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DOCUMENTAL
Paso a paso para la recepción o radicación, registro,
distribución o embalaje de cinco documentos de diferente
contexto.
10 de Septiembre 2018
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Administración documental
INTRODUCCIÓN
La Unidad Central del Valle del Cauca, debe optimizar todos los procesos internos con
eficiencia, efectividad y calidad en la prestación de los servicios, para lograr la eficiencia
administrativa, de acuerdo con lo establecido por la Ley 594 de 2000, el Acuerdo 060 de
2001 y el Acuerdo 042.
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PRESENTACIÓN
Con el auge de las tecnologías de la Información se han orientado los documentos hacia la
utilización y conformación de bases de datos estructuradas y la mayoría de la información
documental se está generando y conservando electrónicamente. Las directrices actuales
apuntan a seguir la línea electrónica con la Ley del Cero Papel.
La Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, reguló la función archivística del Estado; en
el Título V: Gestión de documentos, Artículo 21: “Las entidades públicas deberán elaborar
programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y
soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.
La gestión documental de la Unidad Central del Valle, atendiendo al ciclo vital de los
documentos en sus etapas de Archivo de Gestión, o archivos de las Dependencias donde
permanecen los documentos en su fase inicial de producción y trámite, posteriormente se
transfieren al Archivo Central e histórico, donde los documentos son debidamente
administrados para la consulta y cumplirán su etapa de conservación y selección para la
conservación total de los documentos de gran valor para la Institución según sea definido en
la Tabla de Retención y Tabla de Valoración Documental, garantizando la recuperación,
conservación y autenticidad de la información.
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PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Eficiencia
administrati
va
1. PLANEACIÓN
8. VALORACIÓN 2. PRODUCCIÓN
GESTIÓN
3. GESTIÓN Y
7. PRESERVACIÓN DOCUMENTAL -
TRÁMITE
PROCESOS
6. DISPOSICIÓN DE
4. ORGANIZACIÓN
DOCUMENTOS
5. TRANSFERENCIA
La Gestión Documental es un eje transversal en todas las entidades, enmarcado dentro de los
Sistemas organizacionales. Esta política es liderada por el Archivo General de la nación,
cuyos lineamientos están articulados con la NTCGP1000.
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PROCESO 1. PLANEACION
PLANEACIÓN
Una vez identificados los formatos, formularios y documentos, análisis de procesos, que se
requieren para la labor administrativa, y antes de implementarlos, se dirige el formato
diseñado a la oficina de Planeación, la cual realiza los controles de estandarización y
codificación de formatos, en el Listado Maestro de Documentos, siguiendo los lineamientos
establecidos en el Sistema de Gestión de la Calidad, para definir los flujos documentales y
determinar los metadatos que se deben crear en cada uno de ellos. Una vez registrado,
unificado y aprobado el formato, formulario o documento y asignado su código, se podrá
implementar en el proceso correspondiente de la Dependencia.
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Este proceso está conformado por:
Análisis de procesos
Análisis diplomático
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Como eje transversal en la entidad, el Programa de Gestión Documental debe armonizar con
los sistemas administrativos y de gestión establecidos por el gobierno nacional o los que se
establezcan en el futuro.
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Las fases del PGD deben estar incluidas en el Plan Estratégico Institucional y Plan de Acción
anual con las siguientes orientaciones:
PROCESO 2. PRODUCCIÓN
PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
La Producción Documental es el proceso mediante el cual se generan los documentos de las
instituciones en el cumplimiento de sus funciones.
Código de Comercio. Artículo 48. Conformidad de libros y papeles del comerciante a las
normas comerciales – medios para el asiento de operaciones- Artículo 51. Comprobantes y
correspondencia como parte integral de la contabilidad. Artículo 54. Obligatoriedad de
conservar la correspondencia comercial
Decreto 2150 de 1995. Artículos 11, 12,23 y 24. Uso de formatos únicos.
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Norma NTC 4436. “Papel para documentos de archivo: requisitos para la
permanencia y durabilidad
Técnicas de Producción
La Unidad Central del Valle del Cauca, adoptando las normas ISO que definen las directrices
para la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad, estipula que para la elaboración
de documentos tales como: procesos, procedimientos, subprocesos, planes de calidad,
instructivos y manuales se debe seguir lo establecido en el Procedimiento de Control de
Documentos con Código, de la Oficina de Planeación.
Para las comunicaciones oficiales internas se empleará papel sin membrete (tipo
memorando) tamaño carta u oficio.
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El papel debe tener el gramaje adecuado 75 y 90 g libre de ácido.
La tinta que se utiliza para la impresión debe poseer estabilidad química, ser insoluble
en contacto con la humedad, se recomienda utilizar cartuchos originales para los
documentos que sean de conservación permanente, de esta forma se garantiza la
nitidez y permeabilidad del documento.
Evitar el uso de micro-puntas o lapiceros de tinta húmeda para la firma, ya que por la
clase de colorantes y solventes que contienen son solubles al agua, tienden a
expandirse, pierden su coloración y legibilidad de la información con el tiempo; a
cambio, se debe utilizar lapicero de mina negra para la firma, de esta manera se
garantiza la nitidez en los procesos de tecnificación y conservación.
La documentación de carácter oficial externa debe ser firmada únicamente por los
funcionarios que tengan la competencia para ello.
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Los actos de notificación se harán directamente en la dependencia que expide el acto
administrativo. Las márgenes establecidas para la papelería tamaño carta, serán las
mismas para tamaño oficio.
Los números de cuatro cifras que representan años no se separan con espacio ni con punto.
Ejemplo Año 2011. En un texto la fecha se escribe completa, representada en orden de
día, mes, y año. Los nueve primeros días del mes se escriben sin anteponer el cero. El año
siempre debe ir con los cuatro dígitos para identificar el siglo en el cual se generó el
documento.
Las fechas abreviadas sólo se utilizan para indicar el momento en que se recibe el
documento, en formatos contables y financieros.
Ejemplo 28-03-2011
La hora del día está basada en el sistema internacional de 24 horas y después de la cifra se
escribe la palabra hora.
Expresiones numéricas
Las cantidades dentro de un texto del uno al nueve se escriben en letras y del 10 en adelante
en cifras.
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Ejemplo. Enviamos dos folletos con un total de nueve hojas cada uno.
Cuando sea necesario expresar cantidades en letras, se tiene en cuenta que desde el dieciséis
al veintinueve se escribe una sola palabra y del treinta y uno en adelante se escribe en tres
palabras.
Números telefónicos:
Al escribirlos se separan por grupos y con espacios; el indicativo debe ir entre paréntesis.
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El cumplir estas indicaciones facilita labores como realizar copias de seguridad (backup) y
cambios de equipo; además de minimizar los riesgos de pérdida de información en caso de
daños en Software y/o Hardware.
Las Redes sociales abiertas al público, tales como Facebook o Twitter, entre otras, son
comunicaciones informales que no hacen parte de la Gestión Documental, ya que los escritos
a través de estos medios masivos, hacen parte del Sistema de Comunicación, su nivel
básicamente es informativo, por lo tanto no se consideran documentos oficiales.
Utilizar el campo con copia oculta (Cco), cuando se envíe o se responda un mensaje
que incluya múltiples direcciones, o cuando se envíen mensajes que incluyan
personas o grupos corporativos. Esto con el fin de no publicar las direcciones de
correo y que después se utilicen con otros fines.
