Módulo 4: Optimización de la Gestión Administrativa Senati Virtu@l

PROGRAMA: “GESTIÓN ESTRATÉGICA DEL CAPITAL HUMANO”

MÓDULO 1: ADMINISTRACIÓN
ESTRATÉGICA DEL CAPITAL HUMANO

UNIDAD 4:
OPTIMIZACIÓN DE LA GESTIÓN
ADMINISTRATIVA

Senati Virtu@l

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ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA
DEL CAPITAL HUMANO

Guía del Participante

PRIMERA EDICIÓN
Julio 2007

Todos los derechos reservados. Esta publicación no puede ser reproducida total ni
parcialmente, sin previa autorización del SENATI.

C Servicio Nacional de Adiestramiento en Trabajo Industrial - SENATI

Panamericana Norte Km 15,200, Independencia – Lima Perú.
Teléfono: (0051-1) 533-4503
E mail: campusvirtual@senati.edu.pe

Material auto instructivo, destinado a la capacitación de trabajadores del SENATI a nivel

nacional.

Lima, Julio 2007

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UNIDAD 4:
OPTIMIZACIÓN DE LA
GESTIÓN ADMINISTRATIVA

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Optimización de la Gestión Administrativa

¿Cómo incrementar la productividad laboral del capital

humano?

Objetivo

Simplificar y agilizar las acciones de administración del capital humano a fin de

contribuir eficazmente a mantener los niveles de operatividad y productividad del
personal y de los sistemas administrativos de la gestión humana.

Introducción

En un período de enorme competitividad la gestión humana se ve obligada a

desarrollar estrategias a efectos de que la labor administrativa no sea el gran
obstáculo sino el gran soporte de la fluidez operativa y administrativa de una
empresa.

La gestión humana busca dirigir y potenciar el desarrollo de competencias de las

personas, la gestión de estrategias y aplicación de técnicas de simplificación,
incentivando la creatividad e innovación. Pero la gestión eficaz exige eficiencia,
rapidez y seguridad como un principio administrativo, que todo trabajador debe
desarrollar.

Las formas de racionalizar, simplificar y sistematizar labores rutinarias de

inevitable ejecución, son la base del desarrollo de cualquier gestión estratégica
que integra las personas con el sistema Organizacional para vincularse
directamente a la estrategia empresarial, con el fin de movilizar las capacidades y
el talento hacia el logro de los objetivos de la organización.

La gestión humana requiere una visión sistemática permanente y dinámica de la

organización y la inteligencia corporativa depende en gran medida de las políticas
de gestión humana que se ejercen en cada organización, por lo que las
organizaciones buscan expresar su filosofía, cultura, pensamiento y valores a
través de políticas aprobadas por el más alto nivel jerárquico de la empresa.
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El sentido y razón de ser de la política en la gestión administrativa del capital

humano es reconocer, valorar, estimular y potenciar las competencias,
conocimientos y capacidades del personal, considerando la efectividad de las
actividades que dinamizan cualquier sistema organizativo. En este escenario la
estrategia es una eficaz herramienta para implementar políticas.

La gestión humana para implementar políticas y cumplir sus fines, diseña y

ejecuta acciones ordenadas y simplificadas que orientadas al objetivo establecen
secuencias adecuadas a fin de obtener resultados con el mejor uso de los
recursos. La sistematización y optimización administrativa de las acciones
rutinarias que genera la administración del personal, a fin de gestionar el capital
humano con sentido estratégico y como fuente de valor añadido al negocio,
permite mayor eficiencia, eficacia y productividad y una forma de simplificación
administrativa se logra con el diseño y aplicación de normas, políticas y
procedimientos.

Optimización Administrativa en la gestión del

capital humano
Optimización administrativa es el proceso continuo de adaptación a las
exigencias internas y del entorno, efectuando la transición de un sistema
burocrático a otro de gestión, capaz de definir objetivos, optar por la mejor forma
de alcanzarlos y evaluar los resultados obtenidos.

