PLANIFICACIÓN Y

COSTES

Planificación y costes (1)

† Una planificación en la que no se incluyen costes no
sirve de mucho
„ La aparición de retrasos en los proyectos puede suponer
un incremento notable de los costes
„ El número de recursos de los que dispone la empresa está
limitado (normalmente por el capital), lo que implica que
existe un número máximo de actividades simultáneas (en
función de la cantidad de recursos precisada por dichas
actividades)
† Es preciso disponer de una administración de costes
para proyectos
PLANIFICACIÓN Y COSTES 2

PLANIFICACIÓN Y COSTES 1
 Planificación y costes (2)
† Empresa tradicional
„ Área de proyectos de la empresa
† Se encarga de la planificación y programación de los proyectos
„ Área financiera de la empresa
† Se encarga de la administración de costes para proyectos
† Recurre a técnicas de tipo contable
† Problema de la empresa tradicional
„ El proyecto se dirige desde dos departamentos distintos
„ No existe un cruce de información suficientemente fluido
entre ambos sectores
„ Resulta difícil un análisis comparativo entre las variables
tiempo y coste
PLANIFICACIÓN Y COSTES 3

Planificación y costes (3)

† Preguntas sin respuesta en la empresa
tradicional
„ Para la cantidad de servicio ya realizado, ¿cómo
han resultado los costes en comparación con las
previsiones?
„ De entre todos los sectores involucrados en el
proyecto, ¿cuál está gastando más de lo previsto?
„ Continuando la actual tendencia de gastos y
retrasos, ¿cuál será la situación a la terminación
del proyecto?
PLANIFICACIÓN Y COSTES 4

PLANIFICACIÓN Y COSTES 2
 Planificación y costes (4)
† Ejemplo:
„ El coste acumulado en la
fecha resulta menor que el
previsto
„ El problema de este gráfico es
que no aporta ninguna
información de lo que
realmente ha sido ejecutado
„ En conclusión, no sabemos si
el proyecto está siendo bien
ejecutado

PLANIFICACIÓN Y COSTES 5

Consideraciones sobre costes

† Existen dos tipos de costes en los proyectos, que
configuran su coste total
„ Costes directos
† Cada actividad o PT tiene un coste directo asociado
† Indican el valor en dinero de los recursos utilizados (personal,
material, equipos) para la ejecución de un PT
„ Costes indirectos
† Constituidos por impuestos, permisos, restaurantes,…
† No se imputan a las actividades sino a otros sectores de la
empresa
† Cuando un coste indirecto se imputa a más de un sector, se hace
un reparto del mismo entre los sectores que lo originan

PLANIFICACIÓN Y COSTES 6

PLANIFICACIÓN Y COSTES 3
 Métodos de Planificación y costes
† PERT/Costo
„ Las tareas tienen duraciones y costes fijos
† CPM/Costo
„ Los costes y duraciones de las tareas no son fijos
„ La duración varía inversamente con el coste

PLANIFICACIÓN Y COSTES 7

PERT/Costo
† Las actividades tienen coste y duración fijos
† Los costes indirectos se reparten
proporcionalmente entre las actividades
† El coste de una actividad es su coste directo
más la parte proporcional que le corresponde
de costes indirectos

PLANIFICACIÓN Y COSTES 8

PLANIFICACIÓN Y COSTES 4
 PERT/Costo. Método
† Se realiza la planificación recurriendo al método de flechas
en escala
† La planificación se hace dos veces, una con todas las
actividades en sus PFI, y otra con todas en sus UFI,
† El coste de cada actividad se reparte de forma lineal a lo largo
de su duración, lo que da lugar a un coste por unidad de
tiempo para cada una de las tareas
† Para cada unidad temporal se suman los costes de todas las
actividades en ejecución en ese momento, obteniéndose dos
parámetros
„ Coste durante dicha unidad de tiempo
„ Coste acumulado desde el comienzo del proyecto
† Se representan las dos gráficas de costes acumulados halladas
PLANIFICACIÓN Y COSTES 9

PERT/Costo. Ejemplo (1)

ACTIVIDAD DEPENDENCIA DURACIÓN COSTE

A - 2 20
B A 3 45
C A 4 60
D A 7 70
E B, C 6 90
F B, C, D 3 60
G C, D 5 100
H E, F, G 2 60

PLANIFICACIÓN Y COSTES 10

PLANIFICACIÓN Y COSTES 5
 PERT/Costo. Ejemplo (2)
Actividad Tiempo (Actividades situadas en PFI)
Nombre Dependencias Duración 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

A - 2 E
B
15 15 15 15 15 15
B A 3
15 15
C A 4

15
D A 7
A C F H
E B, C 6 10 10 15 15 15 15 20 20 20 30 30
20
F B, C, D 3
10 G 20
D 20
G C, D 5 10
20
10 20
H E, F, G 2 10 10 10 10

Costo mensual 10 10 40 40 40 25 25 25 25 55 55 55 20 20 30 30

Costo acumulado 10 20 60 100 140 165 190 215 240 295 350 405 425 445 475 505

PLANIFICACIÓN Y COSTES 11

PERT/Costo. Ejemplo (3)

Actividad Tiempo (Actividades situadas en UFI)
Nombre Dependencias Duración 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

A - 2 B 15
15

B A 3
15 15 15 15 E
15
15
C A 4
15
F
D A 7
A C 20 20 20 H
E B, C 6 10 10 15 15 15 15 30 30
20
G
F B, C, D 3 20
10
D 20
G C, D 5 10
20
10 20
H E, F, G 2 10 10 10 10