No adjuntar archivos con virus o con un tamaño que no pueda recibir o descargar el
destinatario.
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Control en la Producción de Documentos
Formatos:
Los formatos institucionales que sean generados por necesidad de las dependencias
deben ser elaborados en la misma y enviados a la oficina Asesora de Planeación que
desarrolla el Programa Institucional de Sistema Gestión de la Calidad; esta oficina
asignará el código respectivo al formato y una vez el formato se ingrese al listado
maestro de registros institucionales, la oficina solicitante podrá hacer uso y socializar
el formato; para cualquier cambio o modificación al mismo, debe informarse a la
oficina competente para su actualización y número de código en la versión
correspondiente.
DILIGENCIAMIENTO DE DOCUMENTOS
Comunicaciones oficiales
Las comunicaciones generadas a través del aplicativo SGD, tienen validez administrativa por
lo tanto no es necesario imprimirlas a menos que el destinatario por razones de trámite legal
o administrativo, exija el documento impreso y firmado.
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Memorando (comunicación oficial interna); recomendaciones:
Se utiliza para:
Circular:
Acta:
Expresa el asunto tratado o acordado en una reunión o situación específica. Adquiere valor
administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación.
Debe llevar el nombre del grupo que reúne, aclarar si el carácter de la reunión es ordinario o
extraordinario.
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Clases de Actas
De Consejos Directivo,
De Consejo Académico,
De Consejo de Facultad
Actas de Comité,
Actas de grado general,
Actas de sustentación trabajo de grado
Actas de conciliación
Actas de baja,
Actas institucionales
Actas de entrega de cargo
Informe
Se debe tener en cuenta
Los informes que se envían a los organismos de control deben ser elaborados en papel
membreteado.
Los informes de gestión internos se elaboran en papel con logo sin membrete.
Certificado:
Constancia:
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Con base en el hecho o acto que se Según el hecho o acto se expiden
prueba pueden emitirse certificados de: constancias para.
Sobres comerciales
Su propósito es servir de cubierta a los documentos para su entrega o envío. Al registrar los
datos del destinatario, éstos deben ser iguales a los consignados en la comunicación, en forma
clara y completa. El tamaño del sobre para el envío de anexos debe permitir guardarlos sin
dobleces.
Para distribuir la información en el sobre tamaño carta u oficio, se recomienda escribir los
datos del destinatario en mayúscula sostenida, a interlineación sencilla.
Al utilizar etiqueta, ésta debe adherirse centrada en el segundo tercio del sobre.
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CREACIÓN Y DISEÑO DE DOCUMENTOS
2-3 cm
Entre
3 y 4 cm
1,5-a4 cm
1,5 y 4,0 cm
Zona 2
Dimensiones:
Estas dimensiones son aplicadas a todos los tipos documentales mencionados, tanto en
papelería tamaño carta como oficio.
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B. Zona 1
Espacio destinado para el membrete que incluye: razón social, logo tipo y el número
de identificación tributaria (NIT). Las medidas recomendadas son: 14 cm
horizontales, desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3 y 4 cm verticales desde el
borde superior.
Zona 2
Espacio destinado para la dirección, apartado, correo electrónico, sitio web, fax,
teléfono, lugar de origen y país. Se recomienda usar las siguientes medidas: entre 1,5
y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y centrado.
D. Zona 3
Espacio superior derecho destinado al registro radicación del documento; es
complementaria de la zona 1.
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Entre ZONA 3
3 y 4 cm ZONA 1
1 interlinea
Código
1 a 2 interlineas
Lugar y fecha
1 a 3 interlineas
Asunto
1 a 2 interlineas
Saludo
1 a 2 interlineas
Texto
1 interlinea
1 a 2 interlineas
Despedida
4 a 5 interlineas
Remitente
cargo
2 interlineas
Anexos:
Vo. Bo. 1 interlinea
Transcriptor :
1 a 2 interlineas
Entre
Zona 2 1,5 y 2,0 cm
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Márgenes
Se recomiendan las siguientes márgenes.
Superior entre 3 y 4 cm
Inferior entre 2 y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 y 4 cm
Lateral derecho entre 2 y 3 cm.
Estilo:
Bloque extremo. Todas las líneas parten del margen izquierdo.
Fuente:
Todas las comunicaciones se deben digitar en una fuente clara, agradable a la vista del lector.
La fuente debe ser homogénea, con el fin de no presentar inconvenientes para su lectura,
impresión y digitalización. Se recomienda para la redacción utilizar tipo de fuente Arial y el
tamaño 12.
Código de la Dependencia:
Lugar de origen y fecha de elaboración:
Datos del destinatario:
El tratamiento de cortesía o título académico se escribe con mayúscula inicial. Se deja una
interlinea después del destinatario.
Ejemplos
Señor
Señora
Doctor
Doctora
Licenciado
Ingeniero
Economista, entre otros.
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DE CARGOS TITULO PROFESIONAL
Alcaldesa Abogada
Asistente Administrativa Administradora de negocios
Consulesa Administradora de Empresas
Decana Arquitecta
Gerente Bacterióloga
Gobernadora Bióloga Marina
Jueza Comunicadora Social
Jefa Contadora Pública
Ministra Geóloga
Presidenta Física Nuclear
Rectora Ingeniera
Revisora Fiscal Médica
Secretaria General Microbióloga
Subgerenta Odontóloga
Tesorera Trabajadora social
Cuando estos títulos y cargos forman parte de un texto, se escriben con minúscula, porque se
convierten en sustantivos comunes.
Ejemplos
Vendrá la ingeniera Alicia Vargas
El diseño de la presentación estará a cargo de la jefa de ventas.
Asunto:
Se escribe la palabra asunto, con mayúscula inicial seguida dos puntos, sin negrilla y sin
subrayar. Se debe escribir a dos interlineas libres, a partir del último dato del destinatario
constituyendo la síntesis del tema del documento, expresado máximo en cuatro palabras.
Saludo:
Se utiliza precedido del título para las damas, el nombre sencillo o compuesto, según aparece
en el destinatario; para los caballeros el apellido, si el saludo es breve y finaliza en dos puntos,
se recomienda la despedida seguida de comas; si el saludo es extenso se recomienda que la
despedida termine en punto.
NOTA. El uso de estimado o apreciado, se hace solamente para personas de confianza.
Ejemplo
Apreciado señor Botero García:
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Respetada Ingeniera Gloria María:
Señora Ministra:
Cordial saludo, señor Martínez Orejuela.
Expresión de
O frase de cortesía
cortesía que puede
Terminada en punto.
ser breve seguida de
coma,
Cuerpo de texto:
Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Redactar el texto en forma clara,
breve, directa, sencilla y cortés, omitiendo temas personales.
Anexos:
Se detallan en el texto y al final de la comunicación, a dos interlíneas libres del remitente.
La palabra anexo o anexos, se escribe con mayúscula inicial, seguida de dos puntos (:). A un
espacio se enuncia la cantidad; entre paréntesis el número de hojas, escrito en forma continua
horizontalmente y separados por coma (,).
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Ejemplos
Anexo: uno (15 folios).