La trayectoria laboral, período de vida útil o récord laboral del trabajador en la

organización, exige en cualquier organización, sea cual fuere la actividad que
realice y la magnitud de sus operaciones (pequeña, mediana o grande) la
ejecución permanente de labores generalmente consideradas de control y rutina
que necesariamente deben ser ejecutadas. Estas acciones, que pueden ser
iguales, semejantes o exclusivas en cada organización suelen ser las siguientes:

. Diseño o mantenimiento de una base de datos del personal

. Control de asistencia y puntualidad
. Preparación de la información necesaria para planillas de pagos
. Otorgamiento y control de vacaciones
. Control de permisos
. Otorgamiento de pólizas de vida
. Licencias y descansos médicos
. Otorgamiento de préstamos, adelantos y subsidios
. Control de movimientos de personal (traslados, reubicaciones, etc.)
. Procesamiento del pago de beneficios sociales
. Conclusión del vínculo laboral
. Otorgamiento de certificados de remuneraciones y retenciones y de trabajo
. Emisión de reportes sobre estadística de personal
. Políticas y procedimientos desactualizados de personal
………………………………………………………………………………..

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Cuando una unidad orgánica de recursos humanos es visible por el cumplimiento

aún eficaz de estas acciones, es considerada sólo como una oficina de “control de
personal”. Si sólo cumple estas acciones es una oficina que no trasciende en la
organización.
Las exigencias actuales de competitividad y globalización en la que se
desenvuelven las organizaciones, exige desarrollar el concepto de valor agregado
en la gestión del capital humano y esto únicamente será posible optimizando las
acciones de rutina, de tal manera que ejecutándolos sin errores se disponga del
tiempo razonable para el planeamiento y desarrollo del capital humano en la
organización, como una acción fundamental y trascendente.
El liderazgo natural que debe desarrollar y ejercer el departamento de recursos
humanos en una organización NO se fundamenta en el cumplimiento eficaz de las
acciones de rutina sino en las acciones que trascienden como la formación y
capacitación de las competencias del personal, trazar la trayectoria de desarrollo
y crecimiento del capital humano, el planeamiento de acciones de desarrollo de
personal que agregando valor a las acciones haga posible el cumplimiento de la
misión y visión de la organización. Para lograr esto es necesario primero lograr
eficiencia, rapidez y seguridad en las acciones de rutina, es decir optimizar la
gestión administrativa de la gestión humana. Se estima que una oficina de
personal que optimizando su labor rutinaria asigna el 60% del tiempo a estas
labores y el 40% al planeamiento y ejecución de labores de desarrollo del personal
está en condiciones de trascender y ejercer liderazgo en la organización.

¿Por qué es necesario optimizar las acciones administrativas de la gestión

del capital humano?

Las acciones administrativas de naturaleza rutinaria y de ejecución permanente en

la gestión del capital humano, simplemente requieren ser bien hechas,
asignándoseles cada vez un menor tiempo. Es decir deben ser permanentemente
optimizadas, simplificadas y mejoradas a fin de agilizar e impulsar la eficiencia
operativa y nunca constituirse en el obstáculo del logro de la eficiencia, eficacia y
productividad de la empresa.

La forma efectiva de optimizar la gestión administrativa del capital humano es

interpretando la filosofía, cultura, valores, costumbres y prácticas positivas del
personal de la organización y traducirlas en una política general de personal
como interpretación del valor del capital humano y sus canales de ejecución como
son los procedimientos, normas, directivas, reglamentos u otros medios de
gestión.

Estos medios se constituyen en herramientas que facilitan la gestión del personal,

fundamentalmente en manos del jefe que es el verdadero jefe del capital humano,
descentralizándose al mismo tiempo la gestión del capital humano. Así el
departamento de Recursos Humanos se transforma en el asesor y facilitador de la
gestión del capital humano.

