Matriz 5W2H: aprenda a

elaborar, implementar y medir

un plan de acción simple y
eficiente
La matriz 5W2H es una herramienta de gestión de las más eficientes que existen y
curiosamente, una de las más simples y fáciles de aplicar. No es nada más que un
plan de acción cualificado y estructurado en etapas prácticas y bien definidas.

En un universo dinámico y altamente competitivo como el mundo empresarial, tanto

las actividades como las comunicaciones corporativas tienen que ser rápidas y
ágiles, y los errores en la transmisión de cierta información pueden generar
numerosas pérdidas.

Y es precisamente para asegurar que no ocurra eso que la matriz 5W2H fue creada,
pues esclarece plenamente todas las posibles dudas que puedan surgir en
cualquier proceso de negocioimplementado en la empresa.

¿Por qué la matriz 5W2H tiene este

nombre?
Al principio puede parecer complicado, pero es todo lo contrario. La matriz 5W2H
se llama así para simplificar las directrices que intervienen en cada etapa del plan de
acción que se propone. Consulte en la tabla a continuación una breve explicación de
cada etapa, en el orden en que se deben analizar:

¿Qué? ¿Qué se hará? Acción, etapas, descripción

¿Por qué? ¿Por qué se hará? Justificación, motivo
¿Dónde? ¿Dónde se hará? Lugar
¿Cuándo? ¿Cuándo se hará? Tiempo, fechas, plazos
¿Quién? ¿Quién lo hará? Responsabilidad de la acción
¿Cómo? ¿Cómo se hará? Método, proceso
¿Cuánto? ¿Cuánto costará hacerlo? Costo o gasto que supone
Como se habrán dado cuenta, cada etapa de la matriz 5W2H se refiere a una
cuestión diferente y la respuesta a cada pregunta es el gatillo de la siguiente
pregunta. Estupendo, ¿no es así?

En definitiva, es una herramienta de gestión eficaz que, debido a su sencillez, puede

ser utilizado por empresas pequeñas, medianas y grandes que deseen registrar en una
forma ordenada y sistemática, sus acciones y flujos de trabajo, desde la
programación de reuniones a las más complejas implementaciones de proyectos.

Vea cómo utilizar la matriz 5W2H

correctamente
Para la aplicación correcta de la matriz 5W2H, antes de comenzar a llenar la
planilla, el gerente tiene que indicar las respuestas al problema que quiere resolver a
través de una planificación estratégica preparada con anterioridad.

Si es necesario, el gerente puede pedir ayuda a los empleados y colaboradores

involucrados directa o indirectamente en su equipo de trabajo o cotidiano
profesional, a través de actividades tales como la contribución de ideas, por ejemplo.
Pero es necesario tener en cuenta tres temas esenciales:

 El horizonte de las acciones siempre debe ser la causa de los problemas, y no

los posibles efectos que hayan causado. Es decir, intente crear soluciones
duraderas en vez de paliativos.
 Las soluciones implementadas por medio de la matriz 5W2H deben ser las
más objetivas posibles, evitando efectos secundarios que pueden requerir
nuevas medidas para suprimirlos.
 Nunca se conforme con la primera buena idea: proponga diversos enfoques
para las diferentes situaciones analizadas, lo que aumenta sus opciones y su
ámbito de actuación.
 https://cenincal.com/herramienta-de-la-calidad-5w2h/

5W+2H

Es una herramienta y procedimiento de mejoramiento continuo, que se utiliza para

definir con claridad un proyecto, determinar las razones por las cuales se va a
trabajar ese proyecto y no otro, definir la meta e identificar la mejora que se
necesita.

5W+2H es una herramienta en las organizaciones para la resolución de problemas

detectados, es una herramienta importante ya que completa el conjunto de hechos
de una situación y luego examina las razones de las mismas. También es muy
utilizada en el área de planificación porque está cubre aspectos para una
planificación adecuada.

El nombre de la herramienta viene de las iniciales de las palabras en inglés: Who?

(¿Quién?), What? (¿Qué?), Where? (¿Dónde?), When? (¿Cuándo?), Why? (¿Por
qué?), How? (¿Cómo?), y How much? (¿Cuánto?), son preguntas lógicas que
ayudan a profundizar en las causas de un problema suscitado y a establecer
posibles soluciones que facilitarán la resolución del mismo.

Clase 5W+2H Descripción Contram

¿Qué se está haciendo?

Tema What ¿Qué? ¿Se puede eliminar esta
tarea?
Eliminar
inneces
Why ¿Por qué? ¿Por qué es esta tarea
Propósito necesaria? Aclarar el
propósito

¿Dónde se realizará?
Ubicación Where ¿Donde? ¿Tiene que realizarse
allá?
Cambiar la se
¿Cuándo es el mejor combin
momento para hacerlo?
Secuencia When ¿Cuándo?
¿Tiene que hacerse en
ese momento?
 ¿Quién lo va a hacer? ¿Lo
puede hacer alguien más?
Personas Who ¿Quién?
¿Por qué lo estoy
haciendo yo?

¿Cómo se hace? ¿Es este

Método How ¿Cómo? el mejor método? ¿Existe Simplificar
otra forma de hacerlo?

¿Cuánto cuesta ahora?

