INVESTIGACIÓN DE PROCESOS ESTRATÉGICOS Y MISIONALES

Presentado por:

MANUEL GUILLERMO BERRÍO GARCÍA

UNIVERSIDAD DE SANTANDER

MAESTRÍA EN GESTIÓN DE LA TECNOLOGÍA EDUCATIVA

SAN JOSÉ DE CÚCUTA

2018
INVESTIGACIÓN DE PROCESOS ESTRATÉGICOS Y MISIONALES

Presentado por:

MANUEL GUILLERMO BERRÍO GARCÍA

GIOVANNI LÓPEZ MOLINA

Profesor Consultor

UNIVERSIDAD DE SANTANDER

MAESTRÍA EN GESTIÓN DE LA TECNOLOGÍA EDUCATIVA

SAN JOSÉ DE CÚCUTA

2018
 Tabla de contenido

Introducción ........................................................................................................................................ 4

1. procesos de negocio, estratégicos y misionales de una institución real ......................................... 6

2. Tipos de sistemas información que soportan o deben soportar una institución educativa .............. 8

3. Características y funcionalidades principales de los sistemas de información de la institución

educativa CER Florentino Blanco ..................................................................................................... 11

Conclusiones ..................................................................................................................................... 17

Referencias ........................................................................................................................................ 18

3
 Introducción

La siguiente investigación se realiza para identificar los procesos de negocio,

estratégicos y misionales que debe presentar una Institución Educativa, los tipos de

sistemas que soportan su desarrollo con la información tecnológica. Una Institución

Educativa actualmente requiere tener tendencias modernas en cuanto a la construcción y

desarrollo de sí misma. La obtención y organización de la información es una actividad

vital para toda organización.

Se investiga en diferentes fuentes para dar una información clara, precisa y eficaz que

pueda servir como herramienta o banco de información para quien desee aplicarla en su

I.E.

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 Objetivos

 Investigar procesos de negocio, estratégicos y misionales de una institución

educativa real

 Identificar los principales tipos de sistemas de información, características y

funcionalidades que soportan la operación del Centro Educativo Rural Florentino

Blanco

 Evidenciar la apropiación de las tendencias modernas en cuanto a construcción y

desarrollo del Centro Educativo Rural Florentino Blanco

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 1. procesos de negocio, estratégicos y misionales de una institución real

PROCESO: los procesos transforman los recursos y materiales en productos para

clientes y consumidores finales. Mientras más haya transformación mayor es el éxito y el
valor. Los procesos de negocio son transparentes y ágiles, generan menos perdidas y crean
un valor neto para clientes.

EL NEGOCIO: es la dimensión de valor y creación para clientes como para

“stakholders” (empleados, accionistas, proveedores).

BPM: Busines Process Magnagement: conjunto de métodos, herramientas y

tecnologías utilizados para diseñar, representar, analizar y controlar procesos de negocios
operacionales. Combina rendimiento con tecnologías de información, métodos de gestión
de procesos con software empresarial, posibilita velocidad y agilidad en las organizaciones
mejorando el rendimiento. Abarca personas, sistemas de funciones, negocios, clientes,
proveedores y socios. Los directores de negocio pueden medir, controlar y responder a sus
procesos operacionales, los directores de tecnologías de la información aplican sus
habilidades y recursos directamente, la dirección y los empleados aúnan esfuerzos y
mejoran productividad y rendimiento personal. La empresa responde de forma más rápida a
fines y objetivos.

PROCESOS ESTRATÉGICOS. Procesos que una organización publica utiliza

para gerenciar el diseño y el desarrollo de los otros procesos.

PROCESOS MISIONALES. Procesos y actividades relevantes relacionadas con

misión institucional y obtención de resultados o productos necesarios para su grupo que
actuando independientemente determinan la forma más económica, eficiente y eficaz para
lograrlo.

MAPA DE PROCESOS “Es la ruta de navegación de la Institución, con él se

reflejan los procesos de tipo gerencial y productivo, de apoyo que conforman el sistema”.