Copia:
La palabra copia se escribe con mayúscula inicial, sin abreviar y se seguida de dos puntos
(:). Se ubica a dos interlineas libres del cargo del firmante o a interlineados sencillo de anexos
contra el margen izquierdo. A un espacio se relacionan los destinatarios alineados así:
tratamiento de cortesía o título, cargo y organización. Si se dirige a un funcionario de la
misma entidad se omite el nombre de la institución.
Firma:
El documento Oficio generado a través del aplicativo, se debe imprimir y firmar, debido a
que es un documento que va dirigido al medio externo.
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ESQUEMA DISTRIBUCIÓN DEL MEMORANDO
Entre 3 y 4 cm
2 interlinea
MEMORANDO
2 a 3 interlineas
PARA:
2 interlinea
DE:
2 interlinea
ASUNTO:
1 a 2 interlineas
Texto
1 interlinea
1 a 2 interlineas
Despedida
4 interlineas
firmante
2 interlineas
Copia:
2 a 3 interlineas
Transcriptor :
Entre 2 y 3 cm
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Encabezado:
Código de la dependencia:
Lugar de origen y fecha de elaboración:
Los puntos anteriores son generados por el aplicativo SGD.
Destinatario y Remitente:
Ejemplo:
PARA: Dra. Antonia Campos Borda, Ingeniera
DE: Dirección Seccional
Asunto:
Se escribe en mayúscula sostenida a dos interlíneas del remitente.
Texto:
Se escribe de dos a tres interlíneas del asunto puesto que el saludo está incluido en el primer
párrafo.
Despedida:
Se escribe de una a dos interlíneas libres del texto.
Firmante: La firma o nombre generada a través del aplicativo, en el memorando tiene validez
administrativa.
Transcriptor:
De dos a tres interlíneas de la firma del remitente.
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ESQUEMA DISTRIBUCIÓN DE LA CIRCULAR
CIRCULAR No.
Lugar y fecha:
Grupo destinatario:
Asunto:
Texto
Firma responsable:
Cargo
Transcriptor:
Código de la Dependencia:
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Se escribe el código de la Dependencia Guión (-) seguido del código de la Serie Circulares
seguido de punto (.) y el código de la Subseries
Lugar y fecha:
El lugar y fecha en que se elabora la circular.
Grupo destinatario:
Se escribe la palabra PARA: en mayúscula sostenida, seguida del grupo destinatario.
Asunto, saludo:
Se escribe una frase que referencie el texto de la circular.
Texto:
Se desarrolla el texto del asunto.
Despedida:
Se escribe una frase de cortesía, de despedida antes de la firma.
Se escribe de cuatro a cinco interlíneas del texto.
CÓDIGO:
ACTA Nº
COMITÉ:
ÁREA/ FACULTAD/PROCESO:
LUGAR:
HORA DE INICIO: HORA FIN:
FECHA:
OBJETIVO DE LA REUNIÓN:
ASISTENTES
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NOMBRE Y CARGO
INVITADOS
NOMBRE Y CARGO
AUSENTES
NOMBRE Y CARGO
Actuó como secretario de la Reunión ________________ sin voz y sin voto, presidido por
_______________, seguido se puso en consideración el orden del día propuesto y aprobado
así:
Se procedió a firmar la presente Acta la cual fue aprobada en sesión verificada el día ____
del mes de ____ de _____:
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CONVOCATORIA:
Código de la Dependencia:
Código de la Dependencia - seguido del código de la Serie Acta. Subserie.
Acta No.
Se escribe el consecutivo del número del Acta del Comité o Reunión que se reúne.
Comité:
Nombre del Comité o grupo que se reúne. Se ubica al costado izquierdo, dos interlíneas
después del Número del Acta.
Lugar de la reunión:
Lugar en donde se está celebrando la reunión, dependencia, salón, auditorio, etc.
Fecha:
Día mes y año en que se celebra la reunión.
Objetivo:
El motivo por el cual se celebra la reunión.
Asistentes:
Nombres y apellidos de los integrantes de la reunión con mayúscula inicial a interlineación
sencilla, al frente se escribe el cargo que desempeña cada uno de los integrantes en la reunión.
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Invitados:
Si hay invitados, se escriben los nombres y apellidos completos de los invitados con
mayúscula inicial.
Ausentes:
Si hay ausentes, se escriben los nombres y apellidos completos.
Desarrollo:
Se inicia el primer tema indicándolo con número arábigo.
Convocatoria:
Cuando se va a programar una nueva reunión, a continuación se escribe el lugar, la dirección,
la fecha y la hora en que se proyectará la próxima reunión.
Transcriptor:
Se escribe el nombre y apellido del transcriptor del Acta, con mayúscula inicial.
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ESQUEMA DISTRIBUCIÓN DEL INFORME
Presentado a:
Fecha:
Texto
Firma responsable:
Transcriptor:
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Código:
Se escribe el código de la dependencia, seguido de los códigos de la Serie y Subserie.
Presentado a:
Se escribe en mayúscula sostenida el nombre de la persona y dependencia a quien se le
presenta el informe.
Texto:
En este espacio se desarrolla el informe con sus numerales correspondientes.
Si son varias las firmas, éstas se distribuyen a criterio de los autores, se escriben por parejas
siendo la primera contra el margen izquierdo, si el número de firmas es impar la última se
escribe centrada.
Transcriptor
Se escribe el nombre y apellido del transcriptor del Informe, con mayúscula inicial.
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ESQUEMA DISTRIBUCIÓN DE CERTIFICADO Y CONSTANCIA
Entre 3 y 4 cm
2 interlinea
DENOMINACIÓN
2 a 3 interlineas
CODIGO:
2 a 3 interlineas
CARGO Entre
Entre 2 y 3 cm
3 y 4 cm 4 a 5 interlineas
2 interlinea
Texto------------------------------------------------------------------
------
2 interlineas
TEXTO:--------------------------------------------------------------
--------
3 interlineas
4 a5 interlineas
FIRMA RESPONSABLE
Transcriptor :
Entre 2 y 3 cm
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Denominación:
Se escribe a cinco interlineas del borde superior la denominación CERTIFICADO o
CONSTANCIA.
Código:
A dos interlíneas de la denominación y contra el margen izquierdo se digita el código de la
dependencia que expide, seguido de Guión (-) se escribe el número correspondiente al
certificado o constancia, a continuación y seguido de punto (.) se escribe el código
correspondiente a la Subserie, finalmente se digita el numero consecutivo de certificado o
constancia.
Cargo:
El cargo de la persona responsable, se escribe en mayúscula sostenida, sin subrayar centrado,
precedido de los artículos el, o la, a una distancia de cuatro a cinco interlíneas del código.
Ejemplo:
Texto:
Cada párrafo del texto se inicia con la conjunción Que, en mayúscula inicial a la que siguen
los datos del solicitante que pueden ser:
Los párrafos se separan entre sí, por una o dos interlíneas, según la extensión del texto.
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Ciudad de origen y fecha:
A tres interlíneas del último párrafo del texto se escribe la ciudad de origen, el día, mes y
año.
Firma responsable:
De cuatro a cinco interlineas de la fecha, centrado y en mayúscula sostenida se escriben
nombres y apellidos del responsable. No se escribe el cargo, no se subraya.
Transcriptor:
A dos interlíneas del firmante y contra el margen izquierdo se anota el nombre con mayúscula
inicial e inicial del apellido, de la persona responsable de transcribir el documento. Se
recomienda emplear letra más pequeña y en caso de nombre compuesto, es conveniente
escribir uno de los dos.
zona 1 zona 3
Zona 2
Zona 1
Espacio destinado para la ubicación de la razón social, sigla o acrónimo y NIT.