Seleccionar u
Costo How much ¿Cuánto? ¿Cuánto sería el costo
mejoram
después de la mejora?

Es una herramienta simple y fácil, basta con responder estas siete preguntas.

Cuándo se utiliza

Cuando se necesita enunciar un proyecto o solución de un problema en forma

clara y precisa con hechos y datos.

Cómo se utiliza

Respondiendo las siguientes preguntas:

What ¿Qué?: se elabora una lista de problemas o actividades que se puedan

realizar en el área de trabajo. Usualmente se utiliza la herramienta de Tormenta de
Ideas para que, en equipo, se llegue a una lista completa y detallada de problemas
o actividades. Se identifican los problemas prioritarios que el equipo en consenso
seleccione. Se enuncia el problema convertido en proyecto en términos de la
diferencia entre el estado actual y el deseado. En función de los recursos
económicos, humanos y tecnológicos disponibles se establece una meta
cuantificable, medible y verificable. Es importante que el valor de las metas a
lograr sea realista, no idealista. Por ejemplo: ¿Qué actividades voy a realizar para
resolver el problema?

Why ¿Por qué?: se debe definir claramente las razones por las cuales se
trabajará en ese proyecto en particular. Ejemplo: ¿Por qué debo realizar cada una
de las actividades seleccionadas anteriormente?
Who ¿Quién?: se debe establecer los responsables de llevar a cabo cada una de
las etapas del proyecto, para la solución de un problema en particular. Ejemplo:
¿Quién será el responsable de realizar cada actividad?

When ¿Cuándo?: se establece la fecha límite de alcanzar la solución del

problema, es decir, la culminación del proyecto. Un proyecto que no tiene un
calendario bien definido, será un proyecto con bajo nivel de planificación, y de
poca probabilidad de llegar a su solución. Ejemplo: ¿Cuándo se terminará cada
una de las actividades?

Where ¿Donde?: se determina la extensión y ubicación del proyecto, en definitiva

dónde se realizará las actividades para llegar a la solución del problema. Ejemplo:
¿Dónde se realizará cada actividad?

How ¿Cómo?: se debe reunir toda la información disponible, cualitativa y

cuantitativa, que permita: señalar la importancia del problema, mostrar el
comportamiento histórico, definir el grado de mejora que se pretende lograr,
determinar la fecha estimada de finalización del proyecto, definir las personas
responsables del proyecto; y, establecer el beneficio esperado con la mejora.
Ejemplo: ¿Cómo se realizará cada actividad?

How much ¿Cuánto?: se debe enunciar los costos del problema y como incide
en la satisfacción del cliente y en la productividad de la organización. Ejemplo:
¿Cuánto costará realizar cada actividad?, ¿Cuánto será el beneficio económico
por solucionar este problema?, ¿Cuánto incrementará la satisfacción del cliente la
solución al problema?

Es muy importante que se defina cuál es el problema y no cuál será la solución,

concentrarse en el efecto, mostrar la diferencia entre lo que es y lo que debería
ser, cuantificar el problema estableciendo cuándo, cuánto y qué tan
frecuentemente ocurre y señalar las personas o áreas que se afectan.

Modelo de la calidad 5W+2H en acción

Teniendo en cuenta los pasos del modelo 5W+2H, para el desarrollo de la

solución de un problema, y su posterior implementación en el mejoramiento de la
calidad, determinamos a continuación dos ejemplos, uno tomado del sector
privado y otro del sector público, que bien pueden ser una pauta para la solución
de un problema en particular.

Ejemplo 1: Supongamos que tenemos las siguientes actividades para mejorar la

operatividad de un montacargas del área de almacén y bodega:

 Colocar Alarma de seguridad de retroceso.

 Reparar abolladuras.
 Cambiar las llantas.
En este caso en particular, el problema es la instalación de la alarma de
seguridad.

Matriz de la calidad 5W+2H

Preguntas Actividades

Instalar la alarma de retroceso.

What ¿Qué? actividad se va a realizar

Porque el montacargas puede atropellar

Why ¿Por qué? se va a instalar la alarma durante alguna maniobra, o chocar contra
mueble u otro vehículo.

El electricista Luis Pacheco de m

Who ¿Quién? instalará la alarma eléctrico.

El día 20 de octubre de 2017, a las 1

When ¿Cuándo? se realizará la instalación cuando el montacargas se encuentra esta
concluido con su labor diaria.

Where ¿Donde? se realizará la instalación En el taller de reparaciones de transporte p

Siguiendo las instrucciones y recomend

How ¿Cómo? se realizará la instalación manual de instalación, y las recom
efectuadas por el Jefe de taller de transpor

USD $180,00, incluye la alarma original d

How much ¿Cuánto? costará instalar la alarma accesorios y mano de obra (costo de horas

Ejemplo 2: Supongamos ahora que tenemos que implementar estrategias para el

fortalecimiento de la gestión de los gobiernos parroquiales rurales, una vez que se
ha realizado todo el procedimiento de la Planificación Estratégica, llegamos al fin a
formular estrategias, que ayudarán a mejorar la administración de estos gobiernos,
y tenemos las siguientes:

 Gestionar el incremento al acceso al agua segura (agua potable) para consumo

humano.
  Implementar un sistema de comercialización integral, con ferias comerciales,
exposiciones de productos y estudio de mercados.
 Tecnificar la producción agrícola, ganadera, forestal y piscícola, facilitando la
adquisición y/o alquiler de tecnología, para el aseguramiento de la calidad
productiva.
 Generar la mejora y la promoción de la infraestructura del sector turístico de la
parroquia, con el apoyo de los gestores turísticos nacionales e internacionales.
 Implementar una microempresa de servicio de mantenimiento y cuidado vial
parroquial.

