Curso: Ciências Contábeis

Disciplina: Sistemas Contábeis

Prof. MSc: Arnoldo Schmidt Neto
2005
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1.

Todas as empresas têm dois problemas genéricos: como gerenciar as forças e grupos internos que
geram seus produtos e serviços e como lidar com clientes, órgãos governamentais, concorrentes e
tendências socioeconômicas em seu ambiente.

Então, as empresas utilizam seus sistemas para resolver problemas organizacionais e para reagir
a uma mudança no ambiente.

As empresas através de seus sistemas reagem a concorrentes, fornecedores e a mudanças

sociais e tecnológicas em um ambiente dinâmico e fluido. Quando as forças externas e os
problemas organizacionais mudam, sistemas novos são necessários e sistemas antigos devem ser
modificados.

Como já vimos, as empresas criam sistemas para monitorar materiais, pessoas e atividades dentro
da empresa e para administrar seus problemas internos, tais como produção de mercadorias e
serviços e controle de peças, estoque e empregados. Alguns sistemas de informação são
puramente internos, alguns assuntos puramente externos e alguns puramente externos.

Geralmente, os sistemas são classificados pela especialidade funcional a que eles servem e pelo
tipo de problema que eles enfocam.

Nenhum sistema sozinho rege todas as atividades de uma empresa inteira. As empresas têm
diferentes tipos de sistema de informação para enfocar diferentes tipos de problemas e diferentes
funções dentro da organização.

As empresas não têm um único grande sistema, mas diferentes sistemas especializados. Cada
área funcional de uma firma desenvolve sistemas. Os principais são:

Sistemas de Fabricação e Produção;

Sistemas de Finanças e Contabilidade;
Sistemas de Vendas e Marketing;
Sistemas de Recursos Humanos.

Os sistemas também podem ser classificados pelo tipo de problema organizacional que eles
resolvem.

Sistema em nível estratégico: ajudam os planos de gerência sênior

Sistema em nível tático: ajudam a gerência intermediária
Sistema operacionais: funcionários da expedição e serviços.

Sistema em nível estratégico

Os problemas claramente estratégicos são aqueles que envolvem questões de objetivos da

organização, produtos, serviços e sobrevivência à longo prazo. Sendo assim, são utilizados pelo
gerente sênior ou outro profissional com autoridade e poder de decisão.
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Podem ser usados em algumas situações como:

Quando introduzir novos produtos;

Quando investir em novas tecnologias;
Quando mudar ou fazer instalações num novo local.

Sistemas em nível tático

Problemas táticos são aqueles que envolvem questões de como atingir objetivos e como avaliar o
processo de atingimento dos objetivos. Esses problemas estão dentro da área gerencial
intermediária e envolvem o desenvolvimento de sistemas táticos ou de suporte gerencial.

Os sistemas táticos podem ser aplicados em situações como: acompanhamento de vendas para
ver se as metas anuais ou mensais foram atingidas; revisão de orçamentos para assegurar que a
firma não está desperdiçando recursos.

Sistema em nível operacional

Os sistemas são usados para resolver problemas relacionados a operação, serviço e produção.
Exemplo: Com que velocidade as máquinas devem se operadas? Como as cartas atuais devem
ser produzidas? Quantos pedidos foram expedidos hoje? Como se pode lidar com uma fila de
consumidores irados?

Esses problemas são esfera de ação dos funcionários técnicos, de produção, serviços e
operacionais e envolvem o monitoramento das atividades diárias.

!
3.1 Sistemas de Fabricação e Produção

As empresas produtoras de bens normalmente desenvolvem uma função de fabricação e produção

com um departamento ou divisão de fabricação que se especializa na produção dos bens e
serviços que a firma destina ao ambiente (clientes). Em indústria é denominado de “produção”.

O processo de produção típico pode ter 3 estágios:

Logística de Entrada Logística de Produção Logística de Saída

Comprar materiais Desenvolver e manter Processar pedidos

Entregar suprimentos instalações Controlar expedição
Manusear materiais Programar operações Distribuir Produtos
Fabricar produtos
Montar peças
Manter estoques

Para dar suporte a esse processo de produção é necessária uma série de sistemas estratégicos,
táticos, conhecimento e operacionais.

