Capitulo 5 Procedimiento para Revisar El Manual

MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Mayo 2017
CÓDIGO: PGC01
VERSIÓN: 01
FECHA: 02/05/2017 pág. 1
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

AYCARDI INGENIEROS CIVILES S.A.S
Federico Aycardi Villaneda

Gerente General
ELABORADO POR
Nathalye Llanos Castro
CÓDIGO: PGC01
VERSIÓN: 01
FECHA: 02/05/2017 pág. 2
TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................... 4
2. OBJETIVO .............................................................................................................................. 4
3. ALCANCE .............................................................................................................................. 4
4. DEFINICIONES ...................................................................................................................... 4
5. GENERALIDADES .................................................................................................................. 6
5.1 Estructura interna .............................................................................................................. 6
5.2 Presentación de la empresa .............................................................................................. 7
5.3 Misión ................................................................................................................................ 7
5.4 Visión ................................................................................................................................ 7
5.5 Objetivos de calidad ......................................................................................................... 8
5.6 Política de calidad ............................................................................................................. 8
5.7 Valores corporativos ......................................................................................................... 8
5.8 Simbología utilizada .......................................................................................................... 9
6. MAPA DE PROCESOS ............................................................................................................ 9
7. IDENTIFICACIÓN Y CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS ............................................11
7.1 Procesos estratégicos .......................................................................................................11
7.1.1 Dirección estratégica .......................................................................................................11
7.1.2 Gestión de Calidad...........................................................................................................14
7.2 Procesos operativos .........................................................................................................18
7.2.1 Licitaciones y ofertas ........................................................................................................18
7.2.2 Planeación del servicio ....................................................................................................22
7.2.3 Realización del servicio ....................................................................................................26
7.2.4 Entrega del servicio .........................................................................................................31
7.3 Procesos de Apoyo ...........................................................................................................35
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7.3.1 Gestión Financiera ...........................................................................................................35

7.3.2 Gestión Humana ...............................................................................................................38
7.4 Procesos de Evaluación ....................................................................................................44
7.4.1 Seguimiento, control y evaluación ...................................................................................44
8. DEFINICIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN .....................................................................47
9. CONTROL DE CAMBIOS ......................................................................................................49
10. ANEXOS............................................................................................................................49
10.1 Formatos ...........................................................................................................................49
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1. INTRODUCCIÓN
El presente documento contiene el Manual de Procesos y Procedimientos de Aycardi

Ingenieros Civiles S.A.S, es una herramienta que permite a la empresa garantizar la
organización y mejorar la calidad del servicio.
La estructura de este manual relaciona los macroprocesos identificados en la
compañía, los cuales están conformados por procesos y procedimientos;
información que se presenta a través de la caracterización de los procesos,
diagramas de flujo, los cuales describen los procedimientos de cada actividad.
La estandarización de los procesos y procedimientos permiten cumplir los objetivos
y principios de la compañía, ya que permiten determinar los niveles de
responsabilidad de cada funcionario de AIC S.A.S en cada una de las actividades
ejecutadas, facilitando el seguimiento y control de los procesos.
2. OBJETIVO
El Manual de Procesos y Procedimientos busca ofrecer a la organización una
herramienta de trabajo que contribuya al cumplimiento eficaz y eficiente de la
misión, las políticas y los objetivos de Aycardi Ingenieros Civiles S.A.S.
3. ALCANCE
Este manual va dirigido a todos los funcionarios de la compañía. Así mismo, se busca
que exista un documento completo y actualizado, que establezca un método estándar
para la ejecución de los procesos, y se pueda realizar un seguimiento en la gestión
diaria de la organización.
Este manual aplica para cualquier área de la empresa.
4. DEFINICIONES
 Estructura organizacional: Es la distribución formal de los puestos de trabajo
en una organización.
 Organigrama: Es la representación gráfica de los órganos funcionales que

componen una institución determinada y de los diferentes tipos de relaciones
existentes entre ellos, (Lépiz, 1986, p. 113).
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 Tarea: "Conjunto de actividades y operaciones que se llevan a cabo en el ámbito

de un puesto de trabajo, para conseguir cada uno de los objetivos esenciales y
básicos del puesto, siguiendo determinadas instrucciones, recomendaciones y
normas" (Roig, 1996, p.33).
 Proceso: "Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan,

las cuales transforman elementos de entrada en resultados"
 Procedimiento: "Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un

proceso”.
 Manual de procesos y procedimientos: Es una herramienta que le permite a la

empresa, reunir una serie de actividades que están enfocadas a mejorar la
organización dentro de la misma y también busca ofrecer un servicio de calidad
a los clientes, buscando así alternativas para mejorar la satisfacción del cliente.
 Manual: Carpeta o fólder propio de un área que puede estar compuesto por
procedimientos, instructivos, formatos, y otros documentos del Sistema de
Gestión de Calidad.
 Actividad: Es la más pequeña acción ejecutada por una persona, es todo lo que
las personas realizan diariamente en todo momento en la empresa.
 Control: Acción que busca minimizar riesgos, analizar el desempeño de las

operaciones en búsqueda del resultado esperado, para adoptar medidas
preventivas.
 Eficacia: Capacidad de producir resultados en un tiempo determinado.
 Eficiencia: Maximización de los recursos empleados para generar productos o

servicios.
 Diagrama de flujo: Representación gráfica de un proceso o procedimiento que

permite la observación sistémica de su ejecución, mostrando la lógica y dinámica
de la secuencia de un trabajo.
 Macroproceso: Conjunto de procesos.
 Sistema: Es una red de procesos interconectados, diseñados para satisfacer las

necesidades de los clientes, en donde hay unas entradas, transformaciones y
unas salidas.
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5. GENERALIDADES
5.1 Estructura interna
GERENTE GENERAL
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
COORDINADOR DE PROCESOS REVISOR FISCAL
COMERCIAL Y FINANCIERO
COORDINADOR DE PROYECTOS COORDINADOR DE DIBUJO

CONTADOR
AUXILLIAR
INGENIEROS DELLINEANTES ASISTENTE ADMINISTRATIVO
CONTABLE
SERVICIOS
AUXILIARES DE INGENIERIA AUXILIARES DE DIBUJO RECEPCIONISTA MENSAJERO
GENERALES
La Estructura orgánica de la Empresa fue concebida con base en procedimientos

generales de trabajo soportados en un sistema Integral de Gestión, que garantiza
el desarrollo de los proyectos contando con todos los recursos técnicos,
dependiendo de un adecuado apoyo logístico.
Para el desarrollo de cada proyecto de la empresa se cuenta con un personal

altamente calificado y especializado en las áreas del diseño estructural, así como
con gran experiencia en técnicas administrativas, el cual interviene en cada fase
del proceso de acuerdo con las necesidades particulares del proyecto y el grado
de complejidad del mismo.
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5.2 Presentación de la empresa
AYCARDI INGENIEROS CIVILES S.A.S. Se constituyó mediante escritura pública

No. 02610 del 13 de noviembre de 2002, inscrita en la Cámara de Comercio el 25
de noviembre de 2002 bajo el número 854145 del libro IX, siendo su objeto social
el diseño estructural.
Son sus socios El Gerente General Federico Aycardi Villaneda, Ingeniero Civil
con Maestría en Estructuras y experiencia profesional de 24 años, los 6 primeros
años trabajo como Director de Proyectos en la firma P. C. A, después laboró en
AYCARDI INGENIERIA & CIA S. EN C como Gerente Técnico durante 5 años; y
en AYCARDI MENDEZ PAEZ se desempeñó como Gerente Técnico durante un (1)
año.
La Ingeniera Claudia Patricia Gómez León, Ingeniera Civil, especialista en

