BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Definisi pencatatan dan pelaporan

Pencatatan dan Pelaporan salah satu tugas dan fungsi Petugas Haji. Laporan
pelaksanaan tugas digunakan sebagai indikator setiap permasalahan yang terjadi dan
bahan evaluasi pelaksanaan pada tahun mendatang. Pencatatan dan pelaporan
merupakan salah satu elemen yang penting dalam sistem informasi Kesehatan Haji.
Pelaksanaan kegiatan kesehatan haji yang didukung oleh sistem informasi haji
dengan menggunakan berbagai macam aplikasi dan teknologi informasi dapat
memfasilitasi kebutuhan untuk pengumpulan data secara cepat, pengolahan data
yang besar dan banyak serta komunikasi data yang cepat. Sistem pencatatan dan
pelaporan kesehatan haji memiliki jaringan komunikasi dengan berbagai entitas yang
tersebar di indonesia dan di Arab Saudi. Dengan sistem yang terintegrasi dari saat
sebelum haji berangkat hingga saat kepulangan haji serta evaluasipelaksanaan haji.
Pencatatan dan pelaporan di Kloter merupakan salah satu kegiatan pokok dalam
pelayanan kesehatan haji. Secara umum pencatan dan pelaporan ini tidak berbeda
dengan pencatatan dan pelaporan lazimnya, namun mempunyai keunikan dalam
kegiatannya, spesifik dalam tujuan dan kegunaannya.

2.2 Manfaat Laporan

̵ Alat pembantu dan pengawasan serta pengendalian kegiatan
̵ Dasar dalam mengambil tindakan dan mengatasi permasalahan
̵ Bahan laporan kepada pimpinan
̵ Bahan informasi kepada pihak-pihak terkait
̵ Bahan evaluasi

2.3 Prosedur Pencatatan dan Pelaporan

̵ Pencatatan dilakukan oleh Petugas Haji dan melaporkan kepada Ka Sektor
̵ Pencatatan dilakukan oleh Ka Sektor dan melaporkan kepada Ka Daker
̵ Pencatatan kegiatanYanum, Bimbingan Ibadah dan Pelayanan Kesehatan
diolah oleh Daker dan dilaporkan kepada Ketua PPIH ArabSaudi
 ̵ Hasil Pengolahan pelaksanaan kegiatan dihimpun oleh Pelaksana PPIH Arab
Saudi dan dilaporkan kepada Menteri Agama RI

2.4 Pelaporan dan Isi Laporan

1. TPHI Kloter
̵ Jumlah Jamaah dan Daerah Asal Kloternya
̵ Nama Petugas Kloter, Karu dan Karom
̵ Waktu Keberangkatan dan Kedatangan Kloter
̵ Kondisi pemondokan, jarak dari masjidil Haram/ masjid Nabawi dan
nama pemilik pondokan
̵ Kondisi jamaah selama operasional termasuk Armina
̵ Permasalahan yang dihadapi

2. Pelaporan Kedatangan dan Keberangkatan

̵ Keadaan jamaah
̵ Pelaksanaan bimbingan
̵ Pelayana nMaktab/Group
̵ Kontrol Petugas Sektor/Daker
̵ Musibah/Gangguan
̵ Pembayaran Dam
̵ Jamaah yang dirujuk ke RSAS/ BPHI, Ghaib,dan Wafat
̵ Peristiwa lain

3. Laporan Pelayanan Maktab di Armina

̵ Waktu berangkat dan kedatangan
̵ Angkutan jamaah
̵ Kondisi kemah
̵ Fasilitas kemah
̵ Bimbingan Peribadatan
̵ Koordinasi dengan Maktab
̵ Pelayanan Konsumsi
̵ Keadaan Jamaah
̵ Peristiwa lain
2.5 Pencatatan dan Pelaporan TPIHI dan TKHI Kloter
1. Pencatatan TPIHI Kloter
̵ Jumlah Jamaah dan Daerah Asal Kloternya
̵ Jumlah KBIH dan jumlah peserta/ jamaahnya
̵ Permasalahan yang dihadapi
2. Laporan Harian TPIHI Kloter
̵ Kloter dan Embarkasinya
̵ Tanggal Laporan Harian
̵ Materi dan Peserta Bimbingan
̵ Volume Pelaksanaan Bimbingan
̵ Metode Bimbingan
3. Pencatatan TKHI Kloter
̵ Jamaah Risti
̵ Sanitasi pondokan dan katering
̵ Jamaah sakit
̵ Pengajuan kebutuhan obat dan alkes
̵ Rujukan penderita
̵ Kunjungan kloter
̵ Penyakit yang menimpa jamaah kloter
̵ Membuat surat kematian/ COD

