MANUAL MUTU SPMI

(MANUAL MUTU = QUALITY MANUAL)

Disampaikan oleh:
Dr. Eming Sudiana, M.Si.

Pelatihan SPMI, Auditor SPMI, dan Akreditasi Prodi

Universitas Perjuangan

Tasikmalaya, 3-7 Agustus 2016

 Dokumen SPMI
1. Dokumen Kebijakan SPMI
2. Dokumen Manual SPMI
3. Dokumen Standar SPMI
4. Dokumen SOP
5. Dokumen Borang
 Manual Mutu SPMI
• Manual Mutu SPMI adalah dokumen berisi
petunjuk teknis tentang cara, langkah, atau
prosedur Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi,
Pengendalian, dan Peningkatan Standar Dikti
secara berkelanjutan oleh pihak yang
bertanggung jawab dalam pelaksanaan SPMI,
baik pada aras unit pengelola program studi
maupun pada aras perguruan tinggi.
Manual Mutu SPMI memuat antara lain uraian
tentang:
a. Tujuan dan maksud manual Mutu SPMI;
b. Luas lingkup manual Mutu SPMI:
1. Manual penetapan standar dikti;
2. Manual pelaksanaan standar dikti;
3. Manual evaluasi pelaksanaan Standar
Dikti;
4. Manual pengendalian pelaksanaan
Standar Dikti;
5. Manual peningkatan Standar Dikti;
c. Rincian tentang hal yang harus dikerjakan
dalam implementasi SPMI oleh pemangku
kepentingan internal perguruan tinggi;
d. Pihak yang bertanggung jawab mengerjakan
berbagai hal dalam implementasi SPMI;
e. Uraian tentang bagaimana dan bilamana
pekerjaan itu harus dilaksanakan;
f. Rincian formulir/borang/proforma yang
harus dibuat dan digunakan dalam
implementasi SPMI;
g. Rincian sarana yang digunakan sesuai
petunjuk dalam manual SPMI.
 Manfaat Dokumen Manual SPMI
• memandu para pejabat struktural dan/atau unit
SPMI, maupun dosen serta tenaga kependidikan
dalam mengimplementasikan SPMI sesuai
dengan kewenangan masing-masing;
• menunjukkan cara mencapai visi perguruan tinggi
yang dijabarkan dalam Standar Dikti yang harus
dipenuhi dan ditingkatkan secara berkelanjutan.
• membuktikan secara tertulis bahwa SPMI pada
perguruan tinggi yang bersangkutan dapat dan telah
siap dilaksanakan.
 Manual Mutu SPMI, berisi:
1. Tujuan dan Maksud Manual Mutu SPMI
2. Luas lingkup Manual Mutu SPMI:
a) Manual Penetapan Standar Dikti
b) Manual Pelaksanaan Standar Dikti
c) Manual Evaluasi Standar Dikti
d) Manual Pengendalian St Dikti
e) Manual Peningkatan St Dikti.
3. Rincian ttg hal yg hrs dikerjakan dlm implementasi SPMI
4. Pihak yg bertanggungjawab dlm pelaksanaan imlementasi SPMI
5. Uraian ttg bgmn & bilamana implementasi tbs dilaksanakan
6. Rincian Formulir/borang yng digunakan
7. Rincian sarana yg digunakan sesuai dengan petunjuk dlm Manual
SPMI
8. Pihak yg terlibat dlm pemenuhan Standar Dikti, dan
9. Referensi yg terkait dengan Standar Dikti.
 Jika dibuat Bab, Isi Manual Mutu SPMI :
BAB I. PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
2. Tujuan dan Maksud Manual SPMI
3. Definisi Istilah
BAB II. VISI, MISI, TUJUAN, DAN SASARAN
1. Visi
2. Misi
3. Tujuan
4. Sasaran
BAB III. LUAS LINGKUP MANUAL MUTU SPMI
Manual mutu SPMI melingkupi:
1. Manual Penetapan Standar SPMI
2. Manual Pelaksanaan/Pemenuhan Standar SPMI
3. Manual Pengendalian Standar SPMI
4. Manual Evaluasi Pelaksanaan Standar SPMI
5. Manual Peningkatan/Pengembangan Standar SPMI
BAB IV. MANUAL PENETAPAN STANDAR SPMI
1. Tujuan Penetapan Standar
2. Ruang Lingkup Penetapan Standar
