Professional Documents
Culture Documents
establecer las redes de autoridad y comunicación necesarias para el logro de los planes. En otras palabras se
debe organizar y el mecanismo fundamental para que se materialice en acción es su adscripción en los
manuales de organización (manual de funciones/puestos)
Existen dos instrumentos principales a través de los cuales se explicitan las estructuras organizativas:
- Organigrama.
- Manual de Organización.
Organigrama
Es la representación gráfica de la estructura organizativa.
Es un modelo abstracto y sintético, que permite obtener una idea uniforme acerca de una organización.
El organigrama tiene una doble finalidad:
• Desempeñar un papel informativo, al permitir que los integrantes de la organización y las personas
vinculadas a ella conozcan, a nivel global, sus características generales.
• Servir de instrumento para el análisis estructural, al poner de relieve, con la eficacia propia de las
representaciones gráficas, las particularidades esenciales de la organización representada.
Requisitos generales:
* Claridad.
* Actualidad.
* Uniformidad.
El organigrama constituye en instrumento sumamente útil, pudiendo señalase las siguientes ventajas:
Proporciona una imagen formal de la organización, favoreciendo la
familiarización de los miembros de la organización con las características de la
misma al informar sobre la ubicación y funciones de su unidad y las relaciones
de dependencia que existen.
Ayuda a descubrir problemas estructurales.
Colabora en el análisis, conocimiento y diseño de la organización estructural.
FUNCIONES ADMINISTRATIVAS
FUNCIONES PEDAGÓGICAS
OTRAS FUNCIONES
b) Procesos Bibliográficos.
* Seleccionar y adquirir el material documental en apoyo a los programas de docencia e investigación que se
imparten en el Centro Nuevo León.
c) Servicios al Público.
* Organizar, controlar y evaluar los diferentes servicios que se otorgan a los usuarios.
* Proporcionar al usuario el préstamo del material documental que forma parte del acervo bibliográfico a través
de sus diversas modalidades: préstamo en sala, a domicilio e interbibliotecario.
CONCEPTO DE ORGANIGRAMA
El organigrama tiene alcances mayores y otros propósitos, por ejemplo, para relaciones públicas, para
formación de personal, fiscalización e inspección de la organización, evaluación de la estructura,
reorganización, evaluación de cargos, entre otros.
(fleitman)
REQUISITOS FUNDAMENTALES
a. Los organigramas deben ser, ante todo, muy claros para ayudar a comprender la estructura
administrativa de la organización.
b. Deben contener nombres que caractericen las funciones, competencias o procesos.
c. Los cuadros deben quedar separados entre sí por espacios
Tratar de representar en ellos a base de colores, líneas gruesas, etc., otras muchas características, como
serían las de comunicación interdepartamental, limitaciones, facultades etc., solo los hace, a nuestro juicio,
confusos. Los otros elementos mencionados quedan ordinariamente consignados en los manuales de
organización y los análisis de puestos, con los cuales se debe ligar a los organigramas.
a) Los organigramas deben de ser, ante todo muy claro por ellos se recomienda que no contengan un número
excesivo de cuadros y de puestos, ya que estos, en vez de ayudar a la estructura administrativa de la
empresa, puede producir mayores confusiones. Por ello, los cuadros deben quedar separados entre sí por
espacios apropiados.
1. Precisión o Exactitud: En los organigramas, los órganos de la dependencia y sus interrelaciones deben
aparecer perfectamente definidos, destacando sus niveles jerárquicos y mostrando las relaciones de
dependencia entre ellos. Debe reflejar verazmente la estructura de la organización que representa.
2. Vigencia o Realidad: Debe representar la estructura jerárquica existente en la empresa, en el momento de
prepararlo y no la del instante de la creación de la empresa .Es importante que reflejen la situación presente y
por ello sean constantemente actualizados.
CLASIFICACIÓN DE ORGANIGRAMAS
A) SEGUN SU CONTENIDO Y OBJETO
B) SEGUN SU AMBITO DE APLICACIÓN
C) SEGUN SU PRESENTACION
NTEGRALES
Es la representación gráfica de todas las unidades administrativas de una organización así como sus
relaciones de jerarquía o dependencia.