Zona 2
Espacio destinado para la impresión de la dirección topográfica y electrónica, fax, página
web, el apartado aéreo, el teléfono, el nombre de la ciudad o municipio de origen y el
país.
Zona 3
Espacio superior derecho para uso exclusivo de la oficina de correos.
Partes de sobre:
Para su distribución, el sobre se visualiza en tercios y se distribuyen así:
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En el tercio izquierdo se escribe información como: confidencial, personal.
En el tercio central se escriben los datos del destinatario.
El tercio derecho es para uso exclusivo de la oficina de correos.
Los datos del destinatario se ubican centrados en el segundo tercio, su distribución debe ser
armónica, se dirige en forma personalizada, estos datos se escriben a interlineación sencilla.
Tratamiento o títulos:
Se escriben con mayúscula inicial
Nombre:
Se escribe en la segunda línea del tratamiento con mayúscula sostenida o mayúscula inicial
según su preferencia, se recomienda escribir los dos apellidos. No se usa negrilla.
Ejemplo Ingeniero
DUVAN PULGARIN MARROQUIN
Economista
Cargo:
Se escriben con mayúscula inicial. Los cargos muy extensos se pueden repartir en dos líneas.
No se hace partición silábica
Ejemplo Ingeniero
DUVAN PULGARIN MARROQUIN
Director de Servicios Informáticos
Organización:
Se escribe en la línea siguiente al cargo con la denominación más conocida, razón social,
acrónimo o sigla. Cuando se escribe el nombre completo, la escritura se hace con mayúscula
inicial y respetando las denominaciones Ltda., S.A.
Los acrónimos se escriben con mayúscula sostenida o mayúscula inicial.
Dirección o apartado:
la dirección consta de una de las siguientes nominaciones: calle, carrera, diagonal, transversal
o avenida, con su respectivo número, todas ellas se escriben sin abreviar y a continuación se
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anota en número de la nomenclatura. Se emplea la abreviatura de número nro. (Opcional).
No se escribe el signo (#).
Si los números de la dirección incluyen letras, éstas se deben escribir con mayúscula, si la
nomenclatura incluye Norte, Sur, Oriente, Occidente Bis, es indispensable escribirlos en
forma completa.
Ejemplo Señora
Diana Pulgarín Marroquín
Calle 20 Bis nro. 45-23 Bloque 2 Entrada 3 Apartamento 1234
Urbanización el Poblado
Medellín, Antioquia
Ejemplo Doctor
ALFREDO JARA TOBON
Jefe de Compras
CAFAM
Apartado Aéreo 35476
Quibdó, Chocó
Destino:
Puede ser local, nacional o internacional. Se escribe con mayúscula inicial.
Local:
Cuando el destino es dentro de la ciudad, se escribe el nombre en mayúscula inicial.
Ejemplo Doctor
ALFREDO JARA TOBON
Jefe de Compras
CAFAM
Apartado Aéreo 35476
Melgar.
Nacional:
Cuando el destino es una ciudad o municipio dentro del país, se escribe el nombre y el del
departamento correspondiente, separados por como (,) y con mayúscula inicial.
Ejemplo Doctor
ALFREDO JARA TOBON
Jefe de Compras
CAFAM
Apartado Aéreo 35476
Tunja, Boyacá
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NOTA: Cuando las ciudades tienen denominaciones especiales, éstas se deben incluir, como
el caso de Bogotá D.C, Guadalajara de Buga o México D.F.
Internacional:
En cuanto a la dirección, se respeta la nomenclatura y los términos del país del destino tales
como, P.O Box, Postfach, entre otros.
La adecuada Gestión de documentos de archivo de una Institución, debe garantizar que ésta
sea capaz de crear, recibir, utilizar y consultar los documentos que necesita. Norma ISO
15489-1
RECEPCIÓN
El proceso de Recepción se desarrolla en La Ventanilla Única, la cual cumple con la tarea de
administrar las comunicaciones oficiales contribuyendo con la normalización de los servicios
De recepción, registro, radicación y distribución de los documentos como parte integral del
Programa de gestión Documental.
Acuerdo 060 de 2001. Artículos 3, 5, 8, 10, 11, y 12. Sobre las unidades de correspondencia,
radicación y control de las comunicaciones recibidas y enviadas.
Es este punto hablamos de tres pasos dentro del proceso de recepción: la recepción del
documento, su radicación y finalmente el registro.
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La ventanilla única.
La ventanilla única debe contar con el talento humano y recurso tecnológico necesario para
desarrollar el proceso de recibir, registrar, radicar, enviar y controlar el trámite de las
comunicaciones oficiales, mediante servicios de mensajería interna, externa y por medios
electrónicos; que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los usuarios internos
y externos a la Institución, además de brindar el servicio de información a los usuarios sobre
las comunicaciones oficiales que salgan o ingresen a la institución, al igual que sobre
información institucional y vigilar que la labor se cumpla dentro de la debida reserva,
celeridad, imparcialidad respetando el derecho de turno con oportunidad y guardando estricta
reserva sobre los documentos y la información a la cual se tiene acceso.
Recibir documentos
Verificar la información de los documentos
Clasificar en documentos externos e internos para su trámite
Radicar
Registrar
Distribuir interna y externamente las comunicaciones oficiales
Brindar atención personalizada y telefónica al usuario
Servicio de alerta sobre las comunicaciones recibidas, para dar respuesta oportuna a
las solicitudes y velar por el cumplimiento del derecho de turno. Puede realizarlo a
través del aplicativo SGD adquirido por la Institución, implementado a partir de
septiembre de 2011.
Los documentos que se reciben pueden estar en diferentes soportes y medios, tales
como correo tradicional, fax, revistas, plegables, invitaciones, correo electrónico,
entre otros.
Se debe verificar que la documentación que se recibe está completa, firmada, contiene
los anexos anunciados, datos de origen del remitente, dirección de respuesta, y se
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encuentra en buen estado. Se procede a desempacar con mucho cuidado el
documento para no dañarlo, se revisa el sobre y verificar los anexos.
Una vez extraído el documento del sobre se lee con el fin de:
Comprobar las fechas de elaboración y recibido.
Revisar que este firmado, verificar anexos
El registro y radicación de las comunicaciones oficiales se hace en forma permanente,
atendiendo con carácter de prioridad los documentos jurídicos tales como acciones
constitucionales, derechos de petición, tutelas, demandas, embargos, documentos
contables como facturas, recibos de servicios públicos.
Registro de documentos
Después de recibir las Comunicaciones oficiales en Ventanilla Única, se ingresan todas las
comunicaciones producidas o recibidas, al Sistema SGD. Se registran los siguientes datos:
Fecha
Nombre del Remitente
Dirección, teléfono y correo electrónico
Funcionario destinatario , Dependencia y si lleva copia a otra dependencia
Asunto
Número de folios y anexos
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automáticamente asigna el número de radicación del documento. (Ver anexo SGD Registro
y radicación de comunicaciones (final deteste documento)
Enseguida se imprime el rótulo con el número de radicación asignado por el aplicativo. Este
rótulo identifica el documento dentro de la base de datos de la Entidad, (SGD).