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 Descripción de procesos Estratégicos Y Misionales del CER Florentino Blanco
PROCESOS ESTRATEGICOS
Son aquellos que orientan los
objetivos institucionales y permiten Esta gestión realiza diferentes actividades
adherir el horizonte, lineamientos y
estrategias institucionales, quienes
constituyen la base para el diseño
de acciones de prevención y
corrección que garanticen una
planeación efectiva.
PROCESOS MISIONALES
Estos procesos establecen la razón
de ser de la institución educativa y
conforman su misión principal.
Gestión de Matricula
Dirige las actividades relacionadas con la admisión,
registro y control académico de la comunidad
estudiantil y de los usuarios, El cual aplica desde la
inscripción del aspirante hasta su graduación.
Gestión de la Calidad
orientadas a las buenas prácticas educativas, con
herramientas adecuadas y el compromiso de todos
los actores institucionales, ,tales como medición y
análisis de rendimiento académico, desempeño
profesional y desarrollo institucional, evaluación de
procesos con indicadores, verificación de resultados,
análisis de eficiencia y eficacia, elaboración y
ejecución de planes de mejoramiento, aplicación del
ciclo de mejora continua: planear, hacer, verificar y
actuar.
Gestión Directiva
Esta área se centra básicamente en el
direccionamiento estratégico, la cultura institucional,
el clima y el gobierno escolar, además de las
relaciones con el entorno, en donde el rector y su
equipo de gestión organizan, desarrollan y evalúan el
funcionamiento general de la institución.
Gestión Académica
Esta gestión desarrolla el proceso educativo,
pedagógico y curricular de la institución educativa.
Esta gestión busca formar un profesional
7
 responsable, ético e integral que pueda prestarle
servicio a su comunidad. Los procesos académicos
se orientan con base en el PEI (Proyecto Educativo
Institucional).
Gestión Comunitaria
Esta gestión coordina acciones de desarrollo social,
generadas desde los diversos programas académicos.
El alcance de este proceso se inicia con la
planeación de los proyectos y termina con la
conformación de equipos de trabajo involucrados en
los diferentes procesos institucionales. La institución
busca establecer alianzas estratégicas con otras
instituciones públicas y privadas y también entidades
gubernamentales y no gubernamentales.

2. Tipos de sistemas información que soportan o deben soportar una institución

educativa

SISTEMAS TRANSACCIONALES: cuya función principal consiste en procesar

transacciones como pagos, cobros, póliza, entradas, salidas. Se ahorra mano de obra porque
se automatizan tareas de la organización. Generalmente es el primer sistema de información
que se implanta apoyando tareas a nivel operativo para seguir con mandos intermedios y
posteriormente seguir con la alta administración, son intensivos en entrada y salida de
información, sus cálculos son simples, requiere manejo de datos para realizar operaciones
generando bastante información que será la base para apoyar a los mandos intermedios y
altos, de fácil justificación enfrentando ingresos y costos, hay ahorro de trabajo manual, se
adaptan fácilmente, ejemplo : facturación de nóminas, cuentas por cobrar , cuentas por
pagar, contabilidad general, inventarios , etc.

SISTEMA DE SOPORTE A LAS DECISIONES: apoyan el proceso de toma

de decisiones (DSS), toma de decisiones en grupo (GDSS), experto en toma de decisiones
8
(EDSS), sistemas de información para ejecutivos (EIS), se implantan después de los
transaccionales los cuales son su plataforma de información, su información sirve a mandos
intermedios y altos, intensivos en cálculos y escasos en información de entrada, es difícil su
justificación porque no ahorran mano de obra, interactivos , de diseño gráfico y visual,
apoya la toma de decisiones repetitivas y no estructuradas, los puede desarrollar
directamente el usuario final, incluyen la programación de la producción, compra de
materiales , flujo de fondos, proyecciones financieras, inventarios.

SISTEMAS ESTRATÉGICOS: se desarrollan en las organizaciones con el fin de

ser competitivo a través de la tecnología de información. Se desarrollan dentro de la
organización por lo tanto no pueden adaptarse fácilmente a paquetes existentes en el
mercado, su función es lograr ventajas que sus competidores no posean, se desarrolla con
base a incrementos, se inicia con una función en particular y va agregando nuevos procesos.
Su fin lograr ventajas en costos y servicios con clientes y proveedores, son creadores de
barreras de entrada al negocio, innovadores de productos y procesos dentro de la empresa.

SISTEMAS PERSONALES DE INFORMACIÓN: incrementa la productividad

de sus usuarios, se encuentran las hojas de cálculo, sistema de procesamiento de palabras,
utilización de agendas, calendarios, etc.

El Centro Educativo Rural Florentino Blanco se encuentra conformado de la

siguiente forma:

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 Para que todos los estamentos de la institución educativa sean funcionales y
prácticos se necesitan ciertos sistemas de información a nivel institucional como lo es el
programa de calificaciones; propuesto por la Secretaria de Educación Departamental como
lo es la Ruta de Mejoramiento y propuestos por el Ministerio de Educación Nacional como
lo son el SIMAT, el SIGCE, tal como lo muestra el siguiente diagrama:

SIMAT
SISTEMAS DE MEN
ESTRATÉGICOS INFORMACIÓN
SIGCE

PROCESOS
SECRETARIA DE RUTA DE
DE NEGOCIO
EDUCACIÓN MEJORAMIENTO
DEPARTAMENTAL

MISIONALES SISTEMAS DE
INFORMACIÓN

A NIVEL PROGRAMA DE
INSTITUCIONAL CALIFICACIONES

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 3. Características y funcionalidades principales de los sistemas de información
de la institución educativa CER Florentino Blanco

PROGRAMA DE CALIFICACIONES

Este programa se diseñó externamente en una base de datos en la que se incluye a

inicio de año la información personal de cada estudiante, cada docente se encarga de
incluirla, además de hacer lo mismo con los indicadores de desempeño.