4. Laporan Harian TKHI Kloter

̵ Jumlah jenis penyakit yang diderita jamaah
̵ Rujukan penderita ke RSAS atau BPHI
̵ Jamaah yang wafat dan sebab kematian
̵ Perbekalan obat dan alkes
̵ Wabah penyakit
̵ Hal-hal lainnya

2.6 Sektor Jeddah/ Madinah

1. Seksi penerimaan
̵ Menyambut dan mengarahkan jamaah menuju tempat istirahat
 ̵ Memantau Petugas yang membawa barang jamaah
2. Seksi penempatan
̵ Menyiapkan tempat istirahat jamaah
̵ Mengantar dan membimbing jamaah beserta barang bawaanya
ketempat istirahat
3. Seksi penerangan
̵ Menyampaikan berbagai informasi kepada jamaah
̵ Melayani/menjawab pertanyaan jamaah
4. Seksi barang tercecer
̵ Mengurus barang bawaan jamaah yang tercecer
̵ Menginventarisir/mengirim barang tercecer sesuai poisisi dana lamat
jamaah bersangkutan
5. Seksi penghubung/ penterjemah
̵ Menjadi penghubung/penterjemah antara jamaah dengan instansi di
Arab Saudi
̵ Mengurus jamaah haji wafat, kehilangan paspor, kehilangan tiket
dan lainnya
6. Seksi katering
̵ Mendata kesesuaian jumlah jamaah dengan distribusi katering
̵ Mengawasi pendistribusian makan jamaah
7. Seksi dokumen
̵ Menerima dan mengumpulkan paspor jamaah
̵ Mengkoordinasi jumlah paspor jamaah dengan seksi
pemberangkatan
8. Seksi pemberangkatan
̵ Mengatur pemberangkatan jamaah ke Madinah/Makkah dan
melakukan koordinasi dengan pihak Naqabah di Arab Saudi
̵ Mendata dan melaporkan jumlah jamaah setiap klotar yang
diberangkatkan baik ke Madinah maupun ke Makkah
9. Seksi khusus
̵ Membimbing jamaah haji wanita
̵ Menunjukkan tempat wudhu dan mandi jamaah
̵ Membantu menyelesaikan masalah yang berkaitan dengan jamaah
wanita
 ̵ Monitoring waktu kedatangan dan keberangkatan kloter
̵ Jumlah kloter dan pondokan yang ditempati

2.7 Sektor Mekkah/ Madinah

̵ Monitoring waktu kedatangan dan keberangkatan kloter
̵ Jumlah kloter dan pondokan yang ditempati
2.8 Laporan harian
̵ Jumlah jamaah disektor

̵ Jumlah jamaah wafat

̵ Berobat di kloter

̵ Dirawat/dirujuk di RSAS/BPHI

̵ Kembali dari perawatan

̵ Sesat jalan

̵ Kehilangan barang/uang

̵ Melahirkan

̵ Pelayanan maktab/majmu’ah

̵ Pelaksanaan dam

̵ Peribadatan/ziarah

̵ Masalah lainnya

2.9 Laporan Daerah Kerja/ Daker

1. Pelayanan Umum dan Bimbingan Ibadah

a. Laporan Harian

̵ Kedatangan jamaah haji

̵ Keberangkatan jamaah haji

̵ Kegiatan yanum dan bimbingani badah

̵ Permasalahan/Kasus jamaah seperti:

o Kehilangan paspor

o Kehilangan barang/uang
 o Penempatan jamaah di pemondokan

o Jamaah yang tidak berangkat bersama kloternya karena

sakit, sesat dan lainnya

b. Laporan Pelaksanan Tugas

̵ Rekapitulasi petugas haji yang menyertai jamaah

̵ Rekapitulasi Petugas PPIH

̵ Penempatan Kloter perumahan maktab/majmu’ah

̵ Kasus yang dialami jamaah

̵ Hal-hal lainnya

c. Laporan Khusus

2. Pelayanan Kesehatan

a. Laporan harian

̵ Kunjungan BPHI

̵ Rujukan ke RSAS/BPHI

̵ Kematian/kelahiran

̵ Evakuasi penderita antar daerah kerja

̵ Kejadian Luar Biasa (KLB)