3. Langkah-langkah Penetapan Standar SPMI
4. Kualifikasi Pejabat yang Menetapkan Standar SPMI
5. Rincian Formulir/Borang yang digunakan
6. Rincian Sarana yang digunakan
BAB V. MANUAL PELAKSANAAN STANDAR SPMI
1. Tujuan Penetapan Standar
2. Ruang Lingkup Penetapan Standar
3. Langkah-langkah Penetapan Standar SPMI
4. Kualifikasi Pejabat yang Menetapkan Standar SPMI
5. Rincian Formulir/Borang yang digunakan
6. Rincian Sarana yang digunakan
BAB VI. MANUAL PENGENDALIAN STANDAR SPMI
1. Tujuan Penetapan Standar
2. Ruang Lingkup Penetapan Standar
3. Langkah-langkah Penetapan Standar SPMI
4. Kualifikasi Pejabat yang Menetapkan Standar SPMI
5. Rincian Formulir/Borang yang digunakan
6. Rincian Sarana yang digunakan
BAB VII. MANUAL EVALUASI PELAKSANAAN STANDAR SPMI
1. Tujuan Penetapan Standar
2. Ruang Lingkup Penetapan Standar
3. Langkah-langkah Penetapan Standar SPMI
4. Kualifikasi Pejabat yang Menetapkan Standar SPMI
5. Rincian Formulir/Borang yang digunakan
6. Rincian Sarana yang digunakan
BAB VIII. MANUAL PENINGKATAN/.PENGEMBANGAN STANDAR
SPMI
1. Tujuan Penetapan Standar
2. Ruang Lingkup Penetapan Standar
3. Langkah-langkah Penetapan Standar SPMI
4. Kualifikasi Pejabat yang Menetapkan Standar SPMI
5. Rincian Formulir/Borang yang digunakan
6. Rincian Sarana yang digunakan
 1. Manual Penetapan Standar
• Tujuan :
Untuk merancang, merumuskan dan
menetapkan standar pada program studi.
• Luas lingkup manual dan penggunaannya:
manual penetapan standar ini berlaku ketika
sebuah standar pertama kali dirancang,
dirumuskan dan ditetapkan.
 Definisi istilah
• Merancang standar: olah pikir untuk
menghasilkan standar yg dibutuhkan dlm SPMI;
• Merumuskan standar: menuliskan isi setiap
standar, menggunakan rumus ABCD;
• Menetapkan standar: tindakan berupa
persetujuan dan pengesahan standar , shg
standar berlaku;
• Pengembangan / peningkatan standar: upaya
untuk mengevaluasi & memperbaiki mutu isi
standar secara periodik & berkelanjutan.
 Langkah –langkah atau prosedur
• Menjadikan visi dan misi Unsoed sebagai
tujuan akhir, sejak tahap merancang hingga
menetapkan standar;
• Mengumpulkan dan mempelajari isi semua
peraturan perundang-undangan yang relevan
dengan aspek kegiatan yang akan dibuatkan
standarnya;
• Melakukan evaluasi diri dengan menerpakan
SWOT analisis
 Lanjutan…
• Melaksanakan studi pelacakan atau survei tentang
aspek yang hendak dibuatkan standarnya, terhadap
pemangku kepentingan internal dan/atau eksternal;
• Merumuskan draft awal standar yang bersangkutan
dengan menggunakan rumus ABCD;
• Melakukan uji publik atau sosialisasi draft stnadar
dengan mengundang pemangku kepentingan internal
dan/atau eksternal untuk mendapatkan saran;
• Merumuskan kembali pernyataan standar dan
mengesahkan dan memberlakukan standar melalui
penetapan dalam bentuk keputusan.
 Kualifikasi Pejabat yang menyusun
Standar
• Pada tingkat Universitas Pusat Penjaminan Mutu
LP3M Unsoed sebagai perancang dan
koordinator, dengan melibatkan pimpinan
Unsoed dan semua unit serta para dosen,
masing-masing sesuai dengan tugas, kewenangan
dan bidang keahliannya.
• Pada tingkat Fakultas , pejabat yang berwenang
meliputi Dekan,Wakil Dekan I, Ketua Program