En este caso en particular, el problema es la implementación de las estrategias:

Implementar un sistema de comercialización integral, con ferias comerciales,
exposiciones de productos y estudio de mercados. Implementar una
microempresa de servicio de mantenimiento y cuidado vial parroquial.

Matriz de la calidad 5W+2H

Preguntas Actividades

Implementar un sistema de comercializac

QUÉ se va a realizar? con ferias comerciales, exposiciones de
estudio de mercados.

Diseñando un sistema de comercialización

conlleve a promocionar, vender y brindar
CÓMO se va a realizar?
seguimiento posventa, buscar mercados
para la venta de los productos y servicios.

Porque a través del sistema de com

integral se puede llegar a más mercados
POR QUÉ se va a realizar? cliente, conocer sus gustos y necesidades
ciertos productos se dañen en las fincas
mercados.

DÓNDE se va a realizar? En Nanegal, Nanegalito, Pacto y Gualea.

El GAD parroquial, los agricultores,

silvicultores, piscícolas, el Municipio d
QUIÉN lo va a realizar?
Prefectura de Pichincha, el Ministerio de
el Ministerio de Comercio Exterior.
 Pre lanzamiento desde julio a diciembre
CUÁNDO se va a realizar? desde enero de 2018 la implementa
estrategia en cuatro años.

Presupuesto anual estimado USD $

incluye publicidad, viajes, arreglo de
CUÁNTO costará realizar esta actividad?
transporte, gastos administrativos directos
(costo de horas-hombre).

Matriz de la calidad 5W+2H

Preguntas Actividades

Implementar una microempresa de

QUÉ se va a realizar?
mantenimiento y cuidado vial parroquial.

Implementando la conformación de una

CÓMO se va a realizar? microempresarial que realice el
mantenimiento de las vías internas de la pa

Porque se necesita contar con una microe

brinde el mantenimiento a las carreteras in
POR QUÉ se va a realizar?
parroquia, con el fin de evitar su deterioro,
habilitadas la mayor parte del tiempo.

DÓNDE se va a realizar? En Nanegal, Nanegalito, Pacto y Gualea.

QUIÉN lo va a realizar? El GAD parroquial y la Prefectura de Pichin

Pre lanzamiento desde julio a diciembre

CUÁNDO se va a realizar? desde enero de 2018 la implementa
estrategia en cuatro años.

Presupuesto anual estimado USD $

CUÁNTO costará realizar esta actividad? incluye pavimento, empedrado, adoquina
de acueductos, canales, etc., maquinaria
gastos administrativos directos e indirecto
 horas-hombre).

Relación con otras herramientas

La herramienta 5W+2H generalmente se relaciona con otras herramientas de

calidad como son: Tormenta de Ideas, Matriz de Selección, y Diagrama de Gantt,
como se mencionó anteriormente en la introducción de este artículo.

Bibliografía

Chase, R., Aquilano, N. & Jacobs, R. (2000). Administración de Producción y

Operaciones. (8ª Ed.). Colombia: Editorial McGraw-Hill.

De Moragas, M. (1986). Sociología de la comunicación de masas. Barcelona:

Editorial Gustavo Gili.

Calderón, A. (2016). Formulación de estrategias para el fortalecimiento de las

parroquias rurales del noroccidente del Distrito Metropolitano de Quito, en base a
la comparación de sus procesos de desarrollo en el periodo 2004 – 2012. Tesis
para optar al Título de Magister en Gerencia Empresarial, Facultad de Ciencias
Administrativas, Escuela Politécnica Nacional, Ecuador.
https://blog.luz.vc/es/Que-es/5w2h-planes-de-acci%C3%B3n/

5W2H Plan de Acción: ¿qué es

y cómo hacer?
por

Rafael Ávila

27 de marzo de 2015

5090

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

5W2H es una metodología de elaboración de planes de acción. A través
de ella, se definen proyectos especificados a partir de la respuesta de 7
preguntas relacionadas con las letras "W" y
"H": qué? (¿Qué?); ¿quién? (¿Quién?); ¿Cuándo? (¿Cuándo?); ¿dónde?(
¿Dónde?); ¿por qué? (por qué?); ¿cómo? (As);¿cuánto? (cuánto
costará?).
Volver a:
Todo sobre Gestión de la Calidad

Aplicaciones del Plan de Acción 5W2H:

1. Transforme estrategia en práctica con 5W2H
2. Utilizando 5W2H en la gestión financiera

¿Qué ver en este artículo?

 ¿Qué es la herramienta 5W2H?
 Beneficios del 5W2H
 ¿Cuándo y cómo utilizar la herramienta 5W2H?