̵ Kondisi Menu Katering

̵ Keadaan Cuaca

̵ Posisi Petugas TKHI

̵ Laporanlainnya

b. Laporan khusus dan laporan pelaksanaan tugas dilampiri dengn data

pendukung.
2.10 Sistem Informasi Manajemen Kesehatan Haji

Sistem informasi manajemen kesehatan haji merupakan rangkaian kegiatan

pengelolaan data dan informasi penyelenggaraan kesehatan haji yang dapat
dimanfaatkan sebagai data surveilans epidemiologi, SKD-respon KLB dan
perumusan strategi dan rencana program kesehatan haji Kegiatan ini dilaksanakan
sejak pemeriksaan kesehatan di puskesmas, pemeriksaan kesehatan di
kabupaten/kota, provinsi, embarkasi/ debarkasi haji, Ditjen PP & PL, selama di
Saudi Arabia dan sekembalinya dari Saudi Arabia. Sistem Informasi Manajemen
didukung dengan program aplikasi komputer SISKOHAT bidang Kesehatan yang
dapat diaktifkan pada situs www.SISKOHATKES.net dengan user name dan
password yang ditetapkan oleh tim SISKOHATKES, dengan alamat Ditjen
PP&PL, Departemen Kesehatan.
1. Puskesmas
Puskesmas melaksanakan pencatatan dan pelaporan dengan mengentry
data melalui applikasi puskesmas (Siskohat Bidang Kesehatan) dan
dikirim (uploads) ke situs www.siskohatkes.net dengan koneksi internet.
Jadual laporan Puskesmas ke Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dan web
paling lambat tiga minggu sebelum operasional haji dimulai. Puskesmas
melakukan analisis data hasil penyelenggaraan kesehatan haji di
wilayahnya dan didesimininasikan ke Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota
dan pihak-pihak lain yang terkait.
2. Dinas kesehatan kabupaten/kota
Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota melaksanakan pencatatan dan pelaporan
dengan mengentry data hasil pemeriksaan kesehatan pertama (bagi
puskesmas yang belum tersambung dengan siskohatkes.net) dan
pemeriksaan kesehatan ke dua di Rumah Sakit melalui applikasi
kabupaten/kota (Siskohat Bidang Kesehatan) dan dikirim (uploads) ke
www.siskohatkes.net dengan koneksi internet. Jadual laporan Dinas
Kesehatan Kabupaten/Kota ke Dinas Kesehatan Provinsi dan web paling
lambat tiga minggu sebelum operasional haji dimulai. Dinas Kesehatan
Kabupaten/Kota melakukan analisis data hasil penyeenggaraan kesehatan
haji di wilayahnya dan didiseminasikan ke Puskesmas, Dinas Kesehatan
Provinsi dan pihak-pihak lain yang terkait
3. Dinas kesehatan provinsi
Dinas Kesehatan Provinsi melaksanakan pencatatan dan pelaporan
mengentry data melalui applikasi provinsi (Siskohat Bidang Kesehatan)
dan dikirim (uploads) ke www.siskohatkes.net dengan koneksi internet.
Jadual laporan Dinas Kesehatan Provinsi ke Ditjen PP & PL melalui surat
resmi dan web sebagai paling lambat 1 (satu) minggu sebelum operasional
haji dimulai. Dinas Kesehatan Provinsi melakukan analisis data hasil
penyelenggaraan kesehatan haji di wilayahnya dan didiseminasikan ke
Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota, pihak-pihak lain yang terkait dan
Direktorat Jenderal PP & PL.
4. Embarkasi/ debarkasi haji
Pencatatan dan pelaporan di Embarkasi/Debarkasi Haji dilakukan melalui
applikasi embarkasi dan debarkasi (Siskohat Bidang Kesehatan) dan
dikirim (uploads) ke www.siskohatkes.net dengan koneksi internet. Jadual
laporan Embarkasi/ Debarkasi Haji melalui Siskohat bidang kesehatan
paling lambat jam 24.00 Waktu Indonesia Bagian Barat. Apabila ada KLB
di Embarkasi/ Debarkasi Haji, Tim Penyelenggara Kesehatan Haji
Embarkasi/Debarkasi Haji dalam waktu 1 x 24 jam melaporkan ke
Direktorat Jenderal PP & PL. KKP Embarkasi/Debarkasi Haji melakukan
analisis data hasil penyelenggaraan kesehatan haji di wilayahnya dan
diseminasi informasi ke Dinas Kesehatan Provinsi, pihak-pihak lain yang
terkait dan Direktorat Jenderal PP & PL.
5. Direktorat Jenderal PP & PL
Pada operasional haji Direktorat Jenderal PP & PL mengirimkan laporan
harian dan analisis mingguan penyelenggaraan kesehatan haji serta KLB
kepada Menteri Kesehatan RI setiap hari pukul 08.00 Waktu Indonesia
Bagian Barat. Direktorat Jenderal PP & PL melakukan analisis data hasil
penyelenggaraan kesehatan haji pada saat operasional dan diseminasi
informasi melalui Media Massa (cetak, elektronik, website, hotline dan
sms) dengan melibatkan unit-unit utama Departemen Kesehatan,
pemerintah dan swasta serta organisasi masayarakat lainnya.
6. Arab saudi
Pencatatan dan pelaporan di Saudi Arabia baik di Daker Jeddah, Daker
Madinah, Daker Makkah maupun Daker Armina dilakukan melalui
 applikasi Arab Saudi (SISKOHAT bidang kesehatan) dan dikirim (uploads)
ke www.siskohatkes.net dengan koneksi internet. Apabila ada KLB dan
musibah masal di Arab Saudi, Wakadaker bidang kesehatan wilayah
setempat dalam 1 x 24 jam segera melaporkan hasil penyelidikan dan
penanggulangannya kepada Waka II Bidang Kesehatan PPIH Arab Saudi
dengan tembusan Menteri Kesehatan ub. Direktur Jenderal PP & PL, yang
kemudian diikuti laporan lanjutan sesuai dengan perkembangan situasi
KLB dan musibah massal. Tim PPIH Bidang Kesehatan di setiap Daerah
Kerja melakukan analisis data hasil penyelenggaraan kesehatan haji di
daerah kerjanya dan melakukan diseminasi informasi ke Sektor, TKHI
kloter, Jemaah Haji dan pihak-pihak lain yang terkait. Pada setiap akhir
masa pra Armina, Armina dan Pasca Armina masing-masing Wakadaker
Bidang Kesehatan membuat laporan penyelenggaraan kesehatan haji di
wilayahnya kepada Waka II Bidang Kesehatan PPIH dengan tembusan
Menteri Kesehatan ub. Direktur Jenderal PP & PL. Pada akhir operasional
Waka II Bidang Kesehatan PPIH membuat laporan penyelenggaraan
kesehatan haji di Saudi Arabia untuk dilaporkan kepada Menteri
Kesehatan RI ub Dirjen PP & PL.