Estructuras, con experiencia profesional de 20 años, los primeros 6 años se
desempeñó como Ingeniera de diseño de la firma P. C. A., fue 5 años
coordinadora de proyectos de AYCARDI INGENIERIA & CIA S. EN C y laboro 1
año en AYCARDI MENDEZ PAEZ como Ingeniera de Diseño.
AYCARDI INGENIEROS CIVILES S.A, ofrece sus servicios de Consultoría en todas

las áreas relacionadas con el cálculo, diseño de estructuras de concreto,
metálicas, mampostería y madera.
5.3 Misión
Estamos conscientes del papel protagónico que desempeña la Ingeniería Civil

en el desarrollo socio-económico del país, es por ello que nuestro trabajo busca
contribuir con la realización de proyectos, tanto en el sector público como en el
privado, apuntando siempre al crecimiento de la sociedad.
Ofreciendo a nuestros clientes servicios de excelencia, de acuerdo con las
necesidades y expectativas del cliente, esto a través del diseño de ofertas que
cumpla con los requisitos de calidad, costos y oportunidad.
5.4 Visión
Busca consolidarse y ser reconocida en el ámbito nacional, por sus servicios
especializados de Consultoría en Asesorías, Diseños y Estudios de Ingeniería
Civil y Arquitectura. Así como en todas las actividades relacionadas con estas en
el cual preste sus servicios.
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5.5 Objetivos de calidad
 Garantizar las entregas de proyectos y servicios a tiempo, de acuerdo a

las necesidades del cliente.
 Proporcionar capacitación y entrenamiento para el desarrollo integral de
sus colaboradores y para el cumplimiento de sus proyectos.
 Obtener un incremento clave en la rentabilidad del negocio, basados en
las mejoras de eficiencia, calidad de sus proyectos y servicios ofrecidos,
disminución de tiempos perdidos y desperdicios.
 Diversificar nuestra actividad para incursionar en todos los sectores
inherentes a la ingeniería.
 Asegurar un producto final de excelente calidad.
5.6 Política de calidad
AYCARDI INGENIEROS CIVILES S.A.S, ofrece productos de calidad en

consultoría, asesorías, diseños de proyectos de Ingeniería Civil y Arquitectura,
además se compromete con el cumplimiento de la normatividad vigente, la
satisfacción de las necesidades y requisitos de nuestros clientes, mediante la
capacitación continua del equipo humano y la actualización de las herramientas
tecnológicas.
La gerencia se compromete con la provisión de recursos para asegurar la mejora

continua de sus procesos y del desempeño del Sistema de Gestión de Calidad.
5.7 Valores corporativos

 Compromiso.
 Cumplimiento.
 Ética profesional.
 Honestidad.
 Liderazgo.
 Respeto.
 Trabajo en equipo.
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5.8 Simbología utilizada

A continuación, se relacionan los símbolos utilizados en los diferentes diagramas
de flujos, para una mejor compresión de los procesos levantados.
SIMBOLO NOMBRE DESCRIPCIÓN
Inicio/ Final Indica fin o inicio de un procedimiento.
Acción Representa la ejecución de una o más tareas

dentro de un procedimiento.
Decisión Representa una actividad de decisión o

conmutación.
Conector Representa una entrada o una salida de una parte

interno del diagrama de flujo a otra, dentro de la misma
página.
Conector Representa el enlace en hojas diferentes de un

externo procedimiento.
Simboliza cualquier documento que intervenga

Documento en el proceso y que aporte información para que
este se pueda desarrollar.
Dirección del Conecta los símbolos señalando el orden en que

flujo deben ejecutarse las tareas en el proceso o
procedimientos.
6. MAPA DE PROCESOS
El mapa de procesos según lo establecido por la NTDSIG 001:2011, se define como
la representación gráfica de los procesos y la operación de las entidades.
Normalmente se clasifican en:
 Procesos gerenciales: Incluyen procesos relativos al establecimiento de

políticas, fijación de objetivos, asegurar la disponibilidad de los recursos.
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 Procesos operativos o misionales: Incluyen todos los procesos que

proporcionan el resultado para cumplir con el objeto social de la empresa.
 Procesos de apoyo: Pertenecen a este grupo los procesos que provisionan

de recursos que son necesarios para cumplir con los demás procesos.
 Procesos de mejora o evaluación: Son aquellos que se utilizan para medir

y hacer un análisis del desempeño de los demás procesos, con el objeto de
analizar la mejora de la eficiencia y eficacia de los mismo.
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7. IDENTIFICACIÓN Y CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS
7.1 Procesos estratégicos
7.1.1 Dirección estratégica
Código: CPDE01
Versión: 01
Vigencia: 02-05-2015
Nombre del Proceso: DIRECCIÓN ESTRATÉGICA
Página:
Estratégico X Apoyo
Tipo de Proceso:
Operativo Evaluación
Establecer y mantener la responsabilidad de la dirección
general y su compromiso con el desarrollo e
Objetivo:
implementación del Sistema Integrado de Gestión y así
lograr la mejora continua.
Responsable: Gerente General
Alcance
Aplica a la alta dirección y su responsabilidad de realizar la planificación de Sistema
Integrado de Gestión y el cumplimiento de los requisitos de la Norma ISO 9001-2015.
Proveedores Actividades Salidas
 Aycardi ingenieros civiles  Planeación de proyectos y  Nuevos contratos,
S.A.S creación de presupuestos convenios y
 Proceso de licitaciones y con cronograma precisos, asociaciones, que
ofertas esquemas bien calculados generen ingresos y
 Proceso de realización del de asignación de recursos rentabilidad.
servicio y descripción de tareas.  Solución de problemas
 Proceso gestión de  Establecer el presupuesto  Plan de acción
calidad para cumplir las metas de correctivo y/o
 Cliente la compañía. preventivo.
 Proceso de gestión  Realizar las actividades y  Informes de resultados.
financiera acciones en pro del  Creación de esquemas
cumplimiento de las metas para asignación de
establecidas en el Plan recursos.
Estratégico.  Aprobación de ingreso
 Gestionar nuevos de nuevo personal.
contratos orientados al  Validación final de las
incremento de los nuevas contrataciones
ingresos y rentabilidad en la empresa.
para la empresa.  Acciones preventivas
 Realizar reuniones con los  Contratos
coordinadores y el  Pliego de condiciones
director administrativo, o requerimientos del
para conocer el estado cliente
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actual de la empresa; que  Perfil de

permitan identificar las subcontratistas de
fallas presentadas en los estudios y diseños
procesos que puedan  Comunicación interna
afectar la realización y  Realización y
entrega del producto para ejecución del contrato
la satisfacción del Cliente de elaboración del
Final. diseño o producto
 Establecer una estructura establecido
Entradas en la que el equipo tenga Usuarios
responsabilidades
 Documentación de todas específicas y existan  Procesos de
las áreas de la empresa. políticas y procedimientos licitaciones y ofertas.
 Especificaciones del adecuados para que así se  Proceso de planeación
estado de la organización. evalúen constantemente. del servicio.
 Informe de proyectos Rediseñar y proyectar  Aycardi ingenieros
viables la compañía. nuevas metas para el civiles S.A.S
 Análisis de los pliegos de cumplimiento de los  Proceso de gestión de
peticiones relacionados Objetivos y Visión calidad.
con la viabilidad de los establecidos en Aycardi  Proceso de gestión
proyectos. Ingenieros Civiles S.A.S. humana
 Comunicación interna.  Proceso de realización
 Revisión de Diseños. del servicio.
 Acciones correctivas.  Cliente
 Especificaciones del  Proceso gestión
cliente de acuerdo al financiera
servicio solicitado.
 Contratos.
 Requerimientos y
reglamentaciones a
cumplir en el desarrollo y
ejecución del servicio.
 Requerimientos de
servicios y materiales.
 Listado de cuentas por
pagar.
RECURSOS DOCUMENTOS
 FÍSICOS: Computador, teléfono,
 Plan estratégico.
impresora, instalaciones.
 Listado maestro de proyectos.
 RECURSOS HUMANOS: Todo el
 Consolidación de licitaciones
equipo de Aycardi Ingenieros Civiles
presentadas.
S.A.S.
 Control estado de proyectos.
 TECNÓLOGICOS: Nabuco, Autocad,
 Encuesta satisfacción al cliente.
Microsoft Office, RCB, Etabs.
INDICADORES
 % cumplimiento de metas.
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Cargo
Nombre
Firma
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 Diagrama de flujo
Dirección Estratégica
Director administrativo, comercial y
Gerente General Coordinadores de área Coordinador de Procesos
financiero
INICIO
Entregar listado
Solicitud de información de maestro de proyectos y
proyectos a mediano y largo plazo control del estado de
los mismos
Elabora informe - Listado de proyectos.