Para una empresa que anhela crecer de forma sana, es decir, a través de
una buena planificación, la utilización de planes de acción 5W2H se hace
necesaria, además de traer practicidad y organización al proceso de toma
de decisión. Para entender mejor estas ventajas, en el artículo de hoy
presentaremos esta herramienta para el control de los planes de acción de
una empresa. ¿Vamos allá?

¿Qué es la herramienta 5W2H?

¿Qué es?

El 5W2H es, básicamente, una metodología para la definición y ejecución

de actividades. Se utiliza cuando hay la necesidad de elaborar un plan de
acción. Sea un gran proyecto o una acción más simple, como la adquisición
de una nueva computadora para la oficina. Con esta herramienta, la
empresa evita que las actividades y metas genéricas sean definidas, por
ejemplo "crecer más".

El gestor que utiliza 5W2H sabe que necesita dividir cada objetivo en planes
de acción. Y éstos deben seguir un manual de buenas prácticas para que se
concreten. Muchas veces un plan de acción falla por no tener plazo o
responsable. Los 5 "W" si los 2 "H" s se crearon justamente para evitar
estos fallos.

Para esa implementación, es fundamental responder algunas preguntas

clave, que es exactamente de donde viene la sigla 5W2H:
Los 5W

1. (Lo que se hará) -todo plan de acción debe tener una

especificación. Algunos ejemplos: "prospectar patrocinios para el
evento", "concluir la obra de la nueva filial", "montar el nuevo
ecommerce".
2. (Quien lo hará) -un plan de acción sin responsabilidad tiene
pocas (o cero) posibilidades de ser completado. También no existe
un equipo o grupo de personas responsables de la actividad. Al
final de cuentas, es necesario tener un responsable absoluto, una
persona.
3. (Cuando se hará) -fecha de inicio y fecha de finalización
esperados, considerando los riesgos del proyecto. El cumplimiento
del cronograma debe ser una meta del plan de acción.
4. (Donde se hará) -puede tener una o varias ubicaciones. Va a
depender de la tarea. La definición de este punto del plan ayudará
a considerar el desplazamiento y sus costos en el plazo y en el
presupuesto.
5. (Por qué se hará) -toda acción necesita tener una razón. Una
empresa no puede definir un plano sin algo mayor detrás. Por
ejemplo: ¿por qué queremos prospectar patrocinios para el
evento? Porque él necesita ser viable financieramente ".

Los 2H

1. (Como se hará) -en este ítem, entra una especificación más

detallada del plan de acción. Puede ser una ruptura de las
actividades, fechas y responsables de cada una. Vamos a seguir
utilizando el ejemplo de la prospección de patrocinios: "1. Definir
las bandas de patrocinio y beneficios; 2. Asignar a los 100
mayores clientes de la empresa en el último año; 3. Conectar a 10
clientes por día; 4. Iniciar el flujo de negociación con los
prospectos más calientes ".
 2. How Much (cuánto te costará) -todo plan de acción debe tener
un presupuesto. Puede ser general, pero lo más indicado es que se
rompe en etapas.

Beneficios del 5W2H

Por ser una herramienta de uso simple, trayendo bastante objetividad para
la ejecución de la acción, es extremadamente utilizada en áreas de gestión,
como por ejemplo: Gestión de proyectos, Análisis de Negocios, Elaboración
de Planes de Negocio, La planificación estratégica.

Siendo así, a continuación, mostraremos un ejemplo práctico de uso del

5W2H en la Planificación Estratégica. Siga!

5W2H en el contexto de la planificación estratégica

La planificación estratégica puede describirse como la formulación de un

plan formal con los objetivos a corto y largo plazo de una organización.
Siendo así, es a través de este plan que las empresas planean sus acciones
y cómo serán ejecutadas.

En este contexto, se vuelve muy ventajoso, debido a su simplicidad, utilizar

la herramienta 5W2H para la planificación de esas acciones y su ejecución.
Sin embargo, cuándo y cómo utilizarla? Es exactamente esta cuestión que
presentaremos a continuación. ¡Compruebe!

Cuándo y cómo utilizar la herramienta 5W2H

cuando

Como podemos concluir a través de la explicación del concepto y utilizada

de herramienta, el 5W2H se utiliza cuando la empresa desea realizar tareas
con más eficiencia y agilidad, aumentando así la productividad como un
todo. Para hacer esta cuestión más clara, observe algunos ejemplos de
actividades en las que se puede utilizar la herramienta 5W2H:

 Aumentar la rentabilidad de una empresa

 Aumentar la cartera de clientes de una empresa
 Realizar la planificación de medios socias
 Realizar la planificación de la reducción de costos de una empresa
 Definir la estrategia de venta de una empresa
 Planear el mantenimiento de equipos en una industria

Cómo utilizar

Para utilizar el 5W2H es necesario montar una hoja de cálculo en Excel (o

en algún programa de su preferencia), teniendo en mente el objetivo que
desea alcanzar, las causas de ese objetivo y cómo realizar cada paso, de
forma correcta, para alcanzarlo. Pero, ¿cómo hacer esa hoja de cálculo? A
continuación, presentaremos un ejemplo práctico para hacer su uso más
claro. ¿Vamos allá?

