Professional Documents
Culture Documents
4. Rak Arsip
Adalah alamari tanpa daun pintu atau dinding pembatas untuk menyimpan arsip yang terlebih dahulu dimasukkan
dalam ordner atau kotak arsip.
8. Rak Sortir
Adalah alat yang digunakan untuk memisah-misahkan surat yang diterima, diproses, dikirimkan atau untuk
menggolong-golongkan arsip sebelum disimpan
B. TATA CARA PENYIMPANAN ARSIP
1. Horizontal Filing (Flat Filing)
Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam stofmap atau snelhechter kemudian ditumpuk ke atas
dalam alamari arsip (disusun secara mendatar/ horizontal dari bawah ke atas).
2. Vertikal Filing
Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam folder/ map arsip kemudian diletakkan berdiri/ tegak
memanjang (sisi panjang arsip sejajar dengan lipatan folder/ map) dan disusun berurutan dari depan ke belakang.
3. Lateral Filling
Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam snelhechter atau brief ordner kemudian diletakkan berdiri
dengan punggung di depan.
MATERI 1
1. MEMILIH PERALATAN KANTOR
PERBEKALAN TATA USAHA
Pengertian Tata Usaha
Tata usaha ( kantor ) adalah tempat/gedung atau ruangan yang digunakan untuk melakukan pekerjaan tulis
menulis dan dilengkapi dengan fasilitas penunjang. Menurut The Liang Gie dalam Buku Administrtasi Perkantoran
Modern tugas tata usaha adalah sebagai berikut :
Menghimpun
Mencatat
Mengolah
Menggandakan
Mengirim
Menyimpan
Pengertian perbekalan
Perbekalan mencakup semua barang yang diperlukan baik barang bergerak maupun barang tidak bergerak
sebagai sarana pendukung pelaksanaan tugas. Macam-macam Perbekalan yaitu :
a) Perbekalan gedung, seperti ruang pimpinan, ruang guru, kamar kecil
b) Perbekalan kantor, seperti mebelair pimpinan atau mebelair karyawan
c) Perbekalan ruang kelas, seperti meja dan kursi guru, meja dan kursi murid, penggaris, papan tulis, kapur tulis,
dan sebagainya
Fungsi-fungsi Perbekalan
Fungsi Pengadaan
Fungsi Inventarisasi
Fungsi Penggunaan dan Pemeliharaan
Fungsi Pengiriman/pemindahan
Fungsi Penyimpanan
Fungsi Penyingkiran dan Penghapusan barang
Fungsi Pengendalian
2. PERALATAN KANTOR YANG DIGUNAKAN DALAM BEKERJA
a) MEJA KANTOR
Menurut The Liang Gie, pada buku Administrasi Perkantoran Modern cetakan ketiga halaman 267,
meja kantor yang baik hendaknya memenuhi syarat – syarat sebagai berikut :
Dari permukaan meja sampai lantai tidak seluruhnya tertutup
Permukaan meja tidak berkilat – kilat sehingga tidak menyilaukan mata pegawai yang memakainya
Luas meja tidak perlu terlampau berlebihan
b) KURSI KANTOR
Meja kantor yang telah diuraikan di atas tidak mungkin digunakan tanpa adanya kursi kantor. Kedua
peralatan tersebut merupakan perabot kantor yang tak dapat dipisahkan antara satu dengan lainnya. Kursi peralatan
harus memperhatikan kesehatan dan kenyamanan bagi pegawai kantor yang menggunakannya sehingga pekerjaan
yang dihadapinya dapat berjalan efektif dan efisien.
c) RAK KANTOR
Untuk kemudahan menemukan kembali banyaknya surat masuk dan serat keluar dengan cepat, perlu adanya
kegiatan pengarsipan. Alat yang dipergunakan untuk mengarsip surat tersebut adalah rak surat, tempatn
penyimpanan surat berbentuk kotak ( box file ) dan lemari arsip ( filing cabinet ).
MATERI 2
MENGOPERASIKAN PERALATAN KANTOR
A. PENGERTIAN KANTOR DAN PERALATAN KANTOR
Kantor adalah suatu gedung atau ruangan yang digunakan untuk melakukan pekerjaan tulis menulis dan dilengkapi
dengan fasilitas penunjang. Sedangkan peralatan kantor/perbekalan kantor adalah semua fasilitas atau semua
barang-barang yang ada di dalam kantor yang langsung digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga
menghasilkan sesuatu yang diharapkan.
2. Mesin Pengganda
a. Mesin Stensil
Master yang sudah disediakan dimasukkan ke dalam roll
Tinta diberi air secukupnya
Kertas dimasukkan ke dalam kaser
Putar hendle sekali atau dua kali untuk melihat hasil stensil
Tentukan jumlah yang dikehendaki
b. Mesin Fotocopy
Diantara sekian sebab yang mempengaruhi hasil dari fotocopynya adalah toner. Jangan sekali-kali menggunakan
toner murahan dan mutunya rendah, apalagi menggunakan toner bekas/oplosan. Gunakan toner yang bubuknya
halus, agar jarum tidak cepat tipis.
Mesin Risograph
Cek tinta yang terdapat pada mesin riso
Sambungkan mesin dengan catu daya listrik
Masukkan naskah ke master
Posisikan lampu pada posisi M
Tekan tombol master
Lihat hasilnya
Pengertian Perbekalan kantor adalah semua fasilitas/barang-barang yang ada di dalam kantor baik
langsung maupun tidak langsung digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga menghasilkan sesuatu
yang diharapkan. Perbekalan kantor merupakan sarana penting untuk menghasilkan pekerjaan kantor, tanpa ada
perbekalan kantor tidak mungkin kantor menghasilkan sesuatu, karena pegawai kantor bekerja untuk mengolah
bahan dengan sarana dan dengan peralatan kantor yang ada.
3. Peralatan Kantor
a) Macam-macam Peralatan Kantor
Seperti dijelaskan di atas bahwa perbekalan kantor ada 5 macam yaitu :
Perabot kantor yaitu segala macam barang/benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang terhadap
pekerjaan kantor. Perabot kantor juga bisa diartikan segala macam peralatan yang berkaitan dengan tulis-
menulis dan penyimpanan hasil kerja kantor. Istilah lain dari perabot kantor adalah perkakas kantor atau office
furniture. Misalnya meja, kursi, lemari, rak dsb.
Peralatan/perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan
yang diharapkan di kantor. Misalnya kertas, amplop, pita mesin dsb.
Tata ruang kantor disusun berdasarkan aliran pekerjaan kantor sehingga perencanaan ruangan kantor dapat
membantu para pekerja dalam meningkatkan produktifitas. Selain itu pengaturan tata ruang kantor yang baik akan
memberikan keuntungan-keuntungan, diantaranya :
Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai, karena berjalan mondar-mandir yang sebetulnya
tidak perlu.
Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas lantai tertentu dapat dipergunakan
untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya.
Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan memenuhi suatu bagian tertentu. (The
Liang Gie, 1983:162).
Akibat perkembangan ilmu dan teknologi dewasa ini, mengakibatkan penerapan tata ruang kantor ditujukan
untuk meningkatkan produktivitas kerja. Dari beberapa pakar yang mengutarakan tentang pengertian tata ruang,
diantaranya George R. Terry dalam buku office management and Control tahun 1958 menyatakan sebagai berikut :
“Office layout in the dertemination of space requirement and the detailed utilization of this space in order to
provide a practical arrangement of the physical factors considered necessary for the execution of the officework within
reasonable cost”. (tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhankebutuhan ruang dan tentang
penggunaanya secara terinci dari ruangan tersebut untuk menyiapkan suatu susunan praktis dari faktor-faktor fisik
yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak).
Dengan kata lain, arti tata ruang kantor dapat pula diutarakan sebagai pengaturan dan penyusunan seluruh
mesin kantor, alat perlengkapan kantor serta perabot kantor pada tempat yang tepat, sehingga pegawai dapat bekerja
dengan baik, nyaman, leluasa dan bebas untuk bergerak, sehingga tercapai efesiensi kerja.
Dengan memperhatikan gedung yang ada, tujuan tata ruang kantor adalah :
Menggunakan ruangan yang ada guna dimanfaatkan untuk faedah ekonomis yang besar. Setiap meter persegi,
sudut, atau tengah ruangan seluruhnya bermanfaat.
Memudahkan pengawasan manajer terhadap para staf yang sedang bekerja.
Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja.
Memberikan kepuasan dan kenyamanan kerja.
Menyediakan pelayanan yang dibutuhkan pegawai seperti komputer, telepon, teleks, intercom, facsimile, e-
mail, dan pelayanan lain yang menyangkut rumah tangga perusahaan seperti penyediaan air minum.
