BAB 4

Ketatnya Pengendalian Tindakan

Sistem pengendalian tindakan dianggap ketat jika besar kemungkinan karyawan untuk terus
menerus terlibat dalam semua tindakan yang penting untuk keberhasilan operasi dan tidak akan
terlibat tindakan yang merugikan

1. Pembatas perilaku
Pembatas perilaku baik fisik mapupun administrasi dapat menciptakan pengendalian yang ketat
dalam beberapa bidang suatu organisasi. Pembatas fisik akan semakin mahal biayanya jika ingin
semakin ketat (menggunakan alat-alat semakin canggih). Pembatasan administratif melalui
pembatasan otoritas keputusan kepada tingkatan personel yang lebih tinggi akan menimbulkan
pengendalian lebih ketat bila :
- Dapat diasumsikan personel tingkatan lebih tinggi membuat keputusan yang lebih andal
- Dapat dijamin bahwa orang yang memiliki otoritas untuk melakukan tindakan tertentu
tidak melanggar batasan yang ditentukan.

2. Kajian Pratindakan

Kajian pratindakan berkaitan dengan penyelidikan terhadap rencana tindakan dari para
karyawan yang dikendalikan (berupa menyetujui/ tidak menyetujui). Kajian pratindakan
membuat SPM dianggap ketat jika pengkajian dilakukan secara sering, detail, dan
dilaksanakan oleh orang yang rajin dan berpengetahuan. Kajian pratindakan selalu ketat di
daerah yang menyangkut alokasi sumber daya yang besar (investasi) dan dilakukan dengan
pengawasan formal rencana bisnis dan pemintaan modal. Namun tidak menutup
kemungkinan kajian pratindakan yang ketat juga dilakukan dalam pengalokasian dana yang
jumlahnya kecil, sehingga berapapun jumlah yang ingin dikeluarkan harus mendapat
persetujuan dari manajer yang memiliki otoritas.

3. Akuntabilitas tindakan
Jumlah pengendalian yang ditimbulkan dari pengendalian akuntabilitas tindakan tergantung
pada :
1. Definisi tindakan
Untuk mencapai pengendalian yang ketat, definisi tindakan harus:
- Sesuai: pelaksanaan tindakan mengarah pada prestasi tujuan organisasi yang
sesungguhnya
- Spesifik: dibuat dalam bentuk yg spesifik, seperti peraturan kerja/kebijakan
- dikomunikasikan dgn baik: bertujuan agar karyawan dapat memahami dan menerima
peraturan/kebijakan yg dibuat
- Kelengkapan: semua tindakan yang penting, dapat diterima (dan tidak dapat diterima)
didefinisikan dengan baik
BAB 5

Gamesmanship
adalah tindakan yang dilakukan pegawai agar indikator kinerjanya terlihat tinggi meskipun secara
ekonomis tidak ada efek pada organisasi. Merupakan efek buruk yang dapat ditemui pada
pengendalian hasil dan tindakan.

1. Menciptakan sumber daya slack

slack berarti adanya konsumsi sumber daya organisasi melebihi yang dibutuhkan. Contohnya
pegawai dievaluasi atas pencapaian anggara, akan berusaha menciptakan budget slack yaitu
menegosiasikan anggaran yang mudah dicapai agar aman dari hukuman dan mendapat reward.
Slack sering muncul karena adanya information assymetry, yaitu pimpinan biasanya tidak
mengetahui tingkatan yang tepat yang dapat dicapai bawahannya dan area mana saja yang
bawahan boleh ikut menentukan targetnya.

Pada sisi positif kelalaian dapat mengurangi ketegangan manajer, meningkatkan fleksibilitas
organisasi untuk berubah dan membuat beberapa sumber daya tersedia untuk digunakan untuk
inovasi. Pada sisi negatif, hal ini dapat menyebabkan alokasi sumber daya yang tidak efektif dan
akibatnya, kinerja operasi yang kurang baik. Kelalaian juga dapat menyebabkan penyimpangan
informasi yang dapat membuat kesulitan untuk memisahkan kinerja operasi sesungguhnya dari
konsumsi sumber daya yang berlebihan.

2. Manipulasi data
melibatkan pemalsuan indikator pengndalian. merupakan salah satu efek samping dari sistem
pengendalian berjenis akuntabilitas (hasil dan tindakan). Karyawan berusaha memanipulasi data
agar telihat bagus kinerjanya. Dapat berupa 2 jenis bentuk dasar:
1. Pemalsuan: melaporkan data yang salah/keliru
2. Data manajemen; tindakan yang didesain untuk mengubah hasil pelaporan sementara
menyediakan ketidakuntungan secara ekonomis bagi perusahaan dan kadang-kadang
membahayakan perusahaan.