2.11 Sistem Pencatatan dan Pelaporan Manual

Sistem pencatatan dan pelaporan kesehatan adalah metoda atau cara-cara

perencanaan dan pelaksanaaan terhadap semua bentuk catatan dan laporan mengenai
kesehatan yang di kerjakan dalam rangka pelayanan kesehatan Jemaah haji mulai
dari embarkasi, sampai dengan kembali ke tanah air (debarkasi).
Yang dimaksud dengan catatan dalam sistem pencatatan dan pelaporan
kesehatan adalah semua bentuk kegiatan tulis menulis yang dipakai dan disimpan
oleh instansi atau petugas yang bersangkutan itu sendiri. Sedangkan yang dimaksud
dengan pelaporan adalah semua kegiatan tulis menulis yang kemudian dikirimkan
kepada instansi atau pejabat yang lebih tinggi sebagai bahan pemberitahuan atau
informasi untuk instansi tersebut.
Syarat untuk sistem pencatatan dan pelaporan adalah : sederhana bentuk
formulirnya, seragam bagi unit yang sejenis, dan jelas maksud setiap item yang
ada didalamnya.
 Adapun tujuan dari pencatatan dan pelaporan adalah tersedianya data dan
informasi epidemiologi kesehatan haji sebagai dasar pengambilan keputusan
dalam perencanaan, pelaksanaan, pemantauan, evaluasi pelayanan kesehatan
haji mulai dari tanah air, selama di perjanan dan di Arab Saudi sampai kembali ke
tanah air. Selama mendampingi Jemaah dikloter petugas TKHI melakukan
pencatatan dan pelaporan dengan menggunakan form yang sudah desedikan oleh
Kementrian Kesehatan. Pencatatan dan pelaporan pada operasional haji Kloter di
Arab Saudi merupakan administrasi pelayanan kesehatan haji Indonesia yang
dilaksanakan oleh petugas kloter di seluruh jenjang pelayanan kesehatan selama
operasional haji.
Kecepatan dan ketepatan waktu dalam pencatatan dan pelaporan tersebut
menjadi indikator baik tidaknya sistem pencatatan dan pelaporan dalam
penyelenggaraan kesehatan haji pada saat operasional haji tahun itu.