Solicita plan de capacitación
de capacitación -Control de estado proyectos
Elaborar presupuesto
Entregar al Gerente los

estados financieros
Analizar la eficacia y eficiencia de Presentar informes de los

la prestación del servicio real por avances de proyectos y acciones
cada proceso de mejora
1 1
Convocatoria de reunión
1 Asistir a la reunión Asistir a la reunión
para analizar información Asistir a la reunión
¿Aprueba el plan Elaborar plan Plan estratégico

estratégico? estratégico
Si No 2 Elaborar ajustes al plan Elaborar ajustes al Elaborar ajustes al

2 2
Distribución del plan a estratégico plan estratégico plan estratégico
empleados de la
compañía
3
Realiza seguimiento a los
objetivos del plan estratégico
FIN
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7.1.2 Gestión de Calidad
Código: CPGC01
Versión: 01
Nombre del Proceso: GESTIÓN DE CALIDAD
Página:
Estratégico X Apoyo
Tipo de Proceso:
 Establecer los parámetros para documentar,
implementar, controlar, mantener y actualizar los
documentos del Sistema Integrado de Gestión de
Calidad.
Objetivo:
 Realizar evaluaciones y establecer indicadores de
medición, para determinar el porcentaje de
cumplimiento de las especificaciones del proyecto de
acuerdo al servicio entregado.
Responsable: Coordinador de Procesos
Alcance
Aplica a la elaboración, revisión, distribución y actualización de todos los documentos del
Sistema Integrado de Gestión.
 Aycardi ingenieros civiles  Planear las actividades y  Documentos que
S.A.S. controles del Sistema soporten los puntos a
 Proceso de licitaciones y Integrado de Gestión. tomar acción.
ofertas  Planear capacitaciones  Comunicación interna.
 Proceso de realización del para la formación de los  Nuevos procedimientos
servicio. funcionarios en NTC-ISO para la solución de
 Proceso gestión de 9001:2015, que contribuya problemas con
calidad en la implementación y características
 Cliente mantenimiento del similares futuras.
 Proceso de gestión Sistema Integrado de  Indicadores de gestión.
financiera Gestión de Calidad.  Control de estado de
 Seguimiento, control y  Realizar seguimiento a proyectos.
evaluación cada una de las  Control de carpetas de
actividades desarrolladas proyectos.
en AYCARDI INGENIEROS  Los lineamentos de
CIVILES S.A.S y la guía y control, para la
evaluación de determinación de la
cumplimiento de planeación de las
especificaciones de actividades en
calidad en cada una. cumplimiento de las
 Diseñar los especificaciones del
procedimientos que guíen cliente durante la
la planeación de la realización del servicio
secuencia de las y posterior entrega
actividades que nutren el final.
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SIG, soportados en los  Parámetros de control

formatos de registro y mínimos para el
recolección de cumplimiento de la
información. calidad en el desarrollo
 Supervisar el del servicio ofrecido al
cumplimiento de los cliente.
Entradas requisitos y Usuarios
requerimientos de
 Documentos de controles Calidad, en cada uno de  Aycardi ingenieros
de cumplimiento de los procesos. civiles S.A.S
especificaciones de  Revisar el cumplimiento  Proceso de dirección
calidad. del manejo de los estratégica.
 Evaluación de desempeño formatos, relacionados  Proceso de evaluación,
de personal. con cada uno de los seguimiento y control.
 Sugerencias, quejas y procesos que contribuyen  Proceso planeación del
reclamos de funcionarios. en el desarrollo y servicio.
 Evaluación de satisfacción elaboración del servicio.  Proceso realización del
del cliente.  Evaluar los resultados e servicio.
 Sugerencias, quejas y identificar si se cumplen
reclamos de clientes. los indicadores de calidad
 Informe revisión de la establecidos.
Gerencia.  Realizar un análisis para
 Validación y aprobación determinar los puntos que
de los diseños por parte se deben corregir, las
del cliente. acciones que se deben
 Evaluación de implantar para corrección
capacitaciones, realizadas. y/o prevención en
 Inducción del nuevo cumplimiento de la mejora
personal contratado. continua del SIG.
 Nuevos procedimientos  Presentar el informe de
para la mejora de puntos estado del Sistema de
detectados como fallas Gestión de Calidad de
dentro del desarrollo y acuerdo a los resultados
prestación del servicio. obtenidos durante la
verificación del sistema.
RECURSOS DOCUMENTOS
 Listado maestro de cantidades de

 FÍSICOS: Computador, teléfono, obra.
impresora, instalaciones.  Listado maestro memorias de
 RECURSOS HUMANOS: Todo el cálculo.
equipo de Aycardi Ingenieros  Listado maestro de planos
Civiles S.A.S.  Hoja de vida del proyecto.
 TECNÓLOGICOS: Nabuco,  Control de carpetas de proyectos.
Microsoft Office.  Control estado de proyectos.
INDICADORES
 Satisfacción del cliente.
 Tiempo contractual.
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Cargo
Nombre
Firma
Gestión de Calidad
Coordinador de Procesos Coordinador de Proyectos Ingeniero a cargo del proyecto
INICIO
Planear las actividades y controles

del Sistema Integrado de Gestión
PLANEAR
Planear capacitaciones
en NTC ISO 9001:2015
Hacer seguimiento a cada

Hacer seguimiento a cada una
una de las actividades
de las actividades ejecutadas
ejecutadas
Evaluar el cumplimiento de las

especificaciones de calidad en
cada actividad
Diseñar procedimientos para

nutrir el SIG
Supervisar el cumplimiento de los

procesos con base en los
HACER
requerimientos de calidad
1
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Gestión de Calidad
Coordinador de Procesos Coordinador de Proyectos Ingeniero a cargo del proyecto Gerente General
Revisar el cumplimiento de los Revisar el cumplimiento de los Revisar el cumplimiento de los

formatos de cada proceso formatos de cada proceso formatos de cada proceso
Formatos
Identificar el varios
cumplimiento de los
indicadores del SIG
VERIFICAR
¿Hay
cumplimiento?
No
1 Citar a reunión Asistir a reunión
Si
Analizar los puntos que se deben

corregir y establecer acciones a
realizar para mejorar
Establecer mejoras continuas

para sostener el SIG.
Informe Estado del 1

Realizar informe del estado
del SIG. SIG
No
¿Aprueba el
informe?
ACTUAR
FIN Si
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7.2 Procesos operativos
7.2.1 Licitaciones y ofertas
Código: CPLO01
Versión: 01
Nombre del Proceso: LICITACIONES Y OFERTAS
Página:
Estratégico Apoyo
Tipo de Proceso:
Operativo X Evaluación
 Determinar la viabilidad de los proyectos a realizar de
Objetivo: acuerdo a las condiciones contempladas en los contratos
y el valor económico pactado con el cliente.
Responsable: Director administrativo, comercial y financiero
Alcance
Para todas las negociaciones contempladas dentro del Plan de Estratégico diseñado por el
Gerente General, además de nuevas negociaciones relacionadas con la actividad comercial
de la organización.
 Empresas públicas o  Planear de acuerdo a las  Conclusión de

privadas. especificaciones, realización del
 Proceso de dirección requerimientos y servicio.
estratégica. reglamentaciones;  Realización de la
 Proceso de gestión relacionadas con la Oferta.
financiera. viabilidad del proyecto,  Realización de nuevas
los beneficios directos asociaciones.
para la empresa, con la  Requisición de nuevos
realización del contrato. o más recursos.
 Establecer un Plan de  Desaprobación de la
Ofertas de acuerdo a las realización del
licitaciones ofrecidas por servicio.
las entidades públicas y  Presentación del Plan
privadas, para la de Negocios.
participación de la  Entrega de la
organización. información
 Planear nuevas posibles establecida dentro del
asociaciones temporales pliego de peticiones,
que permitan realizar para la realización de
negociaciones, para el la planeación de
cumplimiento de actividades
especificaciones. contempladas en el
 Presentar estudios y cronograma, en
propuestas de soporte del cumplimiento de las
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servicio a realizar de especificaciones y

acuerdo al cumplimiento requisitos
de cada una de las determinados por el
características cliente.
establecidas en la  Información de
planeación. recursos requeridos en
 En cumplimiento de los el desarrollo y
pliegos de peticiones, elaboración del
establecer la servicio o producto
programación y solicitado por el
planeación que permita cliente.
Entradas garantizar el cumplimiento Usuarios
con las fechas y con los
 Invitación pública o requerimientos exigidos  Proceso de gestión
privada a la presentación por el cliente a través de financiera
de ofertas a través de la especificaciones de  Proceso de dirección
apertura de licitaciones acuerdo al servicio estratégica
establecidas por el solicitado.  Proceso de Planeación
cliente.  Realizar asociaciones del servicio
 Especificaciones del comerciales temporales
cliente de acuerdo al que permitan garantizar el
servicio solicitado. cumplimiento de todos los
 Requerimientos y requisitos contemplados
reglamentaciones a en los pliegos de petición
cumplir en el desarrollo y de los clientes.
ejecución del servicio.  Evaluar el cumplimiento
 Normatividad. de las características y el
 Aspectos legales. beneficio final de la
 Aspectos técnicos. realización del servicio.
 Nuevos contratos,  Evaluar la efectividad y
convenios y asociaciones beneficio obtenido de las
para, que generen asociaciones realizadas
ingresos y rentabilidad. para el cumplimiento de
 Pliego de condiciones del los requerimientos
cliente. establecidos por el
 Información de cliente.
presupuesto para  En caso de no haber
realización de ofertas. obtenido la negociación
 Presentación de estados evaluar el porcentaje de
financieros. cumplimiento de los
 Informe de viabilidad requisitos exigidos y
financiera de acuerdo a la establecer las causales de
inversión e ingreso incumplimiento o
mínimo a generar la inconformidad
negociación. manifestada por el cliente
 Disponibilidad de para no pactar la nueva
recursos económicos, negociación a través del
técnicos, físicos y contrato de realización del
humanos. servicio.
 Medir el número de
ofertas realizadas y el
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número de Licitaciones
conciliadas y evaluar la
inversión realizada de
acuerdo al ingreso y
rentabilidad obtenido.
 Rediseñar el Plan
Estratégico para
incrementar el número de
nuevas posibles
negociaciones sustentadas
en la viabilidad y
rentabilidad que se puede
generar para la empresa.
 Determinar si se realiza o
se rechaza el servicio de
acuerdo al cumplimiento
de las características y del
beneficio recibido.
 Si en cumplimiento del
procedimiento se realiza
la Oferta, se obtiene la
adjudicación del contrato,
realizar la legalización del
mismo y proceder a
realizar la Planeación del
Servicio.
RECURSOS DOCUMENTOS

impresora, instalaciones.  Factibilidad del proyecto.
 RECURSOS HUMANOS: Gerente  Consolidación de licitaciones
General, asistente administrativo, prestadas.
contador.  Solicitud de póliza
 TECNÓLOGICOS: Microsoft  Contrato
Office.
INDICADORES
 Eficiencia en la preparación de ofertas.