BAB 6

Keunggulan dan Kelemahan Pengendalian Tindakan

Keunggulan:

1. Pengendalian tindakan merupakan bentuk pengendalian yang paling tepat/langsung ke

sasaran. Ketika suatu tindakan dilakukan dengan benar dari awal ketika dimulai (misal
pengambilan keputusan investasi), maka pengendalian tindakan merupakan pengendalian
yang terbaik karena pengendalian tersebut langsung menuju tepat ke tindakan. Artinya,
ketika pengendalian tindakan sudah mencukupi maka tidak perlu lagi memantau hasilnya.
2. Pengendalian tindakan cenderung menuju pada pendokumentasian (dalam bentuk kebijakan
dan prosedur) mengenai tindakan-tindakan apa yang terbaik bagi perusahaan. Hal ini
 membentuk memori keorganisasian sehingga pengetahuan tentang tindakan yang terbaik
bagi perusahaan tidak akan hilang.
3. Membantu koordinasi perusahaan, dengan meningkatkan kemampuan diprediksinya suatu
tindakan
4. Membentuk perusahaan yang birokratis, dengan standarisasi dan kerutinan sesuai apa yang
diinginkan peusahaan

Kelemahan:

1. Adanya pembatasan kemungkinan yang sangat tegas. Dimana hal mengenai tindakan
karyawan selalu bergantung pada suatu kerutinan yang tinggi.
2. Mematahkan kreativitas, inovasi dan adaptasi. Karyawan cenderung bersikap pasif dan
hanya mengembangkan kebiasaan kerja berdasarkan peraturan kerja yang diberikan.
3. Dapat menyebabkan kecerobohan, khususnya akuntabilitas tindakan. Karyawan terbiasa
bekerja dengan seperangkat peraturan yg stabil dan cenderung hanya melakukan hal sesuai
prosedur yg tersedia, sehingga ketika ada situasi yg memerlukan pemeriksaan lebih lanjut/
mendalam sering kali gagal dilakukan.
4. Beberapa pengendalian tindakan memerlukan biaya yang mahal. Misalnya pada kajian
pratindakan biasanya diperlukan orang” yg kualifikasinya sama dengan atau lebih tinggi dari
yg dikaji.

Keunggulan dan Kelemahan Pengendalian Hasil

Keunggulan

1. Feasibility. Pengendalian hasil dapat menjadi pengendalian yang efektif bahkan ketika
pengendalian tindakan kurang berjalan dengan baik.
2. Perilaku karyawan dapat dipengaruhi bahkan ketika karyawan memperoleh otonomi yang
signifikan. Pengendalian hasil cenderung mempengaruhi karyawan untuk berkomitmen dan
termotivasi demi memperoleh kebutuhan personal seperti kebutuhan untuk berprestasi.
Ketika diberikan ruang otonomi , kreativitas cenderung meningkat. Pelaksanaan pekerjaan
dapat memberikan hasil yang lebih baik daripada menggunakan suatu standar pekerjaan
tertentu saja.
3. Biayanya relatif lebih murah daripada pengendalian tindakan.

Kelemahan:

1. Hasil yang diberikan kadang kurang sempurna untuk mengindikasikan apakah tindakan yang
baik sudah dilakukan karena hasil tersebut tidak memenuhi syarat pengukuran yang baik.
2. Cenderung membebankan risiko pada karyawan. Suatu hasil sering kali dipengaruhi oleh hal
lain selain keterampilan dan usaha karyawan, seperti gangguan pengukuran akiat
ketidakpastia lingkungan. Terkadang perusahaan melimpahkan risiko tersebut kepada
karyawan tanpa memberi kompensasi lebih. Hal ini dapat membuat perusahaan kehilangan
karyawan kompetennya.
3. Tidak mampu mengoptimalkan sejumlah target kinerja sebagai bagian dari sistem
pengendalian hasil (misal target anggaran). Target yg diminta seringkali tidak mampu
memenuhi semua fungsi pengendalian yang ada.
4. Beberapa karyawan kurang suka dengan otonomi dalam bekerja. Hal ini dikarenakan mereka
kurang menikmati tanggungjawab yang diberikan atau risiko yang dibebankan kepada
mereka. Untuk mengatasinya, karyawan diberikan pilihan untuk bekerja sesuai keterampilan
dan ambisinya.

Studi Kasus
Sunshine Fashion : Penipuan, Pencurian, dan Perilaku Menyimpang Antarkaryawan

Latar Balakang Perusahaan

Sunshine Fashion Co.Ltd. bertempat di Shenzhen merupakan joint-venture (usaha patungan)
Sino-Jepang yang didirikan tahun 1993. Menghasilkan sweter kasmir dan kemudian berkembang
menjadi pabrik dan pengecer yang terintergrasi dengan kegiatan yang mencakup penyumberan
bahan, pemintalan, pencelupan, desain, distribusi, pemasaran, dan pengeceran. Sweter kasmir
produksi Sunshine dianggap sebagai barang mewah dicina.

