GESTIÓN DE TALENTO HUMANO SELECCIÓN Y VINCULACIÓN

PROCEDIMIENTO VINCULACIÓN DE PERSONAL

Código: GTH-SVI-PR001 Versión: 05 Fecha de Emisión: 03/11/2017 Página 1 de 11

1. OBJETIVO

Identificar los candidatos más idóneos para proveer las vacantes, teniendo como referentes el servicio público,
la entidad y el cargo; garantizando que el personal vinculado cumpla con los requisitos de estudio, experiencia,
conocimientos básicos y las competencias para desempeñar un cargo dentro de la planta de personal.

2. ALCANCE

El procedimiento inicia con el análisis de vacantes de la planta de personal y termina con el archivo de la
historia laboral. Este procedimiento aplica para los servidores de carrera administrativa, nombramiento
provisional y de libre nombramiento y remoción.

3. DEFINICIONES

Acta de Posesión: Documento oficial firmado por el nominador y el posesionado en el que consta por escrito
que el servidor público se ha posesionado en un cargo de la planta de personal de la Entidad y en el que
manifiesta bajo juramento no estar incurso en causal alguna de inhabilidad general o especial, de
incompatibilidad o prohibición establecidas en la Constitución Política, la Ley y en las demás disposiciones
vigentes para el desempeño de empleos públicos.

Administradoras de Riesgos Laborales (ARL): Son compañías de seguros, oficiales ó privadas cuyo objeto
es la protección, prevención y atención de los trabajadores de los efectos de las enfermedades y los accidentes
que puedan ocurrirles con ocasión o como consecuencia del trabajo que desarrollan.

Afiliación: Es el documento mediante el cual los servidores públicos, quedan incorporados al sistema general
de seguridad social.

Cajas de Compensación Familiar: Entidades encargadas de la administración de prestaciones de seguridad

social las cuales propenden por el desarrollo y bienestar del trabajador y su familia en áreas como: vivienda,
cultura, salud, capacitación, recreación, desarrollo personal etc.

Competencias: Conjunto de características de la conducta que se exigen como estándares básicos para el
desempeño del empleo, atendiendo a la motivación, las aptitudes, las actitudes, las habilidades y los rasgos de
personalidad.

Competencias Laborales: Capacidad de una persona para desempeñar, en diferentes contextos y con base
en los requerimientos de calidad y resultados esperados en el sector público, las funciones inherentes a un
empleo; capacidad que está determinada por los conocimientos, destrezas, habilidades, valores, actitudes y
aptitudes que debe poseer y demostrar el empleado público.

Compromiso de Confidencialidad: Guardar discreción y reserva sobre los documentos, hechos e

informaciones a los cuales tenga acceso y conocimiento como consecuencia del ejercicio de sus funciones u
obligaciones, cuando el asunto haya sido calificado como confidencial o reservado y de acuerdo con las normas
y procedimientos vigentes.

Conflicto de Intereses: Es aquella situación en la que el juicio de las personas internas o externas que ejerzan
labores misionales y de apoyo en el Invima -concerniente a su interés primario- y la integridad de una acción,
tienden a estar indebidamente influenciados por un interés secundario, de tipo generalmente económico o
personal.

Entidad Promotora de Salud (EPS): Entidad responsable por la afiliación, registro del afiliado y recaudo de las
cotizaciones. La función básica es la de organizar y garantizar la prestación del plan de salud obligatorio a cada
uno de sus afiliados.

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Fondos de pensiones: Entidades públicas o privadas encargadas de administrar los recursos destinados a
pagar las pensiones de los afiliados.

Fondo Nacional del Ahorro (FNA): Entidad que maneja las cesantías de los servidores públicos del Orden
Nacional.

Historia laboral: Serie de documentos que soportan el cumplimiento de los requisitos para que un servidor
público ocupe un cargo dentro de la planta de personal y los soportes de las diferentes situaciones
administrativas durante su permanecía en la Entidad.