Os sistemas de fabricação em nível estratégico tratam dos objetivos de fabricação da empresa

à longo prazo. Como e onde localizar novas fábricas, investir em tecnologia de fabricação.

Os sistemas táticos de fabricação e produção tratam do gerenciamento e controle dos recursos

e custos da produção.
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Os sistemas operacionais de produção tratam de tarefas relacionadas a produção.

Sistema de Informação de Fabricação e Produção

Sistemas em nível estratégico

Aplicação de tecnologia óptica para tecnologia de produção
Localizações de instalações
Pesquisa e análise de concorrência
Sistemas em nível tático
Planejamento de recursos de fabricação
Fabricação integrada por computador
Sistemas de controle de estoque
Sistema de cálculo de custo
Planejamento de capacidade
Sistemas de cálculo de mão-de-obra
Planejamento de produção
Sistemas Operacionais
Sistema de compra/venda
Sistemas de expedição
Sistemas de custo de mão-de-obra
Sistemas de materiais
Sistemas de manutenção de equipamentos
Sistemas de controle de qualidade

3.2 Sistema Empresarial de Vendas e Marketing

A principal função de vendas e marketing é vender o produto ou serviço a clientes que estão
dispostos a pagar o preço pedido.

As principais tarefas são:

Identificar clientes e suas necessidades;
Como criar conhecimento e necessidade para seu produto;
Como contatar clientes;
Que canais de distribuição utilizar
Como distribuir fisicamente os produtos
Como financiar o marketing e como avaliar os resultados

Sistemas em nível estratégico para marketing e vendas:

acompanham as tendências que afetam novos produtos e oportunidades de vendas, dando
suporte aos novos serviços e produtos
desempenho dos concorrentes.

Sistemas em nível tático

Pesquisa de mercado;
Pesquisas promocionais e propaganda
Decisões quanto a preços
Análise do desempenho de vendas

Sistema em nível operacional

Auxiliam na localização e contato com clientes em potencial;
Acompanhamento de vendas;
No processamento de pedidos;
No fornecimento do serviço e suporte ao cliente
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Sistema de Vendas e Marketing

Sistemas em nível estratégico

Sistema de previsão de mercado demográfico
Previsões econômicas
Aplicações para levantamento da concorrência
Sistemas em nível tático
Sistemas de gerenciamento de vendas
Sistemas de suporte a decisões em estratégia de preços
Sistemas de gerenciamento de pessoal de vendas
Análise de dados de mercado
Sistemas operacionais
Sistemas de suporte a vendedores
Sistemas de entrada de pedidos
Sistemas para ponto-de-venda (PDV)
Sistemas de telemarketing
Sistema de informação de crédito

3.3 Sistemas de Finanças e Contabilidade

Finanças referem-se ao gerenciamento adequado dos ativos financeiros de uma empresa. Dinheiro
em caixa, papéis, negociações, ações, etc. A finalidade da área financeira é maximizar o retorno
dos ativos financeiros e administrar a capitalização da empresa.

Contabilidade envolve a administração dos registros financeiros – despesas, receitas, depreciação

de ativos, folha de pagamento, etc. A finalidade da contabilidade é contabilizar os fundos de uma
empresa.

As funções de finanças e contabilidade compartilham problemas relacionados: controlar os ativos

financeiros e o fluxo de caixa de uma empresa.

Sistema de Finanças e Contabilidade

Sistemas em nível estratégico

Análise de dados de mercado financeiro
Sistemas de previsão econômica e demográfica
Sistemas de previsões orçamentárias
Sistemas em nível tático
Contabilidade de ativo fixo
Sistemas de cálculos de custos
Sistemas de orçamentos
Sistemas operacionais
Contas a pagar/receber
Livro-razão
Folha de pagamento
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3.4 Sistemas de Recursos Humanos

A finalidade da função de recursos humanos é atrair, desenvolver e manter uma força de trabalho
estável, eficaz e apropriadamente treinada. São essenciais para essa missão a identificação de
empregados em potencial, a manutenção de registros completos sobre empregados e a criação de
treinamento.

