Unidad III.

Problemas y Acción.

Que son los problemas:

Elementos que obstaculizan el correcto o normal desempeño de los procesos, situaciones y

fenómenos que nos rodean. Los problemas pueden ser alteraciones generadas accidental o
voluntariamente por agentes externos y su resolución se convierte entonces en algo de suma
importancia para restituir las condiciones de normalidad antes existentes. Proveniente del griego,
la palabra problema, significa que hay algo que se ha hecho presente y es por esto que siempre la
existencia de un problema nos da la sensación de inmediatez o de algo repentino generado por
diversas causas y que requiere solución.

Hay muchas y diversas acepciones para el término problemay mientras algunas de ellas pueden
ser mucho más medibles, dosificables y esperables, otras son más complejas, difíciles de analizar y
de solucionar. Cuando se hace referencia a los problemas, se puede estar pensando en problemas
de tipo matemático, lógico o científico, que implican la utilización de la razón, la lógica y las
capacidades abstractas en la resolución del mismo.

Sin embargo, cuando se trata de problemas sociales, estos pueden necesitar resoluciones mucho
más complejas, debatibles y difíciles de consensuar. Normalmente, en este caso, los problemas
están referidos a las condiciones de vida de diversos grupos sociales, y es importante el rol del
Estado o de los organismos gubernamentales en post de la solución o mejoramiento de los
mismos.

También pueden ser muy complejos y controversiales aquellos problemas que se dan en áreas
tales como la religión, la filosofía, la psicología o la antropología. En estos casos, los problemas
suelen ser sometidos a diferentes opiniones y posturas, haciendo tal situación que las posibles
soluciones terminen siendo muy variadas y diversas de acuerdo a cada caso. Quizás en algunas
situaciones especiales no haya posible encauzamiento ni solución concreta por lo cual el problema
o la duda sobre algunos fenómenos siga existiendo de manera permanente.

Como se producen los problemas:

De acuerdo al tipo de problema, se evalúa como se producen.

Los problemas familiares se producen cuando, las familias entran en crisis por una desgracia
inesperada, por la desaparición de uno de los cuidadores, por problemas estructurales o por
cambios en el ciclo vital.Los progenitores que no actúan como padres asumiendo la
responsabilidad de establecer las normas o que son permisivos, llevan a sus hijos a hacer de
padres.

La pareja que forma el subsistema conyugal tiene que tener unos límites claros de uno para con el
otro y unos valores y unas expectativas comunes. Entre sus miembros debe estar claro el tema de
la fidelidad o exclusividad, el tiempo con los amigos del otro, las relaciones con la familia extensa.
Los problemas empresariales, se producen por las siguientes causas:

No realizar planes estratégicos a largo plazo: Esta es, probablemente, la mayor causa de fracaso en
las organizaciones. Un proyecto que se centre exclusivamente en el “aquí y ahora”, sencillamente,
no tiene futuro. Entre otras cosas, porque para cuando llegue a darse cuenta de que el mercado
ha cambiado, la mayoría de sus competidores ya tendrán mayor experiencia utilizando los nuevos
principios y herramientas.

Esta cultura de la innovación no se debe producir solo en multinacionales y grandes empresas, de

hecho, los resultados más sorprendentes se producen en PYMES que adoptan esta realidad en sus
planes estratégicos.

Presupuestos conservadores o ineficaces de marketing: La mayoría de los expertos en Marketing

suelen quejarse de que el presupuesto aportado a sus departamentos es siempre insuficiente.

Por otra parte, las empresas muy poco implicadas con la filosofía Marketing que consideran que
invertir parte de sus recursos en acciones de marca son una pérdida de tiempo y dinero, por lo
tanto, sus presupuestos de marketing son siempre insuficientes para los resultados que ellos
quieren conseguir.

Mala gestión financiera de los beneficios: En general, las estructuras de la mayoría de negocios
dependen demasiado de la financiación ajena. La financiación propia no debería suponer, bajo
ningún concepto, menos de un 40% de los recursos financieros totales de cualquier proyecto. Lo
contrario sería más propio de operaciones de carácter especulativo que de una inversión seria con
visión en el largo plazo.

