le 5) “afode fa Censoldacion de! sar 8 Grau * =e RESOLUCION DE GERENCIA MI 193: D1 Indapendencia, 01 de junio de 2016 visto: Memorendo N° 022-2016.GMGMMDI de fecha 23 de marzo del 2046 por el cual la Gerencia de Modemizacion de la Gestion municipal remite el Proyecto de Directva de Procedimientes para el use eficiente de las herramientas teerolégicas para la geetion por procesos en la Muricipatdad Distntal de Independencia, Memoranda N° 079-2016-G'MGM/MDI, Memorando N° $33-2016-GPPRIMDI, Memorando N° 214-2019- GMIGWMOS, Informe N° 119-2018-GPPRIMDI € Informe Legal N° 204-2016-GALMD! de fecha 26 do mayo del 2018 de la Gerercia do Acotoria Legal; CONSIDERANDO: Que, ol articulo 194° cela Constitucién Politica del Estado, sefala que los Oraancs de Gobierno Local son las ‘Municipaldades Provinciales y Distales, las cuales tienen Autonomia Poltice, Econémica y Adrinistrative ‘on fs esuntos de su compotancia; an concordanca cen le dispuosto en el Articulo Il del Titulo Preliminar de le Ley N°27972 - Ley Organica de Municipaidades- cuya autonomia radia en la facultad ce ejercer actos de gobierno, administativos y de administracisn con sujecion el erdenamiontojuridico; Que, de acuerdo a la Ley Orgénica de Municipalidades - Ley N* 27072, on au articula 26” seviala que, "Les administracién municipal adopla una estuctura gerencial sustentérddose en princiios de programacién, Gireceion, ejecucién, supervision, contrat concurente y posterior. Se rige por fos princivioe de ‘ogatiad, Z _ evcnomis, transperencia, simpicidad, eficacia, efciencta, paricipacién y seguridad civdadana,..": en tanto ‘que, en su atticulo 27° sefiala que, ‘Le administracion municipal esid bajo fa direcoién y responsabilded det “ Gerente General... mientras que, en al articule 28° ¢0 indica que, ‘La astrcturs organics basioa de la -mumnieipalidad comprends en of Amhito administratvo, a la gerencia municinal.. ue. de conformidad con el inciso 0} del artiouo 48° de ta Ordenanze N’ 314-2016-MDIRedamento de Srganizacin y Punciores de la Nunicipaldad Datial de Indapendoncio-cofsla que es competoncia dela Gorencia Muncpal “Aprobar Directs itomas, respecta a los asuntos de competencia de caca Gerenca 0 ‘Sub Gerenca, que m0 suponye elementos ce alcance genera ni consituyen nomes reglamenteras, orvio aio Buono de a Corona de Planiacisn, Presupueso y Raccnalizacén ROY <2-auo, on aste contaxto, la mencionada Directiva sa ha elaborade con el objetivo de garantzar el efiiente uso de tas Herramientas Tecnoldqicas para la Gestion gor Procesus por parte de los Funcioneros y personel sapinnisatvo -de la Municipaidad Distrital de Indepordencia. y ‘Que, mediante los informes de vislos la Gerencia de Modernizacién de ts Gestién Municipal presenta el Proyecto de Directiva de Procedimientos para el uso efcionte de las herrarentas tecnoloaicas pavale gestion por precesos en la Municipaldad Distal de Independencia, la misma que fuera evaluada y cbservada por la Gerencie de PienifizeciSn, Presupueeto y Racionalizacién mediante Meniorando N° 333-2016-GPPRIMDI de fecha {1 de abil del 2015. por el cual brinda su opinion tacnica sugrriendo definr su propuesta de directive, cambiar el nombre del tule y en cuanto la estructura del contenido basice al proyecto de drectva se ica ot tae am omeliad ora rad Mrrorando N° 214-2016-GMGMMDI de fecha 18 de mayo del 2016 sobre el levantamiento de rrtan sen Sata ote cv, Pease Reon ue pin Fa ecru nes TiSSOe PPPS ta 20 ea EB 34/Gerencia de Planificacion, Presupuesto y Racionelizacion emit su opinion favorable para que se proceda Que, con proveido N° 1624-201€-GNVMADI do fecha 28 de mayo la Gerencia Municipal remite la presente icumentacién a la Gerencia de Asesoria Legal, lamisma que mediante Ivome Legal N* 294-2016-GALINDI ‘Av. Tupac Amaru Km. 4.5 - Independencia. www-muniindependencia.gob.be"whe de fa Censicacion et Wr do Gras * RESOLUCION DE GERENGIA MUNICIPAL N° 193-2016-GM-MDI do focha 24 do mayo del afio en curso concliye sefalando Esta Gerencia como brgana de Asesoramien’o segin les términos contenicos en consulta OPINA FAVORABLE el proyecto sobre la directive "PROCEDIMIENTOS PARA EL USO EFICIENTE DE LAS HERRAMIENTAS TECNOLOGICAS PARA LA GESTION POR PROCESOS EN LA MUNICPALIDAD DISTRITAL DE INDEPEINENCIA’, 2 efectos ce proseguircon el rémite correspondiente, Que, estendo @ 19 expuesio y en uso de las abibuciones conferidas, asi como en potestad del articulo 29° de la Loy N° 27972 - Ley Orgénica do Municipalidades; Gerencia do Moderrizacién de la Gestion Municipal, Gerencia de Planifeacion, Presupuesto y Recionalizacion, asi como por ia Gerencia de Asesoria Legal, SE RESUELVE: ARTICULO 1°: APROBAR la DIRECTIVA N° 018-2016-GM/MDI, sobre “~PROCEDIMIENTOS PARA EL USO EFICIENTE DE LAS HERRAMIENTAS TECNOLOGICAS PARA LA GESTION