Memudahkan setiap gerakan para pegawai dalam penyimpanan arsip.
Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi.
Menjauhkan pekerjaan yang menimbulkan bunyi keras, gaduh, dan mengganggu pekerjaan yang membutuhkan
konsentrasi tinggi.
Menciptakan citra dan kesan yang baik bagi para pelanggan dan tamu perusahaan.
Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa tujuan tata ruang kantor :
Memperlancar jalannya pekerjaan yaitu segenap ruangan digunakan secara efesien untuk keperluan pekerjan
Menambah semangat kerja pegawai
Memberikan kesan yang baik bagi para tamu yang datang mengunjungi kantor
Mempermudah pengawasan
Apabila dirinci, maka tujuan tata ruang kantor antara lain adalah :
a) Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena prosedur kerja dapat dipersingkat.
b) Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
c) memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efesien.
d) Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui suatu bagian tertentu, atau
oleh suara bising lainnya.
e) Menciptakan kenyamanan bekerja bagi para pegawai.
f) Memberikan kesan yang baik terhadap para pengunjung.
g) Mengusahakan adanya keleluasaan bagi :
Gerakan pegawai yang sedang bekerja.
Kemungkinan pemanfaatan ruangan bagi keperluan lain pada waktu tertentu.
Kemungkinan perkembangan dan perluasan kegiatan dikemudian hari.
Selain itu pengaturan tata ruang kantor yang baik akan memberikan keuntungan-keuntungan, diantaranya :
Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai, karena berjalan mondar-mandir yang sebetulnya
tidak perlu.
Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas lantai tertentu dapat dipergunakan
untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya.
Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan memenuhi suatu bagian tertentu. (The
Liang Gie, 1983:162).
Yang dimaksud dengan Tata Ruang Kantor Berkamar adalah ruangan untuk bekerja yang
dipisahkan atau dibagi dalam kamar-kamar kerja atau ruangan yang dipisahkan oleh tembok atau
penyekat yang terbuat dari kayu.
2) Pekerjaan yang bersifat rahasia, dapat lebih terjamin atau terlindungi baik dari segi
pembicaraan, dokumen-dokumn, atau asset perusahaan yang berharga..
3) Untuk menambah kewibawaan, status pejabat sehingga selalu terpelihara adanya kewibawaan
pejabat/pimpinan.
4) Untuk menjamin keberhasilan kerja dan merasa ikut bertanggung jawab atas ruangan dan
merasa ikut memiliki.
1) Komunikasi langsung antar pegawai tidak dapat lancar, sehingga kesempatan untuk
mengadakan komunikasi menjadi berkurang.
2) Diperlukan biaya yang lebih besar untuk biaya pemeliharaan ruangan, pengaturan penerangan
dan biaya peralatan lainnya.
3) Pemakaian ruangan kurang luwes apabila ada perubahan dan perkembangan organisasi.
4) Mempersulit pengawasan.
Yang dimaksud dengan Tata Ruang Kantor Terbuka adalah ruangan besar untuk bekerja yang
ditempati oleh beberapa pegawai yang bekerja bersama-sama diruangan tersebut tanpa dipisahkan
oleh penyekat.
1) Mudah dalam pengawasan, pengaturan cahaya, udara, pengaturan warna dan dekorasi
2) Luwes atau fleksibel apabila diperlukan perubahan ruangan dan tidak memerlukan biaya tinggi
4) Biaya lebih hemat atau murah untuk pemeliharaan : ruangan kerja, penggunaan kelengkapan
ruangan dan peralatan, penggunaan telepon dan lain-lainnya.
5) Kemungkinan nampak adanya tumpukan-tumpukan berkas atau kertas dan peralatan kerja
lainnya, sehingga mengakibatkan pemandangan yang kurang baik.
6) Memerlukan air conditioning untuk mengurangi debu dan pendingin udar serta air
cleaner untuk mengurangi bau.
4) Produktivitas kerja dapat meningkat, pekerjaan dilaksanakan dengan efesien sehingga tujuan
organisasi dapat mudah dicapai
4) Tata ruang kantor yang merupakan gabungan antara bentuk tata ruang kantor berkamar, tata
ruang kantor terbuka dan tata ruang kantor berhias. Tata ruang gabunagn ini perlu dipertimbangkan
karena ketiga bentuk tata ruang mempunyai keuntungan dan kerugian yang ada, dapat diciptakan
tata ruang kantor gabungan
4. Tata ruang kantor yang merupakan gabungan antara bentuk tata ruang kantor berkamar, tata ruang
kantor terbuka dan tata ruang kantor berhias.
Apabila ditinjau dari ruang lingkup kantor, tata ruang kantor dapat dibedakan dalam beberapa
bagian, sebagai berikut :
Tata ruang pribadi digunakan untuk berbagai alasan seperti prestis dan status. Misalnya ruang
atasan. Selain itu, pegawai memerlukan private office apabila membutuhkan ruangan yang sepi
untuk berkonsentrasi dalam pekerjaan atau pegawai yang bekerja dengan menggunakan alat-alat
atau material yang mahal sehingga memerlukan ruangan tersendiri.
General office area lebih banyak disukai daripada private office area. Hal tersebut dilakukan jika :
Misalnya ruang rapat atau ruang konferensi, ruang tamu, ruang pelahan.
3) Service area
Biasanya merupakan tempat yang kotor atau berisik. Misalnya : ruang dapur, café, ruang foto kopi,
ruang percetakan, dan toilet.
4) Storage area
Storage area digunakan untuk menyimpan barang. Misalnya : ruang penyimpanan bahan mentah,
barang setangah jadi, dan barang jadi serta ruang arsip.
1. Cahaya/penerangan
Cahaya merupakan faktor penting untuk meningkatkan efisiensi kerja pegawai karena
mempengaruhi kesehatan pegawai, keselamatan, serta kelancaran kerja. Penerangan yang baik
merupakan hal yang dibutuhkan pancaindra penglihatan untuk dapat melaksanakan tugas kantor.
Penerangan kantor yang optimal berguna untuk :
McShane (1997) menjelaskan, bahwa ada 4 jenis pencahayaan yang digunakan di kantor, antara
lain :
1. Ambient lighting, yang digunakan untuk memberikan pencahayaan keseluruh ruangan dan biasanya
dipasang pada langit-langit ruang kantor. Biasanya lampu jenis ini merupakan satu-satunya
pencahayaan yang terdapat di ruangan kantor tersebut.
2. Task lighting, yang digunakan untuk menerangi area kerja seorang pegawai, misalnya masa kerja.
Meskipun menawarkan lebih banyak kontrol bagi pegawai, namun jenis cahaya ini jarang digunakan
di kantor-kantor di Indonesia karena alasan kepraktisan.
3. Accent lighting, yang digunakan untuk memberikan cahaya pada area yang akan dituju. Biasanya
jenis lampu ini dirancang pada lorong sebuah kantor atau area lain yang membutuhkan penerangan
sehingga pegawai atau pengunjung tidak tersesat.
4. Natural lighting, biasanya berasal dari jendela, pintu kaca, serta cahaya langit. Jenis cahaya ini akan
memberikan dampak positif bagi pegawai, namun cahaya ini tidak selalu tersedia apabila langit
dalam keadaan mendung atau gelap.
Ada empat sistem penerangan yang dapat digunakan dalam organisasi, antara lain:
1. Direct
Dengan mengarahkan cahaya 90-100% secara langsung ke area kerja. Sistem ini akan
mengakibatkan munculnya silau dan banyangan karena hanya sedikit cahaya yang tersebar. Kecuali
cahaya berada dekat satu sama lain, area kerja tidak akan mendapat cahaya yang sama.
1. Semidirect
Dengan pencahayaan semi direct 60-90%, cahaya diarahkan ke bawah dan sisanya diarahkan ke
atas lalu dipantulkan kembali ke bawah. Sistem ini menghilangkan beberapa banyangan yang
merupakan karakateristik sistem cahaya direct.
1. Incirect
Sistem ini direkomendasikan untuk kebanyakan ruang kantor, karena cahaya yang disebarkan
mengurangi bayangan dan silau yang ditimbulkan dari penerangan yang digunakan. Dengan sistem
ini, 90 hingga 100% cahaya pertama diarahkan ke atas dan kemudian menyebar dan memantul ke
bawah ke area kerja.
1. Semiindirect
Sistem ini akan mengarahkan 60-90% cahaya ke atas dan kemudioan dipantulkan ke bawah dan
sisanya juga diarahkan ke area kerja. Meskipun sistem ini dapat menghasilkan jumlah cahaya yang
lebih dengan tingkat watt yang sama dengan indirect, bayangan, dan silau masih menjadi kendalai
bagi sistem semiindirect.