Cuando un usuario o peticionario presente personalmente una comunicación oficial en la
Ventanilla Única se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada, con el fin de
velar por la transparencia de la actuación administrativa asignada en estricto orden de
recepción de los documentos.
Al comienzo de cada año laboral, la numeración debe ser ascendente y continua, iniciando
con el 001 y finalizando con el último consecutivo que se registre al cierre de labores
administrativas de la Institución, al finalizar el año.
Radicación de fax:
Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán teniendo en cuenta la
información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retención
documental, para su radicación en la Ventanilla Única.
Cuando se recibe un fax en la Ventanilla Única dirigido a un funcionario de la Institución, se
escanea, se imprime para garantizar su permanencia, durabilidad y conservación y se Todas
las COMUNICACIONES ACADÉMICAS presentadas por los docentes y estudiantes de los
diferentes programas académicos diurnos y nocturnos de la UCEVA tales como peticiones,
quejas, y reclamos (PQRSf), sin excepción, dirigidas a los Decanos y/o Consejos de
Facultad, deberán radicarse en la Ventanilla Única Institucional. Para su trámite hay dos
formas de realizar el proceso. La primera es a través del Link de la Institución donde existe
el formato PQRSf, el cual se puede diligenciar de manera presencial o vía Web; o a través de
un oficio, el cual se radica en Ventanilla única de lunes a viernes en el horario de 8:00 a 12:00
y de 2:30 a 6:30 p.m.
Las PQRSFs que lleguen a los correos electrónicos a cualquiera de las Facultades y
que por su importancia ameritan ser tramitados, deberán imprimirse y llevarse a la
Ventanilla Única de la Institución para la correspondiente radicación.
DISTRIBUCIÓN
La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la
entidad, se realiza a través de la Ventanilla Única, la cual garantiza la celeridad en la entrega
de la comunicaciones tanto internas con destino externo como externas con destino interno
42
para lo cual cuenta con un mensajero interno, y un mensajero externo en cuanto a la entrega
local y a través de Outsoursing se entregaran las comunicaciones en los lugares más distantes
(local extendida, nacional e internacional)
43
electrónicamente y debe firmar el formato antes mencionado y devolverlo a la
dependencia remisoria para verificación y control del envío.
.
Distribución de documentos/comunicaciones externas recibidas
Los documentos o comunicaciones externas que se reciben a través del servicio de mensajería
externa o local, deben ser radicados a través del aplicativo SGD, en la Ventanilla Única
Institucional y su distribución a las diferentes dependencias se realiza de la siguiente manera:
Todos los documentos enviados al medio externo deben ser radicados por medio del
aplicativo SGD y distribuidos a través de la Ventanilla Única Institucional.
44
La Ventanilla Única Institucional verifica el cumplimiento de requisitos conforme a
lo estipulado en la producción documental de la institución (código de serie
documental, radicación del antecedente destinatario, firmas, copias, anexos).
La Ventanilla Única Institucional realiza el registro con los siguientes datos básicos:
número de radicación, fecha del documento, hora, datos del destinatario (nombre,
entidad, cargo, ciudad del destinatario, anexos).
TRÁMITE DE DOCUMENTOS
Constitución Política. Artículo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones
respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta
resolución.
Las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias o felicitaciones que se realicen ante la Unidad
Central del Valle del Cauca podrán formularse, a través de la página web en el link PQRSF,
o a través de un oficio, el cual será registrado y radicado en la Ventanilla Única Institucional,
45
en el aplicativo SGD e inmediatamente remitidas a la dependencia competente, electrónica y
físicamente, con copia a la Secretaría General, para el control institucional del trámite.
Las PQRSF que lleguen a los correos electrónicos de las respectivas Decanaturas y
facultades, que por su importancia ameriten ser tramitados deberán imprimirse y llevarse a
la Ventanilla Única de la Institución para la correspondiente radicación.
Las PQRSF dirigidas a Unidad Central del Valle del Cauca deberán ser diligenciadas en lo
posible en el formato diseñado para tal efecto y deben contener la siguiente información.
46
una vez el peticionario presente el recibo de pago se procederá a su entrega dentro de los
cinco días hábiles siguiente.
Procedimiento:
CONSULTA
La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona natural
etc.) de acceder a la información contenida en los documentos de archivo y de ser necesario
a obtener copia de los mismos.
La consulta se puede hacer mediante solicitud verbal, telefónica o escrita dirigida a los
funcionarios responsables del Archivo de Gestión o del Archivo Central.
Para dar cumplimiento al proceso de consulta la Unidad Central del Valle del Cauca, procede
de la siguiente manera en atención a los requerimientos y solicitudes:
El solicitante debe facilitar los datos necesarios del documento requerido (tipo
documental, serie o Subserie, fecha).
47
Los funcionarios tanto en el Archivo de Gestión como en el Archivo Central proceden
a ubicar la información solicitada.
PROCESO 4. ORGANIZACIÓN
Acuerdo AGN 007 de 1994.Artículo 18. A “Reglamento General de Archivos” que crea el
Comité Evaluador de Documentos en los Departamentos, determina su integración y le fija
las funciones.
48
Acuerdo AGN 09 de 1995. Reglamenta la presentación de las T.R.D.
Acuerdo AGN 12 de 1995. “Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de
junio de 1994, Reglamento General de Archivos", "Órganos de Dirección, Coordinación y
Asesoría”.
Acuerdo AGN 039 de 2002. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y
aplicación de las tablas de retención documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley
General de Archivos 594 de 2000.
Acuerdo AGN 041 de 2002. Reglamenta la entrega de archivos de las entidades que se
liquiden, fusionen, supriman o privaticen.
Acuerdo AGN 042 de 2002. Por el cual se establecen los criterios para la organización de los
archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas,
se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la
Ley General de Archivos, Ley 594 de 2000.
Circular 004 del 6 de junio de 2003: Organización de las historias laborales. Departamento
Administrativo de la función Pública y el Archivo General de la Nación.
Circular 012: Reglamenta la Circular No. 004 del 2003 sobre el manejo y administración de
las historias laborales
Circular 035 del 12 de junio de 2009: Cumplimiento de la Ley 594 de 2000 y las circulares
004 de 2003 y 012 de 2004 del Departamento Administrativo de la función Pública y de
Archivo General de la Nación.”
Código de Comercio. Artículo 60. Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán
ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquéllos o la fecha
del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos
por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su
reproducción exacta. Además, ante la cámara de comercio donde fueron registrados los libros
se verificará la exactitud de la reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará
49
acta en la que anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado
para su reproducción.
Cuando se expida copia de un documento conservado como se prevé en este artículo, se hará
constar el cumplimiento de las formalidades anteriores.
Decreto 4124 de 2004. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan
otras disposiciones relativas a los Archivos Privados.
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
Los archivos son la imagen propia de las Institución que los produce. Gracias a los archivos,
las instituciones se pueden afirmar como entidades con capacidad de respuesta organizada y
un archivo que está correctamente organizado se constituye en memoria y testimonio de la
evolución de su entidad productora.
Este proceso tiene como instrumento archivístico las Tablas de Retención Documental,
aprobadas en la Institución, las cuales contienen un listado de series y Subseries con sus
respectivos tipos documentales. A las TRD se les asigna el tiempo de permanencia en cada
una de las etapas del ciclo vital de los documentos y se establece su disposición final. De ahí
que las TRD son la base fundamental para la correcta organización de los archivos de gestión
50
teniendo en cuenta los continúa el procedimiento de registro y radicación, igual que para las
comunicaciones oficiales, posteriormente se distribuye a la Dependencia respectiva.