Cargo
Nombre
Firma
CÓDIGO: PGC01
VERSIÓN: 01
FECHA: 02/05/2017 pág. 21
Licitaciones y ofertas
Director administrativo, comercial y financiero Gerente General Cliente
INICIO
Establecer los beneficios directos

2
de la realización del contrato
Establecer un plan de
ofertas
PLANEAR
Planear alianzas para el

cumplimiento de las
especificaciones
Presentar estudios y
Analiza la propuesta del
propuestas del servicio a
servicio 1
realizar
¿Se realiza el ¿Acepta la

Presentar propuesta al cliente Si
servicio? propuesta?
No
1
FIN
HACER
Si
Legalizar el contrato Contrato
Realizar la planeación del servicio

para cumplir con las fechas y
requisitos del cliente
Establecer causales por las que

no se puede llevar a cabo la No
negociación
VERIFICAR Y ACTUAR
¿Aprueba rediseñar
No FIN
la propuesta?
Evaluar el beneficio final de la Si

realización del servicio
2
FIN
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7.2.2 Planeación del servicio
Código: CPPS01
Versión: 01
Nombre del Proceso: PLANEACIÓN DEL SERVICIO
Página:
Estratégico Apoyo
Tipo de Proceso:
 Determinar y establecer con el Gerente General los
requisitos y recursos para la realización del servicio,
planeación general y control (etapas del proyecto
Objetivo: cuando se debe controlar) en que se deben establecer
las actividades específicas para el cumplimiento de los
requerimientos, especificaciones y necesidades del
cliente.
Responsable: Coordinador de Procesos
Alcance
Aplica para todas las actividades y acciones, planeadas, programadas y realizadas en el
cumplimiento de las especificaciones determinadas por el cliente en el producto a realizar.
 Cliente  Realizar la planeación y  Documentación

 Proceso de gestión determinación del general (Tiempos
financiera. cronograma de acuerdo a programados de
 Proceso de licitaciones y las actividades requeridas realización y proceso
oferta. en el desarrollo y de desarrollo y
 Proceso de gestión de ejecución del servicio elaboración del
calidad. para no generar retraso en servicio).
 Proceso de seguimiento, la entrega.  Programación de
control y evaluación.  Establecer la nuevas horas laborales
 Proceso de gestión disponibilidad y cantidad para el recurso
humana. de recursos económicos, Humano, debido al
técnicos, humanos y atraso en la
físicos que se requieren programación inicial
dentro del desarrollo y del proyecto.
elaboración del producto.  Adquisición de
 Determinar la secuencia productos o recursos
de las actividades a no contemplados en la
desarrollar dentro del planeación inicial del
cronograma, de acuerdo proyecto.
las especificaciones y  Informe del tiempo
requerimientos definidos programado y las
dentro del proyecto. actividades
 Presentar el cronograma establecidas para el
elaborado al coordinador cumplimiento de las
de proyectos. especificaciones y
requerimientos
CÓDIGO: PGC01
VERSIÓN: 01
FECHA: 02/05/2017 pág. 23
 Comunicar al Ingeniero de establecidos por el

Diseño, Auxiliar de cliente sobre el
Ingeniería y Delineante, producto final.
Entradas las actividades a realizar Usuarios
de acuerdo al cronograma
 Documentos con y el tiempo a emplear en  Proceso de realización
requerimientos y cada una de ellas, en del servicio.
especificaciones directos cumplimiento a la  Proceso de gestión
del producto solicitado programación inicial y humana.
por el cliente. definitiva.  Proceso de gestión
 Asignación de recursos  Al presentarse retraso en financiera.
económicos, técnicos, la programación  Cliente.
físicos y humanos. registrada en el  Proceso de
 Entrega de la información cronograma inicial del seguimiento,
establecida dentro del proyecto, realizar la evaluación y control.
pliego de peticiones, para especificación
la realización de la correspondiente a la causa
planeación de actividades que genera el
contempladas en el detenimiento y/o
cronograma, en prolongación del
cumplimiento de las desarrollo y elaboración
especificaciones y del proyecto, expresando
requisitos determinados el tiempo que se excede.
por el cliente.  Realizar los controles de
 Información de recursos cumplimiento de los
requeridos en el tiempos programados y
desarrollo y elaboración establecidos en el
del servicio solicitado por cronograma inicial del
el cliente. proyecto.
 Los lineamentos de guía y  En comparación del
control, para la Avance del Proyecto,
determinación de la realizar el control de las
planeación de las actividades programadas
actividades en contra las actividades
cumplimiento de las ejecutadas.
especificaciones del  Medir y Seguir el
cliente durante la cumplimiento de las horas
realización del servicio y programadas de acuerdo
posterior entrega final. a las horas ejecutadas en
 Recurso humano para la la secuencia de las
realización de las actividades programadas
actividades planeadas en en el cronograma.
el proceso de Planeación  Al prolongarse el tiempo
de Servicios. de desarrollo y
elaboración del producto,
presentar la nueva
programación de
actividades registradas en
el cronograma para
aprobación por parte del
cliente de acuerdo a sus
CÓDIGO: PGC01
VERSIÓN: 01
FECHA: 02/05/2017 pág. 24
requerimientos y
especificaciones
establecidos junto a las
modificaciones futuras en
el diseño.
 Cumplir el cronograma
inicial, con los recursos
económicos, técnicos,
humanos y físicos
suministrados por la
Gerencia Administrativa
Comercial y Financiera, y
Gerencia General.
 Realizar las acciones
correctivas y/o
preventivas para mejora
de las fallas presentadas
en el incumplimiento del
tiempo inicialmente
pactado y programado
para el desarrollo y
elaboración del servicio.
RECURSOS DOCUMENTOS

 Lista de servicios ejecutados en
 RECURSOS HUMANOS: Asistente
Aycardi Ingenieros Civiles S.A.S
administrativo, director
 Registro y matricula del proyecto.
administrativo, comercial y
 Orden de trabajo.
financiero, ingeniero de diseño,
auxiliar de ingeniería, delineante.
 Acuerdo de diseño estructural.
 TECNÓLOGICOS: Microsoft
Office, Nabuco.
INDICADORES

Cargo
Nombre
Firma
CÓDIGO: PGC01
VERSIÓN: 01
FECHA: 02/05/2017 pág. 25
Planeación del Servicio

Director administrativo,
Ing. Diseño Aux. Ingenieria Delineante Coordinador de Procesos
comercial y financiero
INICIO
Establecer disponibilidad
de recursos requeridos
PLANEAR
Entregar tiempos
máximos de ejecución
por etapas
Entregar tiempo
Entregar tiempo de Entregar tiempo de Solicitar tiempos de
de ejecución por
ejecución por actividad ejecución por actividad ejecución por actividad
actividad
Si
¿Excedieron
el tiempo
límite?
No
Realizar la planeación del

proyecto con actividades
y tiempo requeridos
Orden de
trabajo Presentar la planeación
del proyecto en comité a
HACER
los funcionarios
responsables del
proyecto
Controlar que se cumplan

los tiempos planeados
¿Se cumplen
los tiempos?
Si
No
Continuar seguimiento de
FIN las horas planeadas
contra las ejecutadas
Registrar causas de
atraso y modificar el
cronograma
Informar al cliente las

fechas modificadas
¿El cliente aprueba

las fechas?
No
VERIFICAR Y ACTUAR
Crear estrategias para

cumplir con las fechas
Si
pactadas inicialmente
Realizar acciones
correctivas y preventivas
para mejorar el
cumplimiento de los
tiempos programados
CÓDIGO: PGC01
VERSIÓN: 01
FECHA: 02/05/2017 pág. 26
7.2.3 Realización del servicio
Código: CPRS01
Versión: 01
Nombre del Proceso: REALIZACIÓN DEL SERVICIO
Página:
Estratégico Apoyo
Tipo de Proceso:
 Realizar el diseño requerido por el cliente cumpliendo
Objetivo: con los parámetros establecidos en los aspectos de
diseño y tiempo de entrega.
Coordinador de proyecto, coordinador de dibujo, ingeniero
Responsable: de diseño, auxiliar de ingeniería, delineante y auxiliar de
dibujo.
Alcance
En cumplimiento de todas las especificaciones y requerimientos determinados por el cliente,
se encuentra vinculado y relacionado con todas las actividades incluidas en la secuencia de
la Planeación del Servicio, para el desarrollo y elaboración del producto.
 Proceso de dirección  Realizar la planeación  Comunicación interna.