1. General Diffuse
Sistem ini mengarahkan 40 hingga 60% cahaya ke arah area kerja, dan sisanya diarahkan ke
bawah. Meskipun sistem ini menghasilkan lebih banyak cahaya pada tingkat watt yang sama
dengan semiindirect, cayangan dan silau juga lebih banyak daripada menggunakan semiindirect.
2. Warna
Warna merupakan faktor penting untuk meningkatkan efisiensi kerja pegawai. Warna mempunyai
pengaruh penting terhadap penerangan kantor. Perusahaan dapat menggunakan warna muda
apabila ingin melakukan efisiensi dalam penerangan. Penggunaan tata warna dalam kantor
mempunyai pengaruh besar terhadap jiwa atau perasaan seseorang. Setiap warna mempunyai
pengaruh berlainan bagi setiap orang dan setiap orang akan menunjukkan reaksi yang tidak sama
terhadap warna-warna tertentu. Pengaruh umum warna dapat dijelaskan sebagai berikut :
Pengaruh warna
Keleluasaan,
2. Biru Jauh Dingin/sejuk
ketenteraman
Merangsang
kegembiraan dan
4. Merah Dekat Panas
kegiatan kerja, tetapi
perasaan tertekan.
Agresif,
mengganggu, menolak.
Efek warna-warna diatas dipergunakan untuk penggunaan pada dinding kantor, langit-langit kantor,
lantai, karpet, gordin jendela, dan perabotan kantor.
3. Udara
1. Suhu/temperatur
2. Kelembaban
3. Sirkulasi/ventilasi
4. Kebersihan
Menurut Moekjizat (1995:144), Air Conditioner (AC) mengatur keadaan udara dengan mengawasi
suhi, peredaran, kelembaban, dan kebersihan. Efisiensi pegawai kantor menunjukkan keuntungan
rata-rata 20% setelah diberi AC. Dengan terpenuhinya kualitas dan kuantitas udaara yang baik
maka akan memberikan keuntungan yang banyak bagi kantor, antara lain :
4. Bunyi/suara
Faktor suara dapat mempengaruhi efisiensi kerja karena suara yang bising dapat mengganggu
dalam bekerja dan berpengaruh pada kesehatan pegawai. Menurut Moekjizat (1995:144), pengaruh
suara yang gaduh adalah :
Adapun cara-cara yang dilakukan untuk mengurangi kebisingan tersebut, antara lain :
Standar ruangan kantor dipengaruhi oleh berbagai faktor antara lain, sifat pekerjaan, jumlah ruangan
yang dapat digunakan, luas pekerjaan, kebutuhan atas ruangan-ruangan pribadi yang bersifat
khusus, jumlah, jenis peralatan, serta mesin-mesin, ukuran, ataupun bentuk.
Supervisors
75-100 square feet (± 7 m2)
Office employees
100 square feet (± 9 m2)
Modular workstation 25 square feet (± 2 m2 per orang)
Hal di atas dapat dijadikan masukan mengenai ukuran individual rooms yang optimal namun harus
disesuaiakan dengan kondisi kerja di lapangan.
Penataan ulang perlu dilakukan setiap kantor karena timbulnya berbagai masalah atau perubahan.
Masalah atau perubahan tersebut diantaranya :
1. Lay out yang sudah ada menimbulkan hambatan bagi pegawai dalam melakukan pekerjaan.
2. Adanya keluhan dari pegawai yang disebabkan kondisi lingkungan fisik tempat kerja.
3. Mulai menurunnya citra perusahaan di mata pelanggan atau tamu perusahaan.
4. Organisasi yang semakin berkembang membuat struktur organisasi lebih kompleks sehingga job
description yang semakin banyak membutuhkan lebih banyak pegawai baru untuk mendudukinya.
5. Tata ruang yang sudah ada perlu disegarkan kembali sehingga tidak kotor dan
monoton/menimbulkan kebosanan.
TATA RUANG KANTOR TERBUKA
Dasar-dasar Komunikasi
Sebagai makhluk social, manusia tidak akan terlepas dari ikatan kelompok masyarakat pada umumnya. Maka dari itu didalam
kehidupan sehari-hari manusia selalu mengadakan komunikasi dengan manusia lainnya untuk memperhatikan kehidupannya.
Kehidupan manusia sehari-hari selalu terlibat dengan memberi dan menerima informasi. Dengan melaksanakan komunikasi terjadilah
integrasi kedalam tata pergaulan bermasyarakat. Oleh karena itu komunikasi dalam wujud pertukaran informasi dalam masyarakat
sangat penting untuk keberhasilan manusia sebagai individu maupun kelompok.
Kata Komunikasi berasal dari bahasa Latin “Communicare” yang artinya memberitahukan.
Menurut bahasa Inggris“Communication” yang artinya suatu pertukaran informasi, konsep, ide, perasaan lain-lain antara dua atau
lebih.
Menurut Oxford Dictionary adalah pengiriman atau tukar menukar informasi, ide, dll.
Menurut kamus Bahasa Indonesia artinya perhubungan.
Sedang menurut ensiklopedia adalah penyelenggaraan tata hubungan kegiatan menyampaikan warta dari satu pihak ke pihak lain
dalam suatu organisasi
a)Komponen Komunikasi
Komponen, menurut kamus Bahasa Indonesia adalah bagian yang berperan atau merupakan Negatif-unsur/elemen-elemen.
Adapun komponen-komponen yang terlibat dalam komunikasi adalah :
1)Komunikator (Communicator)
Adalah seseorang yang menyampaikan pesan atau informasi. Dengan kata lain komunikator itu tempat asal
sumber pengertian yang dikomunikasikan. Komunikator dapat perseorangan atau kelompok.
Misalnya: guru, produsen, dll
2)Komunikan (Communicatee)
Adalah seseorang yang menerima pesan atau informasi. dapat berupa perseorangan atau kelompok.
Misalnya:
1)Kepala Sekolah menerima laporan dari guru-guru
2)Siswa menerima pelajaran
3)Pesan (Massage)
Adalah berita yang mengandung arti.
Message adalah “pengertian” dari komunikator yang penyampaiannya diubah menjadi lambang-lambang.
Lambang tersebut dapat berupa : sinar, suara, gerakan, atau bahasa manusia baik lisan maupun tulisan.
Misal: iklan, spnduk, dll
4)Saluran
Adalah sarana tempat berlalunya lambang-lambang. Saluran dapat berupa pendengaran, penglihatan, penciuman, rabaan, dan lain-
lainnya.
5)Sikap
Adalah tanggapan dari pihak komunikan terhadap komuni kator. Lambang-lambang itu oleh komunikan ditafsirkan atau di pahaminya.
Dalam proses komunikasi diperlukan media komunikasi, yaitu alat, sarana, atau saluran yang digunakan dalam komunikasi.
Jenis media komunikasi itu bermacam-macam, antara lain berupa bahasa, tulisan, isyarat, alat peraga, atau alat elektronik. Media
komunikasi merupakan unsur yang sangat penting dalam proses komunikasi. Dengan menggunakan media komunikasi maka aliran
informasi dapat dikirim atau diterima dengan cepat dan mudah.
Tidak dapat disangkal akan pentingnya komunikasi di tempat kerja, mengingat bahwa
dalam sebuah perusahaan terdapat banyak orang dari berbagai latar belakang sosial dan
profesional yang berbeda dan bekerja untuk tujuan yang sama.
Sering terlihat bahwa manajer tidak menyadari pentingnya komunikasi di tempat kerja
dan dengan demikian tidak menyampaikan ide-ide mereka, tujuan perusahaan, visi
dengan sangat jelas. Ketika para senior tidak dapat menciptakan lingkungan yang terbuka
dan komunikasi yang jelas, maka memiliki dampak negatif pada budaya kerja dan
produktivitas karyawan.
Sebuah perusahaan di mana tidak ada berbagi informasi antara dua atau lebih individu,
maka pemborosan sumber daya akan sering timbul. Untuk menghindari ini, komunikasi
yang efektif di tempat kerja harus didorong untuk keberhasilan perusahaan secara
menyeluruh.
Peran Komunikasi
Perusahaan wajib mendorong korespondensi terbuka dan mudah antara senior dan
bawahan. Jika lingkungan kerja ramah di mana bawahan didorong untuk
mengkomunikasikan ide-ide mereka kepada manajer mereka mengenai pekerjaan terkait,
dan umpan balik mereka diberikan pertimbangan, akan memotivasi karyawan untuk
bekerja lebih baik dan membuat mereka merasa dihargai dalam perusahaan. Dengan
demikian, komunikasi yang efektif di tempat kerja membantu dalam membangun
loyalitas dan kepercayaan yang akhirnya menghasilkan kepuasan kerja yang lebih besar.