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POLÍTICA GENERAL
DE PERSONAL

POLÍTICAS
ESPECÍFICAS REGLAMENTOS

MANUALES DE
PROCEDIMIENTOS ORGANIZACIÓN

Formulación de Políticas y Procedimientos

Las políticas como hemos expresado, son reglas que se establecen para dirigir
funciones y asegurar que estas se desempeñen de acuerdo con los objetivos
planeados por una empresa. Constituyen orientaciones precisas que determinan
el rumbo de una organización. Además son lineamientos generales de acción y
gestión.
Las políticas son guías para la acción y sirven para dar respuestas a las
interrogantes o problemas que se pueden presentar en todos los aspectos de
gestión y varían según la naturaleza de las actividades, volumen de operaciones y
objetivos de cada organización.

LAS POLÍTICAS DE RECURSOS HUMANOS

Se refieren a la manera como las organizaciones aspiran a trabajar con sus

miembros para alcanzar por intermedio de ellos los objetivos
organizacionales, a la vez que cada uno logra sus objetivos individuales.

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Cada organización pone en práctica la política de recursos humanos que más

convenga a su filosofía y a sus necesidades. En rigor, una política de recursos
humanos debe abarcar lo que la organización pretende en los siguientes
aspectos:

a) Políticas de provisión de recursos humanos

• Donde reclutar (fuentes externas o internas), como y en qué condiciones

reclutar (técnicas de reclutamiento preferidas por la organización) los
recursos humanos que la organización requiera.
• Criterios de selección de recursos humanos y estándares de calidad para la
admisión en cuanto se refiera a las aptitudes, actitudes, talento, experiencia
y potencial de desarrollo, teniendo en cuenta el universo de cargos de la
organización.
• Como integrar con rapidez y eficacia los nuevos miembros en el ambiente
interno de la organización.

b) Políticas de aplicación de recursos humanos

• Como determinar los requisitos básicos de la fuerza laboral (requisitos

intelectuales, físicos, etc.) para el desempeño de las funciones,
responsabilidades y competencias.
• Criterios de planeación, distribución y traslado interno de recursos
humanos, que consideren la posición inicial y el plan de carrera, y definan
las alternativas de posibles oportunidades futuras dentro de la organización.
• Criterios de evaluación de la calidad y la adecuación de los recursos
humanos mediante evaluación de desempeño.

c) Políticas de mantenimiento de recursos humanos

• Criterios de remuneración fija o variable del personal, que tengan en cuenta

la evaluación del puesto, los resultados y los salarios en el mercado de
trabajo, y la posición de la organización frente a esas variables.

• Criterios de remuneración indirecta del personal, en función de los

beneficios sociales más adecuados a las necesidades existentes en los
puestos de la organización y que consideren la posición de la organización
frente a las prácticas del mercado laboral.

• Como mantener motivada la fuerza laboral, con la moral en alto,

participativa, comprometida y productiva dentro del clima organizacional
adecuado.

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• Criterios de higiene y seguridad relativos a las condiciones físicas y

ambientales en que se desempeñan las funciones y responsabilidades del
puesto.
• Buenas relaciones con sindicatos y representantes del personal.

d) Políticas de desarrollo de recursos humanos

• Criterios de diagnósticos y programación de preparación y rotación de la

fuerza laboral para el desempeño de las funciones dentro de la
organización.
• Criterios de desarrollo de recursos humanos a mediano y largo plazo,
revisando el desarrollo del potencial humano en posiciones gradualmente
elevadas en la organización.
• Criterios de desarrollo de las condiciones capaces de garantizar la buena
marcha y la excelencia organizacional, mediante el cambio de
comportamiento de los miembros.

e) Políticas de control de recursos humanos

• Como mantener una base de datos capaz de suministrar la información

necesaria para realizar los análisis cuantitativos y cualitativo de la fuerza
laboral disponible en la organización.
• Criterios para monitorear en forma permanente la aplicación y la
adecuación de las políticas y los procedimientos relacionados con los
recursos humanos de la organización.

Las políticas establecen el código de valores éticos de la organización, que rigen

las relaciones con el personal, accionistas, clientes, proveedores, etc. A partir de
las políticas, pueden definirse los procedimientos que se implantaran, los cuales
son flujos de acción diseñados para orientar el desempeño de las operaciones y
actividades, teniendo en cuenta los objetivos de la organización

La unidad orgánica de Recursos Humanos es la encargada de proponer,

actualizar y administrar las políticas de personal, presentando a la gerencia
general de la empresa las propuestas de cambio cuando sea necesario.
Adicionalmente a lo expresado, las empresas también incluyen en este concepto
los siguientes elementos de gestión:

Reglamento Interno de Trabajo o Manual del trabajador: Este manual

establece con un lenguaje simple y conciso los derechos y obligaciones del
personal en el trabajo.