Ejemplo de uso en una hoja de cálculo

En la figura anterior se muestra un plan de acción "Conseguir más alianzas"

y se detallan los 5W2H de esta acción. Siendo así, tenemos:

 QUÉ: Prospección de asociaciones

 POR QUÉ: Necesidad de socios comerciales
 OMS: Área de Marketing
 CUANDO: Fecha de inicio y finalización
 DÓNDE: En Línea
 CÓMO: Acciones a realizar
  HOW MUCH: Costo de R $ 500,00 (con las acciones ya realizadas)

Como usted pudo percibir, utilizar la herramienta 5W2H es muy

simple y la hoja de trabajo funciona de manera bastante intuitiva.
Siendo así, ¿qué tal comenzar su hoy mismo? Construya su plan de
acción y nos cuente cómo fue la experiencia con la Plantilla de Plan
de Acción 5W2H!

http://actividad5w2h.blogspot.com/2015/03/como-desarrollo-el-plan-de-accion-con.html
DESARROLLO
PLAN DE ACCION
5W2H
sábado, 21 de marzo de 2015

TAREA

COMO DESARROLLO EL PLAN DE ACCIÒN CON LAS HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS

5W2H?

Las herramientas administrativas 5W2H me permiten plasmar el desarrollo del plan de acciòn del
proyecto de la practica I.

Debemos responder en una cantidad de 7 preguntas, así:

1. QUÈ actividades realizaré para
resolver el problema de la des-
organización del archivo???
 Charlar con los compañeros del área de operaciones
 Identificar por que el desorden.
 Identificar que documentos hay de acuerdo con el sistema de gestión de calidad.
 Identificar quien es el responsable directo de mantener al día el archivo.
 La información que reposa en cada uno de los formatos
Las anteriores preguntas se obtuvieron con ayuda de los colaboradores del área.

2. POR QUÉ estamos encaminados en

resolver la des-organización del
archivo????

Razones:
 Estéticamente se ve muy desagradable los espacios de trabajo.
 Disminuir las "montañas" de archivo que se van creando sobre las mesas de trabajo.
 Recopilar la información consignada en los formatos de una manera eficaz y eficiente para
poder tener la trazabilidad en el momento en que se necesite.
 Organizar de manera digital la información que esta contenida en los formatos, registros, y
otros documentos que estén relacionados con el área de operaciones.

3. QUIÉN es el responsable o
responsables para cumplir las
razones planteadas ????

De acuerdo con el manual de funciones la persona que mas se ajusta es la :

Secretaria de Operaciones

Pero esto no significa que sus compañeros de àrea

se desentiendan del tema de archivo, ya que son
todos los encargados de que sus escritorios
permanezcan organizados.

4. CUÁNDO podemos determinar que

la tarea se cumplió????

Para responder esta pregunta adjunto el cronograma de trabajo que es lo que nos permite poner
tiempos reales para dar cumplimiento a los compromisos trabajando en equipo.

?
5. DÓNDE se realizarán las
actividades????
De acuerdo con el crono-grama anterior todos los compromisos se realizaran en las oficinas de
operaciones.

6. CÓMO se reunirá toda

la información????
Una vez identificado que esta falta de organización que genera retrasos en la toma de decisiones o
de dar un dato exacto para un proyecto de la compañía, queda muy claro que el desarrollo
del cronograma y su cumplimiento para lograr cumplir con el objetivo dentro de los tiempos y que
los responsables cumplan oportunamente con lo solicitado.

7. CUÁNTO se gastará para que se

realice este proyecto????
Para ejecutar esta tarea no es necesario invertir
dinero, solo sentido de pertenencia del personal.

http://ctcalidad.blogspot.com/2017/11/en-que-consiste-la-tecnica-5w2h-de.html

¿En qué consiste la técnica 5W+2H de análisis de

problemas?
Siguiendo con la línea de la técnica iterativa de los "5 ¿por qué?" que vimos en una
publicación anterior, aparece esta metodología denominada 5W+2H, utilizada con frecuencia
en el análisis de problemas. La misma consiste en realizar 7 preguntas acerca de un problema
para determinar su origen. Su nombre proviene de la inicial de cada palabra en inglés
correspondiente a la pregunta en cuestión:
What? = ¿Qué?

Why? = ¿Por qué?

When? = ¿Cuándo?

Where? = ¿Dónde?

Who? = ¿Quién?

How? = ¿Cómo?

How much? = ¿Cuánto?

Veamos brevemente de qué se trata cada una de ellas:

¿Qué?

Cuál es el problema en cuestión. Debe definirse de manera objetiva y sintética. Qué pueda ser
comprendido por todos, y sin lugar a ambigüedades ni dobles interpretaciones.

¿Por qué?

Por qué ocurre el problema, qué lo puede estar provocando.

¿Cuándo?

En qué momento se produjo, o se produce el problema. En qué circunstancias o bajo qué

condiciones.

¿Dónde?

En qué lugar se manifiesta, en qué proceso, en qué máquina.

¿Quién?

A quién o quiénes le sucede, a quiénes le afecta.

¿Cómo?

Aquí hay varias interpretaciones. Algunos lo utilizan para describir cómo se van
desencadenando los hechos hasta llegar hasta el problema. Otros para identificar patrones
comunes que producen problemas similares.

¿Cuánto?

Cuánto representa en términos económicos el problema. Otros agregan características de

frecuencia de aparición del problema (si es un problema periódico o aleatorio).
¿Qué tal si lo vemos con un sencillo ejemplo?: La línea de producción de botellas n°4
se detuvo.