estratégica. específica de cada diseño.  Revisión de diseño con
 Proceso de gestión de  Desarrollar y ejecutar el cliente.
calidad. cada una de las  Acciones correctivas.
 Cliente. actividades programadas  Estudios y diseños.
 Proceso de planeación del en la planificación del  Validación de Diseños.
servicio. servicio.  Información y
 Empresas.  Definir el alcance del documentación inicial
 Subcontratistas. proyecto. del proyecto
 Revisar el anteproyecto. (requerimientos. del
 Realizar revisión y cliente, estudios
verificación del desarrollo existentes, etc.).
del diseño.  Reglamentación
 Validar el diseño. vigente.
 Determinar si el diseño  Revisión de Diseños.
cumple con los  Diseños.
requerimientos  Proyectos con
establecidos en la cumplimiento de
planeación del servicio, a especificaciones del
través de auditorías cliente y con los
internas, revisiones controles de calidad
gerenciales y seguimiento respectivos.
Entradas de indicadores. Usuarios
 Si no se cumple con las
 Acciones preventivas. especificaciones realizar  Proceso de dirección
 Contratos. planes correctivos. estratégica.
 Aplicar acciones  Cliente.
preventivas para no
CÓDIGO: PGC01
VERSIÓN: 01
FECHA: 02/05/2017 pág. 27
 Pliego de condiciones o cometer los mismos  Subcontratistas de

requerimientos del errores y mejorar diseño.
cliente. continuamente.  Proceso de entrega del
 Perfil de subcontratistas servicio.
de Diseños.  Proceso de gestión de
 Asesorías, Estudios e calidad.
Interventoría.
 Comunicación interna.
 Parámetros de control
mínimos para el
cumplimiento de la
calidad en el desarrollo y
elaboración del producto
ofrecido al cliente.
 Estudios preliminares de
acuerdo al tipo de Diseño.
 Tiempos programados de
realización y proceso de
desarrollo y elaboración
del producto.
 Normatividad.
 Aspectos legales.
 Diseño arquitectónico.
RECURSOS DOCUMENTOS
 Acta de reunión.
 Revisión de planos.
 RECURSOS HUMANOS:
Coordinador de proyectos,
 Listado maestro de memorias de
coordinador de dibujo, ingeniero
cálculo.
de diseño, auxiliar de ingeniería,
 Listado maestro de planos.
delineante, coordinador de
 Listado maestro de cantidades de
procesos.
obra.
 Resumen del proyecto.
Office, Nabuco, Etabs, RCB,
 Revisión modelos RCB.
Autocad.
 Revisión despieces.
INDICADORES
 Desempeño personal.
 Eficacia ajustes de dibujo.
 Eficacia de despieces.

Cargo
Nombre
Firma
CÓDIGO: PGC01
VERSIÓN: 01
FECHA: 02/05/2017 pág. 28
Realización del Servicio

Coordinador de Director administrativo, Coordinador de
Ing. Diseño Delineante Coordinador de Procesos Cliente
dibujo comercial y financiero proyectos
INICIO
Legalizar el
contrato
Hacer reunión con los Entregar tiempos
2 coordinadores y de ejecución por
planificar el proyecto. etapas
Revisar la información
del proyecto
¿Estudio de suelos y
arquitectura completos?
No
Entregar
Solicitar información información
Si al cliente faltante del
proyecto
Hacer matricula del

proyecto
|
Hacer orden de
trabajo
Entregar Revisar viabilidad

información del proyecto
1 Si ¿Es viable?
No
Informar al
Gerente General
Planeación
A
CÓDIGO: PGC01
VERSIÓN: 01
FECHA: 02/05/2017 pág. 29

Completar el acta
de reunión
registrando cambios
¿Hubo cambios
significativos?
No
Informar que inicien

con el diseño Si
Realizar reunión Informar a la

con el Gerente administración los
General nuevos cambios
1 No
¿Es necesario
modificar el contrato?
Si
Planeación
Modificar el contrato
Realizar
predimensión
Entregar
predimensión al ¿Aprueba?
cliente
|
Predimensión
Ajustar No
predimensión
B Si
CÓDIGO: PGC01
VERSIÓN: 01
FECHA: 02/05/2017 pág. 30

No
Elaborar plantas Elaborar plantas ¿Están bien

3
estructurales estructurales las plantas?
Si 3
Coordinación
No
Entregar plantas
estructurales al cliente ¿Aprueba?
Diseñar elementos Si
estructurales
Revisar y verificar
el desarrollo de los
diseños
Si ¿ok?
No
Realizar el Informar al
¿ok?
dibujo ingeniero de diseño
No
Realizar
correcciones
Revisar el
Si
proyecto final
Diseño, revisión y liberación
¿Aprueba?
No
Si Se hacen
correcciones
Entregar Liquidar
FIN
diseño contrato
CÓDIGO: PGC01
VERSIÓN: 01
FECHA: 02/05/2017 pág. 31
7.2.4 Entrega del servicio
Código: CPES01
Versión: 01
Nombre del Proceso: ENTREGA DEL SERVICIO
Página:
Estratégico Apoyo
Tipo de Proceso:
 Realizar la liquidación y entrega de los proyectos
pactados con AYCARDI INGENIEROS CIVILES S.A.S en
Objetivo:
cumplimiento de los requerimientos y necesidades del
cliente.
Gerente general, director administrativo, comercial y
Responsable: financiero, coordinador de procesos, recepcionista, auxiliar
de dibujo, mensajero.
Alcance
Para todos los proyectos que cumpliendo con el Cronogramas de Actividades del Proyecto
se encuentren de acuerdo a las condiciones, requerimientos y necesidades establecidas por
el cliente.
 Proceso de realización del  Organizar la entrega con  Proyecto con

servicio. todos los documentos en requerimientos
 Gestión financiera. orden y actualizados, de cumplidos.
acuerdo a la hora  Factura de cobro.
establecida para le
Entradas entrega por parte de la Usuarios
organización y recibo del
 Programa de suministros Cliente Final.  Cliente.
con perfil de  Organizar los documentos  Proceso de gestión de
subcontratistas de que de acuerdo a los calidad.
estudios y diseños. controles de manejo y
 Diseños estructurales. registro de información de
 Comunicación interna. proyectos estén
 Proyectos con relacionados con el
cumplimiento de producto a entregar.
especificaciones del  Preparar la orden de
cliente y con los controles ploteo, además de tener
de calidad respectivos. cumplidos todos los
 Contrato. prerrequisitos que se
 Factura y liquidación del requieren para poder
servicio. realizarla.
 Liberación del Proyecto.  Documentar y realizar el
control de recibido por
parte del cliente y entrega
CÓDIGO: PGC01
VERSIÓN: 01
FECHA: 02/05/2017 pág. 32
de AYCARDI INGENIEROS
CIVILES S.A.S
 Realizar actualización y
recolección de
información final de toda
la carpeta del control de
realización del proyecto
antes de entregarse al
cliente.
 Generar la orden de
ploteo.
 Organizar la información
para entrega en
documentos
encuadernados y
almacenados en archivo
magnético para el cliente.
 Anexar a la entrega, la
encuesta de satisfacción
del cliente, para generar
el registro de las
respuestas obtenidas con
el producto por parte del
cliente.
 Realizar el control de
liberación de proyecto,
debe ser almacenado en
la carpeta del proyecto.
 Durante el proceso de la
realización de entrega
debe revisarse que se
cumpla con cada una de
las condiciones de
presentación de entrega
del producto solicitados
por el cliente.
 Revisar la concordancia
en los documentos anexos
entregados y los
documentos soporte de
información, verificando
que las versiones finales
de entrega son las que
soportan el resultado
obtenido bajo las
especificaciones y
condiciones establecidas
por el cliente.
 Observar que la carpeta
de control de realización
CÓDIGO: PGC01
VERSIÓN: 01
FECHA: 02/05/2017 pág. 33
del proyecto, este

finalmente actualizada.
 La Dirección
Administrativa, Comercial
y Financiera, debe
verificar el valor de la
cuenta de cobro
correspondiente al valor
pactado en el contrato
firmado al iniciar el
proyecto.
 Presentar y realizar la
entrega final de todos los
documentos (memorias de
cálculo, planos, archivos
magnéticos) al cliente.
 Entrega de Factura de
cobro con el monto
finalmente acordado por
el Gerente General y el
cliente.
RECURSOS DOCUMENTOS

impresora, instalaciones, medio de
transporte, plotter, máquina para
anillar.  Listado maestro de planos
 RECURSOS HUMANOS:  Orden de ploteo.
Coordinador de proyectos,  Revisión de planos radicados.
ingeniero de diseño, delineante,  Factura.
coordinador de procesos,  Liberación del proyecto.
recepcionista, mensajero, director  Memorando de entrega.
administrativo, financiero y  Encuesta de satisfacción al cliente.
comercial, gerente general.
Office, Nabuco, Etabs, RCB,
Autocad.
INDICADORES
 Satisfacción del cliente.