Menyelesaikan Konflik
Komunikasi yang terbuka di tempat kerja dapat membantu mencegah dan menyelesaikan
konflik. Misalnya, jika dua karyawan memiliki ketidaksetujuan atas beberapa masalah,
maka konflik tersebut diselesaikan melalui diskusi bersama.
Meningkatkan Produktivitas
Komunikasi yang efektif di tempat kerja adalah hal yang paling penting bagi keberhasilan
dan kegagalan sebuah perusahaan. Setiap perusahaan memiliki seperangkat tujuan yang
jelas, tujuan dan visi. Manajer harus dapat dengan jelas menjelaskan kepada
karyawannya tujuan tersebut dan memastikan bahwa semua anggota timnya bekerja
menuju tujuan yang sama. Dia juga perlu mengkomunikasikan kepada karyawannya akan
pekerjaan, tanggung jawab dan tugas mereka. Jika manajer jelas dalam komunikasi, para
bawahan akan tahu persis apa yang perusahaan ingin dan dengan demikian, akan mampu
memberikan yang sama untuk yang terbaik dari kemampuan mereka. Dengan demikian,
pentingnya keterampilan komunikasi dapat dinilai dari fakta yang mengarah ke arah
yang lebih baik dan meningkatkan produktivitas kerja.
Masa Depan
Kita semua tahu bahwa komunikasi adalah proses dua arah. Semua karyawan dan
manajer dalam suatu perusahaan harus berkomunikasi dengan jelas, terbuka, dan jujur.
Manajer harus membangun hubungan kerja yang menyenangkan dengan karyawan
mereka, sehingga karyawan tidak ragu untuk mendekati mereka, untuk menyelesaikan
pekerjaan yang berhubungan dengan isu yang mungkin timbul dalam perusahaan. Jadi,
dengan membentuk hubungan yang baik dengan bawahan dan rekan kerja, anda tidak
hanya meningkatkan semangat mereka tetapi juga meningkatkan efisiensi kerja mereka,
yang menyebabkan peningkatan produktivitas. Selain itu, karyawan juga harus diberi
kesempatan untuk memberikan umpan balik kepada manajemen. Ini akan membantu
mengarahkan kebijakan manajemen dan program-program yang sesuai dengan
kebutuhan karyawan. Dengan demikian, membangun hubungan kerja yang baik antara
karyawan dan manajer dapat memberikan masa depan kerja yang lebih baik bagi
perusahaan.
Pembentukan Hubungan
Komunikasi terbuka, baik antara karyawan dan manajer atau antara manajemen dan
karyawan, mengarah pada pembentukan hubungan pribadi dan profesional yang lebih
baik. Hal ini membuat karyawan merasa benar-benar peduli dan dihargai, dan mereka
lebih cenderung untuk tetap setia kepada perusahaan. Hal ini menciptakan lingkungan
yang ramah dan mempromosikan hubungan kerja yang lebih baik, yang kondusif bagi
karyawan.
Jika sebuah perusahaan menghadapi masalah, krisis dan konflik akibat miskomunikasi
antara karyawan, menyebabkan penundaan yang tidak perlu dalam pekerjaan sehari-
hari. Hal ini menyebabkan pemborosan sumber daya dan menurunkan produktivitas
kerja secara keseluruhan. Jadi lingkungan komunikasi yang baik adalah suatu keharusan
bagi setiap perusahaan untuk lebih memanfaatkan sumber daya dan meningkatkan
produktivitas.
Pentingnya komunikasi di tempat kerja dapat diringkas dalam dua kata, ‘kepuasan kerja’.
Jika karyawan puas bekerja dalam suatu perusahaan, tidak menyangkal fakta bahwa
masa depan perusahaan benar-benar terjamin
Setiap perusahaan pasti di harus kan untuk memiliki catatan/laporan meskipun sesederhana
mungkin, karena adanya pembukuan tersebut akan memudahkan masyarakat/pelaku bisnis untuk
mengatur arus keuangan yang masuk dan keluar agar dapat dikerahui secara rinci keuntungan dan
kerugian yang di dapatkan.
Perumusan Masalah
Didalam manajemen mengelola perusahaan pasti memerlukan pencatatan/laporan, pencatatan ini
adalah dimana kita akan mencatat setiap pemasukan atau pengeluaran yang dilakukan oleh suatu
perusahaan, pencatatan sangat penting dilakukan oleh suatu perusahaan agar lebih mudah untuk
mengetahui mereka untung atau rugi meskipun pencatatan itu di lakukan secara sederhana .
Tujuan
Adapun tujuan dari makalah ini adalah :
Dengan mengetahui kondisi keuangan, maka kita bisa melakukan pencegahan sedini mungkin.
Mengetahui posisi uang kas-nya sudah minim. jadi, misalnya ; tidak tambah beli stock jualan
dulu.
Banyak bisnis mati bukan karena tidak ada penjualan tapi tidak ada uang kas, untuk beli bahan
baku dsb.
– Sebagai bahan/dasar dokumen untuk :
Seiring waktu, aset perusahaan bisa bertambah, bisa pula terjadi utang-piutang, atau cadangan kas
menjadi berkurang atau bertambah, dan lain-lain. Nilai perusahaan bisa saja bertambah atau
berkurang karenaperusahaan mengalami keuntungan atau kerugian.
Untuk pembukuan sederhana dapat digunakan metode garis lurus. Asumsi metode
ini: menganggap sebuah barang mempunyai masa pakai tertentu dan nilai penyusutannya adalah
pembagian antara harga pembeliannya dengan masa pakainya.
Ketika memulai suatu usaha, orang sering lupa menyiapkan pencatatan keuangan atau pembukuan alias laporan, meski
sederhana. Padahal, fungsi pembukuan ini sangat vital bagi kelangsungan bisnis, karena dengan adanya pembukuan
tersebut akan memudahkan masyrakat untuk mengatur arus keuangan yang masuk dan keluar agar dapat diketahui
secara rinci keuntungan dan kerugian yang didapatkan.
Setelah mengetahui pentingya pembukuan, tentu harus dapat mengerti bagaimana melakukan pembukuan tersebut,
setidaknya taraf yang sederhana. Apa pun pemasukan dan pengeluaran perusahaan, mulai sekarang harus dicatat.
Itulah yang paling sederhana. Paling tidak Anda punya cash-flow (aliran kas), profit and lost (rugi laba), serta neraca
sederhana.
Arus Kas
Arus kas atau aliran kas adalah catatan harian mengenai pengeluaran dan pemasukan keuangan dari usaha
yang dijalankan. Diusahakan setiap ada pengeluaran dan pemasukan itu harus dicatat.
Catatan mengenai arus kas sangatlah penting. Pasalnya, catatan arus kas merupakan bahan dasar untuk membuat
laporan keuangan yang lain. Dari catatan sederhana inilah suatu usaha bisa dianalisis. Sebaiknya, dibedakan buku untuk
pos pengeluaran dan pendapatan. Dari catatan harian ini dapat membuat rekapitulasi per bulan. Inilah yang disebut
laporan arus kas (cash-flow).
Sebelum memulai usaha, juga dapat membuat proyeksi aliran kas ini, yaitu perkiraan aliran kas berdasarkan asumsi-
asumsi pengeluaran dan pemasukan dari usaha yang hendak ditekuni. Proyeksi aliran kas ini berguna untuk mengetahui
berapa banyak modal yang harus disetor di awal dan dicadangkan selama usaha berjalan. Juga berapa lama waktu
yang diperlukan untuk bisa balik modal.
Di luar itu, proyeksi aliran kas nantinya juga berguna ketika usaha
sudah mulai berjalan dengan benar.
Untuk pembukuan sederhana dapat digunakan metode garis lurus. Asumsi metode ini: menganggap sebuah barang
mempunyai masa pakai tertentu dan nilai penyusutannya adalah pembagian antara harga pembeliannya dengan masa
pakainya.
Bila hasilnya ternyata rugi, dapat mengevaluasi peyebab kerugiannya. Selanjutnya, dapat memutuskan apakah
penyebab kerugian tersebut dapat diatasi atau malah harus menutup usaha tersebut untuk mencegah kerugian lebih
lanjut.
3. Neraca
Neraca penting dibuat setidaknya setahun sekali, untuk mengetahui nilai perusahaan dari waktu ke waktu. Saat awal
perusahaan, neraca perusahaan biasanya hanya terdiri dari modal awal dan utang serta aset yang diperoleh dari
belanja modal tersebut. Aset termasuk sebagai aktiva, sementara utang dan modal masuk sebagai pasiva.
Seiring waktu, aset perusahaan bisa bertambah, bisa pula terjadi utang-piutang, atau cadangan kas menjadi berkurang
atau bertambah, dan lain-lain. Nilai perusahaan bisa saja bertambah atau berkurang karena perusahaan mengalami
keuntungan atau kerugian.