¿Qué? Precisamente eso, la línea de producción de botellas n°4 se detuvo.

¿Por qué? El motor de la cinta de transporte dejó de funcionar.

¿Cuándo? Cinco minutos después de aumentar la velocidad de la línea por aumento en la

demanda.

¿Dónde? A la salida del proceso de soplado de la botella.

¿Quién? Se ven afectados los operarios del sector de soplado y el personal de producción.

¿Cómo? Un aumento de la demanda llevó a exigir mayor velocidad al motor que mueve la
cinta de transporte de botellas, provocando que éste se recalentara y se detenga.

¿Cuánto? Esto provoca una parada de producción de 2hs, más un recambio de motor, lo que
representa una pérdida económica de $ 24.000.

Algunas variantes y aplicaciones

Como toda técnica, la misma puede ser alterada según la necesidad de cada organización o
proceso. Existen algunas alternativas que suelen verse en algunos casos:

 Muchos utilizan sólo 1H (sólo se utiliza el "How?" y se excluye el "How much?"). En

este caso hablamos de un 5W+1H.
 Otros agregan una "H" más: "How many?" = "¿Cuántos/as?". Aquí tenemos
un 5W+3H.
 También existen casos en los que se agrega una "W" más: "With?" = "¿Con qué?", en
relación a qué recursos se precisan. Esta variante se denomina 6W+2H.
 Por último, todas estas combinadas forman otras alternativas.

Cuando analizamos el "Why?", hacemos un análisis más profundo del origen del problema.
Aquí se puede aplicar la técnica de los "5 ¿por qué?".

Aquí hicimos foco en la utilización de la técnica para el análisis de problemas, pero es habitual
que se utilice la técnica de 5W+2H (u otras combinaciones) en planes de acción, o en planes
de negocios. El concepto es el mismo, desglosar el qué se quiere lograr, en dónde, quiénes,
etc.
Quizás aparente ser una técnica sencilla y trivial, como muchas de las que utilizamos
diariamente, pero se trata de una herramienta integral que busca determinar todos los
aspectos que componen a un problema para que logremos tener una visión más amplia del
mismo, haciendo que nuestras acciones sean más efectivas.

http://ctcalidad.blogspot.com/2016/06/principio-de-pareto-pocos-vitalesmuchos.html

Principio de Pareto: Pocos vitales, muchos triviales +

Ejemplo en Excel para descargar
Ya lo dijo Ishikawa "El noventa y cinco por cien de los problemas de una empresa se
pueden resolver utilizando métodos estadísticos sencillos.• Casi todos los problemas se
pueden resolver con gráficos de Pareto y diagramas de causa y efecto."

Los Diagramas de Pareto son una de la las 7 herramientas básicas de la Calidad. Se basan
en el Principio de Pareto, también conocido como la Regla del 80/20. Un concepto muy
sencillo con un grado de cumplimiento asombroso. En pocas palabras, cuando analizamos un
problema, el 80% del resultado proviene del 20% de las causas. El 80% de causas restantes
sólo afecta al 20% del resultado. Es decir, existen pocas causas realmente importantes, y
muchas de poca importancia ('pocas vitales y muchas triviales'). Está claro que la proporción
80/20 es orientativa, aunque generalmente en la práctica los valores se aproximan mucho a
ella.

Los Diagramas de Pareto se utilizan en general para detectar las causas principales de No
Conformidades, de cualquier origen: descarte, retrabajo, queja, etc.
Veámoslo a través de un ejemplo:

El primer paso es determinar claramente cuál es la No Conformidad a analizar. Por ejemplo: el

número de productos defectuosos del mes de Junio de 2016. Luego debemos identificar las
diversas causas que derivaron en dicha No Conformidad. Supongamos para el ejemplo que
tenemos ocho causas posibles que derivan en productos defectuosos: error en el molde,
problemas con la temperatura del proceso, detención de la línea por cortes de energía, exceso
de tiempo de secado de pintura, herramienta de corte incorrecta, presencia de óxido,
trizaduras, color de pintura incorrecto. Sobre un total de 23.542 unidades se produjeron 173
productos no conformes. Desglosando el origen de las No Conformidades se obtuvieron las
siguientes frecuencias para cada tipo:
El siguiente paso es ordenar las causas de mayor a menor ocurrencia y calcular la incidencia
porcentual de cada una sobre el total, en forma acumulada:

Como se puede apreciar, en las dos primeras causas (las de mayor número de ocurrencia) se
acumula el 78,03% de frecuencia. A estas dos causas se las consideran VITALES, y a las
otras seis se las consideran TRIVIALES. Si graficásemos en simultáneo las causas por
número de ocurrencia con su frecuencia porcentual acumulada, podríamos ver que las causas
que estén por debajo del 80% son las vitales, y el resto son triviales. Esto coincide con lo visto
numéricamente:
Plantilla en Excel para descargar

Compartimos en esta oportunidad una sencilla y básica plantilla de Excel con un modelo de
ejemplo para 10 causas.Pueden descargarla del siguiente link:

EjemploPareto.xlsm

Es un modelo básico pero efectivo. Pueden modificarlo y adaptarlo a criterio. Primero se

colocan los datos en la hoja "Datos" del libro. En la tabla de la izquierda deben colocar las
causas con el número de ocurrencias. Luego presionar el botón ORDENAR LISTADO, a
través de una macro, el listado se copia en la tabla de la derecha y se ordena de manera
automática de mayor a menor ocurrencia, en donde también se calculan automáticamente las
frecuencias y se genera la gráfica correspondiente, la cual aparecerá en la hoja "Gráfico".