POR PROCESOS EN LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE INDEPENDENCIA’, la misma que se anexa ¢ la presente Resoluci6n, ARTIGULO 2°: DISPONER que la presente cirectiva sea de estncto cumplimiente y atercién por todo et perscnial de las Gerencias y Sub Gerencias ce le Municipalided Distrital de Independencia. ARTICULO 3°; ENCARGAR la citusién dela presents Resolucin en ol portal eleciénice de la Muricipaldad Distal de Indepencencia, wnt munindependancia anb pe, REGISTRESE, GOMUNIQUESE Y CUMPLASE ‘Av. Tdipac Amaru Km. 4.5 - Independencia. www.muniindependencie.gob.peMUNICIPALIDAD DE INDEPENDENCIA Centro Econémico de a Nerke ne “PROCEDIMIENTOS PARA EL USO EFICIENTE DE LAS HERRAMIENTAS TECNOLOGICAS PARA LA GESTION POR PROCESOS EN LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE INDEPENDENCIA” DIRECTIVA N° 018-GM-MDI|. FINALIDAD Establecer los procedimientos orientados al adecuado uso de las Herramientas Tecnolégicas para la implementacién de la Gestién por Process (HTIGP), en cada una de las unidades organicas de la Municipalidad Distrital de Independencia. - OBJETIVO. Garantizer el eficiente uso de las Herramientas Teonoligicas para le implementacién de la Gestion por Procesos por parte de los Funcionarios y personal administrativo de la Municipalidad Distrital de Independencia bajo la permanente conduccién y supervisién de la Gerencia de Modemizacién y Gestion Municipal, IIL- BASE LEGAL Ley N¢ 27972, Ley Orgénica de Municipalidades Ley N* 27658, Ley Marco de Modernizacion de la Gestion del Estado. Decreto Supremo N° 094-2005-PCM, Reglamento de Organizacién y Funciones de la Prasidencia del Consejo de Ministros. Decreto Suprema N° 031-2006-PCM, Aprueba la Agenda Digital Peruano. Decreto Supremo N° 054-2071-PCM, Aprueda el Plan Bicentenatio: El Perd hacia el 2021 Decreto Supremo N° 088.2011-PCM, Aprueba el Plan de Desarrollo de la Sociedad de la informaci6n en el Pert. Ley N‘ 30224, Crea el Sistema Nasional para la Calidad y el Instituto Nacional de Calidad. Decreto Supremo N° 004-2013-PCM, Aprueba la Politica Nacional de Modernizacion de la Gestién Publica. Metodologia pera la implementacion Ge la gestion por procesos en las entidades de le administracién publica. Decreto Supromo N° 081-2013-FCM, Aprueba la Politica Nacional de Gobiernos Electronicos 2013 — 2017 Ordenanza N° 314-2015-MDI, Aprueba el Reglamento de Organizaciones y Funciones y el Organigrama Estructural de la Municipelidad Distrital de Independencia. Ordenanza N° 336-2016-MDI, Crea la Gerencia de Modemizacion y Gesti6n Municipal y modifica el Reglamento de Organizaciones y Funciones y el Organigrama Estructural de la Municipalidad Distrital de Independencia 7 W.- ALCANCE La presente Directiva es de cumplimento obligatorio por todos los Gerentes, Sub Gorentes y ol personal que labora en la Municipalidad Distrital de Independencia, bajo cualquior régimen de servicios, tanto nombrados, contratsdos y designados. SPONSABILIDAD: Gerencia de Modemizacion y Gestion Municipal. Comité de Implementacién de la Gestion por Procesos.Administrador de las HTIGP. Soporte de equipos y reces para el funcionamiento de las HTIGP. Capacitacor de las HTIG?. Duefio de! Proceso. Administrador del Proceso. Responsable de la Actividad. Gestor de tareas. -seropap VL- DISPOSICIONES GENERALES 6.1-Las Herramientas Tecnologicas para la Implementacion de la Gestion por Procesos (HTIGP), es €! nombre que se otorga al conjunto de herramientes de tecnologias de informacion orlentadas a realizar las actividades para brindar servicios a los Destinatarios de los bienes y servicios, considerando tareas bajo el enfoque de Gestion por Procesos. 6.2.-Toda persona que utlice cualquier de las HTIGP, es considerado usuario, por tanto esié obligada a cumplir y aplicar le presente Directiva; le ignorancia de la misma no exonera de la responsabilidad por el datio, perjuicio informético o de cualquier indole generado por el usuario en contra de la entidad. 63-La administracion de las HTIGP esta a cargo de la Gerenca de Modernizacién de la Gestion Municipal 6.4.Los usuarios pueden acceder a las HTIGP, a través de los cédigos de acvescs asignados (USUARIOS Y CONTRASENA), la contrasefa asignada debe de ser cambiada por el usuario. 6.5-Toda actividad reelizada en la HTIGP es registrada, por ello, es de absoluta responsabilidad de los usuarios el mantener la confidencialidad de su contrasena de acceso. 6.6.-Toda transaccién de datos que se reelice a iravés de las HTIGP, es de propiedad de la Muricipalidad Distrital de Independencia de manera integral ¢ imestricta. 