Cargo
Nombre
Firma
CÓDIGO: PGC01
VERSIÓN: 01
FECHA: 02/05/2017 pág. 34
Entrega del servicio
Director administrativo, Coordinador de Coordinador de Gerente
Auxiliar de dibujo Recepcionista Mensajero Cliente
comercial y financiero procesos Proyectos General
INICIO
Realizar ploteo Realiza solicitud Orden de ploteo

del proyecto para plotear
- Memorias
- Memoriales de
Encuadernar la responsabilidad
información - Otros
¿El cliente requiere

información en medio
magnetico?
Si
Quemar cd con la
No
información
Coordinar con el Programar con el

Firmar Entregar proyecto
mensajero la cliente hora de
documentos al gerente
entrega del proyecto entrega y lugar.
Hacer factura
Verificar que en la
carpeta del proyecto este
toda la información
Liberación P. Completar el formato de

liberación del proyecto
- Control de planos. Verificar que los planos

Hacer memorando y
- Listado maestro entregados concuerden
encuesta de satisfacción.
con el listado maestro.
Solicitar al ingeniero
del proyecto que firme
el memorando
Solicitar al ingeniero del

proyecto una ultima
revisión del paquete
Planos, memorias, Entrega del paquete Entregar paquete

memorando, factura, otros FIN
al mensajero al cliente
CÓDIGO: PGC01
VERSIÓN: 01
FECHA: 02/05/2017 pág. 35
7.3 Procesos de Apoyo
7.3.1 Gestión Financiera
Código: CPGS01
Versión: 01
Nombre del Proceso: GESTIÓN FINANCIERA
Página:
Estratégico Apoyo X
Tipo de Proceso:
 Establecer los controles de los ingresos y gastos que
Objetivo: tiene la organización, para el aumento de la rentabilidad
de la empresa.
Gerente general y director comercial, administrativo y
Responsable:
financiero.
Alcance
Todas las acciones y procesos relacionados con la obtención, uso e inversión de recursos
económicos pertenecientes a la compañía.
 Proceso de licitaciones y  Planear e invertir los  Requisición de

ofertas. valores y recursos de la servicios y materiales
 Proceso de planeación del empresa, para proteger el  Autorización de
servicio. capital. descuentos por
 Dirección estratégica.  De acuerdo al calendario convenio
tributario realizar  Listado de cuentas por
planeación de los pagos pagar.
mensuales de los  Presentación de
impuestos. estados financieros.
 Planear y controlar los  Disponibilidad de
recursos para la recursos económicos,
liquidación de nómina. técnicos, físicos y
 Acorde a las requisiciones humanos.
realizadas por las  Asignación de recursos
diferentes áreas, ejecutar económicos, técnicos,
la distribución y físicos y humanos.
planeación de recursos  Subcontratistas de
económicos en diseño y estudios.
cumplimiento de la  Presupuesto final.
satisfacción de  Comunicación interna.
necesidades presentes.  Aprobación de
 Planear la adquisición de recursos requeridos
recursos técnicos, para el funcionamiento
humanos y físicos de los equipos.
requeridos de acuerdo a  Contrato.
CÓDIGO: PGC01
VERSIÓN: 01
FECHA: 02/05/2017 pág. 36
las necesidades, basado  Liberación del

en el criterio de consumo Proyecto.
Entradas o gasto de Costos Fijos y Usuarios
Variables relacionados de
 Conclusión de realización forma Directa o Indirecta  Proceso de dirección
del servicio. en el cumplimiento de la estratégica.
 Realización de la Oferta. actividad económica de la  Proceso de licitaciones
 Realización de nuevas organización. y ofertas.
asociaciones.  Elaboración y  Proceso de planeación
 Requisición de nuevos o presentación de la del servicio.
más recursos.  Proceso de realización
información contable.
 Requisición de productos del servicio.
o recursos no  Análisis de estados  Proceso entrega del
contemplados en la financieros e indicadores. servicio.
planeación inicial del  Realización y presentación
proyecto. de los estados financieros
 Especificación de al Gerente General.
disponibilidad de  Realizar cotizaciones de
recursos de acuerdo a los los recursos solicitados
procesos. por las diferentes áreas de
acuerdo a la prioridad de
la necesidad y el resultado
de uso de la adquisición,
para determinar la
inversión del recurso
económico.
 Realizar la liquidación de
nómina mensual, a todos
los funcionarios.
 Establecer la rentabilidad
obtenida a partir del punto
de equilibrio de operación
RECURSOS DOCUMENTOS
impresora, instalaciones  Controles estados de proyectos.
 RECURSOS HUMANOS: Gerente  Listado de proveedores.
general, contador, asistente  Cuentas por pagar.
administrativo.  Recibos de caja menor.
 TECNÓLOGICOS: Microsoft  Relación pago de impuestos.
Office.
INDICADORES
 Desempeño de proveedores.
Cargo
Nombre
Firma
CÓDIGO: PGC01
VERSIÓN: 01
FECHA: 02/05/2017 pág. 37
Gestión Financiera
Coordinador de Procesos Gerente General
financiero
INICIO
Planeación
Realizar planeación de
pagos a efectuar
- Impuestos, nómina,
proveedores, requerimientos
nuevos recursos, otros.
Identificar las necesidades

de las diferentes áreas
¿Se requiere el Hacer requerimiento del

recurso? recurso solicitado
Si No
FIN No
¿Aprueba realizar la
Informar a la gerencia
adquisición del recurso?
Realizar cotizaciones
Realizar la adquisición
del recurso
Ejecutar pagos
Liquidar mensualmente
la nómina
Elaborar estados
financieros
Analizar los estados

financieros e indicadores
Hacer
Presentar informes
contables y de gestión
al gerente
Evaluar la rentabilidad Evaluar la rentabilidad

de los proyectos de los proyectos
Evaluar estrategias para

Verificar y actuar
incrementar la
rentabilidad
Realizar el presupuesto
Elaborar el plan
de inversión y consumo
estratégico
del recurso
FIN
CÓDIGO: PGC01
VERSIÓN: 01
FECHA: 02/05/2017 pág. 38
7.3.2 Gestión Humana
Código: CPGH01
Versión: 01
Nombre del Proceso: GESTIÓN HUMANA
Página:
Estratégico Apoyo X
Tipo de Proceso:
 Velar y mantener un ambiente de trabajo confortable de
acuerdo a los beneficios requeridos por los funcionarios
Objetivo: vinculados a la empresa, para que de esta manera sean
motivados e incrementen su productividad en el
desempeño de sus funciones.
Director comercial, administrativo y financiero, asistente
Responsable:
administrativo.
Alcance
Todo el personal vinculado a la organización.
 Empleados.  Planearlas actividades  Soluciones para

