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AGENDA DE TRABAJO PARA LA SOLUCION DE CONFLICTOS

APRENDIZ
FABIO ANTONIO ARDILA ARAQUE

Instructor
DIANA KATHERINE TRILLEROS MOICA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA


TECNOLOGO EN GESTION LOGISTICA
FICHA: (1667959)
AGOSTO 2018
INTRODUCCION

Se analizan la situación en la organización sobre los conflictos que están


generando cuellos de botellas y no están permitiendo que se llegue a un acuerdo
entre los jefes de las áreas del almacén, jefe de compras, jefe de costos y jefe de
presupuestos, esto está ocasionando que la organización este dividida en
intereses propios y no el de un solo objetivo, es por eso que en este trabajo se
realiza una agenda de trabajo con el fin de dar solución a los conflictos que se
están presentando, es normal que todas la organizaciones tengan desacuerdos,
aunque son estos una oportunidad para que cada una pueda demostrar su
potencial y habilidad para dan solución a la situación, esto debe ser una discusión
de no violencia, sino una discusión de creatividad, de dinamismo, de pro actividad
para generar estrategias que le den a la organización lo mejor de cada uno y
mejorar los procesos y tiempo de entrega para la satisfacción del cliente.
 Análisis de la situación de conflicto entre los gerentes de área.

Se realiza un análisis del conflicto que se está generando en la organización, el


