INTRODUCCION

Una de las principales situaciones por las que pasa cada empresa u organización,

para mantener y elevar su competitividad, ante la constante demanda en los

márgenes de calidad, son las pérdidas de dinero en los distintos departamentos con

los que se cuenta y que evitan sustentar y mantener un óptimo nivel. Lo que las ha

llevado a su cierre por la falta de conocimiento en su administración. A pesar de ser

parte fundamental en las operaciones que se desenvuelven dentro de cada una de

ellas.

El inventario como herramienta principal de control, para fijar tanto las entradas y

salidas de materias y productos, que establecerá una relación detallada, ordenada

y valorada dentro de su almacenamiento, para la búsqueda de reducción de los

costos por pedidos, costos por material faltante y costos de adquisición de las

empresas.

Los costos de toda empresa son parte fundamental de su rentabilidad. Es decir, Se

dice que una empresa es rentable cuando genera suficiente utilidad o beneficio,

cuando sus ingresos son mayores que sus gastos, y la diferencia entre ellos es

considerada como aceptable.

Para que esto sea posible las empresas que llevan inventarios deben de conocer

cuál es el tipo de sistema de inventario que será de utilidad, para conocer y

satisfacer el nivel de producción de cada pedido de sus clientes.

 SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

La administración de inventarios se encarga

del manejo de los inventarios que pueden

ser de materia prima, producción en

proceso, producto terminado o material

necesario para realizar las actividades. La

cantidad de existencia que debe

mantenerse en bodegas, puntos de venta, la fecha en que deben colocar los

pedidos y las cantidades de unidades a ordenar.

La administración de inventarios identifica:

 Cuántas unidades se deben ordenar o producir.

 En qué momento se deben ordenar o producir.

 Qué artículos del inventario deben tener mayor vigilancia por el costo que

representa.

 Qué medidas se deben tomar ante los cambios de precio del inventario para

su reposición, sobre todo, cuando son de importación

El objetivo de la administración de inventario es tener los inventarios necesarios

para realizar las operaciones con el más bajo costo posible. Por la gran cantidad de

productos e información que se maneja es necesario utilizar un sistema de

administración de inventarios.

El sistema de administración de inventarios es la herramienta que registra,

administra, controla y evalúa el inventario. Las empresas que utilizan los sistemas
de administración de inventarios son básicamente las de producción y las

comercializadoras, por la gran cantidad de información que manejan con el uso de

materias primas y productos terminados.

El sistema de administración de inventarios para que sea totalmente eficiente se

relaciona con otros sistemas como son:

 Compras y pedidos.

 Proveedores.

 Facturación.

 Productos.

 Puntos de venta.

COMPRAS Y PEDIDOS

Realizar las compras a tiempo es muy

importante, porque eso nos permite tener la

materia prima para la producción o el producto

a tiempo para vender al cliente. Imaginen que

no se realice la compra a tiempo para la época

navideña y los productos lleguen después de la

temporada, por la compra desfasada. En algunas empresas se tiene establecido

un mínimo de inventario que se debe de tener de cierta mercancía en la bodega o

en el punto de venta (tienda), esta mercancía se le denomina básicos. Cuando se

llega a ese punto mínimo, el sistema, previa autorización, transmite la información

al proveedor para hacer el nuevo pedido, es decir, se hace el resurtido en forma

automática, un ejemplo de empresas que lo utilizan, son las tiendas

departamentales y de autoservicio, claro que no de todos los productos, sólo de los

básicos, como así les denominan.

Se trata de un servicio que ofrecen las empresas para gestionar las peticiones de

compra que realizan los clientes a un proveedor con el objetivo de que este

proveedor le suministre los servicios o bienes que le fueron solicitados. Por lo

general, el pedido suele ir asociado a una solicitud de compra que se encarga de

gestionar el departamento de compras que tramita, controla y gestiona estos

pedidos hasta lleguen al almacén.