FUNCIONALES
Incluyen en el diagrama de organización, además de las unidades y sus interrelaciones, las principales
funciones que tienen asignadas las unidades incluidas en el gráfico
Indican, para cada unidad consignada, las necesidades en cuanto a puestos, así como el número de plazas
existentes o necesarias. También pueden incorporar los nombres de las personas que ocupan las plazas
GENERALES
Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, dependiendo
de su magnitud y características.
VERTICALES
Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los
diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por
lo cual, los manuales de organización recomiendan su empleo.
HORIZONTALES
Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles
jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por
líneas dispuestas horizontalmente.
MIXTOS
Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de
graficación. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la
base.
DE BLOQUE
Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en
espacios más reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los últimos niveles
jerárquicos.
CIRCULARES
En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de
círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el
centro hacia los extremos, y el último círculo, o sea el más extenso, indica el menor nivel de jerarquía de
autoridad. Las unidades de igual jerarquía se ubican sobre un mismo círculo, y las relaciones jerárquicas
están indicadas por las líneas que unen las figuras.
• En el diseño de los organigramas es importante tener en cuenta los niveles de mando o jerarquías en la
organización.
• La relación de colaboración entre los diferentes niveles y departamentos o secciones deberán representarse
por medio de líneas que unan las figuras.
• Las líneas serán de trazo continuo para referirse a las relaciones jerárquicas y de trazo discontinuo para el
resto de las relaciones.
• En el organigrama se recogen fundamentalmente las funciones desempeñadas, no los nombres de las
personas.
Por lo general, las operaciones administrativas que se efectúan en una organización requieren documentos
para dejar constancia de su ejecución. Cuando estas operaciones son numerosas y repetitivas se utilizan
formas impresas, cuyo uso incide de manera directa tanto en la simplificación del trabajo como en la calidad
de la información que se maneja; por ello, es necesario tener en cuenta los elementos siguientes:
• Su contenido.
• La cantidad que de ellas se utiliza.
• El costo que representan.
• El grado en que permiten imprimir celeridad y cohesión a las acciones.
• Que constituyen un vehículo confiable para generar y transmitir información.
Cuando se revisan las condiciones materiales del contenido de un formulario —tamaño, papel, tinta, clase de
impresión, encuadernación y frecuencia de uso— y consideraciones funcionales —identificación, objetivo,
información, estructura, tipo y secuencia de datos— se deben considerar los siguientes aspectos:
• Formularios cuyas dimensiones no coinciden con el tamaño de los equipos en que se procesan o son
excesivas para los datos que contienen.
• Duplicación de formas para un mismo fi n.
• Exceso de formularios de poco uso.
• Formularios con un número de copias innecesario.
• Formularios cuyo diseño no satisface el propósito para el que fueron creados.
• Formularios para trámites en los que no son necesarios, o sin la forma y contenido requeridos.
FUENTES DE INFORMACION
Por lo general, los formularios que emplea una organización suelen ser diversos. Entre los más comunes se
pueden mencionar:
• De su uso interno (por ejemplo, el control para pedidos de papelería).
• Diseñadas para la presentación de resultados (informe a órganos de gobierno).
• Producto de un consultor externo (formulario para realizar un procedimiento).
• De uso comercial común (formulario para solicitud de empleo).
• Elaboradas por una autoridad normativa para uso interno y reporte de acciones (declaraciones de
impuestos).
• Requeridas por una instancia externa para su uso exclusivo (encuesta de alguna cámara o confederación).
• Propuestas por un fabricante de papel o diseñador profesional (formularios continuos para captura de
información).
DISEÑO
Elementos funcionales
Identificación
• Logotipo de la organización.
• Título.
• Fecha.
• Número de hoja.
(En los dos puntos anteriores se puede incluir, si es un cambio, la fecha y número de hoja que sustituye,
según el tipo de documento, estudio o proyecto de que se trate.)