6.7. La Gerencia de Mocerizacién de la Gestion Municipal, esta facultado para audtar y fiscalizar la informacion que se procesa a través ce las HTIGP. Vil. DISPOSICIONES ESPECIFICAS 7.1 Definiciones Basicas. Vision: Estado futuro deseado de la entidad. La vision describe hacia donde la entidad esté orientaca, |o que intenta ser 0 cémo desea ser percibida en el futuro. Misién: Funcidn global de una entidad. La misién respond a la pregunta: {Qué esta intentando alcanzar la entided? La misi6n puede definir quiénesson los destinatarios de los bienes y servicios a ser atendidos, las competencias esenciales o la tecnologia utilzada, Declaracion que describe el propésito 0 razén de ser de una entidad Objetivos Estratégicos: Respuestas o aspireciones de una entidad pare abordar los principales cambios, mejores, o desafios de la competitividad o sociales y del cumplimiento de su misién. Generalmente se enfocen tanto en aspects internos como extemos y se relacionen con las. principeles oportunidades (desafios estratégicos). Establecen las orientaciones a largo plazo de una entidad y guian la asignacion y la redistribucion de recursos. Metas: Condiciones futuras 0 niveles de desempetio que se intenta alcanzar Gon puntos finales que guian la accién. Puecien ser tanto de corto como de largo plazo. Las metas cuantitativas, frecuertemente mencionadas como “objetivos”, incluyen un valor numérico 0 un rango. Calidad: Cultura trenstormadora que impulsa a la Administracion Pdblica a su mejora permanente, para satisfacer cabalmente las necesidades y expectativas de la cudadania, con justicia, equidad, objelividad y eficiencia en el uso de los recursos pulblicos. Politica de la Calidad: Intenciones globales y orientacién de una entidad relativas alla calidad tel como se expresan formalmente pora alta direcci6n. Mejora Continua: Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir requisitos y eumenter la satisfaccion de los cludadanos 0 destinatarios de los bienes y servicios y de otras partes interesadas. Acciones destinadas a la mejora, son las siguiontos: )EI anélisis y la evaluacién de la situacién existente para idenfificar areas para la mejora. b)EI establecimionte de los objetives para la mejora. ¢)La busqueda de posibles soluciones para lograr los objetivos. d)La evaluacién de dichas soluciones y su seleccion. ¢)Laimplementacién de la solucién seleccionada ) La medicion, verificacion, analisis y evaluacién de los resultados de la implementacion para determiner que se han alcanzado los objetivos. g)La formalizacién de los cambios. Indicador: Es una medida asociada a una caracteristica del resultado, del bien y servicio, del proceso y del uso de los recursos; que permite a través de su medicién en periodos sucesives y por comparacién con el estandar esiablecido, evaluar periédicamente dicha ceracteristica y verificar el cumplimiento de los objetives planificados.Eficacia: Consecucién de los objetivos, metas y estandares orientados a la setisfaccion de las nocesidades y expectativas del ciudadano. Grado en que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificedos. Eficiencia: Optimizacion de los resultados alcanzados por la acministracién publica con relacion a los recursos disponibles e invertidos en su consecucién. Relacién entre el resultado alcanzado y los recursos utlizados Competencia (de los servidores): Atributos perscnales y aptitud demostrada pare aplicar conocimientos y habilidades. Desempefio: Consecuencias y resultados obtenidos de procesos, productos y clientes internos y extemos, que permiten la evaluacion y comparacién de los resultados de la entidad con metas, estandares, resultados pasacos y resultados de los competidores. El desempefo puede ser expresado en términos financieros 0 no financieros. Empoderamiento (Empowerment): Entrega de autoridad y responsabilidad a los trabajadores para la toma de decisiones y ejecucién de acciones, con el objeto que las decisiones se adopten lo mas cerca posible del luger de los hechos, donde residen el conocimiento y el entendimiento relacionadcs con ef trabajo, Excelencia: Calidad constantemente mejoreda con resultados sostenibles, tendencias crecientes de mejora y resultados que comparan favorablemente con los més destacados referentes nacionales ¢ internacionales, Productividad: Medida de la eficiencia del uso de los recursos. Aunque el término es aplicado a menudo a factores individuales, tales como el personel (productividad del trabajo), méquinas, materiales, energia y capital, el concepto de productividad se eplica también a la totalidad de los recursos ‘empleados para producir resultados. Satisfaccién del ciudadano © destinatario de los bienes y servicios: Percepsién del usuario o cliente interno y externo sobre el grado en que se han cumplido sus requisites. Ciclo PHVA: Es una metodologia que permite realizar acciones de mantenimiento y acciones de mejoramiento mediante la repeticion del ciclo PLANEAR ~ HACER — VERIFICAR - ACTUAR, Proceso: Conjunto de actividades mutuamente interrelecionadas © que interactéan las cuales transformen elementos de entrada en resultados. Conjunto de actividades relacionadas entre si, que tienen el propésite de producir un resultado producto para un destinatario de bienes y servicios (internos 0 externos). Generalmente los procesos involueran combinaciones de personas, maquinas, hetramientas, técnicas y materiales en una serie dofinida de pasos y acciones. Los procesos raramente operan en forma cislada y doben ser considerados en relacién con otros procesos que pueden influir en ellos. Los fipos de Procesos son 5‘a)Procesos estratégicos: Son los procesos relacionados 2 la determinacién de las politicas, estrategias, objetivos y metas de la entidad, asi como asegurar su curiplimiento. b)Procesos operativos o misionales: Son los procescs de produccién de bienes y servicios de la cadena de valor, denominado también Proceso de Realizacion, Clave o Core Business. c)Proceso de apoyo 0 soporte: Se encargan de brindar apoyo o soporte los procesos operatives o misionales. Diagrama de Flujo del proceso: Es una representacion con imagenes de las etapas de un proceso, itil para investigar las oportunidades de mejora, al obtener un conocimiento detallado del modo real de funcionamiento del proceso en ese momento. Mapa de Procesos: Representacién grafica de la secuencia e interaccién de los diferentes procesos que tienen lugar en una entidad. Procedimiento: Es la descripcién de forma especifica y detallada del titimo nivel desagregado del proceso, de cémo se lleva 2 cabo. Son las instrucciones, pautas, pasos que describen la forma de ejecutar un proceso Jde Nivel N. Actividad: Conjunto de tareas afines y coordinadas requeridas para lograr un resultado, los cuales normalmente se desarrolian dentro de un Proceso. Tarea; Pasos a seguir para la ejecucion de una activided. Gestién por procesos: Enfoque metodolégico que sistematiza actividades y procedimientos, tateas y formas de trabajo contenidas en la “cadena de valor’, a fin de convertilas en una secuencia, que asegure que los bienes y servicios geneten impactos positives para el ciudadano, en funcion de los recursos disponibles. Comprende la identificacion, el analisis, la mejora 0 cambio radical e incluye el uso de herramientas, metodologias y su control La gestion por procesos implica el desarrollo de las actuaciones siguientes: + La identificacién de los requerimientos, necesidades y expectativas de los diferentes destinatarios de les prestaciones y servicios publicos, esi como de otros posibles grupos de interés. * La identificacion de todos los procesos necesarios para la prestacién del servicio puiblico y la adecuada gestion de la entidad: procesos misionales, de soporte a la gestion y estratégices; lo que se denomina mapa de procesos,See ‘* La definicion del objetivo de cada uno de los pracesos, asi como de los beneficios que aporta a los grupos de interés a los que va dirigido. + La definicién secuencial detallada y precisa, de las diferentes actividades que componen el proceso o procedimiente concreto, para el cumplimiento de los diferentes requerimientos, y en su caso su diagrama. + La definicién de las obligaciones, asi como de las autoridades y directivos encargaddos. * La definicién de indicadores, que permitan la medicién y control del desarrollo de la marcha adecuada del proceso. + La dofinicién y desarrollo de un sistema de gestién que permita el seguimiento, eveluacién y mejora continua, de la calidad de los procesos, y la prestacion del servicio. ‘* La implementacion de sistemas de gestion normalzados 0 estandarizados. Herramientas Tecnologicas para la Implementacion de la Gestion por Procesos (HTIGP): Son herramientas de tecnologias de informacén que Permiten crear, optimzar, controlar el flujo de fos procesos y realizar el seguimiento a |cs tramites, cartas de inicio que fluyen a través de ella Asi mismo, nos permite gestionar la eficiencia y la eficasia de las actividades establecidas en los procesos, buscando aleanzar los resultados deseados orientacos hacia los Destinatario de los bienes y servicios ‘Servidor Publico: Todas las personas activamente involucradas en cumplir el trabajo de la entidad, incluyendo los trebajadores (permanentes, a tiempo parcial, temporales, personal contratado supervisado por la entidad) y voluntarios, cuando corresponda. El personal incluye a los lideres de equipos. supervisores y gerentes a todo nivel Destinatario de los bienes y servicios: Es el cliente que puede ser un ciudadano, persona, grupo, entidad, empresa, entre otros que accede a un bien 0 servicio o ambos, ofrecido por un proveedor; con el fin de satisfecer una o mas necesidades. La terminologia que utilice cada entidad debe de