BASE DE DATOS Y SU FUNCIÒN

Una base de datos es una recopilación de información relativa a un asunto o

propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el
mantenimiento de una colección de música. Si la base de datos no está
almacenada en un equipo, o sólo están instaladas partes de la misma, puede
que deba hacer un seguimiento de información procedente de varias fuentes
en orden a coordinar y organizar la base de datos.

Función Principal de una base de datos es poder:

Almacenar,
Ordenar
Clasificar información para facilitarnos el trabajo y poder importarla a
otros programas como son Word o Excel.

FRECUENCIA EN EXCEL FUNCIÓN

FRECUENCIA se especifica como una fórmula de matriz después de

seleccionar un rango de celdas adyacentes en las que se desea que aparezca el
resultado de la distribución.

Calcula la frecuencia con que se repiten los valores de un rango y devuelve un

matriz vertical de números. Por ejemplo, utilice FRECUENCIA para contar el
número de los resultados que se encuentran dentro de un rango. Debe
especificarse como una fórmula de matrices debido a que FRECUENCIA
devuelve una matriz.

Sintaxis

FRECUENCIA (datos; grupos)

La sintaxis de la función FRECUENCIA tiene los siguientes:

 Datos Obligatorios. Una matriz de un conjunto de valores o una

referencia a un conjunto de valores cuyas frecuencias se desean contar.
Si datos no contiene ningún valor, FRECUENCIA devuelve una matriz
de ceros.
 Grupos Obligatorio. Una matriz de intervalos o una referencia a
intervalos dentro de los cuales se desea agrupar los valores del
argumento datos. Si grupos no contiene ningún valor, FRECUENCIA
devuelve el número de elementos contenidos en datos.

Observaciones

 El número de elementos de la matriz devuelta supera en una unidad el

número de elementos de grupos. El elemento adicional de la matriz
devuelta devuelve la suma de todos los valores superiores al mayor
 intervalo. Por ejemplo, al sumar tres rangos de valores (intervalos)
especificados en tres celdas, asegúrese de especificar FRECUENCIA en
cuatro celdas para los resultados. La celda adicional devuelve el
número de valores en grupos que sean superiores al valor del tercer
intervalo.
 La función FRECUENCIA pasa por alto celdas en blanco y texto.
 Las fórmulas que devuelven matrices deben especificarse como
fórmulas de matriz.

CONVERTIR LA TABLA MATRIZ PASOS A SEGUIR

En muchas ocasiones la información que obtenemos para realizar un análisis

en Excel no tiene el formato adecuado, ni cumple con las mejores prácticas del
diseño de base de datos, por lo que nos vemos en la necesidad de reacomodar
los datos.

Hoy te mostraré una técnica muy fácil y rápida para convertir datos de una
matriz en columnas de manera que se facilite el análisis a través del uso de
filtros e inclusive se facilite la creación de una tabla dinámica. Considera la
siguiente matriz de datos:

Al tener los datos organizados de esta manera se hace imposible utilizar filtros
para encontrar el valor de un mes para un año específico y la única manera de
hacerlo es ubicar visualmente el cruce de ambos, pero ese método es poco
efectivo y llegará a complicarse cuando la cantidad de datos aumente. Una
buena alternativa para organizar los datos previamente mostrados es la
siguiente:
Esta forma de guardar los datos facilitará mucho su análisis, pero ¿cómo
podemos convertir datos de una matriz en columnas fácilmente? Aunque
existen métodos que utilizan fórmulas, o inclusive macros, te recomiendo
utilizar el método de la tabla dinámica el cual explicaré a continuación.

Tabla dinámica para convertir datos de una matriz

Para realizar esta conversión será necesario utilizar el Asistente para tablas y
gráficos dinámicos el cual podemos abrir con la combinación de teclas ALT + T
+ B, pero si tienes dificultad para abrir el Asistente con el teclado, te
recomiendo agregarlo a la barra de herramientas de acceso rápido. Una vez
que se muestre la ventana del Asistente, deberás asegurarte de seleccionar la
opción Rangos de consolidación múltiples:
Por supuesto, debes asegurarte también de que esté seleccionada la opción
Tabla dinámica para el tipo de informe que deseamos crear. Al pulsar el botón
Siguiente veremos el paso 2a del proceso.

En este paso debemos seleccionar la opción Crear un solo campo de página y

al pulsar el botón Siguiente, el Asistente nos permitirá seleccionar el rango de
celdas con los datos.

Después de haber seleccionado correctamente el rango deberás pulsar el

botón Agregar para añadirlo a la lista de todos los rangos. Ya que nuestro
ejemplo consta solo de una matriz de datos, podemos continuar haciendo clic
en el botón Siguiente lo cual nos llevará al último paso del proceso.

Solo resta seleccionar la ubicación de la tabla dinámica que está por

crearse, ya sea que la coloquemos en una nueva hoja de cálculo o en una hoja
existente. Para este ejemplo, he elegido la creación de una nueva hoja y al
pulsar el botón Finalizar obtengo el siguiente resultado:

El siguiente paso es remover la selección de todos los campos de la tabla

dinámica y dejar solamente el campo Valor:
El último paso para convertir datos de una matriz en columnas será hacer
doble clic sobre el único valor de la tabla dinámica, que en este ejemplo es el
número 4318, y de inmediato Excel abrirá una nueva hoja con los datos que
respaldan dicho cálculo. Como seguramente lo imaginarás, la tabla mostrada
por Excel contendrá los mismos datos que la matriz original, pero convertidos
en columnas:

Observa la similitud que existe entre esta tabla y la segunda imagen del
artículo donde propuse el resultado deseado. Solamente será necesario
cambiar los títulos de la tabla y eliminar la columna D para tener el resultado
deseado.

El método mostrado en este artículo será de gran ayuda para aquellas

ocasiones en las que recibimos los datos organizados como una matriz, pero
sabiendo de sus inconvenientes, aprovechamos la funcionalidad del Asistente
para tablas y gráficos dinámicos para realizar la conversión a columnas.