Professional Documents
Culture Documents
Así las cosas es claro que el Gobierno Nacional busca regular el sistema documental
contable en Colombia, en forma que este sea preparado, conservado y difundido de forma
electrónica y que además en dicho proceso electrónico se garantice la inalterabilidad, la
integridad y seguridad de los documentos contables.
La actual estructura económica mundial hace necesario generar unos criterios que ayuden
a crear un modelo homogéneo para la preparación y presentación de estados financieros,
el cual involucre el uso de tecnologías para ejecutar procesos administrativos y contables;
por lo tanto es adecuado buscar que se dé un manejo electrónico de los documentos
contables.
Uno de los objetivos que tiene el sistema de información contable es el de ofrecer a los
diferentes usuarios de la información financiera una fuente fiel de información para la toma
de decisiones, en el cual los soportes, los comprobantes y los libros de contabilidad
satisfagan las cualidades de la información contable entre las que encontramos
oportunidad, transparencia y comparabilidad.
Así lo indican los artículos 173 a 175 del Decreto-Ley antitrámites 019 de 2012 con los
cuales se modificaron los artículos 28, 56 y 57 del Código de Comercio y se va logrando
dar cumplimiento a lo indicado en el artículo 1 de la Ley 1314 de 2009. En las Cámaras de
comercio y en la DIAN ya no se registrarían esos libros en forma física y solo se registrarían
los libros que no son de contabilidad como los de actas y de registro de socios. La medida
empezará a aplicar cuando el Gobierno reglamente estas nuevas disposiciones.
Para entender mejor este importante cambio en las normas, miremos primero un cuadro
comparativo de las normas modificadas en el cual hemos resaltado y subrayado la parte
específica de la norma que fue modificada:
1) Las personas que ejerzan profesionalmente el comercio y sus auxiliares, tales como los
comisionistas, corredores, agentes, representantes de firmas nacionales o extranjeras,
quienes lo harán dentro del mes siguiente a la fecha en que inicien actividades;
5) Todo acto en virtud del cual se confiera, modifique o revoque la administración parcial o
general de bienes o negocios del comerciante:
8) Los embargos y demandas civiles relacionados con derechos cuya mutación esté sujeta
a registro mercantil;
10) Los demás actos y documentos cuyo registro mercantil ordene la ley.
Artículo 28 Código de Comercio, modificado por art. 175 Decreto 019 de 2012 (le modifica
solo el numeral 7)
ARTÍCULO 28. <PERSONAS, ACTOS Y DOCUMENTOS QUE DEBEN INSCRIBIRSE EN
EL REGISTRO MERCANTIL>. Deberán inscribirse en el registro mercantil:
1) Las personas que ejerzan profesionalmente el comercio y sus auxiliares, tales como los
comisionistas, corredores, agentes, representantes de firmas nacionales o extranjeras,
quienes lo harán dentro del mes siguiente a la fecha en que inicien actividades;
5) Todo acto en virtud del cual se confiera, modifique o revoque la administración parcial o
general de bienes o negocios del comerciante:
8) Los embargos y demandas civiles relacionados con derechos cuya mutación esté sujeta
a registro mercantil;
10) Los demás actos y documentos cuyo registro mercantil ordene la ley.
“Artículo 56. Los libros podrán ser de hojas removibles o formarse por series continuas de
tarjetas, siempre que unas y otras estén numeradas, puedan conservarse archivadas en
orden y aparezcan autenticadas conforme a la reglamentación del Gobierno.
Los libros podrán llevarse en archivos electrónicos, que garanticen en forma ordenada la
inalterabilidad, la integridad y seguridad de la información, así como su conservación. El
registro de los libros electrónicos se adelantará de acuerdo con la reglamentación que
expida el Gobierno Nacional.”
1) Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren;
Art. 57 Código de Comercio, modificado con art. 174 Decreto 019 de 2012 (le modifica el
numeral 5)
1) Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren;
5) Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros, o alterar los archivos
electrónicos”
Como puede verse en especial en el segundo inciso que se le adiciona al artículo 56 del
Código de Comercio, lo que se busca con estos cambios es permitir que los comerciantes
ya no tengan que llevar las hojas físicas de sus libros de contabilidad para ser registradas
en las Cámaras de Comercio o en la DIAN (según donde les toque registrarlos) pues si lo
desean podrán llevar esos libros solo en archivos electrónicos con tal de que “garanticen
en forma ordenada la inalterabilidad, la integridad y seguridad de la información, así como
su conservación.”
