a
localização de documentos. Nesse método trabalha-se com uma chave constituída de
cinco cores, onde cada cor representa a segunda letra do nome de entrada e não a
primeira. Dessa forma, em cada letra do alfabeto poderão existir pastas nas cinco
cores da chave. Nesse método é possível reduzir a incidência de erros de
arquivamento muito comuns no método alfabético.
Método Mnemônico
Exemplo
A – Aluguel
B – Administração
C – Compra
F – Financiamento
V – Venda
Método Alfanumérico
Esse método não é considerado básico nem padronizado. Esse método trabalha com
uma tabela constituída de divisões do alfabeto, previamente planejadas e numeradas
em ordem crescente. Usam-se notações fechadas, para evitar que depois de
numeradas as divisões sejam alteradas.
Exemplo:
Aa-Af = 1
Ag-Al =2
Am-As =3
E assim, sucessivamente.
Assim, as pastas individuais teriam como notação os nomes colocados após o número
correspondente à sua divisão alfabética.
Exemplo:
1 – Acrísio, Paulo (Aa-Af = 1)
1 – Afonseca, João (Aa-Af = 1)
– Almeida, Mário (Ag-Al = 2)
RESUMO
ARQUIVOLOGIA
DOCUMENTO DIGITAL
Art. 1º
Art. 3º
Art. 4º
E-ARQ Brasil
O que é SIGAD?
É um conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do sistema de
gestão arquivística de documentos, processado por computador.
Pode compreender um software particular, um determinado número de softwares
integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação destes.
Sistema de informação
Conjunto organizado de políticas, procedimentos, pessoas, equipamentos e programas
computacionais que produzem, processam, armazenam e proveem acesso à
informação proveniente de fontes internas e externas para apoiar o desempenho das
atividades de um órgão ou entidade.
MICROFILMAGEM
Art. 13º
Art. 14º
Art. 15º
A microfilmagem de documentos poderá ser feita por empresas e cartórios
habilitados.
Parágrafo único. Para exercer a atividade de microfilmagem de documentos, as
empresas e cartórios a que se refere este artigo, além da legislação a que estão
sujeitos, deverão requerer registro no Ministério da Justiça e sujeitar-se à fiscalização
que por este será exercida quanto ao cumprimento do disposto no presente Decreto.
Art. 16º
III - que o usuário passa a ser responsável pelo manuseio e conservação das
microformas.
Art. 17º
Art. 18º
Sinalética
O Glossário da Micrográfica não registra o termo sinalética, mas sim alvo (em inglês:
target) que define como:
Conteúdo
Símbolos Utilizados
RESUMO
ARQUIVOLOGIA
Gestão de Documentos
Ou seja, a Gestão de Documentos envolve tudo que diz respeito ao documento, desde
a sua produção até seu destino final. Aqui podemos falar de técnicas de arquivamento,
conservação ou qualquer assunto pertinente ao documento.
Fases
As três fases básicas da gestão de documentos são: produção, utilização e destinação.
1ª Fase: Produção
2ª Fase: Utilização
RESUMO
PROTOCOLO
Rotinas
Recebimento e Classificação:
• Receber a correspondência.
• Separar a correspondência oficial da particular.
• Distribuir a correspondência particular.
• Separar a correspondência oficial de caráter ostensivo das de caráter sigiloso.
• Encaminhar a correspondência sigilosa aos seus destinatários.
• Abrir a correspondência ostensiva.
• Ler a correspondência para tomada de conhecimento do assunto, verificando a
existência de antecedentes.
• Requisitar os antecedentes ao arquivo. Se eles não estiverem lá, o setor encarregado
de registro e movimentação informará onde se encontram e os solicitará, para ser feita
a juntada, isto é, agrupar, por exemplo, dois ou mais documentos, ou processos.
• Interpretar a correspondência e sua classificação de acordo com o código adotado
pela empresa e definido pelo arquivista.
• Carimbar o documento no canto superior direito. Abaixo da data e do número,
escrevemos para onde o documento será encaminhado (destino) e o código atribuído
a ele, quando foi classificado.
• Elaborar o resumo do assunto tratado no documento.
• Encaminhar os papéis ao setor responsável pelo registro e movimentação.
Registro e Movimentação
Isso é feito considerando que o trabalho arquivístico é realizado com base no conteúdo
do documento, o qual reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informação
nele contida. A classificação define, portanto, a organização física dos documentos
arquivados, constituindo-se em referencial básico para sua recuperação.
