TALLER: REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

Realice el taller Realización de la auditoria interna – AA3 que se muestra a

continuación:
Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, escoja un
(1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua) y realice los siguientes puntos:
a- Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando,
a la asistencia de la “reunión de apertura”. Diseñe un formato para la
corroboración del personal asistente, en éste mismo formato se debe
plantear, además de otros aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de
auditoría, fecha, proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una
columna para la firma de los asistentes a la reunión de apertura y cierre de
la auditoría.
REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA
EMPRESA: TELECOMUICACIONES

Representante: KAREN COLON

Dirección: CRA 35B # 100 - 95
Tel: 44444444444-55
Cargo: Gerente General
Correo electrónico: xxxxxxxxxx@hotmail.com
De: Equipo Auditor Área Gerencia de Calidad
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@hotmail.com

Para: Coordinación ALMACEN (BODEGA)

YEISON MONTOYA
Fecha: julio 05 de 2018

OBJETIVO: Verificar mediante auditoria interna que se esté cumpliendo con el

programa de Sistema de Gestión de Calidad de TELECOMUICACIONES, en los
procedimientos de prestación de servicios del ALMACEN (BODEGA).

Alcance: Verificar la prestación de los servicios del ALMACEN (BODEGA) del

departamento Aseguramiento de la Calidad de la empresa
TELECOMUICACIONES.
Criterios de Auditoria

• SGC de MRC

• Política de Gestión Financiera.

• Política de Logística y Servicio al Cliente

• Manual de Procedimientos

• Políticas Corporativa de MRC

 Norma ISO 9001:2008

 Manual de Procedimientos M-PC-002 Versión junio de 2018

 Manual de Documentos de Retención y Archivo M-DR-005

 Manual de Formatos y Registro M-FR-03 Versión Julio de 2018

 Manual de Calidad M-AM-001, Versión 01 de Julio 15 de 2018

Reunión de Apertura:
1 de agosto de 2018
Hora 7:00 am
Reunión de Cierre:
1 de agosto de 2018
Hora 5:30 pm

Con un cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de
Gerencia de Calidad realizará la Auditoria Interna de seguimiento al proceso del cual
se hace mención en el alcance de este documento. El objetivo es verificar y evaluar
que se están aplicando los procesos y procedimientos inherentes a la prestación de
servicios del ALMACEN (BODEGA) consignados en cada uno de los documentos
relacionados como criterios de auditoria. La visita será realizada por un equipo de
tres (3) auditores de calidad y debe ser atendida en primera instancia por el
Coordinador del ALMACEN (BODEGA), El Coordinador de Análisis y los Analistas
de Calidad, el día 1 de agosto del presente año, con una duración de 8 horas,
En las instalaciones del ALMACEN (BODEGA). Adjunto lista de Chequeo y
procedimiento establecido en el SGC empresarial para el proceso en cuestión. En
caso de tener alguna observación o aclaración a la presente comunicación, por favor
comunicarla al líder del grupo auditor, antes del 30 de septiembre de 2018. Por favor
indique en la columna correspondiente, el nombre, cargo y firma de las personas que
atenderán al equipo auditor. Así mismo, para la reunión de apertura de la auditoria
le agradezco invitar a las personas relevantes del área que será auditada. Para la
reunión inicial le pido el favor de disponer de la documentación, condiciones de
seguridad y salud ocupacional aplicables a su área, además de disponer de los
equipos de protección personal necesarios. La información que se conozca por la
ejecución de esta auditoria será tratada confidencialmente, por parte del equipo
auditor. El informe de la auditoria y su comunicación serán en español.

Cordialmente:
Gerencia de Calidad y Producción

Indicadores

Cumplimiento en suministros.

Responsable Auditoria: Oficina Asesora de Control interno

Responsable Área: Superintendencia de Logística

Asistentes:

• Gerencia General

• Secretaria de Gerencia

• Superintendencia de Logística

• Supervisor de Logística

• Oficina Asesora de Control interno

ASISTENTES
Equipo Auditor de Gerencia de Calidad
KAREN COLON Experto Técnico SGC firma

JORGE WILLIAN Ingeniero de Procesos firma

ANGEL PAJARO Representante de Gerencia firma

AUDITADOS
JULIANA OROZCO Coordinador del ALMACEN (BODEGA) firma

LUISA DE ARCO Coordinador de Análisis firma

YENNY GOMEZ Analista firma

YENIFFER MARTINEZ Analista de infractrutura firma

 PROCESO Y ACTIVIDADES A AUDITAR
FECHA: 1 DE NOVIEMBRE 2018
PROCESOS Y/O ACTIVIDAD AUDITOR CARGO HORA
Reunión de apertura Karen colon Representante Experto técnico 7:00 a. m.
Dirección de sistema. 4,1 5,1 5,2 5,3 5,4 5,5 Jorge William Secretaria General 8:00 a. m.
Tramites: 7,1 7,5 8,2 8,2,4 8,3 8,5 Ángel pájaro Coordinador de plantas 10:00 a. m.
12:00:00
ALMUERZO m.
Admin. RR.HH.: 6,2 8,2,3 Marco Lopez Director GDRH 1:30 p. m.
medición y análisis de mejora Emanuel Giraldo Ingeniero de proceso 3:00 p. m.
Reunión de cierre Johan Galiano Representante Experto técnico 5:30 p. m.