Al finalizar cada periodo escolar, el administrador externo del programa de notas

abre la plataforma para que cada docente incluya de acuerdo a los resultados de cada
estudiante las definitivas y los conceptos (indicadores de desempeño) que son
categorizados por código. Este programa reúne las definitivas de cada área y al finalizar
exporta el boletín de notas del periodo.

La carga académica se muestra así:

11
Los estudiantes se relacionan:

Los conceptos se evidencian de la siguiente forma:

12
Y el boletín al final de cada periodo se muestra así

RUTA DE MEJORAMIENTO

Es un programa realizado por parte de la Secretaria de Educación Departamental

para consolidar la información de la institución que incluye datos del establecimiento,
identidad institucional, análisis de pertinencia relacionado con el contexto, autoevaluación
de tres años, detección de fortalezas y oportunidades, PMI.

A continuación se muestra la interfaz de los componentes del sistema de

información:

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 SIMAT

El Ministerio de Educación Nacional plantea enuncia que el sistema integrado de

matrícula SIMAT es una herramienta que permite organizar y controlar el proceso de
matrícula en todas sus etapas, así como tener una fuente de información confiable y
disponible para la toma de decisiones.
El SIMAT contribuye a mejorar la gestión del proceso de matrícula de cada secretaría de
educación, permitiendo realizar consolidar información, generar reportes y realizar
seguimiento a todo el proceso.

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 La administración eficiente de todo el proceso de matrícula es el elemento
fundamental en la política de cobertura, para lo cual se deben seguir el siguiente sistema de
información:

SIGCE

Es el sistema – plataforma que apoya el proceso de gestión de la calidad del servicio

educativo, ofreciendo información de manera veraz, eficiente y oportuna, permitiendo
generar estrategias y tomar decisiones orientadas al mejoramiento continuo de la calidad de
la educación en todo el sector facilitando la interacción entre los miembros de la comunidad
y los entes gubernamentales.

Cada módulo posee en su estructura funcional 3 opciones

• Parámetros: referentes u orientaciones.

• Procesos: ejecución de las diferentes posibilidades que ofrece cada módulo.

• Consulta: acceder a la información generada y registrada para cada módulo.

Estas opciones se complementan con la posibilidad de regresar al Inicio o utilizar la

Ayuda.

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 Los módulos PEI, PMI y PAM, tienen tres posibles ESTADOS de disponibilidad de
la información en el sistema:

• En construcción: todavía no está habilitado, es un borrador y se puede modificar

mediante la opción elaborar.

• Habilitado: es de carácter oficial, se puede consultar y modificar por el usuario

correspondiente mediante la réplica.

• Deshabilitado: versiones antiguas que se puede consultar y no se pueden

modificar.

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 Conclusiones
.

Las Instituciones Educativas deben identificar sus problemas y darse a la tarea de

innovar para transformarse y alcanzar éxito en su organización. Esto requiere capacitación
de directivos y docentes en gestión, tecnología e informática llegando a un mejoramiento
continuo modernizando y sistematizando la institución educativa.

Los sistemas de información son un conjunto de elementos que administran datos e

información para su uso posterior, que son creados para cubrir una necesidad.

El Centro Educativo Rural Florentino Blanco y los sistemas de información que

implementa permiten que la institución se modernice siendo eficiente y eficaz en las
labores de las que éstos se encargan. También es una opción para el mejoramiento continuo
en la prestación de su labor misional, la administración de la información en los procesos
de cada una de sus gestiones para así garantizar el cumplimiento PMI, las metas y
objetivos.

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 Referencias

CV-UDES. (2018).Libro Electrónico Multimedial: Sistemas de Gestión: para

Educación, Mediadas por TIC. Capítulo 3 Sistemas de información en Instituciones
Educativas .Recuperado de:
http://aulavirtual.eaie.cvudes.edu.co/publico/lems/L.000.006.MG/contenido_LEM.html

Cuellar M. Guillermo A. TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN. MAPA DE

SISTEMAS TRANSACCIONALES DE UNA ORGANIZACIÓN TIPO. Valle del Cauca.

Consulta: octubre 2014. Recuperado de http://fccea.unicauca.edu.co/old/tiposdesi.htm

P.E.I. (2018). Centro Educativo Rural Florentino Blanco .El Zulia, Norte de
Santander.

Garimella, Kiran, Lees, Michael y Williams Bruce. BPM (Gerencia de procesos de

negocio). Recuperado de:
http://www.konradlorenz.edu.co/images/publicaciones/suma_digital_sistemas/bpm.pdf

Jaramillo Cardona, Jaime. Orientaciones plataforma SIGCE. Consulta: Octubre

2014. Recuperado en:
http://www.sedquindio.gov.co/includes/uploaded/SIGCE_ORIENTACIONES.pdf

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