Oportunidades equitativas. Cuando se fija como política de la empresa que la

contratación y promoción del personal se realiza proporcionando las mismas
oportunidades sin discriminación de género, edad, creencia, religión, etc.
U otro aspecto de interés y necesidad que sea normado.

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RELACIÓN GRÁFICA DE LAS POLÍTICAS DE RECURSOS HUMANOS

• Investigación y análisis del

Investigación mercado de RRHH
Mercado de RRHH
• Fuentes de Reclutamiento

• Técnicas de Reclutamiento
Reclutamiento
• Prioridad del reclutamiento
externos sobre el interno
Suministro
de los
Recursos Selección • Criterios de Selección y
Pautas de Calidad
• Grado de descentralización
de las decisiones sobre la
selección de personal
• Técnicas de Selección

Integración • Mecanismos de Adaptación al

ambiente interno

Análisis y • Requisitos intelectuales,

Descripción de físicos, responsabilidad,
Puestos condiciones de trabajo

Planeamiento y • RH necesarios y ubicación de

ubicación de RH los mismos, en función de los
puestos
Mantenimient
o de los RH
Planes de • Definición de las
Carrera oportunidades dentro de la
organización

Evaluaciones de • Medición continua de la

Desempeño calidad y adecuación de los
RH

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Administración de • Evaluación y clasificación de

Remuneración cargos buscando el equilibrio de
remuneraciones interno.
• Investigación salarial buscando el
equilibrio interno
• Política de remuneraciones

Aplicación de Plan de beneficios • Planes y sistemas de beneficios

los RH sociales sociales adecuados a diversas
necesidades de los participantes
de la organización.

Higienes y • Criterios de creación y desarrollo

Seguridad del de las condiciones ambientales
trabajo de higiene y seguridad de los
cargos

Entrenamiento • Diagnóstico y programación de la

preparación y reciclaje constante
de los RH, para el desempeño de
los puestos.

• Perfeccionamiento a mediano y
Planeación de Desarrollo de los largo plazo de los RH disponibles,
los RH RH buscando la realización continuada
del potencial existente en las
posiciones clave de la
organización.

Desarrollo • Aplicación de las estrategias de

Organizacional cambio buscando la salud y la
excelencia organizacional.

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Procedimientos
Constituyen el plan permanente para orientar a las personas en la ejecución de
sus tareas en la organización. Básicamente, guían a las personas hacia la
obtención de los objetivos, buscan dar coherencia a la realización de las
actividades y garantizan un trato equitativo a todos los miembros y un tratamiento
uniforme a todas las situaciones.

Representan una serie de labores secuenciales y dependientes una de otra, que

constituyen una sucesión cronológica y el modo de ejecutar un trabajo,
encaminados al logro de un fin determinado. Las diferentes actividades u
operaciones se enlazan entre si, para que las anteriores sigan como base a las
siguientes y así sucesivamente hasta lograr el resultado deseado

Del mismo modo expresan la manera de ejecutar un trabajo. Porque nos indican el
(como.....?), el (quien....?), y el (donde.....?) del trabajo.

El objetivo primordial básico de la elaboración y uso de procedimientos es

simplificar los métodos de trabajo, eliminar las operaciones y los trámites
innecesarios, con el fin de reducir los costos y dar fluidez y eficacia a las
actividades. Esta condición es necesaria en la simplificación de la labor rutinaria
de la gestión de los recursos humanos en cualquier organización.

La eficacia de su utilización se puede expresar también en otras actividades de

una empresa:

1.- Al eliminar operaciones combinándolas entre si o suprimiéndolas.

2.- Al cambiar el orden de las operaciones para que se logre mayor eficacia.