 Dirección estratégica. relacionadas con la mejorar la calidad de
 Cliente. integración de las vida de los empleados.
 Proceso de planeación del personas.  Actividades de
servicio.  Diseñar y establecer el integración.
 Capacitación del
programa de
personal.
capacitaciones, para los  Evaluación de
funcionarios relacionados desempeño del
a los cargos que requieren personal.
un continuo avance en el  Evaluación de
conocimiento de quien capacitaciones.
realiza las funciones.  Inducción del nuevo
 Prever y planear el personal contratado
Recurso Humano, para el por la empresa.
cumplimiento de las  Programa de
capacitaciones.
obligaciones laborales,
 Recurso humano para
que garanticen la la realización de las
realización de todos los actividades planeadas
proyectos y entrega en el proceso de
oportuna al cliente. Planeación del Servicio
Entradas  Adaptar las instalaciones Usuarios
físicas, a las condiciones
 Peticiones del Recurso  Proceso de gestión de
físicas y psicológica del
Humano. calidad.
Recurso Humano, para
que se encuentre en
CÓDIGO: PGC01
VERSIÓN: 01
FECHA: 02/05/2017 pág. 39
 Quejas y reclamos de los condiciones de  Aycardi Ingenieros

funcionarios de acuerdo a comodidad y agrado para Civiles S.A.S
inconformidades la realización de sus tareas  Proceso de planeación
manifestadas. laborales. del servicio.
 Creación de esquemas  Ejecutar las
para asignación de
capacitaciones
recursos.
 Aprobación de las programadas, realizando
solicitudes realizadas a el registro en las
través de las requisiciones capacitaciones internas y
de nuevos recursos. evaluaciones de las
 Quejas y reclamos de mismas, de acuerdo al
clientes por atención rendimiento y logros
recibida de los obtenidos por cada uno de
funcionarios Aycardi los funcionarios
Ingenieros Civiles S.A.S. capacitados, además de
 Programación de nuevas
generar un registro en las
horas laborales para el
recurso Humano, debido hojas de vida de los
al atraso en la funcionarios.
programación inicial del  En cumplimiento del
proyecto. control del rendimiento de
los funcionarios, realizar
las evaluaciones de
desempeño de personal.
 Diseñar y ejecutar la
Inducción del Personal.
 Verificar que a las
personas se les estén
dando todas las
condiciones necesarias
para tener un buen nivel
de vida.
 Evaluar, ponderar y
analizar el resultado de las
evaluaciones de
desempeño del personal
realizadas en el
cumplimiento de sus
tareas y funciones
asignadas.
 Verificar de acuerdo a la
evaluación de las
capacitaciones realizadas,
las mejoras obtenidas en
el desarrollo de las
funciones y tareas
ejecutadas por los
funcionarios.
CÓDIGO: PGC01
VERSIÓN: 01
FECHA: 02/05/2017 pág. 40
 Retroalimentación de
todas las actividades
realizadas por las
personas de la
organización
(bonificaciones).
 De acuerdo al rendimiento
obtenido por el personal
expresado a través del
resultado de las
evaluaciones de
desempeño crear un
programa de incentivos,
para el incremento del
rendimiento global de las
funciones realizadas por
toda la organización.
 Generar y realizar nuevas
evaluaciones que
permitan identificar las
necesidades de la
empresa, al igual que de
sus funcionarios para
establecer programas de
mejora, relacionados con
la motivación y
alimentación del ambiente
de trabajo.
RECURSOS DOCUMENTOS

impresora, instalaciones  Hojas de vida.
 RECURSOS HUMANOS: Director  Registros de capacitación.
administrativo, comercial y  Plan de capacitación.
financiero, coordinadores de área,
gerente general.
TECNÓLOGICOS: Microsoft
Office.
INDICADORES
 Cubrimiento de capacitaciones.
 Desempeño del personal.

Cargo
Nombre
Firma
CÓDIGO: PGC01
VERSIÓN: 01
FECHA: 02/05/2017 pág. 41
 Diagrama de Flujo
Gestión Humana
Asistente Administrativo Gerente General Coordinador de Procesos Jefe inmediato
INICIO
Comunicar requerimiento
Revisar presupuesto
de personal
No
Comunicar el rechazo del

¿Hay requerimiento al área lo que
Si ¿Aprueba? No
presupuesto? lo solicito
Publicar convocatoria
en medio de Si
comunicación FIN
Analizar hojas de vida
Seleccionar hojas de
vida
Citar a entrevista y Realizar y evaluar

pruebas de Hacer entrevista pruebas de
conocimiento conocimiento
Analizar resultados
Hacer entrevista
entrevistas y pruebas
Citar al candidato e informar

Seleccionar el
de la documentación que
candidato idóneo
debe entregar
Recibir y verificar
No documentación
¿Documentación 1
completa
Si
Revisar y firmar
Elaborar contrato
contrato
Hacer firmar al
Selección y contratación de personal
empleado el contrato
Completar formularios
para las diferentes
afiliaciones
¿Esta afiliado el empleado a

1
todas las entidades de ley?
Archivar documentación
del empleado
A
CÓDIGO: PGC01
VERSIÓN: 01
FECHA: 02/05/2017 pág. 42
Gestión Humana
Dar la bienvenida al
nuevo empleado
Entregar al empleado información

de la empresa misión, visión,
políticas, entre otras
Mostrar organigrama de
la empresa y ubicarlo
dentro del mismo
Dar un recorrido al
nuevo empleado por la
empresa
Presentar al equipo de
trabajo
Entregar manual de
funciones de su cargo
al empleado
Inducción
Entregar herramientas
de trabajo y ubicarlo en
su sitio de trabajo
Realizar evaluación del

desempeño de los empleados
Registrar los
Analizar los resultados
resultados obtenidos
Definir necesidades de
capacitación
Realizar el plan de No
capacitación
Presupuestar las
capacitaciones
Realizar el cronograma ¿Aprueba las

de capacitación capacitaciones?
Ejecutar la capacitación Si
Controlar el cumplimiento
de la capacitación en
tiempo y presupuesto
Evaluar los resultados de

Capacitación
la capacitación
B
CÓDIGO: PGC01
VERSIÓN: 01
FECHA: 02/05/2017 pág. 43
Gestión Humana
Evaluar los riesgos a los que

están expuestos los No
empleados
Elaborar programa de
¿Aprueba el
higiene y seguridad
programa?
industrial
Difundir el programa a Si
todos los empleados
Higiene y seguridad industrial
Evaluar el entendimiento por

parte de los empleados del
programa
Identificar aspectos
a mejorar
FIN
CÓDIGO: PGC01
VERSIÓN: 01
FECHA: 02/05/2017 pág. 44
7.4 Procesos de Evaluación
7.4.1 Seguimiento, control y evaluación
Código: CPSC01
Versión: 01
Nombre del Proceso: SEGUIMIENTO, CONTROL Y Vigencia: 02-05-2015
EVALUACIÓN Página:
Estratégico Apoyo
Tipo de Proceso:
Operativo Evaluación X
 Detectar inconformidad, falla y campos críticos para
Objetivo:
realizar acciones correctivas y preventivas.
Gerente general y director comercial, administrativo y
Responsable:
financiero, coordinador de procesos.
Alcance
Realizar el seguimiento periódico de los procesos efectuados en la empresa, identificando
las acciones correctivas y preventivas a realizar para el mantenimiento y mejoramiento de la
misma.
 Proceso gestión de  Planear las diferentes  Plan de Acciones

calidad. actividades que se correctivas y/o
 Proceso planeación del necesitan hacer para preventivas.
servicio. conocer si el cliente está  Nuevos procedimientos
satisfecho con los para la mejora de
puntos detectados
servicios.
como fallas dentro del
 Planeación de actividades desarrollo y
de mejora para las elaboración del
falencias existentes dentro producto.
Entradas  Planear las actividades Usuarios
necesarias para realizar
 Nuevos procedimientos  Proceso de gestión de
las acciones correctivas y
para la solución de calidad.
problemas con preventivas de los  Proceso de planeación
características similares hallazgos de del servicio.
futuras. observaciones o no
 Informe y registro de las conformidades como
acciones correctivas y/o resultado del seguimiento
preventivas realizadas del Sistema Integrado de
para el mejoramiento en Gestión.
el desarrollo y  Realizar estudios que
elaboración del producto. muestren la satisfacción e
insatisfacción del cliente.
CÓDIGO: PGC01
VERSIÓN: 01
FECHA: 02/05/2017 pág. 45
 Verificar que todo el

personal muestre calidad
en el servicio y atención al
cliente.
 Probar el cierre de las no
conformidades y
observaciones halladas a
través del análisis de
causa y efecto.
 Realizar el seguimiento a
los diferentes procesos,
con el fin de mejorarlos
continuamente.
 Mantener el canal de
comunicación de
sugerencias, quejas y
reclamos de clientes y
funcionarios para la
detección de los puntos a
evaluar y mejorar.
RECURSOS DOCUMENTOS

impresora, instalaciones
 RECURSOS HUMANOS: Director
 Solicitud de acción correctiva o
administrativo, comercial y
preventiva.
financiero, coordinadores de área,
 Encuesta satisfacción al cliente.
gerente general, ingenieros de
 Evaluación desempeño de los
diseño, delineantes, auxiliares de
proveedores.
ingeniería, recepcionista, asistente
administrativo, mensajero.
Office.
INDICADORES
 Número de acciones correctivas realizadas.

 Número de acciones preventivas realizadas.

Cargo
Nombre
Firma
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VERSIÓN: 01
FECHA: 02/05/2017 pág. 46
 Diagrama de Flujo
Seguimiento, control y evaluación

Coordinador de Procesos Gerente General
financiero
INICIO
Diseñar acciones para

realizar mejoras en los
diferentes procesos
Identificar a través de - Satisfacción al cliente.