Seguridad social1: Es un servicio público de carácter obligatorio que se prestará bajo la dirección, coordinación
y control del estado, en sujeción a los principios de eficiencia, universalidad y solidaridad, en los términos que
establezca la ley.

Manual específico de funciones y de competencias laborales2: Es un instrumento de administración de

personal a través del cual se establecen las funciones y las competencias laborales de los empleos que
conforman la planta de personal de una entidad y los requerimientos exigidos para el desempeño de estos. Se
constituye en el soporte técnico que justifica y da sentido a la existencia de los cargos en una entidad u
organismo.

Nombramiento: Acción por la cual mediante acto administrativo se designa a una persona para ocupar un
cargo, en calidad de libre nombramiento, provisional, carrera, periodo de prueba y encargo.

Los empleados públicos tienen con la administración una relación legal y reglamentaria que se materializa en
un acto administrativo de nombramiento y su posterior posesión.

Nombramiento provisional: Modalidad de provisión transitoria de empleos de carrera que se hallan vacantes
de forma temporal o definitiva y que recaen en personas no seleccionadas por concurso de méritos. Los
nombramientos provisionales tienen plazo de seis (6) meses, que pueden ser prorrogados de acuerdo con las
necesidades de la entidad, previa solicitud del jefe de la entidad ante la Comisión Nacional del Servicio Civil.

Comunicación y término para aceptar el nombramiento3: El acto administrativo de nombramiento se

comunicará al interesado por escrito, a través de medios físicos o electrónicos, indicándole que cuenta con el
término de diez (10) días para manifestar su aceptación o rechazo.

Plazos para la posesión 4: Aceptado el nombramiento, la persona designada deberá tomar posesión del
empleo dentro de los diez (10) días hábiles siguientes. Este término podrá prorrogarse, por escrito, hasta por
noventa días (90) hábiles más, si el designado no residiere en el lugar de ubicación del empleo, o por causa
justificada a juicio de la autoridad nominadora.

Posesión5: La persona nombrada o encargada, prestará juramento de cumplir y defender la Constitución y las
leyes y desempeñar los deberes que le incumben, de lo cual se dejará constancia en un acta firmada por la
autoridad que posesiona y el posesionado.

Vacancia definitiva6: El empleo queda vacante definitivamente, en los siguientes casos:

1. Por renuncia regularmente aceptada

2. Por declaratoria de insubsistencia del nombramiento en los empleos de libre nombramiento y remoción.

1
Constitución Política de Colombia - Art. 48
2
Guía para establecer o ajustar el manual específico de funciones y competencias laborales - DAFP
3
Decreto 648 de 2017. Artículo 2.2.5.2.6
4
Decreto 648 de 2017. Artículo 2.2.5.2.7
5
Decreto 648 de 2017. Artículo 2.2.5.2.8
6
Decreto 648 de 2017. Artículo 2.2.5.2.1

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3. Por declaratoria de insubsistencia del nombramiento, como consecuencia del resultado no satisfactorio
en la evaluación del desempeño laboral de un empleado de carrera administrativa.
4. Por declaratoria de insubsistencia del nombramiento provisional.
5. Por destitución, como consecuencia de proceso disciplinario.
6. Por revocatoria del nombramiento.
7. Por invalidez absoluta.
8. Por estar gozando de pensión.
9. Por edad de retiro forzoso.
10. Por traslado.
11. 11. Por declaratoria de nulidad del nombramiento por decisión judicial o en los casos en que la vacancia
se ordene judicialmente.
12. Por declaratoria de abandono del empleo.
13. Por muerte.
14. Por terminación del período para el cual fue nombrado.
15. Las demás que determinen la Constitución Política y las leyes

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Ver Matriz de Requisitos Legales y Otros