Costo mensual 10 10 10 10 25 40 40 40 25 35 35 55 55 55 30 30

Costo acumulado 10 20 30 40 65 105 145 185 210 245 280 335 390 445 475 505

PLANIFICACIÓN Y COSTES 12

PLANIFICACIÓN Y COSTES 6
 PERT/Costo. Ejemplo (4)
600

Zona de
500 posibles
opciones
400

Red con actividades en PFI

Coste directo acumulado 300
Red con actividades en UFI

200

100

0
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
Tiempo

PLANIFICACIÓN Y COSTES 13

PERT/Costo. VTR
† Controlar financieramente un proyecto significa
„ Seguir su evolución
„ Estudiar los desvíos entre los costes reales y los previstos
„ Extrapolar tendencias de desvíos de costes y duración de las tareas
para, de ser preciso, replantear el proyecto
† VTR: Valor del Trabajo Realizado
„ Relaciona el coste previsto de una o varias tareas con el porcentaje de
trabajo realizado de las mismas
„ VTR = (PTR) x (CP)
† PTR: Porcentaje de Trabajo Realizado
† CP: Coste Previsto
„ VTR se usa normalmente para comparar con el Coste Real (CR) que
lleva el proyecto y extrapolar tendencias para la ejecución de lo que
resta del proyecto

PLANIFICACIÓN Y COSTES 14

PLANIFICACIÓN Y COSTES 7
 PERT/Costo. VTR. Ejemplos (1)
† Ejemplo 1
„ Sea una actividad con duración de 125 días y coste 375
„ Después de 100 días se comprueba que el gasto realizado
ha sido de 250, cuando tan sólo un 60% de la actividad
estaba realizada
„ Comparando VTR con CR se llega a la conclusión de que
la tarea está siendo ejecutada a un costo superior al
previsto
Coste Real (CR) 250
Coste Previsto (CP) 300
PTR 0.6
VTR (PTR) x (CP) = 0.6 x 300 = 180

PLANIFICACIÓN Y COSTES 15

PERT/Costo. VTR. Ejemplos (2)

MES
† Ejemplo 2 ACT
1 2 3 4 5 6 7

„ Consideremos la ejecución A
B
de siete tareas secuenciales C
con duración de un mes y D
E
coste 10 cada una
7 F
6 G
5
Coste Previsto (CP)

0
0 1 2 3 4 5 6 7
Tiempo

PLANIFICACIÓN Y COSTES 16

PLANIFICACIÓN Y COSTES 8
 PERT/Costo. VTR. Ejemplos (3)
† Después de cuatro meses de ejecución se ejecutaron
únicamente tres tareas, constando los siguientes datos
para cada una
† Duración: 40 días
MES
† Coste: 15 ACT
1 2 3 4 5
A
MES
0 1 2 3 4 B
CP 0 10 20 30 40 C
PTR 0 0,75 0,75 0,75 0,75
D
CR 0 11,25 22,5 33,75 45
VTR 0 7,5 15 22,5 30 E

PLANIFICACIÓN Y COSTES 17

PERT/Costo. VTR. Ejemplos (4)

50

45 d c
40
e
CR
30
b a
Coste

CP
20

10
Hoy
VTR
0
0 1 2 3 4 5 6 7
Tiempo

PLANIFICACIÓN Y COSTES 18

PLANIFICACIÓN Y COSTES 9
 PERT/Costo. VTR. Ejemplos (5)
† Significado de los segmentos
„ ab = 1 mes. Representa el atraso en la ejecución del
proyecto. A los 4 meses se ha terminado de realizar una
cantidad de trabajo que se planeó ejecutar en 3 meses
„ ad = 15. Representa el exceso de dinero gastado para el
trabajo realizado hasta el momento
„ de = 5. Representa el exceso de dinero gastado para la
fecha dada
„ cd = 0.5 meses. Representa que el gasto alcanzado por CR
sólo debería haber sido gastado medio mes después de la
fecha de estudio

PLANIFICACIÓN Y COSTES 19

PERT/Costo. VTR. Ejemplos (6)

† Gráficos de tendencias
„ Seguimiento de ejecución. Retraso temporal con respecto
a lo previsto)
⎛ CR ⎞
„ Seguimiento financiero ⎜ − 1⎟ ⋅100
⎝ VTR ⎠
Seguimiento de ejecución Seguimiento financiero

3 100

75
2
Mayor gasto

50
Avance

1
25

0 0
Menor gasto

0 1 2 3 4 5 6 7 8 0 1 2 3 4 5 6 7 8
Retraso

-25
-1
-50
-2
-75

-3 -100
Tiempo (meses) Tiempo (meses)

PLANIFICACIÓN Y COSTES 20

PLANIFICACIÓN Y COSTES 10
 CPM/Costo
† El coste de las actividades es inversamente
proporcional a su duración
† El coste de las actividades sólo incluye costes
directos
† Los costes indirectos se consideran aparte de
las actividades

PLANIFICACIÓN Y COSTES 21

† Minimización de costes
„ Método PERT/Costo
„ Se minimiza el coste del proyecto teniendo en cuenta dos factores
† Mayor número de recursos =>
„ Mayores costes directos
„ Reducción del tiempo necesario para cada actividad => Menor duración
temporal para el proyecto => menores costes indirectos
† Menor cantidad de recursos =>
„ Menores costes directos
„ Aumento del tiempo necesario para cada actividad => Mayor duración
temporal para el proyecto => mayores costes indirectos
„ Resultados
† Coste óptimo
† Tiempo de ejecución
† Cantidad de recursos necesarios

PLANIFICACIÓN Y COSTES 22

PLANIFICACIÓN Y COSTES 11