Persediaan
Pada awal tiap musim,kantor pusat akan menyiapkan persediaan dan kantor cabang
bertanggungjawab untuk mendistribusikan sweter ke-220 gerai pengecer dan untuk mengisi
kembali persediaan ditiap gerai sepanjang musim.
Kantor pusat mengirimkan barang kekantor cabang dengan pesawat dan terkadang dengan
menggunakan jasa kurir. Kira-kira 3% barang menghilang selama proses transportasi.

Penjualan
Informasi mengenai persediaan dan penjualan dilaporkan secara manual kepada kantor pusat.
Sistem RFID/ERF Sunshine menyimpan informasi mnegenai inventaris pada kantor cabang dan
gerai pengecer, tetapi informasi tersebut harus di-input secara manual oleh staf.

Dari 3% hilangnya barang saat proses transportasi dan masalah pencurian dan penipuan yang
dilakukan oleh karyawan pada tahun 2008 yang merugikan perusahaan sebesar RMB10,5 juta
yang berarti 5% dari total penjualan domesstik sunshine merupakan kekurangan dari kantor
pusat mengenai pencacatan informasi mengenai persediaan dan penjualan yang masih
dilakukan secara manual oleh staf. Manajer yang ingin berbuat curang memanfaatkan
ketidakmampuan kantor pusat untuk mengendalikan diskon dan persediaan pada tingkat lokal.
Kemudahan manajer dalam memanipulasi data seperti menunda tanggal dimulainya masa
promosi tanpa menginformasikannya kepada kantor pusat supaya mereka dapat menjual sweter
dengan harga asli dan mengantungi selisih harga antara harga jual dengan harga diskon.
Faktor lain yang mendukung perilaku penipuan di Sunshine adalah perusahaan tidak memiliki
mekanisme yang pada tempatnya untuk mengendalikan persediaan pada level lokal.

Sistem ERP Sunshine tidak bisa memeperbarui informasi tentang persediaan secara otomatis
karena sistempenyimpanan informasi tersebut haruss diinput secara manula oleh staf. Untuk
melawan perilaku menyimpang para karyawan, presiden direktur sunshine secara rutin
mengunjungi pusat-pusat perbelanjaan juga gerai-gerai pengecer Sunshine untuk membangun
hubungan pribadi dengan banyak pusat perbelanjaan tersebut.
Selain itu perilaku negatif yang dilakukan oleh para karyawan dapat juga disebabkan oleh
pengendalian hasil yang mana muncul karena kurangnya komitmenkaryawan terhadap target
kinerja yang ditetapkan dalam sistem pengendalian hasil.

Yang menjadi penyebab utama dari penyimpangan perilaku oleh staf dan antarkaryawan ialah
perubahan perilaku dan pengendalian tindakan, para karyawan mungkin memperhatikan
manajer yang bertindak menyimpang eperti memanipulasi data penjualan dan hal itu
menjadikan contoh bagi para karyawan lain untuk melakukan hal yang sama. Selain juga dapat
karena perekrutan karyawan yang salah atau dari pelatihan yang tidak mencukupi juga dari
budaya yang kuat juga dapat menyebabkan perubahan perilaku sesseorang.

Kelemahan yang terdapat di perusahaan Sunshine ialah kurangnya teknologi dalam menginput
persediaan dan penjualan secara otomatis dan tepat, teknolgi yang digunakan masih dilakukan
secara manual oleh staf, kelemahan tersebut memicu karyawan dalam bertindak negatif dan
melakukan pencurian serta manipulasi data karena tidak adanya pengawasan dan kebijakan
yang ketat dari perusahaan.

Kelebihan pengendalian internal terkini di Sunshine ialah kunjungan secara rutin dari presiden
direktur Sunshine sendiri pada pusat-pusat perbelanjaan juga gerai-gerai pengecer Sunshine
diseluruh negeri untuk memperkuat merk dan membangun hubungan pribadi.

Untuk memperbaiki situasi kantor pusat mulai menentukan target penjualan untuk manajer
cabang setiap bulan juni berdasarkan pada lokasi manajer, ukuran luas dan sejarah penjualan
dari tempat pengecer, dan memberikan komisi akhir tahun kepada manajer cabang yang dapat
mencapai targetnya penjualannya. Di bawah sistem baru ini, manajer cabang dapat menerima
komisi yang sama tingginya dengan gaji tahunan mereka jika kinerja penjualannya bagus. Dan
hal itu diharapkan dapat memperbaiki dan mengurangi perilaku menyimpang antarkaryawan.

Dalam pengukuran perbaikan untuk Sunshine seharusnya diawali saat melakukan perekrutan
karyawan baru, perusahaan harus membuat kebijakan yang ketat dan pelatihan yang benar saat
perekrutan, kemudian perusahaan harus memperbaiki teknologi yang mereka gunakan agar
tidak memberikan kesempatan kepada manajer maupun karyawan untuk melakukan hal
menyimpang. Memberikan kompensasi kepada karyawan yang bekerja dengan baik serta giat
juga dapat mencegah perilaku menyimpang.