Ver requisitos Normas del Sistema de Gestión Integrado

5. CONTENIDO O DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

5.1 VINCULACIÓN DE LIBRE NOMBRAMIENTO

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Determinar vacantes
Determinar la clasificación del empleo a proveer dentro de Grupo de Talento
de la planta de
la planta de personal. Humano / Coordinador
personal
Grupo de Talento
Recibir las hojas de vida de los posibles aspirantes a
Recibir hojas de vida Humano/ Coordinador /
ocupar cargos dentro de la planta de personal.
Aspirante

Solicitar al aspirante, los documentos en medio físico y/o

digital, para análisis de cumplimiento de los requisitos
mínimos establecidos, de acuerdo al Formato lista de
chequeo de la historia laboral GTH-SVI-FM002 y la Guía
de documentos requeridos para tomar posesión GTH-SVI-
GU001. Grupo de Talento
Solicitar
Así mismo, con el fin de dar cumplimiento a lo descrito en Humano / Técnico o
documentos
la Ley 311 de 1996, por la cual se crea el registro nacional Auxiliar administrativo
de protección familiar, el aspirante a desempeñar el cargo,
debe diligenciar completamente el documento “Informe de
declaración de obligaciones de carácter alimentario”, por
medio de este la entidad conoce si el Servidor Público,
tiene o no obligaciones de carácter alimentario.

Revisar Realizar análisis de requisitos mínimos de las hojas de Grupo de Talento

cumplimiento de vida y documentos aportados por el aspirante, contra el Humano / Profesional o
requisitos Manual específico de funciones y de competencias Técnico designado

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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

laborales de acuerdo a la Guía de documentos requeridos
para tomar posesión GTH-SVI-GU001.
Diligenciar el Formato de verificación de requisitos
mínimos GTH-SVI-FM001.

Grupo de Talento
Solicitar la disponibilidad presupuestal del nuevo cargo a
Solicitar CDP Humano / Profesional o
vincular.
Técnico designado
Grupo Financiera /
Verificar la disponibilidad presupuestal del nuevo cargo a
Verificar CDP Profesional o Servidor
vincular.
Público designado
Entregar al Grupo Unidad de Reacción Inmediata (GURI),
en el caso de que el aspirante cumpla con los requisitos
mínimos del cargo, la documentación de la hoja de vida en
medio físico y enviar vía correo electrónico, el Formato
Datos de Identificación del Aspirante a Vinculación o Grupo de Talento
Entregar
Cambio de Grado GTH-SVI-FM008, completamente Humano / Profesional o
documentación a
diligenciado, con el fin de realizar la verificación de la Técnico designado
GURI
documentación del aspirante. Servidor Público GURI

De acuerdo al Instructivo verificación de la información de

la hoja de vida GTH-SVI-IN003 del aspirante para
vinculación.

Comunicar vía correo electrónico al área de capacitación

de la Entidad, los aspirantes a vincular, con el fin de
programar la prueba de competencias laborales. Grupo de Talento
Programar pruebas Humano / Profesional /
Así mismo, el aspirante envía hoja de vida formato Aspirante a vincular
(función pública) al DAFP, con el fin de aplicar la
evaluación de competencias laborales.

Realizar evaluación de competencias laborales al

aspirante a vincular, a través de la aplicación del
instrumento de medición, que establezca la Instituto. Grupo de Talento
Aplicar pruebas Así mismo, verificar los resultados del aspirante, emitidos Humano / Profesional /
por el DAFP, con el fin de revisar, si supera o no la prueba Aspirante a vincular
de competencias, en caso de no ser así, se finaliza el
proceso de vinculación.