Sistema de Recursos Humanos

Sistemas em nível estratégico

Planejamento de recursos humanos
Sistemas de previsão de força de trabalho
Análises demográficas
Sistemas de planejamento de sucessões
Sistemas em nível tático
Sistemas de estimativas de força de trabalho
Sistemas de controle de posições
Sistemas de análise de funções e compensações
Sistemas de relações de trabalho e custo de contrato
Sistemas operacionais
Registro de pessoal
Registro de candidatos a emprego
Sistemas de benefícios
Sistemas de levantamento de habilidades e treinamento
Acompanhamento de posições

" !
Agora, será feita uma abordagem mais profunda sobre alguns sistemas de informação discutidos
na apostila 1, com o intuito do entendimento interativo com os conceitos empresariais
apresentados anteriormente.

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Entender um sistema de processamento de transações é entender as operações e funções básicas

da empresa, divididas de acordo com a estrutura organizacional da mesma. Uma transação é
qualquer troca relacionada com negócios, pagamento a empregados, vendas a clientes e
pagamento a fornecedores.

Assim, o principal objetivo dos SPT é responder as questões de rotinas e atender o fluxo de
transações através da organização.

Os SPT são os principais fornecedores de informações para os SIG, que fazem uso de resumos de
informações sobre SPT para monitorar e controlar a empresa.

Um SPT é um conjunto organizado de pessoas, procedimentos, bancos de dados e dispositivos

usados para registras transações de negócios completas, por exemplo, folha de pagamento.

Existem 2 métodos de processamento para os SPT:

Processamento em lotes (Batch): as transações são acumuladas por um certo período de

tempo e periodicamente processadas.
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Processamento em tempo real (on-line): as transações ou dados são processados depois

da ocorrência de uma transação.

Exemplo : Sistemas de ponto-de-venda e lojas de varejo para acumular transações localmente

para posterior processo ou as transações são processadas imediatamente.

Elementos básicos para SPT para folha de pagamento (figura 4): as entradas são as horas
trabalhadas e taxa de pagamento por hora; a saída primária é o contracheques de pagamentos.

(Processamento)
Horas Trabalhadas

durante a semana

(Entrada)

Taxas de pagamento Contra-cheques

(Saída)
(Entrada)

Figura 4: Exemplo de um SPT para folha de pagamento.

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Um SIG é um agrupamento organizado de pessoas, procedimentos, banco de dados e dispositivos

usados para oferecer informações de rotina aos gerentes e administradores sobre os SPT, através
de relatórios impressos. Os departamentos de marketing, produção, finanças e outras áreas
funcionais são apoiados por um banco de dados comum (figura 5).

Um SIG auxilia na resolução de problemas estruturados, ou seja, que podem ser quantificados.
Exemplo: Dizer que se deve repor estoque quanto este atingir níveis inferiores a 100 unidades de
um item é aderir a uma regra quantitativa que dentro de determinada logística pode trazer
resultados.

Exemplo: Um relatório resumido dos custos totais de folha de pagamento poderia ajudar um
gerente de contabilidade a prever futuros custos na folha de pagamento. Esse mesmo relatório
poderia ser útil ao gerente de produção para ajudar a monitorar e controlar o custo de trabalho e
tarefas.

Como a caraterística de um SIG é armazenar todos os relatórios gerenciais em uma base de dados
comum, fica fácil gerente de um departamento utilizar um relatório de outro departamento
relacionado.

" ' $ '%

Um SAD vai além de um sistema de informação gerencial, que apenas emitem relatórios sobre os
resultados e transações. Um SAD apoia a decisão de problemas específicos, não-estruturados
(difícil de serem quantificados), complexo e a informação necessária à melhor decisão é difícil de
ser obtida e usada.
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Exemplo: A determinação do programa de treinamento apropriado de um novo empregado, a

decisão de se começar uma nova linha de produto e a comparação dos benefícios e vantagem da
instalação de sistemas de controle de poluição. Esses são alguns exemplos de problemas não-
estruturados que podem ser solucionados pelo SAD.