adeptarse de acuerdo ala naturaleza del bien o servicio que proporciona. + Cliente Externo: os ol destinatario de los bienes y servicics, que puede ser un ciudadane, persona, grupo, entidad, empresa, entre otros extema al proceso, que recibe un bien y servicio o ambos. + Cliente interno: es el destinatario de los bienes y servicios, que puede ‘ser una persona, grupo, entidad, empresa, entre otros al interior del proceso que recibe un bien y servicio,Soe es = seat : 7.2 La especificacion de los roles de los usuarios se detallan seguidamente: 7.2A Rol del Comité para la Implementacién de la Gestion por Procesos: Este rl le corresponde al Comité para la Implementecién do la Gestion por Procesos, que esié presidido por el Gerente de Modernizacién de la Gestién Municipal. a, Este comité, cuenta con los siguientes miembros: Gerente Municipal, Gerente de Seguimiento y eveluacién, Gerente de Planificacién, Presupuesto y Racionalizacién y Gerente de Secretaria General. b. Este comité tiene por labor hacer cumplir lo establecido en la presente Directiva y todas las politicas que se adopten para la implementacién de la gestion por procesos en la Municipalidad Distrital de Incependencia, 7.2.2 Rol de Administrador de las HTIGP: Este rol le corresponde al profesional que designe el Getente de Modemizacién de la Gestion Municipal, esté a cargo de la buena funcionalidad de las HTIGP. a. Responsable de le operatvidad de las HTIGP: Esto coresponde a los aspectos de Software de las HTIGP. b. Realizar el mantenimiento de los usuerios: Siendo los usuarios todas las personas que participan en el uso de las HTIGP, esto debe solo es autorizado por los Gerentes y Sub Gerentes, a trevés de un documento. ¢. Realizar el mantenimiento de los datos requeridos para el buen funcionamiento de las HTIGP. 7.2.3 Rol de Soporte de equipos y redes para el funcionamiento de las HTIGP: Este rol_corresponde al profesional que designe la Sub Gerencia de Tecnologia de Informacién y Comunicaciones. V Responsable de la operatividad de los equipos de cémputo, para el funcionamiento eficiente de las HTIGP. V Responsable de la operatividad de las redes de comunicacién de datos, para el funcionamiento eficiente de las de las HTIGP. 7.2.4 Rol de Capacitador de las HTIGP: Este rol le corresponde a los profesionales que designe ol Gorente de Modernizacién de la Gestién Municipal. Esté cargo de capacitar a los servidores puiblicos de la Municipalidad en temas relacionados a las HTIGP.a. Participar como capacitador en temas relecionados a las Herramientas Tecnolégicas para la implementacién de la Gestion por Procesos (HTIGP). b. Participar como validador de las herramientas Tecnclégicas para la implementacién de la Gestion por Procesos (HTIGP). ¢. Los Capacitadores deserrollaran estas funciones, los dias laborables en e! horerio de 15:00 a 16:00 horas, con la autorizacién de los Gerentes y Sub Gerenies, 7.2.5 Rol del Duefio del Proceso: Este rol les corresponde exclusivamente a los Gerentes y Sub Gerentes de las unidades organicas. Son responsables que los procesos que se creen en las unidades organicas se ajusten a los odjetivos estratégicos de la institucion sectn el PEL También son responsables por el éptime funcionamiento ce los procesos, asi como, la identificacion de problemas en la ruta del tramite o Carta de Inicio y garantizar que el bien y servicio sea ofrecido en las mejores condiciones al Destinaterio de los bienes y servicios. . Lograr que los procesos que se creen en la unidad organica, se ajusten a los propésitos institucionales. Por la alta especializacion y experiencia en la unidad orgénica de desempefio, el Duefio del Proceso planteara rutas dptimas que conlleven al logro de los objetivos del proceso, siempre considerando a los ciudadanos o destinatarios de los bienes y servicios. ». Optimizacion de los procesos. El Duelo del Proceso, debe identifica los problemas que se presentan en algunos de las actividades de ia ruta y en forma colegiada con les unidades orgnicas involucradas en el proceso, plantear las mejoras que permitan brindar un buen servicio @ los ciudadanos 0 destinatarios de los bienes y servicios ¢. Asignar las Cartas de Inicio a los flujos, donde la unidad organica del usuario corresponda a la primera actividad cel proceso. d, Lograr que todo tramite 0 Carta de inicio que ingrese al proceso, concluya satisfactoriamente. El Duefio del Proceso, debe lograr que la funcionalidad del proceso creado sea optimo, logrando que los tramites y las cartas de inicio fluyan eficientemente a través de las actividades. e. Asignar la responsabilidad de la ejecucion exitosa de las actividades que le correspondan a su unidad organica. Cada vez que llegue un tramite 0 una carta de inicio a la bandeja de la unidad organica, el duefio