Cargar el resultado de la evaluación de la prueba de

competencias laborales, junto con la hoja de vida y los
antecedentes disciplinarios, penales y fiscales al
Ingresar datos hoja Grupo de Talento
Departamento Administrativo de la Presidencia de la
de vida al aplicativo Humano/ Profesional o
República –DAPRE-, con el fin de publicarlos en la página
en el DAPRE Técnico designado
Web de la presidencia, por el término señalado en la
respectiva norma (tres días), en concordancia con lo
establecido en la Directiva presidencial No. 3 de 2006.
Registrar la información referente a la hoja de vida y a la
Registrar la
Declaración de Bienes y Rentas, en el aplicativo del
información en el Aspirante a vincular
Sistema de Información y Gestión del Empleo Público
SIGEP
SIGEP.

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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Elaborar la Grupo de Talento

Elaborar resolución de nombramiento del aspirante a
resolución de Humano/ Profesional o
vincular, de acuerdo con las normas legales vigentes.
nombramiento Técnico designado

Grupo de Talento
Humano / Coordinador /
Revisar y aprobar la Verificar la información de la resolución de nombramiento,
Secretaria General /
resolución de con el Secretario General y entregar para la firma del
Secretario General /
nombramiento Director General.
Dirección General /
Director General

Comunicar al interesado la resolución de nombramiento

Grupo de Talento
Comunicar la por medio de correo electrónico, e informar los trámites a
Humano / Profesional o
resolución seguir, para aceptación y posterior posesión en los
Técnico designado
términos de ley.

Grupo de Talento
Elaborar, revisar y dar visto bueno al acta de posesión, Humano / Profesional o
Elaborar y aprobar el
diligenciada en el Formato acta de posesión GTH-SVI- Técnico designado /
acta de posesión
FM003. Coordinador Grupo de
Talento Humano

Comunicar
Informar vía correo electrónico al proceso de Capacitación, Grupo de Talento
vinculación del
los datos del aspirante a vincularse, con el fin de Humano/ Profesional o
nuevo servidor
programar Inducción Institucional. Técnico designado /
publico

Tomar juramento y firmar el Formato de acta de posesión

GTH-SVI-FM003. Dirección General/
Posesionar y dar Secretaría General/
lectura de acta La posesión se debe dar dentro de los términos de ley, en /Servidor Público
caso que la persona no se posesione se revoca la Posesionado
resolución de nombramiento.

Declarar Grupo de Talento

Declarar confidencialidad y conflicto de intereses de
confidencialidad y Humano/ Profesional /
acuerdo a lo establecido en el procedimiento Manejo de
conflicto de Servidor Público /
Conflicto de Intereses GDI-DIE-PR005.
intereses Posesionado

Grupo de Talento
Si el Servidor Público declara Conflicto de Interés, se le
Informar Conflicto de Humano/ Profesional /
comunicará al Jefe Inmediato, de acuerdo al procedimiento
Interés Servidor Público
Manejo de Conflicto de Intereses GDI-DIE-PR005.
designado
Diligenciar con el nuevo Servidor Público, los formularios
Grupo de Talento
de Seguridad Social (EPS, AFP, CCF, FNA) y enviarlos a
Afiliar a Seguridad Humano / Auxiliar
las respectivas entidades.
Social administrativo / Servidor
Una vez radicado inmediatamente entregar a
Público Posesionado
vinculaciones para archivar en la historia laboral.
Informar vinculación
Informar vía correo electrónico al área correspondiente a Grupo de Talento
al área
vincular, la vinculación del nuevo Servidor Público. Humano/ Profesional
correspondiente

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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Realizar la respectiva entrega de documentación del
Servidor Público, a las áreas encargadas de registrar Grupo de Talento
nueva vinculación: Humano/ Profesional o
Entregar
- Proceso de Nomina Servidor Público
documentación
designado / Servidor
- ARL Público Posesionado
- SIIF

Entregar la historia laboral al personal encargado para su

Grupo de Talento
Archivar historia archivo y custodia, de acuerdo al Formato lista de chequeo
Humano/ Auxiliar
laboral de la historia laboral GTH-SVI-FM002, e Instructivo
Administrativo
historias laborales GTH-SVI-IN002.

