TABLA 5.

Requisitos de la organización del sistema

y cómo lograr conformidad

Aspecto a revisar ¿Se tiene? ¿Qué hacer en caso de no

tenerlo?
Asignación, documentación y comunicación de las Documentar en una matriz y dar a
responsabilidades específicas en SST a todos los niveles de la conocer a toda la organización.
organización, incluida la alta dirección Ver Anexo 6
Rendición de cuentas en SST de acuerdo con las Definir a cada nivel e incluir en la
responsabilidades a todo nivel (mínimo anual) documentación el medio de
rendición (escrito, electrónico,
entre otros). Ver Anexo 6
Definición y asignación de los recursos financieros, técnicos y el Realizar un presupuesto de
personal necesario para gestión de riesgos en el lugar de trabajo acuerdo con sus necesidades y
y para que los responsables de SST: el Comité Paritario o Vigía prioridades.
de SST puedan cumplir sus funciones Aprobar presupuesto
Cumplimiento de requisitos legales aplicables, incluyendo Revisar la legislación vigente,
estándares mínimos identificar vacíos y establecer un
plan para el cumplimiento. Anexo
14: Modelo sugerido matriz
requisitos legales
Adopción de disposiciones efectivas para desarrollar las Implementar el proceso de gestión
medidas de identificación de peligros, evaluación y valoración de de riesgos: GTC 45, OHSAS 18002
los riesgos y establecimiento de controles y NTC ISO 31000. Anexo 15:
Modelo sugerido matriz
identificación de peligros y riesgos
y determinación de controles
Diseño y desarrollo de un plan de trabajo anual para alcanzar Establecer el plan de acuerdo con
cada uno de los objetivos propuestos los objetivos. Ver Anexo 7
Aseguramiento de la participación de todos los trabajadores y Establecer mecanismos para la
sus representantes ante el Comité Paritario o Vigía de SST participación de los trabajadores
Garantía de la disponibilidad de personal responsable de SST, Buscar el entrenamiento necesario
cuyo perfil deberá ser acorde con los requisitos legales para el personal responsable
Involucrar los aspectos de SST, al conjunto de sistemas de Identificar mecanismos de
gestión, procesos, procedimientos y decisiones en la empresa integración de SST en la operación.
Ver Anexo 8
Definición de requisitos de conocimiento y práctica en SST Definir los requisitos y plasmarlos
necesarios para sus trabajadores en una matriz
Existencia de un programa de inducción y capacitación que Establecer el programa de
proporcione conocimiento para identificar los peligros y capacitación. Anexo 16: Programa
controlar los riesgos relacionados con el trabajo sugerido de inducción y
reinducción
Programa de capacitación documentado e impartido por Documentar el programa y
personal idóneo de acuerdo con legislación vigente asegurar la idoneidad de los
entrenadores. Anexo 17: Matriz
sugerida de capacitación
Inclusión de trabajadores dependientes, contratistas, Incluirlos dentro del programa,
trabajadores cooperados y los trabajadores en misión en el alinear con empleadores, si aplica
programa de capacitación
Inclusión de todos los documentos requeridos en el Decreto Documentarlos
1443 de 2014
Conservación de los documentos: controlada, garantizando que Establecer y ejecutar un
sean legibles, fácilmente identificables y accesibles. protegidos procedimiento que permita
contra daño, deterioro o pérdida conservar de conformidad con la
ley
Elaboración y cumplimiento con un sistema de archivo o Establecer y ejecutar un
retención documental procedimiento para el control de
registros
Existencia de mecanismo para recibir, documentar y responder Establecer y ejecutar un
adecuadamente a las comunicaciones internas y externas procedimiento donde se incluya el
relativas a SST mecanismo y canales de
Garantía de dar a conocer el Sistema de Gestión de SST comunicación
Disponer de canales que permitan recolectar inquietudes, ideas
y aportes de los trabajadores en materia para que sean
consideradas y atendidas por los responsables en la empresa

Tabla 5. Requisitos de la organización del sistema y cómo lograr

cumplimiento de la norma