Salah satu kompetensi dasar kejuruan yang harus dikuasai oleh peserta didik pada program studi
keahlian Administrasi adalah “Memahami Prinsip-prinsip Penyelenggaraan Administrasi
Perkantoran”. Kompetensi ini memiliki 5 (lima) Kompetensi Dasar yaitu :
Dalam modul ini akan dipelajari tentang apa yang di maksud dengan administrasi perkantoran,
pekerjaan kantor, sarana-prasarana administrasi perkantoran serta persayaratan personil
administrasi perkantoran.
v Tentang Administrasi
1. Pengertian Administrasi :
Secara etimologi, administrasi berasal dari bahasa latin yaitu Ad, dan Ministrare. Ad artinya
intensif, Ministrare artinya melayani, membantu, memenuhi.
Kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan
menyediakan keterangan bagi pihak yang membutuhkan serta memudahkan memperoleh kembali
informasi secara keseluruhan dalam hubungan satu sama lain.
Kegiatan kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih berdasarkan pembagian kerja yang
telah ditentukan dalam struktur organisasi dengan mendayagunakan sumber daya yang ada untuk
mencapai tujuan secara efektif dan efisien.
1. Unsur-unsur Administrasi
2. Pengorganisasian
Merupakan rangkaian perbuatan menyusun suatu kerangka organisasi yang menjadi wadah atau
tempat bagi setiap kegiatan dalam usaha kerjasama mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
2. Manajemen
Merupakan rangkaian perbuatan menggerakkan karyawan dan mengerahkan segenap fasilitas kerja
agar tujuan kerjasama yang telah ditetapkan benar-benar tercapai.
3. Tata Hubungan
Merupakan rangkaian perbuatan menyampaikan warta atau berita dari satu pihak kepada pihak lain
dalam usaha kerjasama.
4. Kepegawaian
Merupakan rangkaian perbuatan mengatur dan mengurus tenaga kerja yang diperlukan dalam
usaha kerjasama.
5. Keuangan
6. Perbekalan
7. Tata usaha
8. Perwakilan /humas
Merupakan rangkaian perbuatan menciptakan hubungan baik dan berusaha memperoleh dukungan
dari masyarakat sekitar terhadap usaha kerjasama yang dilakukan.
1. Fungsi Administrasi
2. Fungsi Rutin
Yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan
penggandaan.
2. Fungsi Teknis
Yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan keterampilan perkantoran
yang memadai.
3. Fungsi Analis
Yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif disertai
kemampuan mengambil keputusan.
4. Fungsi Interpersonal
Yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan
keputusan serta ketrampilan yang berhubungan dengan orang lain.
5. Fungsi Manajerial
v Tentang Kantor
1. Pengertian Kantor
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang)
tempat mengurus suatu pekerjaan/ Tempat bekerja.
Kantor adalah wadah atau tempat untuk sekelompok orang melakukan kegiatan tata usaha.
1. Tujuan Kantor
1. Fungsi Kantor
2. Menerima informasi
Kantor berfungsi untuk menerima berbagai bentuk informasi, seperti surat, panggilan telepon,
pesanan, faktur, dan laporan tentang berbagai kegiatan bisnis.
2. Merekam informasi
Kantor berfungsi untuk merekam informasi agar informasi dapat segera disiapkan apabila
manajemen memintanya. Rekaman (record) informasi disimpan untuk kepentingan hukum/ alat
bukti dan juga untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan pengendalian
perusahaan.
3. Mengatur informasi
Kantor mengatur berbagai bentuk informasi dengan sistematis agar informasi tersebut dapat
dimanfaatkan oleh pihak yang membutuhkan dengan maksimal. Misalnya : laporan kegiatan
promosi perusahaan yang menyajikan informasi secara lengkap dan jelas.
4. Memberi informasi
Kantor berfungsi untuk memberi informasi kepada pihak yang membutuhkan. Apabila pihak
manajemen membutuhkan informasi, kantor memberikan informasi tersebut berdasarkan data yang
diterima, dihimpun, diatur, dan disimpan.
Kantor juga berfungsi untuk melindungi aset atau harta (informasi atau data), baik tempat
penyimpanannya, maupun isi dari informasi atau data tersebut sehingga tidak jatuh kepada pihak
yang tidak bertanggungjawab.
2. George R. Terry
Manajemen kantor adalah perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan
pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
3. Arthur Granger
Manajemen kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan perekaman
dan perekaman dari suatu organisasi.
Manajemen kantor merupakan fungsi, yang merupakan cabang dari seni dan ilmu manajemen
yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun, dan di mana pun
pekerjaan itu dilakukan.
Ruang lingkup admiistrasi perkantoran mencakup kegiatan kantor dan sarana fasilitas kerja
perkantoran.
1. Kegiatan Kantor
Kegiatan pekerjaaan kantor pada umumnya terdiri dari kegiatan yang berhubungan dengan
kegiatan sebagai berikut :
Adalah proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang
mempengaruhi tercapainya tujuan kantor.
1. perencanaan gedung
2. tata ruang kantor
3. penerangan
4. ventilasi
5. perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
6. metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
7. anggaran (budgeting) perkantoran
8. standar kualitas kerja
9. sistem informasi dan telekomunikasi
10. Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing)
Adalah pengaturan berbagai macam fungsi organisasi dengan pelaksana yang melaksanakan
fungsi-fungsi organisasi tersebut, meliputi :
Adalah suatu kegiatan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai
dengan target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang
sehat dan dinamis.
Adalah kegiatan memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan berjalan sesuai
dengan harapan atau target.
1. faktor keamanan
2. faktor lingkungan
3. faktor harga
4. Gedung
Perabotan kantor khusus untuk menampung pekerjaan kantor yang bersifat administratif, seperti
meja, kursi, rak, laci-laci, baik terbuat dari kayu maupun besi..
Contoh : kertas, pena, tinta printer, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya.
1. Interior
Adalah tatanan perabot/ perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor,
seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela dan hiasan kantor.
1. Mesin-mesin Kantor
Dalam perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan perencanaan mesin-mesin kantor yang
akan digunakan, disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja, dan kebutuhan kantor.
Istilah organisasi berasal dari bahasa Yunani yaitu Organon, atau dalam bahasa
Latin, Organum yang artinya alat, bagian, anggota, atau badan.
1. Kesatuan (susunan) yang terdiri atas bagian-bagian (orang) dalam perkumpulan untuk
mencapai tujuan tertentu
2. Kelompok kerjasama antara orang-orang yang diadakan untuk mencapai tujuan bersama.
Ciri-ciri organisasi :
1. Prinsip-prinsip Organisasi :
2. Prinsip Perumusan Tujuan
Tujuan organisasi harus jelas karena akan menentukan kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan
oleh organisasi tersebut.
Berjalannya sebuah organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan harus dipastikan
selalu menjalankan sistem pengawasan, agar tercapai tujuannya.
Dalam sebuah organisasi perlu diperhatikan efektivitas dan efisiensi seorang pemimpin dapat
membawahi berapa jumlah orang yang dipimpinnya sehingga pemimpin dapat melakukan
kepemimpinannya secara efektif dan efisien serta dapat melakukan pengawasan yang optimal.
Dalam sebuah organisasi, seorang bawahan biasanya mempunyai seorang atasan, menerima
perintah dari atasan dan memberikan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugasnya.
7. Prinsip Koordinasi
Adalah usaha mengarahkan kegiatan seluruh unit-unit organisasi agar tertuju pada pencapaian
tujuan organisasi secara keseluruhan.
1. Bentuk-bentuk Organisasi :
2. Organisasi Garis / Lini
Pada bentuk organisasi lini/ garis, lalu lintas wewenang dan tangggungjawab berjalan secara lurus
dan vertical melalui saluran tunggal sehingga bentuk struktur organisasinya lebih sederhana.
1. kesatuan perintah lebih terjamin karena pimpinan berada pada satu tangan
2. proses pengambilan keputusan dapat berjalan lebih cepat
3. rasa kesetiakawanan antar karyawan lebih tinggi karena lebih saling kenal
Pada bentuk ini, unit-unit organisasi disusun menurut garis lurus , tetapi pada unit pimpinan
ditambah tenaga staf sebagai tenaga ahli perorangan atau suatu unit khusus yang bertugas
memberikan bantuan-bantuan keahlian kepada pimpinan organisasi.
1. memudahkan untuk pengambilan keputusan yang tepat karena adanya staf ahli
2. cocok digunakan untuk organisasi besar yang memiliki tugas dan tujuan yang luas
3. lebih mudah untuk menerapkan “ the right man on the right place”
1. kesetiakawanan antar karyawan sulit dibina karena luasnya organisasi dan jumlah karyawannya
banyak sehingga tidak saling mengenal
2. koordinasi sulit dilakukkan karena kompleksnya susunan organisasi
3. Organisasi Fungsional
Pada organisasi fungsional, seorang pimpinan tidak memiliki bawahan yang jelas karena setiap
pimpinan berwenang untuk memberikan perintah kepada bawahan jika ada hubungannya dengan
fungsi pimpinan tersebut.