Studi yang dibantu Tim Penjaminan Mutu
Fakultas
 Referensi
• Undang Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem
Pendidikan Nasional;
• Undang Undang RI Nomor 12 Tahun 2012 tentang
Pendidikan Tinggi;
• Peraturan Pemerintah Nomor 32 tahun 2013 tentang
Standar Nasional Pendidikan
• Peraturan Pemerintah Nomor 4 tahun 2014 tentang
Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan
Perguruan Tinggi.
• Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No.44
tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi
 2. Manual Pelaksanaan/Pemenuhan
Standar
• Tujuan Manual
• Untuk melaksanakan standar/ memenuhi standar yang
telah ditetapkan.
• Luas lingkup Manual dan Penggunaan
Manual pelaksanaan/pemenuhan standar ini berlaku:
• Ketika sebuah standar yang telah ditetapkan harus
dilaksanakan dalam kegiatan penyelenggaraan
pendidikan di Unsoed oleh semua unit kerja pada
semua level;
• Semua standar yang telah ditetapkan.
 Definisi Istilah
• Melaksanakan standar adalah ukuran, spesifikasi,
patokan, sebagaimana dinyatakan dalam
pernyataan standar harus dipatuhi, dikerjakan
dan dipenuhi pencapaiannya;
• Prosedur/SoP adalah uraian tentang urutan
langkah untuk mencapai sesuatu yang ditulis
secara sistematis, kronologis, logis dan koheren;
• Instruksi kerja adalah rincian daftar tugas yang
hanya dilakukan oleh penerima tugas.
 Langkah-langkah atau Prosedur
• Melakukan persiapan teknis dan/atau
administratif sesuai dengan isi standar;
• Mensosialisasikan isi standar kepada seluruh
dosen, karyawan, dan mahasiswa secara periodik
dan konsisten;
• Menyiapakan dokumen tertulis berupa prosedur
kerja atau SoP, instruksi kerja atau sejenisnya
sesuai dengan isi standar;
• Melaksanakan kegiatan tri dhrama perguruan
tinggi dengan menggunakan standar sebagai
tolok ukur capaiannya.
 Kualifikasi Pejabat/Petugas yang
menjalankan SoP
• Pihak yang harus melaksanakan standar adalah:
Unit khusus SPMI sesuai dengan tugas pokok dan
fungsinya, dan/atau;
Pejabat struktural dengan bidang pekerjaan yang
diatur oleh standar yang bersangkutan, dan/atau;
Mereka yang secara eksplisit disebut di dalam
pernyataan standar yang bersangkutan.
•
 Catatan
• Untuk melengkapi manual ini dibutuhkan
ketersediaan dokumen tertulis berupa
prosedur/SoP tentang suatu kegiatan sesuai isi
setiap standar.
 Referensi
• Undang Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem
Pendidikan Nasional;
• Undang Undang RI Nomor 12 Tahun 2012 tentang
Pendidikan Tinggi;
• Peraturan Pemerintah Nomor No. 32 tahun 2013
tentang Standar Nasional Pendidikan
• Peraturan Pemerintah Nomor 4 tahun 2014 tentang
Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan
Perguruan Tinggi.
• Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No.44
tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi
 3. Manual Pengendalian Standar
• Tujuan Manual
Untuk mengendalikan pelaksanaan standar sehingga isi
standar dapat tercapai atau terpenuhi.
• Luas lingkup Manual dan Penggunaan
Manual pengendalian standar ini berlaku:
• Ketika pelaksanaan isi standar memerlukan
pemantauan atau pengawasan, pengecekan atau
pemeriksaan, dan evaluasi secara rutin dan terus
menerus;
• Untuk semua standar yang telah ditetapkan.