SI de SI de
gerenciamento de gerenciamento de
marketing produção

Banco de Dados
Comum
SI de
SI de
gerenciamento de
gerenciamento
outros
financeiro
gerenciamentos

Figura 5: Elementos de um SIG

Administradores e gerentes tem um papel ativo no desenvolvimento e implementação do SAD. O

SAD opera em uma perspectiva gerencial e tipos de decisões diferentes requerem sistemas
diferentes.

O SAD também envolve o julgamento gerencial, oferecendo alternativas para resolução de

problemas, podendo ajudar um gerente a tomar a decisão certa. A ênfase global é dar suporte e
não substituir a tomada de decisão gerencial.

Os elementos essenciais (figura 6) do SAD incluem uma série de modelos de apoio aos tomadores
de decisão (base de modelos); uma coleção de informações e fatos para assistir na tomada de
decisão (banco de dados) e sistemas e procedimentos (interface com o usuário) que ajudam os
gerentes e administradores interagir com o SAD.

GERADOR
SAD

Base de Modelo Banco de Dados

Interface com o
usuário

( )* '
 9

" #* ' '

O SAD se diferencia do SID de diversas forma conforme tabela 1.

COMPARAÇÃO
Tipo de Problema SAD: Problema não-estruturado
SIG: Problema estruturado
SAD: Apoio a pequenos grupos na organização
Usuários SIG: Apoio a toda a organização
SAD: Apoio em todas as fases da tomada de decisão e não substitui o
tomador de decisão.
SIG: Nem sempre apoia todas as fases e pode substituir o tomador de
Apoio decisão, através de decisões automáticas.
SAD: Enfatiza decisões reais.
Ênfase SIG: Enfatiza a informação.
SAD: Sistema de apoio direto: relatórios interativos na tela do computador.
Abordagem SIG: Sistema de apoio indireto que utiliza relatórios produzidos regularmente.
SAD: Sistemas de computadores conectados de forma on-line, possibilitando
respostas imediatas em telas de computadores.
SIG: Sistemas de computadores que fornecem como saída relatórios
Sistema impressos semanais (não fornecem resultados imediatos).
SAD: sistema com resposta mais rápida ao usuário.
Velocidade SIG: Sistema menos veloz que o SAD.
SAD: Relatórios na tela, podendo também ser impressos.
Saída SIG: Relatórios e documentos impressos.
SAD: Usuário é diretamente envolvido.
Desenvolvimento SIG: Participação menor do usuário

Tabela 1: Comparação entre SIG e SAD.

""
Um sistema especialista é um agrupamento organizado de pessoas, banco de dados, dispositivos
usados para gerar um parecer especializado ou sugerir uma decisão em uma área ou disciplina.
Esses sistemas de computador são como um profissional especializado com muitos anos de
experiência em determinada área.

Assim, os sistemas especialistas são desenvolvidos através de entrevistas com esses profissionais
e exaustivas observações de atuação de tais profissionais.

Os sistemas especialistas são compostos de três elementos: uma base de conhecimento, uma
base de regras e um motor de inferência (figura 7). A base de conhecimento é um conjunto de
dados, informações e heurísticas (informações empíricas - baseada em experiências e atividades
práticas) sobre um campo ou área. A base de regras consiste em uma série de regras ou relações
usadas para ajudar a tomar boas decisões. O motor de inferência interage com a base de
conhecimento e com a base de regra com a finalidade de formular conclusões, fazer sugestões,
fornecer parecer especializados, da mesma forma que profissionais especialistas. A interface com
o usuário dá ao tomador de decisão o acesso ao sistema especialista.
 10

O valor singular dos sistemas especialistas é que eles permitem as organizações captar o
conhecimento e experiência de especialistas. Assim, anos de experiência e técnicas específicas
não se perdem quando o profissional morre, se aposenta ou deixa a empresa.

Exemplos: Pesquisa de petróleo e gás, fazer diagnósticos médicos e dar assistência para
encontrar problemas em aparelhos elétricos e mecânicos, desenvolver planos de marketing
para novos produtos e projetar e configurar sistemas de informação, etc.