Para todas las comunicaciones oficiales tanto internas como externas, y académicas,
su recepción, radicación y distribución, se hará únicamente a través de la ventanilla
única.
CLASIFICACIÓN
En este punto se identifican y establecen las series que conforman cada agrupación
documental (fondo, sección, subsección, serie, subserie) que reflejan la estructura orgánico-
funcional de la entidad.
ORDENACIÓN
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
Una vez agrupados los documentos, se materializa representativamente su identificación,
localización y recuperación, para la gestión o investigación.
Procedimiento
Una vez clasificadas las series definidas en las TRD de cada dependencia, se agrupa la
documentación con el fin de formar los respectivos expedientes.
51
DOCUMENTOS CLASIFICADOS
ACUERDOS ACTAS
La documentación que será archivada en las respectivas carpetas debe guardar uniformidad,
por lo tanto si los documentos de una carpeta están en tamaño carta y oficio, se deben alinear
en el borde superior, se perforan con el tamaño oficio y se archivan.
Documento Documento
tamaño oficio tamaño
carta
Separador de series documentales: Elaborare los separadores de cada una de las series y
Subseries de tal manera que permita visualizar su ubicación y facilite la localización física
de la documentación.
Para distinguir las Series de las Subseries elabore los marbetes de las series en un solo color
y los marbetes de las Subseries en otro color.
52
IMPORTANTE:
Las series siempre deben ir en mayúscula sostenida.
Las Subseries deben ir en mayúscula inicial.
Principio de Procedencia
Cada documento debe conservarse en la dependencia que lo originó, teniendo en cuenta que
debe mantener la independencia, integridad y serie de los documentos.
Ubique físicamente las carpetas que conforman cada una de las Series y Subseries
documentales, observando que guarden el mismo orden en que aparecen relacionadas en la
Tabla de Retención Documental.
Identifique cada archivador con su respectivo número de gavetas de tal forma que permita la
localización física de los expedientes, marque las Series y las Subseries con sus respectivos
códigos en cartulina tamaño media carta o memorando y péguela a manera de porta índice
en la gaveta donde quedaron ubicadas las carpetas, de esta forma se podrá observar a primera
vista en que gaveta está la documentación que se necesita consultar.
53
FOLIACIÓN
Procedimiento
Folie la documentación previamente depurada, clasificada y ordenada, en forma consecutiva,
sin repetir u omitir números.
Las unidades de conservación o carpetas que se utilizan para archivar los documentos deben
ser carpetas desacidificadas para evitar el deterioro por oxidación del papel y deben contener
máximo 200 folios por unidad.
54
Los folios sueltos en blanco cuando cumplen una función de conservación como: aislamiento
de manifestación de deterioro biológico, protección de fotografías, dibujos, grabados o para
evitar migración de tintas por contacto no se deben foliar.
No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (casetes, discos digitales CD,
disquetes, videos, etc.) pero si dejar constancia en el aérea de notas del formato de inventario
y transferencia documental de su existencia y de la unidad documental a la que pertenecen,
mediante una hoja de referencia cruzada.
La hoja de control cruzado o referencia cruzada, se utiliza con el fin de evitar duplicidad de
información, es un referente que ayuda a recuperar y acceder a cierta tipología documental
que hace parte de un expediente. Cuando existan tipologías que hacen parte de otras
Subseries o anexos en soportes CD, fotografías, entre otros, se hace la respectiva referencia
cruzada para indicar la ubicación del soporte.
.
Lo que no se debe hacer al momento de la foliación:
A-bis
1
No se deben repetir números
55
No se debe omitir números, cuando se tenga lista la Documentación a
transferir proceda a diligenciar el formato de Transferencia e
Inventario Documental.
56
DOCUMENTOS DE APOYO
Los documentos de apoyo se deben identificar únicamente con el nombre del asunto, no
tienen codificación.
Después de cumplir su misión para el cual fue guardado el documento de apoyo, se debe
proceder a su eliminación, el funcionario encargado del archivo de gestión elaborará el acta
donde quedará registro de los documentos destruidos, con el visto bueno del jefe inmediato,
mediante el formato Acta de eliminación de documentos.
ÍNDICE DOCUMENTAL
Con el registro del índice documental se sabrá exactamente qué información se conserva y
se genera en la dependencia.
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Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo
Oficio de notificación del nombramiento o contrato de trabajo
Documentos de identificación
Hoja de Vida (Formato Único Función Pública)
Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos del
cargo
Acta de posesión
Pasado Judicial – Certificado de Antecedentes Penales
Certificado de Antecedentes Disciplinarios
Declaración de Bienes y Rentas
Certificado de aptitud laboral (examen médico de ingreso)
Afiliaciones a: Régimen de salud (EPS), pensión, cesantías, caja de compensación,
etc.
Actos de inscripción en el escalafón de carrera administrativa, pagos de prestaciones,
evaluación del desempeño, suspensiones y cumplimiento de sanciones,
Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del funcionario:
vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados,
encargos, permisos, ausencias temporales, inscripción en
carrera administrativa, suspensiones de contrato, pago de
prestaciones, entre otros.
Evaluación del Desempeño
Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor de
la entidad, donde consten las razones del mismo: Supresión
del cargo, insubsistencia, destitución, aceptación de renuncia
al cargo, liquidación del contrato, incorporación a otra entidad, etc.
Las Historias Académicas de los Egresados de la Unidad Central del Valle del Cauca, deben
contener los siguientes documentos, los cuales deben ir descritos en el formato Control
Historia laboral y/o académica.
1. Certificado médico
2. Registro civil
3. Fotocopia documento de identidad
4. Fotocopia libreta militar
5. Fotocopia diploma de bachiller y acta de grado de bachiller
6. ICFES
7. Certificado de notas de bachiller
8. Solicitud de grado
9. Formato de paz y salvo
10. Acta sustentación trabajo de grado
11. Encuesta seguimiento a egresados.
58
Teniendo en cuenta el Acuerdo 021 del 25 de septiembre de 2007 del Consejo
Directivo en su capítulo IV artículo 25, se debe tener en cuenta la conservación de la
documentación presentada por los estudiantes los cinco (5) años inmediatamente
siguientes al retiro del estudiante.
Pasado este tiempo -cinco años siguientes al retiro del estudiante- , la documentación
presentada por el estudiante será eliminada toda vez que se ha vencido el tiempo
estimado para su reclamación o reintegro.
El numeral 13 del artículo 35 de la Ley 734 de 2002 señala que le está prohibido a los
servidores públicos “Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, de
expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones”.
59
PROCESO 5. TRANSFERENCIA
ORGANIZACIÓN
Acuerdo AGN 007 de 1994.Artículo 18. A “Reglamento General de Archivos” que crea el
Comité Evaluador de Documentos en los Departamentos, determina su integración y le fija
las funciones.
Acuerdo AGN 12 de 1995. “Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de
junio de 1994, Reglamento General de Archivos", "Órganos de Dirección, Coordinación y
Asesoría”.
60
Acuerdo AGN 039 de 2002. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y
aplicación de las tablas de retención documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley
General de Archivos 594 de 2000.