Haga el seguimiento de programas de suministro con la posibilidad de integrar EDI

y asegurar la gestión de los pedidos con eficacia y evitando costosos errores:

 Haga el seguimiento del estado de la Cartera de Pedidos pendientes de

suministrar

 Automatice Pedidos a partir de Ofertas e integre con Expediciones y

Planificación

 Gestione Pedidos y Programaciones de Suministro

 Importe Programaciones a partir del módulo EDI

 Emita confirmaciones de pedido impresas o por correo electrónico

 Disponga de informes valorados sobre el estado y la evolución de la Cartera

de Pedidos

El módulo de Pedidos de Cliente permite gestionar la carga de trabajo entrante que

tenemos. Los Pedidos de Clientes pueden estar en el origen de las Expediciones

realizadas desde el módulo de Facturación o el lanzamiento de Ordenes de Trabajo

en Producción (mediante el módulo de Planificación se pueden organizar los

recursos de producción necesarios). También se pueden integrar con las Ofertas a

Clientes para automatizar el paso de oferta a pedido.

El sistema trabaja con Pedidos "Cerrados", aquellos en que se concreta un

suministro a una fecha fija y también con Pedidos "Abiertos" que permiten mantener

una programación de suministro para una combinación Cliente-Artículo. En el caso

de trabajar con programaciones podemos integrar el módulo de EDI para

automatizar la recepción de programas de suministro.

El módulo se completa con varias opciones de impresión de Documentos

(Confirmaciones de Pedidos, Pedidos Internos…) y un conjunto de consultas,

informes y estadísticas sobre el estado de nuestra cartera de trabajos o suministros

pendientes.

Funciones incorporadas:

 Mantenimiento de Pedidos.

 Mantenimiento de Programas de Suministro por cliente-artículo.

 Integración con EDI de programas de entregas.

 Control de Pedidos: Previstos, Pendientes, Terminados y Anulados.

 Importación de Pedidos a partir de Ofertas, Servicios Web y ficheros

externos.

 Documento de Confirmación de Pedido impreso o por e-mail.

 Consulta de seguimiento del estado de la Cartera de Pedidos.

  Integración con Expediciones y Facturación.

 Integración con Planificación de Centros de Trabajo.

 Listados e Informes de Seguimiento de la cartera de Pedidos.

 Control de Condiciones Comerciales pactadas con Clientes.

PROVEEDORES

Una manera de ser eficiente con los recursos financieros, es seleccionando al mejor

proveedor cuando se va a comprar, por ello, es importante tener una base de datos

de los proveedores, con el objeto de identificar la trayectoria que ha tenido con la

empresa, en entrega de la mercancía, devolución por daño, descuentos, entre otros.

Con la globalización, las compras no

solamente se hacen a proveedores locales o

nacionales, actualmente vemos una cantidad

de productos que vienen de Asia, por eso es

tan importante contar con un sistema de

proveedores, que no facilite tomar la mejor opción. Como mencionamos, hay

sistemas que están enlazados con los proveedores para hacer el resurtido en forma

automática. El sistema de proveedores se relaciona con el de compras,

administración de inventarios y cuentas por pagar. Algunos de los informes que nos

puede dar este sistema son los siguientes:

 Lista de proveedores por producto, por origen.

  Listas de precios y descuentos por proveedor.

 Relación Comprador-Proveedor-Producto.

 Devolución a proveedores.

 Aplicación de costos indirectos.

Un proveedor es una persona o una empresa que proporciona existencias y

abastecimiento a otra empresa para que ésta pueda explotarlos en su actividad

económica. Por otra parte, el concepto de proveedor puede tener varios significados

que dependen directamente de las funciones que vaya a realizar dicho proveedor.

Además, el destinatario de dichas existencias puede transformar los recursos

obtenidos o por el contrario venderlos sin más.