 Definisi Istilah
• Pemantuan atau monitoring adalah proses
mengamati suatu proses atau suatu kegiatan
dengan maksud untuk mengetahui apakah proses
atau kegiatan tersebut berjalan sesuai dengan
apa yang diharuskan dalam isi standar;
• Pemeriksaan adalah mengecek atau mengaudit
secara detail pada semua aspek dari
penyelenggaraan pendidikan yang dilakukan
secara berkala untuk mencocokkan apakah
semua aspek penyelenggaraan pendidikan
tersebut telah berjalan sesuai dengan isi standar.
 Langkah-langkah atau Prosedur
• Melakukan pemantauan secara periodik, terhadap
pelaksanaan isi standar dalam semua aspek kegiatan
penyelenggaraan pendidikan;
• Mencatat atau merekam semua temuan berupa
penyimpangan, kelalaian, kesalahan, atau sejenisnya dari
penyelenggaraan pendidikan yang tidak sesuai dengan isi
standar;
• Mencatat ketidaklengkapan dokumen seperti prosedur kerja
dan formulir dari setiap standar yang telah dilaksanakan;
• Memeriksa dan mempelajari kegiatan tri dhrama perguruan
tinggi penyebab terjadinya penyimpangan dari isi standar,
atau bila isi standar gagal dicapai;
• Mengambil tindakan korektif terhadap setiap pelanggaran
atau penyimpangan dari isi standar;
 Lanjutan……….
• Mencatat atau merekam semua tindakan korektif
yang diambil;
• Memantau terus menerus efek dari tindakan
korektif tersebut, misalnya apakah kemudian
penyelenggaraan pendidikan kembali berjalan
sesuai dengan isi standar;
• Membuat laporan tertulis secara periodik tentang
semua hal yang menyangkut pengendalian
standar seperti diuraikan di atas;
• Melaporkan hasil dari pengendalian standar
tersebut kepada dekan, wakil rektor bidang
akademik dan kemahasiswaan, rektor melalui
LP3M disertai saran atau rekomendasi
Kualifikasi Pejabat yang menjalankan
pengendalian standar
• Pihak yang harus melaksanakan standar adalah:
• LP3M pada tingkat Universitas, Gugus Kendali
Mutu pada tingkat Fakultas, Gugus Penjaminan
Mutu pada tingkat program studi,
• Pejabat struktural ( Dekan) dengan bidang
pekerjaan yang diatur oleh standar yang
bersangkutan, dan/atau;
• Mereka yang secara eksplisit disebut di dalam
pernyataan standar yang bersangkutan.
 Catatan
• Untuk melengkapi manual ini dibutuhkan
ketersediaan dokumen tertulis berupa
prosedur/SoP tentang audit, formulir evaluasi
diri dan formulir/borang temuan hasil
pemeriksaan/audit.
 Referensi
• Undang Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem
Pendidikan Nasional;
• Undang Undang RI Nomor 12 Tahun 2012 tentang
Pendidikan Tinggi;
• Peraturan Pemerintah Nomor 32 tahun 2013 tentang
Standar Nasional Pendidikan
• Peraturan Pemerintah Nomor 4 tahun 2014 tentang
Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan
Perguruan Tinggi.
• Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No.49
tahun 2014 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi
•
 4. Manual Pengembangan /
Peningkatan Standar
• Tujuan Manual
• Untuk meningkatkan/mengembangkan mutu
berkelanjutan pada setiap standar pada saat
setiap berakhirnya siklus masing-masing
standar.
 PDCA (Plan, Do, Check, Action) yang akan menghasilkan kaizen atau
pengembangan berkelanjutan (continuous improvement) mutu pendidikan
tinggi di perguruan tinggi