Umumnya, pekerjaan kantor disebut juga clerical work (pekerjaan tulis) atau paper
work(pekerjaan kertas). Di Indonesia pekerjaan kantor sering disebut dengan pekerjaan
tatausaha atau administrasi.
1. George R. Terry :
Pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-
warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat,
guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan pengawasan pimpinan.
Pekerjaan kantor berkenaan dengan warkat-warkat dari badan usaha, pembuatan warkat-warkat,
dan pemeliharaannya untuk digunakan mencari keterangan di kemudian hari.
Pekerjaan kantor menekankan pada fungsi kantor, yaitu menyediakan suatu pelayanan mengenai
komunikasi dan warkat, antara lain menerima, mencatat, mengolah, memberikan keterangan dan
melindungi harta kekayaan.
Kesimpulan :
Pekerjaan kantor adalah pekerjaan penunjang tugas utama /pokok, yang berkaitan dengan
pekerjaan dibidang tulis-menulis, catat mencatat yang berhubungan dengan pekerjaan kertas,
maupun pelayanan.
Dengan kata lain, pekerjaan kantor berkaitan dengan kegiatan tata usaha yang dilakukan di setiap
organisasi/ perusahaan mulai dari pucuk pimpinan tertinggi sampai tingkatan terendah.
1. Fungsi Pekerjaan Kantor
1. Menghimpun
Yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala informasi yang belum ada atau
informasi yang masih berserakan dimana-mana sehingga siap digunakan saat diperlukan.
2. Mencatat
Merupakan kegiatan tulis-menulis mengenai data-data yang diperlukan sehingga berwujud tulisan
yang mempunyai arti, dapat dikirim dan disimpan.
3. Mengolah
Merupakan berbagai macam kegiatan untuk mengerjakan data dan informasi agar dapat tersaji
dalam bentuk laporan yang lebih berguna.
Contoh : membuat rekapitulasi data, membuat laporan tertulis, membuat laporan keuangan.
4. Menggandakan
Merupakan kegiatan memperbanyak informasi dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah
yang diperlukan.
5. Mengirim
Yaitu kegiatan menyampaikan informasi dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kapada
pihak lain.
6. Menyimpan
Yaitu kegiatan meletakkan informasi dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.
Contoh : menyimpan surat/ arsip, menyimpan data/ informasi ke komputer, menyusun buku di
perpustakaan
7. Melakuan Komunikasi
Yaitu kegiatan melakkuan pengiriman ide/ gagasan kepada pihak lain baik langsung ataupun
menggunakan media dan mendapat respon dari penerima pesan.
8. Menghitung
9. Pekerjaan lainnya
Total = 100%
Pekerjaan kantor bersifat pelayanan karena berfungsi membantu pekerjaan lain (pekerjaan utama/
pokok) agar pekerjaan tersebut dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Pekerjaan kantor tidak
langsung mendatangkan keuntungan atau laba bagi perusahaan, tetapi sangat membantu
menunjang keberhasilan perusahaan dalam mencapai keuntungan terbaik.
Contoh :
Tugas utama sekolah adalah memberikan pendidikan dan pengajaran kepada siswa sesuai dengan
tingkatan siswa. Tugas utama guru adalah mengajar dan mendidik siswa. Tetapi dalam
menjalankan tugasnya guru memerlukan bantuan dari pekerjaan ketatausahaan, seperti mencatat
kemajuan belajar siswa, menyiapkan rapot, dll.
Artinya pekerjaan kantor dapat dilakukan di mana saja dalam suatu organisasi, tidak terbatas di
kantor saja tetapi dapat pula dilakukan di luar kantor sekalipun.
Artinya pekerjaan kantor dapat dilakukan oleh siapa saja, mulai dari pimpinan yang paling tinggi
sampai karyawan yang paling bawah sekalipun.
Contoh :
Seorang manajer, tugasnya adalah menggerakkan karyawan untuk bekerja sebaik mungkin, namun
manajer juga melakukan pekerjaan kantor untuk membantu tugasnya dalam me-manage
bawahannya, seperti menyimpan dokumen sendiri, melakukan panggilan telepon sendiri kepada
relasi, dll.
Yaitu media komunikasi tertulis yang berisi buah pikiran atau informasi yang disampaikan kepada
pihak lain untuk mendapatkan tanggapan.
2. Laporan
Laporan adalah suatu bentuk penyampaian informasi, data, atau berita baik secara lisan maupun
tertulis. Laporan merupakan produk pekerjaan kantor, karena di dalamnya terdapat kegiatan
pencatatan, pengumpulan, pemeriksaan, pengetikan, dan pengolahan data.
1. Fungsi laporan :
2. sebagai bahan pertanggungjawaban
3. sebagai alat untuk menyampaikan informasi
4. sebagai alat pengawasan
5. sebagai bahan penilaian
6. sebagai bahan pengambilan keputusan
7. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat laporan:
8. laporan yang dibuat harus jelas dan cermat
9. harus mengandung kebenaran dan objektivitas
10. laporan harus lengkap
11. laporan harus tegas dan konsisten
12. laporan harus langsung mengenai sasaran
13. harus disampaikan kepada orang dan alamat yang tepat
14. laporan sebaiknya disertai saran-saran
15. harus dibuat tepat waktu
1. Jenis-jenis laporan :
2. Laporan berdasarkan waktu
3. Lporan berdasarkan bentuk
4. Laporan berdasarkan penyampaian
5. Laporan berdasarkan sifat
6. Laporan berdasarkan isinya
7. Langkah-langkah membuat laporan (baca dimateri komunikasi)
3. Formulir
Adalah lembaran kartu aatau kertas dengan ukuran tertentu yang didalmnya terdapat data atau
informasi yang bersifat tetap, dan ada beberapa bagian lain yang akan diisi dengan informasi yang
tidak tetap.
Selain formulir, masih banyak catatan tertulis/ dokumen lain yang merupakan hasil kegiatan
pekerjaan kantor. Contoh : tabel, peta, grafik, gambar, buku, atau paper.
Di samping itu terdapat pula produk atau hasil dari pekerjaan kantor lainnya yang tidak kalah
penting yaitu Jasa. Contoh : kegiatan melayani tamu, memberikan informasi secara langsung.
5. Arsip
Asrip merupakan prosuk dari kegiatan penyimpanan. Arsip merupakan data atau catatan berupa
tulisan baik tercetak atau tereka berupa informasi yang telah terjadi atau berkaitan dengan masa
lalu yang disimpan menurut suatu cara tertentu sehingga sewaktu-waktu dibutuhkan dapat
ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.
Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan.
Sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya
suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). Dengan istilah lebih mudahnya sarana lebih ditujukan
kepada benda-benda yang bergerak seperti komputer, mesin dll sedangkan prasara merupakan
benda yang tidak bergerak misalnya seperti tanah, gedung, ruangan dll.
Peralatan/perlengkapan kantor adalah alat atau bahan yang digunkana untuk membantu
pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai
lebih cepat, lebih tepat dan lebih baik. Peralatan/perlengkapan kantor dibedakan menjadi 2 (dua),
yaitu:
1.) Peralatan perlengkapan kantor dilihat dari bentuknya
1. a)Peralatan kantor berbentuk lembaran (berbagai jenis kertas, map, amplop dlll)
2. b)Peralatan/perlengkapan berbentuk non lembaran (stapler, perforator, binder clip, sandaran
buku, bantalan stempel, ordner, gunting, pemotong kertas dll.
3. c)Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk buku
(1) Buku catatan (block note) yaitu buku untuk menulis catatan harian staf kantor
(2) Buku pedoman organisasi, yaitu buku panduan tentang informasi yang berkaitan dengan
organisasi, mulai dari sejarah, produk dan jasa, hingga prosedur kerja.
(3) Buku alamat relasi yaitu buku yang berisi tentang daftar alamat dari berbagai macam
organisasi lain/relasi yang khususnya sering melakukan kerja sama.
(4) Buku telepon yaitu buku yang berisi daftar pelnggan telepon.
(7) Buku tahunan yaitu buku yang berisi tentang informasi perkembangan/ kemajuan
perushaan selama setahun terakhir
(8) Buku tamu yaitu buku yang digunakan untuk mencatat tamu yang datang ke perusahaan
(9) Buku agenda yaitu buku untuk mencatat surat yang masuk dan keluar
Barang habis pakai adalah barang yang penggunaanya hanya satu/beberapa kali pakai atau tidak
tahan lama. Contoh: kertas, tinta, karbon, staples, pulpen, pensil dll.