Como sea, esa posibilidad de llevar los libros de contabilidad solo en archivos electrónicos
es algo que dependerá de que primero el gobierno entre a reglamentar la medida pues la
parte final del inciso segundo adicionado al artículo 56 del Código dice claramente: “El
registro de los libros electrónicos se adelantará de acuerdo con la reglamentación que
expida el Gobierno Nacional.”
Nótese que esa parte citada menciona “el registro de libros electrónicos”. Esto deja entrever
que los libros electrónicos si se tendrían en todo caso que “registrar” ante alguna entidad
que podría ser la misma Cámara de Comercio (pues el decreto-Ley antitrámites no modificó
el artículo 39 del Código de Comercio que menciona que los libros se registran ante tal
entidad)
Esta posibilidad se venía contemplando desde la Ley 527 de 1999 de comercio electrónico
y se reforzó más con lo dispuesto en la Ley 1314 de 2009 de Convergencia a Normas de
Contabilidad
Este avance hacia la posibilidad de llevar los libros oficiales solo en medio electrónico y sin
tener que imprimirlos en papel (lo cual ayudará a no tener que acumular tantos papeles
físicos en ls sedes de la empresa con el paso de los años) es algo que muchos pensaron
que se podía hacer desde la expedición de la Ley 527 de 1999 de comercio electrónico
pero la Supersociedades en varios conceptos (como el 220-022017 de Febrero 21 de 2008)
ya había dicho que las normas de los artículos 39 y 56 del Código de Comercio seguían
exigiendo que los libros de contabilidad se registran en papel en las Cámaras de Comercio
para tener validez.
Esa Ley 527 de 1999 dio las bases por ejemplo para que más adelante la Ley 962 de 2005,
en su artículo 26, estableciera que la facturación de las empresas se aceptaría también
cuando fuera emitida en versión de “Factura electrónica” para así ahorrarse el desgaste de
elaborar facturas solo en papel. La Facturación electrónica es hoy una realidad pero solo si
el vendedor y comprador cumplen con las estrictas normas de seguridad que el Gobierno
estableció en su Decreto 1929 de 2007 (norma que luego fue ampliada con lo dispuesto en
la Resolución DIAN 14465 de noviembre de 2007) y con las cuales lo que se busca es
garantizar que el contenido de las facturas electrónicas no pueda ser manipulado.
Ahora bien, seguramente en el mediano plazo las Cámaras de Comercio, así como las
plataformas tecnológicas de las compañías permitirán el registro de base de datos que
permitan dotar de los requisitos exigidos en la Ley 527 de 1999, de autenticidad,
inalterabilidad, integridad y confiabilidad de la información financiera, con lo cual se
permitirá que los libros de contabilidad sean llevados por medios electrónicos tal como lo
ha previsto el artículo 1 de la Ley 1314 de 2009, a la espera de desarrollo regulatorio”
Habrá que ver entonces cómo entrará el Gobierno (actual o futuro) a reglamentar estas
nuevas disposiciones del Decreto-Ley antitrámites 019 de 2012 para lograr que los libros
de contabilidad, sin ser llevados en papel, puedan seguir siendo confiables como los libros
físicos pero mucho más prácticos pues implicarán ahorros de costos y de espacios
(recuérdese que el artículo 28 de la Ley 962 de 2005, que modifica tácitamente al artículo
60 del Código de Comercio y al artículo 134 del Decreto 2649 de 1993, indica que los
documentos de la contabilidad, incluido los libros oficiales, se tienen que conservar durante
10 años a partir de la fecha del último asiento).
2. DIAN:
La DIAN es la entidad encargada de garantizar el cumplimiento de las obligaciones
tributarias, aduaneras y cambiarias en Colombia. Facilita las operaciones de comercio
nacional e internacional.
Tiene las siguiente funciones:
Para dicho trámite, la DIAN tendrá en cuenta el proceso surtido para efectos de
inscripción y/o actualización en el Registro Único Tributario incluida la
documentación soporte, conforme a los Decretos 2460 de 2013 y 2620 de 2014.