Pencatatan Dan Pelaporan Kloter

• Bentuk Komunikasi yang dapat dilakukan secara tertulis atau lisan

maupun visual mengenai suatu hal tertentu sesuai dengan tujuan
pelaporan di kloter
• Bentuk perwujudan pertanggungjawaban TKHI atas pemberian
kepercayaan dalam melaksanakan tanggung jawab dan pelimpahan
wewenang untuk mendukung pelaksanaan pelayanan kesehatan di
kloter
• Pencatatan dan pelaporan pada operasional haji Kloter di Arab Saudi
merupakan administrasi pelayanan kesehatan haji Indonesia yang
dilaksanakan oleh petugas kloter di seluruh jenjang pelayanan
kesehatan selama operasional haji.
• Kecepatan dan ketepatan waktu dalam pencatatan dan pelaporan
tersebut menjadi indikator baik tidaknya sistem pencatatan dan
pelaporan dalam penyelenggaraan kesehatan haji pada saat operasional
haji tahun itu.

̵ Jenis Pencatatan Dan Pelaporan (R-R)

o R-R kunjungan berobat
Pada setiap jemaah yang berobat di kloter, dilakukan pencatatan
pada buku kunjungan berobat kloter (buku sudah ada diberikan di
tanah air) dan catan ringkan ringkas di Buku Kesehatan Jemaah
Haji (BKJH), meliputi : tanggal kunjungan, anamnesis &
pemeriksaan fisik, diagnosis, tindakan/terapi, dan keterangan lain
yang dibutuhkan. Bila jemaah perlu dirujuk, catat indikasi

rujuk, tanggal & jam merujuk, tempat rujukan. Sertakan BKJH

pada saat merujuk dan serahkan kepada petugas kesehatan di
tempat rujukan. Saat jemaah dipulangkan kembali ke kloter,
pastikan pada BKJH tercatat diagnosis di tempat rujukan, terapi,
dan rencana tindak lanjut dari dokter di tempat rujukan. Diagnosis
penyakit ditulis sesuai dengan ICD-X. Daftar diagnosis penyakit
yang mungkin muncul (sesuai ICD-X) dapat dilihat di Buku Saku
Kloter. Rekapitulasi kunjungan sakit dituliskan pada form terlampir

o R-R Pengelolaan Obat & Alat Kesehatan di Kloter

Setiap kloter akan menerima 1 (satu) tas kloter yang berisi obat
dan alat kesehatan. Daftar obat dan alat kesehatan di kloter dapat
dilihat di Buku Saku Kloter. Selanjutnya obat dan alat kesehatan
itu harus dikelola oleh petugas kloter. Setiap penerimaan,
pengeluaran, dan permintaan obat dan alat kesehatan harus tercatat
dalam formulir harian yang disediakan untuk itu, dilaporkan setiap
hari ke Sub Daker (kesepakatan jam pelaporan akan ditetapkan
kemudian). Formulir dapat diperoleh di Daker/Sub Daker
o R-R Persedian Obat Kloter
Selama masa operasional Petugas Kloter akan mendapat tas yang
telah dilengkapi obat dan dapat mengajukan permintaan obat
kektor/BPHI, yang kesemuanya dicatat dalam buku persediaan.
Menjelang kepulangan Petugas kloter harus mengembalikan
tas obat dilengkapi dengan laporan sisa obat.