Acuerdo AGN 041 de 2002. Reglamenta la entrega de archivos de las entidades que se
liquiden, fusionen, supriman o privaticen.
Acuerdo AGN 042 de 2002. Por el cual se establecen los criterios para la organización de
los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones
públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23
y 26 de la Ley General de Archivos, Ley 594 de 2000.
Circular 004 del 6 de junio de 2003: Organización de las historias laborales. Departamento
Administrativo de la función Pública y el Archivo General de la Nación.
Circular 012: Reglamenta la Circular No. 004 del 2003 sobre el manejo y administración de
las historias laborales.
Circular 035 del 12 de junio de 2009: Cumplimiento de la Ley 594 de 2000 y las circulares
004 de 2003 y 012 de 2004 del Departamento Administrativo de la función Pública y de
Archivo General de la Nación.”
Código de Comercio. Artículo 60. Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán
ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquéllos o la fecha
del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos
por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su
reproducción exacta. Además, ante la cámara de comercio donde fueron registrados los libros
se verificará la exactitud de la reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará
acta en la que anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado
para su reproducción.
Cuando se expida copia de un documento conservado como se prevé en este artículo, se hará
constar el cumplimiento de las formalidades anteriores.
Decreto 4124 de 2004. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan
otras disposiciones relativas a los Archivos Privados
61
Ley 80 de 1993. Artículo 55. De la prescripción de las acciones de responsabilidad
contractual. La acción civil derivada de las acciones y omisiones a que se refieren los
artículos 50,51, 52 y 53 de esta Ley prescribirá en el término de 20 años, contados a partir de
la ocurrencia de los mismos. La acción disciplinaria prescribirá en diez (10) años. La acción
penal prescribirá en veinte (20) años.
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
EL Archivo Central enviará a las respectivas dependencias el cronograma anual para las
transferencias documentales, cada una de las dependencias deberá acatar la fecha en que le
corresponden enviar la documentación.
PROCEDIMIENTO
Depure:
Seleccione la documentación que va a ser objeto de transferencia y retire aquellos
documentos que no representen valor documental tales como duplicados, impresos o
publicaciones, revistas, periódicos, tarjetas de invitación, folletos, hojas en blanco, boletines,
fotocopias informativas, catálogos de productos, documentos
repetidos, escritos a mano, fotocopias de leyes, decretos
siempre y cuando no hagan parte integral del documento. Los
documentos de apoyo no se transfieren al Archivo Central.
62
Limpie
Elimine todos los elementos metálicos tales como clips, ganchos y grapas de cosedora,
evitando ocasionar deterioros de tipo físico a la documentación
Diligencie el formato
Cuando transfiera la documentación al Archivo Central, debe enviar original y copia del
formato Transferencia e inventario documental, debidamente firmados. Una vez el Archivo
Central, revise la documentación transferida, hará devolución de la copia del formato.
Recuerde que:
.
Una vez se tenga la documentación debidamente revisada,
inventariada y foliada se procederá al embalaje o empaque el cual
debe mantener el orden estricto del inventario.
Ajustes:
Para realizar este proceso de cambio en la estructura de la TRD, se debe enviar una solicitud,
diligenciando el formato Solicitud de actualización de Tablas de Retención Documental. Una
vez el Archivo Central realice el cambio, se convocará al Comité de Archivo Institucional
para la aprobación de dicha actualización.
63
PROCESO 6. DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS
Artículo 23. “Valoración documental”. Ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla de
retención documental a partir de su valoración.
Constitución Política de 1991. Artículo 63. Los bienes de uso público, los parques naturales,
las tierras comunales de grupos étnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueológico
de la Nación y los demás bienes que determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e
inembargables. Artículo 70. CN Párrafo 2: La cultura en sus diversas manifestaciones es
fundamento de la nacionalidad. El Estado reconoce la igualdad y dignidad de todas las que
conviven en el país. El Estado promoverá la investigación, la ciencia, el desarrollo y la
difusión de los valores culturales de la Nación. Artículo 71. La búsqueda del conocimiento
y la expresión artística son libres. Los planes de desarrollo económico y social incluirán el
fomento a las ciencias y, en general, a la cultura. Artículo 72. El patrimonio cultural de la
Nación está bajo la protección del Estado.
Ley 39 de 1981.
Artículos 1, 2, 3 y 4. Sobre la microfilmación y certificación de archivos, las entidades bajo
cuya custodia reposen archivos de los cuales deban dar fe, están obligadas a conservar por su
cuenta copias de ellos mediante el empleo de procedimiento de microfilmación o de cualquier
otro técnicamente adecuado y aceptado por el Gobierno Nacional.
Decreto 2527 de 1950. Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos
y se concede valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos microfilmados.
Decreto 3354 de 1954. Podrán microfilmarse los documentos y expedientes que han sido
sometidos al trámite normal y los que encontrándose en trámite, por su importancia merezcan
un especial cuidado en la conservación y autenticidad; pero no podrán ser destruidos sus
originales hasta cuando haya transcurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre
aconsejen en cada caso, de acuerdo con su naturaleza. Al someter a la microfilmación
64
cualquier documento, debe tenerse el cuidado de que quede copiado en la cinta íntegramente
y con absoluta fidelidad, de tal modo que queda prohibido hacerles recortes, dobleces,
enmendaduras o cualquier adulteración, con pena de perder su valor probatorio.
Decreto 2649 de 1993. Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los
principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. Artículo 134.
Conservación y destrucción de libros.
DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS
Valores: Administrativo
Legal
Contable
Fiscal y
Técnico.
Segunda etapa del ciclo vital del documento.
Valores: Cultural
Histórico y Científico
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La primera etapa del ciclo vital se cumple cuando el documento completa su trámite de
gestión y es transferida al archivo central, la segunda etapa en que se conserva la
documentación es por el espacio de tiempo estimado en la tabla de retención.
Estos documentos Mientras los documentos permanezcan en el archivo de gestión son de
consulta permanente, es decir su trámite y gestión son de vigencia actual, por lo tanto
adquiere valor primario.
Amparados en la Tabla de Retención Documental y cumplida la retención de la
documentación en los archivos de gestión se procederá a realizar las transferencias al
Archivo Central de la institución; recibida la documentación en Archivo Central se revisará
que las mismas cumplan con los parámetros expuestos para esta actividad (ver transferencias
documentales).
SELECCIÓN DOCUMENTAL
66
PROCESO 7. PRESERVACIÓN DOCUMENTAL
Artículo 23. “Valoración documental” que ordena a las entidades oficiales elaborar
la tabla de retención documental a partir de su valoración.
Acuerdo AGN 047 de 2000. Acceso a los documentos de Archivo, restricciones por
razones de conservación.
Acuerdo AGN 056 de 2000. Requisitos para la consulta y acceso a los documentos
de archivo.
67
Constitución Política. Artículo 8. Proteger los recursos culturales y naturales del país y velar
por la conservación de un ambiente sano.
PRESERVACIÓN
Los ganchos utilizados para sujetar la documentación deben ser plásticos con el fin de evitar
la oxidación de la documentación, en los archivos de gestión la documentación es guardada
en archivadores tipo vertical metálico de gavetas y archivador horizontal igualmente
metálico.
Los archivadores dentro de las dependencias deben estar ubicados en lugar seco y fresco,
debe evitarse la ubicación cerca de ventanales, y alejados de fuentes directas tanto de la luz
natural como artificial.