Falta de estrategia en recursos humanos y gestión del talento: Muchas empresas son incapaces de
conseguir a los mejores profesionales para sus plantillas, debido principalmente, a unas directrices
y políticas de selección de personal propias de la primera mitad del siglo pasado. Una empresa que
no perciba a sus trabajadores como su más valioso capital, está en serios problemas.

Planificar y mejorar de manera continua aspectos como planes de retribución, sistema de ascensos
u otras recompensas que hagan que nuestros trabajadores se sientan cómodos y a gusto dentro
de nuestra organización va a ayudarle a mejorar sus resultados.

Falta de inversión en I+D+I (investigación + desarrollo + innovación): Muchas empresas dejan que
sus productos y servicios se estanquen, y con el tiempo se ven superados por soluciones
propuestas por empresas más innovadoras. Incluso en los servicios tradicionales, se encuentran
modelos de negocios y propuestas diferentes e innovadoras.Con bastante frecuencia, las
empresas “diferentes” se convierten en referentes en su sector.Para conseguirlo, la inversión en
I+D+I es completamente necesaria.

Comunicación: Las empresas y los líderes necesitan de una buena comunicación para poder
transmitir claramente sus ideas y proyectos. Esto que parece tan sencillo, muchas veces, es difícil
alcanzar. Los especialistas afirman que, a mayor comunicación, mayor claridad, y a mayor claridad,
mayor seguridad de lograr los objetivos.

“El 60% de los problemas empresariales son consecuencia de una mala comunicación”. El artífice
de esta sentencia no es otro que Peter Drucker, el teórico del Management por excelencia. A pesar
de haber fallecido hace 6 años, sus declaraciones resuenan en el ámbito organizacional, y los
especialistas en comunicación analizan el escenario planteado por el autor.

También es cierto que, hoy en día, el tema de la mala comunicación es muy usado como escusa,
frente a cualquier dificultad, las instituciones o sus líderes le adjudican a ella el problema. Y en ese
sentido, se abren dos caminos.En las empresas también surgen problemas a raíz de la gestión
organizacional, analiza el Lic. en Comunicación Alejandro Formanchuk, presidente de la Asociación
Argentina de Comunicación Interna, especializado en Comunicación Organizacional.

Si un puesto gerencial es ocupado por una persona que no tiene la capacidad como para serlo,
esto generará un problema entre los empleados. En este caso, el dilema no surgió por la
comunicación, sino por una decisión que se tomó y que generó un impacto negativo. Por eso hay
que tener cuidado. Muchas veces, es más fácil catalogar a los asuntos que causan mella como
problemas de comunicación, que como un problema de estructura organizacional”.

Porque se producen los problemas:

Las causas básicas han sido llamadas también causas raíces, indirectas o subyacentes, ya que son
las causas por las cuales la Cadena de la Causalidad inicia su secuencia hacia los problemas en el
trabajo.

1. Factores personales:Son todas las causas que se generan a partir de las características de la
persona, entre otras están:

 Falta de conocimiento.

 Motivación incorrecta.

 Incapacidad física o mental del trabajador.

 Temor al cambio.

 Baja autoestima.

 Ausencia o altas metas propuestas.

 Grado de confianza.

 Frustración.

 Conflictos.

 Necesidades apremiantes.

 Falta de buen juicio.

 Negligencia.

 Intemperancia.

 Testarudez.

 Falta de valoración del trabajo.

  Incomprensión de la norma.

 Dificultades en la comunicación.

 Atavismo.

 Logro – realización.

Por ejemplo, es lógico esperar que una persona no pueda realizar un procedimiento de trabajo
correctamente y con seguridad, si nunca se le ha enseñado o no ha recibido entrenamiento
adecuado. Si una persona con visión defectuosa debe realizar un trabajo que requiere muy buena
vista, es indudable que el producto será de mala calidad.

2. Factores de Trabajo: Son todas aquellas condiciones propias del diseño, construcción o
mantenimiento de los sistemas y procesos, así como de la tecnología utilizada para realizar el
trabajo. A continuación, se enumeran algunas de ellas:

 Aumento del ritmo de producción.

 Tecnología inadecuada de los equipos.

 Diseño, construcción o mantenimiento inadecuado de herramientas, equipos y locales.

 Normas de compras inadecuadas.

 Desgaste normal de herramientas o equipos.

 Equipos o materiales con baja exigencia de calidad.