o R-R pada Buku Laporan Pelaksanaan Tugas TKHI

 Sebagai bentuk pertanggungjawaban pelaksanaan tugas TKHI,
maka setiap kegiatan yang dilaksanakan oleh TKHI dicatat dan
dilaporkan dalam Buku Laporan Pelaksanaan Tugas TKHI.
Selain sebagai bentuk pertanggungjawaban, kegiatan yang dicatat
di dalam buku ini juga dapat dijadikan sebagai informasi bagi
kepentingan program

kesehatan haji selanjutnya.

o Formulir rujukan
Petugas Kloter dapat meminta formulir rujukan di
Sektor/BPHI, dan digunakan apabila akan merujuk jemaah
baik ke sektor, BPHI maupun langsung Rumah Sakit Saudi.
Apabila kloter langsung merujuk ke Rumah Sakit Saudi harus
melapor ke Sansur BPHI untuk dilakukan pemantauan
selanjutnya. Dan apabila dianggap tidak mampu
melaksanakan wukuf tanpa bantuan petugas kesehatan.
Petugas kloter

membuat usulan safari wukuf dicatat pada formulir yang

diperuntukkan untuk itu (dapat diperoleh di BPHI Sektor) dan
diserahkan kepada petugas kesehatan di BPHI/ Sektor. Kriteria
penyakit/kondisi kesehatan “jemaah Safari Wukuf” ditentukan
oleh
o Formulir COD (Certifikat Of Death) dan Outopsi Verbal
(OV)
Bila ada jemaah haji yang meninggal dunia di luar tempat
pelayanan dokter kloter yang membuat keterangan kematian
dengan menggunakan formulir COD dan mengisi OV.
Apabila di tempat pelayanan kesehatan maka dokter sektor yang
akan membuatkan COD dan AV. COD yang diisi dengan lengkap
dan benar, lembar pertama diberikan kepada keluarga/karom/karu
yang akan digunakan untuk klaim asuransi.

o Buku Laporan TKHI Kloter

Buku laporan penerbangan yang merupakan manifes harus diisi
oleh Petugas Kloter ditandatangai dan apabila sudah sampai di
 Arab saudi pada saat melapor di BPHI harus ditanda tangai oleh
Kepala BPHI
o Buku Panduan ICD IX

Adalah buku panduan yang berisi code penyakit, Dokter harus

menuliskan penyakit disertai dengan code ICD IX pada hasil
pemeriksanaan.

o Buku Resep
Seperti buka resep pada umumnya pada saat operasional
pelayanan jemaah haji juga dokter pada saat selesai
melakukan pemeriksaan apabila memberikan resep harus
menggunakan buku resep yang sudah disediakan dan menuliskan
kode resep. Kode resep nantinya akan dientry pada menu yang
aplikasinya sudah ada di smartphone.

o R-R Penyakit Jemaah pada buku kesehatan haji

Pada setiap jemaah yang berobat di kloter, dilakukan
pencatatan ringkas di Buku Kesehatan Jemaah Haji (BKJH),
meliputi : tanggal kunjungan, anamnesis & pemeriksaan fisik,
diagnosis, tindakan/terapi, dan keterangan lain yang
dibutuhkan.
Bila jemaah perlu dirujuk, catat indikasi rujuk, tanggal & jam
merujuk, tempat rujukan. Sertakan BKJH pada saat merujuk
dan serahkan kepada petugas kesehatan di tempat rujukan.

̵ Alur Pelaporan
Alur pelaporan merupakan suatu proses penyampaian /
pengiriman data pelayanan dan kegiatan petugas selama
operasional secara berjenjang
o Waktu yang digunakan adalah waktu Arab Saudi
o Petugas kloter diwajibkan mengentry data pelayanan
kesehatan dan visitasi secara online, dan batas upload visitasi
pukul 13.00 WAS, untuk pelayanan berikutnya tetap terus
dientry dan upload system akan menyimpan semua data yang
telah dientry
 o Data yang telah dientry dapat dilihat dan dibaca oleh petugas
siskohatkes penyelenggara program kesehatan haji.
o Karena bersifat realtime, dan semua menggunakan system
akan terlihat petugas kloter yang telah tiba di Saudi
melakukan pelayanan atau tidak, oleh karena itu setiap
petugas kloter yang telah tiba di arab saudi harus segera
melakukan sinkronisasi data maksudnya mencocokan data
manifes jamaah dan data yang ada dalam system (smartphon)
serta lokasi dimana kloter berada ( Ketika di Jeddah, di
Madinah, di Makkah, di Arofah, di Muzdalifah dan di Mina)
dan rekonsiliasi data maksudnya