3.- Al eliminar transportes innecesarios o reducirlos al mínimo para optimizar el

tiempo

4.- Al eliminar demoras con el mismo fin de ahorrar tiempo.

5.- al centralizar las inspecciones conservando el control interno.

6.- Al situar las inspecciones en los puntos clave de un proceso.

7.- Al eliminar puntos aparentemente innecesarios para evitar los cuellos de

botella (amotinamiento, difícil fluidez de tramites) etc.

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Características

Completas. Consideran elementos materiales y humanos, así como el objetivo

deseado.

Coherentes. Que sus pasos sean sucesivos, complementarios y que tiendan al

mismo objetivo.

Estables. Firmeza del curso establecido, que no cambien a menudo, sino

únicamente por emergencias.

Flexibles. Que permitan resolver situaciones sin comprometer la estructura

establecida y que faciliten las adecuaciones.

Continuidad. Tienden a perpetuarse una vez establecidas y las modificaciones

solo se agregan a las ya establecidas.

Naturaleza y clase de procedimientos

La naturaleza y finalidad de los procedimientos se sustenta en la tendencia

humana de siempre buscar el menor esfuerzo y la necesidad de optimizar los
recursos. Definitivamente los procedimientos simplifican y optimizan las
actividades especialmente de naturaleza rutinaria mejorando el rendimiento y
productividad laboral de cualquier actividad humana.

Los procedimientos pueden ser:

Para producir un bien o producto:................................ Fabricas

Para tramitar un documento: ....................................... Administración

Para lograr un servicio: ................................................ Bancos

Para vender un producto: ............................................ Comercio

Ubicación jerárquica de los procedimientos

Los procedimientos se consideran en el tercer nivel de la planeación; es decir, en

el primer plano se encuentran los objetivos; en el segundo plano las políticas y
en el tercer plano los procedimientos.

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Niveles

1° El objetivo señala la meta a alcanzar.

2° Las políticas trazan un camino de cómo llegar a esas metas; esto lo hace en
términos generales, consientes

3° Los procedimientos indican en forma secuencial como realizar las actividades

fijadas o trazadas por la política. Se hacen trabajos específicos para su aplicación.

OBJETIVOS

POLÍTICAS

PROCEDIMIENTOS

Es muy factible confundir el método con el procedimiento, por lo que es

necesario tener presente que: el método es la determinación de cómo efectuar
una labor tomando en cuenta el objetivo, las facilidades disponibles y el gasto total
monetario en cuestión de tiempo y de esfuerzo. Es decir, el método se refiere a las
labores que constituyen un paso dentro de un procedimiento. El método en si es
mas limitado y analítico que el procedimiento.

Importancia de los procedimientos.

Se puede concebir a los procedimientos como los hábitos o costumbres de una

organización. Estableciendo una analogía directa con los hábitos de una persona,
se puede ver la importancia que estos tienen en su vida. Si una persona tiene
hábitos o costumbres negativas, su vida estará llena de obstáculos y nunca se
podrá realizar plena y satisfactoriamente. Del mismo modo, si una organización
tiene procedimientos ilógicos, contradictorios, etc, tampoco podrá cumplir los
objetivos señalados. De aquí la importancia del estudio, mejoramiento y
actualización de los procedimientos.

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Los procedimientos en la Gestión del Capital Humano

Las labores rutinarias que implican gestionar el desenvolvimiento del capital
humano en las organizaciones requieren del soporte simplificador y secuencial de
los procedimientos a fin de reducir el efecto nocivo de la rutina y disponer del
tiempo necesario para realizar acciones de planeamiento y desarrollo de las
competencias del capital humano como factor esencial de competitividad. Todas
las actividades rutinarias de la administración del capital humano, pueden y deben
estar procedimentadas. El conjunto de procedimientos elaborados constituye el
Manual de Procedimientos de la empresa.

Administrar las actividades de personal en base a procedimientos permite delegar

esta acción en los verdaderos administradores de personal que son los jefes
inmediatos, actuando el departamento de recursos humanos como elemento de
apoyo, orientación y asesoría en la aplicación de las políticas de personal.