cual surge por un desacuerdo entre gerentes que debaten el mejoramiento de los
procesos de la cadena logística, en la situación de conflicto están involucrados el
jefe del almacén, el jefe de compras, el jefe de costos y el jefe de presupuestos, el
desacuerdo que se presenta es por el incumplimientos que se vienen presentando
en las entregas de los pedidos a los clientes. Durante este esta semana se
realizara un agenda de trabajo, en el cual nos reuniremos para debatir el conflicto
que hay en la organización por el incumplimiento a los cliente, nos reuniremos el
día lunes a las 7am. Donde se revisara la situación y daremos solución a cada uno
de los conflictos.
Agendamiento de trabajo organizativo
Lunes 7am: se revisara criterios del jefe del almacén o inventarios.
La responsabilidad de que no se entreguen los pedidos a tiempo es:
a. Del jefe de compras por que se demora más de 10 días en entregar al
almacén los pedidos solicitados.
Hoy lunes se tomara en análisis de la responsabilidad que tiene el jefe de compras
para que el almacén cuente con la materia prima necesaria. Investigaremos
porque el jefe de compras se demora más de 10 días en entregar al almacén los
pedidos solicitados, la materia prima porque esta tan demorada en llegar,
pensamos que los procesos de compras son muy importantes realizarlos de una
manera eficiente para que se eficaz, además de eso tenemos que tener en cuenta
que es muy importante para la empresa seleccionar los mejores proveedores, es
bueno pensar en los tiempos de entrega, si nuestro proveedor se está demorando
10 días en entregarnos la materia prima, preguntemos porque ?,¡ que es lo que
está pasando?.
Nuestro proveedor responde a la organización que la demora en los pedidos ha
sido porque tiene demasiados pedidos acumulados, pensaremos que la selección
de proveedores no es fácil, pero ya que nuestro proveedor no está cumpliendo con
nuestros requerimientos, es necesario cambiarlo de manera inmediata. Ahora
pensaremos cuales métodos utilizaremos para medir la calidad de nuestro nuevo
proveedor, y tener un sistema de evaluación para evaluar su desempeño que
satisfagan las necesidades de la organización, los criterios que tendremos en
cuenta a escoger el nuevo proveedor, la calidad, la responsabilidad, los tiempo de
entrega, los precios, los costos, el servicio al cliente, gestión de reclamos,
compromisos, referencias empresariales, todos estos criterios se deben establecer
para que nuestro nuevo proveedor sea mucho más eficiente en sus tiempos de
entrega y la operación no tenga que parar porque el proveedor no está
cumpliendo. Recuerden gerentes que nuestro objetivo en la empresa es encontrar
la solución a procesos que nos generan cuellos de botella y no permiten que siga
la continuidad en nuestra producción, el conflicto intergrupal que está generando
el no darnos cuenta que el trabajo debe ser un trabajo de equipo, un trabajo
colaborativo, el conflicto se debe tomar como algo positivo para la empresa porque
nos deja entrever, en que situaciones de malos procedimientos estamos fallando,
y nos ayuda a un mejoramiento continuo en la trayectoria o durante el tiempo que
estemos en la organización. Es por eso que hoy tomaremos en reflexión de
afrontar los conflictos de una manera más proactiva, indagadora, cooperativa, para
encontrar la solución.
Martes 7am: se revisara criterios del jefe del almacén o inventarios.
Hoy es nuestro segundo día de agendamiento en la solución de conflictos que
suceden en la organización, daremos paso al análisis de la siguiente situación:
b. Del jefe de presupuesto porque siempre insiste en disminuir los niveles de
inventarios, estableciendo metas que le quitan dinamismo y oportunidad al
manejo de los inventarios.
Tenemos que tener en cuenta que es muy importante para la organización los
presupuestos en costos, y una de las misiones de la organización es simplificar los
costos para tener muchos más beneficios, pensemos en cómo estamos
trabajando, de acuerdo a la oferta y demanda del mercado, se debe seguir
buscando estrategias para seguir realizando las metas que tiene la organización
en bajar los costos, y buscar más oportunidades de mejoras sin dejar decaer
nuestros inventarios, también el presupuesto de nuestros inventarios deben ser de
acuerdo a la demanda, no tendremos producto guardado demasiado tiempo sin
utilizarlo hay que bajar costos y para ello el trabajo debe ser colaborativo, jefe
compras debe trabajar de la mano con jefe de presupuesto para que así nuestro
inventarios tenga la capacidad que necesita para cumplir los procesos de
producción. Y así cumplir con las entregas del cliente.
Miércoles 7am se revisaran los criterios del jefe de compras
Hoy es nuestro tercer día de agendamiento para la solución del conflicto
generado en la organización daremos debate a la opinión del jefe de
compras:
La responsabilidad de que no se entreguen los pedidos a tiempo es:
a. Del jefe de presupuesto por que no apropia las partidas presupuestales
suficientes para realizar los volúmenes de compras necesarios que
garanticen buenos precios y poder tener capacidad de negociación.
Bueno como hablamos anteriormente manejar grandes volúmenes de compras en
el almacén puede ser algo positivo en cuestión de negociación, pero también
puede ser algo negativo para la empresa en costos de la organización, nos
colocaremos en la tarea, el jefe de almacenamiento, realizara un inventario
extremo del almacén, y el jefe de presupuestos realizara un análisis de la
demanda que tenemos en pedidos de los cliente, ya con la información se debatirá
la situación de compra en grandes volúmenes y poner manejar buenos precios,
realizaremos antes de tomar cualquier decisión una matriz dofa donde
verificaremos las debilidades, las fortaleza, oportunidades, y amenazas, que nos
pueden ayudar a la toma de decisión para mirar si comprar grandes cantidades de
materia prima pueden ayudar a tener mejor negociaciones a unos precios más
bajos, o también podría generarle a la organización un sobre costo en los
inventarios.
Jueves 7am Criterios del jefe de compras
Hoy es nuestro cuarto día de agendamiento para la solución del conflicto
generado en la organización daremos debate a la opinión del jefe de
compras:
b. Del jefe de almacén y de inventarios por no entregar de manera oportuna
los faltantes de mercancías para poder hacer de manera adecuada el
proceso de compras.
El jefe de inventarios debe entregar a tiempo la información de inventarios en el
tiempo que es, hay que respetar el trabajo de los demás ya que hay que pensar
los que los procesos dependen de otros procesos en la logística para poder
avanzar, si en el transcurso de la operación no hay un buen flujo de información
pues los procedimientos van a estar mal, y las consecuencias son un caos en la
organización. Según nuestro plan de trabajo y con los nuevos inventarios
sabremos cuales son los faltantes, jefe de compras debes evaluar cuáles serán las
compras cruzando con el inventario, jefe de presupuesto, debes de ver estrategias
de mejora para que los costos sean los mejores y así poder cumplir con el cliente.
Viernes 7am Criterios del Jefe costos y presupuestos
Hoy es nuestro quinto día de agendamiento para la solución del conflicto
generado en la organización daremos debate a la opinión del jefe costos y
presupuestos.
La responsabilidad de que no se entreguen los pedidos a tiempo es:
a. Del Jefe de inventarios por no entregar a tiempo los informes de
inventarios para poder realizar una adecuada programación de pedidos.
El nuevo agendamiento, será entregar los inventarios a tiempo, y solucionar
rápidamente la información que otras áreas dependan de nuestro trabajo, de
ahora en adelante se realizaran inventarios semanales mientras, se normaliza la
situación, y entregamos los pedidos a tiempo de los clientes.
b. Del jefe de compras por no tener un proceso adecuado en la selección de
proveedores.
El jefe de compras tendrá el trabajo de escoger un buen proveedor utilizando
sistemas de evaluación que cumplan con un excelente tiempo de entregas,

 Actividades a desarrollar para solucionar el conflicto identificado en cada área.


AREAS ACTIVIDADES A DESARROLLAR
Jefe de Almacén Se realizar inventarios semanales.
Reorganización en el almacén.
Entregar los inventarios a tiempo

Jefe de compras Realizar cambio de proveedores,


realizar sistemas de evaluación para
que el proveedor sea el mejor.
Trabajo colaborativo

Jefe de costos Analizara la demanda del mercado

Jefe de presupuesto Organizará el presupuesto de la


organización.
Análisis dofa para ver posibles
estrategias.

Conclusiones
El trabajo se realizara en equipo, donde se tomara como solución a todos los
conflictos, el aporte de cada uno en su respectiva área de trabajo, los jefe se
compromete a buscar soluciones en los procesos de la organización, con la
cooperación de cada uno se encuentra la solución a los cuellos de botella que
están estancando la operación, se crean estrategias de mejoramiento, para que
podamos cumplir con los pedidos del cliente, se trabaja con un solo objetivo,
comunicación necesaria con las tecnologías de información para que los procesos
sean rápido y agiles en respuesta inmediata a nuestros clientes.