koreksi terhadap jumlah data pelayanan

o Semua data entry pelayanan selama operasional di Arab
Saudi setiap hari oleh petugas sansur akan melakukan clean
data yang kemudian akan dianalisis dan dilaporkan kepada
Kepala Seksi Kesehatan kemudian teruskan kepada Ka.Daker,
Askorbid Sansur/Kabid Kesehatan Arab Saudi dan
Sekretariat Opreasional Haji di Jakasrta dalam betuk laporan
harian pelayanan kesehatan paling lambat pukul 17.00
WAS
o Sekretariat Operasional haji kemudian akan melaporkan hasil
pelayanan kesehatan selama di arab saudi kepada Menteri
Kesehatan setiap hari, wib.
2.12 Pencatatan dan Pelaporan Elektronik

Pencatan dan pelaporan elektronik merupakan pencatatan dan pelaporan dengan

menggunakan teknologi berupa system berbasis web, Petugas Kesehatan kloter
(Dokter dan Perawat) dibekali 1 (satu) perangkat smartphone yang didalamnya sudah
tersedia data jemaah sesuai dengan kloter dan embarkasi. Menu entry data , dan
system terhubung langsung ke server SISTEM Komputerisasi Haji Terpadu Bidang
Kesehatan (SISKOHATKES) di Jakarta,
Petugas Kesehatan Kloter (dokter dan perawat) harus mampu mengentry data
kegiatan pelayanan kesehatan jemaah. Untuk visitasi petugas kesehatan melaporkan
 dengan cara mengupload foto visitasi jemaah. Kegiatan pencatatan dan pelaporan
entry data dapat diklakukan secara of line.
a. Mengaktifkan smartphon
Smarphon diberikan di Bandara Jeddah sesuai dengan kloter dan asal
embarkasi.
b. Manajemen Pengguna
Adalah pengecekan ulang pada smartphon, apakah semartphon yang
diberikan sudah sesuai dengan nama dokternya, asal dan jumlah jamaah haji
yang ada dikloternya
c. Sinkronisasi jamaah dan lokasi kloter
Setelah petugas menerima smartphon, kemudian petugas melakukan
sinkronsasi ( pemutahiran) data jemaah dan lokasi jemaah, tanggal, bulan
dan tahun
d. Entry data sesuai menu pada aplikasi
Kegitan memasukan data pelayanan kesehatan pada menu yang
disediakan aplikasi, kegaiatn ini dilaksanakan setiap kali melakukan
pelayanan, baik secara of line maupun online. Waktu mengiriman (upload)
bisa setiap saat dengan batas maksimal pukul 13.00 WAS. Setiap harinya.
Pelayanan setelah pukul 13.00 WAS tetap dientry pada aplikasi dan upload
(data real time). Ingat waktu : tanggal melakukan pelayanan
e. Foto visitasi
Petugas kesehatan yang melakukan visitasi atau bila terjadi kejadian
luar biasa petugas harus mengambil foto visitasi dan kejadian luar bisa
kemudian di upload. Bila melakukan visitasi dan menambil fotonya maka
tidak ada bukti bahwa petugas melakukan visitasi.
f. Upload data entry dan foto visitasi
Upload data entry dan foto visitasi menggunakan aplikasi yang sudah
ada dalam sikohatkes - indonesia.

DAFTAR PUSTAKA

https://www.persi.or.id/images/regulasi/kepmenkes/kmk4422009.pdf
http://jatim.kemenag.go.id/file/file/Haji2016/spgi1464521426.pdf
http://www.depkes.go.id/download.php?file=download/pusdatin/infodatin/Infodatin-
Haji-2015.pdf

https://edoc.site/pencatatan-dan-pelaporan-haji-pdf-free.html
https://id.scribd.com/document/259911025/MI-6-Pencatatan-Dan-Pelaporan-5-Nov