5.2 VINCULACION DE CARRERA ADMINISTRATIVA

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Recepcionar las hojas de vida y la documentación de los

Grupo de Talento
Servidores Públicos elegibles, las cuales deben llegar a
Recibir hojas de vida Humano/ Coordinador /
través de: Lista de elegibles de la Comisión Nacional de
Servidor Público
Servicio de Civil –CNSC.

Descargar los documentos del elegido en físico y/o digital,

del aplicativo de la OPEC, para análisis de cumplimiento Grupo de Talento
Descargar de los requisitos mínimos, de acuerdo al Formato lista de Humano/ Técnico o
documentos chequeo de la historia laboral GTH-SVI-FM002. Auxiliar Administrativo /
Igualmente, solicitarle al elegido el documento necesario Elegido a vincular
para afiliación a Seguridad Social.

Realizar análisis de la documentación aportada por el

elegido, contra requisitos mínimos y el Manual específico
de funciones y competencias laborales, de acuerdo a la
Guía de documentos requeridos para tomar posesión
GTH-SVI-GU001.
Así mismo, con el fin de dar cumplimiento a lo descrito en Grupo de Talento
Revisar
la Ley 311 de 1996, por la cual se crea el registro nacional Humano / Profesional o
cumplimiento de
de protección familiar, el aspirante a desempeñar el cargo, Técnico designado /
requisitos
debe diligenciar completamente el documento “Informe de Elegido a vincular
declaración de obligaciones de carácter alimentario”, por
medio de este la entidad conoce si el Servidor Público,
tiene o no obligaciones de carácter alimentario
Diligenciar el Formato de verificación de requisitos
mínimos GTH-SVI-FM001.

Grupo de Talento
Solicitar la disponibilidad presupuestal del nuevo cargo a
Solicitar CDP Humano / Profesional o
vincular.
Técnico designado
Grupo Financiera /
Verificar la disponibilidad presupuestal del nuevo cargo a
Verificar CDP Profesional o Servidor
vincular.
Público designado

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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Entregar al Grupo Unidad de Reacción Inmediata (GURI),

en el caso de que el elegido cumpla con los requisitos
mínimos del cargo, entregar la documentación de la hoja
de vida en medio físico y enviar vía correo electrónico, el Grupo de Talento
Entregar
Formato Datos de Identificación del Aspirante a Humano/ Profesional o
documentación
Vinculación o Cambio de Grado GTH-SVI-FM008, Técnico designado
GURI
completamente diligenciado, con el fin de realizar la Servidor Público GURI
verificación de la documentación. De acuerdo al Instructivo
verificación de la información de la hoja de vida GTH-SVI-
IN003.

Registrar la Registrar la información referente en la hoja de vida y la

información en el Declaración de Bienes y Rentas, en el aplicativo del Elegido a vincular
SIGEP Sistema de la Gestión del Empleo Público SIGEP.

Elaborar la Grupo de Talento

Elaborar la resolución de nombramiento, de acuerdo con
resolución de Humano/ Profesional o
las normas legales vigentes.
nombramiento Técnico designado
Grupo de Talento
Humano / Coordinador /
Revisar y aprobar la Verificar la información de la resolución de nombramiento,
Secretaria General /
resolución de con el Secretario General y entregar para la firma del
Secretario General/
nombramiento Director General.
Dirección General /
Director General

Comunicar al interesado la resolución de nombramiento

Grupo de Talento
Comunicar la por medio de correo electrónico, e informar los trámites a
Humano/ Profesional o
resolución seguir, para aceptación y posterior posesión en los
Técnico designado
términos de ley.

Grupo de Talento
Elaborar, revisar y dar visto bueno al Acta de Posesión,
Elaborar y aprobar el Humano/ Coordinador /
diligenciada en el Formato de Acta de Posesión GTH-SVI-
acta de posesión Profesional o Técnico
FM003.
designado

Informar vía correo electrónico al proceso de Capacitación,

Comunicar Grupo de Talento
los datos del aspirante a vincularse, con el fin de
vinculación Humano/Profesional
programar Inducción Institucional.

