Denominamos proceso o circuito administrativo de la compra al conjunto de operaciones y flujos

de información administrativa que genera la adquisición de mercancía por la empresa.

CONCEPTO DE COMPRAS
Adquirir bienes y servicios de la calidad adecuada, en el momento y al precio adecuado y del
proveedor más apropiado.

Concepto 2
Adquirir productos y servicios en la cantidad, calidad, precio, momento, sitio y proveedor justo o
adecuado. Buscando la máxima rentabilidad de la empresa.

Concepto 3
Adquirir adecuadamente materias primas y auxiliares, materiales, suministros, equipos y servicios
necesarios para que la empresa desarrolle sus funciones satisfactoriamente.
Realizar una compra inteligente
Cuando se logra un balance entre la calidad y el precio de un producto; cuando se adquiere algo
verdaderamente necesario; cuando sabemos que nuestra adquisición es verdaderamente útil y
cuando estamos seguros que hicimos la compra correcta.
¿Cómo realizar una compra inteligente?
Infórmese de sus proveedores.
Pida cotizaciones y negocie.
Decida y haga sus pedidos
Dele seguimiento a sus pedidos.
Revise y reciba.

El departamento de compras ocupa una posición única debido a su

importancia dentro de una organización, porque las
compras son una de las claves para el éxito
de una empresa o negocio de
producción moderna que basa su
trabajo en un flujo continuo de
materiales adecuados que se
entregarán eficientemente.

La función y la organización del departamento de compras es, de hecho, el órgano de enlace que
opera entre la fábrica y sus proveedores externos.

Comprar materias primas, productos semi-acabados, materiales, servicios y equipos es

fundamental en muchas empresas de fabricación. En este sencillo punto de relieve lo importante
es que hay una gestión, control y organización del departamento compras, porque incluso un
pequeño ahorro puede reducir los costos de producción de manera significativa y adecuada por lo
tanto añadir beneficios.

La mejor manera, para proceder, cuando se puede hacerlo es en coordinación con los flujos
comerciales que ingresan a la empresa, tratando de combinar las compras y el razonamiento de
una manera integrada, por lo que los diferentes departamentos se coordinan adecuadamente
para comprar lo que se necesita.

Una vez dicho esto, para la gestión óptima de todo el proceso de compra es necesario prestar
atención a varios puntos como:

Planificación de las compras: Esto implica una elección, por ejemplo, entre la compra de un semi-
acabado o su producción dentro de la empresa.

La gestión de la recepción del material y su almacenamiento: La gestión administrativa de lo que

se recibe, por ejemplo, el control de la documentación que acompañan a las mercancías, etc.

La capacidad de estandarizar y simplificar la gestión de las compras: Comprende al análisis del

valor de lo que se compra.

Manejo de materiales: Un control constante para ver si lo que hemos adquirido se ajusta a las
necesidades reales de la empresa y si no, la posibilidad de iniciar acciones correctivas.

La gestión: Cuando sea necesario, si se dispone de materiales en exceso, u obsoleto.

La minimización del costo de los materiales: Se hará las compras de suministros de materiales de
la calidad deseada, cuando sea necesario y al menor costo posible.

La gestión del transporte de materiales de manera eficiente para reducir los costos de manejo y
entrega.

La identificación de nuevas fuentes de suministro: Siempre se debe tener un abanico de

posibilidades de grandes compras cada vez que se presente la necesidad de tener que recurrir a
nuevos proveedores.

La detección oportuna de los cambios en el mercado para poder calibrar las mejores compras.

La reducción o minimización de los retrasos en la adquisición de bienes.

Constante atención a la calidad de los suministros.

La formación del personal en la gestión de materiales, con el fin de aumentar la eficiencia de todo
el proceso de compra.

Entre las principales tareas que tiene a su cargo el Departamento de compras se incluyen:

La gestión de una base de datos en la que se marcan los materiales comprados y sus posibles
sustitutos.

El mantenimiento de todos los registros relacionados con el proceso de adquisición y el precio de

los materiales.
Análisis periódico de materiales específicos con el fin de simplificar y estandarizar su proceso de
compra.

Mantener relaciones con todos los departamentos de la empresa para planificar, cuando sea
posible, la gestión centralizada y las compras racionales.

El análisis continúo de los precios.

La gestión completa de las órdenes de compra.

Mantener registros de todas las compras realizadas.

Preparar un presupuesto anual de las compras.

La preparación y la gestión de una lista de materiales requeridos por los distintos departamentos
de la empresa en un plazo determinado.

Gestión, en concierto con la Administración, los pagos a tiempo