Los tipos de proveedores más habituales son tres: proveedores de bienes,

proveedores de recursos o proveedores de servicios. Por norma general, los

proveedores de bienes responden ante necesidades de tipo internacional y

satisfacen las necesidades del mercado. Los proveedores de recursos responden a

las necesidades económicas de la empresa y por último los proveedores de

servicios atienden a las necesidades del cliente.

Las empresas, deben tener varias cosas en cuenta antes de elegir a sus

proveedores. Cada empresa dará más relevancia a una u otra característica del

proveedor, pudiendo fijarse más en la calidad de los productos o servicios, en los

precios o en la disponibilidad y tiempos de entrega.

Dependiendo del tipo de mercancía o servicio que nos preste nuestro proveedor,

podremos diferenciarlos en 3 tipos:

  Proveedor de bienes: éste sería el encargado de proveer a la empresa de

artículos y objetos tangibles, por ejemplo, en una carpintería sería el

proveedor de la madera.

 Proveedor de servicios: éste tipo de proveedor no aporta material, sino que

presta un servicio o actividad para que sus clientes puedan a su vez

desempeñar sus funciones en la empresa. Por ejemplo, como proveedores

de servicios genéricos que toda empresa necesita estarían las compañías

telefónicas, de agua y luz.

 Proveedor de recursos: éstos serían los encargados de cubrir las

necesidades económicas de la empresa, por ejemplo, bancos y entidades de

crédito o financieras.

FACTURACIÓN

El objetivo de las empresas es prestar

servicios o vender productos, cuando se

realiza esta actividad, los clientes solicitan

el comprobante de pago que es la factura,

para hacerlo deducible. El sistema de

facturación genera, cancela y administra las facturas, también envía facturas

electrónicas y emite reportes mensuales solicitados por el SAT. Se recomienda que

este sistema esté enlazado con el de cuentas por cobrar, para identificar si el cliente

es sujeto a crédito en caso de solicitarlo; con el de inventarios, para verificar la

existencia de mercancía; con el de proveedores, en caso de mercancía que se

vende contra pedido, ejemplo, las recámaras, cocinas, autos de emisión especial,
no se tiene un stock en las tiendas, sino que cuando el cliente lo compra, en ese

momento se solicita al proveedor.

Algunos de los informes que podemos tener en este sistema son los indicados a

continuación:

 Listas de precios y descuentos de mercancía.

 Manejo de segmentos por rutas, grupos o cadenas.

 Presupuestos de ventas.

 Manejo de Cotizaciones, Pedidos, Remisiones, Acuses de recibo,

Devoluciones, etc.

 Reporte diario, semanal, mensual de facturación.

 Reporte de acuerdo a la forma de pago.

 Búsqueda o localización de clientes por cualquier concepto.

 Reportes estadísticos y analíticos.

 Reportes de Utilidad y Costo de ventas.

 Reportes de ventas vs. Presupuesto.

 Reportes de productos más vendidos, menos vendidos.

La facturación se aplica principalmente para gestionar

un control sobre todos los movimientos financieros que

posee una empresa o negocio. Este método se realiza

cuando la facturación recibe información de parte del resto

de las aplicaciones que, por una parte, se refieren a los datos del cliente, y por otra

parte a los procesos y trabajos que se realizan convirtiendo dicha información en

líneas listas para facturar, por ejemplo, número de trabajadores, números de recibos

de listados, asientos contables, IVA, etc. En una empresa se posee acceso a toda

la data que pueda llegar a afectar en algún modo la facturación de la misma, para

poder realizar alguna que otra consulta e incluso, en muchos casos, modificaciones.

Entes del proceso de facturación se encuentra el proceso de pre facturación que es

una utilidad que nos permite realizar y utilizar todos los medios que estén

disponibles, ya sean estos, facturas, recibos, remesa, etc. Pero en este caso estos

documentos no poseen una importancia legal sino hasta que se haya hecho efectivo

el cobro del recibo. A diferencia del proceso de facturación, este no obligatorio, pero

debemos tener en cuenta que puede llegar a ser muy útil debido a que se

complementa muy bien con el proceso de facturación habitual. Si hablamos de la

facturación que se realiza con respecto a los clientes, debemos decir que, aunque

represente una gran inversión en cuanto a tiempo y economía en una empresa, es

muy necesaria ya que si la compañía no factura a sus clientes lo más probable es

que los mismos no le paguen.