de proceso deberé asignar @ un colaborador para que se haga responsable del iogro de todas las tareas involucradas en dicha actividad.f Anular tramite. El Duetio de Proceso, puede anular trémites que se hayan ingresado a los flujos, esto debe hacerse previa solicitud del Gerente o Sub Gerente de la unidad orgénica solictante. Toda transaccién es registrada en el sistema 7.2.6 Rol del Administrador del Proceso: Es el servidor municipal asignado por el Gerente o subgerente de le unidad orgénica, que es responsable por la administracién operativa del proceso, crea, coordina y plenea las actividades del proceso, y es responsable por su monitoreo y reporte a. Crear, editar, dar de baja los Procesos y sus flujos. Tiene le responsabilidad de crear el flujo de los procesos, las actividades, las ‘areas y los tieipos requeridos pare cada aclividad b. Asignar los tramites y cartas de inicio a los flujos. La asignacion del tramite y de las cartas de inico se reaizara en Ios procesos donde la unidad organica del usuario corresponda a la primera actividad de! proceso. Ingresar las tareas y los tiempos requeridos para la actividad, en los procesos donde hayan sido involucrado. Esio debe hacerse dentro del plazo de dos dias laborables postericres a la creacion del flujo del proceso. Realizar el monitoreo de los tramites a través de los reportes. Emiitira los reportes necesarios para evaluar el buen funcionamiento de los procesos respecto a los trémites o cartas de inicio que fluyen a través de ellas. 7.2.7 Rol del Responsable de la Actividad: Es e! servidor municipal esignado por el Gerente o Sub Gerente de la unidad organica, que es responsable del cumplimiento de las tareas establecidas en la actividad del flujo de proceso que corresponde a la unidad orgénica. a) Asignar los tramites y cartas de inicio a los flujos. La asignacion del tramite y de las cartas de inicio se realizara en los procesos donde la unidad organica del usuario corresponda a la primera actividad del proceso. b) Lograr la gestién eficiente de la actividad. Debe lograr que los Gestores de Tareas acttien eficientemente permitiendo que los tramites y las cartas de inicio que correspondan 4 la actividad concluyan satisfactoriamente. ©) Realizar el monitoreo de los tramites a través de los reportes. Emitira los repoites necesarios para eveluer el buen funcionamiento de los procesos respecto a los trémites 0 cartas de inicio que fluyen a través de ellas, 10oe 7.2.8 Rol det Gestor de Tareas: Es todo servidor municipal, al que se le he asignado acceso a las HTIGP, ejecutan las tareas definidas en las actividades que componen el proceso. Las tareas que realizan son los siguientes: a. Asignar los tramites y cartas de inicio a los flujos. Le asignacién del tramite y de las cartas de inicio se reelizaran en el proceso donde la unidad organica del usuario comespondiente ¢ ia primera actividad del proceso. b. Gestionar las tareas dentro de los plazos establecidos. Considerando la Bandeja de Inconclusos, debe de gesticnar cada uno de les trémites 0 cartas de inicio considerando los roles que desemperian en dicha unidad organica, ©. Realizar el monitoreo de los tramites a través de los reportes. Emitiré los reportes necesarios para evaluar e! Suen funcionamiento de los procesos respecto a los trémites 0 cartas de inicio que fluyen a través de ellas. VIll- DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS 8.1~ La municipalided se reserva el derecho a presentar la denuncia contra los que resulien responsable por actuaciones que constituyan delitos aunque no estén expresamente prohibidas en esta Directiva; previa determinacion de su responsabilidad por la Secretaria Técnica de apoyo al desarrollo del procedimiento disciplinario, dependiente de la Sub Gerencia de Personal. Las politicas adoptadas para el uso de esta herramienta en el marco de la presente Directiva serén revisadas peri6dicamente y si se requiriese incorporar nuevas disposiciones, estas serdn incorperadas mediante documentos internos emitides por la Gerencia de Modemizacion para posteriormente sean incluidas en esta Directiva La Sub Gerencia de Tecnologias de la Informacién y la Comunicacién es la encargada de difundir esta Directiva a través del portal electrénico. Todos los Servidores Publicos de la Municipalidad Distrital de Independencia, son responsadles de conocer y cumplir la presente Directiva, asi como las normas relacionadas con esta, los procedimientos y los esténdares generales y aquellos especificamente relacionados Los Servidores Publicos de la Municipalidad, deben de garantizar el uso eficiente de las Herramientas Tecnolégicas para la implementacion de ta Gestiin por Procesos (HTIGP), mediante lo siguiente: 2) Cumplir los roles asignados a cada servicor municipal, en el uso eficiente de las Heremientas Teonolégices para la implemeniecién de la Gestion por Procesos (HTIGP). aeR TRCTSTY ) Utilzar la informacién solo con fines laborales, no permitiéndose el uso a personas ajenas a la instilucion ©) No alterar ni modificar la informacion para intereses personales. 