• Quality first

PDCA
SDCA
• Stakeholder - in
•
PDCA
SDCA • The next process is our stakeholder
PDCA

SDCA • Speak with data

PDCA

•
SDCA S : Standard • Upstream management

•
 Peningkatan Mutu IPK

55% Semester
SDCA Ganjil 2011

PDCA
53% Semester
PDCA SDCA Genap 2010

51%
Semester
SDCA Ganjil 2009
PDCA

49% Semester
SDCA Genap 2008
PDCA

47% Semester
SDCA Ganjil 2007

S : Standard

Standar turunan dari standar Proses

% lulusan yang IPK diatas 3,00 target adalah 55% pada 2011
 Luas Lingkup Manual dan
Penggunaan
Manual pengembangan/peningkatan standar ini
berlaku:
• Ketika pelaksanaan isi setiap standar dalam
satu siklus berakhir, dan kemudian standar
tersebut ditingkatkan mutunya. Satu siklus
setiap standar di Unsoed setiap 5 tahun;
• Untuk semua standar yang telah ditetapkan
 Definisi Istilah
• Pengembangan atau peningkatan standar adalah upaya untuk
mengevaluasi dan memperbaiki mutu dari isi standar, secara
periodik dan berkelanjutan;
• Evaluasi standar adalah tindakan menilai isi standar yang
didasarkan antara lain:
Hasil isi pelaksanaan isi standar pada waktu
sebelumnya;
Perkembangan situasi dan kondisi Unsoed, tuntutan
kebutuhan pemangku kepentingan dan masyarakat pada
umumnya, dan
Relevansi dengan visi dan misi Unsoed.
• Siklus standar adalah durasi atau masa berlakunya suatu standar
sesuai dengan aspek yang diatur di dalamnya;
 Langkah-langkah atau Prosedur
• Mempelajari laporan hasil pengendalian standar
/laporan Audit SPMI;
• Menyelenggarakan rapat atau forum diskusi
untuk mendiskusikan hasil laporan tersebut,
dengan mengundang dekan, ketua jurusan dan
ketua program studi yang terkait;
• Mengevaluasi isi standar;
• Melakukan evaluasi isi standar, sehingga menjadi
standar baru;
• Menempuh langkah atau prosedur yang berlaku
dalam penetapan standar.
Kualifikasi Pejabat yang menjalankan
peningkatan Standar
• Pihak yang harus meningkatkan standar
adalah LP3M Unsoed sesuai dengan
tupoksinya, bekerjasama dengan pejabat
struktural yang terkait dengan bidang
pekerjaan yang diatur oleh standar yang
bersangkutan dan dosen.
 Catatan
• Untuk melengkapi manual ini dibutuhkan
ketersediaan dokumen tertulis berupa
formulir/borang. Manual ini digunakan secara
bersamaan dengan Manual Penetapan
Standar.
 REFERENSI
• Undang Undang Nomor 20 Tahun 2003
tentang Sistem Pendidikan Nasional;
• Undang Undang RI Nomor 12 Tahun 2012
tentang Pendidikan Tinggi;
• Peraturan Pemerintah Nomor 19 Tahun 2005
tentang Standar Nasional Pendidikan
sebagaimana telah diubah menjadi PP No. 32
tahun 2013 tentang Standar Nasional
Pendidikan
 Contoh Manual Mutu SPMI
• Manual SPMI Unsoed
1. Manual Penetapan Standar
2. Manual Pelaksanaan Standar
3. Manual Pengendalian Standar
4. Manual Peningkatan Standar
• Manual SPMI UNDANA
wassalam

Terima kasih