Si el mantenimiento no se efectúa correctamente, la maquinaria y el equipo se deteriorarán y

existirá un desempeño anormal. El abuso y uso repetido del material, maquinaria y equipo,
pueden causar muchas condiciones anormales que ocasionan peligro para la gente y la propiedad,
lo cual trae como resultado, pérdidas e ineficiencia en la operación.

Tipos de problemas:

Convergentes, estructurados o lógicos: Este tipo de problema cuenta con una única solución
definida y lógica. En estos problemas se ofrecen diversas soluciones que convergen de forma
creciente hasta que finalmente la respuesta surge. La solución de los problemas lógicos se
caracteriza por permanecer a lo largo del tiempo ya que cumple con los requisitos necesarios.
Mientras mayor sea la inteligencia usada para resolverlos, la respuesta será más próxima a una
solución ideal, o sea, más convergencia habrá entre ellas. Los problemas lógicos se pueden
encontrar en química, física, geometría, astronomía, juego de ajedrez o matemáticas

Divergentes: Cada uno de estos problemas son estudiados por numerosas personas competentes
en el tema. Estas hallan respuestas distintas, e incluso contradictorias, por lo que no convergen. En
oposición a esto, mientras más claras se vuelven las soluciones, más se contradicen y divergen
entre sí. En las situaciones a resolver, la lógica lineal y ordinaria no sirve, y en cada una de ellas la
solución a aplicar es distinta. Estos problemas son superados escogiendo algún elemento que se
encuentre fuera de él, que lo trascienda.
Problemas por analogía: Estos problemas se resuelven comparando características de la situación
actual a resolver con las de situaciones pasadas. Las experiencias anteriores establecen
generalizaciones que ayudan a recordar métodos idóneos para la resolución de la situación actual.

Problemas de dificultades: En este caso, el individuo que intenta resolver el problema sabe la
respuesta, pero existe alguna dificultad u oposición que impide su resolución.

Problemas de conflicto: Estos problemas surgen cuando un individuo, o grupo, se opone a la

propia voluntad, ya sea porque se resiste al proyecto personal o bien porque no lo comprende. En
éste, la parte emocional tiene un papel muy importante y pueden generarse importantes
discrepancias.

Problemas de diseño: Este tipo de problema puede incluir desde el diseño de artefactos, objetivo
del libro, hasta el diseño de nuevos procesos, software, negocios, servicios etc. e involucra
siempre una fase de generación y selección de alternativas, donde la creatividad se debe hacer
presente.

Problemas de selección: Estos tipos de problemas exigen un gran tiempo de exploración y de

definición de los requisitos que las alternativas de solución deben cumplir para poder ser elegidas.
Un ejemplo es el proceso de compra de un software en el cual se cuenta con alternativas en el
mercado y requerimos elegir la que está más acorde con las necesidades de la empresa.

Problemas de mejoramiento de sistemas: Está relacionado con el mejoramiento de un sistema o

proceso existente. Generalmente se detecta una necesidad de mejorar una parte del sistema y el
solucionador debe encontrar una alternativa para que funcione de acuerdo a unos parámetros
objetivo.

Problemas de optimización: Se refiere a los problemas en los cuales se debe encontrar la mezcla
exacta de variables para cumplir un objetivo. Estos problemas muchas veces se caracterizan por
mejoras graduales mediante prueba y error.

Crisis: Este tipo de problema se debe resolver en muy corto tiempo para minimizar impactos
negativos, cada minuto sin la solución, genera pérdidas importantes.

Problemas complejos o “perversos”: Son aquellos problemas demasiado complicados como para
encontrar una solución definitiva y que incluso definirlos es difícil. Como las crisis, este tipo de
problemas puede ser cualquiera de los tipos anteriores. Las soluciones planteadas para estos
problemas son generalmente temporales y buscan minimizar daños, pero no se les ve con facilidad
una solución final.

Resolución de Problemas:

Una vez detectado el tipo de problema, es necesario hacer un análisis minucioso, desglosando
cada uno de los siete pasos del proceso de solución de problemas:

1. Definir el Problema: Se debe hacer una recogida de información sobre los distintos elementos
que intervienen y la forma en que éstos se relacionan. En este paso, el personal encargado debe
definir las limitaciones y restricciones que tiene para resolver la situación.
2. Identificar las Alternativas: Se desarrollan algunas ideas creativas que puedan resolver el
supuesto, explorando toda clase de posibilidades, sin importar lo poco realistas que puedan ser.