La estructura de un procedimiento, orientado a la gestión del capital humano,

suele contener aspectos esenciales y comunes como el objetivo o finalidad, las
políticas que lo sustentan, la descripción secuencial de las actividades y sus
respectivos responsables, así como un flujo grama complementario que resume
gráficamente la secuencia establecida en el procedimiento.

Ilustrativamente se presenta a continuación un procedimiento en base al cual y

considerando las particularidades y necesidades de su respectiva organización, el
participante podrá diseñar otros que respondan a los requerimientos de su
empresa.

El diseño, la aplicación y actualización permanente de los procedimientos permite

sistematizar las actividades y reducir el efecto de la rutina en la administración
eficaz del capital humano.

Procedimiento de capacitación y desarrollo de personal

A. PROPÓSITO
Establecer un procedimiento que permita diseñar e implementar un programa
de capacitación y desarrollo de los recursos humanos

B. UNIDADES DE ORGANIZACIÓN INVOLUCRADAS

Todas las Gerencias, Departamentos y Secciones de la Empresa

C. INSTRUCCIONES

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I POLITICAS

1.- Como política de capacitación y desarrollo de recursos humanos es

lograr cambios de conducta de mejoramiento continuo tanto en el
aspecto personal como en los aplicados a los procesos críticos y
estrategias de la Empresa.
2.- La responsabilidad del proceso de capacitación y desarrollo es del
área de recursos humanos; sin embargo la conducción y orientación
es responsabilidad del departamento que solicita la capacitación.
3.- El desarrollo de un programa de desarrollo y formación de recursos
humanos debe considerar los siguientes aspectos:
. Plan de capacitación y actualización de personal
. Plan de reemplazos
. Plan de carrera o desarrollo
4.- El programa debe ser orientado a todos los niveles del personal que
permita formar cuadros directivos, ejecutivos, profesionales, mandos
medios y personal operativo calificado.
5.- El programa de capacitación y desarrollo son propuestos por los jefes
de sección a la Gerencia respectiva y estos al área de Recursos
Humanos

II REQUISITOS GENERALES

1 El personal a capacitar será propuesto por los jefes de sección con la

aprobación de la gerencia respectiva.
2 Los requisitos generales para la capacitación son:
a. Tener contrato indeterminado o fijo, mínimo por 6 meses en una
posición
b. Haber obtenido resultados altamente positivos en los programas
de evaluación de desempeño y rendimiento.

III PROCEDIMIENTO

1. En el primer mes de cada año, cada sección propondrá los trabajadores

y los cursos de capacitación requeridos para el periodo de acuerdo a
su plan de mejoramiento continuo al área de Recursos Humanos.

2. Los contenidos de los cursos, trabajadores, metodología, tiempo

asignado y los materiales de apoyo serán propuestos por la gerencia
solicitante.

3. El área de Recursos Humanos en coordinación con al gerencia

determinaría si la capacitación será interna o externa

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4. Si es interna se evaluará por la gerencia y Recursos Humanos el

dictado por el personal interno o externo.

5. La jefatura de Recursos Humanos solicita al Directorio de la Empresa la

aprobación del programa de capacitación y desarrollo de personal
diseñado por el área de Recursos Humanos la cual es sustentada por
el gerente o jefe que corresponda.

6. Se comunica a los Jefes de Sección y las Gerencias los cursos a

dictarse y personal en el periodo programado.

7. Al final de cada curso los instructores o la institución que imparta la

capacitación remitirá la calificación obtenida por cada participante.

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Diagrama de flujo

Gerencias y Jefaturas
Cursos a dictarse

RECURSOS HUMANOS

CAPACITACIÓN CAPACITACIÓN
Interna Externa

INSTRUCTOR INSTRUCTOR
INTERNO EXTERNO

PROGRAMA DE CAPACITA-
CIÓN Y DESARROLLO DE
RR.HH. NO

DIRECTORIO

SI

RR.HH. COMUNICA
A GERENCIAS

PERSONAL A
CAPACITARSE

EVALUACIÓN DE LA
CAPACITACIÓN
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