4) Comunicar a su Jefe inmediato superior, las deficiencias, incidencies, inseguridad eminente, violacién de las normas y otras situaciones que pongan en riesgo el servicio de las HTIGP. ) Recepcionar documentos en su unidad organica solamente cuando estos existan en su bandeja de inconclusos. Esto debe hacerse usando las HTIGP. ) Emitir documentos e ingresarlos obligatoriamenie a algin proceso. Esto debe hacerse usando las HTIGP. 9) Si la actividad que le corresponde a la unidad organica es la titima en el flujo del proceso, debe de solictar aprobacién del gerente para decidir dar or concluido el requerimiento 0 darle continuidad a través de otro proceso. h) Debe detener el trémite en la actividad, solamente si se cuenta con una Justficacion valida. Esto debe hacerse usando las HTIGP. }) Cumpliendo el tiempo. J) Cumpir los procecimientos y los estandares de la presente Directiva, k) Pamticipar en todo proceso de capacitacién y sensibilizacién relacionado a las Herramientas Tecno\égicas para la implementacién de la Gestion por Procesos (HTIGP) Todo Gerente y Sub Gerente de la Municipalidad de Independencia, es responsable de cumplir y hacer cumplir las disposiciones de la presente Directiva, asi como, velar por la capacitacion y entrenamiento del personal a su cargo en los aspectos relacionados a la presente Directiva, Los Gerentes y Sub Gerentes deben de garantizar el uso eficiente de les Herramientas Tecnolégicas para la implementacién de la Gestion por Procesos }) Supervisar al personel a su cargo en el desempefio de los roles de Acministrador del Proceso, Responsables de la Actividad y Gestores de tareas. f) Hacer que se realice la recepcién de documentos en su unidad orgénica solamente cuando estos existan en su bandeja de inconclusos. Esto debe hacerse usando las HTIGP. 12c) Hacer que todo documento que se emita en su unidad organica, sea ingresado a algun proceso. Esto debe hacorse usando las HTIGP. d) Si la actividad que le coresponde a la unidad orgénica es la uitima en el flujo del proceso, debe de decidir dar por cancluido el requerimiento en dicha actividad o darle continuidad a través de otro proceso. e) Asignar la actividad correspondiente a la urided orgénica, sobre un trémite 0 carta de inicio determinado, alos Responsables de Actividad. ) Comunicar en forma rapide y oporluna a la Gerencia de Modemizacién de la Gestion Municipal o al Comité de Implementecién de la Gestién por Procesos, sobre las mejoras a proponer en el procesamiento de los datos o fallas en las HTIGP, para que se tomen de inmediato las medidas correctivas. 9) Difundir sobre los alcances de la presente Directiva @ sus subordinados, evaluandolos constantemente para validar su conccmiento y aplicacién de ja misma. fh) Definir los roles de! personal a su cargo que participarén como usuarios de las HTIGP, i) Gerantizar el uso eficiente de las Herramientas Tecnolégicas para la implementacion de la Gestién por Proceses, mediante ‘a coordinacién do actividades y tareas que aseguren la continuidad del servicio del HTIGP. j) Dar la autorizacion y las facilidades al Capacitador de las HTIGP para el desarrollo de sus funciones en los dies laborables, en el horerio de 18:00 a 16.00 horas, Se considera faita grave de los Servidores Publicos de la Municipalidad Distrital de Independencia en el cumplimionto de los roles asignados segiin se indica en esta Directiva, para el buen funcionamiento de las HTIGP, lo siguiente: 8.6.1 Con respecto al Rol de Administrador de las HTIGP: ©) La inoperatividad de las Herramientas Tecnolégicas para la Implementacién de la Gestion por Procesos (Software). f) No realizar el manienimiento de los usuarios, a pedido de las Gorontes y g) No realizar el mantenimiento de los datos requeridos para el buen funcionamiento de las HTIGP. 8.6.2 Con respecto al Rol de Soporte de equipos y redes de Comunicacién de datos para el funcionamiento do las HTIGP 2B¢. No ingressr las taress y los tiempos requeridos para la actividad, en los procesos donde hayan side involucrado. 8.6.6 Con respecto al Rol del Responsable de la Actividad: a) No asignar los trémites a los flujos donde la unicad organica del usuario corresponda ala primera actividad del proceso. b) No lograr que los Gestores de Tareas actien eficientemente Permitiendo que los tramites y las cartas de inicio que correspondan a la actividad no coneluyan satisfactoriamente. 