En la columna de Importancia aparecerán discriminadas las causas vitales de las triviales:

NOTA 1: No olviden habilitar las macros de Excel al abrir el archivo.

NOTA 2: En un principio, la mayor parte de las celdas están protegidas y bloqueadas. La

clave de desbloqueo es "ctcalidad". Al desbloquearlas podrán modificarla a su gusto. Podrán
cambiar los formatos, los diseños, agregar o quitar número de causas, etc.
https://www.definicionabc.com/economia/plan-5w2h.php

Definición de Plan 5W2H

Esta combinación de números y letras no es ningún código secreto, ni el nombre de un robot, ni

nada que se le parezca. En realidad es una forma simplificada de establecer un proyecto
empresarial. Con ella es posible clarificar la situación real de un plan de negocio. En este sentido,
5W2H hay que entenderlo como una herramienta de gestión para definir una serie de aspectos
destinados a la productividad. Como la mayoría de términos de la economía global, su contenido
originario se expresa en inglés.

Desglosando sus partes

El número 5 hace referencia a cinco interrogantes sobre los que hay que aportar una respuesta
concreta.

- El primero de ellos es el qué o what en inglés, es decir, qué debe hacerse.

- La segunda w alude a la pregunta por qué o why.

- El tercero es dónde o where.

- El cuarto es cuándo o when,

- y el quinto indica quién o who.

Todas estas preguntas tienen que responderse de una forma simple y clara, pues no se trata de
elaborar un informa exhaustivo sino de clarificar conceptos básicos para iniciar un plan de
actuación.

Seguidamente viene 2H, que implica dos preguntas: cuánto cuesta y cuál es el presupuesto para el
proyecto (las dos haches se corresponden con how y how much en inglés).

Posibles aplicaciones del plan 5W2H

Esta estrategia permite afrontar situaciones muy diversas. En este sentido, puede ayudar a
establecer un plan para incrementar los beneficios, para el reclutamiento de talentos o en relación
a un servicio concreto que se ofrece a los clientes. Sin embargo, esta metodología es especialmente
útil para resolver problemas concretos. De esta manera, cuando aparece una situación
problemática, las respuestas de los 5W y de los 2H sirven para encontrar una solución.

Este método de análisis empresarial es extrapolable a otros contextos

Imaginemos un deportista que se plantea conseguir un record. En primer lugar, tiene que saber
con exactitud qué objetivo quiere alcanzar. A continuación debe saber por qué quiere hacerlo.
Luego tendrá que determinar dónde se va a preparar para su objetivo y cuándo pondrá en marcha
su plan. Por último, tendrá que responder al cómo.
 Si alguno de estos interrogantes no tuviera una respuesta clara, es muy probable que el objetivo no
se haya planteado correctamente.

Estudiando su origen
La primera vez que se emplearon estos números y letras como plan de actuación fue en Japón,
concretamente en la planificación de la producción de la compañía Toyota. La idea inicial de este
planteamiento es sencilla: para resolver un problema es necesario plantear las preguntas más
adecuadas de una forma fácil y directa.

... via Definicion ABC https://www.definicionabc.com/economia/plan-5w2h.php

https://ingenioempresa.com/5w2h/

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Inicio » Mejoramiento de procesos » 5W+2H

5W2H para la planificación:

¿Qué es y cómo se hace?
28 mayo, 2018
 Tanto en el mundo empresarial como en el ámbito personal (los frentes sobre los
que aplico esta herramienta) y en multitud de escenarios más, la planificación
condiciona el éxito de un resultado. Así, tal cual como lo escuchas, para que lo
grabes en piedra.
De ahí que el 5W2H sea una herramienta vital, pues nos permite elaborar un plan
de acción de forma estructurada teniendo en cuenta los elementos esenciales que
debe tener toda planificación.
¿Qué vas a encontrar? [Ocultar contenido]
 1 ¿Qué es 5W2H?
 2 Ventajas del 5W+2H
 3 Metodología 5W2H: Cómo se hace
 4 Ejemplo 5W2H: Planificación estratégica
 5 Plantilla en excel 5W2H

Te podría interesar: Valuación de inventarios: Qué es y cómo se realiza

¡Cómo vamos entusiasta! En el tema de hoy explicamos de 5W+2H: Qué es, para
qué sirve y cómo se hace; si bien es una herramienta muy sencilla (pero potente),
también veremos un ejemplo práctico, como siempre, para que consigas replicar lo
aprendido en tu trabajo.

¿Empezamos?

¿Qué es 5W2H?
5W2H es una herramienta de gestión que a través de 7 cuestionamientos nos
permite elaborar un plan de acción de forma sistemática y estructurada. Su
aplicación es sencilla y puede realizarse individual o en grupo.