Regras ou
relações
para ajudar
a tomada de
decisão

Base de Regras

Interação entre a
base de Interface com
conhecimento e a o usuário
base de regras.
Motor de Inferência

Formular
conclusões e
sugestões. Dados
Informações
Base de
Conhecimento heurísticas
sobre um
campo ou área

Figura 7: Componentes de um sistema especialista

Estudo de caso: Sistema Especialista Médico

Base de Conhecimento:
Informações sobre doenças e distúrbios, juntamente com seus antecedentes familiares, sintomas
e causas.

“Captar experiência e conhecimento do especialista”

Base de Regras:
Inclui inúmeras condições. Exemplo: se existe tais sintomas, um diagnóstico é feito com a
prescrição de um tratamento.

Motor inferência:

Apresentação de conclusões sobre diagnósticos e tratamentos.

"+ * , -
A meta dos sistemas colaborativos é auxiliar a comunicação e o trabalho de pessoas, equipes ou
grupos independente do espaço geográfico.
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Baseia-se no desenvolvimento de Groupware. Groupware em sua definição mais geral é um

conjunto de softwares, dispositivos e procedimentos que permite a múltiplos usuários
compartilharem informações entre si e a trabalharem juntos em múltiplos projetos.

A figura apresenta uma visão geral de algumas ferramentas de groupware. Observe que o
groupware fornece ferramentas de software para comunicações eletrônicas, conferências
eletrônicas e administração de trabalho de colaboração.

" +# * .

Finalidade: ajudar na comunicação e colaboração com outros, enviando mensagens, documentos

e arquivos de dados, voz ou multimídia pela Internet, intranets e outras redes.

Correio Eletrônico: amplamente utilizado para enviar e receber mensagens em texto entre
PCs interconectados em redes de telecomunicação. O e-mail também inclui arquivos em
dados, softwares, mensagens e documentos multimídia na forma de anexos.

Correio voz: mensagens telefônicas não respondidas são digitalizadas, armazenadas e

reproduzidas por computador com capacidade para mensagens em voz.

Fax: Transmitir e receber imagens de documentos por telefone ou redes de computadores,

utilizando PCs ou máquinas de fax.

Editoração de páginas na rede: Criar, converter e armazenar documentos com hiperlinks e

outros materiais em servidores de rede Internet ou Intranet de forma que possam ser
compartilhados via navegadores ou transmissão de rede com equipes, grupos de trabalho ou
toda a empresa.

"+ * ! / .

Finalidade: ajudar usuários de computadores conectados em rede a compartilharem informações

realizando trabalho em conjunto independente da localização geográfica.

Conferência por dados: através de uma rede de computadores, usuários podem visualizar,
marcar, revisar em um whiteboard compartilhado, contendo desenhos documentos e outros
materiais.

Conferências por voz: conversas telefônicas entre vários participantes via speaker-phones ou
PC em rede dotados de software telefone Internet.

Com o Netscape conference ou Microsoft NetMeeting permite a realização de uma conferência de

dados e voz.

Videoconferência: conferência por vídeo e áudio (1) entre usuários em PCs em rede
(videoconferência eletrônica)ou (2) entre participantes em salas de reuniões ou auditórios em
diferentes locais (teleconferência).

Fóruns de discussão: fornecer uma plataforma de discussão em computadores interligados

para incentivar a discussão de textos on-line entre membros de grupos e equipes de projeto,
durante um período.

Sistema de bate-papo: permitem 2 ou mais usuários realizarem conversas on-line através de

texto.
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Sistemas de reunião eletrônica: Utilizar uma sala de reunião com PCs em rede, um projetor
e telão softwares de comunicação, para facilitar a comunicação, colaboração da tomada de
decisão em grupos em reuniões nas empresas.

"+ , 0 ,

Finalidade: ajudar as pessoas a executar ou administrar juntas atividades de trabalho.

Agendamento e Programação: utilizar agenda eletrônicas e outros dispositivos de groupware

para lembrar automaticamente membros do grupo sobre reuniões e compromissos.

Gerenciamento de atividades de projeto: administrar projetos e equipes por meio de

programação, acompanhamento e mapeamento de situações das atividades de projeto.
Exemplo Microsoft Project.