3. Determinar los Criterios: Seleccionar el criterio o criterios que se usarán para evaluar las
alternativas. Se debe tomar en cuenta que independientemente de la alternativa que se escoja,
ésta debe cumplir con el objetivo.

4. Evaluar las Alternativas: Consiste en hacer un análisis de las alternativas que pueden resultar
productivas y alcanzables, ya que algunas suelen ser atractivas, pero ponerlas en práctica puede
resultar imposible o contraproducente.

5. Elegir una Alternativa: Una vez evaluadas todas las alternativas posibles, se debe escoger la que
se crea es conveniente. Esta decisión puede ser difícil, sin embargo, existen ciertas herramientas
que pueden facilitar la operación.

6. Implementar la Decisión: La puesta en marcha de la decisión previamente tomada, requiere de

recursos y de una persona que dirija la forma en que se implementará.

7. Evaluar los Resultados: Se lleva a cabo una evaluación de la decisión implementada, para
determinar si el cambio está cumpliendo con los objetivos propuestos, ya que, de no ser así, se
debe aplicar una vez más todo el proceso de solución de problemas, hasta cumplir el objetivo.

Toma de Decisiones

Elegir entre una alternativa u otra es una de las tareas con mayor dificultad para cualquier
administrador, por lo complejo que suelen presentarse problemas dentro de una organización, sin
embargo, no siempre suelen suceder problemáticas difíciles, sino que también se pueden
presentar de manera repetitiva y por consecuencia suelen ser de mayor facilidad.

La mayoría de las empresas carecen de una guía para tomar decisiones, debido a que, en casi
todos los casos, es el dueño de la institución quien toma las decisiones evitando que el personal se
involucre y aprenda a resolver problemas.

Decisiones en los Niveles Jerárquicos:Siempre que se toma en cuenta la toma de decisiones en los
niveles jerárquicos, se define que mientras más alto es el puesto, las decisiones se vuelven más
complicadas y de mayor peso. Las decisiones también se describen desde el punto de vista
empresarial, en donde pueden ser “Globales, Funcionales, Departamentales u Operativas”
(MAPCAL, 1995).

El Proceso de Decisión:La metodología para tomar decisiones se encuentra previamente descrita

en el proceso de solución de problemas, el proceso de toma de decisiones es una parte de
la metodología de solución de problemas.

Actividad:

Es el conjunto de acciones que se llevan a cabo para cumplir las metas de un programa o
subprograma de operación, que consiste en la ejecución de ciertos procesos o tareas (mediante la
utilización de los recursos humanos, materiales, técnicos, y financieros asignados a la actividad con
un costo determinado), y que queda a cargo de una entidad administrativa de nivel intermedio o
bajo.Conjunto de operaciones o tareas que son ejecutadas por una persona o unidad
administrativa como parte de una función asignada.

Acción:

Hecho por medio del cual se ejecutan los proyectos y actividades de la administración. Se aplica
también para establecer divisiones del trabajo o para distinguir o diferenciar algunos actos
especializados, como son: acción administrativa, acción política, acción técnica, y acción de
reforma administrativa, entre otros.

Toma de decisiones en acción:

En primer lugar, se debe tomar el compromiso de focalizar todas las energías en la decisión que se
tome. No perder energía ni tiempo en pensar en las otras decisiones que se pudieron haber
tomado y no se realizaron, centralizar todas las fuerzas en la decisión que ya se tomó.

Trabajar en la toma de decisiones, para ello, debe tomarse el tiempo para considerar cada
decisión y observar si es efectiva o no, dentro del contexto a tratar. Estudiar laefectividad de la
decisión. Si por alguna razón, no será la mejor solución, pensar en una nueva alternativa. Cuando
se encuentre una decisión, evaluar su factibilidad, ejecutar un plan de acción, cumplir
paulatinamente cada fase del plan y tomar en cuenta un plan B. No tomar una decisión o
retrasarla puede ocasionar desorganización y maximizar el problema.

Barreras para la toma efectiva de decisiones:

Las barreras pueden definirse como aquellos factores que impiden total o parcialmente, la
implementación del cambio en la práctica personal o profesional de un individuo.