8.6.7 Con respecto al Rol del Gestor de Tareas: a. No asignar los tramites y cartas de inicio a los jlujos donde la unidad organica del usuario corresponda a la primera actividad del proceso. b. No gestionar las tareas que les corresponda dentro de los plazos establecidos, ¢. Gestionar la tareas de la Bandeja de Inconclusos en las roles que no le corresponde. 8.7.- Se considera falta grave de los Servidores Publicos de la Municipalidad Distrital de Indepencencia, para el funcionamiento de las HTIGP, lo siguiente: 8.7.1 Para todes los servidores pliblicos dela Municipalidad: a) No cumplir con los roles _asignados a cada servidor municipal para el uso eficiente de las Herramientas Tecnolégicas para la implementacién de la Gestion por Precesos (HTIGP). 'b] No cumplir con los procedimientos y los estanderes de la presente Directiva, c) No evaluar el buen funcionamiento de los procesos respecte a los tramites 0 cartas de inicio que fluyen a tavés de ellas. 4) Utiizar la informacién para fines no laborales, permitiendo el uso a personas ajenas a la institucién. ©} No comunicar @ su Jefe inmediato superior, las deficiencias, incidencias, inseguridad eminente, violaci6n de las normas y otras situaciones que pongan en riesgo el servicio de las HTIGP, f) Hacer uso inadecuado de las HTIGP. g) Registrar datos en el cuadro correspondiente al verbo GENERAR, que no correspondan a dicho tipo de dato. 15h) Exigir la oliminacién de trémites de los flujos sin toner sustento téonico vélido. i) Haciendo uso de las HTIGP, detener el trémite en la actividad sin una Justificacion valida 1) No participar en todo proceso de capacitacisn y sensibilizacién relacionado a las Herramientas Tecnolégicas para la implementacién de la Gestion por Procesos (HTIGP). 8.7.2 Se considera fata grave de los todos cs Gerentes y Sub Gerentes de la Municipalidad: a. No supervisar al personal a su cargo en el desempefic de los roles de Administrador del Proceso, Responsables de la Actividad y Gestores de tareas h. No asignar la actividad correspondiente la unidac organica, sobre un tramite © carta de inicio determinado a un Responsable de Actividad ©. Permitir que se realice la recepcion de documentes en su unidad organica sin que estas existan en su bandeja de inconclusos. Esto debe veriicarse usando las HTIGP. , Permitir que se emitan documentos de su unidad organica y que estos no hayan sido ingresadas a alglin proceso. Esto debe hacerse usando las, HTIGP. . No comunicer en forma rapida y oportuna a la Gerencia de Modemizacion Ge la Gestion Municipal o el Comité de Implementacion de la Gestion por Procesos, sobre las fallas en las HTIGP para que se tomen de inmediato las medidas correctivas. 1 No difundir entre los servidores publicos que laboran en su unidad corganica, Ios alcances de la presente Directiva, ni validar su conocimiento y aplicacion de la misma . No definir los roles de! personal a su cargo que participarén como usuarios Ge las HTIGP h. No dar la autorizecién y las facilidades al Capacitador de las HTIGP para el desarrollo de sus funciones en los dias laborables, en el horatio de 15:00 a 16:00 horas. Es falta grave el Intento de sabotaje informatico, bajo las siguientes situaciones: Acceder a las HTIGP a través de algin otro recurso informatico sin previa autorizacion, 16© Elintento de sacar del servicio en Ia red informatica a las HTIGP. + El uso inapropiado de los médulos de las HTIGP, que genere perdida de datos, + El uso inapropiado de los médulos de las HTIGP, que genere demora en ef flujo de datos, * Realizer transacciones de datos que conduzcan a la generacion cel error. * Difundir programas maliciosos que sean nocivos a la red de datos. 8.9- El Comité de Implementacién de la Gestion por Procesos tiene la responsabilidad de resolver procesos criticos en el que se detecte deficiencias en el cumplimianto de los objetivos de los procesos. 8.10.- La gravedad de la falte es determinada por el Comité de Implementacién de la Gestin por Procesos, puciendo aplicarse las siguientes sanciones: @) Suspender la cuenta de acceso a les HTIGP. b) Iniciar proceso acministretivo por la falta grave de los Servidores Piblicos de la Municipalidad Distrital de Independencia en el cumplimiento ce los roles asignados segtin se indica en esta Directiva, ©) Iniciar proceso acministretivo por la falta grave de los Servidores Publicos de la Municipalidad de Independencia en el cumplimiento de las funciones que se indican en esta Directiva, 4) Iniciar proceso administrative al servidor put informéttco © por el intento de saboteje 1X.- DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS 8.1. La Secretaria General de la Municipaiidad Distrital de Independencia debera difundir y comunicar la presente Directiva. presente Directiva tendré vigencia a partir del dia siguiente a su probaci6n. Independencia, junio de! 2016 wv