1. b)Barang tidak habis pakai
Barang tidak habis pakai adalah barang/benda kantor yang penggunaannya tahan lama contoh:
stapler, perforator, cutter dan gunting.
Mesin-mesin kantor (office mechine) adalah alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat,
mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik
dan magnetik. Contoh: komputer, laptop, LCD (Liquid Crystal Display), mesin tik, mesin
fotokopi, mesin penghancur kertas (paper shredder), mesin pengganda dokumen, scanner, mesin
absensi, kalkulator.
Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk melakukan komunikasi, baik
di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi. Contoh: telepon, interkom, faksimili
dan telepon wireles.
Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk membantu
pelaksanaan tugas pekerjaan kantor. Contoh: Meja, kursi, sofa (meja dan kursi untuk tamu) rak
buku, lemari, filing cabinet, papan tulis, brangkas/cash box, tempat majalah/koran meja
resepsionis.
Ineteriuor kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana jadi
menyenangkan sehingga memberi semnagat dan kenyamanan dalam menyelesaikan pekerjaan.
Contoh: gambar-gambar, patung, lukisan bendera, vas bunga jam dinding dll.
1) Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan
perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia sehingga memberikan
kepuasan dan kenyamanan kepada karyawan dalam bekerja.
2) Tujuan tata ruang kantor
Ruang kantor terbuka (open plan office) adalah ruangan dimana semua kegiatan karyawan
dilakukan bersama-sama dalam satu ruangan tanpa dipisahkan oleh tembok ataupun penyekat dari
kayu.
Ruang kantor tertutup adalah ruangan kantor dimana ruangan dipisahkan oleh tembok-tembok atau
penyekat yang terbuat dari kayu.
Ruang kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat hanya setinggi 1,5 meter.
Keuntungan ruang kantor semi tertutup adalah untuk menjaga privasi kerja
kerugian ruang kantor semi tertutup adalah perubahan tempat lebih sulit dilakukan.
Tata ruang yang baik adalah apabila dalam proses penyelesaian pekerjaan , penyusunan tempat
kerja karyawan dan penempatan alat-alat kerja menempuh jarak yang sependek-pendeknya.
Dalam menempatkan karyawan harus memperhatikan rangkaian kerja mereka. Karyawan yang
urutan kerjanya berdekatan harus ditempatkan berdekatan.
Tata ruang dan peralatan kantor harus disesuaikan dengan fungsi ruang yang digunakan.
Perubahan tempat kerja harus dilakukan supaya tidak monoton dan tidak membosankan.
Ruangan yang aman dan nyaman akan membuat karyawan dapat bekerja lebih maksimal.
Natural lighting
Adalah pencahayaan yang berasal dari sinar mata hari dengan memanfaatkan dekorasi, jendela,
kaca, dinding dll.
Task lighting
Adalah cahaya yang digunakan untuk pekerjaan tertentu seperti menggambar.
Ambient lighting
adalah cahaya yang berasal dari lampu-lampu yang berada di langit-langit ruang kantor
Accent lighting
Adalah pencahayaan yang hanya digunakan pada ruang tertentu saja misalnya lorong atau area lain
yang memerlukan cahaya.
Macam-macam warna
merah artinya berani, mewahm dapat mendatangkan energi, semangat, optimis, komunikatif
dan dapat meningkatkan aliran darah dalam tubuh
Kuning artinya kehangatan, cerah dapat membangkitkan energi, mood dan vitalitas.
Hijau artinya alami dapat menyeimbangkan emosi seseorang, segar, sejuk dan tenang.
Biru artinya harmonis, tenang mendatangkan perasaan tenang, sejuk, damai.
Putih berarti orisinil, ringan, tentram namun jika terlalu banyak dapat menimbulkan perasaan
dingin. dll
ukuran ruangan
lokasi ruangan
lokasi bangunan
tipe ruangan
bentuk ruangan
tinggi ruangan
Berikut beberapa cara untuk mengatasi udara ruangan yang panas dan lembab
Menggunakan AC
Membuat ventilasi yang cukup
Memakai pakaian kerja yang sesuai dengan kondisi ruangan
Selama bekerja diperlukan suasana yang tenang. Suara yang gaduh dapat membuat karyawan sulit
berkonsentrasi pada pekerjaan.
Akibat yang ditimbulkan karena ada kegaduhan di kantor antara lain:
konsentrasi terganggu
semamgat menurun
dapat terjadi gangguan mental/syaraf
karyawan tambah lelah
kesalahan kerja banyak terjadi
produktivitas kerja rendah
Untuk mengatasi atau mengurangi kegaduhan tersebut dapat dilakukan beberapa hal berikut:
Pengadaan adalah semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana untuk menunjang pelaksanaan
tugas. Rencana kebutuhan sarana prasarana biasanya dibuat setiap[ tahun untuk satu tahun
anggaran.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan sarana dan prasarana kantor antara
lain:
1. Penyimpanan
Adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil
pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari pembelian, instansi lain atau yang diperoleh dari
bantuan.
1) Tujuan penyimpanan
3) Cara penyimpanan
1. Pemeliharaan
Pemeliharaan adalah kegiatan terus menerus untuk mengusahakan agar barang/bahan kantor tetap
dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai.
Pemeliharaan sarana prasarana dapat dil;akukan dengan berbagai cara antara lain:
1. a)pemeliharaan sehari-hari
2. b)pemeliharaan berkala
Tujuan inventarisasi
Merupakan buku yang digiunakan untuk mencatat semua barang inventaris yang sudah/pernah
dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini untuk mencatat barang yang tidak habis pakai.
Adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat barang-barang inventaris menurut
menurut golongan yang telah ditentukan, masing-masing berdasarkan klasifikasi kode barang
yang telah ditentukan.
Merupakan buku yang digunakan untuk mencatat semua barang non inventaris (barang yang
belkum diketahui statusnya) yang dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini digunakan untuk mencatat
barang-barang yang habis pakai.
4) Kartu barang
5) Kartaui persediaan
6) Daftar inventaris
1) Memeriksa barang
Personil kantor adalah orang-orang atau karyawan/pegawai yang menjalankan atau melayani
pekerjaan-pekerjaan dalam suatu organisasi/kantor pemerintah atau swasta untuk mencapai suatu
tujuan tertentu, dengan mendapat imbalan jasa berupa gaji dan tunjangan. Seorang peonil kantor
harus memiliki kepribadian dan kemampuan kerja di bidang keahliannya.
Adalah orang yang menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan yang harus dijalankan oleh
kantor sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
1. Manajer
Adalah orang yang memimpin pelaksanaan kerja, menggerakan orang lain/para staf, mengelola
dan mendayagunakan uang, peralatan, sarana prasarana kantor untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
Adalah para tenaga yang karena kecakapan dan kemampuan dalam bidangnya, bertugas membantu
administrator dan manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor
Secara umum ada beberapa tugas dan tanggung jawab personil kanotr sebagai berikut:
Umumnya fasilitas kerja personil kantor antara lain meja dan kursi kerja, lemari arsip/filing
cabinet, alat tulis, kertas, komputer, mesin tik, pesawat telepon dll.
Adalah suatu kegiatan untuk memberikan analisa atau menganalisis pekerjaan-pekerjaan apa saja
yang harus dilakukan, bagaimana mengerjakannya dan mengapa harus dilaksanakan. Analisis
jabatan juga merupakan informasi tentang jabatan itu sendiri dan syarat-syarat yang diperlukan
untuk dapat menduduki jabatan tersebut.
Manfaat analisa jabatan adalah untuk memberikan informasi mengenai hal-hal yang berhubungan
dengan uraian pekerjaan (job description) spesifikasi pekerjaan (job specification) dan evaluasi
pekerjaan (job evaluation).
3) Evaluasi jabatan
5) Pelatihan (training0
7) Organisasi
8) Memperkaya pekerjaan
9) Penyederhanaan pekerjaan
1. Rekrutmen
Adalah suatu proses usaha untuk mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau melamar
utnuk lowongan kerja yang ada dalam suatu perusahaan atau instansi, baik instansi swasta maupun
pemerintah.
Rekrutmen harus berpedoman pada spesifikasi pekerjaan yang telah ditentukan untuk mengisi
jabatan tersebut. Spesifikasi pekerjaan harus diuraikan dengan jelas, sehingga pelamar mengetahui
kualifikasi apa yang dibutuhkan untuk mengisi lowongan kerja tersebut. Misalnya, tingkat
pendidikan, usia, jenis kelamin, dan kemampuan yang dimiliki.