Todos los esfuerzos por enmarcar los problemas, situarlos adecuadamente y encontrar una
solución correcta, se convierten simplemente en intentos inútiles cuando no se dan ciertas
premisas básicas. Las organizaciones no siempre están preparadas para abordar y resolver
problemas. Situado en este punto, la estrechez de las condiciones hace que existan soluciones
correctas factibles.

Prejuicios psicológicos: A veces los encargados de tomar decisiones están muy lejos de ser
objetivos en la forma que recopilan, evalúan y aplican la información para elegir. Las personas
tienen prejuicios que interfieren con una racionalidad objetiva.

Ilusión de control: Es creer que uno puede influir en las situaciones, aunque no se tenga control
sobre lo que va a ocurrir. Muchas personas consideran que tienen la habilidad para vencer las
posibilidades, aun cuando la mayoría no pueda hacerlo. Cuando se habla de negocios, confiar de
manera excesiva puede resultar en un fracaso para la organización, ya que quienes toman las
decisiones ignoran los riesgos y por lo tanto fracasan en la evaluación objetiva de las
probabilidades de éxito.

Los efectos de perspectivas: Se refieren a la manera en que se formulan o perciben los problemas
o las alternativas de decisión y a la manera en que estas influencias subjetivas pueden imponerse
sobre hechos objetivos.
En la toma de decisión no se debe desestimar el futuro: Cuando por ejemplo hablamos sobre una
toma de decisión relacionada a los costos de una organización, al evaluar las alternativas, no se
debe dar más importancia a los costos y beneficios a corto plazo que a los de largo plazo, puesto
que el considerar únicamente los de corto plazo podría influir para dejar de lado aquellas variables
de largo plazo, lo que también podría resultar en situaciones negativas para la organización.
Precisamente la desestimación del futuro es, en parte, la explicación de los déficits
presupuestarios gubernamentales, la destrucción ambiental y la infraestructura urbana
decadente.

Muy por el contrario, de las organizaciones que dan gran valor a las consideraciones de largo plazo
para la toma de decisiones, podemos citar a los japoneses quienes son reconocidos por el éxito de
sus organizaciones.

Presiones de tiempo: En el cambiante ambiente de negocios de la actualidad, el premio es para la

acción rápida y el mantenimiento del paso. Las decisiones de negocios que se toman con mayor
conciencia pueden volverse irrelevantes e incluso desastrosas si los gerentes se toman demasiado
tiempo en hacerlo.

También existen otras barreras para la toma efectiva de decisiones como:

1. Evasión de los problemas.

2. Carencia de valores.

3. Baja autoestima.

4. Depresión y ansiedad.

5. Imagen irreal del propio yo.

6. Anulación del propio yo.

7. Búsqueda de reconocimiento, querer ser el primero, el mejor.

8. Perfeccionismo.

9. Temores.

10. Criterios erróneos.

 Reflexión

Después de haber indagado en el tema, considero los siguientes; hay que preguntarse si el
problema en realidad es un problema?, si me ubico en el contexto empresarial, muchas veces
existen barreras u obstáculos internos o externos, que nos impiden dar respuesta de manera
inmediata y oportuna a una situación de índole financiero, procedimental, gerencial entre otros;
la poca o ninguna preparación sumada a la actitud, nos llevan a algo llamado desesperación que
no es más que “parálisis o miedo”, y esto ocurre cuando no estamos preparados ni tenemos las
herramientas necesarias para enfrentar dicha situación, es por ello que en la mayoría de las
circunstancias cuando carecemos de poca o ninguna preparación, somos incapaces de tomar
decisiones, no importa si acertadas o no, pero accionamos en función de confrontar las
situaciones, con el objetivo único de salir de la coyuntura del momento.

Estas situaciones o circunstancia que llamamos problemas, nos pasan en lo individual, familiar,
laboral y social. Lo que va a definir la magnitud de lo que llamemos problema, va a depender de
las herramientas que como individuos tengamos individual o en grupos. Por ello es que tenemos
algo llamado punto de vista, tal vez lo que para uno es un problema para otra (s), es parte de un
proceso de adaptación, mejoramiento y aprendizaje.

En fin, en todos los ámbitos, hay que saber diferencias y prepararse para la definición de la
palabra “PROBLEMA”. Esto se logra visión clara de los objetivos y del momento en que estamos,
que nos permitan crear estrategias de éxito.