Tomar juramento y firmar el formato de Acta de Posesión

GTH-SVI-FM003. Dirección General/
Posesionar y dar Secretaría General/
lectura de acta La posesión se debe dar dentro de los términos de ley, en /Servidor Público
caso de que la persona no se posesione se revoca la Posesionado
resolución de nombramiento.

Declarar confidencialidad y conflicto de intereses de

Declarar Grupo de Talento
acuerdo a los establecido en el procedimiento Manejo de
confidencialidad y Humano/ Profesional o
Conflicto de Intereses GDI-DIE-PR005 y firmando el
conflicto de Servidor Público
formato Declaración de transparencia y conflicto de
Intereses designado
intereses GDI-DIE-FM008.

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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Grupo de Talento
Si el Servidor Público declara Conflicto de Interés, se le
Informar Conflicto de Humano/ Profesional o
comunicara al Jefe Inmediato, de acuerdo al procedimiento
Interés Servidor Público
Manejo de Conflicto de Intereses GDI-DIE-PR005.
designado

Diligenciar con el nuevo servidor público los formularios de

Grupo de Talento
seguridad social respectivos (EPS, AFP, CCF, FNA) y
Afiliar a seguridad Humano/Auxiliar
enviarlos a las respectivas entidades. Una vez radicado
social administrativo o Servidor
inmediatamente entregar a vinculaciones para historia
Público designado
laboral.

Informar vinculación
Informar vía correo electrónico al área correspondiente, la Grupo de Talento
al área
vinculación del Servidor Público. Humano/ Profesional
correspondiente
Realizar la respectiva entrega de documentación del
Servidor Público, a las áreas encargadas de registrar: Grupo de Talento
Entregar - Proceso de nómina Humano/ Profesional o
documentación Servidor Público
- ARL designado
- SIIF

Entregar la historia laboral al personal encargado para su

Grupo de Talento
Archivar historia archivo y custodia, de acuerdo al Formato lista de chequeo
Humano/ Auxiliar
laboral de la historia laboral GTH-SVI-FM002, e Instructivo
Administrativo
historias laborales GTH-SVI-IN002.

5.3 VINCULACIÓN DE PROVISIONAL

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Determinar vacantes de Determinar la clasificación del empleo a proveer dentro Grupo de Talento
la planta de personal de la planta de personal. Humano / Coordinador

Grupo de Talento
Recibir las hojas de vida de los posibles aspirantes a Humano/ Coordinador /
Recibir hojas de vida
ocupar cargos dentro de la planta de personal. Aspirante y/o Contratista
designado
Solicitar al aspirante, los documentos en medio físico
y/o digital, para análisis de cumplimiento de los
requisitos mínimos establecidos, de acuerdo al Formato
lista de chequeo de la historia laboral GTH-SVI-FM002,
de la Guía de documentos requeridos para tomar
posesión GTH-SVI-GU001.
Grupo de Talento
Solicitar Documentos Así mismo, con el fin de dar cumplimiento a lo descrito Humano / Técnico o
en la Ley 311 de 1996, por la cual se crea el registro Auxiliar administrativo
nacional de protección familiar, el aspirante a
desempeñar el cargo, debe diligenciar completamente
el documento “Informe de declaración de obligaciones
de carácter alimentario”, por medio de este la entidad
conoce si el Servidor Público, tiene o no obligaciones
de carácter alimentario.

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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Realizar análisis de requisitos mínimos de las hojas de

vida y documentos aportados por los aspirantes, contra
el Manual específico de funciones y de competencias
laborales y de acuerdo a la Guía de documentos Grupo de Talento
Revisar cumplimiento requeridos para tomar posesión GTH-SVI-GU001. Humano / Profesional o
de requisitos
Diligenciar el Formato de verificación de requisitos Técnico designado
mínimos GTH-SVI-FM001 y verificar de acuerdo al
Formato lista de chequeo de la historia laboral GTH-
SVI-FM002.