OBSERVACIONES: La estrategia de comunicación se hará de forma activa en

idioma Español.

Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de las
personas que van a recibir la auditoria, al E-mail
TELECOMUICACIONES@tv.co.com Cualquier duda comunicarse al celular: 330-
9054781. Los elementos 4.2.3 (control de documentos), 4.2.4 (control de registros),
6.3 (Infraestructura), 6.4 (ambiente de trabajo), 5.5.3 (comunicación interna), 8.5.2
y 8.5.3 (acciones correctivas y preventivas), 8.4 (Análisis de datos), se auditaran en
todas las áreas y procesos aplicables. Los nombres de los procesos corresponden
a la denominación dada por la empresa. Durante la auditoria se cerrarán las
acciones correctivas planteadas para las no conformidades detectadas en la
auditoria anterior y que están pendientes.
b- Revisión documental durante la realización de la auditoría. No Documento
revisado Observaciones del documento.
No. Documento revisado Observaciones del documento
Política de Logística y Última actualización 10 de
1 Servicio al Cliente junio 2016

Última actualización 7 de enero

Política de Gestión
2016
Financiera
2 I-EL-002
Carpetas de Protocolos e
Instructivos

Manual de
Procedimientos. Cap. Última actualización 19 de febrero
3
Compras y Logística. 2016

M-PC-002
Manual de Procedimientos
Versión abril de 2015

Manual de Documentos de M-DR-005

Retención y Archivo Libros de registro de muestras

Manual de Calidad M-AM-001 Versión Marzo de 2014

C. Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de

comunicación que usará durante la auditoría.

La escucha activa

d. Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias

de recolección y verificación de información usará durante la auditoría
(ejemplo: lista de Chequeo).
• Lista de chequeo, técnicas de verificación ocular, verbal, documental, físicas y
escritas.
LISTA DE CHEQUEO
Lista de Verificación: CUMPLIMIENTO EVIDENCIAS Y OBSERVACIONES

copias controladas del manual de

Manual de Calidad Si
calidad
(Documentación

claramente señaladas en el manual

de calidad
Se encuentran documentadas Si
los material
Se encuentran comunicadas las Si no hay evidencia de la comunicación
entradas y salidas del almacén
Procedimientos operativos (Documentación nivel II)
Existen manuales, Si
instructuctivos,

Se da por entendido que cada uno

Existe evidencia documentada No conoce sus funciones pero no se
documenta

Instrucciones de trabajo paso a Si

paso
e- Generación de hallazgos de auditor.
Fecha: Auditor (es):
Proceso Auditado: Auditado (s):
Evidencias de Criterios de Hallazgos de
No. C NCM NCMM
Auditoría Auditoría Auditoría
1 Falta agregar
Procedimientos implementación
de costos en política de de procedimiento
materiales en gestión para costos en X
bodega financiera materiales de
bodega

2 No se tiene en
cuenta el formato
formato único de
Cap. único de
despachos,
Compras y despachos y X
Manual de
logística recibo de
procedimientos
mercancía en el
procedimiento
3 Falta
actualización de
la política de
logística, cuya
Política última
Cambios de logística y actualización fue
X
organizacionales servicio al el 28 de junio
cliente 2015 y no se
han
agregado los
cambios
organizacionales
del año 2016
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCMM: No Conformidad Menor
f- Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

• Se debe actualizar la Política de Gestión Financiera y crear un procedimiento

para el manejo de costos en materiales de bodega

• Se debe agregar el formato único de despachos y recibo al manual de

procedimientos.

• Se debe actualizar la política de logística y servicio al cliente puesto que no

se han agregado los cambios organizacionales del año 2016.
 Conclusiones de la Auditoria:
Se debe actualizar la Política de Gestión Del ALMACEN (BODEGA) y crear
un procedimiento para el manejo de protocolos de análisis y entregas de
resultados.
Es indispensable actualizar los procedimientos para el diligenciamiento de
los libros de registros tanto de entrada como de salidas.
El buen estado de mantenimiento las tarjetas de datos y resultados de
análisis.

g- Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar

la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de ésta actividad).
(Ver punto a. de ésta actividad).

h- Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.
Por medio del proceso de auditoria se espera contar con un proceso estandarizado
y documentado sobre la forma como debe realizarse la supervisión de actividades
de una función las cuales arrojen resultados para la mejora continua con el fin de
determinar el cumplimiento de los indicadores establecidos dentro de una
organización.