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Nro. Revisión Fecha Motivo Descripción Nro. de Pagina

Emisión Revisión: Aprobación:

Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha
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Firma Firma Firma Firma Firma
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CONTENIDO
1 OBJETO ............................................................................................................................
2 ALCANCE .........................................................................................................................
3 DEFINICIONES .................................................................................................................
4 DOCUMENTACION DE REFERENCIA ...........................................................................
5 RESPONSABILIDADES...................................................................................................
6 DESARROLLO .................................................................................................................
6.1 Generación de Registro ..........................................................................................
6.2 Archivar Registro .....................................................................................................
6.3 Riesgos y Controles ................................................................................................
6.4 Administración de los Registros ...........................................................................
6.5 Caracteristicas Generales de los Registros .........................................................
6.6 Conservar los Registrtos ........................................................................................
6.7 Almacenamiento de los Registros .........................................................................
7 Anexos ..............................................................................................................................
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1. OBJETO
Establecer la sistemática para la elaboración de registros generados o recibidos para el
proyecto

2. ALCANCE
Procedimiento de control aplicado a todos los registros generados por la empresa, o
recibidos de una fuente externa, considerando la identificación, almacenamiento,
protección, tiempo de retención y disposición de los registros.

3. DEFINICIONES
Registros de Calidad: Constituye la evidencia documentada de que una actividad
relacionada con el SG o con el servicio prestado, cumple con los requisitos especificados.
También constituye la evidencia documentada de que el sistema está siendo aplicado y
es efectivo para los objetivos fijados.

4. DOCUMENTACION DE REFERENCIA
NB: ISO – 9001 (Sistema de Gestión de Calidad)

5. RESPONSABILIDADES

Gerente del Proyecto o Área de Servicio

Aprobar los registros para el Proyecto. Verificar que el sistema está siendo aplicado
correctamente.

Supervisor de Calidad
Elaborar o gestionar la elaboración del presente procedimiento.
Identificar y codificar el mismo según el procedimiento respectivo.
Elaborar y controlar los registros respectivos.
Verificar que la última revisión esté siempre en poder del personal involucrado con los
trabajos.
Archivar y sacar de circulación las revisiones que queden superadas.

Del Personal de Trabajo:

Uso adecuado de los registros o formularios generados.

6. DESARROLLO
6.1. Generación de Registros
Al ingresar datos a un documento se considera como registro.
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6.2. Archivar el Registro

En cualquier de las siguientes formas que sea adecuada:
6.2.1. En carpetas identificadas en el lomo con el logotipo de la empresa, el nombre de
registro que contiene, el código de registro (véase procedimiento de control de
procedimientos) y en el año del cual se trate.
6.2.2. Los registros del Sistema de Gestión Calidad se archivarán en carpetas
denominadas Registros “SGC” (Sistema de Gestión de Calidad), enumerada e identificado
con el logo de la empresa, y el año. Diferentes registros serán archivados en carpetas
diferentes, según lo señale el listado maestro de procedimientos y registros.
6.2.3. En el computador se encontrarán carpetas individualizadas por año, nombre de
proyecto, versión, de tal manera de mantener registros actualizados y ordenados.

6.3. Riesgos y Controles

6.3.1. Riesgos
Desactualización del listado maestro de documentos y registros con los cambios
aprobados en la documentación sobre registros
6.3.2. Puntos de control
Actualización del listado maestro de documentos y registros en el momento en que se
producen cambios en los documentos que contiene la información sobre registros.

6.4. Administración de los Registros

La necesidad de la existencia de un registro se define con base en los siguientes criterios:
- Cuando la información es relevante en un proceso.
- Cuando es conveniente concentrar información en un registro especifico.
Para establecer la forma de administrar un registro debe tenerse en cuenta lo siguiente:
- ¿Por qué se requieren los datos?
- ¿Dónde serán recolectados?
- Frecuencia y Responsable de la Recolección.
- Entrenamiento si es necesario para su recolección.
- Transformación en otro tipo de dato, método de almacenamiento y
preservación para garantizar su recuperabilidad y disponibilidad para la toma
de decisiones.
Para facilitar el diseño de un formato debe considerarse:
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- La facilidad de introducir los datos (espacios suficientes, líneas

convenientemente espaciadas).
- Facilidad de uso (visibilidad, legibilidad, información ordenada, coherencia con
otros formatos existentes).

6.5. Características Generales de los Registros.

Todo registro debe estar de forma clara y legible, sin tachones ni borrones que puedan
dar lugar a confusiones sobre la información registrada, y debe contener la firma del
responsable de obtener y crear el registro en papel y el nombre del responsable en
medios magnéticos.

6.6. Conservar los Registros.

Se conservará como mínimo 12 meses posterior al término de la vigencia, para demostrar
la conformidad del Sistema de Gestión de Calidad, tales como:
 Los registros de control del Sistema de Gestión de Calidad como: informes de
indicadores, las actas de reunión de calidad, no conformidades, otros. En general
los registros referidos a los procesos del Sistema de Gestión.
 Los registros requeridos o derivados de las revisiones de la alta gerencia que
serán conservados como reportes de auditoria.
Estarán disponibles para todo el personal que lo requiera, previa autorización del
responsable de la conservación del registro.
Los registros disponibles que permanecerán por más tiempo almacenado (fuera de
vigencia) son los siguientes:
 los registros de los listados de proveedores.
 los requeridos para conformar los expedientes del servicio.
 los requeridos para conformar los expedientes del personal.
 Los registros que, por normas, reglamentos, requisitos legales deben ser
conservados por más tiempo.

6.7. Almacenamiento de los Registros.

Los registros se ubicarán en las oficinas respectivas.

6.7.1. Retención.
Es el periodo de Vigencia que tienen los documentos emitidos.

6.7.2. Recuperación.
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Lugar exacto de ubicación del documento, indicando el archivador que lo contiene y el

lugar físico de este ultimo
6.7.3. Disposición del Registro.
Es el lugar de destino de los documentos, por ejemplo: bodega o destrucción

9. ANEXOS
No aplica