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ISBN: 978–84–9948–570–6
e-book v.1.0
Edita:
Fundesem Business School
C/ Deportistas Hermanos Torres, 4
03016 Alicante (España) - Telf. 96 526 68 00
www.fundesem.es - info@fundesem.es
Gestión Editorial:
Editorial Club Universitario
C/ Decano, 4 - 03690 San Vicente (Alicante)
Telf. 96 567 61 33 - www.ecu.fm - ecu@ecu.fm
Diseño y maquetación:
TÁBULA, Comunicación Visual
Imprime:
Imprenta Gamma
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Ángel José Olaz Capitán
7 preguntas claves para una excelente presentación
Cuestiones previas ..........................................................................08
Capítulo 1.
¿Qué voy a contar? ...........................................................................12
1.1. Las características del ponente ............................................ 13
1.2. Un pequeño autodiagnóstico ................................................15
1.3. La definición de objetivos....................................................... 16
Capítulo 2.
¿Por qué voy a contarlo? ............................................................... 20
Capítulo 3.
¿Dónde voy a contarlo? ................................................................. 24
Capítulo 4.
¿Cuándo voy a contarlo? .............................................................. 28
Capítulo 5.
¿A quién voy a contarlo? ............................................................... 32
5.1. Los perfiles más significativos.............................................. 32
5.2. La gestión de situaciones complicadas............................. 36
Capítulo 6.
¿Cómo lo voy a contar?..................................................................48
6.1 ¿Cómo generar una conducta positiva
o negativa ante los asistentes? ............................................. 49
6.2 ¿Cómo estructurar la presentación?....................................50
6.3. ¿Cómo explotar los recursos comunicativos? ................. 54
6.4. ¿Cómo emplear los recursos técnicos? .............................. 59
6.5. ¿Cómo emplear las técnicas formativas?......................... 62
Capítulo 7.
¿Para qué voy a contarlo? ............................................................ 72
Bibliografía ........................................................................................ 78
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Cuestiones previas
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Cuestiones previas
Si es cierta la frase de que “No hay nada peor que un ignorante con
una metodología debajo del brazo”, este libro no debe entenderse
como la gran panacea –algo tan soberbio como iluso– ni muchísimo
menos. Nuestro objetivo consiste en indicar algunos aspectos que,
sin duda, ayudarán a mejorar nuestra capacidad de planificación,
1 La convicción de que nada se crea por generación espontánea, unida a las innume-
rables sesiones como asistente, en las que pude tomar buena nota de lo que los
consultores y formadores (muchas veces anónimos) especializados en este tema
me podían aportar, se han convertido en guía de mis intervenciones. Buscando ser
“correa de transmisión” entre lo que pude aprender y lo que era capaz de transmi-
tir, me apliqué a fondo para recoger un conjunto de apuntes in situ, acerca de cómo
poder gestionar de forma efectiva una presentación. En este sentido, quiero testi-
moniar mi agradecimiento más personal a un innumerable conjunto de personas
que me hicieron reflexionar sobre estos temas y, al tiempo, la esperanza de poder
aportar algo a quien lea este trabajo.
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Ángel José Olaz Capitán
7 preguntas claves para una excelente presentación
organización, comunicación y persuasión a la hora de exponer ideas
bajo el formato de una presentación, en la que además se busca la
participación activa de los asistentes. No obstante, para que estas
recomendaciones sean efectivas, habrá que reinterpretarlas desde la
lógica y sentido común de cada situación.
Cuestiones previas
Las cuestiones a considerar son las siguientes:
w ¿QUÉ voy a contar?
w ¿A QUIÉN voy a contárselo?
w ¿DÓNDE voy a contarlo?
w ¿CUÁNDO voy a contarlo?
w ¿CÓMO voy a contarlo?
w ¿POR QUÉ voy a contarlo?
w ¿PARA QUÉ voy a contarlo?
Cuestiones clave
QUÉ
PRESENTACIÓN
EFICAZ
POR QUÉ DONDE
CÓMO CUÁNDO
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Capítulo 1
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1.0. ¿Qué voy a contar?
Este aspecto, por obvio que parezca, esconde tras de sí una impor-
tante reflexión. El tiempo es escaso y a menudo el asistir a una
presentación supone la interrupción de un elevado conjunto de
tareas para todos los asistentes en su quehacer diario. Por ello, es
importante que se justifique esta movilización de recursos, contes-
tándonos de antemano si lo que vamos a contar lo merece. Es decir,
en la actualidad existen muchas alternativas a la reunión presen-
cial como, por ejemplo, la videoconferencia o el correo electrónico,
que evitarían gastos ociosos.