68
Para preservar el material audiovisual, grabaciones en vídeo, audio, fotografías entre otros,
la oficina que edita y preserva este tipo de material es el denominado Proyecto “Productora
Audiovisuales TV UCEVA” de la Facultad de Ciencias Administrativas, Económicas y
Contables de la UCEVA, y el personal adscrito a este proyecto, preserva esta tipología, a
través de casetes de video y Cd, envueltos en película plástica, dentro de vitrinas de
almacenamiento de casetes y Cd, lo apropiado para estos casos es conservar la temperatura
requerida (20ºc para este tipo de soporte y conservarlos libres de polvo y deterioro ambiental.
El material está plenamente documentado a través de fichas de organización de casetes y en
registros electrónicos con copias de seguridad en formatos electrónicos.
FACTORES MEDIOAMBIENTALES
Los factores medio ambientales a los cuales está expuesta la documentación en los archivos
central y de gestión de la Unidad Central del Valle del Cauca son:
Disponer abiertos los documentos sobre papel absorbente el cual deberá cambiarse
regularmente.
Utilizar secador de cabello de esta forma se evapora la humedad, esta labor es lenta
pero eficaz.
Solo los documentos de pocas hojas como los plegables pueden suspenderse sobre
una cuerda y se recomienda vaporizar regularmente.
Todos los documentos frágiles como las fotografías manuscritos sobre papel y sobre
pergamino deberán ser tratados por especialistas.
69
No es aconsejable secar la documentación al sol pues el papel tiende al tostado con lo cual
se estaría ocasionando daño irreversible al documento.
La medida que se debe tomar es la limpieza manual es decir, limpiar por lo menos una vez
por semana gavetas, carpetas, lomo de libros, tomos y cajas de archivo; para lo cual se debe
utilizar dulce abrigo, igualmente se aconseja hacerlo con una brocha de cerda suave.
La limpieza de los documentos en el Archivo Central se realiza con aspiradora que se utiliza
para succionar el polvo depositado sobre las cajas de archivo y sobre el lomo de los tomos
contables.
Para el aseo del piso se utiliza Varsol mezclado con agua para evitar levantar polvo mientras
se hace limpieza a los pisos.
Fenómenos Externos. Son los ocasionados directamente por el hombre, tal es el caso del
vandalismo manipulación, adulteración, enmendaduras, depósitos inadecuados etc.
En este proceso la actividad más importante consiste en la implantación de un Sistema
Integrado de Conservación que conlleva las siguientes acciones:
70
Evitar enmendaturas con cintas adhesivas o pegantes.
No Utilizar ganchos metálicos.
No realizar anotaciones sobre el documento.
No rayar el documento con resaltador, lápiz o lapicero.
NORMAGRAMA
Custodiar y cuidar la
documentación e
información que por
Código disciplinario razón de su empleo,
Ley 734 de Único. 34, numeral 5 Cargo o función conserve
2002 bajo su cuidado o a la cual
35, numeral 8,13 tenga acceso, e impedir o
evitar la sustracción,
destrucción, ocultamiento
o utilización indebidos.
71
Acuerdo 049 Por el cual se desarrolla el Condiciones de edificios
todo
de 2000 capítulo 7. y locales destinados
archivos.
72
Norma que especifica los
requisitos para la Orientaciones sobre los
implementación de un elementos comunes de la
NTCGP100 Sistema de Gestión de la Tabla 3 Gestión Norma Técnica de
0- 2009 Calidad aplicable a la Documental Calidad en la Gestión
rama ejecutiva del poder Pública.
público y otras entidades
prestadoras de servicios.
Decreto
Por el cual se reglamenta
2609 de 14
el Título V de la Ley 594 Todo Redefine los procesos de
diciembre
de 2000, Gestión Documental
de 2013
73
10-9-2018
GLOSARIO
Acta: Documento en el que se expresa lo tratado o acordado en una reunión. El Acta adquiere
valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación.
Archivo (Archivo General de la Nación): Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha,
forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad
pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para
servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los
ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución
que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.
Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su
almacenamiento y preservación.
Carta: Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas y
personas naturales o entre las empresas y sus empleados. Su objetivo fundamental informar
y persuadir a su destinatario.
1
10-9-2018
Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde
su producción o recepción, hasta su disposición final.
Clasificación: Proceso archivístico mediante el cual se identifica y establecen las series que
componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsecciones), de acuerdo con la
estructura orgánico-funcional de la entidad.
Comité de archivo: Grupo asesor del alta Dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir
las políticas archivísticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer
recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos
Comunicaciones internas: Son todas las comunicaciones oficiales generadas entre las
dependencias tanto académicas como administrativas (funcionarios administrativos y cuyo
trámite sea de carácter interno). Para la UCEVA las comunicaciones internas se encuentran
representadas en el formato MEMORANDO.
Contrato: Documento legal que involucra dos partes, contratistas y contratados. El contrato
se aplica a todo acuerdo de voluntades reconocido por el derecho civil, dirigido a crear
obligaciones civilmente exigibles.
Convocatoria: Llamado con un propósito definido de acuerdo con las exigencias propias del
evento.
Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado y/o personal que
llegan a las entidades, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las
instituciones.
1
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Documentos fiscales: Documentos legales que pueden formar parte de una Historia Laboral,
de un Contrato, de un Proceso.
Documento privado: Es aquel elaborado por persona natural o jurídica de carácter privado
y no tienen relación con funciones o servicios públicos.
Escanear: Actividad por medio de la cual se ingresan las imágenes de los documentos al
sistema.
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10-9-2018
conservan electrónicamente durante todo su ciclo de vida, con el fin de garantizar su consulta
en el tiempo.
Fondo documental: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica
en desarrollo de sus funciones o actividades.
Historia Laboral: Carpeta que contiene los documentos que soportan todas las novedades
administrativas de un funcionario en la historia de la Entidad.
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10-9-2018
Memorando: Comunicación interna que puede ser sustantiva o facilitaría. Escrito utilizado
para establecer comunicaciones internas que se emplea para transmitir información,
orientación, pautas y recordatorios que agilicen la gestión institucional.
Oficio: Documento externo de carácter oficial. Comunicación escrita que se utiliza en las
relaciones oficiales entre la entidad y otras entidades y personas naturales o jurídicas.
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Presupuesto: Es una proyección para calcular los recursos requeridos en el desarrollo de una
actividad, durante un tiempo determinado.
Registro: Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas manuales
o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas,
registrando datos como: nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre
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10-9-2018
Soporte documental: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales
empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos,
fílmicos, informáticos, orales y sonoros
Sub serie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas
de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.
Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con
diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla,
describirla y asignarle categoría diplomática.
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10-9-2018
Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que
garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros
elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos.
Valor científico: Cualidad de los documentos que registran información relacionada con la
creación de conocimiento en cualquier área del saber.
Valor contable: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y
de registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una entidad pública o
privada.
Valor cultural: Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas,
hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o desarrollos
económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles para
el conocimiento de su identidad.
Valor fiscal: Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pública.
Valor jurídico o legal: Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales, regulados
por el derecho común y que sirven de testimonio ante la ley.
Valor primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen
o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos, fiscales, legales y/o contables.
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10-9-2018
Valor técnico: Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en
virtud de su aspecto misional.
Valoración documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y
secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases
del ciclo vital.