Cuando menciono cuestionamientos nos referimos a:

5W2H: What, Why, When, Where, Who, How y How much

De ahí su nombre, de la inicial en inglés de cada palabra.

Existen otras combinaciones como 4W2H o 5W1H, este último más propio del
ámbito periodístico y literario (también denominado Las cinco W). Su aplicación es
muy similar, solo omiten una o dos palabras, por lo general un solo W o H; pero el
para qué es diferente, es decir que la herramienta se usan más con fines
investigativos o de redacción.

Dicho esto, nos hacemos la pregunta, ¿qué nos aporta el 5W2H?

Ventajas del 5W+2H

 Su aplicación es simple.
 El trabajo final que resulta de su aplicación es de fácil comunicación.
 Los ámbitos de aplicación son múltiples: empresas, proyectos, personas,
etc.
 Permite realizar la planificación de manera estructurada y sistemática,
facilitando el enfoque del grupo o planeador.
 Se integra a otras herramientas (de hecho puede que la usemos sin darnos
cuenta) bien sea para planificar o para caracterizar un problema, por
ejemplo con un diagrama de espina de pescado o la técnica del
interrogatorio.
Metodología 5W2H: Cómo se hace
Si bien la aplicación del 5W 2H es fácil, conviene disipar dudas (si las hay)
explicando cómo se hace un plan con 5W2H, esto lo haremos detallando cada
cuestionamiento.

WHAT – QUÉ?: Lo que se quiere hacer.

WHY – POR QUÉ?: La razón por la cual se quiere hacer lo enunciado. ¿Qué
justificación o motivo nos hace definir este plan de acción?
WHEN – CUÁNDO? En qué momento se va hacer lo enunciado. No basta con
tener el punto de partida, también es necesario cuándo estimamos se verá
culminado el plan de acción, esto, teniendo en cuenta los riesgos que se afrontan.
WHERE – DÓNDE? En qué sitio o lugar se va a realizar.
WHO – QUIÉN? El elemento (persona, entidad, grupo, etc) que se va a encargar
de realizarlo. Es el responsable de la ejecución. Todo plan de acción sin un
doliente, está destinado a fracasar. Cuando la responsabilidad de una actividad
cae sobre una sola persona y no sobre un grupo, existen más posibilidades de que
esa actividad se logre, a fin de cuentas, ante un mal resultado la responsabilidad
compartida duele menos que la individual.
HOW – CÓMO? De qué forma se va hacer, qué procedimientos vas a aplicar,
cómo pretendes conseguir el objetivo. Un “cómo” puede ser por ejemplo el
desglose de actividades del “qué”.
HOW MUCH – CUÁNTO?: Cuánto va a costar. ¿Esfuerzo, sudor, lagrimas?
¿Tiempo y dinero más bien? Por lo general se desarrolla después del cómo, pues
este paso es más claro si se especifica “cuánto” por cada una de las etapas o
actividades del plan de acción.
Ejemplo 5W2H: Planificación estratégica
Con planificación estratégica nos referimos a todos los planes que desarrollamos
para alcanzar los objetivos en la organización.
El 5W2H es frecuentemente usado en la planificación estratégica y es lo que
haremos ahora.

DigiERT es una empresa que desarrolla productos digitales para otras empresas.
La empresa está elaborando su planificación estratégica en lo referente a
Innovación y mejoramiento continuo.

WHAT – QUÉ: Implementar un modelo de innovación que logre la participación

activa del personal hacia la proposición de ideas desde su rol.
WHY – POR QUÉ: La organización no obtiene información de todos los
colaboradores por igual. El colaborador puede tener buenas ideas para mejorar la
operación de su proceso o el de otros, así como estrategias que la dirección no ha
considerado. El propósito es que todos puedan aportar a la innovación tanto a
nivel de procesos como competitivo.
WHERE – DÓNDE: La ejecución del plan de acción se iniciará primero en la sede
sur. Según los resultados que se obtengan, se ejecutará el plan en las demás
sedes de la empresa.
WHEN – CUÁNDO: Desde el 06 de junio de 2018 hasta 20 de octubre de 2018.
HOW – CÓMO: El modelo de innovación se va a implementar así:
1. Diseño y desarrollo de medios para obtención de ideas (buzón, intranet,
página web)
2. Diseño de modelo de compensación para los colaboradores que entreguen
ideas
3. Definición de metodología de valoración de ideas.
4. Establecimiento de alianzas con universidades y centros de negocios.
5. Lanzamiento de modelo de innovación.
Transversal a todas las actividades, se tendrá control de:

 Ideas mensuales enviadas por colaboradores

 Ahorros e ingresos obtenidos por las ideas implementadas
 Tiempo promedio de valoración de ideas
HOW MUCH – CUÁNTO:
Recursos de personal:

 Analista de innovación
 2 auxiliares de innovación
 Valorador de ideas
Recursos monetarios, según las actividades:

1. $200
2. $0
3. $0
4. $600 /mes
5. $1200
Plantilla en excel 5W2H
La plantilla no tiene nada del otro mundo, pero no quería perder la oportunidad de
ahorrarte aunque sea un poco, el tiempo de elaborar una matriz de 5W 2H.

http://laspuntuales.blogspot.com/2012/11/proyecto-de-mejora.html

ejemplo de proyecto aplicando diferentes herramientas y el phva