Grupo de Talento
Solicitar la disponibilidad presupuestal del nuevo cargo
Solicitar CDP Humano / Profesional o
a vincular.
Técnico designado
Grupo Financiera /
Verificar la disponibilidad presupuestal del nuevo cargo
Verificar CDP Profesional o Servido
a vincular
Público designado

Entregar al Grupo Unidad de Reacción Inmediata

(GURI), en el caso de que el aspirante cumpla con los
requisitos mínimos del cargo, entregar documentación
de la hoja de vida en medio físico y/o enviar vía correo Grupo de Talento
Entregar electrónico, el Formato Datos de Identificación del Humano/ Profesional o
documentación GURI Aspirante a Vinculación o Cambio de Grado GTH-SVI- Técnico designado
FM008, completamente diligenciado, con el fin de Servidor Público GURI
realizar la verificación de la documentación del
aspirante. De acuerdo al Instructivo verificación de la
información de la hoja de vida GTH-SVI-IN003.

Comunicar vía correo electrónico al área de

capacitación de la Entidad, los aspirantes a vincular, Grupo de Talento
Programar pruebas
con el fin de programar la prueba de Competencias Humano/ Profesional
Laborales.

Realizar evaluación de competencias laborales al

aspirante a vincular, a través de la aplicación del
instrumento de medición que establezca la Instituto.
Grupo de Talento
Aplicar pruebas Así mismo, verificar los resultados del aspirante, Humano / Profesional
emitidos por el DAFP, con el fin de revisar, si supera o
no la prueba de competencias, en caso de no ser así,
se finaliza el proceso de vinculación.

Registrar la información referente en la hoja de vida y

Registrar la información
la Declaración de Bienes y Rentas, en el aplicativo del Aspirante a vincular
en el SIGEP
Sistema de la Gestión del Empleo Público SIGEP.

Grupo de Talento
Elaborar la resolución Elaborar Resolución de nombramiento del aspirante a
Humano/ Profesional o
de nombramiento vincular, de acuerdo con las normas legales vigentes.
Técnico designado
Revisar y aprobar la Grupo de Talento
resolución de Verificar la información de la resolución de Humano / Coordinador /
nombramiento nombramiento, con el Secretario General y entregar Secretaria General /