• Nombre de quien lo elabora, revisa y/o autoriza.
• Clave del formulario.
Manual
Se necesitan espacios adecuados para que la información quede suficientemente clara y se eviten errores de
interpretación.
A máquina
El espaciado debe adecuarse a la longitud del carro de una máquina de escribir, aunque no existe una
estandarización de este equipo.
En impresoras de equipo de cómputo
Este tipo de reproducción no debe representar ningún problema, ya que los formularios tienen que haberse
creado en la computadora desde un principio. En caso contrario, puede usarse un escáner para capturarlas y
darlas de alta en una unidad de memoria.
ELABORACION DE ORGANIGRAMAS MEDIANTE LA UTILIZACION DE LA COMPUTADORA
Paso 1: Crear un Documento en blanco dentro de Microsoft Word
Paso 2: Click en el menú “diseño de página” y seleccionar “orientación horizontal”
Paso 3: Damos click en “márgenes” y definimos “estrechos”
Paso 4: Click en el menú insertar, seleccionando la opción “SmartArt” para insertar un organigrama
Paso 5: Damos click en la opción “jerarquía”, después en “organigrama”
Paso 6: El organigrama aparece en tamaño pequeño por lo cual debemos ampliarlo al tamaño de la pagina
Paso 7: Para eliminar una forma no deseada hacemos click sobre ella y oprimimos la tecla “suprimir”
Paso 8: Para agregar una forma hacemos click derecho sobre ella y seleccionamos en el menú “agregar
forma debajo”
Paso 9: Para agregar un asistente hacemos la misma operación pero seleccionando “ agregar asistente”
Paso 10: Para agregar texto dentro de una forma damos click derecho y seleccionamos “modificar texto”
Recopilación de la información
Se debe seleccionar previamente la información que recopile, los hechos que deben ser constatados, deben
ser objetivos, es decir no deberá recopilar datos innecesarios, hay que tener en cuenta el propósito del estudio
y se debe proceder a la evaluación de la información recopilada con la finalidad de:
* Asegurarse que es relativa al problema
* Determinar si de ella se desprende la existencia de nuevos problemas
* Evaluar la información recopilada para ver si sugiere cambios o mejoras.
contexto
Fisonomía de la organización de acuerdo con su situación actual y su trayectoria histórica
Mecánica para generar bienes, servicios, capital y conocimientos
Ámbito de actuación
infraestructura
Esquema de operación
Estructura organizacional
Programa institucional
POSICIÓN COMPETITIVA
Naturaleza, dimensión, sector y giro industrial de la organización
Competencias centrales
Capacidades distintivas
Clientes, proveedores y competidores
Desempeños
Para la revisión y presentación es necesario tomar en cuenta aspectos como son:
Revisión de la base jurídica:
* Planes nacionales, sectoriales o especificos
*Leyes federales u orgánicas
*Reglamentos
*Acta constitutiva
*Acuerdos
*Normas internacionales para estandarizar y orientar aspectos de competitividad.
Ejecución: Asignación del tiempo estimado de implementación con las acciones establecidas.
Resultados: Estimados de los beneficios esperados en términos de eficiencia y eficacia.
Conclusiones y Recomendaciones: Explicación de los hechos e inferencias sobresalientes.
Apéndices o Anexos: Exposición de información que constituya la base del proyecto.
PLANEACIÓN
Transformación de los criterios acordados en acciones específicas, para poner en práctica opciones variables
mediante la cobertura de necesidades en orden y tiempo y la clara determinación tanto de las
responsabilidades de su ejecución como del tipo de reporte con los que se informarán los avances.
SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
Análisis del comportamiento de los cambios realizados mediante mecanismos de información comprueben y
cuantifiquen las condiciones de desempeño y calidad de los resultados.
NSTRUMENTACIÓN
Consiste en seleccionar y aplicar las técnicas de acopio de información viables en función del alcance y la
forma de cobertura de la reorganización, por lo cual deben considerarse técnicas que se emplearán, la forma
de integrar la información y la revisión de contenidos de acuerdo con las prioridades establecidas.