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Ángel José Olaz Capitán
7 preguntas claves para una excelente presentación
Así pues, poner en correspondencia lo que se dice con lo que se
puede ensayar –y se debe ensayar, incluso antes de la presenta-
ción– se convierte en una acción clave para rentabilizar en tiempo
y forma todas aquellas cuestiones lanzadas al auditorio.
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Sin ser todos los que están, ni estar todos los que son, a continua-
ción señalamos las características que ayudan a diferenciar a uno
bueno de otro malo (o menos bueno).
Sin tener por qué ser un profundo Desconoce los contenidos de los
conocedor de la materia, la domina que habla, cayendo en vaguedades
dignamente generando una buena y ambigüedades. Además, suele
sensación de profesionalidad. “andarse por las ramas”.
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Ángel José Olaz Capitán
7 preguntas claves para una excelente presentación
1.2. Un pequeño autodiagnóstico
ELEMENTOS DE DIAGNÓSTICO
CONOCIMENTOS
CAPACIDADES HABILIDADES
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1.3. La definición de objetivos
Una buena medida de qué es lo QUE vamos a decir, tiene que ver
con el POR QUÉ y con el PARA QUÉ quiero o deseo decirlo.
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Ángel José Olaz Capitán
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Tabla de Especificaciones1, donde podamos dar cabida a varias
opciones o finalidades. Por ejemplo: dar a CONOCER alguna infor-
mación relevante, hacer COMPRENDER las consecuencias de una
determinada estrategia, explicar cómo APLICAR determinadas
directrices para el desarrollo de un proyecto, ANALIZAR las debi-
lidades internas y externas de un determinado producto, SINTE-
TIZAR los aspectos clave que van a definir las nuevas formas de
gestión en una organización y, por último, EVALUAR los resultados
obtenidos en un ejercicio presupuestario.
R
R
R
IVO
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2
B h h h
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Capítulo 2
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2.0. ¿Por qué voy a contarlo?
El hecho de tener que contar algo es prueba de que existe una nece-
sidad de información por parte de la organización para cumplir los
objetivos que, en definitiva, la sustentan.
Como antes se señalaba, con relación al POR QUÉ, existe una cues-
tión de cierta importancia: la de responder a unos objetivos marca-
dos por la organización.
Informar
Promover Confirmar
Posibilidades Sondear
Desarrollar Desestimar
Verificar
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Ángel José Olaz Capitán
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w Verificar: Comprobar y determinar finalmente si se han
asimilado los datos, informaciones y conocimientos rela-
cionados con el desarrollo de las actividades propias de
la organización.
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Capítulo 3
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3.0. ¿Dónde voy a contarlo?
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Ángel José Olaz Capitán
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ITEM ASPECTOS LOGÍSTICOS SÍ NO
CLAVES PERSONALES
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CLAVES PERSONALES
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Capítulo 4
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4.0. ¿Cuándo voy a contarlo?
Varias son las fases que, a nuestro modo de ver, resultan vitales
en la planificación de los recursos que más tarde cristalizarán en
una presentación excelente.
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Ángel José Olaz Capitán
7 preguntas claves para una excelente presentación
Quedaría, finalmente, el SEGUIMIENTO Y CONTROL de los
efectos generados a partir de la realización de la presentación.
Estas cuestiones son las que guardan relación con el PARA QUÉ
se ha hecho.
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En el siguiente cuadro trataremos de modelizar estas cuestiones:
Transferir la
responsabilidad.
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Capítulo 5
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5.0. ¿A quién voy a contarlo?
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PERFIL ASPECTOS TIPO MODO DE ACTUAR
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PERFIL ASPECTOS TIPO MODO DE ACTUAR
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Ángel José Olaz Capitán
7 preguntas claves para una excelente presentación
PERFIL ASPECTOS TIPO MODO DE ACTUAR
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5.2. La gestión de situaciones
complicadas
COMPORTAMIENTOS
EXTREMOS
SITUACIONES
COMPLICADAS
TRATAMIENTO OTRAS
DE SITUACIONES
OBJECIONES FUERA DE GUIÓN
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Ángel José Olaz Capitán
7 preguntas claves para una excelente presentación
manera positiva, ya que siempre es posible encontrar otras valo-
raciones acerca del tema que se está tratando, distintas a la
nuestra. Cuestión bien distinta es cuando la objeción se convierte
en herramienta de agresión hacia el ponente, lo que éste pien-
sa, la organización en la que trabaja o una suma de todas estas
posibles acepciones, en cuyo caso el tratamiento nada tiene que
ver con la propia presentación en sí. Este tipo de situaciones se
pueden producir de manera escasa y remota, por lo que normal-
mente un breve análisis de su naturaleza permiten abordarlas
exitosamente.