Sistema de Fluxo de Trabalho: ajudam os trabalhadores do conhecimento conectados em

rede a colaborarem para realizar o fluxo de tarefas de trabalho estruturado e o processamento
eletrônico de documentos em processo empresarial.

Gerenciamento do documento: Organizar e compartilhar os diversos formulários de

informação administrativas dentro de uma organização. Inclui gerenciamento de bibliotecas de
documentos de projeto da empresa, banco de dados de discussão, sites e outras bases de
conhecimento.

O diagrama da figura 8 ilustra as ferramentas descritas acima.

GROUPWARE
Para colaboração nas empresas

Ferramentas para Ferramentas para conferência Ferramentas para

comunicação eletrônica Administração de
eletrônica trabalho

1. Agendamento e Programação
1. Correio eletrônico 1. Conferência por dados
2. Administração de Atividades e
(e-mail)
2. Conferência por Voz Projetos
2. Correio de Voz
3. Videoconferência 3. Sistemas de fluxo de trabalho
(voice mail)

4. Fóruns de discussão 4. Compartilhamento de

3. Editoração de Página de
documentos
Rede
4. Telefone, Fax 5. Sistemas de Bate-Papo
+ Administração do
6. Sistemas de Reunião conhecimento
+ Internet
Eletrônica
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1, ( !
LAUDON, K. C. & LAUDON, J. P, 1999. Sistemas de Informação. LTC. Rio de Janeiro.
STAIR, R.M, 1998. Princípios de Sistemas de Informação – uma abordagem gerencial. ITP. São
Paulo.

BRIEN, J.A, 2001. Sistemas de Informação e as Decisões Gerenciais na era da Internet. Saraiva.
São Paulo.

2ª Lista de Exercícios de Avaliação

1. Considerando uma estrutura organizacional tradicional, faça:

a) Liste quais são os principais departamentos de uma empresa.

b) De acordo com o tipo de problema (estratégico, tático e operacional) indique qual é o tipo
de sistema de informação mais indicado para cada nível de problema. Cite exemplos.

2. O que são fatores críticos de sucesso (FCS), Reengenharia e Aperfeiçoamento Contínuo?

3. Os Sistemas de Processamento de Transações (SPT) são os principais fornecedores de

informações para o desenvolvimento de um Sistema de Informação Gerencial (SIG). Justifique
essa afirmação e de exemplos.

4. Descreva os elementos que compõem um sistema especialista e cite as vantagens de se aplicar

esse tipo de sistema de informação nas empresas.

5. Como um Sistema de Apoio à Decisão (SAD) se diferencia de um Sistema de Informação

Gerencial (SIG)?

6. Uma empresa norte-americana fabricante de telefones celulares se mantêm competitiva no

mercado, pois acompanha a evolução tecnológica de seu principal produto. Daqui a 5 anos, o
diretor dessa empresa deseja expandir seu negócio abrindo uma filial da empresa na América
Latina. Com a finalidade de tomar a decisão certa de qual país da América Latina ele deve investir,
ele solicita o desenvolvimento de um sistema de informação que mostre alternativas para seu
investimento, indicando qualidade e preço de mão de obra, estados que oferecem menores
impostos e níveis de concorrência.

Que tipo de sistema de informação seria o mais indicado para o problema acima? Justifique a sua
resposta.

7. Uma gerente de RH depois de verificar relatórios dos últimos 5 anos verificou que a empresa
possui uma grande rotatividade de funcionários. Ela verificou um outro relatório do departamento
de contabilidade e verificou que os gastos com folha de pagamento da empresa são mínimos. Em
outro relatório do departamento de produção, ela verificou que os supervisores perdem muito
tempo para treinar novos funcionários e que isso diminui os números de produtividade.

Que tipo de sistema de informação foi utilizado pela gerente de RH para fazer suas avaliações?
Justifique a sua resposta.

8. A meta principal de todas as empresas é adicionar valor ao produto. Como as seguintes

empresas adicionam valor aos seus clientes:

a) Um fabricante de carro
b) Uma cadeia de lojas de refeições rápidas
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c) Uma agência bancária

d) Uma mercearia

9. Qual é o papel dos sistemas de informação em cada uma das empresas citadas na questão 8?