- Ev. Desempeño proveedores. 1
evaluaciones, los puntos - Ev. Desempeño del personal
a corregir o mejorar No
¿Se requieren recursos

2 Definir acciones adicionales para implementar
las acciones?
Si
1 Revisar presupuesto
Diseñar planes de Si
¿Aprueba adquirir Si
¿Hay
acciones de mejora los recursos? presupuesto?
No 2 No
|
Presentar diseño de ¿Aprueba las

acciones de mejora acciones?
Corregir acciones No
Distribuir y presentar
3 acciones a los empleados Si
de la empresa
Hacer seguimiento a las ¿Se están cumpliendo las

No 3
acciones definidas acciones?
Si
Fin
CÓDIGO: PGC01
VERSIÓN: 01
FECHA: 02/05/2017 pág. 47
8. DEFINICIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN
Los indicadores de calidad son una herramienta que permite hacer un seguimiento a los
diferentes procesos ejecutados en la empresa, comprobando si se están cumpliendo los
objetivos fijados desde la Gerencia. Determinar indicadores en Aycardi Ingenieros
Civiles S.A.S, nos permite detectar desvíos significativos entro los objetivos propuestos
y los resultados obtenidos, con el fin de realizar mejoras oportunas en los diferentes
procesos para asegurar la satisfacción de los clientes y en general la buena organización
dentro de la empresa. A continuación, se exponen los indicadores que se definieron en
los diferentes procesos:
CÓDIGO: PGC01
VERSIÓN: 01
FECHA: 02/05/2017 pág. 48
CÓDIGO: PGC01
VERSIÓN: 01
FECHA: 02/05/2017 pág. 49
9. CONTROL DE CAMBIOS
Fecha Versión Descripción de cambios

02-05-2017 01 No aplica
10. ANEXOS
10.1 Formatos
LISTA DE FORMATOS
FORMATO PROCESO RESPONSABLE(S)
Listado maestro de Gestión de calidad – Coordinador de proyectos, Ingeniero de
cantidades de obra Realización del servicio diseño, Coordinador de procesos
memorias de cálculo Realización del servicio diseño, Coordinador de procesos
planos Realización del servicio – diseño, Coordinador de procesos –
Entrega del Servicio Recepcionista
Hoja de vida del Gestión de calidad Coordinador del proyecto – Director
proyecto administrativo, comercial y financiero –
Gerente General
Control carpeta de Gestión de calidad Coordinador de procesos
proyectos
Control estado de Gestión de calidad – Coordinador del proyecto – Director
proyectos Gestión financiera – administrativo, comercial y financiero –
Dirección estratégica Gerente General
Listado maestro de Gestión de calidad – Coordinador del proyecto – Director
proyectos Dirección estratégica- administrativo, comercial y financiero –
Planeación del servicio – Gerente General – Coordinador de
Realización del servicio. procesos
Factibilidad del Licitaciones y ofertas Director comercial, administrativo y
proyecto financiero – Gerente General
Consolidación de Licitaciones y ofertas – Director comercial, administrativo y
licitaciones Dirección estratégica financiero – Gerente General
presentadas
Solicitud de póliza Licitaciones y ofertas Director administrativo, comercial y
financiero
CÓDIGO: PGC01
VERSIÓN: 01
FECHA: 02/05/2017 pág. 50
Listado de servicios Planeación del servicio Coordinador de procesos

en Aycardi
Ingenieros Civiles
S.A.S
Registro y matrícula Planeación del servicio Coordinador de procesos, asistente
del proyecto administrativo
Orden de trabajo Planeación del servicio Coordinador de procesos
Revisión de planos Realización del servicio Ingeniero de diseño, Coordinador del
proyecto, Coordinador de procesos
Resumen del Realización del servicio Ingeniero de diseño, Coordinador del
proyecto proyecto, Coordinador de procesos
Revisión modelos Realización del servicio Ingeniero de diseño, Coordinador del
RCB proyecto
Revisión despieces Realización del servicio Ingeniero de diseño, Coordinador del
proyecto
Acta de reunión Realización del servicio Recepcionista, Coordinador del
proyecto
Orden de ploteo Entrega del servicio Coordinador del proyecto, Cliente,
Coordinador de dibujo
Revisión planos Entrega del servicio Coordinador de procesos
radicados
Liberación del Entrega del servicio Ingeniero de Diseño, Coordinador de
proyecto Procesos, Directora administrativo,
Memorando de Entrega del servicio Recepcionista, Ingeniero de Diseño
entrega
Listado de Gestión financiera Director administrativo, comercial y
proveedores financiero
Cuentas por pagar Gestión financiera Director administrativo, comercial y
financiero – Gerente General
Recibos de caja Gestión financiera Director administrativo, comercial y
menor financiero – Asistente administrativo
Relación presentación Gestión financiera Director administrativo, comercial y
pago de impuestos financiero
Hojas de vida Gestión humana Asistente administrativo
Registros de Gestión humana Asistente administrativo
capacitación
Plan de capacitación Gestión humana Director administrativo, comercial y
financiero – Asistente administrativo
Evaluación Seguimiento, control y Director administrativo, comercial y
desempeño de evaluación financiero – Asistente administrativo –
proveedores Coordinador de procesos
Encuesta satisfacción Entrega del servicio – Director administrativo, comercial y
al cliente Seguimiento, control y financiero – Gerente General –
evaluación – Dirección Coordinador de procesos
estratégica
Solicitud de acción Seguimiento, control y Todos los integrantes de la organización.
preventiva o evaluación
correctiva
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CÓDIGO: PGC01
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Nombre Cargo Fecha Versión

Elaborado
Revisado
Aprobado
Fecha de aprobación: ______________________

Capitulo 5 Procedimiento para Revisar El Manual

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MANUAL DE PROCESOS Y

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Federico Aycardi Villaneda

7.3.1 Gestión Financiera ...........................................................................................................35

El presente documento contiene el Manual de Procesos y Procedimientos de Aycardi

Este manual aplica para cualquier área de la empresa.

 Organigrama: Es la representación gráfica de los órganos funcionales que

 Tarea: "Conjunto de actividades y operaciones que se llevan a cabo en el ámbito

 Proceso: "Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan,

 Procedimiento: "Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un

 Manual de procesos y procedimientos: Es una herramienta que le permite a la

 Control: Acción que busca minimizar riesgos, analizar el desempeño de las

 Eficacia: Capacidad de producir resultados en un tiempo determinado.

 Eficiencia: Maximización de los recursos empleados para generar productos o

 Diagrama de flujo: Representación gráfica de un proceso o procedimiento que

 Macroproceso: Conjunto de procesos.

 Sistema: Es una red de procesos interconectados, diseñados para satisfacer las

5.1 Estructura interna

COORDINADOR DE PROYECTOS COORDINADOR DE DIBUJO

La Estructura orgánica de la Empresa fue concebida con base en procedimientos

Para el desarrollo de cada proyecto de la empresa se cuenta con un personal

5.2 Presentación de la empresa

AYCARDI INGENIEROS CIVILES S.A.S. Se constituyó mediante escritura pública

La Ingeniera Claudia Patricia Gómez León, Ingeniera Civil, especialista en

AYCARDI INGENIEROS CIVILES S.A, ofrece sus servicios de Consultoría en todas

Estamos conscientes del papel protagónico que desempeña la Ingeniería Civil

5.5 Objetivos de calidad

 Garantizar las entregas de proyectos y servicios a tiempo, de acuerdo a

5.6 Política de calidad

AYCARDI INGENIEROS CIVILES S.A.S, ofrece productos de calidad en

La gerencia se compromete con la provisión de recursos para asegurar la mejora

5.7 Valores corporativos

5.8 Simbología utilizada

SIMBOLO NOMBRE DESCRIPCIÓN

Inicio/ Final Indica fin o inicio de un procedimiento.

Acción Representa la ejecución de una o más tareas

Decisión Representa una actividad de decisión o

Conector Representa una entrada o una salida de una parte

Conector Representa el enlace en hojas diferentes de un

Simboliza cualquier documento que intervenga

Dirección del Conecta los símbolos señalando el orden en que

 Procesos gerenciales: Incluyen procesos relativos al establecimiento de

 Procesos operativos o misionales: Incluyen todos los procesos que

 Procesos de apoyo: Pertenecen a este grupo los procesos que provisionan

 Procesos de mejora o evaluación: Son aquellos que se utilizan para medir

7. IDENTIFICACIÓN Y CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS

7.1 Procesos estratégicos

7.1.1 Dirección estratégica

actual de la empresa; que  Perfil de

Elabora informe - Listado de proyectos.

Entregar al Gerente los

Analizar la eficacia y eficiencia de Presentar informes de los

¿Aprueba el plan Elaborar plan Plan estratégico

Si No 2 Elaborar ajustes al plan Elaborar ajustes al Elaborar ajustes al

7.1.2 Gestión de Calidad

SIG, soportados en los  Parámetros de control

 Listado maestro de cantidades de

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Planear las actividades y controles

Hacer seguimiento a cada

Evaluar el cumplimiento de las

Diseñar procedimientos para