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Por todo lo anterior, es fundamental elegir un comportamiento
correcto y profesional y, en cualquier caso, evitar el “contagio” en
situaciones límite. No en vano, el comportamiento se contagia,
pero también se elige.
ASPECTOS A CONSIDERAR
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Ángel José Olaz Capitán
7 preguntas claves para una excelente presentación
Dentro de las objeciones podemos establecer una tipología y, en
su caso, plantearse la posibilidad de tener en cuenta las siguientes
recomendaciones:
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En cuanto a lo que hemos denominado COMPORTAMIENTOS
EXTREMOS repasaremos sus principales manifestaciones (compor-
tamientos), los motivos que se esconden (el por qué sucede) y algu-
nas orientaciones que permitan neutralizar estas acciones.
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Ángel José Olaz Capitán
7 preguntas claves para una excelente presentación
COMPORTAMIENTO POR QUÉ SUCEDE QUÉ HACER
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COMPORTAMIENTO POR QUÉ SUCEDE QUÉ HACER
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Ángel José Olaz Capitán
7 preguntas claves para una excelente presentación
COMPORTAMIENTO POR QUÉ SUCEDE QUÉ HACER
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Por último, las llamadas OTRAS SITUACIONES FUERA DE GUIÓN
recogen un conjunto de circunstancias de origen diverso que, en
cualquier caso, bien gestionadas puede transformarse en excelen-
tes oportunidades para desarrollar la presentación.
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Ángel José Olaz Capitán
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ASPECTOS A RESOLVER CÓMO ACTUAR
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ASPECTOS A RESOLVER CÓMO ACTUAR
Todo esto lleva a entender que hay cuestiones que deberán tratar-
se en un segundo lugar, pero siempre manteniendo la calma y
tranquilidad entre los asistentes (sin trasladarles en ningún caso
el problema).
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Capítulo 6
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6.0. ¿Cómo lo voy a contar?
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Ángel José Olaz Capitán
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6.1 ¿Cómo generar una conducta
positiva o negativa ante los asistentes?
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6.2 ¿Cómo estructurar la presentación?
LA
PRESENTACIÓN
EL EL
COMIENZO CIERRE
EL
DESARROLLO
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El comienzo es pieza clave en este proceso. De algún modo, la
primera impresión es fundamental ya que remontar una mala
sensación en los asistentes puede ser complicado. Esta fase
puede representar aproximadamente un 10% del tiempo total de
la presentación.
ASPECTOS A CONSIDERAR
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Tras el comienzo, llega el momento en el que debe desarrollarse la
presentación en sí. Esta fase viene a representar el 80% de nuestra
intervención, por lo que es vital adaptar los mensajes al tiempo dispo-
nible, pero nunca al revés, es decir, el tiempo a lo que quiero decir.
ASPECTOS A CONSIDERAR
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Ángel José Olaz Capitán
7 preguntas claves para una excelente presentación
Por último, llega el momento del cierre. Cerrar no significa “cortar
por lo sano”. Significa despedirse y ello comporta realizarlo siguien-
do una cadencia pausada en el tiempo. De ahí que podamos dedi-
car a esta fase un 10% de nuestra intervención en la presentación.
ASPECTOS A CONSIDERAR
Siempre que sea posible es mejor realizar el cierre entre todos los
asistentes de forma participativa y preferiblemente anotando
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las ideas clave. Se trata de expresar en voz alta: “con lo que me he
quedado”.
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6.3. ¿Cómo explotar los recursos
comunicativos?