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Código: GTH-SVI-PR001
ACTIVIDAD
Comunicar la resolución
Elaborar y aprobar el acta
de posesión
Declarar confidencialidad
y conflicto de intereses
Informar Conflicto de
Interés
Afiliar a seguridad social
Informar vinculación al
área correspondiente
Entregar documentación
Archivar historia laboral
6. TIEMPO MÁXIMO DEL PROCEDIMIENTO
Sesenta (60) días hábiles.
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SELECCIÓN Y VINCULACIÓN
PROCEDIMIENTO VINCULACIÓN DE PERSONAL
Versión: 05 Fecha de Emisión: 03/11/2017 Página 10 de 11
DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
para la firma al Director General. Secretario General/
Dirección General /
Director General
Comunicar al interesado la resolución de
Grupo de Talento
nombramiento por medio de correo electrónico, e
Humano/ Profesional o
informar los trámites a seguir, para aceptación y
Técnico designado
posterior posesión en los términos de ley.
Profesional o Técnico
Elaborar, revisar y dar visto bueno al acta de posesión
designado / Coordinador
diligenciada en el formato de Acta de Posesión GTH-
Grupo de
SVI-FM003.
Talento Humano
Declarar confidencialidad y conflicto de intereses de
Grupo de Talento
acuerdo a lo establecido en el procedimiento Manejo de
Humano/ Profesional o
Conflicto de Intereses GDI-DIE-PR005 y firmando el
Servidor Público
formato Declaración de transparencia y conflicto de
designado
intereses GDI-DIE-FM008.
Si el Servidor Público declara Conflicto de Interés, se le Grupo de Talento
comunicará al Jefe inmediato, de acuerdo al Humano/ Profesional o
procedimiento Manejo de Conflicto de Intereses GDI- Servido Público
DIE-PR005. designado
Diligenciar con el nuevo servidor público los formularios
Grupo de Talento
de seguridad social respectivos (EPS, AFP, CCF, FNA)
Humano / Auxiliar
y enviarlos a las respectivas entidades. Una vez
administrativo o Servidor
radicado inmediatamente entregar a vinculaciones para
Público designado
historia laboral.
Informar vía correo electrónico al área correspondiente, Grupo de Talento
la vinculación del Servidor Público. Humano/ Profesional
Realizar la respectiva entrega de documentación del
Servidor Público, a las áreas encargadas de registrar: Grupo de Talento
- Proceso de nómina Humano/ Profesional o
Servidor Público
- ARL designado
- SIIF
Entregar la historia laboral al personal encargado para
Grupo de Talento
su archivo y custodia, de acuerdo al Formato lista de
Humano/ Auxiliar
chequeo de la historia laboral GTH-SVI-FM002, e
Administrativo
Instructivo historias laborales GTH-SVI-IN002.
 GESTIÓN DE TALENTO HUMANO SELECCIÓN Y VINCULACIÓN
PROCEDIMIENTO VINCULACIÓN DE PERSONAL
Código: GTH-SVI-PR001 Versión: 05 Fecha de Emisión: 03/11/2017 Página 11 de 11

Nota 1: El tiempo para tomar posesión podrá prorrogarse si el designado no residiere en el lugar del empleo o
por causa justificada a juicio de la autoridad nominadora. Esta prórroga no podrá exceder de noventa (90) días
y deberá constar por escrito.

Nota 2: En los casos en los que el proceso sea manejado por un ente externo depende del tiempo que la
Institución programe.

7. PUNTOS DE CONTROL

Control Responsable Frecuencia Evidencia

Profesional de Selección y Formato de

Verificación de requisitos Vinculación y/o Servidor Público verificación de
A necesidad
para nombramiento designado requisitos mínimos
Grupo de Talento Humano GTH-SVI-FM001

Profesional de Selección y
Aprobación y firma del
Vinculación y/o Servidor Público
acto administrativo de A necesidad Actos administrativos
designado
posesión
Grupo de Talento Humano

Base de vinculación de
servidores públicos
Profesional de Selección y
Vinculación y/o Servidor Público Base de datos de
A necesidad
designado vinculación
Grupo de Talento Humano

8. REGISTROS O DOCUMENTOS ASOCIADOS

Procedimiento manejo de conflictos de intereses GDI-DIE-PR005

Guía de documentos requeridos para tomar posesión GTH-SVI-GU001
Instructivo de historias laborales GTH-SVI-IN002
Instructivo verificación de la información de la hoja de vida GTH-SVI-IN003
Formato de verificación de requisitos mínimos GTH-SVI-FM001
Formato lista de chequeo de la historia laboral GTH-SVI-FM002
Formato de acta de posesión GTH-SVI-FM003
Formato Verificación de la Información Documental Aportada por el Aspirante a Vinculación y Cambio de Grado
GTH-SVI-FM007
Formato datos de identificación del aspirante a vinculación o cambio de grado GTH-SVI-FM008
Formato declaración de transparencia y conflicto de intereses GDI-DIE-FM008

9. ANEXOS

Informe de declaración de obligaciones de carácter alimentario

ESTE DOCUMENTO IMPRESO ES UNA COPIA NO CONTROLADA

Para ver el documento controlado ingrese a https://www.invima.gov.co/procesos