1. a)Sumber internal
Yaitu tenaga kerja/karyawan yang akan mengisi suatu lowongan kerja diambil dari dalam
perusahaan tersebut, dengan cara perpindhaan atau mutasi karyawan yang memenuhi spesifikasi.
Kelebihan sumber internal
(1) Meningkatkan kinerja dan disiplin karyawan, karena terdapat peluang untuk promosi
(1) Kurang membuka kesempatan untuk angkatan kerja baru yang berada di luar perusahaan
1. b)Sumber eksternal
Yaitu tenaga kerja yang akan mengisi suatu lowongan kerja diambil dari luar perusahaan, antara
lain melalui sebagai berikut:
(7) Nepotisme
(2) Biaya rekrutmen relative besar karena akan ada biaya iklan dan biaya tahapan seleksi
3) Metode-metode Rekrutmen
1. a)Metode tertutup
Yaitu pelaksanaan rekrutmen dikalangan terbatas, hanya untuk karyawan dan orang-orang tertentu
saja, sehingga lamaran yang masuk tidak banyak dengan demikian akan sulit memperoleh
karyawan yang baik.
1. b)Metode terbuka
Yaitu pelaksanaan rekrutmen yang diumumkan melalui iklan di media massa. Hal ini dilakukan
untuk mendapatkan banyak lamaran, sehingga kesempatan memperoleh karyawan yang baik dan
andal menjadi lebih besar.
4) Kendala-kendala rekrutmen
1. Seleksi
Seleksi adalah tahapan kegiatan suatu perusahaan dalam rangka memiliki karyawan yang qualified
(berkualitas) sehingga pembinaan, pengembangan dan pengaturan karyawan menjadi lebih baik.
1) Proses seleksi
Penyaringan – tes – wawancara awal – evaluasi latar belakang dan referensi – wawancara
mendalam – tes kesehatan/fisik- pengambilan keputusan
1. a)Seleksi administratif
Yaitu seleksi persyaratan administrative sesuai kebutuhan dilihat dari berkas lamaran yang
dikirimkan.
Perusahaan harus selalu memonitor bursa tenaga kerja untuk mengetahui penawaran dan
permintaan tenaga kerja yang dibutuhkan.
1. c)Klasifikasi jabatan
Merupakan dasar seleksi untuk mendapatkan tenaga kerja yang sesuai dengan persyaratan yang
telah ditetapkan untuk memegang suatu jabatan tertentu.
(1) Tes
Tes individu yaitu tes kemampuan yang dilakukan secara perseorangan, biasanya dengan
prkatik.
Tes kelompok yaitu tes kemampuan yang dilakukan secara bersama, biasanya dengan praktik
atau tertulis.
Tes intelegensi yaitu tes untuk mengetahui tingkat kecerdasan
Tes kepribadian (personality test) yaitu tes untuk mengetahui kepribadian pelamar
Tes minat (interest test) yaitu tes untuk mengetahu minat pelamar
Tes bakat (aptitude test) tes untuk mengukur bakat pelamar
Tes kesehatan (medical test) yaitu tes untuk mengetahui kesehatan pelamar.
(2) Wawancara
Tujuan wawancara:
3) Tujuan seleksi
4) Kualifikasi seleksi
Kualifikasi seleksi biasanya meliputi umur, keahlian, pendidikan, kesehatan fisik, jenis kelamin,
bakat, wajah, karakter, pengalaman, kejujuran, kerja sama, kedisiplinan, inisiatif dan kreatif.
Persyaratan pengetahuan biasanya masih diukur dari tingkat pendidikan calon pekerja.
1. Persyaratan keterampilan
Seorang personil kantor dinyatakan terampil bekerja apabila karyawan administrasi telah mampu
dengan baik melaksanakan tugas-tugas pelayanan yang mencakup enam kegiatan yaitu
menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan.
1. Persyaratan kepribadian
Syarat kepribadian yang diperlukan oleh seorang personil kantor adalah sebagai berikut:
2) Tekun dan rajin yaitu setiap melaksanakan pekerjaan selalu dikerjakan dengan sungguh-
sungguh, cermat dan teliti.
3) Kesabaran yaitu teliti, ulet dan tidak cepat putus asa dalam melaksanakan pekerjaan
4) Kerapian yaitu setiap pekerjaan dilakukan dengan baik, rapid an tidak berantakan. Dapat
pula diartikan sebagai rapi dalam berpakaian, santun dalam bersikap.
Pelatihan adalah kegiatan peningkatan kemampuan dan ketrampilan teknis karyawan untuk
melaksanakan pekerjaannya.
Pengembangan adalah peningkatan kemampuan dalam pengambilan keputusan dan memperluas
hubungan manusia (human relation) bagi karyawan tingkat menengah dan atas (tingkat
manajerial).
1. Manfaat pelatihan
3) Karyawan akan mampu bekerja dan melaksanakan tugas dengan baik, efisien dan efektif
1) Supervisory training
Adalah pelatihan yang bertujuan membantu perusahaan untuk membimbing para karyawan,
dimana para peserta pelatihan ditugaskan sebagai instruktur untuk melatih para karyawan.
2) Administrative training
Adalah pelatihan yang brtujuan melatih karyawan tentang bagaimana cara-cara melakukan
pekerjaan yang rutin, khususnya bidang kesekrtariatan
4) Refreshing training
Adalah pelatihan yang bertujuan memberikan penyegaran atas informasi tentang pekerjaan yang
sudah dimiliki oleh karyawan sebelumnya.
Tujuan pelatihan secara umum adalah:
2) Mengembangkan keahlian karyawan agar dapat bekerja secara efisien dan efektif
3) Motivasi
1. a)Karyawan merasa sudah tidak sesuai lagi dengan bidang tugas dan pekerjaannya
2. b)Karyawan merasa lingkungan kerja sudah tidak sesuai
3. c)Karyawan merasa sudah tidak bisa bekerja sama lagi dengan teman sekerjanya bahkan
atasannya.
1. Cara Mutasi
2) Vertikal
1. a)Promosi
Promosi adalah pemidahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain yang lebih tinggi disertai
dengan wewenang dan tanggung jawab yang lebih besar.
Manfaat promosi:
(5) Untuk mengisi formasi jabatan tertentu dengan memanfaatkan sumber daya manusia dari
dalam perusahaan
(6) Sebagai jaminan bagi karyawan bahwa setiap karyawan akan diberi kesempatan untuk maju.
1. b)Demosi
Demosi adalah pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain yang lebih rendah dalam
suatu organisasi, sehingga wewenang, tanggung jawab, pndapatan dan statusnya pun lebih rendah.
Pada dasarnya demosi dapat terjadi karena beberapa hal, antara lain:
(1) Karyawan melakukan tindkan yang merugikan perusahaan sehingga perlu diberi hukuman.
(2) Membangkang.
(3) Perusahaan sedang mengalami krisis keuangan sehingga perusahaan melakukan reorganisaasi
atau perampingan karyawan
(4) Pengaruh dari keadaan pasar tenaga kerja, dimana suplay melebihi permintaan
(5) Karyawan tidak mampu mengerjakan tugas dan pekerjaannya.
3) Macam-macam mutasi
(1) Production transfer yaitu mutasi pada jabatan yang sama karena produksi di tempat yang
lama menurun
(2) Replacement transfer yaitu dari jabatan yang sudah lama dipegang ke jabatan yang sama di
bagian lain, untuk menggantikan karyawan yang belum lama bekerja atau karyawan yang
diberhentikan
(3) Versatility transfer yaitu mutsi dari jabatan yang satu ke jabatan yang lain untuk menambah
pengetahuan karyawan yang bersangkutan
(4) Shift transfer yaitu mutasi dalam jabatan yang sama. Misalnya shift malam pindah ke shift
siang.
(5) Remedial transfer yaitu mutasi karyawan ke bagian mana saja untuk memupuk dan
memperbaiki kerja sama antar karyawan
(1) Temporary transfer yaitu mutasi yang bersifat sementara untuk mengganti karyawan yang
cuti atau berhalangan
(2) Permanent transfer yaitu mutasi yang bersiofat tetap
Pemberhentian atau pemutusan hubungan kerja berarti berakhirnya ikatan antara karyawan dengan
organisasi/perusahaan.
5) Karena sakit
2) Pemberhentian dengan tidak hormat misalnya karena karyawan melakukan kesalahan fatal
Pemberhentian karyawan swasta laim disebut PHK dan karyawan negeri disebut pensiun, dan ini
akan menimbulkan hak bagi karyawan dan kewajiban bagi perusahaan/instansi. Hak dan
kewajiban itu biasanya berupa uang pesangon, uang jasa, dan uang ganti rugi untuk karyawan
sawasta dan untuk karyawan negeri berupa uang
Sumber:http://ariomsanoevaluasi.blogspot.co.id/2012/10/tugas-1.html