SONIDOS
SI
P
A
L
A
SI NO
B
R
A
S
NO
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Ángel José Olaz Capitán
7 preguntas claves para una excelente presentación
El PARALENGUAJE es aquel modelo comunicativo que se desarro-
lla cuando existen sonidos y no se producen palabras. Esto ayuda
a explicar cómo nos expresamos cuando hablamos y, más concre-
tamente, al uso de diferentes elementos como la velocidad, énfasis,
vocalización, volumen y tono de voz, junto a los silencios. Cada
uno de ellos, en su justa medida, puede mejorar nuestra capacidad
escénica durante la presentación. Veamos algunos aspectos que
pueden ser interesantes en su utilización:
ELEMENTOS DE LA
COMUNICACIÓN COMENTARIOS
PARALINGÜÍSTICA
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Complementariamente la COMUNICACIÓN GESTUAL (ausencia
de sonidos y palabras) define un modelo comunicativo fundamen-
tal para desarrollar de un modo efectivo el mensaje que vamos a
lanzar en la presentación. Dicho de otro modo, nuestro lenguaje
corporal juega un papel clave en el CÓMO decimos las cosas.
ELEMENTOS DE LA
COMUNICACIÓN COMENTARIOS
GESTUAL
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Ángel José Olaz Capitán
7 preguntas claves para una excelente presentación
GESTOS DE LOS ASISTENTES SIGNIFICADO
GESTOS
EJEMPLOS
DEL PONENTE
Los que ayudan Simular que nuestra mano es una pistola y ponerla
a enfatizar el en la sién, para dispararla y suicidarnos como
discurso. expresión de una situación límite.
Ponerse de rodillas en actitud orante y elevar la
mirada hacia el cielo como forma de representar
nuestra creencia en un alguien o algo superior.
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De igual modo, las posturas que presentan los asistentes también
pueden ser reveladoras de determinados significados. En cualquier
caso, conviene ser especialmente prudente y sensible a este tipo
de manifestaciones, ya que, por ejemplo, el componente étnico y/o
cultural introduce una multiplicidad de matices que requerirían de
un mayor análisis que la mera intuición, por otro lado, clave en
estos aspectos.
POSTURAS SIGNIFICADO
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6.4. ¿Cómo emplear los recursos
técnicos?
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MEDIO EMPLEADO ASPECTOS CLAVES
POSITIVOS NEGATIVOS
El silencio inicial
del ponente ayuda
a la reflexión del
asistente para más
tarde profundizar
conjuntamente en el
significado último del
mensaje.
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Ángel José Olaz Capitán
7 preguntas claves para una excelente presentación
MEDIO EMPLEADO ASPECTOS CLAVES
POSITIVOS NEGATIVOS
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6.5. ¿Cómo emplear las técnicas
formativas?
Este epígrafe tiene por objeto dar a conocer diferentes técnicas que,
puestas a nuestro alcance, permitirán agilizar y dinamizar aquellas
presentaciones en las que sea necesaria la implicación directa de
los asistentes.
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LA SEXTA PREGUNTA
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TORMENTA DE IDEAS
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Ángel José Olaz Capitán
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PHILLIPS 6/6
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TÉCNICA DE GRUPO NOMINAL
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ROLE PLAYING
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SIMULACIÓN DE CONDICIONES DE TRABAJO
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Ángel José Olaz Capitán
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ESTUDIO DE CASOS
Esta técnica sirve para estudiar Esta prueba (pensada tanto para
casos más o menos singulares, individuos como para grupos de
pero reales, que han tenido trabajo) puede desarrollarse del
cierta trascendencia y de los que siguiente modo:
se pueden sacar conclusiones.
1. Entregando el dossier a
Aprovechar las experiencias los interesados al inicio de la
que se han producido en presentación.
departamentos, empresas
y sectores relacionados con 2. Respondiendo a las posibles dudas
el nuestro, nos permitirán que inicialmente pudieran plantearse.
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Capítulo 7
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¿Para qué voy a contarlo?
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Ángel José Olaz Capitán
7 preguntas claves para una excelente presentación
Por citar solo algunos:
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Este cuestionario no es más que una representación de cómo a
través de algunos “ítems”, es posible tener una visión de la presen-
tación por parte de los asistentes. Esto significa que, dependiendo
del tipo de presentación realizada, podrán intervenir otras varia-
bles y diferentes escalas de medición.
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Ángel José Olaz Capitán
7 preguntas claves para una excelente presentación
5. Otros posibles gastos derivados del desplazamiento como
alojamiento, dieta alimenticia, llamadas telefónicas, etc.
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Bibliografía
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Bibliografía
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Ángel José Olaz Capitán
7 preguntas claves para una excelente presentación
w Pease, Allan (1981), Body Language. How to Read
Others’ Thoughts by Their Gestures, Sheldon Press,
London.
Bibliografía
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