PRODUCTOS

Existen empresas que, de acuerdo con su giro, es importante que lleven un control

de sus productos; sobre todo, se trata de las empresas de producción. Este sistema

es muy independiente del que tiene que ver con administración de inventarios, un

ejemplo de estas empresas son los restaurantes. El sistema de productos es una

herramienta que se encarga del registro, control y administración de los productos,

con el propósito de identificar la rotación, mínimos, máximos, rentabilidad, tiempo

de producción, productos estrella.

Algunos de los informes que proporciona este sistema son:

 Productos por tallas y colores.

 Traspasos entre almacenes, sucursales o bodegas.

 Productos, servicios y kits.

 Inventario físico y ajustes automáticos.

 Control de lotes, caducidades, números de serie y pedimentos.

 Costeo por producto (PEPS, UEPS, Estándar, Promedio e Identificado).

 Existencias globales y detallados

DIFERENTES TIPOS DE PROGRAMAS DE CONTABILIDAD

En el mercado existen diferentes tipos de programas contables, entre unos y otros

existen diferencias y similitudes, pero lo importante de estos es que cada uno tiene

las herramientas adecuadas que harán que dentro de la empresa sea más practico

en el manejo de las operaciones, pero para elegir un programa que se adapte a

nuestro negocio primero debemos evaluarlo, es decir, que dependiendo a las

necesidades y actividades que comúnmente se realicen en la empresa es como

elegiremos el mejor programa.

Pero todo depende de la forma de distribución de la empresa, porque

independientemente del tamaño de ésta, cada cosa debe tener su propio espacio,

su propio control, y así como existen aquellos programas de contabilidad que son

utilizados en grandes empresas y hasta en empresas extranjeras, así existen

programas en el mercado para las pequeñas.

Programas de contabilidad

Entre los paquetes de contabilidad más solicitados actualmente se encuentran los

siguientes:

 Aspel NOI. - que maneja todo lo relacionado con el control laboral.

 Aspel SAE. - Controla el ciclo de todas las operaciones de compra-venta de

la empresa.

 CONTASOL. - este programa nos permite un mejor control de gastos, de

libros, informes, facturación, entre otros beneficios.

  ContaFiscal 2000.- nos permite administrar los procesos contables y fiscales

de la empresa, desde la contabilidad hasta generar los XML de la información

que actualmente se necesita.

 Programa Profit Plus. - Cuenta con productos tales como, Administrativo,

Contabilidad, Nomina, Producción, RMA, eprofit (parecido a los sistemas

ASPEL).

 Cont4.- permite contabilizar las operaciones de una o varias empresas.

 Contabilidad Pyme. - es un programa listo para ser utilizado, posee una

navegación intuitiva parecida a las herramientas de oficina que se usan cada

día: hoja de cálculo, herramienta de procesamiento de texto, etc.

 Programa administrativo SAP. - Este sistema comprende varios módulos

integrados, que abarca prácticamente todos los aspectos de la

administración empresarial.

Estos son algunos tipos de programas contables que se encuentran en el mercado,

pero lo cierto es que éstos paquetes permiten que la contabilidad sea más fácil y

rápida, en especial en grandes empresas donde la contabilidad está más

segmentada, es por esto que existen diferentes programas de contabilidad y cada

uno esta específicamente diseñado para obtener diferentes resultados con

diferentes procedimientos, desde la contabilidad básica hasta los más complejos,

algunos tienen un costo elevado, otros son más económicos, incluso algunos son

gratuitos, pero como ya lo mencionábamos todo depende del tipo de actividades

que realiza la empresa, estas definirán que programa se necesita adquirir.