Arquivamento
Acondicionar:
Embalar
Armazenar:
Guardar
Racionalizar o arquivamento, uma vez que numa mesma pasta poderão ser arquivados
vários dossiês correspondentes ao mesmo grupo ou subclasse, diminuindo, assim, o
número de pastas.
Exemplo:
Organizar internamente cada pasta, separando os documentos referentes a cada
pessoa, órgão, firma ou lugar, sempre que a quantidade de documentos justificar e
desde que relativos a um mesmo assunto.
Exemplo:
Terminologia Arquivística:
http://www.arquivonacional.gov.br/Media/Dicion%20Term%20Arquiv.pdf
1ª via: tal como guia-fora substitui o documento na pasta de onde foi retirado,
devendo ser eliminada quando da devolução do documento;
2ª via: arquivada em fichário à parte, em ordem cronológica, para controle e cobrança,
quando vencido o prazo de devolução.
ARQUIVOLOGIA
PRINCÍPIOS TEÓRICOS
PRINCÍPIO DA PROVENIÊNCIA
Está ligado à origem do documento, ou seja, mesmo com a mesma tipologia, tratando
de um mesmo assunto, há que se respeitar a origem do documento – princípio
intimamente ligado ao organograma da instituição.
De acordo com Marilena Leite Paes este é um princípio básico da arquivologia,
segundo o qual devem ser mantidos reunidos, num mesmo fundo, todos os
documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivo. O princípio da
proveniência corresponde à expressão inglesa provenance e à francesa respect des
fonds, também muito usada no Brasil.
Quando o fundo é constituído de documentos de gêneros diversos como filmes,
fotografias, desenhos e outros estes podem ser fisicamente armazenados em local
diverso, desde que sejam feitas referências correspondentes no fundo ao qual
pertencem.
PRINCÍPIO DA UNICIDADE
Princípio arquivístico segundo o qual a mesma informação contida em mais de uma
espécie documental determina a preservação de um único exemplar.
Os documentos de arquivo conservam seu caráter único em função do contexto em
que foram produzidos.
UNICIDADE DO DOCUMENTO
Princípio arquivístico segundo o qual o documento produzido em mais de uma via ou
cópia terá apenas uma delas preservada - o documento original.
UNICIDADE DA INFORMAÇÃO
Princípio arquivístico segundo o qual a mesma informação contida em mais de uma
espécie documental determina a preservação de um único exemplar, observada a
integralidade da informação e do suporte.
Em um arquivo, muitas vezes há a necessidade de vias ou cópias e
documentos, mas isso é a exceção. A regra é sempre que um documento é único. As
vias ou cópias existem apenas quando necessário e enquanto necessário.
PRINCÍPIO DA ORGANICIDADE
Os arquivos produzidos por entidade coletiva, pessoa jurídica ou física refletem a
estrutura e as atividades da sua entidade mantenedora no contexto da organização
dos conjuntos documentais.
PRINCÍPIO DA REVERSIBILIDADE
Princípio segundo o qual todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos
deveria poder, se necessário, ser desfeito.
PRINCÍPIO DA PERTINÊNCIA
Princípio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem
ter em conta a proveniência e a classificação original. Também chamado princípio
temático.
PRINCÍPIO DA TERRITORIALIDADE
Princípio segundo o qual os arquivos devem ser conservados em serviços de arquivo
do território em que foram produzidos, exceto os documentos elaborados pelas
representações diplomáticas ou resultantes de operações militares. Também
conhecido como Princípio da Proveniência Territorial.
ARQUIVOLOGIA
INSTALAÇÕES E EQUIPAMENTOS
Material de arquivo
Materiais de Consumo: é aquele que sofre desgaste a curto e médio prazo. São as
fichas, as guias, as pastas, as tiras de inserção e outros.
Guia Divisória: Retângulo de papel resistente que serve para separar as partes
ou seções dos arquivos ou fichários, reunindo em grupos as respectivas fichas
ou pastas. Sua finalidade é facilitar a busca do documento e o seu
rearquivamento.
Economia de espaço
Capacidade de expansão
Segurança
Condições estéticas
Resistência
Arquivo: Móvel de aço ou madeira com duas, três, quatro ou mais gavetas ou
gabinetes onde são guardados os documentos.
Fichário: Próprio para fichas, com uma, duas, três ou quatro gavetas.
RESUMO